Registro Oficial 445

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SUPLEMENTO

Ao II - N 445

Quito, mircoles 25 de febrero de 2015

SUMARIO: Pgs.

FUNCIN EJECUTIVA

ACUERDO:

SECRETARIA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

1043 Expdese la Norma Tcnica de - Gestin Documental y Archivo ............................................... 1

GOBIERNOS AUTNOMOS DESCENTRALIZADOS

ORDENANZA PROVINCIAL:

Provincia de Napo: Que cambia la denominacin del patronato provincial de atencin social prioritaria por "Sumak Kawsay Wasi" instituto de atencin social prioritaria del GADP, y que regula su organizacin y funcionamiento................. 36

No. 1043

Vinicio Alvarado Espinel SECRETARIO NACIONAL DE LA

ADMINISTRACIN PBLICA

Considerando:

Que, el artculo 18 de la Constitucin de la Repblica, en su numeral segundo, establece que es derecho de todas las personas el acceso a la informacin generada en instituciones pblicas o privadas que manejen fondos pblicos o realicen funciones pblicas. Adems del derecho de acceso universal a las tecnologas de informacin y comunicacin:

Que, el artculo 227 de la carta magna, determina que: "La administracin pblica constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarqua, desconcentracin, descentralizacin, coordinacin, participacin, planificacin, transparencia y evaluacin";


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Que, el artculo 379, numerales 3 y 4, de la Constitucin de la Repblica del Ecuador, establece que son parte el patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de salvaguardia del Estado, entre otros: "3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos que tengan valor histrico, artstico, arqueolgico, etnogrfico o paleontolgico. 4. Las creaciones artsticas, cientficas y tecnolgicas ".

Que, el artculo 13 del Estatuto del Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva, prescribe que: "La Secretara Nacional de la Administracin Pblica es una entidad de derecho pblico, con personalidad jurdica y patrimonio propio, dotada de autonoma presupuestaria, financiera, econmica y administrativa, quien establecer las polticas, metodologas de gestin e innovacin institucional y herramientas necesarias para el mejoramiento de la eficiencia, calidad y transparencia de la gestin en las dependencias y organismos de la Funcin Ejecutiva, con quienes coordinar las acciones que sean necesarias para la correcta ejecucin de dichos fines, y realizar el control, seguimiento y evaluacin de la gestin de los planes, programas, proyectos y procesos de las entidades y organismos de la Funcin Ejecutiva que se encuentran en ejecucin, as como, el control, seguimiento y evaluacin de la calidad en la gestin de los mismos";

Que, el literal n) del artculo 15, del Estatuto del Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva, establece que es atribucin del Secretario Nacional de la Administracin Pblica: "Expedir acuerdos, resoluciones, rdenes y disposiciones conforme a la ley y el Estatuto del Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva, dentro del mbito de su competencia ";

Que, el artculo 10 de la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, establece que: "Es responsabilidad de las entidades pblicas, personas jurdicas de derecho pblico y dems entidades pblicas, crear y mantener registros pblicos de manera profesional, para que el derecho a la informacin se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningn caso se justificar la ausencia de normas tcnicas en el manejo y archivo de la informacin y documentacin para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la informacin pblica, peor an su destruccin... ";

Que, la Ley del Sistema Nacional de Archivos, en su artculo 1 define que: "Constituye Patrimonio del Estado la documentacin bsica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores pblico, y privado, as como la de personas particulares, que sean calificadas como tal ()";

Que, el Objetivo No. 5 del Plan Nacional para el Buen Vivir 2013-2017, seala la responsabilidad del Estado de garantizar el acceso al patrimonio debe estar orientada hacia el fortalecimiento de redes de investigacin, bibliotecas, archivos, museos y sitios patrimoniales a nivel nacional, y que stos deben operar a travs de un subsistema de memoria y patrimonio por medio de instituciones nacionales que garanticen su acceso y

circulacin. El fin es garantizar la proteccin, conservacin, salvaguarda y difusin de los patrimonios como un bien comn

Que, el artculo 5 del captulo 11 del Decreto Ejecutivo No. 985 de fecha 29 de diciembre de 2011 dispone: "Suprmase (sic.) el Sistema Nacional de Archivos como institucin. El Archivo Nacional del Ecuador y *sus seccionales funcionarn como unidades de gestin desconcentrada del Ministerio de Cultura y cumplirn las responsabilidades estatales establecidas en la Ley del Sistema Nacional de Archivos.";

Que, mediante Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de octubre de 2012, se transfiere las funciones del Archivo Intermedio a la Secretara Nacional de la Administracin Pblica, institucin que incorporar en su estructura a la Direccin de Archivo de la Administracin Pblica para el cumplimiento de las siguientes atribuciones: a) Establecer los procedimientos de la gestin de archivos para las entidades de la Administracin Pblica Central e Institucional; b) Elaborar e implementar manuales, procedimientos y normas tcnicas para la gestin del archivo, manejo documental, racionalizacin de la gestin documental, conservacin, custodia y mantenimiento de documentos; c) Dictar recomendaciones para mejorar la administracin documental en las entidades de la Administracin Pblica Central e Institucional; d) Recibir, administrar y custodiar los documentos de archivo de la Administracin Pblica Central e Institucional, que tenga ms de quince aos contados desde la fecha de expedicin como lo establece el artculo 15 de la Ley del Sistema Nacional de Archivo; e) Conferir copias , certificadas del fondo documental bajo su custodia, observando las normas legales y tcnicas de la materia; f) Elaborar propuestas y proyectos de digitalizacin de los archivos bajo su custodia, as como los de las entidades de la Administracin Pblica Central e Institucional; y, g) Las dems establecidas en leyes, reglamentos u otras normas del ordenamiento jurdico;

Que, a travs de Decreto Ejecutivo No. 1384 de 13 de diciembre de 2012, se establece como poltica pblica el desarrollo de la interoperabilidad gubernamental como un esfuerzo mancomunado y permanente de todas las entidades de la Administracin Central para compartir e intercambiar, entre ellas, por medio de las tecnologas de la informacin y comunicacin, datos e informacin electrnicos, necesarios en la prestacin de los trmites y servicios ciudadanos que presten las entidades, as como en la gestin interna e interinstitucional;

Que, en Acuerdo Ministerial No. 718 de 27 de julio de 2011, la Secretara Nacional de la Administracin Pblica, expide el Instructivo para Normar el Uso del Sistema de Gestin Documental Quipux para las Entidades de la Administracin Pblica Central;

Que, es necesario establecer como poltica pblica en la Administracin Pblica Central, Institucional y dependientes de la Funcin Ejecutiva, la gestin documental y archivo, con visin estratgica como el punto de partida que permita promover la defensa y proteccin de los derechos fundamentales como el de acceso a la


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informacin pblica, y permita mejorar la eficiencia, eficacia de los servicios que prestan as como fortalecer la transparencia y rendicin de cuentas a la ciudadana.

En uso de las facultades y atribuciones que le confiere el literal n) del artculo 15 del Estatuto del Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva,

Acuerda:

Expedir la Norma Tcnica de Gestin Documental y Archivo.

Artculo 1.- Objeto.- El objeto del presente Acuerdo es difundir la Norma Tcnica de Gestin Documental y Archivo con su metodologa, documentos que se adjuntan como anexo al presente Acuerdo Ministerial, y por lo tanto forma parte integral del mismo.

Artculo 2.- mbito de aplicacin. Esta Norma Tcnica es de aplicacin obligatoria para todas las entidades de la Administracin Pblica Central, Institucional y dependientes d la Funcin Ejecutiva.

Artculo 3.- La Subsecretara de Servicios, Procesos e Innovacin a travs de la Direccin Nacional de Archivo de la Administracin Pblica, ser la dependencia encargada de efectuar la coordinacin, articulacin interinstitucional, emisin de las polticas, directrices, normativas y lineamientos, as como, de la generacin de programas y proyectos que sean necesarios para la implementacin de la Norma Tcnica de Gestin Documental y Archivo.

DISPOSICIONES GENERALES

PRIMERA.- La Secretara Nacional de la Administracin Pblica, a travs de la Direccin Nacional de Archivo de la Administracin Pblica, asistir los requerimientos y consultas tcnicas efectuadas por personas naturales, entidades de la Administracin Pblica Central, Institucional y que dependiente de la Funcin Ejecutiva.

SEGUNDA.- La Secretara Nacional de la Administracin Pblica,, a travs de la Direccin Nacional de Archivo de la Administracin Pblica, a fin de contribuir a una mejor gestin documental y de - archivo de la administracin pblica en general, brindar cuando as se lo requiera, apoyo a las instituciones de las otras funciones del Estado, Gobiernos Autnomos Descentralizados, Notaras, Registros de la Propiedad y Mercantiles; as como aquellas instituciones obligadas a cumplir con la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, en materia del presente Acuerdo.

DISPOSICIONES TRANSITORIAS

PRIMERA.- Todas las entidades de la Administracin Pblica Central, Institucional y que dependen de la Funcin Ejecutiva debern, en el plazo de ciento veinte (120) das, contados a partir de la publicacin del presente Acuerdo Ministerial, debern publicar sus herramientas metodolgicas consistentes en el Cuadro General de Clasificacin Documental y la Tabla de Plazos de Conservacin Documental y los remitirn a la Secretara Nacional de la Administracin Pblica, para su validacin y registro.

SEGUNDA.- La Secretara Nacional de la Administracin Pblica, en el plazo de dieciocho (18) meses contados a partir de la publicacin del presente Acuerdo Ministerial pondr a disposicin de los sujetos obligados un Sistema Integral de Gestin Documental y Archivo que se complemente al Sistema de Gestin Documental Quipux.

DISPOSICIN FINAL

El presente Acuerdo Ministerial derogar cualquier norma de igual o menor jerarqua, que se contradigan u opongan al presente instrumento.

La presente Norma Tcnica entrar en vigencia a partir de su publicacin en el Registro Oficial.

De su ejecucin encrguese a la Secretara Nacional de la Administracin Pblica, a travs de la Direccin Nacional de Archivo de la Administracin Pblica, y a todas las dependencias de la Administracin Pblica Central, Institucional y que dependen de la Funcin Ejecutiva.

Dado y aprobado en, Quito D.M, a los 02 de febrero de 2015.

Comunquese y publquese.

f.) Dr. Vinicio Alvarado Espinel, Secretario Nacional de la Administracin Pblica.

Es fiel copia del original- LO CERTIFICO.- Quito, 02 de febrero del 2015.- f.) Abg. Sofa Ruiz G., Coordinadora General de Asesora Jurdica (E), Secretara Nacional de la Administracin Pblica,

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

DIRECCIN NACIONAL DE ARCHIVO

NORMA TCNICA DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Contenido

CAPTULO I DE LOS ALCANCES Y PRINCIPIOS GENERALES DE LA NORMA TCNICA De los alcances

Artculo 1. Objeto f Artculo: 2. Definiciones y Abreviaturas Artculo 3, Ente rector' De los Principios Generales Artculo 4. El . Sistema Nacional de Gestin Documental y Archivo Artculo 5. Del ciclo vital del documento Artculo 6. De la poltica institucional en materia de gestin documental y archivo Artculo 7. De los documentos de archivo sujetos al procedimiento archiystieo Artculo'8. Del patrimonio documental de la Nacin Artculo 9. De la procuracin de recursos

CAPTULO II ;. ............. DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTI0N DOCUMENTAL^ ARCHIVO


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Artculo 10. Descripcin, integracin y funcionamiento del Sistema Institucional Artculo 11. Responsabilidades de las unidades Artculo 12. Del archivo de gestin o activo Artculo 13. De la Direccin de Gestin Documental y Archivo Artculo 14. Del Archivo Central Artculo 15. De la Comisin de Gestin Documental y Archivo de cada dependencia Artculo 16. Del Archivo Intermedio Artculo 17. Del Archivo Nacional del Ecuador

CAPITULO III DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO Artculo 18. De los procesos que deber realizar el Sistema Institucional Artculo 19. De los instrumentos de consulta y control de la gestin documental y archivo Artculo 20. Del registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestin documental Artculo 21. De la identificacin de documentos de archivo Artculo 22. De la integracin y ordenacin de expedientes Artculo 23. De la clasificacin archivstica por procesos Artculo 24. De la descripcin documental Artculo 25. De la valoracin documental Artculo 26. De las transferencias documentales Artculo 27. De la preservacin de los archivos Artculo 28. De control de la gestin documental y archivo

CAPITULO IV DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE ARCHIVO Artculo 29. Caractersticas Artculo 30. Gestin Artculo 31. Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo Artculo 32. Conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos de archivo Artculo 33. De la digitalizacin y desmaterializacin de impresos Artculo 34. Del tratamiento de los medios audiovisuales

CAPTULO V PADRN NACIONAL DE ARCHIVOS Artculo 35. De la integracin del Padrn Artculo 36. Certificado de Registro Artculo 37. Indicadores de desempeo

CAPTULO I

DE LOS ALCANCES Y PRINCIPIOS GENERALES DE LA NORMA TCNICA

De los alcances

Artculo 1. Objeto.- El objeto de la presente norma tcnica es normar la gestin documental y archivo para cada una de las fases del ciclo vital del documento as como la preservacin del patrimonio documental de la Nacin con base en las buenas prcticas internacionales, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, Habilidad,

integridad y disponibilidad de los documentos de archivo, en beneficio de una gestin pblica eficiente, eficaz y transparente.

Artculo 2. Definiciones y Abreviaturas.- A efectos de comprensin de los conceptos abordados en la presente Norma Tcnica se entender por:

I. APCID: Entidades de la Administracin Pblica, Central Institucional y dependientes deja Funcin Ejecutiva.

II. Archivo de Gestin: Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las unidades productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados.

III. Archivo Central: Son aquellas unidades de archivo que dependen de la Direccin de Gestin Documental y Archivo o quin haga sus veces, que custodian y administran la documentacin procedente de las distintas unidades productoras, una vez que esta documentacin ha finalizado su gestin administrativa, pero que conserva todava validez legal y puede ser requerida tanto por personas naturales como jurdicas a efectos de verificacin, acciones de habeas data o en el ejercicio del derecho de acceso a la informacin pblica contenida en estos documentos.

IV. Archivo Intermedio: Es el que concentra la documentacin que conforme a la Tabla haya cumplido su plazo de conservacin en el Archivo Central de las dependencias, y tendr la finalidad de llevar a cabo una accin eficaz de administracin documental a nivel nacional, para salvaguardar la documentacin que por su importancia histrica, econmica, cientfica. cultura] y social constituyen el Patrimonio Documental de la Nacin.

V. Archivo Histrico: Es el que custodia y gestiona fondos documentales que constituyen el Patrimonio Histrico, son la memoria colectiva de una nacin, regin o localidad; testimonios que evidencian la experiencia humana y que deben conservarse permanentemente dado el valor, que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.

VI. ANE: Archivo Nacional del Ecuador

VIL Ciclo vital del documento: Las etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde su produccin o recepcin en una dependencia, hasta la determinacin de su destino final, que puede ser baja documental o conservacin permanente en el Archivo Nacional del Ecuador o en el Archivo Histrico que corresponda. Los tipos de archivo que se contemplan en el ciclo vital del documento son: Archivo de Gestin o Activo, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histrico. La Tabla autorizada por cada dependencia


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establecer para cada serie documental los plazos de conservacin, los valores documentales, el destino final, la tcnica de seleccin y las condiciones de acceso.

VIII. Dependencia: Todos los organismos, instituciones y entidades de la Administracin Pblica, Central Institucional y dependientes de la Funcin Ejecutiva.

IX. Desmaterializacin: Es el proceso de transformacin de documentos fsicos a formato electrnico caracterizndose porque cuentan con plena validez jurdica por medio de certificacin electrnica.

X. Direccin: Se refiere a la Direccin de Gestin Documental y Archivo de cada dependencia o quien haga sus veces.

XI. Gestin Documental y Archivo: Son los procesos integrales relacionados con la gestin documental y archivo en las dependencias, cualquiera que sea su soporte; para garantizar su integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad.

XII. Instructivo: Es una serie de explicaciones e instrucciones que son agrupadas, organizadas y expuestas de diferente manera, en diversos soportes, para darle a un individuo la posibilidad de actuar de acuerdo a corri sea requerido para cada situacin, su objetivo primordial es orientar al usuario en los procedimientos a seguir a travs de una manera clara, detallada y precisa, de modo tal que la actividad a realizar resulte sencilla y exitosa.

XIII. Metodologa: Es el conjunto de procedimientos racionales utilizados para alcanzar una gama de objetivos que rigen una investigacin cientfica, una exposicin doctrinal o tareas que requieran habilidades, conocimientos o cuidados especficos.

XIV. Norma Tcnica: Se refiere a la Norma Tcnica de Gestin Documental y Archivo emitida por la Secretara Nacional de la Administracin Pblica.

XV. Plan Institucional: Es el Plan Anual de Desarrollo de Gestin Documental y Archivo elaborado en el contexto del Sistema Institucional de Gestin Documental y Archivo.

XVI. Plan Anual Nacional: Plan Anual de Desarrollo de Gestin Documental y Archivo elaborado en el contexto dlas entidades de la Administracin Pblica Central e Institucional.

XVII. Procedimiento de Archivo: Es el conjunto de acciones u operaciones a realizarse como: organizacin, consulta, conservacin y disposicin final de los documentos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original as como el ciclo vital y la normatividad archivstica.

XVIII. SNAP: Secretara Nacional de la Administracin Pblica.

XIX. Sistema Institucional: Sistema Institucional de Gestin Documental y Archivo.

XX. Sistema Nacional: El Sistema Nacional de Gestin Documental y Archivo.

XXI. Sujetos Obligados: Las personas naturales o jurdicas sobre las cuales recae el cumplimiento obligatorio de la presente Norma Tcnica.

XXII. Cuadro: Cuadro General de Clasificacin Documental

XXIII. Tabla: Tabla de Plazos de Conservacin Documental

XXIV. Oficina Productora: Nombre de la Unidad Administrativa o Acadmica que produce y conserva la documentacin tramitada en el ejercicio de sus funciones.

Para otros conceptos relacionados con esta Norma Tcnica se deber consultar en el glosario que emita la SNAP.

sta Norma Tcnica es parte de una estructura normativa que contendr metodologa, instructivos y herramientas.

Articulo 3. Ente rector.- Dentro de la Funcin Ejecutiva del Estado Ecuatoriano, en la Secretaria Nacional de Administracin Pblica, se dispone la existencia de la Direccin Nacional de Archivo de la Administracin Pblica como la dependencia responsable de establecer la rectora de la gestin documental y archivo de las entidades de la APCID.

De acuerdo a las atribuciones que le confiere el Estatuto del Rgimen Jurdico y Administrativo de la Funcin Ejecutiva y el Decreto Ejecutivo No. 1346 de 31 de octubre de 202, la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP, tendr las siguientes atribuciones y responsabilidades:

I. Elaborar el Plan Anual Nacional para las, entidades de la APCID.

II. Establecer los procedimientos de la gestin de archivos para los sujetos obligados al cumplimiento de esta Norma Tcnica;

III. Elaborar e implementar manuales y normas tcnicas para la gestin documental y archivo, manejo documental, racionalizacin de gestin documental, conservacin, custodia y mantenimiento de documentos;

IV. Disear y proponer proyectos de gestin documental y archivos que permitan aunar al gobierno de la informacin en la Administracin Pblica.

V. Coordinar y dirigir proyectos relacionados con la gestin documental y archivo, que a su ve/ estn orientados a la mejora y modernizacin de la Administracin Pblica;


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VI. Emitir recomendaciones para mejorar la administracin documental.

VII. Presentar y validar propuestas y proyectos de digitalizacin y desmaterializacin electrnica;

VIII. Validar el cumplimiento de directrices en la elaboracin de herramientas metodolgicas;

IX. Validar el cumplimiento de las directrices emitidas en la Tabla de cada dependencia en relacin a la baja documental y emitir el dictamen final;

X. Dar claridad cuando exista duda respecto a la interpretacin de las disposiciones de la presente Norma;

XI. Conferir copias certificadas del fondo documental bajo su custodia, observando las normas legales y tcnicas;

XII. Ejercer las dems atribuciones y responsabilidades delegadas por la autoridad competente, y,

XIII. Las dems establecidas en leyes, reglamentos u

otras normas del ordenamiento jurdico.

XIV. De los Principios Generales

Artculo 4. El Sistema Nacional de Gestin Documental y Archivo.- Es el conjunto de dependencias y procesos de gestin documental y archivo articulados entre s y que tienen como finalidad coordinar las estrategias necesarias para la correcta operacin de los procesos y procedimientos a nivel nacional, as como la preservacin del patrimonio documental histrico de la Nacin.

Artculo 5. Del ciclo vital del documento.- Corresponde a las etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde su produccin o recepcin en una Dependencia, hasta la determinacin de su destino final, que puede ser baja documental o conservacin permanente en el Archivo Nacional del Ecuador o en el Archivo Histrico que corresponda. Los tipos de archivo que se contemplan en el ciclo vital del documento son: Archivo de Gestin o Activo, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histrico.

Artculo 6. De la poltica institucional en materia de gestin documental y archivo.-

I. Las dependencias emitirn la poltica institucional en materia de gestin documental y archivo, la que ser aprobada por la mxima autoridad institucional y deber estar alineada con las disposiciones de la presente Norma Tcnica y la Metodologa que para el efecto emita la SNAP. En ella se establecer y difundir el compromiso de organizar, gestionar, conservar y resguardar los documentos de archivo que se generen o reciban, aplicando la metodologa de gestin documental y archivo que asegure su autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

II. Todos los servidores pblicos de los sujetos obligados velarn por la integridad y adecuada conservacin de los documentos de archivo que genere- o reciba la dependencia en cualquier soporte y poca, apegndose a los principios generales establecidos en la Declaracin Universal sobre los Archivos y el Cdigo de Etica Profesional, emitidos por el Consejo Internacional de Archivos de la UNESCO.

III. El archivo deber ser condensado en la unidad por el servidor responsable; por consiguiente, se prohbe expresamente la constitucin paralela de expedientes para uso personal.

Artculo 7. De los documentos de archivo sujetos al procedimiento archivstico.- Todos los documentos de archivo, cualquiera que sea su soporte, y que hayan sido creados o recibidos en cualquier poca, como resultado del ejercicio de las atribuciones y responsabilidades de los sujetos obligados:

I. Forman parte del Sistema Institucional que les dio origen, as como del Sistema Nacional, por lo que estn sujetos al- procedimiento archivstico establecido en la presente Norma Tcnica.

II. Se organizarn y gestionarn de acuerdo al ciclo vital del documento, representado por los Archivos de Gestin o Activ, el Archivo Central, el Archivo Intermedio y, a partir de los criterios de disposicin, el Archivo Histrico o la baja documental controlada.


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III. Se expedientarn, clasificarn, registrarn, preservarn, transferirn, valorarn y cumplirn su destino final, el que puede ser baja documental o transferencia final al Archivo Nacional del Ecuador para la preservacin del patrimonio documental d la Nacin, de conformidad con la metodologa establecida en la presente Norma Tcnica.

Artculo 8. Del patrimonio documental de la Nacin.- El patrimonio documental de la Nacin se conforma por aquella documentacin histrica que custodia el Archivo Nacional del Ecuador, los manuscritos antiguos e incunables, mapas, ediciones raras de libros, los objetos y documentos que pertenecieron o se relacionan con los precursores y proceres de la independencia nacional, o de los personajes de singular relevancia para la historia ecuatoriana, en posesin de personas particulares o jurdicas, y todos aquellos documentos de archivo que sirvan de fuente para estudios histricos, econmicos, sociales, jurdicos y de cualquier ndole, que por su naturaleza no sean fcilmente sustituib.les y que den cuenta de la evolucin del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido en su desarrollo, o cuyo valor testimonial, de evidencia o informativo les confiere inters pblico, les asigna la condicin de bienes culturales y les da pertenencia a la memoria colectiva del pas. Por ello, las instituciones del Estado vigilarn, en sus respectivos mbitos de competencia, el cumplimiento de las disposiciones de la presente Norma Tcnica y de aquellas que sean aplicables para la debida organizacin y preservacin del patrimonio documental de la Nacin.

Artculo 9. De la procuracin de recursos.- Las dependencias, promovern que los procesos y procedimientos sean homogneos a efectos que la informacin contenida en los documentos de archivo sea accesible y de fcil consulta, que coadyuven al ahorro, optimizacin de recursos y permitan eficiencia, eficacia, efectividad, agilidad, transparencia, participacin en la gestin pblica y solidaridad social.

Las dependencias, de acuerdo a su capacidad presupuestal, contarn con el talento humano suficiente y calificado para el desarrollo de las actividades de gestin documental y archivo con los espacios fsicos, mobiliario, y los recursos tcnicos y tecnolgicos necesarios.

La SNAP, emitir de referencia la metodologa para la infraestructura de un repositorio documental.

CAPTULO II

DEL SISTEMA INSTITUCIONAL DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Artculo 10. Descripcin, integracin y funcionamiento del Sistema Institucional.- Es el conjunto de procesos y procedimientos que interactan desde que se producen los documentos hasta su destino final, y tiene como objetivo asegurar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo, cualquiera que sea su soporte y poca de produccin o recepcin, mediante los mtodos y procedimientos definidos en la presente Norma Tcnica, as como en los instructivos que emita la Direccin Nacional de Archivo de la Administracin Pblica.

Cada dependencia contar con un Sistema Institucional que estar compuesto por:

1. Los Archivos de Gestin o Activo;

II. La Direccin de Gestin Documental y Archivo o la que haga sus veces;

III. El Archivo Central; y,

IV. Las autoridades y el talento humano calificado suficiente.

Artculo 11. Responsabilidades de las unidades productoras.- Para cumplir con las responsabilidades que les corresponden en materia de gestin documental y archivo, las unidades productoras debern:

1. Designar a los Responsables de los Archivos de Gestin o Activo.

II. Supervisar que la documentacin de archivo que acredite el resultado de sus acciones institucionales se clasifique, registre, conserve y transfiera en los trminos' definidos por la presente Norma Tcnica.

III. Transferir al Archivo Central aquellos expedientes que hayan concluido su gestin en los trminos definidos por la presente Norma Tcnica.

IV. Cumplir con las disposiciones de la presente Norma Tcnica.

V. Validar los inventarios de transferencia de los expedientes que se transfieran al Archivo Central, al Archivo Intermedio y los de baja documental.

VI. Contar con los espacios y mobiliario apropiados para la conservacin de sus Archivos de Gestin o. Activo.

Artculo 12. Del archivo de gestin o activo.-En cada unidad administrativa de las dependencias existir un Archivo de Gestin o Activo, en el que se dar trmite a los asuntos y se generarn los expedientes de uso cotidiano que se transferirn al Archivo Central una vez concluido el plazo de conservacin establecido en la Tabla.

Los responsables de los Archivos de Gestin o Activo tendrn a su cargo las siguientes actividades:

I. Llevar el registro y control de la correspondencia de entrada de gestin y, en su caso, de salida;

II. Integrar los expedientes de archivo conforme a la metodologa establecida en la presente 'Norma Tcnica;

III. Elaborar el inventario general por expediente del Archivo de Gestin o Activo;

IV. Mantener debidamente organizados los expedientes activos para su gil localizacin;

V. Asegurar la integridad y debida conservacin de los archivos mediante la revisin peridica de las condiciones de resguardo apropiadas, conforme a lo establecido por esta Norma Tcnica;


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VI. Participar en la elaboracin del Cuadro, la Tabla y la Gua de Archivos;

VIL Otorgar el prstamo de los expedientes que obran en el Archivo de Gestin o Activo a los servidores pblicos autorizados en trminos de lo establecido por esta Norma Tcnica y de las disposiciones jurdicas aplicables;

VIII. Ser el conducto para identificar y solicitar al Archivo Central el prstamo de expedientes que ya se hubieran transferido y sean objeto de solicitudes ,de acceso o de consulta interna:

IX. Elaborar el inventario de transferencia primaria para transferir hacia el Archivo Central los expedientes que cumplan con el plazo de conservacin establecido en la Tabla;

X. Participar en los procesos de valoracin secundaria de los expedientes que cumplan su plazo de conservacin en el Archivo Central;

XI. Asesorar a su unidad en materia de archivos, as como colaborar con sta para la correcta organizacin y tratamiento homogneo de la documentacin del Archivo de Gestin o Activo;

XII. Conservar la documentacin que se encuentre activa y aquella que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con las disposiciones establecidas en la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica, mientras conserve tal carcter;

XIII. Detectar las necesidades en materia de servicios de gestin documental y archivo e informarlo a las instancias correspondientes; y,

XIV. Elaborar los informes respecto a los avances y cumplimiento de los programas en materia de gestin documental y archivo de su unidad.

Artculo 13. De la Direccin de Gestin Documental y Archivo.- En cada dependencia la Direccin ser la encargada de llevar a cabo los procesos y procedimientos que tiene a su cargo el Sistema Institucional y tendr las siguientes atribuciones:

I. Elaborar el Plan Institucional que ser aprobado por la mxima autoridad.

II. Establecer las directrices para el registro de entrada y salida de correspondencia y el control de gestin documental.

III. Asesorar e integrar a los gestores del Archivo de Gestin o Activo de las unidades.

IV. Administrar y Coordinar el Archivo Central.

V. Supervisar el cumplimiento de los criterios, mtodos, procesos y procedimientos para el ingreso, registro, produccin, circulacin, clasificacin, descripcin, concentracin, uso, custodia, conservacin, preservacin, as como las

transferencias documentales y destino final de los documentos de archivo -incluido el expurgo o depuracin- que produce o recibe cada unidad administrativa de la dependencia en el ejercicio de sus funciones o atribuciones.

VI. Coordinar las acciones para la elaboracin del Cuadro y la Tabla.

VIL Someter la aprobacin del Cuadro y la Tabla ante la Comisin de Gestin Documental y Archivo.

VIII. Remitir para su validacin y registro a la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP, el Cuadro y la Tabla.

IX. Cumplir y hacer cumplir las directrices emitidas por la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP.

X. Clasificar, describir, integrar, archivar y resguardar en su caso los expedientes en el Archivo Central.

XI. Capacitar y asesorar a los gestores en las actividades de clasificacin y resguardo de las diferentes unidades administrativas de la dependencia.

XII. Custodiar y mantener en forma separada y bajo resguardo especial los expedientes que contienen informacin reservada y/o confidencial.

XIII. Coordinar la elaboracin de los inventarios documentales institucionales ' conforme a lo establecido en la presente Norma Tcnica.

XIV. Coordinar la elaboracin y actualizacin de la Gua de Archivos de la dependencia.

XV. Coordinar y autorizar las transferencias primarias de los Archivos de Gestin o Activo al Archivo Central.

XVI. Autorizar las transferencias secundarias del Archivo Central al Archivo Intermedio de la SNAP.

XVII. Llevar a cabo al menos una vez al ao transferencias secundarias al Archivo Intermedio basadas en los procesos de valoracin documental y en los plazos de conservacin establecidos en la Tabla.

XVIII. Coordinar acciones con la unidad de Tecnologas de la Informacin para administrar el Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo y capacitar a los usuarios en su uso.

XIX. Coordinar proyectos de digitalizacin de los acervos documentales custodiados por el archivo central.

XX. Coordinar acciones con la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP acatando las disposiciones de sta.

Artculo 14. Del Archivo Central.- Cada dependencia contar con un Archivo Central en el que se concentrarn y



custodiarn los expedientes que cumplieron su plazo de conservacin en el Archivo de Gestin o Activo, de acuerdo con la Tabla, que an conservan valor legal o contable y que permanecern en l hasta que se determine y ejecute su destino final.

El Responsable del Archivo Central ejecutar las siguientes actividades;

I. Establecer las polticas y directrices especficas en materia archivstica en el mbito institucional, basndose en las disposiciones de esta Norma Tcnica y en las emitidas por la SNAP;

II. Asesorar a las unidades respecto a los procesos tcnicos que deben realizarse en los Archivos de Gestin o Activos y el procedimiento para realizar las transferencias primarias al Archivo Central;

III. Elaborar el programa anual de transferencias primarias que debern cumplir los Archivos de Gestin o Activos y verificar que stas se realicen de conformidad con lo establecido en la presente Norma Tcnica;

IV. Recibir las transferencias primarias que realicen las unidades al concluir los tiempos establecidos en la Tabla;

V. Conservar precautoriamente la documentacin semiactiva hasta cumplir su plazo de conservacin, conforme a la Tabla;

VI. Administrar el acervo documental bajo su resguardo empleando la metodologa archivstica establecida en las normas aplicables y tomando medidas para la adecuada conservacin del acervo documental;

VII. Generar el Inventario de Transferencia Secundaria de los expedientes que cumplieron su plazo de conservacin en el Archivo Central de conformidad con la Tabla, para su transferencia al Archivo Intermedio;

VIII. Elaborar, en coordinacin con los responsables de los Archivos de Gestin o Activos, la Ficha Tcnica de prevaloracin de los expedientes que deben ser transferidos al Archivo Intermedio por haber cumplido su plazo de conservacin en el Archivo Central de acuerdo a la Tabla;

IX. Presentar para su estudio y aprobacin a la Comisin de Gestin Documental y Archivo, la ficha tcnica de prevaloracin y los inventarios de transferencia secundaria.

X Transferir al Archivo Intermedio los expedientes cuyo plazo de conservacin en el Archivo Central haya concluido, acompaados de la ficha tcnica de prevaloracin y los inventarios de transferencia secundaria validados por la Comisin de Gestin Documental y Archivo;

XI. Eliminar los expedientes, cuya baja haya sido aprobada por la Comisin de Gestin Documental y Archivo, validada y registrada por la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP;

XII. Evitar la acumulacin excesiva de documentacin realizando de. manera oportuna los procesos de valoracin, transferencia y baja documental;

XIII. Otorgar el prstamo de expedientes al personal autorizado, mediante los mecanismos establecidos en la Metodologa de la presente Norma Tcnica y de conformidad con disposiciones jurdicas aplicables;

XIV. Reportar a los responsables de la dependencia o a la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP, cualquier incidente que pueda poner en riesgo la conservacin de los archivos;

XV. Presentar los informes que le sean requeridos respecto al desarrollo de las actividades y el cumplimiento de sus programas; y

XVI. Las dems que le sealen la Ley y reglamentos aplicables.

Artculo 15. De la Comisin de Gestin Documental y Archivo de cada dependencia.- La Comisin de Gestin Documental y Archivo ser la encargada de analizar y aprobar, en su caso, la propuesta de Cuadro y fa Tabla, que le presente la Direccin de Gestin Documental y Archivo de la dependencia, as como aprobar los inventarios de baja documental y transferencia.

La Comisin que integre cada dependencia estar compuesta por:

I. El/la mxima autoridad o su delegado, quien la presidir y tendr voto dirimente;

II. El/la Coordinador/a General de Asesora Jurdica, quin haga sus veces o su delegado;

III. El/la Director de Gestin Documental y Archivo, o quin haga sus veces;

IV. Un representante de la Unidad de Procesos;

V. Un representante de la Unidad productora, segn corresponda; y,

VI. El/la Auditor Interno o su delegado, podr intervenir en calidad de asesor de la Comisin.

Artculo 16. Del Archivo Intermedio.-El Archivo Intermedio dependiente de la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP, concentrar la documentacin que conforme a la Tabla haya cumplido su plazo de conservacin en el Archivo Central de las dependencias, y tendr la finalidad de llevar a cabo una accin eficaz de administracin documental a nivel nacional, para salvaguardar la documentacin que por su importancia histrica, econmica, cientfica, cultural y social constituyen el Patrimonio Documental de la Nacin.

El Archivo Intermedio ejecutar las siguientes actividades principales:

I. Administrar y custodiar los documentos de archivo que hayan cumplido los plazos de conservacin establecidos en la Tabla;


10 Suplemento ~ Registro Oficial N 445 - Mircoles 25 de febrero de 2015

II. Procesar y evaluar dicha documentacin, de conformidad con las disposiciones de esta Norma Tcnica;

III. Analizar las fichas tcnicas de prevaloracin y validar en definitiva los dictmenes de baja documental emitidos por la Comisin de Gestin Documental y Archivo;

IV. Analizar las fichas tcnicas de prevaloracin y emitir el dictamen de aceptacin de las transferencias secundarias;

V. Elaborar los inventarios de transferencia final y remitir al Archivo Nacional del Ecuador la documentacin calificada como permanente:

VI. Controlar el prstamo y la devolucin de los documentos de este archivo, prstamo que se efectuar solamente a los archivos de origen de tal documentacin;

VII. Proporcionar el servicio de acceso y consulta a la ciudadana de acuerdo a los procedimientos establecidos en las disposiciones internas y en la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica;

VIII. Promover acciones para la transferencia del conocimiento que estimulen la integracin y participacin ciudadana; y,

IX. Presentar propuestas y coordinar proyectos de digitalizacin de los fondos documentales bajo su custodia, que por su naturaleza, importancia o estado fsico lo requieran para su conservacin y fcil acceso.

Artculo 17. Del Archivo Nacional del Ecuador.- El Archivo Nacional organizar, preservar, custodiar y difundir los expedientes histricos que le sean transferidos por el Archivo Intermedio, los que de acuerdo con la presente Norma Tcnica sean considerados Patrimonio Documental de la Nacin y aquellos que por su relevancia para la investigacin histrica, cientfica y social del Ecuador incorpore a su acervo documental,

El Archivo Nacional ejecutar las siguientes actividades principales:

I. Elaborar el Plan Anual Institucional, en el mbito de sus atribuciones.

II. Con sujecin a la legislacin en la materia, recibir las transferencias finales del Archivo. Intermedio o de las diferentes dependencias de la Administracin Pblica con la autorizacin de la Direccin Nacional de Archivo de la Secretara Nacional de la Administracin Pblica y clasificar, organizar, describir, conservar, restaurar y difundir la documentacin con valor histrico o permanente.

III. Organizar los expedientes recibidos y catalogar la documentacin de acuerdo a temas de inters,

IV. Proporcionar el servicio de consulta de expedientes de acuerdo a las siguientes polticas:

1. Los expedientes se prestarn nicamente por

medio de la ficha de prstamo, y en sala de consulta. La consulta de la documentacin estar abierta al pblico en general.

2. Por ningn motivo se facilitarn documentos sueltos para la consulta, se prestar invariablemente el expediente completo.

3. Las personas que consulten podrn solicitar los expedientes al responsable del archivo, previa identificacin y cumplimiento de requisitos. Los solicitantes no tendrn acceso directo a los acervos documentales.

V. Coordinar actividades encaminadas a la divulgacin de la riqueza del acervo documental bajo su custodia, mediante la elaboracin de catlogos de divulgacin, la promocin de exposiciones, la prestacin del servicio de asesoras a usuarios, entre otras.

VI. Conservar el acervo documental mediante la aplicacin de una serie de tcnicas y procedimientos de preservacin que eviten el deterioro de los documentos ocasionado por agentes patgenos internos y externos, a fin de prolongar la vida de la documentacin y ponerla al servicio de futuras investigaciones.

VIL Llevar a cabo proyectos de digitalizacin de la documentacin de archivo bajo su custodia, con el fin de conservarla y facilitar su consulta.

VIII. Realizar los procesos tcnicos relativos a la identificacin, clasificacin, ordenacin y descripcin con base en lo establecido por esta Norma Tcnica y los estndares internacionales.

IX. Documentar los trabajos relacionados con los acervos que custodia y establecer las acciones necesarias para el funcionamiento del mismo.

X. Realizar el diagnstico de los acervos susceptibles de incorporacin, contemplando si la documentacin tiene relacin directa con la historia institucional y sus autoridades, as como el estado de conservacin de los documentos. Adicionalmente es importante contemplar la capacidad de almacenaje con que cuenta la institucin en relacin con la importancia del contenido de la documentacin. Se elaborar un inventario simple de la donacin que se est solicitando se incorpore al acervo documental de la Institucin o de la Nacin.

XI. Los expedientes debern someterse a un proceso de limpieza o de fumigacin a fin de controlar los posibles agentes biolgicos nocivos, permaneciendo en cuarentena hasta que se inicien sus procesos tcnicos y sean incorporados al acervo histrico.



CAPITULO III

DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Artculo 18. De los procesos que deber realizar el Sistema Institucional.-

El Sistema Institucional operar de manera articulada e integral llevando a cabo los siguientes procesos:

I. Registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestin documental;

II. Identificacin de documentos de archivo;

III. Integracin y ordenacin de expedientes;

IV. Clasificacin archivstica por procesos;

V. Descripcin documental:

VI. Valoracin documental;

VII. Transferencias documentales;

VIII. Preservacin de archivos; y,

IX. Control de la gestin documental y archivo

La SNAP emitir la metodologa para la aplicacin de cada uno de los procesos que se ejecutarn en el Sistema Institucional.

Artculo 19. De los instrumentos de consulta y control de la gestin documental y archivo.- Para operar los procesos del Sistema Institucional, cada dependencia contar con los siguientes instrumentos:

I. El Cuadro;

II. La Tabla;

III. Los inventarios documentales:

a. General por expediente

b. De transferencia

c. De baja documental

IV. La Gua de Archivos

Estos son los instrumentos bsicos para la gestin, organizacin, clasificacin, conservacin y consulta de los diferentes tipos de archivo, por lo que sern de uso obligatorio para todos los servidores pblicos participantes en el Sistema Nacional y en los Sistemas Institucionales correspondientes.

Los instrumentos dictaminados y aprobados se remitirn para su conocimiento, validacin y registro a la Direccin Nacional de Archivo de la Administracin Pblica.

Artculo 20. Del registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestin documental.- Ser el canal para la recepcin y el despacho de los documentos oficiales que se dirijan a la dependencia o se enven hacia el exterior, cualquiera que sea su destino, garantizando seguridad, eficiencia y eficacia en el envo.

Se llevar a cabo a travs del Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo, que determine la SNAP. de conformidad con lo establecido en la Metodologa contenida en esta Norma Tcnica. En dicho sistema se gestionar la documentacin digital y/o impresa al interior de una entidad, entre entidades y la enviada por la ciudadana a las instituciones.

Artculo 21. De la identificacin de documentos de archivo.- Los documentos de archivo, con independencia de su soporte fsico o tipologa documental, estn sujetos al proceso archivstico completo: expedientacin, clasificacin, inventario, preservacin, transferencias y disposicin final.

Los documentos no considerados de archivo, como son los de comprobacin administrativa inmediata, que de manera enunciativa mas no limitativa pueden ser: vales de fotocopias, solicitud de permisos de salida, registro de visitantes, invitaciones a eventos, entre otros, y los documentos de apoyo informativo, tales como manuales de uso, directorios telefnicos, impresiones de Internet, libros y revistas que no forman parte del asunto, entre otros. No estn sujetos al proceso archivstico, por lo que pueden darse de baja de manera inmediata al trmino de su utilidad, de conformidad con la normatividad y polticas institucionales en la materia.

Artculo 22. De la integracin y ordenacin de expedientes.- Las unidades productoras abrirn un expediente por cada asunto o trmite que surja en el marco de sus responsabilidades normadas, en el que se integrarn y ordenarn los documentos de archivo vinculados al inicio, desarrollo y conclusin del trmite que corresponda.

Siguiendo los procedimientos establecidos en la Metodologa, cada expediente generado por las unidades productoras deber:

I. Clasificarse conforme al Cuadro;

II. Identificarse con cartula y pestaa;

III. Registrarse en . el inventario general por expediente;

IV. Estar sujeto a expurgo y limpieza a la conclusin del asunto o trmite;

V. Foliarse;

VI. Transferirse al cumplir su plazo de conservacin conforme a la Tabla;

VIL Valorarse y;

VIII. Cumplir su disposicin final.

Artculo 23.- De la clasificacin archivstica por procesos.- El Cuadro es el instrumento bsico para la gestin documental y archivo. Cada dependencia expedir, a travs de la Comisin de Gestin Documental y Archivo, el Cuadro que usarn todas las unidades para clasificar los expedientes 'que generan.



til Cuadro se elaborar conforme a lo establecido en la Metodologa, y ser la Direccin de Gestin Documental y Archivo de cada dependencia la que coordine su elaboracin, con la participacin del Archivo Central y cada Archivo de Gestin o Activo.

La propuesta de Cuadro que presente la Direccin ser analizada y, en su caso, aprobada por la Comisin de Gestin Documental y Archivo, en sesin plenaria' que al efecto se lleve a cabo.

El Cuadro se actualizar conforme cambien o evolucionen las disposiciones relativas a los procesos institucionales, bajo el mismo procedimiento establecido para su elaboracin.

La Direccin de Gestin Documental y Archivo orientar y supervisar el uso cotidiano del Cuadro por parte de los responsables de Archivo en las unidades.

Artculo 24. De la descripcin documental.- La descripcin documental se realiza con el fin de identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos de archivo, as como para darles contexto en el sistema institucional que los ha producido y es fundamental para facilitar la localizacin y consulta de los expedientes, as como para la interoperabilidad institucional.

Como resultado de la descripcin documental, las dependencias generarn la respectiva gua de archivos y los inventarios documentales.

a) Gua de Archivos:

La Gua de Archivos es el instrumento de consulta que proporciona informacin general sobre el contenido del fondo documental de la dependencia, mediante la descripcin de sus secciones y series, a fin de orientar y auxiliar en la bsqueda de informacin. La Gua se estructurar con informacin de los Archivos de Gestin o Activos y del Archivo Central. El Archivo Intermedio y el Archivo Histrico, elaborarn su propia Gua. Los tres tipos de Gua de Archivos se publicarn en el portal web de cada dependencia y en el de la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP. La Gua de Archivos se elaborar con los campos descriptivos que se establecen en la Metodologa.

b) Inventarios Documentales:

Los inventarios documentales son los instrumentos para el control, la gestin y la consulta de los expedientes que obran en cada uno de los archivos de las dependencias, en ellos se describirn los datos generales de los expedientes en el contexto del Cuadro.

El inventario de transferencia primaria se utiliza para transferir expedientes al Archivo Central; el inventario de transferencia secundaria se utiliza para transferir expedientes al Archivo Intermedio; el inventario de expedientes para conservacin permanente se utiliza para la transferencia final al Archivo Histrico; el inventario de expedientes para Baja Documental se utiliza para relacionar los expedientes dictaminados sin valor permanente y gestionar su destruccin.

En la Metodologa se establecen los campos descriptivos que contendrn dichos inventarios.

Todos los Archivos de Gestin o Activos debern elaborar el inventario general por expediente correspondiente a su unidad y el Archivo Central elaborar el inventario general de expedientes semiactivos global de la dependencia.

Artculo 25. De la valoracin documental.- Es una actividad intelectual que se basa en el conocimiento profundo de la dependencia, sus facultades; atribuciones. funciones y procedimientos de creacin de documentos, as como de los procesos de toma de decisiones respecto a los aspectos crticos, cruciales o relevantes' de la actuacin institucional. Por ello las decisiones que resulten respecto al destino final de la documentacin debern apoyarse y documentarse con el anlisis cuidadoso de la normatividad aplicable a la institucin y de toda informacin referida a la misma.

La valoracin documental se lleva a cabo durante el proceso de elaboracin de la Tabla y se ratifica o modifica al generar los inventarios de transferencia secundaria o de baja documental. Los criterios para realizar la valoracin documental se establecen en la Metodologa que acompaa a la presente Norma Tcnica.

Como resultado de la valoracin documental se elabora la Tabla, en la que se registran los valores documentales, los plazos de conservacin, las condiciones de acceso (clasificacin de reserva o confidencialidad), el destino final y la tcnica de seleccin documental para cada una de las series documentales del Cuadro.

Los plazos de conservacin que se establezcan en la Tabla contarn a partir de la conclusin o cierre del asunto de los expedientes, y en su caso de la fecha en que sean desclasificados los expedientes que hubieren sido reservados conforme a lo establecido en la Ley Orgnica de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica.

Todas las entidades de la APCID, estn obligadas a incorporar la Tabla como herramienta tcnica para la gestin, conservacin, transferencias primaria, secundaria y final, as como para la disposicin final de los expedientes.

Adems del procedimiento general establecido en la Metodologa, las dependencias podrn establecer los criterios especficos para la seleccin por muestreo de los expedientes que se consideren con valor permanente, de acuerdo a las caractersticas particulares de cada Institucin y a la tipologa documental que emana de sus funciones. Los criterios especficos que sean aprobados por la dependencia, debern remitirse para su conocimiento a la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP, y difundirse entre los archivos de Gestin o Activos, Central, Intermedio e Histrico.

Artculo 26. De las transferencias documentales.- Todos los documentos de archivo, integrados en expedientes, debern cumplir su ciclo vital mediante las transferencias, primaria, secundaria y final, en su caso, o la baja documental, de conformidad con las condiciones establecidas en la Tabla.

- Suplemento - - Registro Oficial N 445 -


Suplemento - Registro Oficial N" 445 - Mircoles 25 de febrero de 2015 ~ 13

El ciclo de vida de los expedientes se gestionar mediante las transferencias documentales de los mismos que cumplan su plazo de conservacin de acuerdo a lo establecido en la Tabla, para pasar del Archivo de Gestin o Activo al Archivo Central (transferencia primaria), del Archivo Central al Archivo Intermedio (transferencia secundaria), y del Archivo Intermedio al Archivo Nacional, en su caso, (transferencia final).

Toda transferencia documental deber realizarse mediante el inventario correspondiente y de conformidad con el procedimiento que se establece en la Metodologa.

En lo relativo a otros soportes documentales se atender a lo establecido en las guas y directrices elaboradas por la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP.

El destino final de los expedientes podr ser: transferencia final al Archivo Nacional o baja documental.

La baja documental consiste en la eliminacin controlada de aquellos expedientes que hayan prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables y que no contengan valores histricos.

Las bajas documentales sern aprobadas por la Comisin de Gestin Documental y Archivo y operadas por la Direccin a travs del Archivo Central, llevando a cabo una eliminacin legal, segura, apropiada e irreversible, y cuidar en todo momento la confidencialidad de los- datos. El procedimiento se detalla en la Metodologa de esta Norma Tcnica.

Artculo 27. De la preservacin de los archivos.- Las dependencias debern contar con la infraestructura fsica adecuada para la preservacin de los documentos de archivo conforme a lo que establezcan los estndares internacionales y las polticas que emita la SNAP.

Para la adecuada preservacin del acervo documental, todos los archivos de las dependencias debern contar con:

a) Plan de prevencin de riesgos

b) Programa regular de inspeccin y mantenimiento

c) Plan de contingencia

En los casos en que llegase a haber documentacin siniestrada por causas ajenas o imprevisibles,' como son los desastres naturales, deber procederse conforme a la metodologa establecida por la SNAP.

Artculo 28. De control de la gestin documental y archivo.- La SNAP llevar a cabo el seguimiento y control de la gestin documental y archivo de cada dependencia, con la finalidad de verificar que las unidades cumplan con las disposiciones de la presente Norma Tcnica.

En caso de que alguna unidad desaparezca, se extinga o cambie de adscripcin, los archivos correspondientes se transferirn ntegros mediante oficio e inventario al Archivo Central de la dependencia.

Los servidores pblicos de la dependencia obligados a elaborar acta de entrega - recepcin al separarse de su empleo, cargo o comisin, debern entregar a quienes los sustituyan los archivos que se encuentren bajo su resguardo, debidamente inventariados y registrados en el Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo.

Como parte del procedimiento de desvinculacin de los servidores pblicos, la Unidad de Talento Humano de la dependencia, deber solicitar al Archivo Central el Certificado de NO Adeudo de Expedientes, siendo este certificado una condicionante para finiquitar la desvinculacin.

CAPITULO IV

DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE ARCHIVO

Artculo 29. Caractersticas.- Los documentos electrnicos d archivo forman parte del Sistema Institucional y del Sistema Nacional. Su identificacin como documentos de archivo se basa en la misma metodologa tcnica que se aplica para los documentos impresos. Es decir, emanan del ejercicio de las funciones y atribuciones de la dependencia, son orgnicos, seriados, nicos y estables. Sus requisitos. de calidad, como los documentos en papel son: la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad. De igual forma, los documentos electrnicos de archivo tienen estructura, contenido y contexto, derivado de las atribuciones que les dan origen.

Artculo 30. Gestin.- La organizacin y gestin de los documentos electrnicos de archivo se llevar a cabo de conformidad con los procedimientos establecidos en la presente Norma Tcnica para los documentos de archivo en otros soportes.

Los tiempos de conservacin en los Archivos de Gestin o Activo, Central e Intermedio se contarn a partir del momento en que los documentos sean registrados como asunto concluido en el Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo y su destino final se determinar mediante la valoracin documental de conformidad con lo establecido en la presente Norma Tcnica y en la Tabla.

Al suspender la operacin de un sistema informtico, se verificar que los documentos electrnicos de archivo que contenga, as como su informacin, se hayan transferido al Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo que al efecto implemente la Secretara Nacional de la Administracin Pblica, se deber programar su transferencia a dicho sistema, de acuerdo a un plan coordinado con la Unidad de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin.

Artculo 31. Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo.- Las dependencias debern contar con el Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo que desarrolle la SNAP para administrar de manera integral los procesos de creacin, clasificacin, gestin, conservacin, consulta y disposicin nal de los documentos de archivo que conforman el Sistema Institucional.


14 Suplemento -- Registro Oficial N" 445 Mircoles 25 de febrero de 2015

El sistema que implemente la SNAP tendr las siguientes caractersticas:

I. Estar basado en estndares abiertos que faciliten la migracin y, actualizacin continua.

II. Estar vinculado electrnicamente con el sistema informtico! que se use para el registro de la correspondencia de entrada y salida y el control de gestin documental, a fin de simplificar los procesos de registro, evitar duplicidades y controlar la gestin "de los documentos de archivo desde su creacin y hasta su destino final.

III. Contar con las funcionalidades necesarias para garantizar la autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad a largo plazo de los documentos de archivo.

IV. Incluir procedimientos digitales para efectuar la trazabilidad y la auditora del contenido de los documentos electrnicos de archivo.

V. Ser flexible para adaptarse a las necesidades especficas de las dependencias.

Los sistemas informticos creados por o para la dependencia debern considerar su vinculacin con el Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo, a fin de que los documentos electrnicos d archivo que generen, inicien su registro archivstico desde el sistema de su creacin y sean enviados de manera automtica al Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo, en donde se iniciar formalmente su proceso archivstico dentro del ciclo vital del documento.

Artculo 32. Conservacin a largo plazo de los documentos electrnicos de archivo.- Cada dependencia elaborar un plan de accin coordinado entre los archivos, las unidades productoras, y la Unidad de Tecnologas de la Informacin y Comunicacin, teniendo como propsito el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

Artculo 33. De la digitalizacin y desmaterializacin de impresos.

Las entidades de la APCID debern contar con los siguientes requisitos, previo a la aprobacin de los proyectos de digitalizacin documental:

I. Cuadro aprobado por la Comisin de Gestin Documental y Archivo de cada dependencia.

II. Tabla aprobada por la Comisin de Gestin Documental y Archivo de cada dependencia.

III. La documentacin fsica organizada, clasificada, foliada, inventariada y expurgada parcialmente.

Una vez que se cuente con los requisitos mencionados, las dependencias debern enviar sus proyectos o trminos de referencia, que se refieran a la digitalizacin documental, a la Subsecretara de Gobierno Electrnico de la SNAP para que sean valorados conforme corresponda.

Cuando se trate proyectos de la desmaterializacin de impresos, se seguir el mismo procedimiento, pero adems los documentos debern contar con la certificacin electrnica que les otorgue la plena validez jurdica.

Este es el mecanismo por el cual se aprobar la contratacin de proyectos de digitalizacin y/o desmateriaiizacin de documentos, quedando expresamente prohibido realizar estas contrataciones sin cumplir con este procedimiento.

Artculo 34. , Del tratamiento de . los medios audiovisuales.- Los medios audiovisuales son los medios de comunicacin masiva que combinan imgenes y sonido, por lo que el receptor puede ver y escuchar el mensaje. Los mensajes creados como medio audiovisual pueden plasmarse en diversos soportes y formatos, tales como cintas, DVD, CD, entre otros.

Las dependencias y unidades que cuenten con medios audiovisuales debern aplicar la metodologa archivstica que asegure su localizacin, control y preservacin, manteniendo los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad.

Los acervos audiovisuales se registrarn en el Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo, el que contar con la posibilidad de registrarlos, localizarlos, conservarlos y reproducirlos, en la forma en que se encuentre su presentacin original.

Los documentos audiovisuales, que se generen como resultado de las atribuciones y responsabilidades de las dependencias y unidades se tratarn como documentos de archivo, por lo que se clasificarn conforme al Cuadro y seguirn su ciclo vital conforme a la Tabla. El procedimiento para su registro se establece en la Metodologa.

CAPTULO V

PADRN NACIONAL DE ARCHIVOS

Artculo 35. De la integracin del Padrn.- Es el receptorio electrnico en el que se registran e integran los datos generales de los archivos del pas, y tiene como propsito establecer un vnculo permanente entre la comunidad archivstica nacional y la SNAP como autoridad rectora en materia de archivos, procurando el rescate de archivos e impulsando la organizacin, conservacin y difusin del patrimonio documental de la Nacin.

La integracin del Padrn Nacional de Archivos tiene como objetivo conocer el patrimonio documental nacional, difundir los acervos de los archivos histricos del pas y apoyar a las dependencias archivsticas en sus procesos de organizacin, gestin, conservacin y consulta documental, adems de auspiciar el aprovechamiento de sus recursos documentales, as como el reconocimiento de las mejores prcticas archivsticas y el intercambio de informacin.

El Padrn se actualizar de manera continua, a travs de la solicitud y formato de registro que se incluirn en el portal de Internet de la Direccin Nacional de Archivo de la SNAP.


Suplemento Registro Oficial N 445 - Mircoles 25 d febrero de 2015 15

Artculo 36. Certificado de Registro.- La Direccin Nacional de Archivo de la Administracin Pblica otorgar un Certificado de Registro a cada archivo que ingrese su informacin al Padrn. Dicho Certificado avalar al archivo como miembro del Padrn Nacional de Archivos de las entidades de la APCID y le acreditar el cumplimiento de requisitos archivsticos en el nivel 1, 2, 3, 4 o 5 de acuerdo a los estndares internacionales en materia archivstica y a lo establecido por la presente Norma Tcnica.

Artculo 37. Indicadores de desempeo.- Las dependencias debern contar con indicadores de desempeo para medir el avance de ejecucin del Plan Institucional de Desarrollo de Gestin Documental y Archivo con base en los procesos establecidos en la presente Norma, para lo cual se considerar el siguiente esquema de medicin:

NIVEL 1 INICIAL. La dependencia desconoce la utilidad e importancia del Sistema de Gestin Documental y Archivo. Los documentos no cuentan con tratamiento archivstico pero si cuenta con procesos y procedimientos definidos.

NIVEL 2. INICIAL EN DESARROLLO. La alta direccin reconoce al Sistema de Gestin Documental y Archivo, pero aplican tcnicas archivsticas de forma parcial, aisladas, como resultado de las necesidades inmediatas producto de las experiencias individuales.

NIVEL 3. MEDIO. Todos los procesos y procedimientos desarrollados para normalizar el Sistema de Gestin Documental y Archivo, se encuentran documentados, formalizados y son aplicados a todos los niveles de la dependencia y cumplen con requisitos, metodolgicos, legales organizacionales, tcnicos archivsticos y culturales. (Este nivel se caracteriza porque ya cuentan con las herramientas de control y consulta documental).

NIVEL 4. GESTIONADO. Los procesos y procedimientos han sido estabilizados es posible medir la aplicacin de los procedimientos y tomar acciones cuando ste no opera. La responsabilidad es asumida a todos los niveles de la dependencia, (cuentan con inventarios documentales, gua de archivo, estadsticas de consulta y se realizan transferencias documentales conforme a destino final establecido).

NIVEL 5. SISTMICO. Los procesos del Sistema de Gestin Documental y Archivo se practican en el da a da. El responsable del rea es de la alta direccin. El conocimiento forma parte de la cultura organizacional buscando la excelencia. Las herramientas tecnolgicas se integran con otras aplicaciones y sistemas de informacin. Se utilizan herramientas tecnolgicas para gestionar documentos de manera ilimitada.

El diseo, construccin, monitoreo, actualizacin y evaluacin de los indicadores asociados a la Gestin Documental y Archivo de la Administracin Pblica se sujetar a lo establecido por la SNAP, as como por las disposiciones y normas vigentes que correspondan.

La Direccin Nacional de Archivo de la SNAP brindar la asistencia tcnica necesaria a los archivos de las dependencias, en cuanto a organizacin, gestin,

conservacin y consulta documental, as como para el registro en el Padrn Nacional de Archivos. De igual manera, promover la imparticin de cursos de capacitacin para el cumplimiento de. los estndares establecidos en la presente Norma Tcnica.

SECRETARA NACIONAL DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

DIRECCIN NACIONAL DE ARCHIVO

METODOLOGA NORMA TCNICA DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

Contenido

CAPTULO UNO DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO 1. Registro de entrada y salida de correspondencia y

control de la gestin documental 2. Identificacin de documentos de archivo 3. De la integracin y ordenacin de expedientes 4. Clasificacin archivstica por procesos 5. Descripcin documental 6. Valoracin Documental 7. Transferencias documentales 8. Preservacin de los Archivos

CAPTULO DOS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRNICOS DE ARCHIVO

9. Medios audiovisuales

CAPTULO TRES DE LA EXPEDICIN DE COPIAS CERTIFICADAS

10 Certificacin de copias

CAPTULO CUATRO PADRN NACIONAL DE ARCHIVOS

11 Integracin del Padrn Nacional de Archivos

METODOLOGA DE LA NORMA TCNICA DE GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

CAPTULO UNO

DE LOS PROCESOS RELATIVOS A LA GESTIN DOCUMENTAL Y ARCHIVO

1. Registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestin documental.

El Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo mediante el cual se lleve a cabo este proceso incluir las siguientes funcionalidades:

I. Creacin, envo, recepcin, registro, clasificacin y almacenamiento, en su caso, de la correspondencia de entrada y salida.

II. Bsqueda, recuperacin y presentacin de documentos.


16 -- Suplemento ~ Registro Oficial N 445 Mircoles 25 de febrero de 2015

II!. Acceso al sistema de usuarios internos y externos (ciudadanos) a las dependencias.

IV. Identificacin de documentos de archivo, expedientacin y clasificacin conforme al Cuadro.

V. Seguimiento y control de documentos impresos almacenados en archivos fsicos.

VI. Recepcin, captura e ingreso de documentos impresos.

VII. Firma electrnica personal de documentos.

VIH. Firma manuscrita de documentos impresos desde el sistema.

IX. Reportes estadsticos de documentos creados y enviados, tramitados, pendientes, archivados.

X. Creacin compartida de documentos.

XI. Administracin de dependencias, reas, carpetas virtuales, numeracin y formatos de documentos.

XII. Implementacin y uso del Cuadro.

XIII. Creacin de expedientes virtuales y su clasificacin.

XIV. Seguridad y auditora a travs de usuarios, perfiles y archivos de auditora.

1.1 Recepcin y despacho de documentos oficiales

El registro de entrada y salida de correspondencia y control de la gestin documental ser el canal para la recepcin y el despacho de los documentos oficiales que se dirijan a la dependencia o se enven hacia el exterior, cualquiera que sea su destino, garantizando seguridad, eficiencia y eficacia en el envo.

La numeracin de los documentos creados, sean internos o externos, ser consecutiva anual, conforme establece el Instructivo para Normar el Uso del Sistema de Gestin Documental Quipux;

No se considera como correspondencia oficial la folletera, peridicos, propaganda o publicidad, a excepcin de que sea anexo de alguna comunicacin administrativa oficial. Tales materiales sern remitidos a su destinatario sin ser registrados.

1.2 Recepcin de Documentos

El proceso de recepcin de documentos dirigidos a las unidades se aplicar el siguiente procedimiento:

a) Al recibir la documentacin debe cerciorarse de que sta sea efectivamente para la dependencia en alguna de sus unidades y que se encuentre ntegra y completa;

b) La correspondencia que tenga la leyenda de "PERSONAL", "CONFIDENCIAL" y "RESERVADO" no se abrir, sta se turnar al destinatario, salvo que exista alguna indicacin contraria;

c) La correspondencia recibida, se abrir para la

constatacin del contenido y su digitalizacin registro y entrega o reasignacin a las unidades correspondientes,

d) Para dar seguimiento administrativo a la gestin que da lugar todo documento ingresado a la dependencia, los documentos se inscribirn en el registro de correspondencia de entrada con los siguientes datos:

Remitente Cargo Dependencia Fecha Nm. de Oficio Fecha de Recepcin Asunto Reasignado a Descripcin de anexos Carcter del trmite Respuesta

e) Se identificar la correspondencia por unidad y, con base en la estructura y contenido de los documentos que recibe, establecer la prioridad para su envo a las unidades;

f) Se entregar la correspondencia a los destinatarios, quienes firmarn y sellarn de recibido. En caso de que la documentacin tenga anexos, stos debern relacionarse en el acuse;

g) Organizar y conservar por unidad los acuses de recibo.

h) Las comunicaciones "PERSONAL", "CONFIDENCIAL" y "RESERVADO", una vez abiertas por los destinatarios y determinado el contenido oficial, debern ser devueltas a la Direccin de Gestin Documental y Archivo para su registro.

1.3 Despacho de la Correspondencia

Para llevar a cabo el despacho de correspondencia, la Direccin de Gestin Documental y Archivo deber solicitar a las unidades que los documentos a despachar contengan:

a) Remitente,

b) Destinatario: nombre y cargo,

c) Direccin completa; calle, nmero, cantn, cdigo postal, y los datos que sean necesarios.

d) Tipo de servicio que se solicita, acuse de recibo, local, nacional, internacional, u otro.

e) Lo cual deber entregarse en original y copia para el acuse.

Los datos que debern consignarse en el registro de correspondencia de salida son:


Suplemento - Registro Oficial N" 445 - Mircoles 25 de febrero de 2015 17

a) El nmero identificador (folio consecutivo de egreso, el cual deber reiniciarse anualmente);

b) El asunto (Asunto breve descripcin del contenido del documento);

c) Fecha y hora de salida;

d) Nombre y cargo del remitente y receptor del documento; y

e) Destino.

La Direccin de Gestin Documental y Archivo despachar la correspondencia por medio de mensajera y/u otro medio. De ser el caso, enlazar con la prestadora de servicios que haya contratado, los servicios de envo de mensajera y paquetera. En el caso de entrega de correspondencia a travs de empresas intermediarias de encomiendas nacionales o internacionales, se utilizar el mismo registro, indicando los datos de: transporte utilizado y nombre de la empresa, fecha y nmero de gua de envi.

1.4 Control de la gestin

Cuando exista respuesta oficial, la copia de la comunicacin o respuesta que se reciba ser archivada en orden numrico o cronolgico en el nombre de la unidad.

En el caso de los trmites que no requieran de contestacin, la autoridad ordenar el archivo con su firma y fecha en el casillero del formato.

Quin tenga asignada esta responsabilidad, elaborar un reporte de trmites pendientes de respuesta, y lo remitir a la autoridad para las acciones que correspondan al caso.

1.5 Elaboracin de documentos con firma electrnica

El objetivo principal de este mecanismo es la eliminacin de documentos fsicos optimizando cualquier gestin o trmite que se pretenda realizar, as como tambin fomentar el uso e implementacin de las nuevas tecnologas y promover su uso en el pas como una herramienta vlida para suscribir los documentos.

Los documentos con firma electrnica, sin anexos, generados por el Sistema Informtico Integral de Gestin Documental y Archivo, se remiten directamente por este medio al destinatario, quien deber contar asi mismo con el sistema. En caso contrario debern ser impresas y firmadas por el remitente para la entrega.

La elaboracin de documentos, en general, seguir las pautas que marca la Norma Tcnica Ecuatoriana NTE INEN 2410:2011, relativa a Documentacin. Elaboracin de oficios, oficios circulares, memorandos, memorandos circulares y circulares. Requisitos.

2. IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

2.1 Caractersticas de los documentos de archivo

El documento de archivo es aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurdico, fiscal, contable y tcnico, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias. Estos documentos pueden ser: reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, memorandos, estadsticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores pblicos, sin importar su fuente o fecha de elaboracin. Los .documentos podrn estar' en cualquier soporte, sea impreso, sonoro, visual, digital, o cualquier otra tecnologa que sea reproducible por medios de acceso pblico.

Los documentos de archivo se expedientan, registran, valoran, transfieren y cumplen su destino final.

2.2 Caractersticas de los documentos que no son de archivo

Los documentos que no se consideran de archivo, se dividen en dos categoras: a) Los documentos de comprobacin administrativa inmediata y b) Los documentos de apoyo informativo. Ambos tipos de documentos no estn sujetos al proceso archivstico, ni estn considerados en la Tabla, por lo qu cada unidad decidir la forma y el tiempo para su eliminacin, sin que el periodo de uso y guarda rebase un ao.

2.2.1 Documentos de comprobacin administrativa inmediata

Son comprobantes de la realizacin de un acto administrativo inmediato, por ejemplo: vales de fotocopias, registros de visitantes, listados de envos, facturas de correspondencia, controles de correspondencia de entrada y salida, vales de papelera, tarjetas de asistencia, entre otros. Si bien son documentos creados o recibidos en el curso de trmites administrativos ejecutivos, no son documentos estructurados con relacin a un asunto, por lo que no siguen el ciclo vital y su baja debe darse de manera inmediata al trmino de su utilidad. Su vigencia administrativa es inmediata o de no ms de

2.2.2 Documentos de apoyo informativo

Es la documentacin que se genera o conserva en la oficina y que se constituye por ejemplares de origen y caractersticas diversas, cuya utilidad reside en la informacin que contiene para apoyar las tareas administrativas, tales como impresiones de documentos localizados en internet, libros y revistas, directorios, fotocopias de manuales de equipos adquiridos por la dependencia, entre otros. Los documentos de apoyo informativo no reciben



tratamiento archivstico .ni siguen el ciclo vital, se conservan en la oficina hasta el trmino de su utilidad, que puede ser de 6 meses a un ao, al concluir su periodo debern desecharse o, si se trata de publicaciones con valor de actualidad, solicitar su ingreso a la biblioteca

3. DE LA INTEGRACIN Y ORDENACIN DE EXPEDIENTES

3.1 Procedimiento general

La apertura e integracin de expedientes se sujetar al siguiente procedimiento:

[, Las reas productoras abrirn un expediente para cada asunto que surja en el marco de sus actividades institucionales normadas, por ejemplo: un expediente para cada persona, para cada obra, para cada sesin de rgano colegiado, para cada peticin de traslado acadmico, para cada convocatoria de oposiciones.

II. Los expedientes se integran por asunto y no por temas.

II. Se evitar la desmembracin de los expedientes y la dispersin de los documentos que lo integran creando falsos expedientes. Se integrar cada documento de archivo a su expediente desde el momento de su produccin o recepcin

IV. Se evitar la duplicidad de expedientes, revisando como primer paso la existencia o no de un expediente abierto sobre el mismo asunto.

V. Para expedientar se utilizarn flderes de cartulina. No se utilizarn broches ni argollas metlicas, se priorizar la conformacin de legajos.

3.2 Integracin y ordenacin

I. Los documentos de archivo se integran al expediente de manera secuencial conforme se generen o se reciban.

II. La ordenacin de los documentos dentro del expediente ser cronolgica, de forma que el primer documento ser el ms antiguo y el ltimo e! ms reciente.

III. Los anexos que son parte del asunto tambin constituyen el .expediente, como por ejemplo: fotografas, carteles, videos, discos, memorias, entre otros.

IV. Los anexos que acompaan al documento de archivo se ordenan enseguida del documento principal, aun cuando la fecha del anexo sea diferente. Ejemplo: solicitud de una vacante (documento principal) a la que se acompaan documentos de currculo, notas de mrito, certificaciones, u otra documentacin que acompae al documento principal.

V. No se deben incluir documentos electrnicos impresos en el expediente.

VI. Los expedientes pueden estar conformados por uno o ms legajos, dependiendo de la cantidad de documentos integrados en el mismo. Deber indicarse el nmero de legajos que le corresponda a cada uno de stos (ejemplo 1/3, 2/3,3/3).

VIL Los expedientes se ordenarn dentro de los archiveros por el ttulo de la serie documental y nmero de expediente.

VIII. Los expedientes se conservarn preferentemente de forma horizontal en gavetas. Si su volumen lo requiere se podrn colocar de manera vertical en estantes metlicos.

IX. Cada gaveta o entrepao de estante deber tener una etiqueta identificadora al frente, con el nmero de gaveta o entrepao.

X. En el caso de documentos en cinta, disco compacto o DVD, fotografas, pelcula y negativos, para garantizar el acceso, uso y adecuada preservacin de la informacin se archivaran en cajas de polipropileno calidad archivo.

3.3 Cierre, expurgo y foliacin del expediente

El expediente se cerrar cuando concluya el trmite o asunto y se proceder a su expurgo y foliacin. A partir de este momento regirn los plazos de conservacin establecidos en la Tabla.

3.4 Expurgo

Para realizar el expurgo, se identificar y retirar toda aquella documentacin repetida, borradores, versiones preliminares, ejemplares mltiples de un mismo documento, copias fotostticas de documentos existentes en original, hojas de recados telefnicos, mensajes y notas en tarjetas y hojas auto adheribles, entre otros elementos; por lo que nicamente debern archivarse versiones finales de los documentos, en su caso se podr conservar copia cuando no se tenga el original y el documento sea parte del asunto del expediente de archivo.

Asimismo, para la adecuada conservacin de los expedientes, se debern retirar todos los elementos que puedan ser perjudiciales para la conservacin del papel, tales como: grapas, clips, broches, o cualquier otro que ponga en riesgo la integridad del documento.

3.5 Foliacin

Una vez efectuado el expurgo y retiro de los elementos perjudiciales, se proceder a foliar cada una de las fojas tiles que conforman el expediente de acuerdo al orden de los documentos de archivo.

Registro Oficial 445

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