Recomendaciones para la Creación de un Repositorio Institucional basadas en la experiencia de...

Experiencias SABER-ULA

Mérida, febrero 2012 1CTI - CPTM

Rodrigo TorrensRodrigo TorrensYolibeth LópezYolibeth López

Centro de Teleinformación (CTI)Centro de Teleinformación (CTI)

Mérida, febrero 2012Mérida, febrero 2012

Recomendaciones para la Creación de un Repositorio Institucional

basadas en la experiencia deSABER - ULA


Conjunto de servicios teleinformáticos para la publicación y diseminación de la producción intelectual

universitaria que garantizan su preservación.


Recomendaciones para la Creación de un Repositorio Institucional

basadas en la experiencia deSABER - ULA



Contenido

• ¿Qué es un Repositorio Institucional?

• Creación de un RI

• Elementos Principales de un Proyecto de RI

• Contenidos

• Tipos de Contenidos

• Dspace como plataforma tecnológica

• Estructura Básica de Dspace

• Ejemplos de comunidades y colecciones

• Estructura Comunidad-Colección

• Acceso y Privilegios de acuerdo al Rol

• Estructura de Metadatos



…Contenido

• Funcionamiento de SABER-ULA

• Principales grupos de trabajo asociados al servicio

• Estrategias de captura de contenidos

• Mantenimiento de los servicios

• Estrategias y planes de entrenamiento a usuarios

• Estrategias de institucionalización de los servicios

• Aspectos finales a considerar

• Referencias



Un Repositorio Institucional (RI) se entiende como un sistema de información que reúne, preserva, divulga y da acceso a la producción intelectual y académica de las comunidades universitarias.

¿Qué es un Repositorio Institucional?

Las Universidades son responsables de preservar y difundir su producción intelectual de

forma pública y libre.

Clifford Lynch, ARL, Association of Research Libraries



Creación de un RI

La creación de un repositorio institucional involucra:

• Planificar

• Implementar

• Garantizar la participación de la comunidad



Elementos Principales de un Proyecto de RI

1. Introducción. Contexto del repositorio

2. Definición y propósitos del RI3. Beneficios del RI 4. Modelo de costos5. Fases de implementación6. Modelo de servicios 7. Contenidos del RI y formas

de acceso 8. Autores 9. Flujo de trabajo y publicación,

autoarchivo.

10. Evaluación de la calidad 11. Propiedad Intelectual 12. Plataforma tecnológica13. Modelo de metadatos 14. Incentivos institucionales 15. Estrategias de institucionali-

zación y promoción.16. Integración en redes nacio-

nales, regionales y mundiales

17. Conclusiones18. Referencias



Contenidos de un RI

Los repositorios digitales pueden cumplir con una amplia variedad de propósitos y estar dirigidos a distintos tipos de usuarios.

Los tipos de contenidos que se almacenan estarán relacionados con las políticas de cada institución, y no con el aspecto técnico.

En los RI se almacenan diversos tipos de documentos que son el resultado de las actividades de investigación y docencia de los profesores e investigadores.



Tipos de Contenidos de un RI

Producción científica:• Tesis de postgrado.• Tesis de pregrado.• Libros.• Comunicaciones a congresos, carteles, posters.• Pre-prints • Artículos publicados en revistas arbitradas• Materiales audiovisuales.• Revistas de la institución.• Trabajos de investigación• Proyectos

Producción académica - Objetos de aprendizaje:• Guías de estudio y ejercicios.• Material audiovisual• Apuntes de clase.• Presentaciones usadas en clase.• Guías de laboratorio.

Producción institucional y/o administrativa:• Revistas de información institucional • Reglamentos y normas.• Documentos de archivo.• Documentos de trabajo, informes técnicos.• Videograbaciones, eventos celebrados, etc.



Dspace como plataforma tecnológica de un RI

Dspace es un software de código abierto que provee herramientas para la administración de colecciones digitales, y comúnmente es usado como solución de repositorio institucional.

Soporta una gran variedad de datos, incluyendo libros, tesis, fotografías, videos, datos de investigación y otras formas de contenido.

Los datos son organizados como ítems que pertenecen a una colección; cada colección pertenece a una comunidad.



Estructura Básica de Dspace

La manera en que se organizan los datos en Dspace, tiene la intención de reflejar laestructura de las organizaciones e instituciones que lo usan.



Ejemplos de Comunidades y Colecciones

Caso: RI SABER-ULA

http://www.saber.ula.ve



…Ejemplos de Comunidades y Colecciones

• Comunidad: Centro de Investigaciones del Lenguaje Colección: Artículos arbitrados Colección: Artículos pre-prints Colección: Ponencias en eventos Colección: Libros publicados

• Comunidad: Grupo de Física de Partículas Colección: Artículos arbitrados Colección: Artículos pre-prints Colección: Ponencias en eventos Colección: Libros publicados

• Comunidad: [NOMBRE DE LA UNIDAD DE INVESTIGACION] Colección: [TIPO DE DOCUMENTO]

Ejemplo 1: Estructura centrada en difundir la producción científica de la institución




• Comunidad: [NOMBRE DE FACULTAD] Sub-comunidad: [NOMBRE DEL DEPARTAMENTO o CARRERA]

Sub-comunidad: [NOMBRE CATEDRA O MATERIA] Colección: [TIPO DE DOCUMENTO]

Ejemplo 2: Estructura centrada en difundir material académico de la institución

• Comunidad: Facultad de Economía Sub-comunidad: Departamento de Estadística

Sub-comunidad: Cátedra Estadística I Colección: Guías de estudio Colección: Galería videos instruccionales Colección: Objetos de aprendizaje Colección: Presentaciones de clases




• Comunidad: Tesis Sub-comunidad: [NOMBRE DE FACULTAD]

Colección: Tesis de pregrado Colección: Tesis de maestría Colección: Tesis de doctorado

Ejemplo 3: Estructura para tesis de pre y postgrado

• Comunidad: Tesis Sub-comunidad: Facultad de Ingeniería

Colección: Tesis de pregrado Colección: Tesis de maestría Colección: Tesis de doctorado



Estructura Comunidad-Colección

• Definir previamente el alcance y objetivos del repositorio.

• Pensar siempre en la facilidad de uso del sistema, y no en la exactitud de la representación de la estructura organizacional de la institución.

• Modelar una estructura pensando en los tipos de contenidos que tendrán cabida en el repositorio a corto, mediano y largo plazo.

• Decidir si se implementará una estructura fija para todo el repositorio, o se dejará a usuarios crear sub-comunidades y colecciones.



…Estructura Comunidad-Colección

• Diferenciar trabajos de investigación de los de enseñanza.

• En los de investigación distinguir entre los que ya han sido publicados y los que se publican de manera directa (no han sido publicados ni arbitrados).

• Diferenciar tesis de pregrado de las de postgrado.

•En clasificaciones temáticas definir categorías y sub-categorías e integrar estas categorías en los metadatos.



Acceso y Privilegios de acuerdo al Rol

Dspace identifica a los usuarios para garantizarles acceso y privilegios de acuerdo a su rol.

Se puede también, asignar grupos de usuarios para que sus miembros ejecuten alguna tarea relacionada con el flujo de trabajo de la publicación de contenidos (editar metadatos, rechazar envíos, etc.).

Superadministradores => pueden cambiar la configuración del sistema de varios modos (estructura de metadatos de los ítems, interfaz gráfica, etc.).

Administradores por comunidad => pueden crear nuevas sub-comunidades y colecciones y aprobar la publicación de documentos (ítems).

Autores => pueden enviar documentos a la comunidad-colección donde estén autorizados.



Estructura de Metadatos

Para cada tipo de contenido que se decida incorporar al repositorio, se debe crear una estructura de metadatos acorde, que sirva para describir y documentar cada ítem de información.

En Dspace existen mecanismos tanto para la asignación de metadatos por comunidad-colección, como para modificar los formularios de entrada de acuerdo a la estructura definida.



Funcionamiento de SABER-ULA


Principales grupos de trabajo asociados al servicio


Unidad de Contenidos

Adopción de nuevas herramientas Adiestramiento a usuarios Recepción de documentos a publicar Soporte a usuarios del sistema

Unidad de Visibilidad

Promoción de los servicios (prensa, web) Creación de la imagen gráfica de los sitios web y de material impreso. Campañas

Administración de servidores (instalación, actualización, mantenimiento, respaldos) Desarrollo de aplicaciones web Evaluación y prueba de nuevas herramientas

Unidad de Desarrollo


Estrategias de captura de contenidos

• Obtener datos a través de dependencias universitarias que manejen información. Establecer contacto directo con unidades de investigación o con investigadores productivos.

• Ofrecer a los posibles colaboradores otros servicios a cambio de contenidos.

• Recolectar datos y/o contenidos de otros sitios web.

• Ofrecer diversos medios de envío de información.

• Ofrecer mecanismos de auto-archivo y/o gestión propia de contenidos.

• Lograr que la institución firme la Declaración de Berlín sobre acceso abierto y libre al conocimiento científico y humanístico.


Al inicio, una tarea ardua


Mantenimiento de los servicios

• Respaldo de información.

• Reglas en ingreso de metadatos.

• Nombres y tipos de archivos.

• Tamaño de imágenes.

• Revisión por pares.

• Modelos de correos de respuesta (acuse de recibo, publicación de contenidos, corrección de datos).

• Idealmente, contar con un servidor espejo, lo que permitiría tener un respaldo operativo muy útil en caso de fallas.

• Documentación de procedimientos (wiki).


Convenciones y estándares


Estrategias de adopción de los servicios por parte de los usuarios

• Fomentar el uso de tecnologías de información y la búsqueda de contenidos en sitios institucionales.

• Difundir las ventajas de publicar electrónicamente: altos costos de impresión y distribución vs. costos menores de producción y distribución instantánea a nivel mundial.

• Asegurar que la información del sitio web se presente de una manera clara y sencilla, ofrecer a los usuarios encontrar contenidos por varios criterios navegación intuitiva.

• Facilitar la publicación ofreciendo varias alternativas incluyendo la de autoarchivo.

• Aclarar el tema de propiedad intelectual y derechos de autor iniciativas de acceso abierto.

• Ofrecer incentivos a los primeros productores de contenidos que adopten los servicios.Mérida, febrero 2012 24CTI - CPTM


Estrategias y planes de entrenamiento a usuarios

• Trabajar con un primer grupo (grupos élite: unidades de investigación, editores de revistas, investigadores) y asegurarse de la adopción del sistema.

• Establecer compromiso con los editores de revistas y acompañarlos en el proceso de adopción, guiarlos y motivarlos.

• Ser flexibles en posibles demandas de productores de contenidos.

• Realizar encuestas para detectar dificultades y mejorar metodología.

• Ofrecer espacio para atención personalizada (calendario de consultas).



Estrategias de institucionalización de los servicios


Previamente, asegurarse de que el servicio está en pleno funcionamiento y que cuenta con una cantidad de

contenidos importante, que darán credibilidad al proyecto.

• "Obligar" a los miembros de la comunidad universitaria a publicar sus contenidos requisito previo para lograr gestionar trámites o financiamiento.

• Promocionar el servicio a través de: videotutoriales, panfletos, notas de prensa, notas en blogs, correos.


… Estrategias de institucionalización de los servicios


• Reconocimiento anual por la Libre Difusión en la Web del Patrimonio Intelectual.

La institucionalización de los servicios fomenta la apropiación tecnológica (usuarios cada vez más

exigentes, incremento en las consultas, creación de redes académicas, etc.).



Una vez institucionalizados los servicios, se debe tener en cuenta el posible desbordamiento en la atención de usuarios, la capacidad de respuesta y cumplimiento de tiempos de atención. Se debe prever la posibilidad de aumento de recursos y personal.

Parte clave del éxito es manejar los cambios tecnológicos y estar en capacidad de migrar de una tecnología a otra para garantizar la evolución de los servicios.

Aspectos finales a considerar



•http://www.rsp.ac.uk/repos/definitions

•http://es.wikipedia.org/wiki/DSpace

•https://wiki.duraspace.org/display/DSTEST/Functional+Overview

•Directrices para la creación de repositorios institucionales en universidades y organizaciones de educación superior. Bustos González, Atilio y Fernández Porcel, Antonio. http://hdl.handle.net/10336/223

•Taller Repositorios Institucionales Parte II. Aspectos Básicos de los Repositorios Digitales. Corporación Parque Tecnológico de Mérida (CPTM). Septiembre 2010.

•Taller Repositorios Institucionales Parte III. Gestión de Contenidos con Dspace 1.6.x. Corporación Parque Tecnológico de Mérida (CPTM). Septiembre 2010.

Referencias



Yolibeth López

Gracias por su atención

Coordinadora Unidad de Contenidos

Centro de Teleinformación (CTI)

Corporación Parque Tecnológico de Mérida (CPTM)

Contactos:

[email protected], [email protected]

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