Redacción administrativa

UNIVERSIDAD NACIONAL DEHUANCAVELICA

FACULTAD DE CIENCIASEMPRESARIALES

Redacción administrativa

Lic, Víctor M. López Lino

Huancavelica - 2014





Huancavelica - 2014





Huancavelica - 2014

REDACCIÓN DOCUMENTARIA VILOLI

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INTRODUCCIÓN

Hoy en día el conocimiento de la redacción administrativa es muy importante para losciudadanos en general, porque todos en algún momento vamos a recurrir a ello, ya seacomo estudiantes, solicitando un certificado de estudios, como ciudadano, peticionandoel recojo de basura, como trabajador, elevando informes, como jefe pidiendo informes.También las organizaciones deben de mantener una comunicación permanente entreellas para gestionar eficientemente.Con la elaboración del presente trabajo se pretende contribuir en la correcta elaboracióny uso adecuado de los documentos más empleados administrativamente, de los cuales sedesarrolla su concepto, tipos, estructura, usos y fines, así como un ejemplo de cada unode los documentos tratados.Se espera que luego de revisarlo, sepa no solo como redactar los documentos tratados,sino también cuando emplearlos y en qué situaciones.


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REDACCIÓN ADMINISTRATIVA

CONCEPTO:

La actividad administrativa genera una multitud de actos que deben ser registrados,conservados y comunicados. Hasta hace pocos años, la escritura sobre el soporte depapel se constituía como la única forma documentaria a utilizarse. Sin embargo en laactualidad las instituciones y empresas han abierto la puerta a la utilización de técnicaselectrónicas, informáticas y telemáticas en la gestión documentaria. Sin embargo, laescritura permanece aún como principal código de comunicación, sea cual sea el soporteutilizado.

Podemos decir entonces que el documento administrativo es el soporte que contiene yen el que se materializan los actos de la gestión administrativa tanto pública comoprivada.Redacción administrativa. Consiste en la elaboración de documentos de carácteroficial, empleados comúnmente por las empresas o instituciones públicas en su afán decomunicar disposiciones o acuerdos a sus trabajadores u otras entidades.

El objetivo principal de la redacción administrativa es la comunicación que se da entreentidades estatales y/o personas naturales, cuyo contenido se enfoca en asuntosespecíficos relacionados al trabajo dentro de un ordenamiento legal.


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CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN ADMINISTRATIVA

UnidadCada documento debe enfocarse en un tema principal o asunto. Cuando se buscaabordar dos o más temas o asuntos que no estén relacionados, se debe hacer undocumento por separado para cada uno de ellos, en función a las necesidades decomunicación existente.

CoherenciaLos diversos puntos a ser expuestos en una comunicación escrita deberán mantener unorden lógico y concatenado, buscando que cada uno de ellos tengan relación entre si. Laexistencia de incoherencias hará que el proceso de comunicación se torne difícil para unade las partes, principalmente el destinatario o comunicado.

ObjetividadEl motivo principal o idea del documento debe ser expresado claramente en el “Asunto”del comunicado como documento.

ClaridadEl documento deberá ser escrito de tal manera que sea de fácil lectura y entendimiento,permitiendo al comunicador transmitir íntegramente el motivo principal.

PrecisiónLo expresado en una comunicación escrita debe manifestarse en forma tal que evite lageneración de dudas o interpretaciones inadecuadas, por lo que el uso apropiado de laterminología, ortografía y redacción es indispensable.

ConcisiónEl ser conciso implica el uso adecuado de oraciones simples y breves, que permitanexpresar claramente lo que se busca en pocas palabras. Es recomendable evitar el usode metáforas, palabras rebuscadas, expresiones idiomáticas en desuso, entre otras, quefomenten la creación de contenido escrito innecesario.

VocabularioEl uso de una lengua deberá ser respetada a través del proceso de comunicación, con lafinalidad de mantener un vocabulario homogéneo que el destinatario pueda entender conclaridad. En tal sentido, si hablamos de comunicación en castellano, es recomendableutilizar vocabulario adecuado en castellano para comunicar lo que queremos. Sinembargo, en algunas circunstancias, el uso de vocabulario de lenguas extrajeras esaceptado, sobre todo si se refiere a terminología especializada sobre temas que tanto elcomunicador como el comunicado conocen.

DOCUMENTOS MÁS USUALES EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

1. El oficio2. La solicitud3. El memorando4. El memorial5. El informe6. El contrato7. La carta empresarial


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OFICIO

Concepto

Es un documento de carácter oficial que se utiliza en los organismos del sector público ypor extensión en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas queno dependen del estado. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial alas autoridades de más alta jerarquía; por lo tanto el oficio no puede ser usado a títulopersonal, sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargodirectivo que se ocupa, por ejemplo lo usan los directores de los ministerios, los rectores,vicerrectores, decanos, jefes de departamento de las universidades; los directores de loscentros educativos, etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores deaula o de asignatura que no desempeñan algún cargo directivo.

Tipos

1. Oficio simple: conocido comúnmente solo con el nombre de "oficio", se emplea paracomunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizargestiones, presentar personas, participar la realización de actividades, coordinaracciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra información a unsolo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institución que se nominaen la parte llamada "destinatario"

2. Oficio múltiple: el oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquierotra información simultáneamente a varios destinatarios y todos ellos son tratados enigualdad de condiciones, además dentro de sus características principales seencuentran la de llevar en el código la denominación de "oficio múltiple"; mantener lamisma numeración para todos los ejemplares; dejar en blanco el espaciocorrespondiente al destinatario, con la única mención del tratamiento "señor" o "al";usa "distribución" en lugar de "con copia"; el texto del oficio múltiple debe deredactarse en tercera persona singular (Ud. en lugar de Uds.)

3. Oficio transcriptorio: La palabra transcripción nos indica la finalidad de este tipo deredacción: es un documento que sirve para transcribir el contenido del oficio tal comoseda en el original, íntegramente y sin ninguna alteración. Todo el fragmento opárrafo transcrito debe ir entre comillas y fiel al original.Mediante este documento se emiten: resoluciones, circulares, directivas u otros casosdel mismo oficio.El tipo de trato y/o relación que se cumple por medio de este documento es el deautoridad a subordinados o entre autoridades del mismo nivel, dentro y fuera. Estedocumento servirá para transcribir informes relevantes e importantes.

Estructura (partes)

El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:

1. MembreteEs el nombre de la institución o entidad que envía el oficio. Éste ya viene impreso enla hoja.

2. Nombre del año


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Obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa

3. Lugar y fechaEs la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se envía, el día, el mes yEl año en curso.

4. Código (hace referencia al tipo y al número de oficio que se expide)En esta parte se escribe los tres datos, al igual que el memorándum; la palabraOFICIO con mayúscula, seguida del número de expedición; separada por una líneaoblicua, a continuación las siglas de la oficina de procedencia con letras mayúsculas,separada par una línea oblicua y el año en curso.

5. DestinatarioEs la parte que abarca cuatro líneas o más de acuerdo a lo requerido, aquí se escribe:el nombre completo, el cargo y el lugar, de la persona a quien se dirige.

6. Asunto (tema a tratar)Es la cuarta parte y se escribe con mayúscula la palabra: ASUNTO, seguida de dosuntos, luego en resumen indicar con claridad el mensaje del texto, que sería explicadoen el cuerpo.

7.-Referencia.Es la quinta parte que se usa, sólo cuando se necesita mencionar la numeración deldocumento recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta. Estapalabra también se escribe con mayúscula y debajo del asunto.En algunos casos esta parte del oficio; se usa para mencionar decretos, resoluciones,directivas o convenios.

8. Texto (desarrollo del asunto)Es la parte más importante, aquí se dará a conocer el mensaje de la comunicación, enforma clara y precisa y muy brevemente. Generalmente existen expresiones parainiciar el texto, tales como:Tengo a bien comunicarle....Me es muy grato comunicarle...Tengo el honor de dirigirme...Tengo el agrado de dirigirme...

9. Despedida.Es la frase en la cual demostramos amabilidad y cortesía al destinatario. Entre otrasmuchas, se puede utilizar expresiones conocidas como:Hago propicia la oportunidad para hacerle llegar mi consideración y estima personal.Atentamente,

10. Firma y posfirma.Firma:- Se escribe la rúbrica a mano:Posfirma: Se coloca el nombre y apellido de la persona que firma el documento, y asu vez el cargo que le distingue, más el sello respectivo:

11. Anexo.Aquí se indica la documentación que se adjunta al oficio, como catálogos, revistas,Tarjetas, programas, etc.

12. Distribución.Se usa, mayormente, en los oficios múltiples; porque aquí se menciona a laspersonas y las dependencias a quienes va dirigido el oficio. Generalmente se utiliza lafrase "con copia" (c.c.)


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Utilidad y fines

Tiene la función de relacionar a los órganos administrativos de la más alta jerarquía y porconsiguiente debe ir firmado por el máximo representante legal de la Institución que loemita. En algunos casos, puede ir firmado por los jefes: pero esto, conlleva asumir todaresponsabilidad que el contenido del documento requiera, sin comprometer por ello a losde mayor jerarquía.El oficio se usa para comunicar disposiciones, consultas, órdenes, informes o tambiénpara llevar a cabo gestiones de acuerdos, de invitación, de felicitación, de colaboración,de agradecimiento. Estas redacciones se dan a nivel de instituciones como: ministerios,embajadas, municipios, colegios profesionales, sindicatos, etc.

Ejemplo:

“Año de la Inversión para el Desarrollo Rural y la Seguridad Alimentaria”

Lima, 4 de junio de 2013

OFICIO MÚLTIPLE N° 23182 -2013-SBS

SeñorGerente GeneralPresente.-

Ref. : Actualización del software SUCAVE a la versión 2.84

Por medio del presente se pone a disposición la versión 2.84 del software “Submódulo de Captura yValidación Externa” (SUCAVE), aplicable a las empresas comprendidas en el alcance de las NormasComplementarias para la Prevención del Lavado de Activos y Financiamiento del Terrorismoaprobado por la Resolución SBS N° 838-2008 que a su vez se encuentren habilitadas a enviarinformación a la Superintendencia a través del SUCAVE.

La versión 2.84 del SUCAVE contiene la actualización de lo siguiente:

Formato 0501 – Registro de Operaciones (RO/ROPE)Se ha modificado de acuerdo al Oficio Múltiple N° 21168-2013-SBS del 22 de mayo de

2013

Procedimiento de actualizaciónEl instalador del aplicativo, los diseños de registro y las instrucciones para el reporte de losformatos que se modifican en esta oportunidad, así como las especificaciones técnicascorrespondientes a la presente versión del software, se encuentran disponibles en el servidorftp.sbs.gob.pe, directorio sucave/2.84 de esta Superintendencia, pudiendo acceder a éste desdeInternet utilizando la identificación de usuario y contraseña habituales.

VigenciaLa modificación del Registro de Operaciones (RO/ROPE), tendrá vigencia a partir de la informacióncorrespondiente al mes de mayo de 2013.

Atentamente,

MILA GUILLÉN RISPASuperintendente Adjunto de Asesoría Jurídica

JIK/mlrd


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SOLICITUD

Concepto

(Del latín solicitado) La solicitud es un documento que sirve para dirigirse a determinadaautoridad, pidiendo algo que está contemplado en las leyes vigentes y a lo cual se tienejusto derecho. Generalmente, se usa para asuntos oficiales, como pedir certificados deestudios, inscripción de postulante, empleo, traslados, fecha exámenes, rectificación denombre, etc.

Además la solicitud tradicional, también hay un tipo de formulario (en papel impreso queusa cada institución pública o privada)

Tipos

1. Solicitud individualSirve para gestionar la atención de un derecho en forma individual. Si una medidaadministrativa afecta a dos o más personas por igual, estas deben presentar su solicitudpor separado.

2. Solicitud colectivaSe utiliza para pedir la atención de un derecho que se considera de interés colectivo.Recibe el nombre de ¨memorial¨.

Estructura (partes)

La solicitud es un documento que tiene una estructura muy peculiar y son:

1. SumillaEs el resumen del pedido. Se escribe en la parte superior derecha del papel. La sumillaes importante por en muchas cosas se evita la lectura de todo el contenido de lasolicitud.Ejemplos:SOLICITO: Examen de subsanaciónSOLICITO: Certificado de Estudios de 5to año “A” (…)

2. DestinatarioEs la persona o entidad a quien se dirige la solicitud, debe escribirse después de lasumilla y todo en mayúscula.Ejemplos:SEÑOR DIRECTOR DEL COLEGIO…SEÑOR ALCALDE PROVINCIAL DE…

3. Iniciales de tratamiento y cargo de la autoridadEjemplo:Señor Director(SD)Señor Alcalde ( SA)


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4. Presentación del solicitanteDatos o referencias personales, tales comoa) Nombres y apellidos completosb) Ciudadaníac) Edadd) DNI (documento nacional de identidad)e) domicilio.

En esta parte termina con una expresión de cortesía.

Ejemplo

Patricia Gonzales Pacheco, peruana, de 23 años de edad, con DNI N° 26639848,domiciliada en el Jr..Alfonso Ugarte N° 298, Cajamarca, a usted con todaconsideración expongo lo siguiente:

5. El texto, cuerpo o peticiónEs el asunto argumentativo que consta de dos partes:a) La parte considerativa en la que se hace referencia del motivo a los dispositivoslegales vigentes por los que se solicita.b) La petición correspondiente que se afianza con la inclusión de los documentosrequeridos para tal efecto.Ejemplo:Que deseando continuar mis estudios, solicito se digne autorizar se me otorgue micertificado de estudios del 5to año “A” cursado y probado en………para el efecto,acompaño el recibo de pago en tesorería y las fotografías correspondientes.

6. La despedida o conclusiónLlamado también pie. Consta de dos partes:a) Menciona lo expuesto en la solicitudEjemplos:Por lo expuesto:Por tanto:b) Son expresiones de agradecimiento por la atención que se dé al documento y setermina haciendo mención a la justicia.Ejemplo:A usted suplico atender a mi solicitud por ser de justicia.

7. Lugar y fecha.Se escribe al pie de la despedida y en la parte central a la derecha:

8. Firma.

Utilidad y fines

Es de uso generalizado en todo tipo de organizaciones y por todos los miembros de lamisma, ya que se utiliza como un recurso tanto personal como colectivo.

Ejemplo:Solicitud de antecedentes judiciales


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SOLICITO: Certificado de antecedentes judiciales

SEÑOR PRESIDENTE DE LA CORTE SUPERIOR DE JUSTICIA DE HUANCAVELICA

Yo, Juan Mendoza Corilloclla, de 20 años de edad, identificado con DNI. N° 12345678,domiciliado en el Jr. Pachacutec N° 123 en el distrito de Huancavelica, ante ustedrespetuosamente me presento y digo:

Que, siendo requisito indispensable la presentación de un certificado deantecedentes judiciales para poder firmar un contrato laboral, recurro a su despacho a finde que tenga a bien ordenar a quien corresponda, me expida el documento mencionado,para lo cual adjunto los requisitos de ley.

POR TANTO

Ruego a Ud., señor presidente, se sirva aceptar mi petición por ser de justicia.

Huancavelica, 13 de julio del 2014

______________FIRMA


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MEMORANDO

Concepto

(Del latín memorándum), cosa que debe tenerse en memoria, en el que se recapitulanhechos y razones para que se tenga presente en la realización de un asunto.Es un documento simple, de validez administrativa, que se utiliza para comunicacionesbreves o notificaciones sencillas de cualquier índole. Generalmente se usa en hojasimpresas. Su uso se efectúa respetando las líneas de autoridad, vale decir del superiorjerárquico a un subordinado y no a la viceversa.El empleo de este documento permite que un jefe y subordinado, al mismo tiempointercambien comunicación. Es de carácter interno en una institución, ya sea particular oestatal.

Tipos

Memorando simple

Memorando múltiple

Estructura (partes)

1. Encabezamiento: Contiene1.1 Membrete de la institución1.2 Al centro en la parte superior, la palabra memorando N°…1.3 Luego:

A o ALDe o DelAsunto (se expone en pocas palabras la comunicación)

2. Fecha3. Cuerpo del asunto a tratar y la fundamentación respectiva, exponiendo las razones.4. Despedida: se usa la palabra atentamente.5. firma, posfirma y sello del que remite el documento

Utilidad y fines

Una función importante de la administración es la dirección o gerencia.Para desarrollar esta función, es muy importante coordinar actividades con todos loscuadros directivos o subalternos de una organización. Para coordinar, nada más eficazque la comunicación a través del memorando o memorando. El “memo” como se le llamafamiliarmente, es un mensaje empresarial interno que se origina en la oficina de unejecutivo de variado nivel jerárquico. Predomina el memorando que envía un jefe a sussub alternos para coordinar distintas actividades, programas, campañas, viajes, paladarinstrucciones, informes, comunicar decisiones; anunciar cambios e innovaciones den eltrabajo, etc.


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Ejemplo:

Rulitos S.A.Av. Los Andes 123

Huancavelica


MEMORANDUM N° 001-2014-MLM-AS-ER.

DE: LIC. T. S. ANTONIETA GUTIERREZ LANDEOAsistenta social de la empresa “RULITOS” S.A.

A: SRTA. MARÍA SANTIVAÑEZ TELLOSecretaria de Asistencia Social

ASUNTO: Documentación sustentatoria.

FECHA: 16 de mayo del 2014

En vista de la proximidad de la reunión con los directivos de la empresaprogramada para el día jueves a las 10:00 a.m., en la cual debemos presentar la relación debeneficiarios al programa “canastas nutritivas”, le recuerdo que deberá tener lista ladocumentación necesaria para sustentar nuestra posición.

Atentamente;

___________________________Lic. Antonieta Gutierrez Landeo

Asistenta SocialEmpresa “Rulitos” S.A.


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MEMORIAL

Concepto

Etimológicamente proviene del latín MEMORIALIS. Papel o escrito en que se pide unamerced o gracia, alegando los méritos o motivos en que se funda la solicitud.

Un memorial es un escrito mediante el cual se pide algo a una autoridad. Estedocumento por lo general es redactado por un abogado, sin embargo cuando es el propiointeresado o afectado quien realiza este tipo de escrito se conoce como memorial simple.

El interesado puede ser una persona, una asociación, agrupación o un grupo social,dependiendo de si la petición es a nivel particular o colectivo.

Estructura (partes)

1. Sumilla: Síntesis de lo que se pide2. Destinatario

Se debe consignar el cargo administrativo del funcionario a quien va dirigida eldocumento.

3. Datos generales de los solicitantes.Empezar con el siguiente tenor: Los que suscriben alumnos de la facultad de…

4. Cuerpo o contenido de lo que se pideExponer las necesidades, cuestiones de hecho y derecho.

5. RemateEjemplo:Es justicia que esperamos alcanzar.Por estar conforme a ley

6. Fecha7. Firma de los solicitantes

ALGO IMPORTANTE EN UN MEMORIAL:

También puede iniciar el memorial con el lugar y la fecha.El cuerpo o exposición de motivos se divide en párrafos numerados.Los firmantes de un memorial deben ser ciudadanos mayores de edad, hombres ymujeres.El memorial es un documento cuya extensión depende de los asuntos, motivos,argumentos de las peticiones o quejas que se formulan.Se entiende que un memorial debe ser firmado por varias personas. Cuanto mayor seasu número, mayor será la atención que se preste a la petición que se formula o la que seeleve.

Utilidad y fines

Dada su carácter grupal, es utilizado como un recurso, pedido que es usado por losmiembros de la comunidad social, solicitando algo en bien de la colectividad. Entre otras,mejoras de asfaltado, agua potable, luz eléctrica, recojo de basura, etc.


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Ejemplo


(1) MEMORIAL: SOLICITAMOS CAMBIO DE DOCENTE DEL ÁREA DE ARTE-TEATRO

(2) SEÑORA DIRECTORA DE ACADEMIA “SIGLO XXI”-HUANCAVELICA

S.D.

(3)Los que suscribimos el presente documento, alumnos del grupo “A” de laInstitución que Ud. tan dignamente dirige, con el debido respeto nos presentamos y exponemos:

(4)Que, al habérsenos asignado como docente del área de Arte-Teatro a la

profesora ………………………..………., manifestamos nuestra disconformidad a tal designación por los

motivos siguientes:

• Su inadecuada forma de enseñanza el cual no es convincente y no está acorde con las exigenciasdel nivel pre universitario en el cual ya nos encontramos.

• Su escasa autoridad como docente en el desarrollo de sus labores, generan desorden y caos.

• Indiferencia para coordinar con los padres de familia y alumnos en la intención de llegar a unacuerdo o entendimiento en bien de nuestra educación.

• A cambio de ello, proponemos al profesor;…………, quien ha demostrado en todo momento su

empatía y ser el más idóneo para trabajar con nosotros en esta Área que es tan importante para

nuestro desarrollo personal y profesional.

POR LO EXPUESTO:

(5)Pedimos a Ud., Señora Directora, acceder a nuestra petición, por ser de

justicia.

(6)Huancavelica, setiembre 03 de 2014

(7) APELLIDOS Y NOMBRES DNI FIRMA

………………………………………………….. ……………………………………. …………………....…………

………………………………………………….. ……………………………………. …………………....…………

………………..……………………………….. ……………………………………. …………………....…………

…………………..…………………………….. ……………………………………. …………………....…………

………………………………………………….. ……………………………………. …………………....…………

………………………………………………….. ……………………………………. …………………....…………


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EL INFORME

Concepto

(Del latín INFORME; de in, priv, y FORM, figura) “Acción o efecto de informar odictaminar. Enterar o dar noticia de una cosa”.El informe escrito es un documento formal que presenta, de manera ordenada yespecífica, datos acerca de un tema particular y a un receptor determinado. Este, por logeneral, es una autoridad a la que se le rinde cuentas (acerca de un proceso, unainvestigación o una actividad realizada).

Debe destacarse que el informe busca la eficacia comunicativa a partir de los datos quese manejen y, por ello, este documento transmite una información específica, orientadahacia un determinado objetivo y tipo de receptor.

Tipos

a) DescriptivoDetalla o recopila hechos ya acontecidos.

b) AnalíticoObserva y explica hechos o fenómenos. Luego de un proceso analítico obtieneconclusiones.

c) DemostrativoIncluye los dos primeros tipos de informe. Se plantea la hipótesis del autor delinforme, el procedimiento seguido para su demostración y las conclusiones obtenidas.Se conoce con el nombre de informe científico.

d) De recomendaciónExplica y sugiere acciones a tomar ante un determinado suceso.Un mismo informe puede incluir a otros tipos. Por ejemplo, el informe analítico incluyeal descriptivo y, por su parte, el informe de recomendación incluye al primero y alsegundo.En el caso particular del informe de laboratorio, este es, básicamente, demostrativo.

e) Técnico:El informe técnico es aquel que informa las acciones que se han ejecutado en elcumplimiento de la misión encomendada y es usado por los especialistas.El informe técnico se redacta solamente cuando lo solicita la autoridad competente. Esun documento instructivo. Ilustra, suministra elementos de juicio, orienta las accionesde la autoridad, particularmente en el tratamiento, esclarecimiento o solución deproblemas o hechos delicados que requieren conocimientos especializados. Es uninstrumento valioso para la toma de decisiones. Es elaborado por uno o másespecialistas.

Características:

a) En el código lleva "informe técnico" como nombre del documento.

b) Usa obligatoriamente "referencia".

c) Es numerado.

d) El que lo firma lo hace con su respectivo sello de colegiatura.


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Subtítulos del texto del informe técnico

El texto del informe técnico puede comprender los siguientes subtítulos:

a) Introducción: que especifica el motivo o las razones que impulsan a la redacción delinforme.

b) Antecedentes: que ofrece una breve historia de cómo de suscitan los actos ohechos que se estudian.

Estructura (partes)

1. Encabezamiento1.1 Al centro en la parte superior INFORME1.2 Luego de dos espacios las palabras

1.2.1 A o AL:1.2.2 DE o DEL:1.2.3 ASUNTO:1.2.4 FECHA

2. Introducción (se estila alguna de las frases)Cumplo con informar a su despacho…La comisión que suscribe…En cumplimiento a lo dispuesto por la…En mérito a lo dispuesto por la resolución suprema, expongo:De conformidad con lo solicitado por…

3. Texto del informe o cuerpo.Indicar los hechosExponer las razonesFormular las recomendacionesConclusiones

4. Fórmula de cumplimientoEs cuanto tengo que informar a Ud.Pida se sirva resolver de acuerdo a lo expuesto.Atentamente

5. Firma y sello del informante(s).

6. Anexo. Si se considera necesario o lo amerita el caso.

Utilidad y fines

Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de sumismo nivel.El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institución oempresa.

Ejemplo:


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INFORME N° 001-2014-VLL

A: DR. WILFREDO YUPANQUI VILLANUEVADirector de la Escuela Académico Profesional de Administración de la UNH

DE: LIC. ADM. VÍCTOR LÓPEZ LINOConsejero de apoyo del IV ciclo de la E.A.P. de Administración

ASUNTO: MATRÍCULA DE ALUMNOS DEL IV CICLO DE ADMINISTRACIÓN 2014-I

FECHA: 28 de noviembre de 2011

Cumplo con informar a su despacho que la matrícula de los alumnos del IVCICLO seccón “A” de Administración, se ha desarrollado con normalidad, cumpliendo losrequerimientos establecidos para tal caso.

Debo manifestarle que hasta el momento de la elaboración del presente informe,se tiene registrado a 32 alumnos matriculados para el IV ciclo, relación que adjunto a lapresente en hoja adicional, conjuntamente con sus respectivos files.

Es todo cuanto informo para los fines que estime conveniente.

Atentamente;

_______________________________Lic. Adm. Víctor López Lino

Consejero de apoyo del IV ciclo


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CONTRATO

Concepto

Del latín CONTTRACTUS. Pacto o convenio entre las partes que se obligan sobre lamateria o cosa determinada y a cuyo cumplimiento pueden ser compelidas, En sentidoestricto un contrato es un convenio o compromiso entre las partes que se obligan sobrealgo en forma recíproca a cumplirlas. En estos documentos se establecen cláusulas queseñalan y explican las condiciones que acuerden ambas partes.

Tipos

Existen diversos tipos de contratro pero los más usuales son los siguientes:

a) De arrendamientoMediante este contrato el arrendador se ve obligado a ceder temporalmente alarrendatario un mueble o inmueble por el pago de una renta o alquiler.

b) De compraventaEs aquel por el cual el vendedor se obliga a transferir la propiedad de un bien alcomprador; quien a su vez, se ve obligado a pagar un precio por este.

c) De obraEn este caso el contratista se obliga a realizar una obra y el comitente se comprometea pagarle una retribución.Se llama ¨comitente ¨ a la persona que jurídicamente contrata a otra.

d) De localización de serviciosEn este el locador se obliga a prestar sus servicios al ¨comitente¨ por un determinadotiempo para un trabajo determinado, a cambio de recibir una retribución.Este contrato es factible para cualquier tipo de servicios, pueden ser materiales comointelectuales.

e) De trabajoEl trabajador se obliga a prestar sus servicios al empleador, a cambio de unaremuneración en dinero.En este contrato se conjugan tres voluntades: la del trabajador, que se obliga a prestarsus servicios; el empleador, que se obliga a remunerar estos servicios; y la del estado,que fija las condiciones de trabajo y regula las relaciones entre las partes.Sin embargo, hay una diversidad de contratos privados o públicos, que puedenclasificarse en nominado e innominados, las mismas que se encuentran reguladas porel código civil.

Estructura (partes)

1. Datos de las partes2. Cláusulas

2.1 tiempo determinado2.2 Obligaciones de las partes2.3 Cantidad si lo hubiese2.4 Cláusulas especiales


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3. Lugar y fecha en que se firma4. Firma de las partes.

Los contratos pueden ser a título gratuito o a título oneroso, lógicamente en estos hay depor medio contraprestaciones recíprocas susceptibles de valorarse en dinero como pagode precio. El ejemplo típico es la compra-venta.

Utilidad y fines

Es un documento de uso masivo tanto en las entidades públicas como privadas, en formagrupal y personal, como un recurso de seguridad ente posibles incumplimientos de unade las partes.

Ejemplo:

CONTRATO DE COMPRA VENTA DE MÁQUINA USADA.

Conste poe el presente documento, el contrato de COMPRA-VENTA DE UNA MÁQUINAUSADA, que celebran de una parte como vendedor don Wilber Vizcarra Quispe, con DNI.12345678 con domicilio en la calle Mirones N° 123, y de la otra parte como compradordon Alberto Mejia Cordovés, identificado con DNI. 87654321, domiciliado en el Jr.Felicidad N° 123, de acuerdo a los términos y condiciones siguientes:

PRIMERO: El vendedor, declara ser propietario de la máquina fotocopiadora MinoltaModelo 40000, la misma que la adquirió de la tienda COPIER MARKET.

SEGUNDO: Por el presente documento que puede ser elevado a escritura pública sialguna de las partes lo solicita, siendo de su cuenta el hacer, el vendedor da en ventareal y perpetua la máquina descrita en la cláusula primera a favor del comprador donAlberto Mejia Cordovés.

TERCERO: Se pacta de común acuerdo el precio de la compra venta en la suma de S/.3000 (tres mil nuevos soles) que el comprador entrega en efectivo y, a su enterasatisfaccón al vendedor don Wilber Vizcarra Quispe, siendo el comprobante decancelación y conformidad la firma del presente documento.

CUARTO: El comprador declara que la máquina que se le vende la recibe en perfectascondiciones de funcionamiento y a su entera satisfacción y sin responsabilidad en elfuturo para el vendedor por y tratarse de una máquina usada.

QUINTO: El vendedor declara que sobre a máquina que se vende no pesa ningunamedida judicial ni extrajudicial que limite su propiedad y posición, no obstante lodeclarado se obliga a la evicción y saneamiento de ley.

Y, en prueba de coformidad, firman el presente contrato por triplicado, en la ciudad deHuancavelica a los quince días del mes de julio de dos mil catorce.- FIRMAS


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LA CARTA EMPRESARIAL

Concepto

(Del latín carta), papel escrito y ordinariamente cerrado, que una persona envía a otrapara comunicarse con ella. Es una comunicación que se cursa de persona a persona yque se remite fuera del ámbito institucional a particulares, empresas, representantes,entidades bancarias, proveedores, clientes. Puede versar sobre ofrecimientos deproductos o servicios, compra o venta, cobros o pagos y los más diversos temas.

Tipos

a) Carta de ConsultaEn una encuesta realizada a personas de negocios sobre cuál era la carta que escribíacon mayor frecuencia, 85% contestó que era la consulta comercial para solicitarinformes.El estudiante que desea inscribirse en un programa especial, el profesional que buscainstalar un nuevo servicio técnico en su oficina, el empresario que quiere adquirir unanueva máquina o para su fábrica o el gerente que desea tomar un plan de vacaciones;todos ellos se interesan por catálogos, precios, condiciones de pago, posibilidad deobtener un producto o servicio. Todos empiezan por escribir una consulta comercial.

b) Carta de pedidoEl objetivo básico de una carta de pedido es constituirse en testimonio escrito de uncompromiso aceptado por las dos partes en una operación de compraventa. Aunquehoy en día gran cantidad de negocios se realizan por fax, la carta original sigueteniendo el valor comercial que se le dio desde que apareció en el comercio. Una cartade pedido puede ser elaborada de tres maneras: Una carta de pedido enviada por fax opor correo; un pedido por e-mail (correo electrónico) o por fax, una orden de compraen formato impreso.

c) Carta de remesaUna carta de remesa es aquella que acompaña el envío de dinero. Dicho envío sepuede hacer mediante cheque, giro bancario, una letra, pagaré, una carta de crédito,consignación de fondos en cuenta corriente, un endoso de factura y un traslado decuenta.Esta comunicación debe ser breve, exacta y específica, en relación con los datos y laforma de aplicar el envío de dinero. Uno o dos párrafos serán suficientes para estepropósito.

d) Carta de créditoEl crédito es el privilegio otorgado a una empresa o persona para que adquiera unproducto o servicio hoy y lo pague después.Factores de crédito:Las concesiones que se otorgan a favor de personas o empresas, se deciden con baseen solvencia o reputación crediticia. Esta decisión se apoya en tres factores básicosque determinan la aprobación o negación de este privilegio comercial.- Solvencia moral.- Capacidad de trabajo.- Capital o respaldo económico.

e) carta de cobranza


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En la redacción comercial, la cobranza es un capítulo de comunicación escrita cuyoobjetivo principal es obtener el pago de una cuenta vencida. Sin embargo, desde unpunto de vista empresarial, la carta de cobranza tiene un doble objetivo:- Cobrar una cuenta vencida.- Preservar la simpatía, amistad y buena voluntad del cliente o deudor.

Estructura (partes)

1. Membrete: Conformado por:- Razón social de le empresa.- Domicilio o dilección.- Publicidad o lemas.- Logotipo.

2. Número consecutivo de la carta:Regulado por el Código de Comercio en algunos países; esta parte es útil paraidentificación y se le denomina número (referencia).

3. Lugar y fecha:Se acostumbra iniciar la carta con el nombre de la ciudad de origen. La RAErecomienda escribir la fecha en el siguiente en el siguiente orden: día, luego el mes yfinalmente el año. El nombre del mes debe escribirse en minúsculo.Ejemplos:Huancavelica, 6 de agosto de 2014.Lima, 11 de febrero de 2014.

4. Datos del Destinatario:Comprende las siguientes partesa) Tratamiento: Puede ser:- Social: Señor, Señora, Señorita.- Académico: Dr., Lic., Ing., Prof., Cap.b) Nombre: Se integra con otros nombres y apellidos.c) Cargo: Necesario incluirlo en la carta comercial.d) Nombre de la empresa: No va con mayúsculas fijas. Sólo se usa así cuando se tratade una sigla. Cuando el cargo y la razón social son ciertos, pueden ir en el mismorenglón.e) Dirección: Preferentemente la escritura de la dirección exactamente como apareceen el documento original que se contesta.

5. Asunto:El uso de esta parte no es muy práctico si se escriben cartas de un párrafo. Sinembargo, muchas entidades lo conservan para facilitar el manejo de los archivos yagilizar la labor de los ejecutivos.

6. Saludo o vocativo:En esta parte hay que diferenciar entre un mensaje parecido de un saludo y otroprecedido de un vocativo.

7. Cuerpo o texto de la carta:El número ideal de párrafos es tres, es decir, introducción y desarrollo del tema.

8. Conclusión:Tener en cuenta el buen lenguaje, las relaciones humanas y todos los factores decorrección.


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9. DespedidaConsecuente con un saludo, debe haber una despedida. Las palabras “atentamente” o“cordialmente” no son precisamente despedidas. Por eso, en armonía con un saludo alinicio debe haber una despedida al final.

Utilidad y fines

Su uso es muy común entre las organizaciones comerciales, para promover y/opromocionar nuevos productos a nivel de empresa y mercado (cliente).

Ejemplo: carta comercial


Lima, 2 de agosto de 2014.

Sr. Tolentino Maguiña PalaciosJr. Pierina 123Huancavelica

Asunto: Invitación para la presentación de temporada otoño – invierno

Estimado cliente:

Por medio de la presente, tengo el agrado de invitarlo a la presentación de toda la moda para latemporada de otoño – invierno que organiza nuestra empresa. La recepción se hará en el salónprincipal de nuestras instalaciones a las 6:00 pm del día Jueves 25 del presente mes.

Al concluir el evento y pasarela nos gustará contar con su presencia en el bufet que ofreceremosasí como del brindis ofrecido por nuestro Gerente general. De manera adicional le comentamos quecomo cada año dispondremos de nuestra acostumbrada área de juegos infantiles donde los máspequeños podrán disfrutar la estancia mientras usted se deleita recorriendo los más de 3,000 m2de exhibición.

Sin otro particular, hago propicio la ocasión para enviarle un cordial saludo.

Atentamente:

_________________José DozzalDirector de RR.PP.Tienda de Ropa “Cisne”

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