Refworks Guia d’ús

Biblioteca Enric Bricall Maig 2011

2

Sumari

1. Què és Refworks? ............................................................................................................... 3

2. Familiaritzar-se amb Refworks .......................................................................................... 3

3. Com accedir a Refworks? .................................................................................................. 2

3.1 Registrar-se com a usuari (la primera vegada).............................................................. 2

3.2 Accedir com a usuari registrat....................................................................................... 3

4. Importar registres ................................................................................................................ 3

4.1 Importació directa ......................................................................................................... 3

4.2 Importació indirecta ...................................................................................................... 6

4.3 Llocs web (RefGrab-it) ................................................................................................... 8

4.4 Des d’una font RSS ........................................................................................................ 9

5. Crear i editar registres ...................................................................................................... 10

5.1 Afegir registres manualment ....................................................................................... 10

5.2 Editar registres ............................................................................................................ 11

5.3 Adjuntar documents.................................................................................................... 11

5.4 Editor Global ................................................................................................................ 12

5.5 Detectar duplicats ....................................................................................................... 12

6. Organitzar la base de dades ............................................................................................. 13

6.1 Crear carpetes ............................................................................................................. 13

6.2 Mi Lista ........................................................................................................................ 13

7. Buscar en la pròpia base de dades ................................................................................. 14

8. Utilitzar els índexs ............................................................................................................. 15

9. Buscar en un catàleg de biblioteca ................................................................................. 15

10. Generar una bibliografia ................................................................................................... 16

11. Generar citacions i bibliografies a documents Word (Write-n-cite) ............................ 18

12. Compartir la base de dades i publicar al web (RefShare) ............................................. 18

13. Fer còpies de seguretat i restaurar el compte ............................................................... 20

14. Més informació .................................................................................................................. 20

3

1. Què és Refworks? RefWorks és un gestor de referències bibliogràfiques en entorn web que permet crear

una base de dades personal de referències importades de bases de dades o afegides

manualment, organitzar-les en carpetes, generar automàticament bibliografies en

diversos formats, exportar referències a documents de text i compartir-les amb altres

investigadors a través d’Internet.

2. Familiaritzar-se amb Refworks

1. Canvi d’idioma 2. Configuració de dades de l’usuari 3. Opcions de personalització 4. Afegir un registre a una carpeta 5. Editor Global 6. Registre 7. Visualitzador de cites bibliogràfiques 8. Edició de registre

9. Afegir a Mi Lista 10. Mostrar comentaris del registre 11. Visualitzar el registre complet 12. Mostrar en quina carpeta es troba 13. Mostrar els documents adjunts 14. Formació en línia gratuïta 15. Cercar a la pròpia base de dades i als documents adjunts

1

2 3

4 5

6

7

8

9

14

10 11

12

13

15

2

3. Com accedir a Refworks? Tota la comunitat universitària d’Elisava té accés a RefWorks. Per accedir-hi cal seguir

els següents passos:

3.1 Registrar-se com a usuari (la primera vegada)

El registre com a usuari s’ha de fer des de la biblioteca.

Connecteu-vos a RefWorks (http://www.refworks.com/refworks) des d’un ordinador

de la biblioteca d’Elisava.

Cliqueu sobre Regístrese para una cuenta individual i ompliu totes les dades per

donar-vos d’alta.

Després de donar-vos d’alta rebreu un missatge de correu electrònic amb el vostre

codi de grup, el vostre nom d’usuari i la vostra contrasenya. El codi de grup serveix

per poder accedir a RefWorks des d’un ordinador extern a Elisava.

3

3.2 Accedir com a usuari registrat

Des d’un ordinador de la biblioteca d’Elisava:

Connecteu-vos a RefWorks (http://www.refworks.com/refworks).

Introduïu el nom d’usuari i la contrasenya i cliqueu sobre Acceder.

Des d’un ordinador extern a la biblioteca d’Elisava:

Connecteu-vos a RefWorks (http://www.refworks.com/refworks).

A la pestanya Acceso remoto introduïu el codi de grup i cliqueu sobre Acceder.

Introduïu el nom d’usuari i la contrasenya i cliqueu sobre Acceder.

4. Importar registres Hi ha diferents maneres d’afegir registres a la vostra base de dades: automàticament

amb l’opció “Exportar a Refworks” d’algunes bases de dades, des d’un arxiu de text

generat des d'una base de dades, podeu importar pàgines web amb l'eina RefGrab-It o

fer-ho des de fonts RSS.

4.1 Importació directa Moltes bases de dades o catàlegs en línia contemplen l’opció d’exportar registres a

RefWorks automàticament. Amb aquesta opció els registres s’exporten d’un en un.

Des del Catàleg Col·lectiu de les Universitats de Catalunya (CCUC) trobareu l’opció

a la part inferior dreta de cada registre. Si no funciona podeu fer una importació

indirecta (vegeu l’apartat 3.2.).

4

Des de la base de dades Design and Applied Arts Index (DAAI) consultable des de

la biblioteca, heu de seleccionar els registres i marcar l’opció Guardar, Imprimir, Enviar

por correo electrónico. A la següent pantalla, a la part inferior, trobareu l’opció

d’exportar a RefWorks.

5

Moltes bases de dades o catàlegs a través d’Internet tenen l’opció d’exportar a

RefWorks. Des d’OAIster, un repositori de ciència oberta a nivell internacional, hi ha

una opció d’exportar a RefWorks des de cada registre, a la part superior.

6

Des de Google Scholar, el cercador especialitzat en publicacions acadèmiques de

Google, s’ha de configurar el compte perquè aparegui l’opció d’exportació a Refworks.

Cal seguir els següents passos:

Des de la pàgina inicial de Google Scholar, feu clic a l'enllaç Scholar Preferences (a

la dreta del botó Search).

Baixeu per la pantalla fins l'apartat Bibliography Manager.

Seleccioneu Show links to Import citations into i després RefWorks.

Feu clic a Save Preferences.

Realitzeu la vostra cerca, sota cada resultat veureu un enllaç Import into RefWorks.

Feu clic a Import into RefWorks dels resultats que vulgueu guardar. Google no

contempla l’opció de seleccionar més d’un registre alhora. L’exportació dels

registres, per tant, s’ha de fer d’un en un.

4.2 Importació indirecta RefWorks contempla l’opció d’importar diversos registres alhora a través de fitxers de

text. Si voleu exportar més d’un registre del Catàleg Col·lectiu de les Universitats de

Catalunya cal seguir els següents passos:

Cercar, seleccionar i guardar els registres

Veure selecció

Format del llistat: EndNote/Refworks

Enviar llistat a: Disc local

Polsar el botó Enviar

Seleccionar Obrir amb o Guardar arxiu

Anar a Refworks

Referencias / Importar

Filtro de Importación/Fuente de Datos: Innovative Interfaces (EndNote / Refworks

Format)

Base de datos: EndNote / Refworks Format

Codificar: UTF-8

Seleccionar l’arxiu de text / Importar

7

8

4.3 Llocs web (RefGrab-it) RefGrab-It s’utilitza per capturar la informació de llocs web. Aquesta opció permet

importar en un registre les dades de la globalitat d’un web. Per a parts de webs, com

notícies o entrades en un blog, consulteu l’apartat 3.4.

Per fer servir RefGrab-It és necessari instal·lar el plugin al navegador que fem servir.

Des de RefWorks, cal anar a Herramientas / RefGrab-It i seguir els passos que indica

en funció del navegador. Recomanem instal·lar la tercera opció, el RefGrab-It

Bookmarklet, ja que és compatible amb Internet Explorer i Firefox. Un cop instal·lat,

seleccioneu un lloc web, premeu el botó RefGrab-It, apreteu a Seleccionar el recurso i

Importar a Refworks.

9

4.4 Des d’una font RSS Una font RSS permet accedir a la informació de llocs web que actualitzen els seus

continguts de manera periòdica i amb molta freqüència sense haver d’accedir al lloc en

qüestió (més informació sobre RSS). Amb aquesta opció podrem importar a la nostra

base de dades, per exemple, les diferents entrades d’un blog o les notícies del web

d’un diari. La diferència amb l’opció que ofereix RefGrab-It és que aquest darrer

captura la totalitat d’un web i amb una font RSS només capturem una part. Per

importar registres des d’un font RSS cal que:

Aneu al web que us interessi. Cal que busqueu i premeu sobre la icona i copieu

la URL que aparegui al navegador

A Refworks, aneu a Buscar / Fuentes RSS

Enganxeu la URL prèviament copiada en el quadre de text URL de la Fuente RSS

Feu clic a Agregar Fuente RSS

El sistema us preguntarà si voleu recuperar la font RSS. Feu clic a OK

S’obrirà una nova finestra amb els resultats d’aquesta font

Seleccioneu allò que considereu interessant i premeu el botó Importar per afegir les

dades al vostre compte. Els resultats apareixeran a la carpeta Última Importación

Sempre que vulgueu tornar a consultar una font RSS ja introduïda, haureu d’anar a

Buscar / Fuentes RSS i prémer sobre la font que us interessi.

10

5. Crear i editar registres

5.1 Afegir registres manualment Per afegir manualment un nou registre a la base de dades cal que:

Aneu a Nueva referencia.

A l’opció Añadir a la carpeta escolliu la carpeta on voleu que es guardi la referència.

Si no n’escolliu cap, s’incorporarà a la carpeta Última importación.

Al camp Tipo de referencia escolliu el tipus de document al qual correspon la

referència que heu d’introduir. En funció del tipus de document escollit, els camps a

omplir seran diferents.

Introduïu les dades de la resta de camps.

Cliqueu sobre Guardar per finalitzar.

11

5.2 Editar registres Per a editar qualsevol camp en un registre o conjunt de registres cal prémer sobre la

icona Editar i anar al camp que es vol modificar, escriure la modificació i guardar.

Els descriptors són paraules clau que defineixen el contingut d'un document i

permeten localitzar-lo en un arxiu manual o informatitzat. Si voleu afegir més d’un

descriptor als registres cal separar-los per punt i coma (;). Per exemple:

"descriptor1;descriptor2".

Els autors, descriptors i títols de revista es guarden en uns índexs, de manera que

quan modifiquem el nom d’un autor a l’índex, es modifiquen tots els registres que

contenen aquell autor. Per editar un autor, descriptor o títol de revista cal que:

Aneu a Buscar › Por Autor / Por Descriptor / Por Publicación Periódica, en funció del

que vulgueu modificar.

Localitzeu el terme que voleu modificar i seleccioneu Editar per modificar, o Eliminar

per esborrar el terme dins els registres.

Escriviu el nou terme que voleu guardar i polseu Guardar.

La modificació es farà automàticament a tots els registres que inclouen l'autor,

descriptor o títol de revista que heu editat.

5.3 Adjuntar documents RefWorks permet adjuntar un o diversos arxius a un registre per accedir directament al

text complet. Els arxius queden guardats al servidor de Refworks. La capacitat màxima

dels arxius per a cada registre és de 20 Mb i els formats poden ser: PDF, Word, txt,

JPG, GIF, etc. Cada usuari d’Elisava disposa de 5Gb per guardar documents. Per fer-

ho cal que:

Seleccioneu un registre de la vostra base de dades i polseu Editar.

En el camp Adjuntos polseu damunt Examinar.

Seleccioneu l'arxiu que voleu adjuntar i polseu Abrir.

Premeu Agregar adjunto.

12

Si la base de dades des de la qual heu extret les referències ofereix el text complet,

també podeu exportar l’enllaç com un camp més de la referència i, polsant des de

RefWorks sobre aquest enllaç, accedireu al document original.

5.4 Editor Global També existeix l’opció d’editar més d’un registre alhora amb el botó de l’Editor Global

. L’Editor Global permet fer les següents accions a un conjunt de registres

seleccionats, a tots els registres de la base de dades o a la selecció feta a Mi Lista:

Afegir informació a un camp

Moure informació d’un camp a un altre

Esborrar camps

Substituir les dades d’un camp per unes altres

5.5 Detectar duplicats També es poden detectar registres duplicats. Cal que aneu a Ver / Duplicados.

RefWorks detectarà aquells registres amb la mateixa informació als camps Autor,

Título i Año de Publicación i els presentarà en una llista de resultats. Els registres

duplicats apareixeran marcats per a la seva eliminació i només cal polsar a Borrar.

13

6. Organitzar la base de dades Quan us registreu a RefWorks amb un nom d'usuari i una contrasenya esteu creant

una base de dades. Podeu organitzar la vostra base de dades en diferents carpetes.

No hi ha límit de carpetes ni de registres i els registres poden arxivar-se en més d’una

carpeta. A la visualització de cada registre es pot veure en quina carpeta o carpetes es

troba. Si esborrem una carpeta no esborrem els registres.

6.1 Crear carpetes Per a crear carpetes cal que:

Seleccioneu Nueva Carpeta

Entreu el nom de la nova carpeta i confirmeu amb OK.

Per a gestionar carpetes cal que:

Aneu a Carpetas

Podreu reanomenar, esborrar i desocupar les carpetes

6.2 Mi Lista Mi Lista és una carpeta temporal on es poden guardar referències que desapareixeran

de la carpeta un cop tancada la sessió i tornen al seu lloc o a la carpeta original del

vostre compte de RefWorks. Serveix per fer seleccions temporals de referències que

es troben ubicades en diferents carpetes i que us pot interessar agrupar en un moment

donat. Per crear una llista temporal cal que:

Seleccioneu els registres que us interessin

Premeu Agregar a Mi Lista

Per accedir-hi trobareu un accés ràpid al menú de la dreta de la pantalla

14

7. Buscar en la pròpia base de dades Existeixen dues maneres de buscar dins el contingut dels registres de la pròpia base

de dades: simple i avançada.

Per fer una cerca simple cal posar la paraula o paraules clau al requadre que trobareu

a la part superior dreta de la pantalla. Clicant damunt la icona fem que la cerca es

faci també al contingut dels documents adjunts.

Si voleu fer una cerca filtrant per camps específics dels registres, heu de fer una cerca

avançada. Per fer-la cal que:

Aneu a Buscar › Búsqueda avanzada

Indiqueu el camp on buscar i afegiu les paraules clau

La icona permet afegir més camps de cerca

15

8. Utilitzar els índexs Els índexs us poden servir per recuperar registres amb el mateix autor, descriptor o

títol de la publicació periòdica on apareixen.

Aneu a Buscar › Por Autor / Por Descriptor / Por Publicación Periódica, en funció del

que us interessi.

Navegueu entre els termes que us apareixen i obtindreu llistes de registres agrupats

per autor, descriptor o títol de publicació.

9. Buscar en un catàleg de biblioteca RefWorks permet fer cerques a bases de dades i catàlegs de biblioteques nacionals,

especialitzades i universitàries de tot el món. Per fer-ho cal que:

16

Aneu a Buscar / Catálogo o Base de datos en línea.

Seleccioneu un catàleg de biblioteca del llistat desplegable.

Introduïu els termes de cerca / Buscar.

Podeu importar tots els resultats seleccionant l’opció Todo en la lista, importar

només els registres seleccionats amb l’opció Seleccionado (per defecte) i es pot

escollir importar-los a una carpeta concreta.

10. Generar una bibliografia Per a generar una bibliografia de totes les referències de la base de dades, d’una

selecció o d’una carpeta cal que:

Obriu RefWorks i polseu el menú Crear bibliografía.

Seleccioneu un format de sortida o estil de citació des de Formato bibliográfico. No

importa el format que escolliu però sí que en un mateix document sempre feu servir

el mateix. Si no sabeu quin triar, us recomanem el ISO 690:2010(E) (First Element-

Date), el ISO 690:2010(E) (Numeric Method), el MLA 7th Edition o el APA 6th.

Des de l’opció Gestor de los Formatos Bibliográficos podeu afegir o treure formats

del llistat.

Seleccioneu l'opció Formatear Bibliografía de la Lista de referencias.

Polseu Tipo de archivo per triar el format de sortida que vulgueu (HTML, Word, rtf,

etc.).

Escolliu els registres a incloure (tots, selecció, carpeta/es)

Polseu Crear bibliografía.

17

L’opció Visualizar formatos bibliográficos us permetrà veure al moment un exemple de

cada format per a diferents tipus de documents i per a diferents opcions de citació

(bibliografia, cita dins el text o nota al peu).

18

11. Generar citacions i bibliografies a

documents Word (Write-n-cite)

Per generar citacions i bibliografies a documents Word cal fer servir l’aplicació Write-n-

Cite. Per descarregar i instal·lar l’aplicació heu d’anar a Herramientas / Write-n-Cite i

seguir els passos en funció del sistema operatiu. Un cop instal·lat cal que:

Premeu l’accés directe a Write-n-cite de l’escriptori o a la barra d’eines de Word.

Inicieu sessió al compte de RefWorks.

Al document Word, posar el cursor del ratolí on vulgueu afegir la cita.

Tornar al llistat de Write-n-Cite i fer clic a Citar al costat del registre que vulgueu

citar.

Es crearà el que anomenem una “cita temporal” encara sense format.

Repetiu aquest procés en els diferents llocs on vulgueu inserir cites.

Guardeu el document.

Torneu a la finestra de Write-n-Cite, cliqueu sobre Bibliografía i escolliu un format

bibliogràfic.

Premeu sobre Crear bibliografía.

Automàticament s’actualitzarà el document amb la bibliografia i les cites definitives

generades en el format desitjat.

Write-n-Cite és una versió reduïda de RefWorks. Des de l’aplicació també podreu fer

cerques per trobar els registres que necessiteu, editar manualment les cites (eliminar

autors, afegir pàgines concretes, ocultar una cita i afegir la referència bibliogràfica

només al llistat final del document) i també podreu treballar amb la seva versió offline.

12. Compartir la base de dades i publicar al

web (RefShare)

RefShare és un mòdul de RefWorks que permet publicar automàticament al web les

vostres referències bibliogràfiques, tant una base de dades completa com les carpetes

que escolliu. Es poden determinar els drets d’accés dels usuaris que consultin les

vostres referències: visualitzar, exportar, imprimir, crear llistes de referències i

personalitzar el format de sortida, però mai estaran autoritzats a editar o modificar

referències. Les modificacions que feu a la base de dades o carpeta que heu publicat

s’actualitzaran automàticament a RefShare. Qualsevol persona a qui comuniqueu la

URL on heu publicat les vostres referències, pot accedir-hi.

19

Per a publicar les vostres referències cal que:

Aneu a la pestanya Compartir.

Podeu escollir publicar tota la base de dades o només una carpeta determinada.

Per fer-ho, heu de clicar sobre la icona .

Apareix la pantalla Opciones de carpeta compartida:

Trobareu la URL on heu publicat la vostra base de dades o carpeta.

Podeu determinar els usos que permeteu de les vostres referències.

Podeu afegir un títol i informació.

Podeu consultar les estadístiques de consulta.

Si voleu fer l'enllaç a una referència concreta, cal afegir a la URL de la carpeta o

base de dades compartida, la terminació &rn=XX, on XX és l'identificador ID de la

referència.

Si voleu treure d’Internet les referències publicades, cal que torneu a la pantalla

Compartir i cliqueu sobre la icona No compartir .

20

13. Fer còpies de seguretat i restaurar el

compte

Aneu a Herramientas / Copias de seguridad y restaurar.

Per defecte, totes les opcions de còpia de seguretat estan seleccionades. Feu clic

al botó Hacer copia de seguridad.

Podeu guardar un fitxer .rwb o .zip.

Per a restaurar la còpia aneu a Herramientas / Copias de seguridad y restaurar /

Restaurar.

Navegueu fins a trobar el fitxer .rwb o .zip.

Marqueu totes les opcions disponibles.

Feu clic a Restaurar copia de seguridad.

14. Més informació RefWorks publica el seu propi material d’aprenentatge: guies, tutorials, quaderns

d’exercicis, vídeos, etc., que trobareu al següent enllaç: http://www.refworks-

cos.com/refworks/international/es/.

Cada dos mesos organitzen uns seminaris de formació en línia gratuïts (webinars).

Podeu consultar la programació i els vídeos de les sessions anteriors en el següent

enllaç:

https://refworks.webex.com/mw0306lc/mywebex/default.do?nomenu=true&&service=6

&main_url=https%3A%2F%2Frefworks.webex.com%2Fec0605lc%2Feventcenter%2Fp

rogram%2FprogramDetail.do%3FtheAction%3Ddetail%26siteurl%3Drefworks%26cPro

gViewID%3D8&siteurl=refworks-sp

Altres biblioteques universitàries han publicat guies i manuals d’ús de RefWorks.

Podeu consultar-les per ampliar informació sobre aquest gestor de referències

bibliogràfiques:

Universitat de Barcelona. UB CRAI: Com gestionar la pròpia bibliografia : RefWorks

[en línia]. [Consulta 16/3/2011]. Disponible a: http://www.bib.ub.edu/ajuda/com-

gestionar-bibliografia/

Universitat Politècnica de Catalunya. Guia d'ús de RefWorks | Bibliotècnica [en

línia]. [Consulta 16/3/2011]. Disponible a:

http://bibliotecnica.upc.edu/content/refworks-guia

Universitat Pompeu Fabra. RefWorks: gestor de bibliografies. Guia d'ús - Biblioteca

i TIC. Centre de Recursos per a l'Aprenentatge i la Investigació [en línia]. [Consulta

16/3/2011]. Disponible a: http://www.upf.edu/bibtic/serveis/refworks/