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Captulo4

Administracin de los bienes informticos

La importancia de garantizar la confidencialidad, integridad y oportunidad de la informacin que es procesada, adems del alto costo del equipo de computacin, y el tiempo que se invierte en la reparacin de equipos e implantacin de sistemas operativos y aplicativos, exigen contar con lineamientos administracin de los bienes informticos.

INTRODUCCIN

El avance tecnolgico en informtica crece rpidamente, da con da se presentan nuevos equipos de cmputo ms poderosos, eficientes y compactos, nuevos paquetes y herramientas de software que facilitan el desarrollo de sistemas, presentaciones y documentacin, jerarquas de seguridad de acceso a la informacin, interconexin y comunicacin con otros equipos. Todo esto forma la columna vertebralde una organizacin,donde la funcionalidadesta basadaen la automatizacin computacional.

La funcionalidad contnua de los equipos viene a ser tan necesaria para la operacin diaria de la organizacin, que una pequea falla tcnica puede causar grandes prdidas econmicas y de tiempo como consecuencia del retraso en la entrega de la informacin, por todo esto se hace necesario abordar temas que permitan conocer algunos lineamientos necesarios para garantizar el contnuo procesamiento de datos en las reas de informtica.

Primeramente se aborda lo concernientes a las instalaciones fsica y algunas consideraciones de equipamiento necesario para un centro de cmputo18, para lo cual se incluyen temas referentes a las instalaciones y a la seleccin, licitacin, adquisicin del hardware y el software, ms adelante a los contratos informticos y fianzas, donde se proponen los lineamientos que sirven para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que corresponden a la contratacin de bienes y servicios. Por ltimo lo referente a seguros y respaldo de los recursos.

18 Con el trmino Centro de procesamiento de datos o Centro de cmputo, nos referiremos a cualquier rea que cuente con recursos de cmputo, que va desde los grandes centros de cmputo con supercomputadoras, hasta el escritorio con una computadora personal.Administracin de los bienes informticos

Administracin de los bienes informticos

56 Administracin de Recursos Informticos

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4.1 INSTALACIONES

rea fsica e instalacin elctrica

Dentro de la normatividad de las reas de Informtica, siempre debe de integrarse un manual de normas de instalaciones fsicas de equipos19, que permita garantizar la correcta instalacin de la configuracin. Estos manuales tendrn como objetivo el estandarizar los parmetros de las instalaciones fsicas basadas en las especificaciones tcnicas proporcionadas por el proveedor con el objeto de lograr instalaciones seguras y adecuadas.

Algunoslineamientosde carcter general relacionados con el rea fsica son:

Debe seleccionarse la parte ms segura del edificio para los equipos de cmputo, adems de contar con acometida de energa elctrica, red telefnica, aire acondicionado, servicios pblicos y salida de emergencia adecuada.

Las reas que cuentan con equipos de cmputodeben situarse lejos de equipos que generen campos magnticos, calorficos, vibraciones, interferencias electromagnticas. Ubicarlo lejos de reas que almacenen materiales inflamables, gases, corrosivos, reactivos, etc. esto con el fin de evitar alguna contingencia que provoque prdida de informacin, mal funcionamiento del sistema y posible dao a los equipos en general.

Debe considerarse el espacio a ocupar por el equipo de cmputo y perifricos adems por el equipo auxiliar y mobiliario como son: aire acondicionado, deshumidificadores o humidificadores, equipo de redes y comunicaciones, reguladores, equipos de corriente ininterrumpida, muebles para el resguardo de dispositivos magnticos, mesa de trabajo, mueble para manuales y papelera, adems del espacio para futuro crecimiento.

La instalacin elctrica es un factor fundamental para la operacin y seguridad de los equipos, es preciso calcular el consumo total de corriente, el calibre de los cables, la distribucin efectiva de contactos, el balanceo de las cargas elctricas y una buena tierra fsica. Una mala instalacin provocara fallas frecuentes, cortos circuitos y hasta que se quemen los equipos.

Algunos lineamientos de carcter general relacionados con la instalacin elctrica son:

19 El alcance de esta normatividad estar dada dependiendo del tipo de equipo con que se cuente y debe incluir desde los equipos personales hasta los mainframe.

La instalacin elctrica para el rea de cmputo, debe ser un circuito exclusivo tomado de la subestacin o acometida de la C.F.E. usando cables de un solo tramo, sin amarres o conexiones intermedias.

Los conductores e interruptores deben ser calculados tomando en cuenta la corriente de arranque de cada equipo, la cual generalmente es varias veces superior al nominal, dicha corriente de arranque debe poder ser manejada sin inconvenientes por todos los elementos constitutivos de la instalacin.

Deben estar claramente sealados todos los circuitos y conductores alojados en el tablero de distribucin de cargas e indicar al equipo que corresponden. Todos los interruptores deben estar debidamente rotulados para su rpida operacin por parte del personal autorizado.

Como medida de seguridad, debe instalarse un control para cortar la energa a todo el equipo de cmputo en cualquier situacin de emergencia en un lugar de rpido acceso. El espacio prximo al control de interruptores debe permanecer libre de obstculos para su fcil operacin.

Deben instalarse tantos circuitos como equipos y perifricos estn indicados que deban llevar conector, esto es: La unidad central de proceso, impresoras, unidades de control de discos y de otros dispositivos magnticos, equipos de red y comunicaciones, pantallas, etc.

Deben instalarse ductos o tuberas guiadas desde la sala de cmputo o servidor hasta el lugar donde se instalarn otros equipos o perifricos, deber ser un cable por cada estacin de trabajo y las ducteras sern exclusivas para electricidad o para comunicaciones. Nunca deber conducir seal y electricidad por la misma tubera o ducto.

Debe instalarse un equipo de regulacin eficiente que considere las variaciones de voltaje existentes en el suministro elctrico, su capacidad se debe calcular sobre la base del consumo mximo de la configuracin del equipo ms un margen de seguridad.

Las instalaciones elctricas deben protegerse con conexiones a tierra para evitar de ese modo la generacin de cargas elctricas inducidas y altos niveles de ruido que provocan un mal funcionamiento de los equipos y descargas elctricas a travs del operador.

Debe instalarse un circuito alterno de corriente elctrica independiente al exclusivo del equipo de cmputo para uso de otro tipo de equipos dentro del rea de cmputo o en sus proximidades (aire acondicionado, cafeteras, fotocopiadoras, etc.), para evitar perturbaciones electromagnticas que se pudieran producir.

Debe instalarse una fuente ininterrumpida de energa (UPS), para abastecer elctricamente al equipo de cmputo y perifricos en caso de interrupciones no planeadas por causas de la acometida elctrica.

Los proveedores deben presentar los requerimientos ambientales para la operacin de los equipos de cmputo, aunque stos son muy tolerantes a las

variaciones de temperatura y humedad, los efectos recaen en sus componentes electrnicos cuando empiezan a degradarse, provocando con esto fallas frecuentes que reduce la vida til de los equipos.

Algunos equipos requieren que se obtenga en el ambiente del rea una temperatura adecuada y una humedad relativa20, de igual modo en el lugar donde se almacenen los dispositivos magnticos. Es necesario que el equipo cuente con controles automticos que respondan rpidamente a variaciones de temperatura y humedad relativa21.

El mejor mtodo de distribucin de aire para el centro de cmputo es el de usar el piso falso22 para la salida de aire y el plafn falso para el retorno del mismo, lo anterior a fin de evitar la elevacin de temperatura dentro del local y sus efectos secundarios.

Se recomienda colocar cortinas trmicas y/o cristales polarizados o reflejantes en donde la incidencia de luz solar sea mayor, en ningn caso los rayos solares debern incidir directamente al equipo.

Debe instalarse-paramantener constante la humedad relativa-un humidificador para lugares muy secos o un deshumidificador para lugares muy hmedos. Un higrmetro deber controlar al humidificador o deshumidificador para su arranque y parada del compresor dependiendo del ambiente en la sala de cmputo.

Mantenimiento a las instalaciones fsicas

En todas las instalaciones fsicas, -durante la operacin regular de una computadora- con frecuencia surgen algunos problemas, estos problemas se deben generalmente a dos aspectos fundamentales; a la operacin misma de los equipos y al desgaste o degradacin de las instalaciones. Sin embargo, se pueden mantener las instalaciones operando razonablemente bien y a veces hasta se puede mejorar su desempeo programando mantenimientos a las instalaciones.

El propsito del mantenimiento a las instalaciones es el de garantizar el continuo procesamiento resolviendo algunas situaciones comunes que en otros casos hubiesen impedido el continuar con el proceso. Una definicin de mantenimiento es: Crear y conservar en condiciones seguras de uso cualquier instalacin, dispositivo, sistema o equipo. Se pueden distinguir tres tipos de mantenimientos:

1. ElMantenimientoPredictivo.-Consisteen hacer revisionesperidicas(usualmente programadas) para detectar cualquier condicin (presente o

20 Generalmente el proveedor exige 21C +/- 2C de temperatura y de 45% +/- 5% de humedad para la sala de cmputo.21 Las unidades controladoras del ambiente debern trabajar en forma continua, el termostato y el higrmetro debern responder a variaciones de temperatura (2C) y humedad relativa (5%) respectivamente.22 Piso falso, material antiesttico no inflamable montado sobre una estructura metlica que la separa del piso real del edificio, la altura recomendable de piso a plafn es de 2.40 mts.

futura) que pudiera impedir el uso apropiado y seguro de los equipos, a fin de poder corregirla y as mantenerlos en ptimas condiciones de uso.

2. El Mantenimiento Preventivo. Es hacer los ajustes, modificaciones, cambios, limpieza y reparaciones (generalmente sencillos) necesarios para mantener cualquier equipo en condiciones seguras de uso, con el fin de evitar posibles interrupciones en el procesamiento.

3. El Mantenimiento Correctivo. Es reparar, cambiar o modificar cualquier dispositivo o equipo cuando se ha detectado alguna falla o posible falla que pudiera poner en riesgo el funcionamiento seguro del equipo y de la informacin.

Es importante disear una Gua de supervisin que contenga las actividades que se deben considerar dentro del proceso de mantenimiento a las instalaciones fsicas del rea que cuenta con equipos de cmputo.

Certificacin y documentacin de equipos

Dentro de la normatividad de las reas de Informtica, tambin debe integrarse un manual de normas de certificaciny documentacin de equipos, que nos permita garantizar la correcta instalacin-recepcin, eficiencia y garanta del equipo adquirido.

Algunos lineamientos de carcter general relacionados con las normas de certificacin y documentacin de equipos son:

Deben certificarse las adecuaciones realizadas para la instalacin de los equipos de cmputo y de los dispositivos perifricos con el propsito de contar con instalaciones seguras, confiables.

Se debe conectar y configurar el equipo de cmputo, as como los dispositivos perifricos de acuerdo a las normas de instalacin proporcionadas por el proveedor.

Se debe determinar el periodo de certificacin y el porcentaje de eficiencia con el proveedor antes de recibir formalmente los equipos y los dispositivos perifricos.

El proveedor debe otorgar una garanta de fbrica respecto de cada equipo y dispositivos perifricos, que tendr vigencia a partir de la fecha que se reciben formalmente los equipos.

Memoria de instalaciones

Dentro de la normatividad de las reas de Informtica, debe elaborarse un manual de normas para la integracin de las memorias de las instalaciones, cuyo

objetivo debe ser: Contar con toda la informacin relativa a la instalacin, operacin y mantenimiento del equipo de cmputo, de los dispositivos perifricos y de los sistemas que opera.

Algunos lineamientos de carcter general relacionados con la memoria de instalaciones son:

El rea de Informtica fungir como responsable del seguimiento y reportes de avance de las reas que cuenten con equipo de cmputo en caso de adecuaciones fsicas, cambios o reubicaciones de equipo.

Las modificaciones o cambios realizados en las instalaciones, se documentarn e integrarn en la memoria de instalaciones.

Se integrar una memoria de instalaciones por cada una de las reas que cuenten con equipos de cmputo y contendrn la siguiente informacin:

Instalaciones.- Plano arquitectnico del rea de cmputo, plano de la distribucin elctrica de los equipos de cmputo y perifricos, plano de la instalacin elctrica del alumbrado y equipos auxiliares, manual de normas de la instalacin.

Hardware.-Manualtcnicode instalacinyoperacin de los equipos de cmputo, perifricos y equipos auxiliares. Inventario del equipo de cmputo, perifricos, equipos auxiliares, mobiliario y dems activos. Normatividad para la administracin del hardware.

Software.- Manual de instalacin y operacin del software operativo, paquetes y sistemas aplicativo. Inventario de software instalado, versin de sistema operativo, licencias de uso. Normatividad para la administracin del software.

Actas y minutas.- Normatividad para la administracin del rea de Informtica, acta de certificacin de la instalacin, aceptacin del equipo, certificacin de garanta, contrato compraventa. Actas y minutas que se generan por acuerdos de seguridad,responsabilidades en siniestros, prdida de recursos, desarrollo de aplicaciones, etc. Guas de supervisin, Informes, respuesta a auditorias y a evaluaciones operativas.

4.2 HARDWARE: SELECCIN, LICITACIN, ADQUISICIN.

Seleccin

El hardware (equipos de cmputo, auxiliares y dispositivos perifricos) requiere de un proceso de seleccin cuidadoso que tome en cuenta los aspectos importantes

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que permitan efectuar una compra o renta adecuada. Esta seleccin generalmente esta basada en los estudios de factibilidad (tcnica y econmica).

David H. Li (1992) propone los siguientes lineamientos de control para la planeacin y para los sistemas de informacin:

Anlisis de la situacin actual

Identificacin de necesidades

Estudio de viabilidad

Estudio de factibilidad (tcnica y econmica)

Aprobacin del proyecto

De los lineamientos anteriores se derivan las siguientes consideraciones para la normatividad:

Anlisis de la situacin actual.- El disparador que promueve la seleccin y adquisicin de hardware, generalmente tiene dos motivos; Uno es la solicitud por parte del usuario para aplicaciones nuevas en base a sus oportunidades o problemas identificados y el otro como deber tico para evitar la obsolescencia tecnolgica. Es necesario realizar un anlisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del entorno para determinar las necesidades del usuario en materia de infraestructura de cmputo.

Identificacin de necesidades.- Producto del anlisis de la situacin actual, se deben identificar las necesidades del usuario y proponer soluciones que las satisfagan, valorar la posibilidad de sistematizacin de los procesos de trabajo a travs del mejoramiento de la infraestructura actual.

Estudio de viabilidad.- Para el caso de que el usuario solicite una nueva aplicacin o se requiera mejorar las ya existentes, se debe elaborar un documento que muestre los cursos alternos de accin, las posibles alternativas que den respuesta a las necesidades del usuario y que satisfagan los requerimientos de informacin del nuevo sistema23. Si la alternativa seleccionada implica la adquisicin de hardware (equipos de cmputo, auxiliares y dispositivos perifricos), se debe elaborar los estudios de factibilidad (tcnica y econmica).

Estudio de factibilidad tcnica.- Independientemente cual sea la causa por la que se requiera una nueva infraestructura de cmputo,debe prepararse y documentarse un estudio tcnico de factibilidad, este estudio variar dependiendo de las caractersticas del proyecto y de las polticas de la organizacin, sin embargo es conveniente que considere los siguientes aspectos:

23 La forma como debe integrarse el estudio de viabilidad se explica en la seccin 4.3 Software: Seleccin, Licitacin y adquisicin. (pg. 66).

1. Anlisis de las aplicaciones de la organizacin.- Si el estudio obedece a la adquisicin o modificacin del hardware de la organizacin, primeramente se debe identificar el tipo de aplicaciones en produccin que se vern impactadas con los nuevos recursos, identificar: Sistemas de registro de transacciones, operaciones sustantivas, sistemas de control de la operacin, sistemas de control estratgico. Esto con el fin de identificar las prioridades y estrategias de conversin que permitancontrolarel impactoen la operacin de la organizacin.

2. Prediseo de los sistemas organizacionales y de informacin.- Previamente a la seleccin del hardware necesario, se efecta un anlisis y diseo preliminar para cada sistema y as obtener informacin que nos permita evaluar a cual de estos es necesario aplicarles reingeniera y estar en condiciones de aprovechar las ventajas de los nuevos recursos.

3. Preparacin de tablas y volmenes.- En esta etapa se recaban los datos necesarios para la definicin de los lmites, restricciones y caractersticas de los sistemas para determinar el hardware requerido, se deben disear tablas que muestren los volmenes de: captura de datos, consultas, impresin de reportes, almacenamiento.

Con la informacin obtenidahastaesta etapa es posible definir los requerimientos necesarios mnimos para la seleccin del hardware (equipos de cmputo, auxiliares y dispositivos perifricos), usualmente se consideran tres factores para el anlisis de las necesidades, se evalan los factores de:

Anlisis de los requerimientos fsicos (hardware).- Se debe evaluar la necesidad de equipo y su disponibilidad, considerar aspectos tales como: factores de capacidad, expandibilidad, operacin, tiempos de ejecucin de la memoria, discos,dispositivosmagnticos,perifricos,as como requerimientosde instalacin elctrica, comunicaciones, dispositivos de red, compatibilidad con otros equipos, adecuacin de reas, mobiliario, etc.

Anlisis de los requerimientos lgicos (software).- Se debe evaluar la necesidad de software para el equipo y su disponibilidad, considerar aspectos tales como caractersticas del sistema operativo; Batch, multiprogramacin, multitareas, tiempo compartido, tiempo real, sistemas interactivos, manejo de memoria, etc.

Anlisis de los proveedores y sus propuestas.- Se debe evaluar a cada uno de los proveedores y seleccionar el que ms convenga a las necesidades de la organizacin. Investigar factores como condiciones para los mantenimientos (preventivos y correctivos) y su recurso humano disponibles para el soporte tcnico del equipo y/o actualizacin del software, experiencia y reputacin, respaldo de equipo, documentacin y manuales etc.

Otro factor podra ser:

Necesidad de espacio y tiempo implcitos en los requerimientos de informacin del departamento usuario y la manera de satisfacerlas.

Factibilidad operacional, de cmo el nuevo proyecto encaja en la actual mezcla de hardware, software y medio ambiente de comunicacin.

Consideraciones legales sobre la transferencia de tecnologa y el trmite para obtener la autorizacin gubernamental y/o autoridad competente.

Anlisis de cada alternativa por el comit de calidad o grupo de expertos.

Recomendacin de la alterativa seleccionada consensuada por el comit.

Estudio de factibilidad econmica.- Se debe preparar un anlisis de los costos y beneficios del proyecto para evaluar la factibilidad econmica de cada alternativa, usualmente se consideran factores tales como:

1. Costos de servicios de personal

2. Costo de adecuacin de reas e Instalaciones

3. Costo inherentes a las pruebas

4. Costo de implantacin, operacin y mantenimiento.

5. Costo de insumos.

6. Anlisis de cada alternativa por el comit de calidad o grupo de expertos.

7. Recomendacin de la alterativa seleccionada consensuada por el comit.

Aprobacin del proyecto.- Para la seleccin de la alternativa, se debe aplicar una gua que nos permita documentar las especificaciones funcionales del equipo, software, proveedor, costos para cada alternativa, una vez establecidas las diferentes caractersticas, se deben ponderar los factores que ms convengan al proyecto para estar en condiciones de determinar la configuracin requerida.

La gerencia debe revisar los reportes de estudios de factibilidad y decidir si procede; si la decisin es continuar debe seleccionar una de las alternativas y elaborar el plan maestro del proyecto, aqu inicia propiamente el desarrollo del sistema.

Licitacin

Atendiendo a la normatividad para las organizaciones pblicas24 se deben observar el Procedimientos de la licitacin pblica que las dependencias y entidades de la Administracin Pblica Federal debern remitir a la Secretara de la Contralora y Desarrollo Administrativo, es obligatorio realizar licitaciones o concursos para adquirir los bienes informticos, estas licitaciones obedecen a un estndar autorizado por las diferentes dependencias de control.

24 Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas, Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos

Las partes que deben considerarse al publicar una licitacin son:25

MARCO LEGAL, La Universidad Veracruzana en cumplimiento de lo que establece el Artculo 134 de la Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos; de los Artculos 28, 30 y 33 de la Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas, a travs de la Direccin de Recursos Materiales, ubicada en el cuarto piso del edificio B, de la Zona Universitaria; convoca a todos los interesados a participar en la Licitacin Pblica nmero 29015001-001-99 referente al arrendamiento de equipo de cmputo conforme a las siguientes:

BASES

1. DESCRIPCION DEL ARRENDAMIENTO A CONTRATAR: Nmero y caractersticas del equipo a licitar.

2. JUNTA DE ACLARACION DE DUDAS DE LA LICITACION Y DE SUS BASES: La junta de aclaraciones a las bases de licitacin se llevar a cabo el da (fecha y hora) en (lugar), acto en cual slo se dar respuesta a las dudas que se presenten claramente por escrito.

3. REQUISITOS PARA PRESENTAR PROPUESTAS:

a. Requisitos legales: Comprobante de domicilio, carta en la que se manifieste bajo protesta de decir verdad, identificacin oficial (Cdula Profesional, credencial para votar con fotografa, pasaporte), carta de aceptacin del modelo del contrato.

b. Requisitos Administrativos: Adquirir las bases, razn por la que debe presentar el comprobantede pago de las mismas,currcula de la organizacin conteniendo: domicilio y telfonos, listado de sus clientes o contratos ms importantes con los que haya trabajado en los ltimos tres aos, servicios que presta, sobre cerrado debidamente identificado con la propuesta tcnica, sobre cerrado debidamente identificado con la propuesta econmica, carta de aceptacin de bases.

c. Requisitos fiscales: Copia del Registro Federal de Contribuyentes (RFC), copia de las declaraciones del I.S.R de los ltimos tres aos, estados financieros auditados o dictaminados segn corresponda, carta en la que se manifieste bajo protesta de decir verdad.

d. Requisitos tcnicos: Lista del equipo que ofrece, sus caractersticas y nivel de calidad que oferta, documentacin que avale las caractersticas tcnicas de los equipos, garanta de los bienes por todo el tiempo que dure el contrato, carta de certificacin del grado de integracin del bien, presentar equipo muestra correspondiente a la realizacin de pruebas de calidad, carta del fabricante o poseedor de la patente, en donde se le autorice para distribuir y/o comercializar su producto o servicio.

25 Secretaria de Administracin y Finanzas, Direccin de Recursos Materiales. UV (1999), Licitacin PblicaNacional no. 29015001- 001 99, Arrendamiento de equipo de cmputo, Xalapa, Veracruz.

4. INSTRUCCIONES PARA ELABORAR LAS PROPOSICIONES: El idioma oficial de la licitacin, el alcance de su propuesta tcnica, el alcance de su propuesta econmica, la vigencia de las proposiciones.

5. ASPECTOS TECNICOS:Elproveedordeber apegarse ycumplir con las especificaciones tcnicas requeridas.

6. REQUERIMIENTOS MINIMOSDECALIDAD:Solamentecalificarn aquellas proposiciones que cumplan con los requerimientos de calidad establecidos.

7. EMPAQUES Y TRANSPORTES: El proveedor deber indicar el tipo de empaque y transporte que garantice que los bienes no sufran dao y/o avera alguna durante las maniobras de carga, transporte y descarga en el centro recepcin, considerando la entrega y destino final y las observaciones indicadas.

8. PROHIBICION DENEGOCIAR LASCONDICIONES QUEOFREZCAN LOS PARTICIPANTES.

9. ACTOS DE PRESENTACION Y APERTURA DE PROPOSICIONES: Apertura de la propuesta tcnica (lugar fecha y hora) y la descripcin del procedimiento de apertura de proposiciones.

10.FALLO: El fallo se dar a conocer por escrito (lugar, fecha y hora).

11.GARANTIAS:Garantarelativaal sostenimientode proposiciones,al cumplimiento del contrato, al funcionamiento de los bienes.

12.ASPECTOS ECONOMICOS-COMERCIALES: Condiciones de pago, Anticipos.

13.PRECIOS: Criterios para fijar precios.

14.IMPUESTOS, DERECHOS Y OBLIGACIONES.

15.CONDICIONES DE ENTREGA: Tiempo y lugar de entrega de los bienes.

16.SEGUROS: Los bienes deben estar asegurados por cuenta del proveedor, desde su traslado hasta la terminacin del contrato.

17.CRITERIOSDEEVALUACION YADJUDICACION:legal,tcnica (Evaluacin Documental, Verificacin fsica de las muestras, Pruebas de rendimiento), econmica, solvencia de la organizacin y/o evaluacin de sistemas de calidad.

18.ADJUDICACION DE CONTRATO: Adjudicacin al proveedor, si resultare que dos o ms proposiciones son solventes, para el caso de empate en trminos econmicos, el factor de desempate.

19.DESCALIFICACION DE PARTICIPANTES.

20.SUSPENSION TEMPORAL DE LA LICITACION POR CAUSAS DE INTERES PUBLICO O DE FUERZA MAYOR.

21.DECLARACION DESIERTA.

22.FIRMA DEL CONTRATO

23.PENAS CONVENCIONALES.

24.INCONFORMIDADES

Adquisiciones

Usualmente las formas de adquisicin de equipo son los siguientes: por renta, por compra, arrendar el equipo a una tercera compaa, compra de algunas partes y renta de otras. Comnmentelas organizacionescuentan con procedimientos establecidos para hacer la adquisicin de los recursos, estos procedimientos variarn dependiendo de las caractersticas del proyecto y de las polticas de la organizacin, sin embargo es conveniente que se consideren los siguientes aspectos:

Requisicin de compra al rea correspondiente que considere la autorizacin de los responsables de la asignacin del presupuesto del rea que la solicita, para as ejecutar la compra. La requisicin debe incluir; los datos del solicitante, descripcin de los requerimientos especficos y su justificacin. (Forma de requisicin de compra)

Dimensionamiento de las capacidades del equipo que se requiere de acuerdo a las necesidades del usuario descritas en la forma de requisicin de compra. (Estudio Tcnico de Factibilidad)

Evaluacin de proveedores basndose en las cotizaciones recibidas, para realizar as la seleccin de los mismos, tomando en cuenta la siguiente informacin: Servicios ofrecidos, precio de equipo, tiempo de entrega, valores agregados, etctera. (Estudio Econmico de Factibilidad)

Cotizaciones de al menos tres proveedores aprobados por la organizacin que contengan en hoja membretada la siguiente informacin; datos fiscales del proveedor, descripcin del equipo / servicio, precio unitario e importe total, vigencia de los precios sealados, formas de pago o crditos, descuentos preferentes, servicios ofrecidos, tiempo de entrega, garantas.

Algunas organizaciones solicitan adems de los estudios de factibilidad, un estudio costo beneficio, donde se especifiquen todos los costos que implicara la compra del equipo, as como los beneficios tanto tangibles como intangibles que se obtendran con la adquisicin.Esteestudiodeber contemplarla implantacin y uso del nuevo hardware, as como el impacto del reemplazo o adquisicin en cuanto a instalacin fsica, entre otros puntos.

Debe existir el procedimiento de recepcin, instalacin y prueba de los equipos adquiridos y actualizar el registro de inventarios de la organizacin.

4.3 SOFTWARE: SELECCIN, LICITACIN, ADQUISICIN.

Seleccin

El software (sistemas operativos, paquetes y sistemas aplicativos) requiere de un proceso de seleccin cuidadoso que tome en cuenta los aspectos importantes que

permitan efectuar una compra adecuada. Esta seleccin generalmente esta basada en los estudios de viabilidad y factibilidad.

David H. Li (1992) propone los siguientes lineamientos de control para la planeacin y para los sistemas de informacin:

Anlisis de la situacin actual

Identificacin de necesidades

Estudio de viabilidad

Estudio de factibilidad (tcnica y econmica)

Aprobacin del proyecto

De los lineamientos anteriores se derivan las siguientes consideraciones para la normatividad:

Anlisis de la situacin actual.- El disparador que promueve la seleccin y adquisicin de software, generalmente tiene dos motivos; Uno es la solicitud por parte del usuario para aplicaciones nuevas en base a sus oportunidades o problemas identificados y el otro como deber tico para evitar la obsolescencia tecnolgica. Es necesario realizar un anlisis de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del entorno para determinar las necesidades del usuario en materia de sistemas de informacin.

Identificacin de necesidades.- Producto del anlisis de la situacin actual, se deben identificar las necesidades del usuario y proponer soluciones que las satisfagan, valorar la posibilidad de sistematizacin de los procesos de trabajo a travs del mejoramiento de los sistemas actuales.

Estudio de viabilidad.- Debe elaborarse un documento que nos muestre la metodologa para el desarrollo y documentacin del estudio de viabilidad, lo anterior con el objeto de analizar cursos alternos de accin que satisfagan los requerimientos de informacin del nuevo sistema. Los estudios de viabilidad deben contener:

Informacin generalSe debe describir el origen y naturaleza de la solicitud del proyecto, su alcance.

IntroduccinBreve descripcin del contenido del estudio.

Planteamiento del problemaSe describir al sistemaactual, los problemas identificados, el objetivo general, las peticiones del usuario, los supuestos y restricciones. Los supuestos debern considerar la disponibilidad de las instancias directivasyaquellos recursos que puedan estar

disponibles en la organizacin, en las restricciones sedeben analizar aquellas consideraciones que pudiesen impactar desde el punto de vista econmico tcnico, operativo y funcional.

Alternativas de solucinPara cada alternativa de solucin se deber describir; el plan estimadode desarrollo,costosaproximados, beneficios, plan de operacin, ventajas y desventajas.

Todas las alternativas propuestasatendern las expectativas del usuario y variarn entre la ms modesta hasta la que considere tecnologa de punta.

RecomendacionesSe anotar las conclusiones a las que se llegaron al analizar cada una de las alternativas de solucin.

Seleccin del curso alternos de accin.- No se debe presuponer el recurso escaso, lo que se pretende es que el usuario conozca todas las posibles soluciones, una vez presentadas las alternativas de solucin al grupo de control de calidad y a la gerencia usuaria, se seleccionar la alternativa que ms convenga a la organizacin. Si la alternativa implica adquirir hardware o software, se requiere elaborar un estudio de factibilidad.

Estudio de factibilidad tcnica.- Independientemente cual sea la causa por la que se requiera adquirir o desarrollar software, debe prepararse y documentarse un estudiotcnicode factibilidad26,este estudiovariar dependiendo de las caractersticas del proyecto y de las polticas de la organizacin.

Estudiode factibilidad econmica.-Se debe preparar un anlisis de los costos y beneficios del proyecto para evaluar la factibilidad econmica de cada alternativa, usualmente se consideran factores tales como:

1. Costos de la preparacin y entrada de datos.

2. Costos de la conversin de archivos.

3. Costo inherente a las pruebas, implantacin, operacin y mantenimiento.

4. Costo de insumos.

5. Anlisis de cada alternativa por el comit de calidad o grupo de expertos.

6. Recomendacin de la alterativa seleccionada consensuada por el comit.

26 La forma como debe integrarse el estudio de factibilidad se explica en la seccin 4.2 Hardware: Seleccin, Licitacin y adquisicin. (pg. 60).

Aprobacin del proyecto.- Con la informacin obtenida, se deben definir los requerimientos necesarios mnimos para la seleccin del software usualmente se consideran tres factores para el anlisis de las necesidades, se evalan los factores de: Requerimientos fsicos (hardware), requerimientos lgicos (software), proveedores y sus propuestas

Para la seleccin de la alternativa, se debe aplicar una gua que nos permita documentarlas especificaciones del software,proveedor,costospara cada alternativa, una vez establecidas las diferentes caractersticas, se deben ponderar los factores que ms convengan al proyecto.

La gerencia debe revisar los reportes de estudios de factibilidad y decidir si procede; si la decisin es continuar debe seleccionar una de las alternativas y elaborar el plan maestro del proyecto, aqu inicia propiamente el desarrollo del sistema.

Licitacin

Atendiendo a la normatividad para las organizaciones pblicas es obligatorio realizar licitacioneso concursos para adquirir los bienes informticos,estas licitaciones obedecen a un estndar autorizado por las diferentes dependencias de control27.

Adquisicin de programas originales

Una vez determinadas las necesidades de software a travs de los estudios de viabilidad y factibilidad, es conveniente realizar un inventario del software que se tiene en la organizacin. Esto con el fin de identificar el software apropiado para cada uno de los equipos y comprometer a la organizacin en la adquisicin de programas originales de aquellos que no se puedan reubicar.

Para la compra de software especfico existente en el mercado, se debern documentar los siguientes puntos:

27 Ley de Adquisiciones y Obras Pblicas, Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Pblicos. El formato para la licitacin de estos bienes se describi para la licitacin del hardware. (Pg. 63)

Forma de requisicin de compra, que contenga los datos del solicitante, descripcin, requerimientos especficos y justificacin. Esta forma deber contener las firmas de autorizacin de los responsables de la asignacin del presupuesto del rea que la solicita, para as solicitar la compra.

Anlisis de las necesidades y requerimientos especficos del rea o usuario solicitante considerando lo siguiente: Necesidades de informacin, volumen de informacin, plataforma (Hardware, sistemas operativos, lenguajes, seguridad).

Se debe investigar los diferentes tipos de paquetes de software ofrecidos en el mercado, basndose en el estudio de factibilidad, ya que actualmente en el mercado existe una gran variedad de productos, que cubren con la mayora de los requerimientos solicitados.28

Documento de evaluacin de proveedores basndose en las cotizaciones recibidas, para realizar as la seleccin de los mismos, tomando en cuenta los siguientes puntos: Entrenamiento en la instalacin y post instalacin del software, nmero de instalaciones realizadas, infraestructura que respalda la informacin, permanencia en el mercado.

Cotizaciones de los proveedores aprobados por la organizacin. Se debe tener al menos tres cotizaciones diferentes con los siguiente datos: Hoja membreteada y datos fiscales del proveedor, descripcin del software solicitado, vigencia de los precios sealados, precio unitario e importe total, formas de pago o crditos, servicios ofrecidos, tiempo de entrega, garantas.

Algunas organizaciones solicitan adems de los estudios de factibilidad, un estudio costo beneficio, donde se especifiquen todos los costos que implicara la compra del software, as como los beneficios tanto tangibles como intangibles que se obtendran con la adquisicin. Este estudio deber contemplar la implantacin y uso del nuevo software, as como el impacto del reemplazo o adquisicin en cuanto a instalacin, entre otros puntos.

Debe existir un procedimiento donde al recibir el software recin adquirido se registre la informacin como una forma de control de inventarios de la organizacin: Proveedor, versin, nmero de serie, licenciamiento, etctera.

Al tener el software ya registrado se debe tener un programa de capacitacin a usuarios finales en el manejo y operacin del mismo, este plan debe especificar los siguientes aspectos: duracin, horario, costos y lugar.

En ocasiones el sistema recin adquirido, requiere de informacin inicial, para empezar su ejecucin por lo que se solicita un resumen de transferencia o captura de datos al sistema. Este documento deber contener lo siguiente: Procedencia de los datos, responsable de captura o transferencia, fecha de realizacin, duracin de la captura, mtodo de transferencia o captura, problemas encontrados.

28 Es importante sealar que los paquetes comerciales deben satisfacer las necesidades del usuario, y no caer en el error de pretender adaptar las necesidades del usuario al paquete.

Administracin de Recursos Informticos

Administracin de Recursos Informticos

Si es necesaria la ejecucin del nuevo software en paralelo con una ya existente en la organizacin, se requiere de un plan de ejecucin en paralelo, para la verificacin de la correcta operacin, as como la obtencin de los resultados esperados. Este plan deber especificar lo siguiente: Duracin del periodo en paralelo, responsable de la verificacin, los puntos crticos a verificar en el paralelo (seguridad, datos, interfaces, etc.), comparacin de resultados.

Debe existir un documento de liberacin del sistema por parte del rea de informtica y de aceptacin del usuario solicitante. Es importante hacer entender al usuario que l es el responsable del sistema que se le entrega, as como el uso que se le d al mismo, por lo que se requiere su firma en este documento. Es importante aclarar que en caso de hacer mal uso del sistema y/o de la informacin del mismo por parte del usuario ste estar comprometido a afrontar la responsabilidad y los cargos legales que resulten.

4.4 CONTRATOS Y FIANZAS

Contratacin informtica

Para Davara, M. A. (2002), los contratos informticos son aquellos que tienen por objeto documentar los pactos acerca de la contratacin de un bien o servicio informtico. Esta contratacin puede producirse entre un profesional yun consumidor,o entre profesionales,siendo necesario en cualquier caso velar por el cumplimiento del correspondiente contrato suscrito

entre las partes, de manera que no se produzca un desequilibrio de los derechos que corresponden a cada una de las partes de la contratacin y no se vulneren sus legtimos intereses.

La contratacin informtica se caracteriza por el objeto sobre el que recae la misma, pudiendo ser un bien o servicio informtico, la contratacin electrnica es aquella que se realiza a travs de medios informticos en base al objeto de la misma, es necesario que las partes de la contratacin en cuestin desarrollen el contrato informtico correspondiente de manera que sirva para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que corresponden a cada una.

Dada la naturaleza del objeto de contratacin, es necesario tener en consideracin la proteccin debida a las partes, ya que en algunos casos puede que el consumidor no tenga suficientes conocimientos en la materia, de manera que no puede producirse un menoscabo de los derechos y legtimos intereses de las partes. Lo anterior supone la necesidad de que en el contrato se contemplen todos los aspectos por los que se va a regir la relacin entre las partes de la contratacin en cuestin.

La contratacin informtica se caracteriza por el objeto sobre el que recae, pudiendo ser bienes o servicios informticos, tales como el software, el hardware, o determinados servicios cuyo fin sea la realizacin de alguna actividad sobre aquello, as como el acceso a Internet o determinados servicios relacionados, como por ejemplo el almacenamiento de informacin (hosting).

La clasificacin de los contratos informticos puede realizarse bajo diversos criterios, como pueden ser el objeto de los mismos y el negocio jurdico bajo el que se realizan dichos contratos, sin perjuicio de que pudieran atenderse a otros criterios de clasificacin.

ObjetoEs objeto de la contratacin informtica: Un bien informtico, un servicio informtico o ambos. Es la prestacin de las partes que tengan por objeto un bien o servicio informtico.

Clasificacin de los contratos

Los contratos informticos pueden clasificarse: por su objeto en virtud del negocio jurdico que los ampara

Los sujetos de la contratacin informtica son empresarios y profesionales, incluyndose tambin las administraciones pblicas y consumidores, si bien los mismos variarn en funcin del contrato informtico de que se trate, puesto que los mismos pueden tener como objeto diversas prestaciones, como por ejemplo la compraventa de material informtico o la prestacin de diversos servicios que recaen sobre bienes informticos.

El objeto de los contratos informticos son los bienes y/o servicios informticos, entendiendo por bienes aquellos que conforman el soporte fsico del elemento informtico (hardware), as como los bienes inmateriales que proporcionan las rdenes, datos, procedimientos e instrucciones en el tratamiento automtico de la informacin y que constituyen el soporte lgico (software).

Respecto de los servicios objeto de la contratacin, son aquellos propios o auxiliares de la actividad de procesamiento y que sirven de apoyo y complemento a la misma, como puede ser el desarrollo de software o el acceso a Internet.

Contratos sobre hardwareHardware es: todo aquello que, fsicamente, forme parte del equipo, tambin los equipos de comunicaciones u otroselementosauxiliaresnecesarios para el funcionamiento del sistema.

Contratos sobre softwareEl software puede ser de: base, sistema, utilidad, aplicacin o usuario

Contratos de instalacin llave en manoEstoscontratos incluyen:hardware,software, determinados servicios de mantenimiento y formacin del usuario.

Contratos de servicios auxiliaresEntre otros: mantenimiento de equipos y programas, o formacin de personas.

Respecto del negocio jurdico bajo el que se incluyen los contratos informticos es necesario sealar que no existe en nuestro ordenamiento jurdico una regulacin especfica de dichos contratos informticos, por lo que en funcin de la prestacin en concreto que se pretenda llevar a cabo por las partes ser necesario acudir a la regulacin prevista con carcter general para el contrato de que se trate.

En funcin del negocio jurdico concreto, pueden citarse a modo de ejemplo los contratos: de venta, de arrendamiento financiero o leasing, de alquiler y de mantenimiento.

Contrato de ventaRecae sobre un bien informtico. La compraventa puede ser:mercantil o civil.

Contrato de arrendamiento financieroSon partes en el contrato: el suministrador -vendedor- del equipo informtico, una entidad o intermediario financiero, y el usuario del bien.

Contrato de alquilerConfiere al usuario: el goce o uso de un bien informtico, durante un tiempo determinado y por un precio cierto.

Contrato de mantenimientoPuede ser de: equipos, programas o un mantenimiento integral en el que se pueden incluir un servicios de formacin, asesoramiento y consulta

Las clusulas que conformen el contrato informtico en cuestin se incluirn en funcin de la prestacin especfica de que se trate, si bien con carcter general es necesario tener en consideracin que la redaccin del contrato tiene que ser lo ms exhaustiva posible, ya que de esta manera se puede evitar el surgimiento de conflictos futuros por no haber previsto determinadas cuestiones. Todo contrato informtico incluye: parte expositiva y clusulas o pactos.

Parte expositivaEn la misma se sealar: por qu se realiza el contrato, y para qu del contrato

Clusulas o pactosUn contrato tipo informtico podra incluir, entre otras, las siguientes clusulas: objeto del contrato, precio, pago, plazos, preparacin del local o locales, entrega e instalacin, pruebas de aceptacin, aceptacin, retencin en precio como garanta, repuestos, mantenimiento, software, compatibilidad, manuales ydocumentacin,entrenamiento ysoportedel sistema, perodo contractual de garanta, transmisin de derechos, propiedad, seguro, confidencialidad, definicin de trminos y conceptos, otras.

Los contratos de servicios informticos ms importantes son los siguientes:

Consultora informtica

Auditora informtica

Auditora jurdica de los entornos informticos

Formacin/capacitacin

Seguridad informtica

Contratacin de personal informtico

Instalacin/mantenimiento

Redes/Comunicaciones

Responsabilidad civil

Cubrir errores en los consultores

Cubrir errores de programacin

Cubrir errores de instalacin

Cubrir errores de interoperabilidad

Por fraudes de personal

Para cubrir la suspensin del servicio de mantenimiento

Siniestros informticos/Seguros

4.5 SEGUROS Y RESPALDOS

Seguros (hardware, software, datos, etc.)

Los seguros informticos en algunas ocasiones se dejan a un segundo trmino, aunque son de gran importancia, no se tiene la cultura de seguridad debidamente reconocida y se cre que nunca va a pasar nada, muchas veces se est poniendo en riesgo los activos de la institucin al omitirlos.

Existe un gran problema en la obtencin de los seguros informticos dada su compleja tecnologa, Segn Echenique J. A. (1990), se tiene poco conocimiento de los riesgos que entraan la computacin, sobre todo que muchas veces no es claro para los agentes de seguros. Un ejemplo podra ser los seguros contra desastres, ya que muchos conceptos son cubiertos por el proveedor del servicio de mantenimiento lo que hace que se duplique el seguro o bien sobrevienen desastres que no son normales en cualquier otro tipo de ambiente.

El seguro debe cubrirlo todo, el equipo y su instalacin, por lo que es probable que una sola pliza no pueda ser suficiente 29 por lo que tal vez convenga tener ms de una pliza con especificaciones precisas.

Debemos tener en cuenta que existen riesgos que son difciles de evaluar y de asegurar como el caso de negligencia. El costo de los equipos puede variar, principalmente por las variaciones econmicas del pas, por lo que los seguros deben estar a precio de compra 30 y no a precio del momento de la contratacin del seguro, y si el equipo ya es obsoleto, surge otro problema.

29 Existe equipo que puede ser transportado como las computadoras personales y equipos perifricos.30 Valor actual de adquisicin de un nuevo equipo de las mismas caractersticas.

El seguro debe cubrir tanto daos causados por factores externos (terremotos, inundaciones, etc.) como por factores internos (daos ocasionados por negligencia de los operadores, daos debido a las condiciones ambientales, etc.).Tambin se deben asegurar las prdidas del software, (archivos, programas, etc.), se tendr en cuenta al momento de asegurarlos el costo de elaborarlos en caso de los programas y el de recuperarlos en el caso de la informacin.

Para el caso de actitudes del personal, se pueden tener fianzas contra robo, negligencia, daos intencionales, sabotaje, acciones deshonestas, etc. Es importante que la direccin de informtica est preparada para evitar en lo posible el dao fsico al personal, equipo de cmputo, as como a los sistemas aplicativos y operativos, adems de que existan prcticas de seguridad.

Resguardo y respaldo de informacin

Considerando el valor que representa la prdida de informacin en el mbito organizacional, es importante que el rea de informtica cuente con las polticas y procedimientos mnimos para llevar a cabo un eficiente control tanto de los respaldos como de la recuperacin de informacin dentro de la organizacin, por lo que se sealan algunas consideraciones necesarias para implementar acciones en las reas de Informtica.

Respaldo de Informacin

Las actividades de respaldo de informacin en las reas de informtica deben presentarse a travs de un documento formal 31 conteniendo las polticasy procedimientos para su realizacin.

Para cada proceso del sistema a respaldar se debe indicar lo siguiente: Nombre del men o procedimiento que ejecuta el respaldo, bases de datos principales que se respaldan, requerimientos de medios magnticos, frecuencia de respaldos. Debe implementarse una bitcora donde se lleve un control de los respaldos realizados conteniendo la siguiente informacin: Responsable, nmero de control del dispositivo, ubicacin fsica del respaldo, fecha de respaldo, estado de finalizacin del respaldo.

En esta bitcora se debe incluir la fecha en la cual se va a realizar el prximo respaldo, as como su fecha de caducidad o vigencia, cada uno de los medios magnticos utilizados para el respaldo de informacin, debe estar debidamente etiquetados conteniendo lo siguiente: Fecha de respaldo, sistema respaldado, archivos respaldados (listado del estado fsico del medio magntico), nombre del ejecutor del respaldo, vigencia, destino.

31 La normatividad para las reas de Informtica exige la elaboracin e implantacin del Manual de procedimientos para el Respaldo y Recuperacin de Informacin.

Es necesario programar tambin respaldos de toda la instalacin, es decir, por disco duro, y estos deben ubicarse en un edificio diferente al Centro de Cmputo para garantizar su recuperacin en caso de un siniestro de proporciones mayores, los respaldos por sistema se deben ubicar en un sitio seguro dentro del rea, de preferencia especialmente diseado para este fin considerando todas las medidas de seguridad pertinentes.

Convenios de Respaldo.

Al ocurrir una emergencia, la suspensin de las operaciones que se llevan a cabo dentro de la organizacin representan prdidas enormes, por lo cual, el asegurar la continuidad de dichas operaciones, representa una tarea importante para el rea de informtica, por lo que se debe verificar la existencia de la siguiente documentacin debidamente actualizadayautorizadasegn el organigramageneral de la organizacin:

Debe existir un plan que provea un procesador de respaldo o cualquier otro tipo de recurso de cmputo ya sea en las mismas instalaciones de la organizacin o fuera de ellas mediante un convenio de respaldo.

Realizar convenios formales de apoyo computacional con otras organizaciones que cuenten con equipos de cmputo con caractersticas similares a lo existente en la organizacin tanto en hardware como en software; con el objeto de que aquellos sistemas clasificados como crticos y con necesidad de ser procesados en otro equipo, puedan ser ejecutados en dichas organizaciones.

Las locaciones de respaldo deben ser revisadas peridicamente para ver que el equipo, el sistema operativo y el software de soporte, se encuentren funcionando adecuadamente con base en los requerimientos de la organizacin.

Una vez formalizado el convenio de apoyo computacional, es necesario describir formalmente los escenarios u organizaciones con las que se tiene el soporte. Es necesario que se incluya la siguiente informacin: Nombre de la organizacin o escenario, direccin y nmero telefnico, contactos dentro de la organizacin, hardware ysoftwareinstalado,procedimientopara solicitarsoporte, descripcin del ambiente, vigencia del contrato, tiempo y espacio disponible en el equipo para efectuar los procesos.

Para cada uno de los convenios presentados es necesario evaluar si es adecuada la ubicacin del equipo de respaldo as como determinar si es suficiente el tiempo disponible acordado en el equipo de respaldo.

Para el respaldo de la documentacin, esta debe existir en dos copias mismas que se distribuirn de acuerdo a su tipo y aplicacin. Es tan importante la periodicidad del respaldo de la informacin y la definicin de la informacin a respaldar como el sitio de respaldo de la misma.

Es necesario la definicin de sitios de apoyo en alguna institucin donde se puedan conservar copias de la informacin, sistemas y documentacin de los mismos. Las instituciones bancarias proporcionan servicio de custodia de informacin por lo que son un buen lugar para realizar este tipo de convenios.

Una relacin de los proveedores del equipo, de software y accesorios para su compra o reposicin en caso de la prdida o falla en alguno de sus elementos.