Recomendaciones para procesos de compras …...de una manera específica por razones de...

CONSULTOR : ING. MANUEL E. LAVAYEN, M.SC. SCML

Gabriel Rangel Especialista de Compras para el Fondo Estratégico

Departamento de Gestión de Compras y Suministros, PRO

OPS/OMS

Recomendaciones para procesos

de compras públicas en

adquisición de productos de salud

Temas a tratar

La función de compras públicas

Planificación y manejo de riesgos

Estrategia de Compras

Desarrollo de especificaciones

Métodos de compras

Identificación de proveedores

Proceso de Licitaciones

Evaluación de ofertas

Manejo de contrato y seguimiento

Compras públicas:

Son actividades estratégicas para el Estado

• Permite la ejecución de las Políticas Públicas

• Son un Catalizador del desarrollo nacional de la

industria y el comercio.

• Permiten mejorar la calidad de vida de la población

• Buscan optimizar los recursos del estado

”Fin último, satisfacer necesidades sociales

mediante el uso eficiente y transparente de los

recursos del Estado”

Fuente: Las compras públicas como herramienta de desarrollo en América Latina y el Caribe

SELA 2014 SP/Di No. 11-14

Principios de Compras de la OPS:

Mejor relación costo-beneficio

Equidad

Integridad

Responsabilidad

Transparencia

Competencia

Priva el Interes de la organización

Principios de Compras:

Calidad Costo Mejor relación

costo-beneficio

Calidad mínima requerida

Seguridad de uso y ambiental

Confiable - vída útil

Precio de compra

Costo administrativo interno

Costos de instalación y Mantenimiento

Costo de retiro

Tiempo

Ciclo de vida de la tecnología sanitaria y el proceso de compras

Guía de recursos para el proceso de adquisición; WHO 2011

Adquisición

La Planificación de Compras

Desarrollo de la Estrategia de

compras

Elaboración de especificaciones

Selección del Método de Compras

Identificación y selección de proveedores

Proceso de Licitación

Evaluación de Ofertas

Contratación y seguimiento

Evaluación del proceso y lecciones

aprendidas

El Proceso de Compras:

Fuente: Curso de Compras Públicas

PNUD/CIPS nivel 2



compras








aprendidas

• Confirmar el requerimiento/necesidad

• Definir objetivos, tiempos e indicadores de

desempeño

• Identificar riesgos

• Identificar y gestionar recursos disponibles

• Definir el método de adquisición

• Definir criterios de elegibilidad y selección

• Cuales son la misión, visión y objetivos de

la organización? Como estamos

alineados?

• Cual es el perfil de compras

Análisis de compras anteriores (por categoría, por

monto, por proveedor, ordenes por proveedor,

tiempo promedio, etc.

Análisis de riesgos (Suministro vs gastos)



compras








aprendidas

Fuentes: Gestión Estratégica de Compras – blogger; Los siete niveles de una estrategia de

abastecimiento. https://goo.gl/Yz5qJj

Gestión Estratégica de Compras – blogger; ¿Qué es Global Sourcing? https://goo.gl/y9re5a

Modelo de Kraljic: Perfil de Compras

https://goo.gl/Yz5qJj



https://goo.gl/y9re5a



”Las especificaciones, descripciones de las obras y

términos de referencia deben ser claros y

suficientemente detallados para permitir que los

proveedores se ajusten a ellos en sus ofertas”. Manual de adquisiciones de Naciones Unidas; 2010

Los solicitantes deben describir sus necesidades

de una manera clara y concisa que no favorezca

injustamente a los productos, servicios o métodos

de un proveedor con respecto a los de otro. Manual de adquisiciones de OPS; 2013



compras








aprendidas

Planes y guías nacionales

Pruebas y procedimientos validados en el país

Evaluación de necesidades en diferentes niveles de atención

Infraestructura y tecnologías existentes

Recomendaciones de un grupo de trabajo multidisciplinario

Recursos financieros disponibles

Horizonte de 1 a 2 años

Las especificaciones técnicas se alimentan del resultado

de la fase de planificación:



compras








aprendidas



compras








aprendidas

Especificaciones

Define la necesidad

Establece estándares de calidad Indica

claramente que se compra


PNUD/CIPS nivel 2



compras








aprendidas Rol del área Compras en la creación

de especificaciones

Proveer especificaciones ya existentes para referencia a los

usuarios solicitantes

Apoyar a los usuarios solicitantes con investigación de

mercado de productos nuevos y sus especificaciones

Examinar las especificaciones de los productos o los

términos de referencia para verificar si están completos y

asegurarse de que los proveedores puedan presentar

ofertas competitivas.



compras








aprendidas

Si se requiere una marca/modelo específico, dejar record

que está suficientemente justificado.

Asegurarse que se cumplen las normas y procedimientos

para maximizar la competencia.

Rol del área Compras en la creación

de especificaciones

Tipos de especificaciones

Funcionales Describen para qué se usará un producto o

cuál ha de ser el resultado de un servicio.

Ejemplo bienes: Proporcionar unidades portátiles de

refrigeración para transportar muestras de laboratorio a

una temperatura de entre 8 y 12

grados centígrados en una variedad de condiciones

climáticas.

Ejemplo servicios: Llevar a cabo una encuesta de salud

en una población preescolar en Santo Domingo.

Desempeño

Describen lo que debe lograrse con el uso del

producto. Estas especificaciones pueden

mencionar normas sobre el producto y

requisitos ambientales.

Para garantizar la calidad y el desempeño de un kit de

diagnostico, este debe estar pre-calificado por OMS y

tener los siguientes certificados vigentes: ISO9001,

ISO13485, ECC 93/42 y ECC 98/79

Técnicas

Definen el diseño y los detalles de un producto.

Los solicitantes usan estas especificaciones

cuando es fundamental que el pedido se haga

de una manera específica por razones de

compatibilidad o seguridad.

Microscopio de luz básico:

Distancia inter pupila ajustable con rango mínimo de

54 a 74 mm

Lámpara halógena de 20W o diodo emisor de luz

(LED)

Tubos oculares con 45 grados aprox.

Con objetivos acromáticos de plano 4x, 10x, 40x y

100x Inmersión en aceite).

Fuente: Manual de adquisiciones de OPS; 2013

Tipos de especificaciones

Las especificaciones de la OPS combinarán con claridad los aspectos de

función, desempeño y características técnicas, y deben recibir la aprobación

de la entidad correspondiente.

Manual de adquisiciones de OPS; 2013

Las especificaciones, en lo posible; deben ser:

Sin nombre comercial (Si es necesario como referencia, indicar “o su equivalente”)

Sin ambigüedad (Sin frases como etc., a la satisfacción del cliente)

Amplias y con requisitos mínimos a cumplir (rango min y máximo)

Especificaciones para equipos

médicos: Componentes

Fuente: OMS, taller equipos médicos (2013)

1. Nombre y códigos de referencia

2. Descripciones de uso general

3. Detalles Técnicos 1. Características Técnicas

2. Características físicas

3. Fuente de poder

4. Accesorios, repuestos y consumibles

4. Licitación/Términos de compras/Requerimientos para donaciones

1. Consideraciones ambientales e institucionales

2. Estándares de calidad y de seguridad

3. Instalación y entrenamiento

4. Garantías y mantenimiento

5. Documentación

Especificaciones para equipos médicos: Microscopio de luz

NAME, CATEGORY AND CODING

1 WHO Category / Code (under development)

2 Generic name Microscope

3 Specific type or variation

(optional)

4 GMDN name Basic light microscope

5 GMDN code 35484

6 GMDN category 04 Electro mechanical medical devices , 06 In vitro diagnostic devices , 16 Laboratory equipment

7 UMDNS name Microscopes, Light, Laboratory, Stereo

8 UMDNS code 17439

9 UNSPS code (optional)

10 Alternative name/s

(optional)

Microscope, light; Microscope, general-purpose; Microscope, laboratory, light

11 Alternative code/s (optional) S 43191; S 36659; S 15156

12 Keywords (optional) microscopic, visual

13 GMDN/UMDNS definition

(optional)

A magnification instrument designed with a standard microscope configuration [the object viewed through an

ocular(s) from above] used to magnify and study specimens and small objects by transmitted visible light. It is

widely used in laboratories and for research and in healthcare facilities where there is a need for such

magnification. The device consists of a stand that supports the main components, an ocular body in which the

eyepieces are mounted, a nosepiece to support the objectives, a specimen stage, a condenser to focus the light

on the specimen, and a source of light [e.g., tungsten (W), halogen] and light port.

Fuente: OMS, Especificaciones Técnicas para equipos médicos

http://www.who.int/medical_devices/management_use/mde_tech_spec/en/



Especificaciones para equipos médicos: Microscopio de luz PURPOSE OF USE

14 Clinical or other purpose To magnify and study specimens and small objects by transmitted visible light

15 Level of use (if relevant) Health Centre / District Hospital / Provincial Hospital / Specialized Hospital

16 Clinical department/ward(if relevant) Laboratory

17

Overview of functional requirements White light, either daylight or a bulb, shall illuminate a slide from below, allowing viewing through a lens system from above.

Focus shall be possible through a movable slide table or movable lens system

Lens selection shall allow for variable magnification

TECHNICAL CHARACTERISTICS

18

Detailed requirements Adjustable inter-pupil distance.

Variable user eye function shall be compensated for by fine focus adjustments on each eyepiece

Movement of the slide in X and Y directions shall enable smooth viewing of features and cell counting

Objectives shall be held on rotating changer, with ribbed grip for easy rotation and click stops, accommodating at least 3 at once

Objectives to be achromatic, oil immersion and spring loaded

Substage illumination to be approx. 20W halogen lamp or a Light-Emitting Diode (LED).

Eyepiece tubes shall be mounted at approx. 45 deg

Eyepiece interpupillary distance adjustable with a minimum range of 54 to 74 mm

Sub-stage condenser shall be fitted with aspherical lens and iris diaphragm

Focusing shall be achieved by coaxial coarse and fine adjustments with a safety stop at end of range

At least one eyepiece shall include dipotric adjustment

A mirror with substage mounting shall be supplied for direct light operation with no electricity

Slide holder shall have spring loaded side clamps

Slide stage shall have Vernier gauge rule in at least one dimension, with movement possible in both X and Y directions with range not smaller

than 60mm for x-direction and 40 mm for y-direction.

Wide-field eyepieces at least 10x and 15x.

At least the following plan achromatic objectives provided: 4x, 10x, 40x and 100x (oil immersion) with Numerical Aperture (N.A.) for each objective

respectively of at least 0.10, 0.25, 0.65 and 1.25.

Anti fungus treated observation tubes, eyepieces and objectives.

19 Displayed parameters

20 User adjustable settings Light power on / off and intensity control shall be fitted





Especificaciones para equipos médicos: Microscopio de luz PHYSICAL/CHEMICAL CHARACTERISTICS

21 Components(if relevant) Main body and lenses shall be supplied in airtight protective container(s)

22 Mobility, portability(if relevant)

23 Raw Materials(if relevant) All material shall be non-ferrous and corrosion proof

UTILITY REQUIREMENTS

24

Electrical, water and/or gas supply

(if relevant)

Electrical source requirements: Amperage: ______; Voltage: ______; Frequency: ______; Phases: ______.

Power input to be ************* fitted with ********** compatible mains plug

Fuse protection of mains line to be incorporated

ACCESSORIES, CONSUMABLES, SPARE PARTS, OTHER COMPONENTS

25

Accessories (if relevant) At least n. 1 blue filter for the condenser.

Dust cover and hard box.

Windows compatible software for data transmission, printing and storage (if available).

One bottle immersion oil, lens tissue paper, lens cleaning solution and anti-static cleaning brush with each unit

26 Sterilization process for

accessories (if relevant)

27 Consumables / reagents (if

relevant)

28

Spare parts (if relevant) Two spare bulbs to be supplied (in case LED is not provided)

Two spare fuses to be supplied

List to be provided of other spare parts anticipated during one year's operation, with costs

29 Other components (if relevant)





Especificaciones para equipos médicos: Microscopio de luz PHYSICAL/CHEMICAL CHARACTERISTICS 21 Components(if relevant) Main body and lenses shall be supplied in airtight protective container(s)

22 Mobility, portability(if relevant)

23 Raw Materials(if relevant) All material shall be non-ferrous and corrosion proof

UTILITY REQUIREMENTS

24

Electrical, water and/or gas

supply (if relevant)

Electrical source requirements: Amperage: ______; Voltage: ______; Frequency: ______; Phases: ______.

Power input to be ************* fitted with ********** compatible mains plug

Fuse protection of mains line to be incorporated

ACCESSORIES, CONSUMABLES, SPARE PARTS, OTHER COMPONENTS

25

Accessories (if relevant) At least n. 1 blue filter for the condenser.

Dust cover and hard box.

Windows compatible software for data transmission, printing and storage (if available).

One bottle immersion oil, lens tissue paper, lens cleaning solution and anti-static cleaning brush with each unit

26 Sterilization process for

accessories (if relevant)

27 Consumables / reagents (if

relevant)

28

Spare parts (if relevant) Two spare bulbs to be supplied (in case LED is not provided)

Two spare fuses to be supplied

List to be provided of other spare parts anticipated during one year's operation, with costs

29 Other components (if relevant)





Especificaciones para equipos médicos: Microscopio de luz WARRANTY AND MAINTENANCE

39

Warranty Duration of warranty to be stated, minimum one year.

Specific inclusions and exclusions to be listed.

Contact details of manufacturer, supplier and local service agent to be provided

40

Maintenance tasks List shall be provided of equipment and procedures required for local calibration and routine maintenance

Advanced maintenance tasks required shall be documented

41 Type of service contract Costs and types of post-warranty service contract available shall be described.

42 Spare parts availability post-

warranty

Guaranteed time period of availability of spare parts post-warranty shall be described.

43 Software / Hardware upgrade

availability

Guaranteed time period of support availability post-warranty shall be described.

DOCUMENTATION

44

Documentation requirements User, technical and maintenance manuals to be supplied in ************** language. Supplier to describe any materials contained in

the device that are classified as hazardous under local regulations.

DECOMMISSIONING

45 Estimated Life Span Supplier to describe estimated lifetime of fully maintained device





Especificaciones para equipos médicos: Microscopio de luz

SAFETY AND STANDARDS 46 Risk Classification Class A (GHTF Rule 12); Class I (USA)

47 Regulatory Approval /

Certification

Certificate of factory calibration and inspection to be provided.

48

International standards ISO 9001:2008 Quality management systems -- Requirements

ISO 8038:2011 Microscopes -- Screw threads for objectives and related nosepieces

ISO 8039:2012 Microscopes -- Values, tolerances and symbols for magnification

ISO 8040:2001 Optics and optical instruments -- Microscopes -- Dimensions of tube slide and tube slot connections

ISO 8578:2012 Microscopes -- Marking of objectives and eyepieces

ISO 9344:2011 Microscopes -- Graticules for eyepieces

ISO 9345-1:2012 Microscopes -- Imaging distances related to mechanical reference planes -- Part 1: Tube length 160 mm

ISO 9345-2:2003 Optics and optical instruments -- Microscopes -- Imaging distances related to mechanical reference planes --

Part 2: Infinity-corrected optical systems

ISO 10935:2009 Microscopes -- Interfacing connection type C

ISO 10937:2000 Optics and optical instruments -- Microscopes -- Diameter of interchangeable eyepieces

ISO 12853:1997 Optics and optical instruments -- Microscopes -- Information provided to the user

ISO 19012-1:2013 Microscopes -- Designation of microscope objectives -- Part 1: Flatness of field/Plan

ISO 19012-2:2013 Microscopes -- Designation of microscope objectives -- Part 2: Chromatic correction

49 Reginal / Local Standards

50 Regulations US regulations 21 CFR section 864.3600

Microscopes and accessories





Ejercicio: Termómetro digital

Se requiere un termómetro digital para uso en hospitales y laboratorios para

el control de temperaturas de diferentes insumos

Características

Operación continua y capacidad de registro

Rango entre -10 y 50 Celsius

Especificaciones para servicios: Terminos de referencia

Por qué es necesario?

Quién lo necesita?

Por qué es importante?

Cómo se hace?

Cómo se define y mide su calidad?

Hay limitaciones? Tiempo / Dinero / otros

Cuáles son los riesgos?

Que tiene que hacer el proveedor?

Cuáles son los entregables y como se miden?

Cuáles son las acciones en caso de incumplimiento?


PNUD/CIPS nivel 3


Elementos a incluir:

Alcance

Hitos / entregables

Horario de trabajo

Soporte/ recursos que aporta el cliente

Riesgos y limitantes

Reportes: formato y frecuencia

Indicadores de medición

Matriz de evaluación de oferta: criterios y pesos


PNUD/CIPS nivel 3


Recomendaciones:

Lenguaje simple

No utilizar jerga o acrónimos

Establece un orden lógico de pasos

Se corto y al punto

Evita redundancias en los requerimientos

Crea un grupo de revisión de los términos (colegas, usuario final,

terceros en la organización, área legal)


PNUD/CIPS nivel 3



compras








aprendidas

Maximizar la competencia

Minimizar riesgos

Minimizar costos administrativos

Métodos de Compra

Fuentes: Gestión Estratégica de Compras – blogger; Los siete niveles de una estrategia de

abastecimiento. https://goo.gl/Yz5qJj

Gestión Estratégica de Compras – blogger; ¿Qué es Global Sourcing? https://goo.gl/y9re5a

Modelo de Kraljic: Perfil de Compras







Métodos de Compra

Comparación de precios (Shopping): Bienes y/o servicios sencillos

• Representa en promedio entre 50% y 70% de las operaciones en muchas

organizaciones

• Garantizar tener al menos 3 ofertas

• Sólo para compras menores y/o casos de emergencia justificada

• Compra con orden de compra, tarjeta de crédito corporativa o caja chica

contra factura.

Métodos de Compra

Solicitud de cotización (SC/RFQ): Bienes, servicios, obras bien definidos

• Detalle de la solicitud se hace en un formato oficial

• Toda comunicación debe ser por escrito (auditable)

• Invitar al menos a 5 proveedores y recibir 3 ofertas que cumplen los requisitos

mínimos aceptables (Selladas, fecha de oferta, precio, tiempo de entrega y condiciones comerciales).

Métodos de Compra

Invitaciones a licitar (IL/ITB): Bienes, servicios definidos, obras con lista de materiales

• Detalles de la solicitud se hace en un formato oficial

• Requiere anuncio (abierta) o notificación (cerrada)

• Específica los criterios de elegibilidad y de evaluación (pasa/no pasa)

• No hay puntaje adicional por exceder las requisitos mínimos

• Apertura formal por un comité de compras (mínimo 3 personas)

• Adjudicación es por precio mas bajo

Métodos de Compra

Solicitud de propuestas (SP/RFP): Bienes y servicos complejos. Soluciones son

variables

• Detalles de la solicitud se hace en un formato oficial

• Requiere publicación (abierta o cerrada)

• Específica los criterios de elegibilidad

• Criterio de evaluación se basa en precio más bajo técnicamente aceptable o

el puntaje más alto de una matriz de evaluación técnico / financiero

• Se utilizan 2 sobres separados (Técnico y Financiero)

• Se puede utilizar proceso de 1 o 2 etapas.

• Apertura por un comité de compras (mínimo 3 personas)

Métodos de Compra

Solicitud de propuestas (SP/RFP): Ejemplo de Matriz de evaluación técnica

Métodos de Compra

Solicitud de propuestas (SP/RFP): Ejemplo de Matriz de evaluación técnica

(cont.)

Métodos de Compra

Tipo de Proceso Comparación

de precios (Shopping)

Solicitud de cotización

(SC/RFQ)

Invitaciones a licitar

(IL/ITB)

Solicitud de

propuestas

(SP/RFP)

Monto:

Requiere

competencia? NO SI* SI* SI*

Más utilizado en

Bienes y Servicios

sencillos

Bienes y servicios con

especificaciones claras para

proveedores precalificados y

para fuente única

Bienes con

especificaciones claras

No se aceptan

desviaciones

Bienes o Servicios con

especificaciones

complejas donde existe

más de una solución

Base de selección Precio más bajo

técnicamente aceptable

(PBTA)

PBTA PBTA

PBTA o puntaje más alto

en combinación de

precio y calidad

Tipo de

comunicación con

proveedores Teléfono, correo

electrónico

Formato de SC vía correo

electrónico o sistema e-

licitaciones



licitaciones



licitaciones

Tipo de contrato a

utilizar

Pago contra factura,

Tarjeta de Crédito, Orden

de Compra

Orden de Compra/ Servicios

Orden de Compra/

Servicios

Contrato Largo Plazo

Orden de Compra/

Servicios

Contrato Largo Plazo

*Cuando sólo existe un proveedor debe ser justificado y hay que dejar constancia en el

expediente

Métodos de Compra

Proceso de Apertura de ofertas formales: 1 o 2 etapas

IL (ITB) o SP (RFP) 1 ETAPA 2 ETAPAS

Especificaciones Técnicas y Funcionales Desempeño y Funcionales

Técnicas

Tipo de bien o servicio Estándar, con especificaciones claras Complejos y/o con combinación de

bienes, servicios y obras

Ejemplo Compra e instalación de PCR Construcción y equipamiento de

hospitales

Sobres 1 sobre técnico (1ro)

1 sobre financiero (2do) 2 o 3 sobres

Cotización 2 sobres que se abren de forma seguida:

1ro técnico + 2do financiero

Oferta técnica (1era etapa)

Oferta técnica + financiera (2da etapa)

Ajustes a cotización No permitido Los que pasan la primera etapa pueden

ajustar para la segunda etapa


PNUD/CIPS nivel 2

Excepciones a la competencia

Fuente única

Monopolio

Restricciones de patentes

Restricciones comerciales

Elegibilidad



compras








aprendidas



compras








aprendidas

Estructura del mercado

Situación de competencia

Cadena de suministro

Capacidad de productos alternativos

Valor como cliente

Factores ambientales

Identificación de proveedores

Investigación de Mercado



compras








aprendidas Identificación de proveedores

Situación del

mercado Tipo?

Nro. de proveedores

Distribución geográfica

Características de productos

Barreras de entrada

Nivel de concentración

Factores sobre el precio

Regulaciones y normas de

calidad existente

Cuál es nuestra posición?

• Competencia

• Oligopolio

• Monopolio

• Alto

• Medio

• Bajo



compras









Fuentes de Información:

Cámaras de Comercio Agencias de Naciones Unidas

Agencias Nacionales Reguladoras (FDA, Health Canada, EMA)

Páginas web de oficinas de compras estatales

Catálogos Compras previas

Conferencias de la industria

Consultores Guías telefónicas



compras









Anuncios/Solicitud de expresiones de interés:

Solicitud de Información (SI/RFI)

Pre-calificación

Expresión de Interés (EI/EOI)

Licitación Abierta



compras








aprendidas Proceso de Licitación

Pliego de Licitación: Componentes

1. Carta de invitación

2. Instrucciones a los proveedores

3. Descripción de los requerimientos

4. Criterios de evaluación

5. Información contractual

6. Formularios para la presentación de ofertas.

7. Modelo de contrato u orden de compra



compras









Pliego de Licitación: Contenido

• Formato estándar (SC, IL o SP)

• Instrucciones para los oferentes

• Hoja de datos (Complementa las instrucciones)

• Términos generales

• Términos especiales

• Lista de requererimientos y cantidad

• Especificaciones o términos de referencia

• Formulario para de presentación de la oferta

• Garantía de mantenimiento de oferta

• Garantia de desempeño

• Ejemplo: Hoja de datos OPS



compras









Pliego de Licitación: Hoja de datos

a) Invitación a licitar

b) Plazo para la presentación de ofertas

c) Instrucciones para la preparación y presentación de ofertas

d) Descripción de la actividad de adquisición

e) Conferencia previa a la oferta y visita al sitio

f) Moneda de la oferta y del pago y estipulación del tipo de cambio

g) Idioma

h) Instrucciones sobre la validez de la oferta

i) Método de evaluación y criterios de evaluación



compras









j) Discrepancias y errores en el componente del precio

k) Condiciones de pago

l) Modificaciones

m) Reservas a los términos de los contratos

n) Garantías de oferta/propuesta y formulario de garantía de

oferta/propuesta, si son aplicables.

o) Información sobre garantías de cumplimiento de contrato y

pagos anticipados

p) Oferta alternativa

q) Órdenes parciales

Pliego de Licitación: Hoja de datos



compras









Pliego de Licitación: Ejemplo PAHO



compras









Pliego de Licitación: Consideraciones para equipos

médicos

• Lugar de Entrega

• Incoterm aplicable

• Lenguaje de etiquetas, manuales de uso, ect.

• Certificaciones y normas internacionales (ISO 9001, ISO 13485, CE

mark, 93/42/EEC)

• Autorización de venta y uso en el país de origen

• Número de registro en país de origen y en el país de destino (si existe)

• Vida útil remanente al momento de la entrega



compras









Pliego de Licitación: Consideraciones para equipos

médicos

• Costo de: producto, consumibles para x periodo de tiempo, instalación,

entrenamiento, mantenimiento y retiro.

• Inspección previo despacho por un auditor

• Inspección al arribo del equipo.

• Inspección del área donde va a estar el equipo

• Derecho de rechazar un producto no conforme dentro de un tiempo X

de su entrega.

• Garantía del equipo (mínimo 2 años)

• Condiciones de servicio (disponibilidad de repuestos, mantenimiento,

máxima vida útil)



compras








aprendidas Proceso de Licitación: INCOTERMS

Fuente: Cargo Club Forwarders, 2017

Evaluación de Ofertas La Planificación

de Compras


compras








aprendidas

Las cotizaciones se evaluarán a partir de los criterios

establecidos antes de la publicación de la solicitud de ofertas.

La evaluación busca asegurarse que el licitante es técnicamente

capaz de satisfacer la solicitud, de que el precio ofrecido está

completo y el licitante tiene la solidez financiera necesaria para

cumplir su cometido y la capacidad para hacerlo en el plazo

estipulado.


Criterio de

Evaluación Definición Ejemplos de clausulas

FORMALES Verifican que la cotización responde a la

solicitud de ofertas y cumple con las

normas y los reglamentos.

• Cumple con todos los puntos de la carta de invitación del documento de solicitud de ofertas;

• Se recibió antes de la hora límite para la recepción de cotizaciones;

• Proporciona todo los detalles y certificados necesarios;

• Y acepta los términos y condiciones de la organización y los requisitos de cumplimiento legal del

contrato ilustrativo propuesto

TÉCNICOS Garantizan que la oferta cumple con las

específicaciones necesarias para

satisfacer la necesidad del usuario final

• Requisitos de rotulación (por ejemplo, idioma, fecha de vencimiento)

• Certificación de calidad (certificados de control de calidad por lote, certificación de buenas

prácticas de fabricación o de la Comisión Electrotécnica Internacional, según corresponda)

• Precalificación de proveedores por la OMS (kits de diagnóstico)

• Aprobación de FDA, EMEA, Salud Canadá, KFDA o TGA (si no hay precalificación de la OMS)

FINANCIEROS Los criterios financieros se usan para

evaluar los componentes del precio total

de la oferta.

• Precio por unidad

• Costo de mantenimiento y repuestos para

la vida del producto

• Insumos o costos operativos adicionales

• Costo de cambiar de un equipo a otro

• Costos de entrega

• Mejoras y apoyos conexos

• Costos de almacenamiento

• Personal

• Capacitación

• Comisión de licencia

• Costos de seguro

• Costo por descarte o devolución


Criterio de

Evaluación Características Ejemplos de clausulas

Mandatorios

Normalmente se usan para bienes.

Se usan como primer filtro (pasa / no

pasa).

Ofertas que no cumplen con todos estos

criterios son descartadas.

Sólo miden las condiciones mínimas de

desempeño.

No tienen un peso específico.

• Acepta nuestros términos y condiciones (Si / No)

• Tiene el certificado ISO 9001 (Si / No)

• Presentó garantía del producto (Si / No)

Ponderados

Más utilizadas para servicios y obras.

Pueden incluir criterios mandatorios.

Se organizan de acuerdo a su

importancia.

Los pesos de cada criterio deben ser

definidos de forma que un criterio no

domine la suma de puntos y vicecersa.

• Experiencia en el mercado local (0 a 1 año: 1 punto / >1 a 5: 2 puntos / >5: 3 puntos)

• Tiene certificado ISO 9001 (Si: 1 punto / No: 0 puntos)


Método de

Evaluación Definición Ejemplos de clausulas

PRECIO MÁS

BAJO

TECNICAMENTE

ACEPTABLE

(PBTA)

Se evalúan las ofertas con criterios

mandatorios (pasa / no pasa).

De las ofertas que cumplen todos los

criterios se elige la más económica.

Para las solicitudes de cotizaciones e invitaciones a licitar, una oferta técnicamente

aceptable combinada con el precio total más bajo constituirá la mejor relación calidad-

precio.

COMBINACION

DE PRECIO Y

CALIDAD

Puede ser:

A. De las ofertas que pasén el

mínimo puntaje técnico se escoge

la más económica.

B. Puntaje acumulado Para las solicitudes de propuestas, la oferta ganadora puede seleccionarse

sobre la base de la cotización técnicamente aceptable de menor precio,

una combinación ponderada de calidad y precio o el costo/efectividad más

bajo.

RELACION

COSTO -

EFECTIVIDAD

Similar al anterior.

Se calcula Costo Total / Puntaje

técnico total.

El resultado más bajo es el ganador.


de Compras


compras








aprendidas

Consideraciones Financieras

Fuente: portal GTS, 2017 https://goo.gl/images/eximhq

https://goo.gl/images/eximhq

https://goo.gl/images/eximhq


de Compras


compras








aprendidas

• Precio y Costo no son iguales

Precio Costo

Lo define el proveedor

Costo + ganancia

Considerar

Precios del mercado

Precios Históricos de compra

Lo definen las condiciones de

producción

Considerar

Pedir en el pliego una oferta detallada

de costos

Consideraciones Financieras

Contratación y Seguimiento La Planificación

de Compras


compras








aprendidas

Contratos: Tipos

• Orden de Compra

• Contrato de Servicios

• Contratos por tiempo y materiales

• Tarjetas Corporativas

• Contratos de costos más honorarios fijos

• Contratos a Largo Plazo (Bienes y/o Servicios)


de Compras


compras








aprendidas

Contratos: Consideraciones

• Detalle y cantidad de lo que está comprando

• Precio por unidad

• Duración

• Términos y condiciones generales

• Términos y condiciones especiales

• Términos de entrega y pago

• Nombre y dirección del proveedor

• Nombre y dirección del consignatario

• Clausulas de daños


de Compras


compras








aprendidas

Seguimiento

• Utilizar indicadores para medir:

• Calidad del producto/Servicio

• Desempeño en la entrega, servicio al cliente

• Precio (si hay ajustes)

• Cronograma de entregas

• Cambios y/o enmiendas al contrato

• Recepción del producto/servicio conforme

• Otros (ejemplos: cadena de frio, aduanas)

Evaluación y Lecciones Aprendidas La Planificación

de Compras


compras








aprendidas

• Una vez finalizado el proceso y el producto y servicio ha

sido completado se recomienda:

• Establecer un grupo de trabajo donde el comprador

encargado explica el proceso y puntos críticos.

• Identificar desviaciones e imprevistos y establecer

soluciones para mitigar su recurrencia.

Medicamentos

Enfermedades Transmisibles

Enfermedades no-

transmisibles

Enfermedades desatendidas

Diagnósticos y Dispositivos médicos

Pruebas rápidas para

VIH , malaria, Chagas,

leishmaniosis, otros

GenExpert

Pruebas diagnosticas

para Rubeola, sarampión,

leptos., parvovirus,

otros

Insumos para control Vectorial

Insecticidas Mosquiteros

Fondo Estratégico OPS – portafolio de productos

Caso 1

Adquisición de Equipos Médicos

Compra o Renta

“comodato”

Instalación

Entrenamiento

Precio por test / Cantidad

Vida útil

Términos y Condiciones

Incoterms

Términos de entrega

Adquisición local

Distributores locales

Otros

Mantenimiento

Calibración

Seguro and cobertura de la garantía

Caso 1

Adquisición de Equipos Médicos

Sistema de análisis de resistencia de tuberculosis vs. Farmacos de 1ra y

2da línea

• Múltiples rondas de consultas sobre especificaciones

• Consultas con expertos en OPS sobre opciones de equipos disponibles

• Ejercicio de solicitud de información con proveedores regulares

Resultado: Ejercicio no competitivo con fabricante

• Negociación de aspectos comerciales (pago anticipado vs. Neto 30)

• Incoterms

• Entrenamiento, garantía extendida, mantenimiento y consumibles

Caso 2

Adquisición de Medicamentos

Multi-fuente vs. Fuente

única

Precio único

Precio diferenciado

Fuentes limitadas para productos clave

Restricciones

Patentes

Propiedad Intelectual (IP)

Distributores exclusivos

Inteligencia de mercado

Mercados descentralizados

Relaciones directas con el Ministerio

“engagement” de Proveedor

Caso 2

Adquisición de Medicamentos

Retos

Cantidades limitadas y leyendas

especiales

Solicitudes de emergencia

Fuentes limitadas de los productos clave

Cambios en los procesos de

nacionalización

Desempeño de los proveedores

clave

Barreras para consolidar la

demanda

Patentes y protección de

datos

Caso 3

Adquisición de Kits de Diagnóstico

País hace solicitud de kit de malaria

Consideraciones a tomar en cuenta:

• Especie de plasmodio a identificar?

• Plasmodium falciparum sólo y/o otras especies no-falciparum

• Vida útil y temperatura en condiciones de uso y almacenaje (zona 4)

• Pre-calificación de OMS

• Sensitividad y especificidad

Recomendación del área técnica

Consulta al área técnica de OPS

Caso 3

Adquisición de Kits de Diagnóstico

• Proveedores “engagement”

• Standard Diagnostics, Inc.

• Alere

• Siemens

• Access Bio

• BD

WHO PQ Diagnostic

• Kits de Diagnostico para Dengue, Hepatitis B/C, HIV, Leishmania, Malaria and Syphilis.

Joint Tender WHO/UNICEF

• Negociaciones clave

• Qiagen

• Altona

• Fisher Scientific

• Innova Tecnologies

• Quidel

NON - WHO PQ Diagnostic

Mercado muy extenso y diversos con gran variedad de proveedores y productos. Solicitudes “Ad-Hoc” sin planificación de demanda anual Criterio de elegibilidad bajo discusión.

“SOURCING” – INTELIGENCIA DE MERCADO

GRACIAS

Fuentes de Información

• Publicaciones OMS sobre equipos médicos: http://www.who.int/medical_devices/publications/en/

• Guía de recursos para el proceso de adquisición:

http://apps.who.int/iris/bitstream/10665/44826/1/9789243501376_spa.pdf?ua=1

• Publicaciones OMS sobre diagnóstico por imágenes:

http://www.who.int/diagnostic_imaging/publications/en/

• OMS, Adquisición de diagnósticos in-vitro: http://www.who.int/diagnostics_laboratory/procurement/en/

• OMS, Especificaciones técnicas para equipos médicos:


• Manual de adquisiciones de Naciones Unidas:

https://www.un.org/Depts/ptd/sites/www.un.org.Depts.ptd/files/files/attachment/page/pdf/pmrev6-

spanish.pdf

• Manual de adquisiciones de PNUD:

• Manual de adquisiciones UNOPS:

https://www.unops.org/SiteCollectionDocuments/Procurement/UNOPS%20procurement%20manual%20E

S.pdf

• OPS, Guía práctica para planificación de compras y gestión de insumos de salud:

http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s19024en/s19024en.pdf?ua=1

• OMS, Portal de Información - Medicamentos Esenciales y Productos de Salud:

http://apps.who.int/medicinedocs/es/

http://www.who.int/medical_devices/publications/en/

http://www.who.int/medical_devices/publications/en/





http://www.who.int/diagnostics_laboratory/procurement/en/

http://www.who.int/diagnostics_laboratory/procurement/en/



https://www.un.org/Depts/ptd/sites/www.un.org.Depts.ptd/files/files/attachment/page/pdf/pmrev6-spanish.pdf




https://www.unops.org/SiteCollectionDocuments/Procurement/UNOPS procurement manual ES.pdf







Fuentes de Información

• OMS, Guía de recursos para el proceso de adquisición:

http://apps.who.int/iris/bitstream/10665/44826/1/9789243501376_spa.pdf

• Guide How to Procure and Commission Your Healthcare Technology:

http://apps.who.int/medicinedocs/documents/s17711en/s17711en.pdf

• OMS, Manual for procurement of diagnostics and related laboratory items and equipment:

http://www.who.int/diagnostics_laboratory/procurement/131024_procurement_of_diagnostics_finalversio

n.pdf?ua=1

• Chartered Institute of Procurement & Supply (CIPS): https://www.cips.org/

Cursos

Public Procurement Training Courses World Bank:

https://www.procurementlearning.org/index.php

Curso de Compras públicas PNUD:

http://www.undp.org/content/undp/en/home/operations/procurement/procurement-

training.html

Formación en adquisiciones sostenibles UNOPS:

https://www.unops.org/espanol/Services/Procurement/Paginas/Sustainable-

procurement-workshop.aspx





http://www.who.int/diagnostics_laboratory/procurement/131024_procurement_of_diagnostics_finalversion.pdf?ua=1



https://www.cips.org/

https://www.cips.org/



http://www.undp.org/content/undp/en/home/operations/procurement/procurement-training.html




https://www.unops.org/espanol/Services/Procurement/Paginas/Sustainable-procurement-workshop.aspx






Recomendaciones para procesos de compras …...de una manera específica por razones de...

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