RECURSOS BÁSICOS DEL ARCHIVO

TÉCNICAS DE OFICINA

RICARDO A BECERRA A

MATERIALES Y ELEMENTOS PARA EL ARCHIVO

1. FICHEROS Y TARJETEROS

Las fichas o tarjetas se colocan horizontal o verticalmente, se desplazan, las unas en relación con las otras, por un espacio constante que asegura la visibilidad de las referencias y la señalización.

2. CLASIFICADORES

Los clasificadores se fabrican en distinto tamaño, modelos y materiales.

Sus usos son diversos, por ejemplo para organizar tarjetas, fichas, correspondencia, cheques, facturas, talonarios, puede realizarse por cualquier sistema de ordenamiento que utilice la empresa.

Para esto hay clasificadores con rótulos en blanco que se utilizan de acuerdo con las necesidades de cada organización.

Clasificador de Acordeón

3. CARPETAS

Son dos hojas de cartulina o manila, cartón prensado o fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados que permiten ampliar su capacidad. La proyección de la tapa posterior se llama pestaña y viene de diferentes tamaños. La rotulación o marcación de la carpeta se hace sobre la pestaña y es el nombre que adquiere la carpeta. Una carpeta tiene capacidad máximo para 100 documentos conservando su forma original.

USO DE CARPETAS DE ACUERDO A SU CAPACIDAD DE ALBERGUE:

Abertura normal. Se amplia a medida que se introducen los documentos.

El papel se ondea si la abertura se rompe prematuramente

Si la abertura se abre de manera natural, alberga hasta 100 hojas

Si la abertura no se abre de manera natural, las hojas se trepan como lo muestra la figura

Carpetas con su máxima capacidad o sea 100 hojas

Carpetas con más de 100 hojas.

4. BOLSAS

Llamadas también sobre o fundas. Un ejemplo claro son las historias clínicas, los registros médicos y de personal. Las que más se usan tienen separadores o compartimentos dentro de ellas. Se elaboran en plástico, cartón, tela y hule.

5. LEGAJOS

Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos. En cuanto a los documentos que se legajan, pueden quedar ordenados, dejando el primero o el más actualizado al principio o al final. En el caso de las hojas de vida, se prefiere que al final se queden las recibidas de último.

El legajo se identifica con los siguientes datos:

•-Identificación de la empresa

•-Nombre de la dependencia a la cual pertenece

•-Título para el archivo

•-Año al cual pertenecen los documentos

5. RÓTULOS O MARBETES

• Son las tiras de cartulina o las cintas de papel engomado que se adhieren a las pestañas, para titular las carpetas. Se consiguen en tiras perforadas, y gran variedad de colores. Eje:

6. INDICE Es una tarjeta de

cartulina que identifica el contenido de la gaveta. Se coloca en el portaíndice que tiene cada gaveta y se acostumbra protegerlo con un pedazo de acetato.

7. GUÍAS

Son cartulinas o

cartones para separar

distintos grupos de

documentos dentro de

una carpeta. Pueden

ser simples o

complejos.