REGISTRO Y RECEPCIÓN EN CONGRESOS Y CONVENCIONES

¿QUIÉN SE ENCARGA DE ESTO?

Dentro de la organización de un evento se crean comites los cuales tienen asignado cierta tarea a realizar, así facilitar el trabajo y tener una organización para el evento y poderlo llevar al éxito.

Comité de alojamiento: su función es lograr que los participantes cuenten con una habitación de acuerdo a sus necesidades.

Comité de registro: su función es lograr que el registro de los participantes sea fácil, correcto, cómodo y rápido.

Comité de recepción y hospitalidad: su papel será el de anfitrión de los asistentes en todos los eventos de la reunión.

QUE MANERAS HAY PARA INSCRIBIRSE

Se pueden realizar de diferentes formas:

Por correo

Por correo electrónico (e-mail).

Personalmente

Vía Fax

Pagina web

También se pueden ofrecer facilidades de pago, transferencias bancarias, descuentos a grupos, asociaciones, por pago anticipado, efectivo etc.

Es fundamental la elaboración de planillas para cada día.

Con anticipación

Fomenta el pre-registro

Diseña formas sencilla a prueba de errores

Pide a un colega que llene cada una de tus formas para asegurarse que son de fácil compresión

Haz que tus formas sean atractivas para que los delegados quieran llenarlas en cuanto las reciban

Considera la posibilidad de ofrecer incentivos por registro pronto

Considera la posibilidad de imponer multas por registro tardío

Fomentar el pago con tarjeta de crédito

Envía gafetes por adelantado

Utiliza internet para el pre-registro

EN LA SEDE

Emplea personas por alrededor de 50 delegados

Da a tu persona una preparación completa

Utiliza varias mesas de registro

Trata de evitar el pago en efectivo (pero manen los bloques de recibo a la mano)

Pon letreros claros y completos

Toma en cuenta la seguridad (tanto de la gente como el dinero)

Toma en cuenta las necesidades de guardarropa

Considera la posibilidad de computarizar el proceso de registro

Asigna a los invitados especiales, al personal, a los proveedores y a los medios de comunicación mesas de registro separadas

Emplea a personal flotante de apoyo

Dispón una mesa de registro para casos especiales

Considera la posibilidad de ofrecer distracción y entretenimiento en distintos puntos de las filas si éstas se hacen demasiado largas

Reserva un área central privada para tus necesidades personales y almacenamiento

RECEPCIÓN DE LOS PARTICIPANTES, ORADORES O INVITADOS ESPECIALES EN AEROPUERTO O TERMINAL DE AUTOBUSES.

Esta tarea puede delegarse a un chofer o mensajero d la institución, quien provisto de un cartel alusivo al evento, se identificara para que los participantes lo encuentren y puedan hospedarse convenientemente. Es muy importante coordinar esta actividad ya que se evitará la pérdida de tiempo y asegurará el transporte y desplazamiento de los participantes

CONTROL DE LLEGADA

Para esta tarea será necesario confeccionar una lista provisora con base en las confirmaciones de asistencia enviada por fax, télex, telegramas, cartas etc.

CONTROL DE RESERVACIÓN DE ALOJAMIENTO

Verificar con anticipación las reservaciones en los hoteles designados

Verificar que las habitaciones sean las correctas

Recepción y distribución de la correspondencia a los participantes

Mantén en contacto con las agencias de viajes contratada para la reservación y confirmación de pasaje de regreso. No debe olvidarse que muchas veces los participantes y oradores son personas con cargos de responsabilidad y que no pueden desperdiciar días por conexiones de aerolíneas mal coordinadas.

Confirma los transporte de regreso y si los participantes se irán el día acordado

Control de refrigerios que se servirán durante las sesiones

Confirmas y asegurar reservas a restaurantes si es que no brindaras el servicio de alimento en ele evento.