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Reglamento de Normas Internas de Control de Gastos

COMISIÓN ESTATAL DE ELECCIONES

Aprobado el 18 de marzo de 2019

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ÍNDICE TÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES ................................................................................................................ 3 R. 01 - INTRODUCCIÓN ................................................................................................................... 3 R. 02 - TÍTULO ................................................................................................................................. 3 R. 03 - BASE LEGAL ......................................................................................................................... 3 R. 04 - APLICABILIDAD .................................................................................................................... 3 R. 05 - DECLARACIÓN DE PROPÓSITOS .......................................................................................... 3 R. 06 - DEFINICIONES ...................................................................................................................... 4 TÍTULO II. CONTROL DE GASTOS .......................................................................................................................... 4 R. 07 - DIFERENCIAL EN SALARIO ................................................................................................... 4 R. 08 - TIEMPO EXTRA Y LICENCIA DE VACACIONES ....................................................................... 5 R. 09 - EMPLEADOS TRANSITORIOS................................................................................................ 5 R. 10 - UBICACIÓN DE LAS OFICINAS DE LAS JIP ............................................................................. 6 R. 11 - CONTRATO DE SERVICIOS ................................................................................................... 6 R. 12 - CONSUMO DE ENERGÍA ELÉCTRICA Y AGUA POTABLE ....................................................... 6 R. 13 - VIAJES FUERA DE PUERTO RICO .......................................................................................... 6 R. 14 - GASTOS DE VIAJE ................................................................................................................. 6 R. 15 - SEDES OFICIALES, TEMPORALES Y DE PRIVILEGIO .............................................................. 7 R. 16 - INVENTARIO Y TRASLADO DE MATERIALES......................................................................... 7 R. 17 - USO DE PAPEL, CORREO ELECTRÓNICO Y OTROS ............................................................... 7 R. 18 - USO DE VEHÍCULOS OFICIALES, CONSUMO DE GASOLINA Y OTROS .................................. 8 R. 19 - SOLICITUDES DE SERVICIOS, MATERIALES Y EQUIPO .......................................................... 8 TÍTULO III. DISPOSICIONES FINALES ...................................................................................................................... 8 R. 20 - CLÁUSULA DE SEPARABILIDAD ……………………………………………………………………………………….8 R. 21 - SALVEDAD............................................................................................................................ 8 R. 22 - ENMIENDAS Y DEROGACIÓN ............................................................................................... 8 R. 23 - VIGENCIA ............................................................................................................................. 8 CERTIFICACIÓN……………………………………………………………………………………………………………………………….9

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TÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

R. 01 - INTRODUCCIÓN La Ley 78-2011, según enmendada conocida como Código Electoral de Puerto Rico para el Siglo XXI,

en adelante Código Electoral, en su Artículo 3.002, establece que la Comisión tiene la encomienda

de planificar, organizar, dirigir y supervisar los procesos electorales de Puerto Rico.

Conforme a lo anterior, la Comisión Estatal de Elecciones (CEE) fue dotada de un alto grado de

autonomía legal, funcional y administrativo según la opinión del Secretario de Justicia del 22 de abril

de 2010, (Consulta Núm. 10-253A), para poder desempeñar su labor sin impedimentos burocráticos,

administrativos, fiscales o funcionales que pudieran poner en riesgo su credibilidad. Esta posición

fue reforzada al excluirnos del procedimiento establecido en la Ley para Atender la Crisis Económica,

Fiscal y Presupuestaria para Garantizar el Funcionamiento del Gobierno (Ley 3-2017) y el

Memorando Conjunto (Memorando 2017-001 de la Secretaría de la Gobernación y la Carta Circular

141-17 de la Oficina de Gerencia y Presupuesto) del 30 de enero de 2017.

Sin embargo, en el ejercicio de administrar el presupuesto, la CEE debe observar el cumplimiento

de las disposiciones de la Ley de Contabilidad Central del Gobierno (Ley 230-1974, según

enmendada), la Ley de Reforma Fiscal del Gobierno (Ley 103-2006, según enmendada), la Ley de

Cumplimiento con el Plan Fiscal (Ley Núm. 26-2017) y de la Normativa y Procedimiento Consignados

en el Boletín Administrativo OE-2017-001.

Conforme a lo antes expuesto, se adoptan las siguientes normas internas para el control de gastos,

entiéndase que la Comisión tendrá la facultad de modificar o ampliar las normas aquí establecidas.

Este documento se utilizará para unificar los procesos administrativos realizados en la CEE de

acuerdo con el Código Electoral, los reglamentos vigentes, cartas circulares, órdenes administrativas

y memorandos especiales.

R. 02 - TÍTULO Este Reglamento se conocerá como Reglamento de Normas Internas de Control de Gastos. R. 03 - BASE LEGAL Este Reglamento se adopta y promulga de acuerdo con los poderes conferidos a la Comisión por los Artículos 3.002 (d) y al Presidente en el Artículo 3.009, Inciso A, letra (n) y (o) del Código Electoral. R. 04 - APLICABILIDAD Este Reglamento se aplicará a todos los funcionarios, empleados y contratistas de la CEE. R. 05 - DECLARACIÓN DE PROPÓSITOS Estas normas internas de control de gastos tienen el propósito de adaptar y recopilar los procesos a seguir en la CEE luego de haber sido eximidos de la aplicación de la Ley para

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Atender la Crisis Económica, Fiscal y Presupuestaria para Garantizar el Funcionamiento del Gobierno (Ley 3-2017) y de la Normativa y Procedimiento Consignados en el Boletín Administrativo OE-2017-001 y en el Memorando Conjunto. Además, para cumplir con las disposiciones de la Ley de Cumplimiento con el Plan Fiscal (Ley 26-2017). La CEE debe administrar las asignaciones presupuestarias disponibles para tomar medidas de ahorros y reducción de gastos operacionales sin afectar adversamente aquellos servicios directos que son esenciales para el funcionamiento de la agencia. De acuerdo con lo anterior, a la autonomía de la CEE y en aras de mantener una sana administración, adoptamos las siguientes medidas de control de gastos. R. 06 - DEFINICIONES Se hacen formar parte de este Reglamento las definiciones contenidas en el Artículo 2.003 del Código Electoral. Las voces usadas en este Reglamento en género masculino incluyen el femenino y el neutro, el singular incluye el plural y el plural el singular. Se exceptúan los casos en que tal interpretación resulte absurda.

a. Contrato – Pacto, convenio o negocio jurídico en el que las partes se obligan a dar alguna cosa, o en hacer o dejar de hacer determinado acto, y que es otorgado por el consentimiento de los contratantes, con relación a un objeto cierto, material del contrato y en virtud de la causa que se establezca.

b. Contrato de Servicios – Contrato que incluye los servicios necesarios para preservar en buen estado los activos de la CEE y aquéllos requeridos para completar las necesidades operacionales de la agencia, tales como servicios de mantenimiento y servicios misceláneos.

c. Empleado Transitorio – Empleado nombrado en un puesto de término fijo de empleo hasta la duración de su nombramiento.

d. LED – Luz emitida a través de un diodo (light-emitting diodes), por sus siglas en inglés. e. Sede de Privilegio – Lugar u oficina distinta a la sede oficial en donde el empleado es

asignado a trabajar, la cual por lo general es cercana a su residencia privada. f. Sede Oficial – Lugar u oficina en la cual el empleado está nombrado oficialmente. g. Sede Temporal – Lugar u oficina distinta a la sede oficial y a la de privilegio en donde el

empleado es asignado a trabajar o llevar a cabo una misión oficial por tiempo definido.

TÍTULO II. CONTROL DE GASTOS

R. 07 - DIFERENCIAL EN SALARIO

a. Se dispone la maximización del recurso humano de la agencia y junto con los directores y supervisores de área, enfatizar en la cuidadosa administración de los deberes y funciones de éstos en aras de reducir las evaluaciones y aprobación de diferenciales por condiciones extraordinarias de trabajo.

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b. La otorgación de diferenciales de sueldo se hará en casos excepcionales a través de una petición justificada del supervisor del empleado, mediando una recomendación de la Oficina de Recursos Humanos y con la autorización del Presidente, previa certificación de la Oficina de Presupuesto. La certificación de la Oficina de Presupuesto se tramitará por conducto de la Oficina de Administración. El Presidente vendrá obligado a notificar a la Comisión sobre todo diferencial autorizado. Dicha notificación incluirá el nombre del empleado, puesto, cantidad del diferencial, descripción de las funciones que conllevaron la otorgación del diferencial y el término de éste.

c. Todo diferencial se autorizará con fecha de terminación y no se extenderán más allá del 30 de junio de cada año fiscal. Los diferenciales podrán ser renovados y requerirán los mismos requisitos y procedimientos de la petición inicial establecidos anteriormente.

d. Una vez autorizado el diferencial, el Presidente notificará a la Oficina Recursos Humanos. Esta última a su vez enviará a la Oficina de Finanzas por conducto de la Oficina de Administración una notificación de que afecta el pago junto a la autorización del Presidente. La Oficina de Finanzas será responsable de incluir el pago por diferencial en sueldo al empleado, así como dar por terminado el mismo en el sistema de nómina.

R. 08 - TIEMPO EXTRA Y LICENCIA DE VACACIONES a. Los funcionarios y directivos de la CEE serán responsables de mantener un control de la

jornada de trabajo y asistencia de sus empleados, así como asegurarse que se cumplan los planes establecidos para el disfrute del tiempo compensatorio y exceso de vacaciones.

b. El disfrute del tiempo compensatorio se hará desde el día laboral siguiente hasta seis (6) meses, posterior a la acumulación de horas extras. El supervisor del empleado en cuestión preparará un plan para agotar el tiempo acumulado en exceso de la jornada regular de trabajo. En la preparación del plan se deberá observar un máximo de acumulación anual de doscientas cuarenta (240) horas para los empleados con jornada de 7.5 horas diarias y cuatrocientas ochenta (480) en los casos de empleados con jornada laboral diaria de ocho (8) horas.

c. La Oficina de Recursos Humanos y la División de Finanzas deberán desarrollar procesos internos para asegurar que todo empleado que disfrute de licencias tenga balances disponibles para evitar los pagos indebidos y las cuentas por cobrar por concepto de éstos. Como medida cautelar se autorizará el disfrute de licencias de vacaciones y tiempo compensatorio a aquellos funcionarios y empleados que mantengan un balance mínimo de licencias de cinco (5) días, luego de restar la cantidad a disfrutar. De manera tal que eventualmente no se le afecten sus pagos quincenales.

d. Será de cumplimiento estricto el plan de vacaciones anual, según lo dispone el reglamento vigente.

R. 09 - EMPLEADOS TRANSITORIOS El nombramiento de empleados transitorios se hará acorde con las necesidades del servicio de manera que la Comisión pueda cumplir con todos los preparativos para llevar a cabo los eventos electorales. Se podrá hacer nombramientos de empleados transitorios por un término mayor a seis (6) meses cuando la duración de las tareas así lo ameriten. Los nombramientos de empleados transitorios podrán ser renovados en caso de que las condiciones que justificaron el nombramiento inicial aún persistan y haya fondos asignados.

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R. 10 - UBICACIÓN DE LAS OFICINAS DE LAS JIP Las Juntas de Inscripción Permanente (JIP) se ubicarán preferentemente en locales propiedad del Estado con el propósito de no pagar canon de arrendamiento o minimizar sustancialmente el mismo. La exención o reducción del pago por canon de arrendamiento no implicará en algunos casos el pago de utilidades por parte de la CEE.

R. 11 - CONTRATO DE SERVICIOS Los contratos de servicios serán evaluados al momento de su renovación para la renegociación de las tarifas según el presupuesto asignado a la CEE.

R. 12 - CONSUMO DE ENERGÍA ELÉCTRICA Y AGUA POTABLE a. La Oficina de Conservación y Mantenimiento será responsable de llevar a cabo una

campaña educativa permanente sobre el ahorro en el consumo de energía eléctrica y agua potable. Dicha campaña se implantará mediante la ejecución de gestiones e iniciativas orientando trimestralmente a los empleados a través de correo electrónico u otros.

b. Los directores, jefes y supervisores se asegurarán de asignar un empleado en su respectiva oficina que se encargará cada día de apagar o desconectar, según sea el caso, luminarias, enseres y computadoras al momento de culminar las labores. En el caso de las JIP, los Oficiales de Inscripción serán los responsables de llevar a cabo esta tarea diaria.

c. Toda adquisición de luminarias se hará de tecnología LED. Además, se dispone que toda sustitución de luminarias se hará por una de tecnología LED, excepto en los casos en que aún quede en inventario luminarias fluorescentes o incandescentes.

d. Toda adquisición de enseres y equipo electrónico se hará de tecnología de bajo consumo (energy star).

R. 13 - VIAJES FUERA DE PUERTO RICO No se utilizarán fondos públicos para viajes fuera de Puerto Rico, excepto en los casos en que el viaje resulte en un beneficio para la agencia y previa autorización del Presidente. En estos casos se requerirá que la justificación del viaje contenga una descripción de cuál será el beneficio que obtendrá la agencia y el requerimiento de presentar un informe del viaje luego de llevarse a cabo el mismo. Todo viaje debidamente autorizado tiene que cumplir cabalmente con los requisitos de los reglamentos en vigor con respecto a viajes fuera de Puerto Rico.

R. 14 - GASTOS DE VIAJE a. El supervisor velará por que los empleados hagan los arreglos necesarios para realizar el

menor número de viajes en los casos en que las distintas gestiones oficiales puedan llevarse a cabo simultáneamente. El supervisor certificará en el Comprobante de Gastos de Viajes las razones por las cuales el empleado no pudo realizar las gestiones simultáneas.

b. El supervisor velará por que el empleado realice las gestiones oficiales antes de las 12:00 del mediodía o después de la 1:00 p.m. de manera de minimizar los pagos por dieta de almuerzo.

c. El supervisor hará los trámites necesarios para que los empleados designados a realizar gestiones oficiales utilicen los vehículos asignados a su área de trabajo o soliciten vehículos de la flota de la agencia, a través de la División de Servicios Generales, por conducto de la Oficina de Administración.

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d. No se podrá reclamar gastos de viaje entre la sede de privilegio y la sede oficial.

R. 15 - SEDES OFICIALES, TEMPORALES Y DE PRIVILEGIO a. El Presidente asignará sede oficial y sede de privilegio a los Oficiales Itinerantes y

Supervisores Auditores en aras de reducir gastos. La asignación se hará tomando en cuenta las recomendaciones de los Coordinadores de los partidos y el Tercer Vicepresidente.

b. La asignación de la sede oficial de los Supervisores Auditores se hará dentro de la zona correspondiente de manera que ésta quede equidistante de las oficinas de la JIP que componen dicha zona.

c. La asignación de la sede de privilegio de un empleado se hará en aquella oficina más cercana a la residencia del empleado.

d. Los Supervisores Auditores harán los trabajos administrativos en la sede oficial de la zona asignada. Además, los Supervisores Auditores estarán autorizados a realizar trabajos administrativos hasta un máximo de dos (2) veces al mes en el Edificio Administrativo de la CEE. En condiciones extraordinarias, el Presidente podrá autorizar un aumento en la asistencia de los Supervisores Auditores al Edificio Administrativo de la CEE para trabajo administrativo.

e. Cuando un empleado no disponga de balances acumulados por vacaciones regulares, se decrete un receso y su sede oficial o de privilegio cierre por tal receso, se le asignará una sede temporal, la cual se convertirá en su residencia oficial mientras dure el cierre.

R. 16 - INVENTARIO Y TRASLADO DE MATERIALES a. Los Supervisores Auditores requerirán un inventario mensual de los materiales de oficina

y de los suministros que dispone cada JIP y JIP sede bajo su supervisión. b. Cuando exista excedente de material en una oficina de la JIP, el Supervisor Auditor de la

zona correspondiente será responsable de recoger el material de manera inmediata para entregarlo a la oficina de la JIP sede. El Supervisor Auditor podrá delegar la función de traslado de material al oficial itinerante disponible.

c. Los Supervisores Auditores requerirán a los Itinerantes mantener un inventario de los materiales disponibles en la oficina de la JIP sede de la zona correspondiente, para luego ser distribuidos en aquellas juntas que necesiten materiales. Los Itinerantes informarán mensualmente a la Oficina de Servicios Generales por conducto de la Oficina de Administración sobre el balance del inventario en la oficina de la JIP sede de la correspondiente zona.

d. Se mantendrá un registro de todo traslado de material. El Supervisor Auditor o el Itinerante deberá informar por escrito a la Oficina de Enlace y Trámite, a Servicios Generales y a los Coordinadores de las JIP en Operaciones Electorales sobre el recogido y entrega de material.

e. Los Supervisores Auditores corroborarán que la cantidad y necesidad de los materiales que soliciten los Oficiales de Inscripción estén debidamente justificados.

R. 17 - USO DE PAPEL, CORREO ELECTRÓNICO Y OTROS a. De requerir la impresión de papel, las oficinas deberán imprimir las cartas, hojas de

trámites y otros documentos por ambos lados del papel y preferiblemente en blanco y negro.

b. Las oficinas deberán utilizar el correo electrónico como método primario de mensajería interna y externa de la agencia.

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c. Los informes y formularios que utilizan las distintas oficinas requeridos como parte de sus funciones sean diseñados en formas electrónicas (e-form) para que sean tramitadas a través de flujos de trabajo electrónicos, sin necesidad de papel.

R. 18 - USO DE VEHÍCULOS OFICIALES, CONSUMO DE GASOLINA Y OTROS a. Los vehículos oficiales serán asignados solamente al Presidente y Comisionados

Electorales. b. Situaciones de emergencia, proyectos especiales y eventos electorales. c. Se dispone la reducción de consumo de gasolina y auto expreso sin que se afecten los

trabajos diarios y los proyectos especiales, mediante la consolidación de rutas.

R. 19 - SOLICITUDES DE SERVICIOS, MATERIALES Y EQUIPO a. Las solicitudes de servicios, materiales y equipo se tramitarán a través de la Oficina de

Administración para evitar la duplicidad de compras. La Oficina de Administración determinará sobre toda solicitud si se requiere una requisición de materiales de almacén, una requisición de compra o un contrato de servicios.

b. La Oficina de Compras solo podrá tramitar requisiciones de compra previa autorización de la Oficina de Administración.

TÍTULO III. DISPOSICIONES FINALES

R. 20 - CLÁUSULA DE SEPARABILIDAD

Si cualquier título, regla, cláusula, inciso, párrafo, parte o palabra de este Reglamento fuera declarado nulo o inconstitucional por un Tribunal de jurisdicción competente, la sentencia dictada a esos efectos no afectará ni invalidará las demás disposiciones de este Reglamento. Aquellas cláusulas dispuestas en reglamentos vigentes de la CEE y contrarias a este Reglamento quedarán derogadas.

R. 21 - SALVEDAD

Cualquier asunto o procedimiento no provisto por este reglamento se tramitará tomando en consideración los principios generales del derecho y con el ánimo de hacer justicia.

R. 22 - ENMIENDAS Y DEROGACIÓN

Este reglamento puede ser enmendado o derogado por acuerdo de la Comisión. R. 23 - VIGENCIA

Este reglamento entrará en vigor a partir de su aprobación y la Comisión podrá adoptar otras medidas de austeridad.

En San Juan, Puerto Rico a 18 de marzo de 2019.

JUAN E. DAVILA RIVERA

Presidente

CERTIFICO: Que este Reglamento de Normas Internas de Control de Gastos, fue

aprobado por la ComisiOn Estatal de Elecciones el 18 de marzo de 2019,

mediante Resolución del Presidente, ante el desacuerdo de los

Comisionados Electorales y para que asI conste, firmo y sello el presente,

hoy)A de marzo de 2019.

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