MANUAL DE USUARIO

SISTEMA DE GESTION ECONOMICA Y

FINANCIERA

RECAUDACION

UANCV

PERU

INDICE

1. Acceso al sistema de recaudación 1 2. Principales operaciones del sistema 2 3. Ingresar Opcion de recaudacion 3 4. Pensiones de enseñanza 4 5. Cuentas Corrientes del estudiante 7 6. Pagos de tasa educativas 8 7. Notas de Crédito 10 8. Notas de débito 11 9. Becas de estudios y programas culturales 12 10. Registro de ventas 13 11. Libro inventario ingresos 15 12. Reporte gerencial de consultas y resumenes totales recaudación 19 13. Reportes 20

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SISTEMA DE GESTION ECONOMICA Y

FINANCIERA

RECAUDACION El usario final debe contar con un acceso de usuario, identificado con su número de

DNI y sus contraseña respectiva, para poder acceder al sistema, como se aprecia el

sistemas es muy práctico y amigable.

La computadora a usar debe estar, registrado al servidor y autorizado solo para los

responsables de cajas y facultades, previamente también autorizado por la Tecnología e

informática.

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Se selecciona inmediatamente, a su respectivo usuario donde aparece su nombre completo y

numero de caja a ingresar:

Menú principal, está dividido en dos partes tablas principales del sistema como: localidades

(filiales o sud sedes), oficinas, Bancos, Clientes, Tipos de becas, Conceptos de facturación,

registro de terminales, conceptos de admisión, registros de tiketeras, series de comprobantes

electrónicos, emisores electrónicos, centros autorizados de cobranza, plan de cuentas.

El sistema de recaudación cuenta con las siguientes transacciones principales:

Ingresar y/o presionar doble clic, para cada uno de las transacciones, para luego realizar

cualquier operación, según sea los casos a atender en los terminales en la Unidad de tesorería.

- Recaudación

- Notas de Crédito,

- Notas de Debito

- Cuentas Corrientes del estudiante

- Becados

- Registro de Ventas

- Libro Inventario

- Consulta de Recaudación

- Facturas Electrónicas y notas vinculadas

- Resumen de Boletas - SUNAT - (F.E.)

- Reportes

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RECAUDACIÓN

El presente documento denominado Manual de Usuario, ha sido elaborado para facilitar la

operación del aplicativo de Recaudación, el cual han sido considerados como software base

dentro del sistema de Administrativo.

Se ha determinado que el aplicativo de Recaudación, registrará las operaciones que signifiquen

flujo de efectivo de la UANCV, considerando el control de las cuentas corrientes por cada

estudiante, ingresos bancarios y el ingreso del disponible obtenido a través de los centros de

recaudación.

Seleccionar menú y luego ubicarse en la opción de recaudación y aparece la pantalla de

cobranza para los cajeros

- COBRANZA DE ADMISION

En el caso de un estudiante que va por primera vez y requiere postular mediante examen de

admisión, el cajero de una ventanilla debe solicitar documento de identidad como: Dni, carnet

de extranjería, pasaporte u otros, preguntar a la Escuela profesional a presentarse y registrar e

emitir su comprobante electrónico, esta información se envía de inmediato a Sistema

Académico, el mismo que se valida en la Oficina de Admisión.

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Ubicar icono de aceptar y continuar

en esta opción debe preguntar al postulante a que Escuela Profesional a presentarse y con ello

confirmar

FINALMENTE DEBE GRABAR E IMPRIMIR EL COMPROBANTE ELECTRONICO SEGÚN ULTIMAS

DISPOSICIONES DE LA SUNAT, para que el estudiante se apersone a la oficina de admisión.

PENSIONES DE ENSEÑANZA

Las pensiones de enseñanza se puede realizar la cobranza, solicitando DNI, Código, Carne de

Extranjería y/o búsqueda no apellidos y nombres, en todas los cajeros de la UANCV (Arequipa,

Puno, Ciudad Universitaria, Escuela de Post Grado, Colegio de Aplicación), como también se

puede pagar en los bancos (Interbank, Scotiabank y BCP)y agentes bancarios.

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El sistema tienes las características de presentar opciones de búsquedas por apellidos, tipo de

documentos (DNI, Pasaporte) y Código del estudiante, tal como aparece en el siguiente

pantalla.

Una vez seleccionado al estudiante, aparece un histórico de datos de las Escuelas profesionales

y/o Centros de Idiomas o Informática que estudia o estudió, tomar en cuenta la especialidad

actual que viene estudiando o preguntar al estudiante o padre de familia su conformación de

la escuela profesional a cancelar sus pensiones de enseñanza o tasas educativas.

Considerando que los estudiantes, pueden estudiar varias escuelas profesionales y/o cuando

termina una escuela profesional, por lo tanto, según requerimiento de registro de ventas, es

obligatorio manejar cada operación con un DNI válido, y los códigos están anexados conforme

el estudiante decida estudiar en más de una escuela profesional:

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En la figura se puede apreciar número de cuotas, fecha de vencimiento debiendo el cajero

seleccionar el recibo en funciona a la antigüedad de cuotas, 2, 3 y 4 cuotas, se visualiza días de

moras retrasadas, periodo académico, semestre y números de cuota.

Una vez seleccionado la cuota a cancelar, se visualiza en la pantalla y luego aceptar o clic de

conformidad aparece para su conformidad, en esos instante el cajero debe comunica el

importe a cobrar y luego capetar.

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Finaliza su proceso de pago mediante ventanillas, imprime una boleta electrónica para el

estudiante.

El sistema graba información en tiempo real actualiza a sus cuentas corrientes de los

estudiantes y también envía información al sistema académico también a sus estados de

cuentas de cada estudiante.

MODULO DE CUENTAS CORRRIENTES: En esta opción, puedes visualizar todas sus operaciones

del estudiante en forma personalizada, por nivel académico, escuela profesional entre otros,

mediante este módulo se emite Formato de Cuentas corrientes para cada trámite.

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SELECCIONAR POR PERIODOS ACADEMICOS Y SEMESTRES:

Formato válido de emisión de cuenta corrientes, para tramites de administrativos de los

estudiantes y esta debe ser acompañado por un FUT.

Como: Reserva de matrículas, Convalidaciones, traslados internos y externos, certificados de

estudios, Grados y títulos, etc.

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PAGOS DE TASAS EDUCATIVAS (COLATERALES):

Mediante esta opción el estudiante realiza todos sus pagos, por otros servicios colaterales para

realizar sus trámites administrativos dentro de la UANCV, el cajero realiza cobros de tasas

educativas como: historial de notas, aplazados, derechos de grados y títulos, etc.

El mismo modo la información, se actualiza a registro de ventas y al sistema académico, para

validar en sistema de virtual class.

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NOTAS DE CRÉDITO:

1.1. Las notas de crédito se emitirán por concepto de anulaciones, descuentos, bonificaciones, devoluciones y otros.

1.2. Deberán contener los mismos requisitos y características de los comprobantes

de pago en relación a los cuales se emitan.

1.3. Sólo podrán ser emitidas al mismo adquirente o usuario para modificar

comprobantes de pago otorgados con anterioridad. 1.4. En el caso de descuentos o bonificaciones, sólo podrán modificar comprobantes

de pago que den derecho a crédito fiscal o crédito deducible, o sustenten gasto o

costo para efecto tributario.

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NOTAS DE DEBITO

a) Las notas de débito se emitirán para recuperar costos y gastos incurridos por el

vendedor con posterioridad a la emisión de la factura o boleta de venta, como

intereses por mora y otros. Excepcionalmente, el adquirente o usuario podrá emitir una nota de débito como

documento sustentatorio de las penalidades impuestas por incumplimiento

contractual del proveedor, según consta en el respectivo contrato.

b) Deberán contener los mismos requisitos y características de los comprobantes de

pago en relación a los cuales se emitan. c) Sólo podrán ser emitidas al mismo adquirente o usuario para modificar

comprobantes de pago otorgados con anterioridad.

La posibilidad de dicho aumento debe ser acordada por el vendedor y el adquirente

previamente a la referida emisión y estar sujeta a que el adquirente haya logrado en una venta posterior del bien que adquirió con el Comprobante de Operaciones –

Ley N° 29972, un valor de venta mayor al que figuraba en ese comprobante de

pago.

Es un incremento que se puede usar, previo comunicado con el estudiante, cuando

este hubiera pagado menos de una tasa normal establecida en la Resolución de

aprobación de pensiones de enseñanza y/o tasas educativas

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BECADOS DE ESTUDIOS Y PROGRAMAS CULTURALES

Son estudiantes que gozan por varias modalidades como:

Tipos de becas:

- Rendimiento académico

- Recursos económicos precarios

- Deportista calificado y programas culturales

- Pacto Colectivo y convenio Institucional.

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REGISTRO DE VENTAS:

1. DEFINICIÓN El Registro de Ventas e Ingresos es un libro auxiliar en el que se anotan en orden cronológica y correlativa, todos los comprobantes de pago que emita una Empresa en el desarrollo de sus operaciones.

2. OBLIGADOS A LLEVARLO Están obligados a llevar el Registro de Ventas e Ingresos, en principio los contribuyentes del IGV. Sin embargo, y adicionalmente a esto, también están obligados a llevar este registro, los sujetos acogidos al Régimen General del Impuesto a la Renta, independientemente del nivel de

ingresos que obtengan, así como aquellos sujetos acogidos al Régimen Especial de este impuesto.

Todos los conceptos por pensiones de enseñanza y tasas educativas en este caso comprende en el listado de registro de ventas.

La UANCV está obligado a llevar el Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de

Compras de manera electrónica, haber generado ambos registros y registrado o anotado en estos sus actividades u operaciones correspondientes a los períodos

cuyos plazos máximos de atraso hubieran vencido durante los doce meses

anteriores al de generación de la solicitud de autorización de impresión y/o

importación de documentos.

Registro de Ventas e Ingresos Electrónico y del Registro de Compras Electrónico la opción que, para tal efecto, tenga ese sistema por cada mes que corresponda hasta

el anterior al de generación de la mencionada solicitud.

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SUJETOS QUE LLEVAN LIBROS Y/O REGISTROS ELECTRÓNICOS DE MANERA VOLUNTARIA

El contribuyente que no se encuentre incorporado u obligado, puede optar por llevar sus libros de manera electrónica, a través del Programa de Libros Electrónicos (PLE), o desde el Portal de la SUNAT.

EFECTOS DEL LLEVADO DE LIBROS Y REGISTROS ELECTRÓNICOS

Los contribuyentes que lleven sus Libros y/o Registros Electrónicos en el SLE-PLE adicionalmente al llevado de los Libros y/o Registros que les corresponda, deberán:

1. Presentar mensualmente ante la SUNAT la información en detalle de los comprobantes de pago y documentos autorizados que se anotaron en el Registro de Ventas e Ingresos y en el Registro de Compras, lo cual se cumple automáticamente al generar el Resumen correspondiente, a través del Programa de Libros Electrónicos - PLE.

2. Cerrar los Libros y/o Registros llevados en forma manual o en hojas sueltas o continuas, previo registro de lo que corresponda anotar en el mes anterior al de su incorporación, obligación o afiliación al Sistema o, en el ejercicio precedente a ésta, según sea el caso.

DESDE EL MODULO SE OBTIENE LIBRO ELECTRONICO ENLAZADO A SUNAT:

REPORTE DE CONSOLIDADO DE REGISTRO DE VENTAS

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LIBRO INVENTARIO:

FORMATO 3.2: "LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES - DETALLE DEL SALDO DE LA CUENTA 10 -

CAJA Y BANCOS" La información mínima a ser consignada en este formato debe ser la

siguiente: Código de la cuenta contable desagregado al nivel de dígitos a que se refiere el

literal b) del artículo 6 de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006-SUNAT

Denominación de la cuenta contable desagregadas al nivel de dígitos a que se refiere el literal

b) del artículo 6 de la Resolución de Superintendencia N° 234-2006-SUNAT. Entidad

Financiera a la que corresponde la cuenta (según Tabla 3). Número de la cuenta. Tipo de

moneda correspondiente a la cuenta (según Tabla 4). Saldo contable final deudor, de ser el

caso. Saldo contable final acreedor, de ser el caso. Totales.

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Reporte por Escuela Profesional, por periodo académico en forma de resumen:

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CONSULTA DE RECAUDACIÓN:

Es un reporte de gerencial, para una toma de decisión para las Autoridades Universitarias:

Reporte de Recaudación diaria, mensual y anual.

RESUMEN DE BOLETAS - SUNAT - (F.E.)

Módulo ver histórico de información electrónica a la SUNAT:

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REPORTES:

En el siguiente menú, existes varios reportes como: Recaudación x conceptos, Resumen de

recaudación por conceptos, detalle de descuentos por becas, reporte de pre matriculados sin

pago de cuota, reporte de matriculados desde recaudación, detalle facturación y cobranza

detallado pro semestre de cada escuela profesional, Consolidado de facturación y cobranza,

comprobantes no emitidos, notas de créditos, etc.

Reporte de Estudiantes que pagaron matrículas y pensiones de enseñanza:

Se puede reportar por periodo académico, fuente de ingresos, filial o sub sede y nivel

académico:

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Nota, de la pantalla anterior, se puede apreciar, es modulo para una toma de decisión, que

refleja en la cantidad de alumnos que pagaron las matriculas en un determinado periodo

académico y estas misma pueden ser exportadas para realizar reportes a la medida del usuario

en formato Excel.