Racionalització de Procediments Administratius...Tots els documents tenen entitat pròpia com a...
45
Conceptes de Gestió documental i Arxiu (electrònic) València, 6 de novembre de 2018 @joancarlesfaus @joancarlesfaus [email protected]
Transcript of Racionalització de Procediments Administratius...Tots els documents tenen entitat pròpia com a...
Conceptes de Gestió documental
i Arxiu (electrònic)València, 6 de novembre de 2018
@joancarlesfaus
@joancarlesfaus
1. Què és un arxiu?
2. Què es sèrie documental?
3. Quans arxius hi ha al Consorci?
4. Penses que és més barat conservar expedients
en paper, o digitalitzar-los? Per què?
Preguntes
Serveis públics i producció administrativa
Què està
fallant?
Arxiu en l’e-Administració
Estem preparats?
Arxiu en l’e-Administració
Calendari Llei 39/2015 i Llei 40/2015
Arxiu en l’e-Administració
Producció digital. Problemàtica
Producció digital. Problemàtica
"Cometer errores es humano,
pero para estropear
realmente las cosas necesitas
un ordenador"
-- Paul Ehrlich
“Digital Information lasts
forever –or five years,
whichever comes first!"
-- Rothenberg (1995)
Producció digital. Problemàtica
Responsabilitats:
• Disposar d’un Sistema únic de Gestió de documents
• Garantir l’autenticitat i la integritat dels continguts
dels documents, i la seva confidencialitat
• Tenir identificada i classificada la documentació
• Garantir la conservació i disposició dels documents
• Garantir l’accés als documents, i lliurar-ne còpies i
certificats (protecció de dades)
• Eliminar els documents de forma no arbitrària
Què fan els Bombers
de Diputació? Què fa el Consorci de
Bombers de Diputació?
https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=029_Codigo_de_Administracion_Electronic
a
document-e i/o serveis digitalshttps://administracionelectronica.gob.es/pae_Home/dms/pae_Home/documentos/Estrategias/Raci
onaliza_y_comparte/catalogo/Catalogo_servicios_administracion_digital_v2.pdf
Gestió de documents-e
Document-e
Còpies suport electrónic <-> paper
Expedient-e
Arxiu-e
Metadades
Digitalització
+ Altres temes: destrucció, referència temporal,
imatges aportades per ciutadania...
https://www.boe.es/legislacion/codigos/codigo.php?id=029_Codigo_de_Administracion_Electronic
a
El document-e en l’actual marc legal
Què són els documents?
Qualsevol objecte que porte informació en forma de dades, text o imatge. També suport
físic on s’incorpora el treball de les diferents operacions administratives.
Tots els documents tenen entitat pròpia com a elements individuals:
1. Naixen com a conseqüència d’uns actes.
2. Tenen una vida determinada, en que s’incorporen operacions administratives o
s’usen per a altres operacions de l’organització.
3. Moren quan han prestat el servei per al qual han estat creats
Què és un document?
Document
Informació enregistrada amb independència del suport o de les seves característiques
ISAD (G) Norma internacional general de descripció arxivística
Què hi ha en un document?
Dada
Representació d'una informació elemental en un format que permet aplicar-li un tractament. Si
aquest tractament permet a més la seva recuperació i transmissió mitjançant un ordinador rep
el nom de dada llegible per màquina (DLM)” (CASELLAS, 1999. Pàg. 50).
▼
Informació
Indici o esdeveniment posat en coneixement d'una persona o grup de persones i, per tant, que
pot ser transmès
De què és fet un document?
Suport
Medi físic sobre el qual s'enregistra la informació: paper, pergamí, suport magnètic, electrònic...
Documents i Organització?
Organització dels documents?
Exercici compra
Què són els documents d’arxiu?
Tots aquells documents generats o rebuts per una organització
en l’exercici de les seves funcions
Què són els documents electrònics?
Aquells que han sigut generats mitjançant un programari i un
maquinari informàtic
L’annex de l’ENI RD 4/2010, defineix document
electrònic com: “informació de qualsevol naturalesa,
arxivada en un suport electrònic segons un format
determinat, i susceptible d’identificació i tractament
diferenciat”.
Què són els documents d’arxiu?
Tots aquells documents generats o rebuts per una organització
en l’exercici de les seves funcions
Què són els documents electrònics?
Què són els documents administratius electrònics?
Autèntic
Íntegre
Fiable
DisponibleAquells que han sigut generats mitjançant un programari i un
maquinari informàtic
Aquells generats de forma electrònica com a conseqüència d’una activitat pròpia
d’una administració pública, i han d’incloure una sèrie de evidències de garantia:
autenticitat, integritat, disponibilitat, accessibilitat.
Art. 26.2 de la Llei 39/2015, Un document administratiu electrònic vàlid és,
per tant, l’objecte digital administratiu que conté la informació objecte (dades i
firma) i les dades associades a aquesta (metadades).
Enfocament per processos:
ENFOCAMENT PER PROCESSOS PER A UN SGD:
1. ISO 15489:2016
Gestió sistemàtica de documents, entesos com el suport de les decisions de
l’organització i de les activitats subsegüents, que assegura la rendició de
comptes a les parts interessades, presents i futuresSGD
Seqüència ordenada d’actuacions que se segueixen per a la formació de la
voluntat de l’Administració expressada en decisions documentades (actes
administratius) sobre matèries de la seva competència.
PROCEDIMENT
ADMINISTRATIU
Seqüència d’activitats orientades a generar un valor afegit sobre una entrada per
aconseguir un resultat o sortida (generalment un producte o servei) que satisfaci
els requeriments de l’usuari/client/ciutadà.PROCÉS
Naturalesa documental dels processos com a evidència fiable i autoritzada de
les activitats d’una organització
La producció documental
Sistema de Gestió Documental
Unitat documental. Element bàsic d’un fons, grup de fons, col·lecció o sèrie,
constituït per un document d’arxiu (Unitat Documental Simple] o per diversos
que formen una Unitat Documental Composta.
Los componentes de un documento electrónico son:
a) Contenido, entendido cono un conjunto de datos e información del
documento.
b) La firma electrónica.
c) Los metadatos del documento electrónico, elemento que proporciona
contexto al contenido, estructura y firma del documento, contribuyendo a su
valor probatorio y fiabilidad a lo largo del tiempo como evidencia electrónicoa
de las actividades y procedimientos.
Firma del documento electrónico
• permite detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados.
• está vinculada al firmante de manera única y a les datos a los que se refiere
• creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control.
La Norma Técnica de Interoperabilidad de Documento electrónico
será de aplicación a:
a) Documentos administrativos electrónicos.
b) Cualquier otro documento electrónico susceptible de
formar parte de un expediente electrónico.
Documento electrónico administrativo
“Un document administratiu electrònic és, per tant, l’objecte digital
administratiu que conté la informació objecte (dades i firma) i les dades
associades a aquesta (metadades)”
Una única unitat digital (unitat lògica de tractament o contenidor)
Document electrònic administratiu
Metadades
obligatòries
Metadades
complementàries
Document electrònic administratiu
descripció, recuperacióMetadades
La firma electrònica juga un paper fonamental per a fixar el valor
evidencial d’un document electrònic
Els components d’un expedient electrònic són:
a) Documents electrònics, que poden integrar-se
• directament, como a elements independents,
• dins una carpeta, entesa com una agrupació de documents
electrònics creada per un motiu funcional,
• o bé com a part d’un altre expedient, anidat en el primer
b) Índex electrònic, que assegura la seva integritat i permetrà la seva
recuperació sempre que siga necessari (art. 32.2 de la Ley 11/2007).
L’índex recollirà el conjunt de documents electrònics associats a
l’expedient en un moment determinat: “generació de vista”.
c) Firma de l’índex electrònic per l’Administració, òrgan,
o entitat actuant d’acord amb la normativa aplicable.
d) Metadades de l’expedient electrònic.
Document electrònic administratiu
Document electrònic administratiu
Formació de l’expedient electrònic
Formació de l’expedient electrònic
Formació de l’expedient electrònic
Duplicats i còpies de
documents
Versions
obsoletes....
Circulars i
instruccions,
indicacions...
(excepte les
produïdes per la
pròpia unitat)
Què entenem per correu electrònic?
El correu electrònic s'ha de considerar una tipologia documental més,
de la mateixa manera que un document de text o una imatge.
Quan considerem un correu electrònic com un document d'arxiu?
• Quan iniciï, autoritzi o completi una determinada tramitació.
• Quan esdevingui una evidència de les activitats de l'organització.
• Quan el contingut del correu electrònic sigui important, sobretot si el
correu és l'única font d'informació que tenim.
• Quan sigui un correu electrònic provinent de l'exterior i formi part
d'un procediment.
És important signar els correus electrònics seguint els criteris
corporatius
Cal valorar en cada cas si s'ha d'arxivar el missatge, els adjunts o
totes dues coses.
Formació de l’expedient electrònic
Formació de l’expedient electrònic
• FASE D’OBERTURA
• Creació de l’objecte digital administratiu “expedient”
• Creació de l’índex electrònic
• Inclusió en l’índex de les referències dels documents disponibles en
l’obertura ( llista de referències ?)
• Assignació de metadades mínimes obligatòries de l’expedient
electrònic.
Formació de l’expedient electrònic
• FASE DE TRAMITACIÓ
• Inclusió de nous documents (seqüència d’evidències administratives).
• Canvis d’estat o característiques particulars metadades complementàries
• Generació de subexpedients electrònics d’intercanvi (sol·licituds de remissió
o posada a disposició)
• Subfase de tancament de l’expedient
Formació de l’expedient electrònic
Tancament de l’expedient electrònic
• FASE DE TRAMITACIÓ
• Inclusió de nous documents (seqüència d’evidències administratives).
• Canvis d’estat o característiques particulars metadades complementàries
• Generació de subexpedients electrònics d’intercanvi (sol·licitudes de remissió
o posada a disposició)
• Subfase de tancament de l’expedient
(Tancament formal de l’expedient, no del procediment administratiu)
• Compleció de l’índex de l’expedient
• Foliat i indexat de l’expedient
• Identificadors dels documents
• Empremtes digitals de dits documents + fitxers firma electrònica
• Data d’incorporació del document a l’expedient
• Ordre dels documents, etc.
• Firma de l’índex electrònic
“El foliat és un aspecte clau en l’intercanvi dels expedients electrònics, ja
que prèviament a l’enviament, les organitzacions han d’indexar
l’expedient amb la finalitat de garantir la integritat d’aquest reflectint el seu
estat en un moment determinat”
Tancament de l’expedient electrònic
•FASE DE CONSERVACIÓ I SELECCIÓ
Arxiu electrònic
Los documentos electrónicos que contengan actos
administrativos que afecten a derechos o intereses
de los particulares deberán conservarse en soportes
de esta naturaleza.
DOCUMENTOS Y ARCHIVOS ELECTRÓNICOS
ARCHIVO ELECTRÓNICO
Archivo electrónico
UNE-ISO 30300. Informació i Documentació
Arxiu electrònic
In itinere...
#ArxiusForaDeCultura
#SíAmbArxius
#PongaUnArchiver=EnSuVida
#Fem-hoFàcil
@joancarlesfaus
#ArxiuÉsInformació
