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NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: UNIVERSIDAD DEL VALLE NOMBRE Y CARGO DE LA PERSONA QUE PRESENTA LA PRÁCTICA: Claudia María Payán Vil lamizar, Subdirectora Autoevaluación y Calidad Académica CORREO ELECTRÓNICO INSTITUCIONAL DE LA PERSONA QUE PRESENTA LA PRÁCTICA: claudia.payan@correounival le.edu.co NOMBRE DE LA PRÁCTICA: Sistema de Gestión Integral de la Calidad de la Universidad del Valle – GICUV - Recomendación para el di l igenciamiento del formato: uti l izar un lenguaje claro y sintético, que permita una mayor comprensión de toda la buena práctica. 1. Información general de la buena práctica (hasta 1000 caracteres sin

espacios) De manera sintética describa el Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad y la razón por la cual es aplicable en su IES teniendo en cuenta su contexto.

La Universidad del Valle, ha diseñado e implementado el Sistema de Gestión Integral de la Calidad – GICUV, a través del cual se integran los procesos de Autoevaluación y Calidad Académica, las directrices del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), las políticas y pautas del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA), los requisitos – debes – de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública (NTCGP 1000) y los requisitos de la normas técnicas que se deben cumplir para los sistemas de gestión de laboratorios de ensayo y calibración, la seguridad de la información, la gestión ambiental, seguridad y salud ocupacional, buenas prácticas de manufactura y análisis de riesgos; así como de referentes normativos que el Estado a través de Leyes establece a las instituciones públicas (Estatuto Anti trámites, Gobierno en Línea, Anticorrupción y Atención al Ciudadano, entre otros.).

La articulación de los sistemas de gestión de calidad y control mencionados anteriormente, tienen elementos en común que al ser aplicados de forma sistemática ayudan a alcanzar los objetivos específicos de cada sistema, con procesos de mejoramiento continuo lo que no solo va a permitir el cumplimiento de la obligación legal de su implantación, sino que también ayuda al cumplimiento de los objetivos institucionales en el marco de las normas constitucionales y legales vigentes, con el fin de lograr la satisfacción de las necesidades, expectativas y requisitos de los usuarios (estudiantes, docentes, personal administrativo, comunidad en general) y partes interesadas. En la figura No. 1 se ilustran los elementos que componen el GICUV.

 

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Figura 1. Elementos GICUV  

       

Fuente: Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, diciembre 2012.

El Programa Institucional de Autoevaluación y Calidad (establecido mediante Resolución No. 031 de 2002 del Consejo Superior) plantea una estructura compuesta por cuatro dimensiones (Liderazgo, desarrollo del Talento Humano, Procesos e Impacto Social), once factores (Misión y Proyecto Institucional; Estudiantes; Profesores; Procesos Académicos; Investigación y Producción Intelectual; Pertinencia e Impacto Social; Autoevaluación y Autorregulación; Bienestar Institucional; Organización, Gestión y Administración; Recursos de Apoyo Académico y Planta Física, y Recursos Financieros), y treinta y cuatro características.

El Modelo Estándar de Control Interno – MECI-, plantea una estructura compuesta por tres susbsistemas (Control Estratégico, Control de Gestión y Control de Evaluación), nueve componentes ( ) y veinte y nueve elementos.

La Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública –NTCGP 1000-, contempla el cumplimiento de 242 requisitos normativos.

El Sistema de Desarrollo Administrativo –SISTEDA-, se estructura en el cumplimiento y desarrollo de cinco políticas de desarrollo administrativo (Gestión y Desarrollo del Talento Humano, Democratización de la Administración Pública, Moralización y Transparencia de la Administración Pública, Rediseños Organizacionales y Gestión de la Calidad).

Todos los sistemas de gestión mencionados anteriormente, enfocan su estructura bajo el ciclo PHVA (planear, hacer, verificar y actuar), por lo que se ha logrado su implantación de forma articulada. La Figura No. 2, ilustra la forma sistémica de integración de los sistemas de gestión planteados por el Estado, ante todo considerando al usuario como eje central en la prestación de servicios institucionales.

GICUV

Autoevaluación de Programas Académicos e Institucional

MECI

NTCGP 1000ISO 9001

ISO 17025ISO 27001

ISO 14001 eOHSAS 18001BPM y HACCP

SISTEDA

 

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Figura 2. Matriz de articulación GICUV.

Fuente. Área de Calidad y Mejoramiento A través de la implantación de cada uno de los elementos del GICUV, la Universidad demuestra la eficacia

en su gestión y su compromiso con la satisfacción de las necesidades de sus usuarios, sean estos externos o internos. Además crea conciencia de mejora continua y de reconocimiento de que lo que hacemos lo hacemos de la mejor forma.

El GICUV cuenta con los siguientes componentes principales: 1. Gestión por Procesos, Teniendo en cuenta el enfoque por procesos, se adoptó el mapa de procesos

institucional de la  Universidad del Valle; en el cual se ha definido la interrelación y estructura de 13 procesos que conforman el GICUV, estructurados en 4 subsistemas: estratégico, misional, de apoyo y de evaluación. Subsistema estratégico: Agrupa y correlaciona los procesos que orientan la universidad hacia el cumplimiento de su visión, misión, objetivos, principios, metas y políticas. Subsistema misional: Reúne e interrelaciona los procesos que dan como resultado el cumplimiento del objeto social, misión o razón de ser de la Institución. Subsistema de apoyo: Procesos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación; proveen servicios de utilidad para toda la Universidad en sus diferentes actividades. Subsistema de evaluación: Permite valorar en forma permanente la efectividad de Sistema de Gestión de la Universidad; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Institución.

2. Gestión del Mejoramiento, cuyo objetivo es planificar, implementar y brindar directrices sobre actividades

de medición, análisis y seguimiento en los procesos, actividades y resultados del Sistema de Gestión Integral de la Calidad – GICUV con el objeto de consolidar las acciones de mejoramiento necesarias para prevenir o corregir las posibles desviaciones

3. Gestión Cultural o del Cambio, Busca reconocer el trabajo realizado en cada una de las dependencias de

la Universidad como agentes de motivadores del cambio.

 

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4. Gestión de Calidad en Laboratorios de Medición y Ensayo, La Universidad del Valle reconoce la importancia de la calidad en los laboratorios para el cumplimiento de sus procesos misionales de Formación, Extensión y Proyección Social, Investigación y Generación del Conocimiento. Entendiendo que la calidad de los laboratorios se encuentra unida al grado de confianza que tienen los usuarios o clientes del laboratorio y a la capacidad de responder por los resultados de sus actividades,

5. El desarrollo de Elementos de control del MECI en articulación con los referentes normativos

El Sistema de Gestión de la Calidad – SGC es una herramienta útil para el logro de los objetivos

institucionales en términos de satisfacción de los usuarios y de las partes interesadas, las instituciones establecen e implementan un SGC, con el fin de coordinar recursos a fin de conseguir el cumplimiento de los requisitos establecidos por las normas de calidad, requisitos legales y de los usuarios, por tanto un SGC se constituye un instrumento que permite generar confianza en la prestación de los servicios a los diferentes usuarios que manejan.

2. Implementación de la buena práctica (hasta 2000 caracteres sin espacios)

Explique en qué consiste su BP-SIAC y la forma como se ha implementado de manera exitosa. Describa los recursos económicos, financieros, de infraestructura, tecnológicos y humanos requeridos para la puesta en marcha de su BP-SIAC y las posibilidades de ser replicable en otras IES

Los procesos de calidad que la Universidad ha emprendido han hecho que se dé al interior de la misma una conciencia colectiva hacia estas nuevas dinámicas, las personas, los funcionarios (docenes y administrativos), expresan la importancia de la calidad para la institución y como ésta da garantía de mejoramiento de la misma.

Como iniciativa de las Directivas Universitarias en el año 2001, se dio paso a un proyecto denominado Univalle Siglo XXI que permite continuar la construcción de una Universidad del Valle, moderna, sólida, viable económicamente y de excelencia académica, en cumplimiento de su función social. El proyecto se formula a partir del análisis detallado de los procesos administrativos y académico-administrativos, desarrollados en todas las áreas funcionales de la Institución y se extiende luego al estudio de todas las áreas funcionales de la Administración Central y de las facultades e Institutos Académicos para formular propuestas de mejoramiento de procesos y estructura, incluyendo además propuestas asociadas a la planta de cargos. Los principales resultados de este trabajo, se reseñan a continuación:

a) Reglamentación Institucional: Normatividad y regulación dentro de una cultura de mejoramiento, continuo,

calidad y control; Actualización de normas; Unificación de calendarios; Planeación y seguimiento de procesos académicos (programación y asignación académica).

b) Mejoramiento de Procesos y Calidad Total: Planificación Institucional y Administración de Proyectos;

Planificación académica, investigación, presupuestal y física; Sistema de Información Institucional; Sistema de gestión documental; Sistema de gestión administrativa (Financiero, Compras, Bienes y Servicios y Recursos Humanos); Sistema de gestión de la calidad: mejoramiento continuo, calidad y control (rendición de cuentas).

c) Reestructuración: Homogenización de las denominaciones: Oficinas de Rectoría, Direcciones Académicas

/ Direcciones Administrativas, Secciones – Áreas – Grupos de trabajo, facultad, institutos académicos y escuela (departamento) tipo; Relación de cargos versus funciones, perfiles, capacitación, entrenamiento; Simplificación de la estructura (niveles y departamentalización).

 

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Una vez reorganizados los procesos académico-administrativos y administrativos de la Universidad con el fin de optimizarlos de acuerdo con las recomendaciones del Proyecto Siglo XXI y la Reestructuración Administrativa, posteriormente se inicia con el mejoramiento de los procesos y procedimientos a través de la documentación de éstos con base en las directrices de la norma de calidad.

En el año 2005 a través de la Resolución No. 076 del Consejo Superior, se adopta el Modelo Estándar de Control Interno creado mediante el Decreto 1599 de ese mismo año, a través de la cual se define el referente normativo a seguir en pro de la calidad. Ese mismo año, la Universidad recibe por parte del Ministerio de Educación Nacional la Acreditación de Alta Calidad otorgada por un periodo de 8 años, lo que motiva a la comunidad universitaria a trabajar aún más por lograr altos estándares de calidad y excelencia.

Desde el momento que la dirección universitaria decidió asumir el cumplimiento de los requisitos de las normas del Estado empezó un proceso de socialización y concientización sobre el por qué una institución como la universidad debía emprender estos caminos de calidad. Diferentes equipos se conformaron para trabajar en los requisitos del Sistema de Calidad, éstos equipos fueron integrados por personas de diferentes niveles de la estructura organizacional y multidisciplinarias con el objeto de llegar a consensos sobre la metodología y la forma de articular la organización con los requisitos de calidad; durante alrededor de dos años se llevaron a cabo discusiones y construcciones de gran impacto que generaron en la comunidad universitaria y en sí en los funcionarios un conocimiento colectivo sobre la calidad y la forma como esta estrategia impacta en la institución.

En el año 2008 la Universidad logra el 93% de cumplimiento en los requerimientos del MECI de acuerdo con el informe del Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP- y constituye la conciencia de calidad al interior de la Institución. En éste mismo año, a través de la Resolución No. 847 de Rectoría se adopta el GICUV como Sistema de Gestión que integra varios referentes normativos que son de obligatorio cumplimiento para las instituciones públicas y establece la coherencia con la Acreditación Institucional. Así mismo, en el año 2009 el Ministerio de Educación Nacional establece el proyecto que acoge la Universidad y logra la obtención de recursos para la misma.

Con base en este apoyo del MEN y los grandes avances de la Universidad en materia de calidad, es que en marzo del 2010, se adquiere el compromiso de realizar una pre-auditoria externa de certificación con excelentes resultados que nos aboca a la presentación de la certificación.

En el año 2010, el Consejo Directivo del ICONTEC otorga a la Universidad del Valle la certificación de Gestión de Calidad en los siguientes alcances:

• Certificado GP190-1, NTCGP 1000:2009 “Diseño y desarrollo de programas académicos. Prestación de servicios de educación formal superior en pregrado y posgrado (especialización, maestría y doctorado) y educación continua asociada a los programas académicos. Servicios de investigación científica y experimental y consultoría en temas relacionados con la ciencia y la tecnología, la cultura, el arte y las humanidades”.

• Certificado SC7267-1, NTC-ISO 9001:2008 e IQNET ISO 9001:2008 “Diseño y desarrollo de programas académicos. Prestación de servicios de educación formal superior en pregrado y posgrado (especialización, maestría y doctorado) y educación continua asociada a los programas académicos”.

• Certificado SC7267-2, NTC–ISO 9001:2008 e IQNET ISO 9001:2008 “Servicios de investigación científica y experimental en temas relacionados con la ciencia y la tecnología, la cultura, el arte y las humanidades”.

• Certificado SC7267-3, NTC–ISO 9001:2008 e IQNET ISO 9001:2008 “Consultoría en temas relacionados con la ciencia y la tecnología, la cultura, el arte y las humanidades”.

 

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Lo anteriores certificados otorgan a la Universidad la certificación de su calidad y la evidencia del compromiso de esta frente a la misión como Institución de Educación Superior de formar mejores ciudadanos en todos los campos del conocimiento.

Desde 2010, año en el que se recibió la certificación de calidad, y a la fecha la implementación, mantenimiento y sostenimiento del GICUV se constituyó primordialmente para dar respuesta a los requerimientos de acuerdo con las prácticas, dinámicas propias y existentes de calidad en la universidad, teniendo en cuenta la diferencia y diversidad de cada una de las unidades académicas y sedes regionales.

Posterior a la certificación, el Área de Calidad y Mejoramiento de la OPDI y la Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica, establecieron directrices a través de circulares para garantizar el mantenimiento y sostenimiento del GICUV en cada una de las dependencias, y la Acreditación de Alta Calidad de la Institución. Anualmente se establece un plan de trabajo, el cual se ajusta a la dinámica de cada Facultad, Instituto Académico, Sede Regional y dependencia del nivel central. La Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional ha diseñado el Programa de Mejoramiento Continuo de Procesos, que permite, a través de una gestión administrativa y académico-administrativa, el compromiso institucional con la calidad y su componente de acreditación.

En el año 2013, se logra la recertificación de calidad con el ICONTEC y en el año 2014 el Ministerio de Educación Nacional otorga a la Universidad del Valle la Acreditación Institucional de Alta Calidad por un periodo de 10 años, máximo periodo de acreditación para las Instituciones de Educación Superior.

A partir de éstos dos reconocimientos, la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional y la Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica, continúan trabajando articuladamente para lograr que los procesos de gestión de calidad y autoevaluación de programas académicos con fines de acreditación de alta calidad permanezcan con sus más altos estándares de calidad, gracias al compromiso institucional de todos sus actores.

Actualmente, en la Universidad se escucha hablar de calidad, de los requisitos que se deben tener para contar con calidad, de la importancia que tiene para la prestación de un servicio más eficiente y de los principios y valores de la calidad.

Para la implementación de éstos procesos, se ha debido contar con recursos económicos, financieros, de infraestructura, tecnológicos y humanos para lograr su desarrollo de manera eficiente. Para ello, el Área de Calidad y Mejoramiento creada desde el año 2003, está conformada por dos cupos de la planta de cargos de empleados administrativos: un coordinador de área y un profesional. Para el desarrollo de sus actividades, esta área tiene una filosofía de trabajo por proyectos, por lo tanto, los recursos para la vinculación de profesionales contratistas son solicitados mediante proyectos al Banco de Proyectos de Inversión. De ésta manera, desde el año 2007 se ha implementado el proyecto: “Implantación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad para la Universidad del Valle GICUV (MECI, NTCGP 1000:2009 y SISTEDA)", con el cual se han logrado grandes avances en materia de gestión de la calidad.

La sostenibilidad del sistema de gestión de la calidad a través de proyectos de apoyo a cada una de las unidades del nivel central o descentralizado, ha requerido la contratación de profesionales por prestación de servicios, a través de una firma consultora, vinculando a dichos profesionales en las unidades académico – administrativas. A continuación se detallan las fases de apoyo que ha tenido el proyecto:

 

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Plan Fase Proyecto Presupuesto [$]

2007 1 Implantación del MECI y de la NTCGP 1000:2004 200,000,000

2008 2 Implementación del sistema de Gestión Integral de la Calidad para la Universidad del Valle - GICUV 214,350,000

2009 3 Implantación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad para la

Universidad del Valle GICUV (MECI, NTCGP 1000:2004 y SISTEDA)

220,000,000

2010 4 Implantación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad para la

Universidad del Valle GICUV (MECI, NTCGP 1000:2004 y SISTEDA). Fase IV

150,000,000

2011 5 Implantación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad para la

Universidad del Valle GICUV (MECI, NTCGP 1000:2009 y SISTEDA) Fase V

250,000,000

2012 6 Implantación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad GICUV

(MECI– NTCGP 1000:2009– SISTEDA) Fase VI: Etapa de sostenimiento y mantenimiento

300,000,000

2013 7

Implantación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad para la Universidad del Valle GICUV (MECI, NTCGP 1000:2009 y SISTEDA). Fase VII: Sostenimiento y Mantenimiento del Sistema de Gestión Integral de la Calidad–GICUV

300,000,000

2014 8

Implantación del Sistema de Gestión Integral de la Calidad para la Universidad del Valle GICUV (MECI, NTCGP 1000:2009 y SISTEDA). Fase VIII: Sostenimiento y Mantenimiento del Sistema de Gestión Integral de la Calidad–GICUV - Rediseño del marco metodológico del GICUV acorde con la dinámica institucional actual (autoevaluación de programas académicos e institucional).

300,000,000

Total $1,934,350

En el mismo año 2003, se creó la Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica –DACA-, bajo la dirección y subdirección de dos profesores con cargos académico-administrativos, y con el apoyo de un profesional nombrado de la planta de cargos. Desde el año 2012, se han desarrollado proyectos desde la Vicerrectoría Académica con la coordinación y supervisión de la dirección y subdirección de la DACA, para el logro de los objetivos misionales de los procesos de autoevaluación institucional y de programas con fines de acreditación de alta calidad. Los proyectos se citan a continuación:

Plan Proyecto Presupuesto [$]

2012-2013 Presentación del informe de autoevaluación al consejo nacional de

acreditación, con fines de acreditación institucional de la universidad del valle en el año 2013.

241,000,000

2013-2014

Aplicación del modelo estadístico para la recolección y sistematización de información para los procesos de autoevaluación de programas académicos de pregrado y posgrado con fines de acreditación de alta calidad

93,400,000

2013-2014 Seguimiento al plan de mejoramiento resultado del proceso de

autoevaluacion para acreditación institucional y de programas de la universidad del valle

40,000,000

 

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2014-2015

Implementación de los mecanismos de apoyo Institucional para el diseño metodológico y ejecución de los procesos de autoevaluación en los programas académicos de pregrado y posgrado.

44,000,000

2014-2015

Implementación de la metodología para realizar el seguimiento al plan de mejoramiento resultado del proceso de autoevaluacion para acreditación institucional y de programas de la universidad del valle

41,000,000

Total $459,400,000

3. Efectiv idad: resultados e impactos de la práctica (hasta 800 caracteres sin

espacios) Describa la forma como el Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad de la IES ha orientado la toma de decisiones estratégicas, que han resultado en el mejoramiento de los procesos relacionados con los factores de acreditación del CNA, y le ha permitido a la IES lograr la acreditación a nivel institucional y/o de programas. Los impactos de la práctica deben evidenciarse reseñando indicadores de gestión e impacto.

Los desafíos y estrategias con la calidad de la educación superior en la Universidad del Valle se han venido consolidando en el marco de la cultura de la autoevaluación de los programas académicos y de la Institución como un todo, en los registros calificados de los programas académicos, en los resultados de los ECAES y actualmente en las pruebas Saber Pro. Todo ello se integró a través del modelo de calidad: Gestión Integral de la Calidad en la Universidad del Valle –GICUV-.

El Proyecto Institucional en sus desafíos y estrategias establece un compromiso con la calidad de la educación superior cuando describe, la necesidad de flexibilizar la actividad universitaria para hacerla equiparable con los estándares internacionales de calidad. Dentro de sus estrategias refiere la necesidad de poner en marcha procesos continuos de evaluación y autoevaluación de la calidad académica, investigativa, de extensión y administrativa que permitan la renovación, el ajuste, el fortalecimiento, la actualización y el mejoramiento permanente de la Institución. Es así, como a través del Plan Estratégico de Desarrollo 2005-2015, la Universidad guía y orienta sus acciones y la toma de decisiones en los campos de la docencia, la investigación, la proyección social, el bienestar universitario y el manejo de los recursos físicos y financieros; ya que éste documento se caracteriza por su capacidad para adaptarse a los cambios y transformaciones de la sociedad y el Estado.

El Área de Análisis de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, es la encargada entre otras funciones, de proponer los proyectos y programas del Plan de Desarrollo Institucional y realizar seguimiento a su ejecución, junto con los sistemas de información institucionales que sustentan la autoevaluación y la planeación para la toma eficiente de decisiones. Es así como se ha liderado el desarrollo del plan estratégico institucional y han definido las metodologías para la formulación del plan de acción e inversiones, ha orientado el establecimiento de las metas e indicadores de gestión, ha realizado los informes para el reporte a los entes gubernamentales y ha generado estudios para la toma de decisiones que articulan los planes de gestión con los planes de acción y apoya a la Institución en la formulación y desarrollo de proyectos estratégicos. En éste sentido, el proceso de planeación institucional tiene definido el procedimiento para la formulación del plan de acción de la Universidad, el cual permite evidenciar la integralidad de los medios y estrategias de información utilizados en la Institución.

Los vicerrectores, decanos, directores, jefes, profesores y funcionarios, participan activamente en el ejercicio de la Planeación Estratégica de la Universidad del Valle, a través del análisis, aportes y

 

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recomendaciones han intervenido en la formulación y consolidación de los Planes de Acción Institucional, que se constituyen en una muestra de la sinergia que pueden lograr las unidades académicas y administrativas de la Universidad del Valle, mediante la asociación asertiva de conocimientos, experiencias y opiniones de los participantes y colaboradores, desde los diferentes estamentos y áreas de conocimiento. Igualmente, las unidades académicas y administrativas formulan sus planes de trabajo y acción, a partir de una propuesta de la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional -OPDI- (estructurada a partir de un análisis actualizado del medio externo, de las orientaciones de política del Consejo Superior, del plan de trabajo anual del rector y del seguimiento a los planes de acción), las directivas universitarias analizan los planes propuestos y en un proceso de integración y concertación con las unidades se establecen las metas del Plan de Acción Institucional y los Planes de Acción de cada una de las unidades, interrelacionando los sistemas de información en los procesos de autoevaluación y autorregulación. Las acciones adicionales que proponen las unidades académicas como producto de la actualización o del mejoramiento continuo, se incluyen en el Plan de Acción correspondiente. Es decir que hay acciones institucionales y acciones propias de las unidades. La propuesta final de la planeación se presenta al Consejo Académico y al Consejo Superior donde se analiza y se hacen sugerencias de cambio son necesarias. Esta articulación se ilustra en la Figura 3:

Figura No. 3. Articulación de procesos de planeación estratégica a nivel institucional

La Universidad ha avanzado en la evaluación de sus procesos misionales, ha fortalecido los sistemas de información que soportan la autoevaluación y la planeación y se usan para la toma de decisiones, dichos sistemas incluyen el manejo de indicadores de gestión y están orientados al fomento de un continuo mejoramiento de la calidad, y aplica métodos de evaluación a la comunidad académica que favorecen el mejoramiento continuo. De igual manera considera como prioridad los procesos de autoevaluación de sus programas y de la institución como un todo, para la acreditación y renovación de la acreditación. En el Plan de Acción vigente 2012-2015, en el Asunto Estratégico “Calidad y Pertinencia”, se menciona la Estrategia “Fortalecimiento de los procesos de autoevaluación y mejoramiento continuo”, en la cual se establecen los siguientes programas con sus acciones, indicadores y responsables:

 

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- Programa: Promoción de los procesos de autoevaluación y acreditación

Acciones Indicadores Responsables Acreditar y mantener la acreditación de los

programas académicos que cumplen los requisitos del CNA

Número de programas con acreditación de alta calidad.

Vicerrectoría Académica

Presentar programas académicos a procesos de acreditación o certificación internacional

Número de programas que adelantan el proceso.

Facultades e institutos

 - Programa: Consolidación del Sistema Institucional de Calidad para la acreditación nacional e internacional  

Acciones Indicadores Responsables Mantener vigente la certificación de gestión de

calidad integral Universidad re-certificada Oficina de Planeación

y Desarrollo Institucional

4. Seguimiento y evaluación de la práctica (hasta 800 caracteres sin espacios)

Describa los ciclos de seguimiento y evaluación llevados a cabo para el mejoramiento del funcionamiento del Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad de su IES.

La Universidad del Valle tiene institucionalizados sistemas de autoevaluación, autorregulación, evaluación y mejoramiento continuo, los cuales aportan al cumplimiento de su misión, y de ésta manera responden al carácter de institución estatal asumiendo compromisos con una sociedad justa y democrática. Estos sistemas se encuentran relacionados con los procesos de planeación, comunicación, gestión del control, gestión de la calidad, gestión de talento humano y gestión del mejoramiento. Cada integrante de la comunidad universitaria realiza una planeación de su trabajo para el siguiente período (proceso de planeación), la ejecuta (proceso de gestión de la calidad), verifica su cumplimiento (procesos de planeación, talento humano y gestión del control), divulga los resultados de su gestión (procesos de planeación y comunicación) y ajusta su accionar (proceso de planeación, gestión del control, gestión del talento humano y gestión del mejoramiento) de acuerdo con la evaluación realizada.

La autoevaluación en la Universidad se realiza a través de planes como: Plan Estratégico de Desarrollo, Planes de Acción, Planes de Trabajo, Planes de Inversión, Plan de Riesgos; actualización de los registros calificados de los programas, acreditaciones de programas académicos e Institucional con Planes de Mejoramiento; evaluaciones de desempeño; Sistema de Gestión Integral de la Calidad -GICUV- con acciones correctivas, preventivas y de mejora e indicadores de gestión de los procesos y auditorías internas realizadas por la Oficina de Control Interno, Área de Calidad y Mejoramiento y auditorías externas de los entes de control. La forma como se interrelacionan los procesos para lograr un sistema de autoevaluación institucional se ilustra en la Figura No. 4:

 

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Figura No. 4. Articulación de procesos en el marco de un sistema de autoevaluación institucional

Fuente: Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional, diciembre 2012.

Fase 1- Planea: El proceso inicia con la planeación, en la cual se hace un análisis del entorno y un

diagnóstico de la situación interna, con miras a construir y consolidar un Plan Estratégico de Desarrollo de largo plazo, unos Planes de Acción de mediano plazo, Planes de Inversiones anuales para el corto plazo y asignación individual de funciones a través de la asignación académica para los docentes, reflejadas en Planes de Trabajo y la concertación de metas de desempeño con los empleados y trabajadores.

Fase 2 - Ejecuta. La ejecución de los planes se realiza a través de los procesos y subprocesos que define

la Universidad y que hacen parte de su Sistema de Gestión Integral de la Calidad – GICUV-, que cuenta con una política y objetivos de calidad en los cuales se establecen los lineamientos dirigidos a la mejora continua y evidencian el compromiso de la Dirección Universitaria con la excelencia en la calidad de su misión. De igual manera, para asegurar la implementación de lo planeado se realiza la evaluación de los riesgos asociados con la ejecución a través de los procesos, dando como resultado el mapa de riesgos y el plan de riesgos para prevenir, mitigar y atender los riesgos identificados.

La Universidad del Valle ha seguido los lineamientos del Ministerio de Educación Nacional, a través del Consejo Nacional de Acreditación, en la búsqueda permanente de la calidad, obteniendo la acreditación institucional en 2004, la renovación de la acreditación institucional en 2014 y la acreditación de alta calidad de sus programas académicos, para lo cual prepara los informes de autoevaluación correspondientes y les hace seguimiento y acompañamiento en todos sus procesos.

Fase 3 – Verif ica. La verif icación del cumplimiento de lo planeado y lo ejecutado en los procesos, se

realiza por medio de informes de seguimiento, auditorías, visita de Pares Académicos y evaluaciones de desempeño. Los informes de seguimiento se realizan a través de: Planes de Acción y de Riesgos, el Sistema de Gestión Integral de la Calidad, Informes de Gestión, las auditorías (actividades que permiten obtener evidencias para determinar la conformidad de la gestión con las políticas institucionales y realizar mejoras para el fortalecimiento de la gestión), las visitas de Pares Académicos (realizadas para verificar la calidad de los programas académicos y de la Universidad, en el cumplimiento de los estándares establecidos por el Ministerio de Educación Nacional, a través del Consejo Nacional de Acreditación y con

 

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base en el modelo establecido por la institución en sí misma), las evaluaciones de desempeño que se realizan a los funcionarios y docentes de la Universidad.

Fase 4 – Publica. La publicación de resultados de los informes de seguimiento, auditorias, visita de Pares

Académicos y evaluaciones de desempeño, se hacen a través de la página web de la Oficina de Planeación por medio de la divulgación de los informes de seguimiento a los planes y al Sistema de Gestión Integral de la Calidad, la publicación de los informes anuales de gestión de la Rectoría, la rendición anual de cuentas por parte del señor Rector a la comunidad. De igual manera, en la página web de la Universidad, se publican resultados destacados a medida que acontecen (por ejemplo, la acreditación de programas académicos o acreditación institucional) y datos de interés a través de la revista Campus.

Para la Universidad del Valle, la generación de informes de gestión se ha constituido en una actividad de suma importancia, por cuanto se presentan los resultados de gestión obtenidos cada año y da cuenta de los procesos, acciones desarrolladas, logros y experiencias adquiridas en el marco del Plan Estratégico de Desarrollo y los Planes de Acción.

Los informes de gestión de cada una de las dependencias de la Universidad, son el insumo para el Informe de Gestión de la Rectoría, permitiendo así rendir cuentas públicas anuales a toda la comunidad universitaria y a la comunidad en general sobre los principales logros institucionales, convirtiendo los informes de gestión en un sistema de control y socialización de información.

Fase 5 – Mejora. Una vez verificado el cumplimiento de lo planeado, la Universidad mejora su actuar y para

ello utiliza el ajuste de metas, acciones y planes de mejoramiento. Para el ajuste de metas se tiene en cuenta: Plan de Acción, Evaluación de Desempeño, las Acciones y planes de mejoramiento de la gestión, y las acciones y planes de mejoramiento resultado de los procesos de autoevaluación con fines de acreditación de alta calidad tanto institucional como de programas académicos.

5. Innovación y repl icabi l idad (hasta 800 caracteres sin espacios) Explique el elemento innovador del diseño y/o implementación del Sistema Interno de Aseguramiento de la Calidad y las posibilidades de ser replicable en otras IES.

El elemento innovador del diseño y/o implementación del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad del Valle – GICUV-, lo compone el trabajo mancomunado entre los programas académicos, la Dirección de Autoevaluación y Calidad Académica –DACA-, el Comité Central de Currículo de la Universidad, la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional –OPDI-, y la Dirección Universitaria, lo que permite la articulación de la gestión académica y administrativa para que los procesos de acreditación y certificación sean dinámicos, evidenciando el compromiso con la calidad.

En éste sentido, las actividades y procedimientos para llevar a cabo los procesos académicos y administrativos se encuentran documentados en el marco del Sistema de Gestión de Calidad –GICUV- de la Universidad, para los cuales se contemplan las actividades, registros y responsables de los procedimientos de todos los procesos. Se destacan entre ellos los siguientes procedimientos: Gestión de los programas académicos, Autoevaluación con fines de Acreditación de Alta Calidad de los Programas Académicos de Pregrado y Posgrado, Desarrollo de la Actividad Académica, Manual de Calidad y Procedimiento y Gestión del Mejoramiento. Igualmente, se han diseñado Guías y Esquemas que orientan a las unidades académicas para el desarrollo de informes que permitan el logro de los objetivos del aseguramiento de la calidad. Otro aspecto innovador ha sido la articulación de los planes de mejoramiento

 

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resultado de los procesos de autoevaluación institucional y de programas académicos al Plan de Acción Institucional, con el fin de que realizar seguimiento permanente a las acciones de mejoramiento y de ésta manera tener un registro adecuado de los datos y de la información.

Además del apoyo de los procedimientos escritos, la DACA y la OPDI, con sus áreas de Análisis y Calidad y Mejoramiento, desarrollan actividades como talleres, cursos, seminarios, sobre la gestión de los procesos internos y externos relacionados con las normas técnicas de gestión de calidad, gestión de riesgos, gestión del control, gestión del mejoramiento y con autoevaluación de programas académicos conducentes a la renovación de registros calificados, a la acreditación o renovación de acreditación de programas académicos, así como actividades para sensibilizar a la comunidad universitaria sobre los procesos de gestión y de ésta manera identificar fortalezas, debilidades, tomar decisiones en los diferentes niveles y mejorar el proceso.

Otro aspecto a destacar es la matriz de integración de la Norma Técnica de Calidad –NTCGP 1000-, MECI, SISTEDA y Autoevaluación Académica, la cual evidencia la manera como interactúan éstos sistemas, de la siguiente manera:

- Desarrollo del Talento Humano Estatal: Cruza en el MECI con el Elemento Desarrollo del Talento Humano,

Componente Ambiente de Control, Subsistema Control Estratégico, en el desarrollo de los productos que se formularon para implementación de GICUV se considera este elemento.

- Gestión de la Calidad: Cruza con todo el sistema GICUV y su implementación. - Democratización de la Administración Pública: Cruza con MECI en Estilo de Dirección debe evidenciar una

estructura organizacional con estamentos de participación en sus estamentos de dirección.

- La Moralización y Transparencia de la Administración Pública: Cruza con los temas relacionados con la Ética y formación de valores a los que hace referencia el Elemento Acuerdos, Compromisos y Protocolos Éticos del MECI.

- Rediseños Organizacionales: En la NTCGP 1000 y el MECI se plantea el Modelo de Operación por

procesos, lo cual necesariamente mueve las organizaciones hacia una nueva estructura, modificando su cultura en torno al trabajo por equipos, con capacidad de transformarse y adaptarse respondiendo oportunamente a las necesidades de la comunidad universitaria.

Cada uno de los elementos antes mencionados, están incluidos en el Análisis del Cruce de Evidencias y definición de productos a desarrollar, que al final da como resultado el cronograma de implantación.

Se destaca igualmente, el proceso de autoevaluación institucional, que se adelanta teniendo como base la Resolución No.031 de 2002 del Consejo Superior, que creó el “Programa Institucional de Autoevaluación y Calidad”, la cual da sustento al proceso de autoevaluación en la Universidad del Valle con miras a garantizar la ejecución de las políticas definidas por los cuerpos de dirección del sistema y para darle desarrollo operativo a las acciones y procesos.

El proceso de autoevaluación se caracteriza por: la deliberación y ambiente de colaboración, producción colectiva y aportes particulares, transparencia y voluntad de mejoramiento, capacitación y aprendizaje permanente de la comunidad universitaria y deliberación propositiva.

 

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En las diferentes etapas del proceso, se cuenta con la participación activa de las dependencias administrativas y académicas de la institución, conformando equipos de trabajo con personal directivo, administrativo y docente/estudiantil, organizados por factores para garantizar la precisión y confiabilidad de la información. El Consejo Superior, el Consejo Académico, el Comité de Investigaciones, el Comité de Currículo, la Red de Extensión, el Comité de Asignación de Puntaje, los Consejos de Facultad e Instituto académicos, Escuelas y Departamentos, realizaron actividades relacionadas con el proceso tales como: generar directrices, suministrar información, aportar elementos conceptuales a las discusiones de los grupos, revisar documentos, socializar en sus equipos los modelos de autoevaluación y modelo metodológico, apoyar la difusión en todas las instancias del trabajo desarrollado dentro de la autoevaluación y hacer aportes al plan de mejoramiento.

Esta dinámica de grupos y subgrupos permite a cada uno de sus miembros apropiarse del proceso, comprender la responsabilidad institucional que tiene cada estamento, reflexionar acerca de las fortalezas y debilidades, sensibilizarse e identificar el impacto de la institución en el desarrollo social de la región, generando oportunidades de mejora para mantener la alta calidad institucional y de sus programas académicos.