Registro y recepción en congresos y convenciones

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    19-Jun-2015
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  • 1. REGISTRO Y RECEPCINEN CONGRESOS Y CONVENCIONES

2. QUIN SE ENCARGA DE ESTO? Dentro de la organizacin de un evento se crean comites los cualestienen asignado cierta tarea a realizar, as facilitar el trabajo y teneruna organizacin para el evento y poderlo llevar al xito. Comit de alojamiento: su funcin es lograr que los participantes cuenten con una habitacin de acuerdo a sus necesidades. Comit de registro: su funcin es lograr que el registro de losparticipantes sea fcil, correcto, cmodo y rpido. Comit de recepcin y hospitalidad: su papel ser el de anfitrin de losasistentes en todos los eventos de la reunin. 3. QUE MANERAS HAY PARAINSCRIBIRSE Se pueden realizar de diferentes formas: Por correo Por correo electrnico (e-mail). Personalmente Va Fax Pagina web Tambin se pueden ofrecer facilidades de pago, transferenciasbancarias, descuentos a grupos, asociaciones, por pago anticipado,efectivo etc. Es fundamental la elaboracin de planillas para cada da. 4. Con anticipacin Fomenta el pre-registro Disea formas sencilla a prueba de errores Pide a un colega que llene cada una de tus formas para asegurarse queson de fcil compresin Haz que tus formas sean atractivas para que los delegados quieranllenarlas en cuanto las reciban Considera la posibilidad de ofrecer incentivos por registro pronto Considera la posibilidad de imponer multas por registro tardo Fomentar el pago con tarjeta de crdito Enva gafetes por adelantado Utiliza internet para el pre-registro 5. EN LA SEDE Emplea personas por alrededor de 50 delegados Da a tu persona una preparacin completa Utiliza varias mesas de registro Trata de evitar el pago en efectivo (pero manen los bloques de recibo ala mano) Pon letreros claros y completos Toma en cuenta la seguridad (tanto de la gente como el dinero) Toma en cuenta las necesidades de guardarropa Considera la posibilidad de computarizar el proceso de registro Asigna a los invitados especiales, al personal, a los proveedores y a losmedios de comunicacin mesas de registro separadas 6. Emplea a personal flotante de apoyo Dispn una mesa de registro para casos especiales Considera la posibilidad de ofrecer distraccin y entretenimiento endistintos puntos de las filas si stas se hacen demasiado largas Reserva un rea central privada para tus necesidades personales yalmacenamiento 7. RECEPCIN DE LOS PARTICIPANTES,ORADORES O INVITADOS ESPECIALES ENAEROPUERTO O TERMINAL DE AUTOBUSES. Esta tarea puede delegarse a un chofer o mensajero d la institucin,quien provisto de un cartel alusivo al evento, se identificara para quelos participantes lo encuentren y puedan hospedarseconvenientemente. Es muy importante coordinar esta actividad ya quese evitar la prdida de tiempo y asegurar el transporte ydesplazamiento de los participantes 8. CONTROL DE LLEGADA Para esta tarea ser necesario confeccionar una lista provisora conbase en las confirmaciones de asistencia enviada por fax, tlex,telegramas, cartas etc. 9. CONTROL DE RESERVACIN DEALOJAMIENTO Verificar con anticipacin las reservaciones en los hoteles designados Verificar que las habitaciones sean las correctas Recepcin y distribucin de la correspondencia a los participantes 10. Mantn en contacto con las agencias de viajes contratada para lareservacin y confirmacin de pasaje de regreso. No debe olvidarseque muchas veces los participantes y oradores son personas concargos de responsabilidad y que no pueden desperdiciar das porconexiones de aerolneas mal coordinadas. Confirma los transporte de regreso y si los participantes se irn el daacordado Control de refrigerios que se servirn durante las sesiones Confirmas y asegurar reservas a restaurantes si es que no brindaras elservicio de alimento en ele evento.