Recepción de fax por correo electrónico

Generacin de documentacin en PDF enviada por Fax y reenvo por email

Autor Julio Ros

ndice de contenidoDescripcin del problema.....................................................................................................................2 Descripcin de la solucin....................................................................................................................2 Instalacin del servicio de fax..............................................................................................................3 Instalacin de PDFCreator...................................................................................................................6 Instalacin del servicio de envo de correo........................................................................................11 Configuracin del servicio de Fax......................................................................................................13 Configuracin de la impresora virtual PDFCREATOR.....................................................................16 Programa que enva correos...............................................................................................................21 Modificaciones del programa.............................................................................................................24

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Descripcin del problemaNecesitamos recibir faxes y tenerlos digitalizados en formato PDF y adems si es posible cuando se reciba un fax tenerlo en correo electrnico.

Descripcin de la solucinTenemos una mquina obsoleta y limitada que cuenta con un Winmdem (esto es un mdem que slo funciona en entorno Windows). As que esta mquina la vamos a dedicar a recibir fax mediante el software que trae Windows. Adems vamos a configurar el servicio de fax para que descargue en una carpeta los faxes recibidos y adems los imprima por nuestra impresora virtual que genera PDF. Configuraremos nuestra impresora virtual para lo siguiente, que guarde todo documento que genere en una carpeta y despus de guardado ejecute un programa que est en ese carpeta que haga lo siguiente enve por correo electrnico a la direccin de correo este archivo. As pues requeriremos un servidor de correo y una cuenta vlida para enviar esta informacin. No es objetivo de este tutorial ensear la configuracin de un servidor de correo y nos valdr cualquiera que est disponible. Siendo los datos que necesitamos estos: Nombre del servidor de correo Cuenta que enva el correo con su contrasea Direccin de correo del que reciba la informacin.

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Instalacin del servicio de faxAqu mostraremos una forma de instalar el servicio de Fax usando Microsoft Xp. Hacemos clic en Agregar e instalar programas y elegimos la opcin Agregar o quitar componentes de Windows, tal y como vemos en el grfico adjunto

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Al elegir esta opcin veremos esta nueva pantalla

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y deberemos buscar Servicios de fax tal y como vemos aqu, lo seleccionamos y lo instalamos

Seguramente nos pedir el Cd de Windows Xp. Si todo ha ido bien nos saldr la siguiente pantalla

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Instalacin de PDFCreatorDebemos instalar la impresora virtual PDFCreator. (http://www.pdfforge.org/) Descargamos de su web la ltima versin disponible y lo ejecutamos. Con la instalacin por defecto nos servir Vemos unas cuantas pantallas Descarga del programa de http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/files/latest

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Ejecutar el programa haciendo clic con el botn derecho sobre el programa

Empezamos la instalacin eligiendo el idioma del mismo

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Elegimos la instalacin estndar, como en el grfico adjunto

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Despus elijo no instalar barras en los navegadores. No nos hace falta

Elijo esta configuracin de tareas especiales

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Una vez instalado elijo no mostrar la ayuda tal y como vemos aqu

Hacemos clic en Finalizar y ya estamos listo para poder configurar este programa.

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Instalacin del servicio de envo de correoPara poder enviar correo mediante un programa vamos a hacer uso de la herramienta sendemail. Su pgina web es http://caspian.dotconf.net/menu/Software/SendEmail/ Este programa no requiere de instalacin, simplemente nos lo descargamos, lo descomprimimos y ya lo podremos usar Si queremos hacer uso del servidor de gmail, obligatoriamente nos debemos descargar la versin de Windows y con soporte TLS. En nuestro caso es este enlace http://caspian.dotconf.net/menu/Software/SendEmail/sendEmailv156.zip

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Vemos que lo hemos descargado. Solo falta decidir donde queremos descomprimir el programa.

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Configuracin del servicio de FaxHacemos Clic en Inicio Todos los programas Accesorios Comunicaciones Fax Consola de Fax Despus de rellenar los datos que te van pidiendo llegamos a configurar la recepcin de llamadas con nuestro mdem

Debemos crear una carpeta si queremos almacenar lo que nos genera este programa. Yo he creado una carpeta en el escritorio que se llama Faxes recibidos.

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Adems llegaremos a una pantalla donde podemos almacenar los faxes recibidos e imprimirlos de manera automtica en la impresora virtual creada a tal efecto.

Con esto ya hemos acabado de configurar este programa. Siempre podremos modificar estos parmetros a posteriori si cambia algo o nos hemos equivocado al poner algn parmetro. A partir de este momento Microsoft Windows ha creado un servicio Fax y siempre que arranque Windows en principio el servicio de Fax estar habilitado y a la espera de recibir un fax.

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Lo podemos ver en este pantalla.

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Configuracin de la impresora virtual PDFCREATORCreamos una carpeta en el escritorio, por ejemplo, o donde queramos. La hemos llamado Faxes en PDF, en esta carpeta se almacenar la documentacin que genere nuestra impresora virtual

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Descomprimimos el archivo sendemail-v156.zip y lo extraemos en esta carpeta tal y como vemos en el grfico

Los ficheros necesario para que funcione nuestro script son estos dos sndEmail.exe y sendEmail.pl

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Generamos nuestro script que se llama EnviarPDF.vbs con el cdigo que ms bajo a travs del bloc de notas por ejemplo.

Hacemos Clic en Inicio Todos los programas PDFCREATOR PDFCREATOR

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Hacemos clic en Impresora Opciones Vamos a la opcin de AutoSalvado 8como vemos en el grfico) y activamos esta opcin y elegimos como carpeta de guardado la que acabamos de crear a tal efecto Faxes en PDF.

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Le damos a guardar y vamos a Acciones Elegimos la pestaa de Accin despus de guardar, buscamos el fichero vbs que hemos creado tal cual lo vemos en el grfico adjunto

Con esto por cada PDF que generamos se guardar de manera automtica en esta carpeta y adems se procesar el script EnviarPDF.vbs, que si est bien programado nos enviar por correo este archivo adjunto a la persona que queramos

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Programa que enva correosEs un programa en visual basic script que lo que hace es recibe un documento pdf y lo enva por mail al destinatario que se le ponga en la variable operador. Este programa al usar sendemail versin TLS puede usar gmail como servidor de correo electrnico si se dispone de una cuenta de correo. Ojo yo no lo recomiendo porque un uso intensivo de esto hace que se pueda llenar la cuenta de correo de gmail con la que enviamos correo. En gmail queda una copia del envo de correo. El cdigo del programa es el siguiente: lo que se debe modificar en cada caso son los parmetros bsicos de la cuenta de correo (en rojo) ' Script para procesar y enviar por correo electrnico un documento PDF que le paso ' por parmetro ' License: GPL ' Version: 1.0.0.0 ' Date: Abril, 2011 ' Author: Julio Rios julio punto rios punto 2006 arroba gmail punto com Option Explicit ' Constantes para el envio del pdf Const AppTitle = "Envio por correo de un archivo adjunto" Const ServidorCorreo = "servidordecorreo" ' Servidor de correo que enva la informacin Const Remitente = "usuariodecorreo@servidordecorreo" ' Usuario que enva los correos Const UsuarioRemitente = "usuariodecorreo" ' Usuario que enva los correos Const PaswwordRemitente = "contrasea" ' Password del usuario que enva el correo Const ResponderA = "usuariodecorreo@servidordecorreo" ' Campo para que el que quiera responder responda al usuario Const Operador = "[email protected]" ' Destinatario al que enva Dim objArgs, WshShell Dim NombreCorto, Destinatario, Asunto, CuerpoMensaje, FicheroAdjunto ' Funcion que borra un fichero dado Sub BorrarFichero (Fichero)Pg. 21 de 25


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Dim objFSO Set objFSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") objFSO.DeleteFile(Fichero) Set objFSO = Nothing End Sub Function NombreFichero (Fichero) ' Devuelve el nombre corto del fichero que le pasamos Dim objFSO, objFile Set objFSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject") Set objFile = objFSO.GetFile(Fichero) NombreFichero = objFile.ShortName 'script.Echo "Date created: " & objFile.DateCreated 'script.Echo "Date last accessed: " & objFile.DateLastAccessed 'Wscript.Echo "Date last modified: " & objFile.DateLastModified 'Wscript.Echo "Drive: " & objFile.Drive 'Wscript.Echo "Name: " & objFile.Name 'Wscript.Echo "Parent folder: " & objFile.ParentFolder 'Wscript.Echo "Path: " & objFile.Path 'Wscript.Echo "Short name: " & objFile.ShortName 'Wscript.Echo "Short path: " & objFile.ShortPath 'Wscript.Echo "Size: " & objFile.Size 'Wscript.Echo "Type: " & objFile.Type End Function Sub EnviarCorreoGmail(Destinatario, Asunto, CuerpoMensaje, FicheroAdjunto) ' Envo de un correo electrnico 'Cadema para gmail (http://www.debianadmin.com/how-to-sendemail-from-the-commandline-using-a-gmail-account-and-others.html) 'sendEmail -f [email protected] -t [email protected] \ '-u this is the test tile -m his is a test message \ t '-s smtp.gmail.com \ '-o tls=yes \ '-xu usernameonly -xp mypasswd Dim objShell, Aux

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Aux = "%comspec% /c sendemail -f " & Remitente & " -xu " & UsuarioRemitente & " -xp " & PaswwordRemitente & " -s " & ServidorCorreo & " -o tls=yes " '& " -cc " & Operador Aux = Aux & " -t " & Destinatario & " -u """ & Asunto & """ -m """ & CuerpoMensaje & """ -a " & """" & FicheroAdjunto & """" & " >> logcorreo.txt" WScript.Echo "envio correo: " & Aux On Error Resume Next Set objShell = CreateObject("Wscript.Shell") objShell.Run Aux, , true End Sub ' Funcin que enva un correo electrnico Sub EnviarCorreo (Destinatario, Asunto, CuerpoMensaje, FicheroAdjunto) ' enva un correo electrnico Dim objShell, Aux Aux = "%comspec% /c sendemail -f " & Remitente & " -xu " & UsuarioRemitente & " -xp " & PaswwordRemitente & " -s " & ServidorCorreo & " -o reply-to=" & ResponderA '& " -cc " & Operador Aux = Aux & " -t " & Destinatario & " -u """ & Asunto & """ -m """ & CuerpoMensaje & """ -a " & """" & FicheroAdjunto & """" & " >> logcorreo.txt" 'WScript.Echo "envio correo: " & Aux On Error Resume Next Set objShell = CreateObject("Wscript.Shell") objShell.Run Aux, , true End Sub Set objArgs = WScript.Arguments If objArgs.Count = 0 Then MsgBox "Este programa necesita un parametro. El fichero PDF", vbExclamation, AppTitle WScript.Quit End If Set WshShell = WScript.CreateObject("WScript.Shell")

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NombreCorto = NombreFichero(objArgs(0)) Destinatario = Operador Asunto = "Envo de fax en formato PDF" CuerpoMensaje = "Buenos das.\nAdjuntamos en formato PDF el fichero que acabamos de recibir por FAX.\nPara cualquier aclaracin, por favor contacten con " & Operador & " o al telfono XX XXX XX XX.\n\nUn saludo" FicheroAdjunto = NombreCorto

'Call EnviarCorreo (Destinatario, Asunto, CuerpoMensaje, FicheroAdjunto) 'Se enva con nombre corto 8+ 3 es posible que esto interese en algn momento Call EnviarCorreo (Destinatario, Asunto, CuerpoMensaje, objArgs(0)) ' borrar todos los ficheros temporales 'WshShell.Popup "Proceso de generacion y envio acabada." & vbcrlf & vbcrlf & "Filename:" & vbtab & vbtab & objArgs(0) & vbcrlf, SecondsToWait, AppTitle, 0 Call BorrarFichero(objArgs(0)) Call BorrarFichero("logcorreo.txt") ' Borro el log de lo que genera sendemail

Modificaciones del programaEl programa puede enviar por gmail (no se recomienda) se puede saturar la cuenta de envo de gmail Se necesitan saber los siguientes datos y modificar en el cdigo del programa Servidor de correo (debe tener acceso el pc que ejecuta el programa) Cuanta en el servidor para hacer el envo Destinatario del correo electrnico Contenido del asunto a enviar Contenido del mensaje a enviar Las ltimas lneas sirven para borrar los pdf que acabamos de generar y no tener informacin duplicada No he estimado oportuno generar un log de la aplicacin Cada vez que se genera un envo sale durante el envo del mismo una pantalla en negro 8as el usuario sabe que el sistema ha hecho algo

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He creado en el cdigo una funcin para probar con gmail (donde bsicamente se aade el parmetro -o tls=yes y se quita el campo responder a Hacer una llamada a esa funcin en vez de que enva correo y ya estar funcionando gmail como servidor de correo.

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