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Julio 2011 RESUMEN  E  JECUT IVO ASESORÍA EN EL DISEÑO Y PUEST A EN MARCHA DE UNA UNIDAD DE DESARROLLO ITS PARA LA SUBSECRETARÍA DE TRANSPORTES Extracto del !"or#e En cumplimiento a lo establ ecido en las bases de licitación y posteriormente modifc ado en Resolución Exenta N°74, el presente documento corresponde al Resumen Ejecutivo del proyecto “AE!R"A EN E# $%E&! ' ()E*A EN +AR-A $E )NA )N%$A$ $E $EARR!##! %* (ARA #A ).ERE* AR"A $E *RAN(!R*E/, el cual contiene una s0ntesis de la in1ormación y de los resultados del Estudio, para e1ectos de di 1usión2 El co nt enido de este Resumen Ejecutiv o, permitir3 a un tercero no especiali ado, conocer los asp ectos m3s relevantes de este tra baj o reali ado en t5rminos de metodolo60a, resultados y conclusiones2

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Julio

2011

RESUMEN E JECUTIVOASESORÍA EN EL DISEÑO Y PUESTA EN MARCHA DE UNAUNIDAD DE DESARROLLO ITS PARA LA SUBSECRETARÍADE TRANSPORTES

Extracto del !"or#e

En cumplimiento a lo establecido en las bases de licitación y posteriormentemodifcado en Resolución Exenta N°74, el presente documento corresponde alResumen Ejecutivo del proyecto “AE!R"A EN E# $%E&! ' ()E*A EN +AR-A $E

)NA )N%$A$ $E $EARR!##! %* (ARA #A ).ERE*AR"A $E *RAN(!R*E/, el cualcontiene una s0ntesis de la in1ormación y de los resultados del Estudio, para e1ectos dedi1usión2 El contenido de este Resumen Ejecutivo, permitir3 a un tercero noespecialiado, conocer los aspectos m3s relevantes de este trabajo realiado ent5rminos de metodolo60a, resultados y conclusiones2

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Resumen Ejecutivo

Identificación del documento

Tipo de documentoCódigo de Documento:

2010-073

Revisión:

1

N° Total de Pginas:

1!

ec8a reación:

07-0!-2011

"ec#a $ctuali%ación

13-07-2011

&la'o(ado po(:

)uis $lvea( )av*n

Revisado po(:

+e(gio Conc#a

Control de versiones

+odifcaciones con respecto a la versión anterior

Versión Causa del cambio Responsable Fecha

Lista de distribución

&mp(esa Nom'(e "ec#a "i(ma

+,TR$N+ &dua(do )o.ola 13-07-2011

+,TR$N+ Rodol/o ae%a 9:;<7;=<99

+,TR$N+ Natalia )ópe% 9:;<7;=<99

+,TR$N+ Ped(o idal 9:;<7;=<99

C"R& Ca(los "uenteal'a 9:;<7;=<99

!RE +e(gio Conc#a 9:;<7;=<99

!RE ai(a enavente 9:;<7;=<99

!RE )uis $lvea(  9:;<7;=<99

!RE&li%a'et# )i(a

9:;<7;=<99

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CONTENIDO

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Resumen Ejecutivo

%& ANTECEDENTES&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&'

929 !r63nica del Estudio2222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222224(& OBJETIVOS DEL ESTUDIO&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&)

*& METODOLO+ÍA&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&)

:29 %n1orme de Avance N°9H (lanifcación Estrat56ica2222222222222222222222222222222222222222222222?

:2= %n1orme de Avance N°=H $iseIo de (rocesos de estión orporativa de(royectos22222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222?

:2: %n1orme de Avance N°:H (uesta en +arc8a22222222222222222222222222222222222222222222222222222222@

:24 Resumen Ejecutivo22222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222@

:2? %n1orme inal222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222@

'& RESULTADOS&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&,429 (lanifcación Estrat56ica2222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222227

42= estión del ambio !r6aniacional >!2222222222222222222222222222222222222222222222222222222227

42: #evantamiento y an3lisis de la situación actual >$ia6nóstico222222222222222222222222222J

424 $iseIo222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222J

42429 +anual de recomendaciones de buenas practicas2222222222222222222222222222222222222J

4242= +etodolo60a de estión del (orta1olio22222222222222222222222222222222222222222222222222222222B

4242: +etodolo60a de Administración de (royectos22222222222222222222222222222222222222222229<

42424 #evantamiento y evaluación de la situación de los proyectos %*22222222222299

4242? $iseIo de una )nidad de $esarrollo %*22222222222222222222222222222222222222222222222222299

4242@ $iseIo *ableros de ontrol y Reporte de estión22222222222222222222222222222222222229=

42427 $efnición de reKuerimientos para -erramienta de Administración de(royectos222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222229:

42? Acciones de *raspaso y (uesta en +arc8a222222222222222222222222222222222222222222222222222222294

42@ $iseIo de (lan de apacitación222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222229?

427 $iseIo de Roadmap uturo2222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222222229?

)& CONCLUSIONES&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&%-

%&ANTECEDENTES

El <J de octubre de =<9< se autoria el llamado a #icitación (Lblica, para la%mplementación del Estudio denominadoH “AE!R"A EN E# $%E&! ' ()E*A EN+AR-A $E )NA )N%$A$ $E $EARR!##! %* (ARA #A ).ERE*AR%A $E *RAN(!R*E/, aprobando las .ases *5cnicas, Administrativas y Anexos para el

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Resumen Ejecutivo

llamado a #icitación (Lblica NM 799;4:;#E9< convocada por el +inisterio de *ransportesy *elecomunicaciones a trav5s de la ubsecretar0a de *ransportes para la contratacióndel estudio antes re1erido2

on 1ec8a =@ de noviembre de =<9<, mediante la resolución exenta N°9=@9, lalicitación 1ue adjudicada a %NGER%!NE ' AE!R%A !RE #%+%*A$A2

on 1ec8a 97 de noviembre de =<9<, se lle6ó a pleno acuerdo en la ne6ociación de lost5rminos fnancieros y t5cnicos, estipulando los si6uientes entre6ables y contenidos deestos2

I!"or#e Co!te!do

%n1orme de Avance N°9 Reporte de *areas 929 (lanifcaciónEstrat56ica

%n1orme de Avance N°= Reporte de *areas 92= $ia6nóstico, 92:$iseIo, y 924 ormaliación de (rocesos

%n1orme de Avance N°: Reporte *areas 92? (uesta en +arc8a, 92@$iseIo de (lan de apacitación y 927$iseIo de Roadmap uturo

(re %n1orme inal Reporte de todas la tareas del estudio

%n1orme inal (re %n1orme inal orre6ido

1.1 Orgánica del Estudio

El eKuipo del proyecto est3 compuesto por los si6uientes pro1esionalesH

SUBTRANS

Ed.ardo Lo/ola C& e1e $ivisión estión, *ecnolo60a y (rocesos>$*($irector del Estudio

Natala L01e2 C& e1e Orea ontrol deestión >$*(ontraparte *5cnica

Rodol"o Bae2a O& e1e )nidadAdministración de(royectos >$*(ontraparte *5cnica

Pedro Vdal M& e1e Orea %* >$*(ontraparte *5cnica

CO$RE Ser3o Co!c4a C&onsultor enior, (+(P

 e1e de (royecto

L.5 Al6ear La67!onsultor enioroordinador de(royecto

8ara Be!a6e!teA&onsultor enior,(+(P

El2a9et4 Lra M&onsultor enior,(+(P

En +emo N°9=:, del == de junio de =<99, el r2 Roberto antana +2, e1e de $ivisión deNormas y !peraciones de la ubsecretaria de *ransportes, autoria el cambio decontraparte t5cnica desde (aula .ur6os a Rodol1o .aea, ambos de la misma $ivisión,estión, *ecnolo60a y (rocesos2

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Resumen Ejecutivo

(&OBJETIVOS DEL ESTUDIO

El objetivo 6eneral del Estudio 1ue apoyar a la ubsecretar0a de *ransportes en eldiseIo y puesta en marc8a de la “)nidad de $esarrollo %*/, tambi5n llamada (+! %*,entidad or6aniacional Kue entre6a servicios de soporte inte6ral a la disciplina de6estión de proyectos, a fn de alcanar las metas estrat56icas de la ubsecretar0a de *ransportes2

Adicionalmente, se cumplieron los si6uientes objetivos espec0fcos para el EstudioH

• Analiar la cultura or6aniacional de la ).*RAN, levantar las expectativas y1ormar un (lan de *rabajo acorde y realista2

• $efnir la mejor ubicación dentro del or6ani6rama institucional, as0 como losrecursos y competencias necesarias para esta entidad or6aniacional2

• $efnir los indicadores de evaluación y se6uimiento adecuados para losproyectos %* y el diseIo detallado de los servicios de 6estión de proyectos %*2

• %mplementación de la )nidad de $esarrollo %*2

• $efnir el Roadmap 1uturo y las acciones de traspaso necesarias2

• $iseIar un (lan de apacitación en $irección de (royectos2

*&METODOLO+ÍA

(ara cumplir con los objetivos defnidos y conducir de 1orma correcta el Estudio, sedefnieron las si6uientes l0neas de trabajo Kue se tradujeron en el desarrollo de unaserie de actividades y entre6ables soportados por la defnición de una 1ase de(lanifcación Estrat56ica y su ejecución evidenciada por la entre6a de los %n1ormes deAvances se6Ln lo solicitado por las bases2

A continuación, se describen las actividades y entre6ables Kue 1ormaron parte delEstudioH

3.1 Informe de Avance N°1: Planicación Estratgica

En esta 1ase se describió el marco teórico de los S5te#a5 I!tel3e!te5 deTra!51orte5 :ITS;, los !bjetivos del (royecto, Actividades (lanifcadas, Entre6ablesomprometidos y +etodolo60a de Administración del (royecto, tendientes alcumplimiento de los objetivos del estudio2

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Resumen Ejecutivo

3.! Informe de Avance N°!: "ise#o de Procesos de

$estión %or&orativa de Pro'ectosEste in1orme inte6ró las partes Kue con1orman el $iseIo de (rocesos de estiónorporativa de (royecto, los cuales sonH

• #evantamiento y an3lisis de la situación actual >$ia6nóstico yRecomendaciones2

• $iseIo de la )nidad de $esarrollo %* >(+! %*2

• $iseIo +etodolo60a de Administración de (orta1olios >((+2

• $iseIo +etodolo60a de Administración de (royectos y (ro6ramas >+A(2

• (rocedimientos (+! %*H eneral y de e6uimiento de (royectos2

• Reporte de estión y *ableros de ontrol2

3.3 Informe de Avance N°3: Puesta en (arc)a

Este in1orme inte6ró las partes Kue con1orman la puesta en marc8a de la )nidad de$esarrollo %*, las cuales sonH

• $iseIo del (lan de apacitación2

• $efnición del Roadmap uturo2

• Acciones de *raspaso y (uesta en +arc8a2

3.* +esumen E,ecutivo

El presente in1orme, contiene una s0ntesis de la in1ormación y de los resultados delEstudio, para e1ectos de di1usión2 El contenido de este in1orme permitir3 conocer a untercero no especialiado, los aspectos m3s relevantes del trabajo realiado en t5rminosde metodolo60a, resultados y conclusiones2

3.- Informe inal 

Este in1orme, corresponde al reporte de todos los resultados del Estudio y lasactividades Kue permitieron con1eccionar cada entre6able comprometido del Estudio y

en donde se destaca principalmente el diseIo de las +etodolo60as ((+ y +A( y $iseIode la unidad de desarrollo %* >(+! %*, como tambi5n las Acciones de *raspaso y(uesta en +arc8a2

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Resumen Ejecutivo

'&RESULTADOS

*.1 Planicación Estratgica

omo resultado de ejecutar la planifcación estrat56ica, se obtuvieron principalmentelos si6uientes entre6ablesH

• Acta del proyecto con la defnición de objetivos y 1actores cr0ticos de 5xito delproyecto, en Qord2

• (lan de (royecto, en Qord2

• rono6rama actualiado2

Esta 1ase concluyó con la realiación de la reunión de icoS del proyecto2 El detalle dela 1ase se encuentra contenido en el %n1orme de Avance No 92

*.! $estión del %am/io Organi0acional $%O2

El principal objetivo del (lan de estión de ambio !r6aniacional, consistió en reducirlas brec8as existentes en el proceso de cambio al adaptar la implantación, puesta enmarc8a y operación de la )nidad de $esarrollo %* a la ubsecretar0a de *ransportes,re1orando la comunicación y entrenamiento y permitiendo potenciar las ventajas de lanueva )nidad de $esarrollo %*2

(ara cumplir lo anterior, se ejecutaron actividades relativas a ejecutar el (lan de

estión de ambio !r6aniacional en todas las 1ases del estudio2 #os si6uientes puntosson un ejemplo de aKuelloH

• %dentifcación de audiencias, medios y necesidades de di1usión para lacapacitación en el proyecto2

• Reunión de TicoS, del (royecto2

• e brindó apoyo al $irector del Estudio para defnir estrate6ia de Auto;evaluación y entrevistas para el $ia6nóstico2

• e realiaron las Entrevistas a Ejecutivos, siempre con la presencia de dosconsultores !RE m3s el $irector del Estudio el cual cumplió un rol1undamental presentando al eKuipo y contextualiando al entrevistado2

e realiaron Dors8ops o talleres diri6idos con el $irector del Estudio yeKuipo !RE paraH

o Galidar antecedentes del $ia6nóstico y revisar recomendaciones2

o onsensuar y ajustar elementos Kue componen el $iseIo de(rocesos2

o onsensuar y ajustar acciones de *raspaso y (uesta en +arc8a2

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Resumen Ejecutivo

o onsensuar y ajustar elementos Kue componen el Roadmap2

o onsensuar y ajustar elementos Kue componen el (lan deapacitación2

El detalle de la 1ase se encuentra contenido en el %n1orme de Avance No 92

*.3 evantamiento ' análisis de la situación actual "iagnóstico2

El levantamiento y an3lisis de la situación actual, o tambi5n llamado “dia6nóstico/ delEstudio, tuvo por objeto determinar el nivel de madure Kue presenta la ubsecretariade *ransportes >).*RAN en la estión orporativa de (royectos, con el fn deelaborar el %n1orme de $ia6nóstico y Recomendaciones para abordar la 1ase de $iseIo

del (royecto, Kue incluye el diseIo de las +etodolo60as de estión de (royectos y(orta1olios y el diseIo de la )nidad de $esarrollo %* >(+! %*2

e realió, tomando como base los lineamientos del est3ndar !(+:P para laevaluación de madure de las or6aniaciones en 6estión de proyectos2 El est3ndarprovee un +odelo de +adure en Administración orporativa de (royectos basado en4JJ “mejores pr3cticas/ Kue deber0an estar presentes en una or6aniación, y supresencia o ausencia determinan como resultado el Nivel de +adure !(+:P enestión de (royectos2

El modelo aplicado, se en1oca en los si6uientes cuatro pilaresH

• !fcina de Administración de (royectos >(+!2

• +etodolo60a de Administración de (royectos, (ro6ramas y (orta1olios2

• $esarrollo de ompetencias en Administración de (royectos2

• )so de 8erramientas de so1tDare en Administración de (royectos2

e6Ln los resultados obtenidos, el Nivel de +adure de la ).*RAN es de un 4U,considerado un nivel .ajo se6Ln la experiencia de !RE, sin embar6o, lejos de indicaruna apreciación ne6ativa, se presenta como un amplio espacio de oportunidad demejoramiento2No obstante lo anterior, es necesario destacar Kue se observó en la or6aniación unapreocupación creciente por estandariar los procesos de 6estión, especialmente de losproyectos %*, esto por cuanto presentan 6ran inter5s estrat56ico a nivel nacional2 Es

as0, como durante los Lltimos meses se 8an desarrollado diversas actividadesorientadas a mejorar la 6estión de los mismos2

Es as0 Kue la recomendación 6eneral, es desarrollar pre1erentemente los pilares de+etodolo60a y la )nidad de $esarrollo %* >(+! %*, en1oc3ndose en completar losniveles b3sicos de desarrollo correspondientes a Estandariar y +edir2

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Resumen Ejecutivo

El detalle de los resultados, el an3lisis de los aspectos complementarios y lasrecomendaciones se encuentran contenidos en el Entre6able “%n1orme de $ia6nóstico yRecomendaciones/ del %n1orme de Avance No =2

*.* "ise#o

'&'&% MANUAL DE RECOMENDACIONES DE BUENAS PRACTICAS

omo “+anual de Recomendaciones de .uenas (r3cticas/, entenderemos el conjuntode documentos o entre6ables Kue 1orman la 1ase de diseIo, los cuales inte6rados porel 8ilo conductor del in1orme de avance No =, plasman las buenas pr3cticas de 6estióna trav5s de los si6uientes documentosH

• +etodolo60as +etodolo60a de estión de (orta1olios >((+ y +etodolo60a deAdministración de (royecto >+A(2

• (rocedimientos (+! %*H eneral y de e6uimiento de (royectos2

• Reporte de estión y *ableros de ontrol2

• $iseIo de la unidad de desarrollo %* >(+! %*2

'&'&( METODOLO+ÍA DE +ESTI<N DEL PORTA$OLIO

#a actividad de $iseIo de la +etodolo60a de estión de (orta1olios >((+ para laubsecretar0a, 1orma parte de la 1ase de $iseIo de los (rocesos de estión y tiene porobjeto describir el “marco de trabajo/ Kue ser3 aplicado para la adecuada

identifcación, cate6oriación, evaluación, selección, prioriación, implementación deproyectos y verifcación de benefcios y resultados en la ubsecretar0a de *ransportes2

Actividades

#a elaboración del diseIo de la +etodolo60a de estión de (orta1olios, incluyó lassi6uientes actividadesH

• $esarrollo de procesos de la ((+2

• $efnición de m5tricas o %ndicadores lave de $esempeIo >T(% para la ((+2

• $efnición de procedimientos, roles y responsabilidades de la ((+2

• $esarrollo de 1ormatos de entradas y salidas de procesos de la ((+2

omo punto de partida en la defnición de los elementos de la ((+, se tomó como baseel modelo de la metodolo60a desarrollado por !RE, el cual se 1ue ajustando en 1ormapro6resiva con la incorporación de las particularidades propias de la 6estión deporta1olios de la ).*RAN2

omo resultado de estas sesiones, se 1ueron ajustando los elementos claves de lametodolo60a comoH T(%s, Roles y Responsabilidades, (rocesos y Entre6ablesV con lo Kuese estructuró una se6unda versión ya m3s cercana a la defnitiva2

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Resumen Ejecutivo

(ara confrmar los ajustes a las defniciones, se entre6ó a la ubsecretar0a el materialresultante para su revisión fnal2 #as observaciones 1ueron incorporadas 6ener3ndose eldiseIo defnitivo, el cual constituye el Entre6able de la actividadH $iseIo de la+etodolo60a de estión de (orta1olios >((+2

Resultados

El entre6able $iseIo de la +etodolo60a de estión de (orta1olios >((+, comprende lossi6uientes documentosH

• $ocumentación de la +etodolo60a de estión de (orta1olios en Qord2 El cualincluyeH consideraciones >contexto, tipos de porta1olios, porta1olios, tipos decomponentes, estados, 1ases, participantes y T(%Ws, el +odelo de (rocesospropiamente tal y los participantes con sus roles y responsabilidades2

• (lantillas presentes en la +etodolo60a de estión de (orta1olios en Qord y Excel2• $ia6rama del +apa de (rocesos de estión de (orta1olios, en .iA6i >.(+2

'&'&* METODOLO+ÍA DE ADMINISTRACI<N DE PROYECTOS

#a actividad de $iseIo de la +etodolo60a de Administración de (royectos >+A( para laubsecretar0a, 1orma parte de la 1ase de $iseIo de los (rocesos de estión y tiene porobjeto defnir el “marco de trabajo/ Kue ser3 aplicado por los e1es de (royectos pararealiar la 6estión de proyectos en la ubsecretar0a de *ransportes2

Actividades

#a elaboración del diseIo de la +etodolo60a de Administración de (royectos, incluyó lassi6uientes actividadesH

• $esarrollo de procesos de +A(2

• $efnición de m5tricas o %ndicadores lave de $esempeIo >T(% para la +A(2

• $efnición de procedimientos, roles y responsabilidades de la +A(2

• $esarrollo de 1ormatos de entradas y salidas de procesos +A(2

omo punto de partida en la defnición de los elementos de la +A(, se tomó como base

el modelo de metodolo60a desarrollado por !RE, el cual se 1ue ajustando en 1ormapro6resiva con la incorporación de las particularidades propias de la 6estión deproyectos de la ).*RAN2

omo resultado de estas sesiones, se 1ueron ajustando los elementos claves de lametodolo60a comoH T(%s, Roles y Responsabilidades, (rocesos y Entre6ablesV con lo Kuese estructuró una se6unda versión ya m3s cercana a la defnitiva2

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Resumen Ejecutivo

(ara confrmar los ajustes a las defniciones se entre6ó a la ubsecretar0a el materialresultante para su revisión fnal2 #as observaciones 1ueron incorporadas 6ener3ndoseen el diseIo defnitivo, el Kue constituye el Entre6able de la actividadH $iseIo de+etodolo60a de Administración de (royectos >+A(2

Resultados

El Entre6able $iseIo de +etodolo60a de Administración de (royectos, comprende lossi6uientes documentosH

• (rocedimientos +A( en Qord y sus anexos2

• (lantillas en Qord y Excel2

• (rocedimientos y +atrices de Apoyo en Qord y Excel2

• $ia6rama del +apa de (rocesos en Administración del (royecto, en .iA6i>.(+2

•  *ablero de ontrol o $as8boards, en (oDer (oint2

• $efnición de reKuisitos de -erramienta E(+, en Qord2

'&'&' LEVANTAMIENTO  Y   EVALUACI<N  DE  LA  SITUACI<N  DE  LOS

PROYECTOS ITS

En este levantamiento, se evaluó un subconjunto de J proyectos %* y se analiaron lasbrec8as metodoló6icas Kue se 6eneraron desde el punto de vista de la administración

de proyectos %* actual versus las defniciones realiadas en la +etodolo60a deAdministración de (royectos2 As0 mismo, se defnió un plan de trabajo para tratar a losproyectos “le6ados/, es decir, los Kue no 8an participado de procesos de decisión,prioriación y sanción de proyectos2

#as principales conclusiones, 8acen re1erencia a la ad8erencia metodoló6icaH

• En el caso de los Estudios, es muy alta, cercana al 9<<U, debido a Kue setrabaja sobre el esKuema de bases de licitación, por ende los proveedores est3nobli6ados a cumplir con las bases y como productos esperados existendocumentos Kue se 8omolo6an con los entre6ables de la metodolo60a deadministración de proyectos2

• +ientras en las onsultor0as, es muy baja, no se obtuvo evidencia Kue se est3

dejando re6istro de la participación >roles y responsabilidades y alcance de losproyectos de consultor0a en nin6Ln documento estandariado de laubsecretar0a2 Esto trae como consecuencia, Kue se desconoce el real estado deavance de los proyectos de consultor0a ni donde se 6uarda la documentación deeste2

Respecto al (lan de *rabajo para proyectos %* y proyectos le6ados, se dejó propuestoun plan de trabajo, compuesto por una secuencia de actividades las cuales apuntan asubir los proyectos %* y otros Kue se defnan, por ejemplo los “proyectos le6ados/, de

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Resumen Ejecutivo

una 1orma controlada al Xujo de procesos Kue si6nifca la +etodolo60a deAdministración de (royectos +A(2

El detalle de las conclusiones del levantamiento y evaluación, como el plan de trabajo,se encuentra contenido como parte del %n1orme de Avance No =2

'&'&) DISEÑO DE UNA UNIDAD DE DESARROLLO ITS

En esta 1ase del proyecto, se documentaron las actividades correspondientes a laactividad D5e=o del Modelo U!dad de De5arrollo ITS2

*.*.-.1 "ise#o (odelo 4nidad de "esarrollo I56.

$urante el desarrollo del proyecto, la U!dad de De5arrollo ITS ".e de!o#!ada

PMO ITS2 Esto ocurre al identifcar tanto las l0neas de servicio diseIadas como alrelacionar los objetivos defnidos con la biblio6ra10a existente del (+%P >(roject+ana6ement %nstitute y de otros autores especialiadas en el tema2

(+!, por sus si6las en in6l5s, si6nifca (roject +ana6ement !Yce y sus objetivos6enerales, sonH

• +onitorear el rendimiento de los proyectos >efciencia2

• Alinear los proyectos con los objetivos del ne6ocio >efcacia2

• $esarrollar las capacidades de la or6aniación en la estión orporativa de(royectos2

.asado en lo anterior m3s los resultados de la 1ase $ia6nóstico, se defnióH

• #0neas de ervicios (+! %*2

• unciones por l0nea de servicio (+! %*2

• Actividades para cada 1unción2

• (rocedimiento eneral >descripción 6eneral de cada actividad defnida en eldocumento $iseIo del +odelo de la (+! %* para la entre6a del servicio2

• (rocedimiento de e6uimiento de (royectos2

#o anterior, orientado a apoyar las metodolo60as diseIadas para Administración de(royecto >+A( como para estión del (orta1olio >((+, permitiendo cumplir con losobjetivos de la ubsecretar0a en esta 1ase inicial en Kue se encuentra en su proceso demadure de la estión orporativa de (royectos2

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Resumen Ejecutivo

'&'&- DISEÑO TABLEROS DE CONTROL  Y  REPORTE DE +ESTI<N

e realió un $iseIo de *ableros de ontrol y Reporte de estión, en Excel, de apoyo alse6uimiento de indicadores y m5tricas de control como 8erramienta de apoyo para elcontrol de se6uimiento de proyectos %* y otros2

Resultados

• $ocumento “+atri control componentes/ en Excel2

• (lantilla de (resentaciones en (oDer (oint, la cual simulan la 6estión de la).*RAN en un momento dado, detallando los si6uientes 0temsH

• Reporte de (orta1oliosH

o $etalle de cantidad de componentes separados por cada porta1olio2

o $etalle de porta1olios por 3rea reKuirente2

o $etalle de porta1olios por prioridad2

o $etalle de estado y cantidad de componentes2

o $etalle de cantidad de componentes separados por tipo2

o Eventos relevantes del periodoH

Zltimos componentes autoriados2

omponentes autoriados con implementación 1utura2

Zltimos componentes rec8aados2

o $etalle antidad (royectos >omponentes en %mplementación2

o $ie (royectos +3s $esviados en *iempo >omponentes en%mplementación2

o $ie (royectos +3s Ries6oso >omponentes en %mplementación2

•  *ableros de ontrol por tipo de T(%H

o Alineamiento2

o $e omplejidad y *amaIo2

o $e Ries6os2

o inancieros2

o $e capacidad y recursos2

o $e Xujo y composición2

•  *ableros de ontrol de omponentes en %mplementación >(royectos porporta1olioH

o ReKuerimientos ubernamentales2

o %ma6en (Lblica2

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Resumen Ejecutivo

o .enefcio ocial2

o +ejoramiento %nterno2o  *ransversal2

o #ocal2

'&'&, DE$INICI<N  DE  RE>UERIMIENTOS  PARA  HERRAMIENTA  DE

ADMINISTRACI<N DE PROYECTOS

e sostuvieron sesiones de trabajo para defnir los reKuisitos de la ).*RAN paradetectar las necesidades y reKuerimientos Kue debe presentar la 8erramienta deso1tDare para apoyar la estión de (royectos %*2

En conjunto con la ubsecretar0a se revisaron alternativas, en particular se realió unapresentación de la plata1orma +icroso1t Enterprise (roject +ana6ement >E(+ olution2

Adem3s, como resultado de la actividad, se 6eneró el in1orme “$efniciónReKuerimientos -erramienta/, el cual describe los aspectos Kue la ubsecretar0adebiera considerar al evaluar una 8erramienta para soportar la estión orporativa de(royectos2

Este documento, 8ace re1erencia a 8erramientas relacionadas con la estiónorporativa de (royectos como son las especialiadas en estión de (rocesos >.(+,(ro6ramación >+ (roject y otras y al6unas otras2

El uso principal a dar a este documento, es permitir a Kuien evalLa una 8erramienta,considerar como base de reKuerimientos los servicios Kue entre6ar3 la (+! %*, en elcorto y lar6o plao, como tambi5n el soporte a las metodolo60as diseIadas paraAdministración de (royectos >+A( y estión del (orta1olio >((+, 1acilitando la 6estióncorporativa de proyectos de la ubsecretar0a2

*.- Acciones de 5ras&aso ' Puesta en (arc)a

El objetivo de esta actividad, 1ue implementar las etapas iniciales de la )nidad de$esarrollo %* >(+! %*, para ello se realiaron las si6uientes accionesH

• #evantamiento y evaluación de la situación metodoló6ica de proyectos %*,actividad Kue es descrita en la sección 42424 del presente documento2

(lan de *rabajo para proyectos %* y proyectos le6ados, actividad descrita en lasección 42424 del presente documento2

• Entre6a 1ormal de todo el material del estudio, conducido en un solo documentoKue tiene por nombreH “+anual de (rocesos y (rocedimientos de la )nidad de$esarrollo %* >(+! %*/ y Kue invoca a todos los documentos sancionadoscomo parte de la 1ase de $iseIo2

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Resumen Ejecutivo

• esión de entrenamiento 1ormal a trav5s de un taller diri6ido con el e1e de (+!%* e %n6eniero (+! %* de ).*RAN, el cual consistió en revisar punto a puntoel +anual de (rocesos y (rocedimientos de la )nidad de $esarrollo %* >(+!%*, documento Kue tuvo la fnalidad de 1uncionar como manual de traspaso yKue tambi5n podr3 ser utiliado como material de inducción, ya Kue invoca losprocesos, metodolo60as y las buenas pr3cticas de 6estión y Kue 1ueron productode la 1ase de $iseIo2 Este manual, incluye los si6uientes puntosH

o Re5.ltado5 $a5e5 Da3!05tco / D5e=o

ases $ia6nóstico y $iseIo2

o Pr0x#o5 1a5o5

Roadmap2

Actividades de corto plao para la puesta en marc8a de la )nidad

de $esarrollo %* >(+! %*2 (lan de apacitación2

o L7!ea5 de Ser6co PMO ITS

ontexto2

Revisar #0neas de ervicio2

unciones, Actividades y Roles (+! %*2

#anamiento (+! %*2

o Metodolo37a PPM ? +e5t0! de Porta"olo

o

MAP ? Metodolo37a Ad#!5trac0! Pro/ecto5

*.7 "ise#o de Plan de %a&acitación

Esta actividad, consistió en proponer una secuencia de capacitaciones por cada rolinvolucrado, presentado en una malla de cursos, los cuales preparan al pro1esionalpara cumplir con las responsabilidades Kue le corresponden en la estión orporativade (royectos2

Esta malla, no solo cubre los conocimientos t5cnicos en estión orporativa de(royectos, si no tambi5n, las 8abilidades blandas necesarias para desempeIarse en unambiente de colaboración mutua 6enerando siner6ia dentro de la institución2

El contenido del (lan de apacitación, est3 alineado con los servicios de la (+!2 Es el e1e (+! %* Kuien deber3 ajustar semestralmente este plan bas3ndose en losresultados de su aplicación y las necesidades identifcadas durante el per0odoV debeabarcar tanto a los pro1esionales Kue participan en la $irección de (royectos como alos involucrados en la 6estión Kue se desee incorporarH ejecutivos y eKuipos de trabajo2

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Resumen Ejecutivo

*.8 "ise#o de +oadma& uturo

El principal objetivo del Roadmap 1ue establecer el marco de acción para abordar elinicio y desarrollo de un proceso sistem3tico de mejora de la madure en la estiónorporativa de (royectos para la ubsecretar0a y el cual constituye el plan base para lapuesta en marc8a de las 1unciones y servicios de la (+! %*2

El conjunto de oportunidades Kue se presentan en el documento “R!A$+A( >(#AN $E+E!RA/, perteneciente al in1orme de avance No :, abarca los procesos deAdministración de (royectos y (ro6ramas y estión de (orta1olios en1ocado acomponentes %*, sin embar6o, es aplicable a toda 3rea de especialidad y a todo tipode componente, ya sea iniciativa, estudio, ante;proyecto, proyecto, pro6rama u otrosporta1olios de la ubsecretar0a de *ransportes2

El Roadmap consideró como base las oportunidades de mejoras identifcadas en la 1asede $ia6nóstico, indicadas en %n1orme de $ia6nóstico y Recomendaciones,especialmente en lo re1erido a las mejores pr3cticas no presentes en la ubsecretar0ade *ransportes y a las recomendaciones para abordar su implementación2 El Roadmapincluye la prioriación de las oportunidades de mejoras, la defnición de par3metros deimplementación y su calendariación2

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Resumen Ejecutivo

)&CONCLUSIONES

omo resultado del #evantamiento y an3lisis de la situación actual >$ia6nóstico el cualevaluó los cuatro pilares 1undamentales de la 6estión de proyectos >!fcina deAdministración de (royectos >(+!, +etodolo60as, Nivel de $esarrollo de ompetenciasen Administración de (royectos y )so de 8erramientas de so1tDare en Administraciónde (royectos, se determinó Kue el Nivel de +adure de la ).*RAN, no es adecuadoa las exi6encias Kue est3 en1renta en t5rminos de cantidad de proyectos, prioridadesde estos, plaos, complejidad y calidad, por lo Kue en 5ste contexto es relevante laimplementación de un plan de mejora2

#o anterior, lejos de indicar una apreciación ne6ativa o1rece un amplio campo deoportunidad de mejora, por lo tanto, se extrae de ello Kue la principal recomendación1ue desarrollar pre1erentemente los pilares de +etodolo60as >+A( y ((+ y la )nidad de$esarrollo %* >(+! %*, en1oc3ndose en completar los niveles b3sicos de desarrollocorrespondientes a Estandariar y +edir2

#os resultados de la 1ase de dia6nóstico, confrmaron las presunciones iniciales de losejecutivos de la ).*RAN, respecto de las necesidades de abordar las mejoras a la6estión con pro1esionalismo2 (or ello, se llevo a cabo el $iseIo de (rocesos de estiónorporativa de (royectos, Kue incluyóH

• $iseIo de la +etodolo60a de estión de (orta1olios >((+2

• $iseIo de la +etodolo60a de Administración de (royectos >+A(2• (rocedimientos (+! %*2

• Reporte de estión y *ableros de ontrol2

•  *odo conducido por el $iseIo de la )nidad de $esarrollo %* >(+! %*, la cual atrav5s sus l0neas de servicio dan soporte inte6ral a la disciplina de la 6estión deproyectos2

#o anterior, llevó a determinar Kue la misión de la (+! %* es proveer los servicios desoporte inte6ral a la disciplina de 6estión de proyectos, apoyando en la selección,prioriación, autoriación y administración de todos los proyectos estrat56icos de la

ubsecretar0a de *ransportes, incluyendo los proyectos ITS a fn de alcanar las metasestrat56icas de 5sta, entre6ar el lidera6o en la administración de proyectos,conocimiento y experiencia para entrenar a los eKuipos de proyectos en los procesosdesde su inicio a su t5rmino apoy3ndolos en eKuilibrar las restricciones contrapuestasen todas las 3reas de conocimiento involucradas en la exitosa estión orporativa de(royectos como son alcance, tiempo, costo, calidad, entre otras e incorporar laslecciones aprendidas durante el proceso2

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Resumen Ejecutivo

(or lo tanto, a trav5s de la defnición del Roadmap 1uturo, Kuedó propuesto el “caminode mejoramiento para la estión orporativa de (royectos en la ).*RAN/, conmetas de corto, mediano y lar6o plao2 in embar6o, se puede mejorar notablemente1ocaliando las mejoras en estas pr3cticas 1undamentales2

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