COMUNICACIÓN ESCRITA: REDACCIÓN DE CARTAS DE SOLICITUD, EXCUSA, QUEJA, RECLAMACIÓN Y EXPOSICIÓN DE HECHOS.

A lo largo de los años en el ámbito académico hay siempre la necesidad de comunicarse con los docentes, administrativos o cualquier otra persona concerniente con la Entidad Educativa. Algunas veces la comunicación se produce en una ambiente informal, como llamadas telefónicas, correos electrónicos. Otras formas de comunicación son más formales y es necesario que sean por escrito, por ejemplo las cartas, quejas, solicitudes, peticiones, entre otras, las cuales proporcionan un archivo de ideas, preocupaciones y sugerencias.

En la vida cotidiana, a veces hasta sin darnos cuenta, utilizamos documentos o textos que quizás ni su nombre sabemos, y desconocemos cómo y cuándo utilizarlos.

Debemos aprender a dar uso a algunos de ellos que nos servirán de mucho en la vida, ya que tienen suma importancia en diferentes ocasiones, situaciones y lugares.

Poner sus pensamientos sobre el papel le da la oportunidad de tomar el tiempo que necesita en cosas como declarar sus preocupaciones, meditar acerca de lo que usted ha escrito, hacer cambios o hacer que alguien más lea su mensaje y haga sugerencias.

Este tipo de escritos, le dan la oportunidad de repasar lo que ha sido sugerido o hablado con anterioridad. Escribir sus pensamientos e ideas le puede evitar muchas confusiones y malentendidos. Sin embargo, escribir este tipo de documentos tiene su técnica. Cada documento que usted escribe será diferente según la situación, la persona a quien le escribe y las cuestiones que trata.

Cuando nos plantamos frente a la hoja en blanco y nos disponemos a escribir, debemos cumplir unos mínimos en cuanto a calidad. No podemos arriesgarnos a escribir de manera incorrecta, con faltas de ortografía, o con un lenguaje mal expresado. Tenemos que tener en cuenta que no se trata de una comunicación directa como la que puede haber entre dos personas al teléfono o cara a cara. Un documento escrito después de ser enviado, no desaparece, va a permanecer y por ello no se puede rectificar tan fácilmente como una conversación. El orden en el que redactamos se vuelve algo fundamental para la correcta lectura posterior de la persona que la recibe. No podemos redactar de manera espontánea, según nos vengan las palabras a la mente. Será necesario, y así lo recomendamos, que se

haga un borrador previo, que se lea varias antes de enviarse, y que se cuida su estructura.

COMO REDACTAR UNA CARTA A UNA UNIVERSIDAD

No es conveniente que a las personas que acuden a la universidad se les enseñe de lo que el profesor no esté absolutamente seguro, porque es muchísimo mejor que ignoren mil verdades a meter en su corazón una sola mentira. Y con esta frase tan hermosa de Ruskin, queremos hablar sobre las cartas de universidad. Por otra parte, otra frase célebre de Saavedra nos indica que la universidad mejora a los buenos y hace buenos a los malos. Y Jovellanos aseguraba que la universidad es un noble empeño que tiene por objeto ilustrar a los hombres para hacerlos mejores y más felices. Así que pensando en la educación de las nuevas generaciones, encontramos bastante útil mostrar algún modelo de carta que empleamos en la universidad.

CORRESPONDENCIA FORMAL

1. La carta formal

Las cartas formales no son como las cartas coloquiales, que se envían entre amigos o parientes para saludarse o contarse cosas.

Una carta pasa a ser formal cuando se escribe a una persona ajena, a una autoridad, o a un medio de comunicación, por ejemplo, o bien, cuando el tema que se trata requiere formalidad.

Por ejemplo, aunque un señor sea amigo de su jefe, y se lleven muy bien, si el señor va a renunciar a su trabajo, debe comunicárselo a su jefe por medio de una carta formal.

Las cartas formales son consideradas textos informativos, porque la entrega de información es lo que las justifica: se escribe una carta formal para ello. Sin embargo, también pueden expresar opiniones o sentimientos, sin que premie en ellas la zalamería o el mal gusto.

A continuación te presentamos la estructura de una carta formal, con las distintas partes que esta posee.

Partes de una carta formal

1. Lugar de origen y fecha de elaboración. Es lo primero que se escribe, y puede ir en el margen derecho o en el izquierdo.

2. Destinatario. Es importante que los datos del destinatario se dirijan en forma personalizada, es decir, a un funcionario específico. Si no es posible obtener el nombre, se envía a la dependencia u oficina responsable.

3. Asunto: Especifica el tema a tratar. Debe ser breve y conciso.

4. Saludo: Debemos saludar al destinatario de manera cortés, pero manteniendo siempre el lenguaje formal.

5. Texto: es el "desarrollo" de la carta; un número indeterminado de párrafos en los que se expone aquello que motiva la escritura. Normalmente una carta formal no debe ser muy extensa, pero es conveniente que entregue toda la información necesaria y que esté bien redactada. En este sentido, no hay que caer en el error de que la carta debe ser breve.

6. Despedida: pequeño párrafo que va al finalizar la carta, en el cual se sintetiza brevemente la idea principal de la misma, y se cierra la comunicación con alguna palabra amable.

7. Firma: al final de la carta el emisor debe individualizarse con su nombre y cualquier otra información que sea relevante según la ocasión. Para mandar una carta a un diario, por ejemplo, se suele poner además del nombre, el número de Carné de Identidad.

3. Modelo carta para faltar a clase

La podemos redactar, muy similar a como redactaríamos una carta que va dirigida a determinada persona, salvo con algunas modificaciones. Un buen modelo o formato de excusa para faltar a clase puede ser:

Santa Marta, 25 marzo de 2015

SeñorDAVID DE LA ROSACoordinador AcadémicoDepartamento de Estudios Generales e IdiomasE.S.D

Asunto: Justificación por ausencia a clases.

Cordial saludo

Yo, NANCY LUZ MENDEZ QUIROZ, estudiante de II semestre de Psicología, con código 2015123456 se dirige respetuosamente a ustedes con fin de justificar las inasistencias a clase los días 21 y 22 del presente mes, las cuales fueron motivadas por razones laborales, imprevisibles y de las que dependía la continuidad de mi trabajo.

Si bien cada una de las asignaturas son de suma importancia para la carrera, mi actividad profesional hace que por momentos deba optar por razones ausentarme y encontrarme con estas dificultades ajenas a mi voluntad.

En mi deseo que sepan comprender estos obstáculos involuntarios y que tengan en cuenta mis rezones.

Atentamente,

_______________________________

NANCY LUZ MENDEZ QUIROZ

CC. 1085765490 de Santa Marta

Código 2015123456

4. Revisión y reclamación de un examen

Los universitarios tienen derecho a solicitar la revisión individualizada de sus exámenes y a reclamar en caso de disconformidad, además de estudiar y cumplir las tareas y actividades previstas en la programación docente de las asignaturas; éstas son las principales obligaciones que adquiere un estudiante universitario al matricularse en un centro de estudios superiores, tal como se recoge en los estatutos de las distintas universidades.

Ejemplo de carta de reclamación:

Bogotá, 9 de abril de 2008

Señores

DECANATURA FACULTAD DE INGENIERIA

E.S.D

Asunto: Solicitud de revisión de examen de Cálculo Diferencial.

Afectuoso saludo:

Yo, ALBERTO JOSE CUEVAS MORENO, me dirijo a usted de la manera más respetuosa, con el propósito de solicitar autorice y/o dé las instrucciones correspondientes para la REVISIÓN DE EXAMEN final de Cálculo Diferencial del III semestre de Ingeniería Civil, el cual presenté con fecha 28 de Noviembre del año en curso.

Manifiesto mi interés por dicha revisión, ya que la considero necesaria para aclarar algunas dudas al respecto.

Agradezco su atención y quedo en espera de una respuesta favorable a mi solicitud.

ATENTAMENTE,

_________________________________

ALBERTO JOSE CUEVAS MORENO

CODIGO 200857089

5. Solicitud formalEsta solicitud obedece a varios motivos. En algunos casos posibilitar la realización de eventos extraacadémicos como realización de eventos, fiestas, competencias deportivas y/o concursos.En la mayoría de los casos, existe una dependencia especializada dentro de la institución encargada de la recepción, tramitación y aceptación de la solicitud en gestión o puede bien ser denominadas, entre otras, Oficina de Bienestar, Bienestar Estudiantil, entre otros. Un modelo podría ser:Medellín, 8 de septiembre de 2011

Señora

NURIS LARA G.DIRECTORA OFICINA BIENESTAR ESTUDIANTIL

Asunto: Solicitud para apartar Auditorio Central y vídeo beam.

Estimada Directora:

Me dirijo a usted en mi calidad de representante del grupo organizador del Festival de la Canción Inédita, con el fin de solicitar autorización para realizar el tradicional evento.

En esta oportunidad la celebración se realizaría el día sábado 10 de octubre a las 17:00 pm, en el auditorio central, razón por la cual solicitamos apartar el recinto para dicha fecha, y un video beam.

Como todos los años, los grupos se han dividido en comisiones que estarán a cargo de los distintos aspectos de la fiesta, como son la música, el orden de las sillas, el espectáculo y otros, por lo cual podemos confiar en que todo saldrá de la mejor manera.

Esperamos contar con su autorización y apoyo.

Atentamente,

___________________________________

NICOLAS VERAC.C No. 85.455.149 Código 20154223092

CARTAS DE PERMISO

Existen tantos ejemplos de cartas de permiso como necesidades para solicitarlo puedan existir; cada ocasión tiene su situación y su particularidad. Por eso es que a la hora de escribirlas lo más recomendable es considerar los componentes de las circunstancias del caso concreto.

Ejemplos de Cartas de Permiso:

Existen ejemplos de cartas de permiso estandarizados y esto puede resultar de utilidad para quien daba redactar una y no tenga experiencia ni conocimiento al respecto. Pero de todos modos habrá que tener en cuenta una serie de factores. El hecho de solicitar un permiso en cualquier caso toma mayor seriedad desde el momento en que se hace por escrito.

Los ejemplos de cartas de permiso en este punto guardan similitudes de obligado contenido, por ejemplo: detalle de la fecha de presentación, de aquellas para las que se solicita el permiso y los motivos de la solicitud.

Otro ámbito en el que los ejemplos de cartas de permiso cobran importancia es en el de las solicitudes de autorización para organizar eventos en lugares públicos. En estos casos, la formalidad de la estructura de la carta aporta aún mayor seriedad al pedido.

En una especie de alternativa general de los ejemplos de cartas de permiso es posible marcar una estructura a seguir:

Ciudad, … de … de 20…

Sr. …

Asunto:

Desarrollo: el permiso que se solicita, sus motivos y causas.

Agradecimiento.

Nombre del solicitante.

Cargo del solicitante (si corresponde)

(Firma)

Redactar una Carta de Queja o una Carta de Reclamo puede parecer tarea sencilla, pero no lo es. En muchos casos, el tono, las palabras, las formas que utilicemos al redactar la carta, condicionarán su resultado. Compartimos aquí algunos consejos sobre cómo redactar una Carta de Queja:

Nunca escriba la queja o el reclamo estando enojado e irritado, porque no logrará más que alterar negativamente a quien la recibe. Insultar no es una forma inteligente de lograr algo. Tómese su tiempo, piense detenidamente en lo que dirá al redactar su carta de queja, estudie cuáles son los puntos que usted tiene a favor en su reclamo, y luego intente pensar también en qué cosas podrían jugarle en contra al momento de realizar su queja.

Sea claro en lo que quiere comunicar en su Carta de Queja o Reclamo. Si usted no es muy bueno redactando, pídale a alguien más que lea su carta para ver si entiende lo que usted quiere transmitir.

Cuide su ortografía y gramática. Si usted presenta una Carta de Queja o Reclamo con faltas, nadie lo tomará en serio, porque creerán que es una persona inculta, y a las personas incultas rara vez se las respeta en la "jungla de cemento" en que vivimos hoy en día.

Transmita confianza en su carta. No diga que piensa que tiene razón... ¡Demuéstrelo! Exija que se lo compense por los desperfectos en el servicio o producto que usted adquirió.

Averigüe qué asociaciones de protección al consumidor amparan su reclamo. Infórmese bien antes de redactar la carta de reclamo o queja, porque -y recuérdelo siempre- la información es poder.

BIBLIOGRAFÍA

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL. Correspondencia comercial. ICFES,

Programa Educación a Distancia.

ROJAS R., Demóstenes. Redacción comercial estructurada.  Tercera edición.

McGraw-Hill.

De Carvajal, Moreno, Estrada & Rebolledo. (2005) Cómo elaborar y presentar un

trabajo escrito. Colombia, Barranquilla: Ediciones Uninorte.