Recordemos bases de datos

Base de datosRecordemos

Una base de datos es un “almacén” que nos permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada para que luego podamos

encontrar y utilizar fácilmente.

¿Qué son las basesde datos?

Recordemos Bases de datos

Las bases de datos son un conjunto de información perteneciente al mismo contexto, por ejemplo: la base de datos de los clientes de una empresa puede tener información como nombre completo del cliente, empresa en la que trabaja, teléfono de contacto, número celular, correo electrónico, tipo de producto que adquiere con mayor regularidad, producto de adquiere con menor regularidad, frecuencia de compra, entre otros. Éste tipo de información permite a los empresarios tener un punto de partida para promocionar nuevos productos, presentar promociones y aumentar el volumen de ventas.

Ésta herramienta permite guardar grandes cantidades de información de forma organizada con el objetivo de hacer más fácil la búsqueda y la utilización de información de contacto con diferentes tipos de clientes. Por lo general se utiliza el programa Microsoft Excel para la creación, búsqueda, edición y utilización de bases de datos debido a que éstas, son construidas por filas y columnas creando registros que van desde la columna A, hasta la columna XFD, y de la fila 1, hasta la fila 1'048.576.

Extensión de los archivos de excel(.xls ó .xlsx)

Microsoft Excel 2007

Excel es un programa de la familia Microsoft Office, quiere decir que los elementos dispuestos en pantalla para la utilización del programa, es muy similar a Word y PowerPoint, pero a diferencia de

estos programas, Excel funciona a través de hojas de cálculo en las que se pueden realizar operaciones matemáticas, crear bases de datos, flujos de caja, manejar inventarios, realizar facturas, entre otros.

Las hojas de cálculo son aquellas que nos permiten manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tabla, quiere decir, una composición de filas y columnas en las que se puede ingresar información por medio de celdas.

Las hojas de cálculo son aquellas compuestas por filas y columnas, en cuya intersección se crean celdas nombradas dando prioridad a la columna, y luego a la fila. En la gráfica se encuentra resaltada la celda C4.

Fila

s:

Columnas

Celda C4


Con el objetivo de recordar los aspectos básicos de Microsoft Excel 2007 realizaremos el ejerció de crear una base de datos con los campos:

Nombre completo

Ciudad

Teléfono

Correo electrónico

Producto de preferencia

1er paso:Para comenzar a identificar los elementos que conforman excel y su uso, debemos abrir el programa, por lo general accedemos a el por medio del botón inicio como indica la gráfica:

Clic en el botón inicio ubicado en la p a r t e i n f e r i o r izquierda de la p a n t a l l a d e l a computadora. Clic en el botón Todos los Programas.

Por último Clic en el icono de Excel.

Luego de dar Clic en el b o t ó n T o d o s l o s Programas, se despliegan v a r i a s c a r p e t a s. Co n ayuda de la barra de d e s p l a z a m i e n t o , buscamos la carpeta de nombre Microsoft Office, y damos Clic en ella.

Al ingresar a Excel la primera pantalla será muy similar a la siguiente imagen:

La imagen inicial presenta una serie de herramientas dispuestas en su mayoría en la parte superior de la pantalla. Todo lo que vemos en la pantalla se llama interfaz, y de ahora en adelante haremos referencia a lo vemos en la pantalla como interfaz gráfica. Podemos decir que la imagen inicial que Excel nos presenta una vez iniciado el programa, se llama interfaz gráfica de Excel.


Identifiquemos los elementos y sus usos – Ahora todo es rápido y sencillo -:

Excel 2007 se compone de varias secciones, una de ellas la llamaremos la cinta, ubicada en la parte superior de la interfaz gráfica de excel.

La cinta mantiene a la vista los comandos de uso más frecuente agrupadas en pestañas, lo que nos permitirá encontrar los elementos con mayor facilidad cada vez que tengamos que realizar una acción en el texto que estemos trabajando.

Si queremos colocar una fotografía en el texto, por asociación podemos decir que lo que vamos hacer es insertar Por ejemplo:

una imagen, por ello debemos dar clic en la pestaña insertar, y luego dar clic en el botón imagen.

Una de las pestañas que compone la cinta tiene por nombre <inicio>, en ésta hallaremos botones útiles para:

Para hacer usos de estas herramientas en textos, lo primero que se debe hacer es seleccionar el texto al que se le quiere realizar cambios. La forma de seleccionarlo es: Un Clic sostenido al inicio del texto, y luego mueve el cursor a la izquierda seleccionando así el texto.


Fuente:

Continuando con la exploración de la pestaña <Inicio> identificaremos varios grupos que a la vez contienen herramientas útiles asociadas al grupo. Por ejemplo:

Agrupa todos los elementos relacionados con la modificación del tipo de la letra o de la fuente. Se pueden modificar características como el tamaño, el color, si es negrilla, cursiva o subrayada. Tambien es posible cambiar el estilo o tipo de letra, entre los más comunes se encuentran: Arial, Verdana, Calibri y Times New Roman.

Alineación:Alinear en la parte superior

Orientación

Alinear en el medio

Ajustar texto

Alinear en la parte inferior

Alinear a la izquierda

Combinar y centrar

Centrar

Disminuir y aumentar sangríaAlinear a la derecha


Fuente o tipo de letra en negrillaFuente o tipo de letra cursivaFuente o tipo de letra subrayada

BordesColor de fuente o tipo de letraResaltado

Tipo de fuente

Aumentar tamaño de fuenteTamaño de fuente

Disminuir tamaño de fuente

Aumentar decimalesDisminuir decimalesFormato millares

Formato número de contabilidadFormato porcentual

Formato de número

Despues de dar un vistazo por los elementos básicos, inicaremos la tarea de recordar el uso de Excel por medio de la creación de una base de datos

Después de abrir Excel vamos a dar Clic en el botónubicado en la parte superior izquierda de la pantalla, y seleccionamos Nuevo.

Luego un Clic en la opción Libro en blanco.

Excel como los demás programas de la familia Microsoft office, presenta la opción de elegir plantillas predeterminadas para la creación de: Agendas, calendarios, facturas, inventarios, informes de gastos, informes de ventas y hojas de asistencias, entre otros. Lo invitamos a explorar.


Para guardar un Libro de Excel:

Clic en el botón

Luego Clic en el botón Guardar.

Un atajo para guardar un documento es realizando Clic en el botón

En la pantalla de la computadora aparecerá una ventana emergente en la que deberá seleccionar el nombre del archivo que desea guardar, y su ubicación para encontrarlo con mayor facilidad la próxima vez que desee acceder a él.

Después de haber determinado el nombre del archivo y su ubicación, es necesario dar Clic en el botón Guardar, ubicado en la parte inferior de la ventana emergente.

Recordemos que los documentos de Excel son guardados con las extensiones .xls ó .xlsx


Para abrir un Libro de Excel guardado:

Clic en el botón

Clic en abrir

En la ventana emergente buscamos con ayuda de pestaña desplegable la ubicación del archivo, y posterior a ello, identificamos el archivo con el nombre asignado en el momento en el que se guardó por primera vez.

Pestaña desplegable

Si el archivo se abre una, dos, tres o más veces y se guarda, el archivo siempre tendrá el nombre asignado por primera vez, a no ser, que en algún momento, los usuarios del programa hayan cambiado el nombre original.



Demos inicio a la creación de la base de datos

Lo primero es abrir Excel, nos entraremos la pantalla de inicio y una interfaz gráfica que permitirá reconocer elementos de formato de texto en la parte superior de la pantalla, específicamente en el área de la cinta superior.

{Cinta

Una celda es la intersección entre una columna y una fila, y se nombra dando prioridad a la columna. Ejemplo: Celda F13

Clic en la celda A1

Luego escribimos el título BASE DE DATOS en la celda y Clic sostenido hasta la celda F1.

Clic en botón Combinar y Centar


Después, con la ayuda de los conjuntos de Fuente y alineación damos cambiamos el tipo de letra, el tamaño, la alineación y el color de la misma.

Continúe llenando los espacios con ayuda del ejemplo:

Recordemos Mercadeo

Luego hará Clic sostenido desde la celda A2 hasta F2.

Suelte el Clic, y luego Clic en botón Ordenar y Filtrar, y luego Clic en Filtro.

En la pantalla observará unos cambios, una especie de triángulos al lado derecho de cada celda seleccionada.


Al realizar estas acciones se crea un filtro por el cual se puede seleccionar que datos serán visibles, de acuerdo a determinadas condiciones.

La gráfica muestra la opción de preservar visibles los datos de los clientes por producto de preferencia, quiere decir, si la opción seleccionar todo está chuleada, se mostraran todos los registros, en cambio, si solo desea observar a los clientes que les gusta el chocolate, por ejemplo, debe chulear solo la opción chocolate, y al dar clic en aceptar, solo serán visibles los datos de las personas que les gusta el chocolate

Éste tipo de base de datos es útil, para cuando usted como empresario desee entrar en contacto con clientes con características específicas. Con esto podrá ahorrarse la búsqueda en tarjeteros, en papelitos o en el celular.

Cuando usted publique un nuevo artículo en su sitio web, podrá enviar por correo electrónico un mensaje a los clientes que desee contactar. Así, a los clientes que les guste el chocolate, por colocar un ejemplo, usted los tendrá en cuenta solo para enviarles información sobre el chocolate. Esto aumenta la probabilidad de compra y cada vez que a ese cliente le llegue un correo electrónico suyo, no lo eliminará, porque no lo considerará basura, y tendrá mayor probabilidad de que el cliente lea la información enviada.

Con el objetivo de orientar a las u n i d a d e s p r o d u c t i v a s e n l a incorporación y fortalecimiento de TIC, proponemos la realización del e j e r c i ó d e F L U J O D E C A J A , documento que se encuentra en el CD. No sin antes realizar un repaso de las fórmulas básicas – Sumar, restar, multiplicar y dividir-

En el CD encontrará un archivo de Excel con el nombre – FLUJO DE CAJA-


Para realizar una operación matemática en Excel es necesario dos o más celdas con datos. Basado en ello, y para que de forma práctica recordemos las operaciones matemáticas básicas, utilizaremos una hoja de cálculo guía.

En ella hay datos del producto, de su valor unitario, la cantidad adquirida y el valor, y por último el total, que sería la sumatoria de todos los valores de la columna D.

Sumar: Clic en la celda D2 (Espacio asignado en el que aparecerá el resultado de la operación)Luego Clic en la barra de fórmulas y escribir: =SUMA(Clic en la celda que haga referencia al primer valor en la operación matemática, por ejemplo, Clic en B2

Luego en la barra de fórmulas, cierra paréntesis y presiona la tecla Intro ó enter.

Clic en la celda que haga referencia al segundo valor en la operación matemática, por ejemplo, Clic en C2

Restar:

Clic en la celda D2 (Espacio asignado en el que aparecerá el resultado de la operación)

Presionar la tecla menos (-)

Luego Clic en la barra de fórmulas y escribir: =


Clic en la celda que haga referencia al primer valor en la operación matemática, por ejemplo, Clic en B2

Luego en la barra de fórmulas presiona la tecla Intro ó enter.


Multiplicar: Clic en la celda D2 (Espacio asignado en el que aparecerá el resultado de la operación)


Luego Clic en la barra de fórmulas y escribir: =Clic en la celda que haga referencia al primer valor en la operación matemática, por ejemplo, Clic en B2Presionar la tecla multiplicar (*)


Clic en la celda D2 (Espacio asignado en el que aparecerá el resultado de la operación)

Presionar la tecla dividir (/)

Luego Clic en la barra de fórmulas y escribir: =


Clic en la celda que haga referencia al primer valor en la operación matemática, por ejemplo, Clic en B2


Dividir:

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