racionalizacion admistrativa

7/26/2019 racionalizacion admistrativa

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UNIVERSIDAD NACIONAL EGV CANTUTAEscuela de Postgrado en Cencas de la Educac!n

"enc!n# Gest!n educat$a %&'&(I)Asgnatura# Raconal*ac!n Ad+nstrat$a

Prof.: Dr. Egard A. Pintado Pasapera-Especialista en CO.

GERENCIA CONDUCTIVA RACIONALRaconal*ac!n Ad+nstrat$a

Rama de las ciencias administrativas que busca la optimizacin de

recursos disponibles, permitindonos planificar, organizar,

conducir y mejorar nuestras acciones en el diario vivir

Nadie que se precie de ser inteligente, racional y talentoso, buenpadre de familia, buen profesional, buen docente o buen ejecutivopodr desconocer que el mundo gira no por casualidad, ni por el azar,todo deviene de una causa y un efecto inminente, nada est esttico,la materia viva o muerta cambia, todo cambia todo el tiempo.Estamos inmersos en un sistema holstico funcional universal. Esimperativo el educador, docente de vanguardia, dej de ser ulico ylibresco para mostrarse integrando a la nueva sociedad delconocimiento y asumir uno de los retos ms importantes que debeafrontar el hombre peruano para romper con la dependencia

econmica y tecnolgica, precisamente ree!ionando ytransformando el conte!to a trav"s de la investigacin, con la#nalidad de escudri$ar y aprovechar la cuantiosa riqueza natural,derivadas en parte de la escasa o nula investigacin cient#ca.%esinter"s que deviene de inadecuados procesos de ense$anzaaprendizaje desde los niveles bsicos hasta los superioresuniversitarios. Esta es y ser la &nica forma de trascender comopersonas, de desarrollar pas, es adquiriendo el hbito de cuestionar einvestigar el entorno que nos rodea.

'homas (e)erson deca*Nada sobre esta tierra puede detener al hombreque posee la correcta actitud mental de alcanzarsu meta. Nada sobre esta tierra puede ayudar alhombre con la incorrecta actitud mental.

El docente de hoy habr de mostrar signi#cativa calidad en eldesempe$o, pero tambi"n precisa estar presto a gerenciar cone#ciencia no solo la gestin en las en las instituciones educativas,

sino tambi"n en cualquier otra que demande el conte!to. Esto es lo

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que ahuyentar el fantasma de la pobreza. +a pobreza no e!iste, soloe!iste como respuesta lnguida en el d"bil cerebro del mediocre. eprecisa comprender la ciencia administrativas como la aplicacinestrat"gicamente hbil de los procesos y procedimientos cient#cos

en todas las actividades humanas en el marco del desarrolloinstitucional. Es cient#ca en cuanto que es el -conocimiento cierto delas cosas por sus principios y causas/ y, es arte, en cuanto que es la-virtud, disposicin o habilidad para hacer alguna cosa.0recisamente esto permite aumentar la e#ciencia, cristaliza lanaturaleza de la administracin, permite la investigacin para ellogro de las metas sociales. +a ciencia administrativa no es dee!clusiva aplicacin para las instituciones industriales, comerciales ode servicios, ella constituye l punto de partida para el desarrollo de lainstitucin familiar. in la luz de las ciencias administrativas y delcomportamiento organizacional, la t"cnica de racionalizacin poca onada podra avanzar. on tiempos difciles de cambios vertiginosos ynada contemplativos, somos parte directa del teatro de la vidacotidiana, no queda otra, actuar con e#ciencia y calidad en y con elpapel que nos corresponda actuar en el diario vivir.

1ualquier actividad formal personal y2o grupal, objetiva yracional que pudiera realizarse deba planearse y plani#carse sobre labase de los principios bsicos de la administracin cientfca:

0laneamiento, 3rganizacin, Ejecucin y monitoreo, Evaluacin,contrastacin, y polticas de accin correctiva. %urante el proceso elinvestigador debe ajustar y2o redise$ar los procedimientos a efectode lograr resultados vlidos y con#ables. No se puede hacer lo que sequiere sino lo que se debe. En las organizaciones industriales,comerciales y hasta en la de servicios debe pesar el planeamiento, laformalidad, el raciocino, la normatividad, no la subjetividad, lasemociones, los sentimientos unipersonales. Es muy diferente dirigirinstituciones educativas a gestionarlas. Esa es la mayor di#cultad delos docentes cuando se insertan como profesionales, t"cnicos ofuncionarios en las instituciones industriales administrativas, les esdifcil de desprenderse de estos viejos paradigmas, etc. Esta #losofaesta alejada de la direccionalidad de las instituciones educativas. +asorganizaciones lentas, mediocres y paquid"rmicas, lo son, porquecuentan en su interior con individuos con serios problemas deautoestima personal, incapaces de enfrentar el entorno sinti"ndosereplegadas, agredidas, violentadas, o menospreciadas, buscan quelas personas y la institucin se rindan a sus inter"s personalistas. +asorganizaciones lderes no quieren individuos que se lamenten, sufran,

muestren p"rdidas de autoestima, y2o se quejen por razones

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personalistas, quieren gente que piense y sienta de acuerdo a lavisin, misin y #losofa organizacional.

0lanear no es un lujo que solo las grandes empresas puedendarse, tambi"n constituye una herramienta poderosa que distingue al

hombre fuera del com&n, para la mediana o peque$a empresa o lainstitucin familiar. +a suerte y el destino no e!iste, solo e!iste laactivacin de los circuitos cerebrales en el contacto con la realidadque nos impulsa a la accin, la voluntad y la mstica en el desear yquerer trascender. +a historia no hace al hombre, es el hombre quien#nalmente escribe su propia historia. 4na organizacin que nocontrola su destino mediante la planeacin y formulacin deestrategias adecuadas puede ser victima indefensa de los cambiosdel mercado, de la economa y de otros elementos del entorno as

como de los ataques de la competencia. 5uchos directivos,ejecutivos, empresarios fracasaron en su intento de implementarestrategias que fueron dise$adas en el departamento de planeacinsin la intervencin, sin el involucramiento de todos los niveles de laorganizacin. En un mundo vertiginoso y competitivo como el actual,padre de familia, el profesional, el docente, el director, ejecutivo ogerente improvisado es candidato a ser hu"sped de (urassic 0ar6.

7acionalizacin es un procedimiento redise$ado, a&n hoy sueledrsele la misma acepcin como, 3rganizacin y m"todos, yactualmente empleado en las 8dministracin, que requiere no solo elapoyo y la comprensin de la alta direccin 9:erencia :eneral; y unagran especializacin y competencia, sino tambi"n requierefundamentalmente de una alta dosis de "tica, moralidad y lealtad dequienes la apliquen. En cuanto doctrinacon un plan de accin,involucra sint"ticamente en s los sectores de la teora* 1iencia,t"cnica y moral., es decir, el plan de accin racional debe estariluminado por conocimientos, y reglados por normas de actuacin.ea como elemento de asesoramiento o como elemento de lnea,

requiere que las medidas a tomarse, sean aplicadas con mucho tino.+a doctrina de 7acionalizacin es de vital importancia pues ella va anutrir la labor de la funcin de organizacin y m"todos y servir dederrotero terico de las actividades que se van a realizar en las3#cinas de 7acionalizacin en la empresa. +apoltica, es el conjuntode principios fundados en la investigacin cient#ca 9teora, arte yprctica;, que asume manifestaciones de las organizaciones,empresas lderes, respecto de las aspiraciones que e!ige el cambio enrazn de las reglas de procedimientos establecidos en relacin a los

m"todos con que trabaja.

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omisiones y2o conictos en la empresa. +a racionalizacin a cargo depersonas inoperantes e incompetentes puede degenerarse enconicto personal e institucional.

7acionalizacin constituye uno de los procedimientos

fundamentales en la administracin cient#ca que se basa en lautiliacin del criterio y el pensar lgico, los cuales permiten llegar aobtener una utiliacin racional y ptima de los recursos, a un costom!nimo"

1"sar 5arthans :. 9


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ejecutar directamente sus labores9accione, se responsabilice eimponga sus trabajos;.

El funcionario y2o t"cnico de racionalizacin debe considerarciertas reglas mnimas que le distingan en su funcin, tales como* a;

No convertir el procedimiento en una forma de inspeccin/ b; evitarllevar cuenta de los errores u omisiones que pudiera descubrirdurante la investigacin/ c; evitar responder o censurar al personal acausa de sus errores/ d; No cambiar por si mismos m"todos detrabajo a la organizacin e!istentes, sin previo asesoramiento del jefeinmediato/ e; No iniciar una investigacin si esta no le ha sidodelegada por la superioridad, o aprobada si esta le hubiere sidosolicitada/ f; evitar la participacin de otras personas que no sean losespecialistas en la materia/ g; guardar mucha reserva y objetividad

del o los hechos que pudiera encontrar/ h; no perder la cordialidad, eltrato personal y las buenas maneras, asistencia y horariosestablecidos/ i; preprese y busque informacin base, asimismoconsidere los medios y materiales de trabajo, j; para al acercarse a lao#cina o rea donde realizar su labor t"cnica lleve consigo losdocumentos formales que le facultad a realizar dicha actividad/ l; nosolicitar ni aceptar favores, lisonjas o sobornos con el propsito dealterar y2o entorpecer el proceso, etc. 7especto del procedimiento deanlisis a realizarse, el especialista, en primera instancia deber

presentarse al jefe de seccin, o#cina o rea, seguidamente describirlos objetivos que persigue, solicitando todo el apoyo que pudieranecesitar. 8simismo tendr que adoptar una actitud interrogativa,formulando de manera sistemtica una serie de preguntas queresuman los aspectos principales del procedimiento. 1asi siempre lasucesin de preguntas que se emplean para el anlisis son lassiguientes* BCu" se haceD, B0ara qui"n o qui"nesD BCui"nD, B1undoD,BEn dndeD, B1moD, B1untoD, B1on qu"D B0ara qu"D, B1onqui"nesD, BEn cunto tiempoD, y B8 qui"n debo informarD

+a presentacin en el @nforme #nal puede orientarse a lassiguientes propuestas*

a uprimir procedimientos.b 1ombinar un procedimiento con otro.c 7ecordar las etapas y2o acciones del procedimiento.d impli#car procedimientos.e %ise$ar nuevos formularios o modi#car los que se vienen

usando.f Establecer un nuevo procedimiento.

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g 8umentar nuevos pasos que sean necesarios, siempre ycuando se justi#que, por cambios en la estructura orgnica oen la normatividad, entre otros.

h 7ecti#car el procedimiento actual.

La Ofcina de Racionalizacin: Lneas rioritarias

En base a las conclusiones del diagnstico efectuado se establecenlas siguientes lneas prioritarias para las 3#cinas de racionalizacin.

*ormati&idad Institucional* formulacin del 5anual de3rganizacin y unciones 953; de las entidades, de#ni"ndoseclaramente las atribuciones y funciones de los responsables delas diferentes unidades orgnicas.

4ormaliacin estructural* se re#ere a la formulacin del 1uadro8naltico de 0ersonal 9180;, surgido del anlisis organizacional yde la agrupacin de funciones para identi#car cargos en lasunidades estructuradas.

Orientacin de usuarios* es la formulacin de directivasespec#cas para la elaboracin de guas de servicio al p&blico,sobre la naturaleza, condicin y circunstancias en las que seofrecen sus servicios.

Simpli5cacin de procedimientos* emisin de normas

relacionadas con el 'e!to Fnico de 0rocedimientos8dministrativos 9'408;

%esconcentracin administrativa* traslacin del nivel dedecisin a los mbitos menores de la escala jerrquica, creacinde las regiones a nivel nacional.

!unciones del "specialista en Racionalizacin desempe#a lassi$uientes unciones:

a; ormular normas y documentos de organizacin y gestin, yasesorar a los 1entros Educativos en su

elaboracin y aplicacin de documentos de gestin @nstitucional.

b; 0articipar en los dise$os de nuevas formas organizacionales paramodernizar y fortalecer el

funcionamiento de la sede institucional, as como de los 1entros y0rogramas Educativos del mbito

regional.

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c; 0articipar en la formulacin de la Estructura 3rgnica, unciones,cargos y 1uadros de 8signacin de

0ersonal 9Estructural ;.

d; 8nalizar y proponer la simpli#cacin de procedimientos y m"todosde trabajo, y brindar

orientaciones para su implementacin.

e; Emitir opinin t"cnica, brindar asesoramiento y absolver consultasen asuntos de organizacin y

gestin.

f; 0roponer normas y alternativas que orienten la racionalizacin derecursos humanos y materiales,

tanto de la sede institucional, as como de los 1entros y 0rogramasEducativos de su jurisdiccin.

g; 1oordinar y2o participar como e!positores en los eventos decapacitacin en gestin del personal

directivo y administrativo de los 1entros y 0rogramas Educativos.

h; 7ealizar estudios y opinar sobre delegacin de funciones ydescentralizacin administrativa.

i; 7ealizar estudios y opinar sobre racionalizacin del potencialhumano 9transferencias, reubicacin y

reasignacin;, recursos e infraestructura, as como para ladistribucin racional de materiales

educativos.

j; ormular normas t"cnicas e instrumentos para la racionalizacin deprocedimientos administrativos.

6; ormular y difundir* manuales, guas, cartilla, para orientar a losusuarios de los servicios que brinda

la %ireccin 7egional de Educacin.

l; Elaborar y actualizar en coordinacin con los Grganos de la%ireccin 7egional de Educacin, de

acuerdo a las normas, los siguientes documentos*

7eglamento de 3rganizacin y unciones. 5anual de 3rganizacin y unciones

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5anual de 0rocedimientos impli#cacin 8dministrativa 'e!to Fnico de 0rocedimientos 8dministrativos 7eglamento @nterno. 1uadros de 8signacin de 0ersonal Estructural.

m; 7evisar y opinar sobre autorizacin de funcionamiento y registrode los 1entros Educativos

0rivados, asimismo d" la autorizacin de 'e!tos y materialeseducativos.

n; Hisar los @nformes '"cnicos y proyectar 7esoluciones sobrecreacin, ampliacin, reapertura,

traslado, fusin, rati#cacin, cambio de %irector, transferencia depromotoria , reubicacin y receso

de 1entros y 0rogramas Educativos 0rivados en coordinacin con la4nidad uncional de

0laneamiento para 1entros Educativos Estatales.

o; upervisar a los @nstitutos de Educacin uperior Estatales y0rivados en cuanto a la 3rganizacin y

documentos de gestin.

p; 3pinar t"cnicamente sobre creaciones, modi#caciones o recesosde @nstituciones Educativas.

q; 3rientar y realizar trabajos en materia de clasi#cacin de cargos, yformular el 1uadro de

8signacin de 0ersonal./

r; 7ealizar seguimiento sobre trmite documentario a nivel de la edede la %ireccin 7egional de

Educacin del 1allao.

s; 0ropiciar el uso racional del espacio de las o#cinas y enseres de la%ireccin 7egional de Educacin.

t; 7ealizar las dems funciones que el %irector de :estin@nstitucional le asigne.

%istemas Administrati&os: Articulacin %istmica !uncional'

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Aspectos $enerales:

+as particularidades que ha adquirido la economa mundial en lasegunda mitad en el siglo II han repercutido sensiblemente en eltama$o y con#guracin de las organizaciones. El e!plosivo avance

tecnolgico y la necesidad de aprovechar las ventajas que brinda laproduccin a gran escala, han determinado la aparicin de grandescorporaciones. Estas son las que encuentran en condiciones deemprender las inversiones que e!igen el desarrollo y nuevas t"cnicasy de las plantas integradas que las aplican. J ello no solo es cierto enel campo industrial, si no que tambi"n aparece con las grandescadenas de locales de venta mayoristas y menoristas, lasorganizaciones de servicios, tales como hospitales y entes deportivosy aun en los estados, que cada vesmas pesan en la actividad

econmica.

+os -capitanes de la industria que con visin y esfuerzo lograbanponer un producto o conquistar un mercado y con ello fundabangrandes organizaciones, son resabios de un pasado de la preguerra.+as organizaciones modernas, comerciales, industriales y2o deservicios son la consecuencia de un vasto trabajo en equipo, endonde cada uno de sus integrantes debe cumplir funciones de#nidas,que se pautan no solo en cuento a su enunciado, si no tambi"n alm"todo y forma en que se ejecutan. El "!ito de una organizacin quese traduce en un funcionamiento econmico superavitario es el quepermite su crecimiento y su pervivencia en el tiempo.

Qu es un %istema?

+a palabra sistema tiene muchos signi#cados 9incluso la 7eal8cademia de la +engua Espa$ola enumera K de#niciones, la primerade#nicin es la que mas se apro!ima a nuestra intencin* -conjuntode cosas que relacionadas entre s ordenadamente contribuyen a unobjetivo, y etimolgicamente sistema9lat" systema, pro&eniente delgriego 67689:;; es un conjunto ordenado de elementos cuyaspropiedades se interrelacionan e interact&an de forma armnica entres. Estos elementos se denominan mdulos. 8 su vez cada mdulopuede ser un subsistema, dependiendo si sus propiedades sonabiertas o cerradas. El sistema, punto de partida en el que se inicia,proyecta y ejecuta una actividad se convierte en el -sistema central,o sistema -nuclear, los dems se convierten, por su indiscutibleutilidad, en sistemas sat"lites articulados prestos para otorgar elapoyo correspondiente.

%istema Administrati&o

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El sistema administrativo est relacionado fundamentalmente con latoma de decisiones para planear y controlar el esfuerzo de laorganizacinL.

e entiende por sistema administrativo al conjunto de rganos u

organismos que act&an de manera coordinada con la #nalidad deobtener un #n com&n. Es una suma organizada de normas, rganos yprocesos destinados a proveer a la administracin de insumos paracumplir su labor de manera e#ciente. Estos sistemas trabajanconjunta y funcionalmente, en una actividad institucional sobresale elsistema en el que se inicia su desarrollo en razn de los #nes quepersigue, convirti"ndose temporalmente, los dems, en-subsistemas. Entre otros, tenemos* istema contables, #nancieros,de procesos y procedimientos, logstica y de operativos, de proyectos

e investigacin, cultura corporativa, planeamiento del talentohumano, informtica, audiovisuales, comunicacional, administracinde sueldos y salarios, sistema de incentivos y compensaciones,programas preventivos de salud, programas de refuerzo motivacional,mercadotecnia, mar6eting, etc.

+os sistemas administrativos son esquemas administrativos modelosque servirn de referencia, tanto para analizar un problema comopara proponer soluciones factibles que se acerquen a la situacintericamente ideal.

Mueno, una organizacin de sistemas es la capacidad de interpretarlas relaciones internas y e!ternas 6 establecen las organizacionescomo sistemas complejos con sus clientes, personal, comunidad,territorio y otros actores sociales e industriales. +a administracindebe ser e!aminada simultneamente y de forma ntegra, en todossus componentes bajo una perspectiva de conjunto.

"lementos (ue inte$ran los %istemas Administrati&os'

El funcionamiento de las organizaciones se pauta en los nivelessuperiores , a trav"s de la #jacin de objetivos y grandeslineamientos de polticas , sin embargo , el mismo se concretacuando los niveles medios e inferiores , adoptan decisiones derutina , generan procesos de comunicacin . Estos dan comoconsecuencia la ejecucin de hechos fsicos con los que cumpleel objeto de la organizacin .

LL

remont.E.ast. 8dministracin de las 3rganizaciones, Kta Edicin, L?OO,0g. KL>

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%e la enumeracin anterior surgen con claridad los elementosque conforman los sistemas administrativos *

a; 4n conjunto de personas y equipos ubicados en los nivelesmedios e inferiores de la organizacin que dedican parte o

todo su tiempo a al tarea de captar , trasmitir , procesar oconservar informacin .

b; 4n conjunto de soportes donde se sustentan datos , quesirven para documentar decisiones especi#cas , trasmitirlas ,conservarlas registradas en el tiempo y recoge losresultados de las mismas . Estos soportes se estandarizadosconstituyendo formularios , registros , tarjetas y elementossimilares .

c; 4na red de canales que vinculan a las personas y pordonde uyen los soportes . Esta red no es aleatoria , sinoque ha sido dise$ada previendo la creacin de rutinasperfectamente de#nidas para operaciones repetitivas quepueden considerarse como - tpicas - de cada organizacin . 8lproyectar los canales no solamente se deciden lasestaciones , sino tambi"n las normas que se aplicaran en elprocesamiento de los datos .

!unciones del %istema Administrati&o'El sistema administrativo es el medio donde las decisiones depolticas adoptadas por los niveles superiores de la organizacinse concretan en m&ltiples decisiones que resuelven casosindividuales y que rutinariamente van con#gurando la actividadde la organizacin . 8 trav"s de el se trasmiten , registran yconservan los soportes de informacin mediante los cuales lasdecisiones se comunican documentadamente para impulsar alacto fsico / adems recoge los datos de sus fuentes , los elabora

y los retransmite para que los centros decisorios tengan noticiade los resultados de los actos ordenados , cerrando el circuito deretorno que se conoce como proceso de control .

'oda organizacin se vale de un sistema administrativo parapoder funcionar / lo que resulta importante evaluar es el gradode e#ciencia con que funciona . En tal sentido puede decirseque un sistema administrativo es e#ciente cuando.

a.; 0osibilita la ejecucin de los actos y2o procesos dentro del

plazo que se considera optimo para su concrecin . +as empresasnecesitan aprovisionarse/ es e#ciente aquel que consigue que

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los elementos comprados est"n disponibles en le fecha en quese los necesita . 'enerlos por anticipados implica un gastoindebido de inmovilizacin de activos / no tenerlos en elmomento preciso implica paros de lnea con prejuicios en costos

y en el ritmo de produccin. imilar situacin se presenta con laproduccin de informes y estados peridicos , un balanceproducido con un desfasaje de LP das puede resultar unadecuado elemento informativo . in embargo el mismo estadoproporcionado con una demora de dos meses , puedetransformarse en letra muerta , careciendo de utilidad .

b.; El costo de funcionamiento es compatible con la naturalezade las tareas y con el bene#cio que genera por su ejecucin.%esde este punto de vista es mas e#ciente aquel sistema que,

cumpliendo adecuadamente las dems funciones, requiere de unamenor erogacin para la organizacin. E!isten ciertos ejemplosque pueden resultar ilustrativos / el control de stoc6s deelementos de bajo costo unitario, tales como clavos , arandelas ,etc. 0uede requerir por su volumen y diversidad unprocesamiento computarizado. El costo de ese procesamiento,referido al movimiento y valor de los elementos entregados osalidos , puede ser superior al del elemento que se que se debecontrolar . En estas circunstancia el sistema administrativo debe

buscar soluciones hbiles como para controlar elinventario 9 por ejemplo por grandes familias y con resumendiario de movimientos ; y dejar de lado las formas que resultenmas costosas que el universo a controlar .

c.; Qace posible el desarrollo de los actos administrativos con unalto grado de seguridad . +a ejecucin de ellos supone , en unalto porcentaje de cosas , la movilizacin de bienes de laempresa . +os sistemas deben incluir instancias que garanticenque esos recursos son utilizados con probidad por cada uno de

los componentes de la organizacin . El sistema administrativodebe incluir todas aquellas normas de control interno que estnespec#camente destinadas a asegurar la preservacin delpatrimonio de la organizacin , frente a los errores ymalversaciones que puedan cometer los integrantes de la misma, o terceros que se vinculen a ella. 4n sistema no ser e#cientecuando permite #ltraciones en el correcto uso de bienes de laorganizacin , o de tiempos , de personal por los que se paganservicios .

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d.; imultneamente con el desarrollo cotidiano de cadaorganizacin administrativa se ve estructurado a la pirmide dedatos que resumidos peridicamente produzcan un cuadroinformativo completo y actualizado para los diferentes niveles de

la organizacin . Es decir se debe establecer una simbiosis entreel sistema administrativo y los sistemas de informacin gerencial. En forma concomitante con la ejecucin de las tareasadministrativas deben producirse los elementos que satisfagantodos los requerimientos de informacin * legales , de supervisin ,de informacin gerencial , etc. Ello implica un esfuerzo decompatibilizacin requerimientos , tanto en la forma como en losplazos dentro de los cuales debe procesarse la informacin . 0erotiene , como recompensa , el hecho de que prescinde de laduplicidad en el procesamiento de datos similares para cubrirdiversas necesidades .

Retroalimentacin para e)ercer el control'

+a retroalimentacin res un mecanismo seg&n el cual una parte de laenerga de salida de un sistema o de una maquina regresa a laentrada. +a retroalimentacin 9del inglesfeedbac6;, es un subsistemade comunicacin de retorno proporcionado pro la salida del sistema asu entrada para alternarla de alguna forma.

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