Quienes somos? - 2017 AABB Annual Meeting Blog – … · Equipo interdisciplinario de personas con...
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Quienes somos?Equipo interdisciplinario de personas con experiencia en
recaudo, servicio al cliente y conocimiento en producto.
Basados en técnicas de contact center:
Estamos basados en un Guion comercial
Realizamos monitoreos semanales
Realizamos notas de calidad semanal
En desarrollo continuo de habilidades comerciales y profesionales.
Enfocados al logro de resultados (flujo de la compañía) y con actitud positiva frente al dinamismo de la compañía.
Objetivos de recaudo
Persuadir al cliente a que genere los abonos mensuales,según lo establecido en las políticas de pago.
Mantener la liquidez del negocio.
Lograr un acuerdo de pago efectivo con el huésped, y deesta manera evitar que la reserva pueda quedar sujeta adisponibilidad.
Verificar que los abonos realizados por los huéspedes, seencuentre correctamente aplicados a la reserva.
Brindar información al huésped y atender sus solicitudescon respecto a los temas relacionados a la reserva.
Actualizar datos de contacto en las llamadas
Mantener una relación
comercial continuada y de largo plazo con nuestros
clientes logrando el pago de las
reservas en su totalidad
Políticas de pago
A que le estamos apuntando..
Crear ambientes que faciliten el recaudo de las cuotas mensuales. El cliente debe tener SIEMPRE COPIA DE CONTRATO
Consolidar los vínculos con el cliente. Para esto deben conocer las políticas de pago y condiciones
Procurar la educación del cliente y Fomentar la cultura de cumplimiento del pago sus vacaciones
Y así Lograr que el cliente se sienta satisfecho y nos vuelva a comprar.
Importante recordarle a sus clientes
Es necesario que todos los asesores comerciales conozcan y hayan leídos las
políticas del contrato sin falta.
Para los clientes que se les haga contrato virtual el sistema empezará a enviar el
contrato automáticamente desde el 15 des septiembre de 2016, mientras esto
inicia es responsabilidad del asesor entregar o enviar copia del contrato y
verificación de términos.
Confirmar a los clientes que para ventas programadas la compañía hace una
llamada mes a mes preventiva.
Abonos proporcionales iguales MENSUALES ( mayor al 70% del valor de la
cuota) ya que el sistema libera los cupos a 60 días si no tiene sus abonos
proporcionales
Importante recordarle a sus clientes
Si realiza abonos mayores el saldo lo divide en los meses restantes hasta 30 días
antes de la fecha
El cliente puede negociar la fecha de pago en la que realizará su abono mensual
menos la última cuota porque depende la fecha
Lo que se escribe en el contrato en observaciones no lo incluyen en Osiris
deben llamar a recaudo ( temas de fechas de pago)
Para el manejo de grupos (mayores a 20 pax) es necesario que cada pasajero
haga su abono mensual para que después si alguno cancela no afecte al resto
del grupo.
El contrato es nuestra guía.!!
El contrato es nuestra guía.!!
El contrato es nuestra guía.!!
Que se evalúa en las llamadas de recaudo?
Ítems Indicadores
COMUNICACIÓN Escucha Amabilidad Agilidad Claridad
SATISFACCION Y DISPOSICION
Acompañamiento
Resuelve inquietudes
Evita confrontación
No interrump
e
PERSUASION Incentivos Manejo de objeciones
Compromiso de pago
ASEGURAMIENTO DE CALIDAD
Actualizacion de datos Cierre
Resuelve dudas
También medimos la satisfacción del cliente
Contactos con nuestros clientes
Como deben hacer los pagos a las reservas ?
Para mantener activa la reserva el saldo debe
pagarlo cada mes con abonos proporcionales
iguales a la fecha de viaje.
Si la reservas NO recibe los abonos
PROPORCIONALES IGUALES en las fechas
establecidas, el sistema de reservas liberará los
cupos bloqueados y aplicarán las condiciones y
penalidades establecidas para el contrato.
Queremos clientes felices, clientes cumplidos!
• Cotizada no pago total: La reserva
libera los cupos por falta de pago total
en la fecha establecida como fecha
límite de pago, es decir 31 días antes si
es venta programada o 20 días antes si
es venta al día.
• Cotizada no pago por mora: La reserva
libera los cupos por presentar más de 60
días sin efectuar ABONOS
PROPORCIONALES IGUALES, así la fecha
de viaje supere los 30 días.
Cuotas proporcionales iguales= Reserva activa
Que debo hacer para reactivar las
reservas cotizadas?1. Validar disponibilidad.
2. Si hay disponibilidad, el pasajero deberá efectuar el pago total en caso de que la
reserva lo requiera, ponerse al día con los abonos pendientes a la fecha según el
compromiso que se establezca con recaudo.
1. De no haber disponibilidad el huésped debe confirmar nuevas fechas y el asesor
de recaudo validará con cambios y cancelaciones nuevas fechas o cambio de
hotel, y enviara el incremento que se pueda llegar a presentar.
En caso de no poder realizar el tramite con el área de
recaudo debe acercarse a alguna de las oficinas,
debe enviar un correo a
[email protected], solicitando la
activación de la reserva.
Nuestros contactos
Para enviar la consignación o soporte pagos a:
• Correo: [email protected]
• O al whatsapp: 318 2802730
Para mayor info: Desde su celular #336 opción 4 o tel. en Bogotá 38485 60 opción 4.
Horario recaudo: L - V de 7:30 a 5:00 y el día sábado de 9:00 am a 12:30 pm
BANCO DAVIVIENDA
CONSIGNACION BANCARIA
• En el campo de referencia debe citarÚNICAMENTE el número de cedula del titular
• En caso de quedar otro Nº de CC, la personaque consigno deberá enviar carta autorizandoingresar el pago a la reserva correspondiente.
MEDIOS DE PAGO
CONSIGNACION BANCARIA
• Recuerde que todos los dineros deben serconsignados a
• CUENTA CORRIENTE de BANCOLOMBIA No.30458524687, CONVENIO EMPRESARIAL No.37643
• En el campo de referencia debe citarÚNICAMENTE el número de cedula del titular
• En caso de quedar otro Nº de CC, la personaque consigno deberá enviar carta autorizandoingresar el pago a la reserva correspondiente.
CEDULA DEL TITULAR
Deben enviar la consignación o pagos a:
Correo: [email protected]
O al whatsapp: 318 2802730
Para mayor info: Desde su celular #336 opción 4 o
tel. en Bogotá 38485 60 opción 4.
Vía Baloto
Vía Baloto
EFECTIVO:
En la oficina de las ciudades principales, autorizadas para recibir dinero en efectivo: Cali – Medellín -Bogotá – Bucaramanga – Barranquilla – Pereira .
PAGOS ON LINE: www.onvacationhoteles.com
Los pagos realizados por la pagina de On Vacation, se veránreflejados aproximadamente 2 horas después de hecho elpago y el huésped podrá verificar su saldo.
Estados
Declinado= RechazadoAprobadoEn progreso = verificación del banco
TARJETA DE CREDITO: Oficinas principales: el pago debe quedar ingresado inmediatamente en el sistema.
(Master, Visa, Diners, Éxito, Condensa, Falabella, Alkosto
Stands en centros comerciales: Los vouchers originales debe ser llevados en físico alas oficinas principales por el personal encargado para que los pagos puedan seringresados al sistema. Link para manejar nuevos datafonos :https://www.youtube.com/watch?v=tSfeacoPuus&feature=youtu.be
Inicia desde el Minuto: 3:36
Pago telefónico IVR: Comuníquese con la línea nacional gratuita 01 8000 121049opción 4, desde su celular Movistar, Tigo y Claro #336 opción 4 o también elteléfono en Bogotá 38485 60 opción 4.
CHEQUES:
UNICAMENTE PARA VENTAS PROGRAMADAS Deben ser cheques al día ypara reservas a más de un mes de viaje.
Deben ser llevados directamente a las oficinas principales de lasciudades
Girados únicamente a nombre de Tour Vacation Hoteles Azul S.A.S.
Los pagos con cheque deben generarse con mínimo 3 días deanticipación a la fecha establecida para el pago ya que es el tiempo quetarda en validación y en ser ingresado al sistema.
Transferencia Bancaria
Desde la sucursal de su banco Debe realizarse a la cuenta de TOUR VACATION HOTELES AZUL S.A.S y con el NIT 900304940-9 Para trasferencias desde algunos bancos se ingresa el NIT sin el -9 ). Se debe hacer el envió del soporte legible de la transacción indicando N° de Cedula y los 4
últimos números de la cuenta origen, para que pueda ser ingresado.
Tranferencias por cajero automático Se debe hacer el envió del soporte legible de
la transacción indicando
N° de Cedula y los 4 últimos números de la cuenta origen.
CIRCULO DE VIAJES:
El viajero/ahorrador informa que usara ahorro de circulo de viajes al momento de facturar en las cajas On vacation a nivel nacional y/o crear su reserva.
1. En la caja se le facturara y entregara la factura original por el valor total al cliente.
2. El cliente debe lleva a las oficinas de circulo:
• Factura de Tour vacation Hoteles Azul
• Fotocopia de la cedula
• Carta de autorización de desembolso
• Carta donde relaciona los documentos entregados a Circulo
El desembolso de circular se demora 13 días hábiles desde el día que se radican los documentos.
Debito automático
1. Se diligencia el formato y se radica en caja mínimo 20 días antes de la fecha de vencimiento de la cuota.
2. Caja registra la solicitud ante el banco correspondiente.
3. El cliente debe tener el dinero del valor de la cuota disponible en su cuenta bancaria el día que escogió para que realicen el débito.
4. El banco realiza dos intentos de débito, el día que el cliente escogió y si no está el dinero hace otro intento el día hábil siguiente a la fecha escogida por el cliente .
5. Sino tiene el dinero disponible de la cuota en la cuenta, el banco da por rechazado el pago y la cuota queda en pendiente y PUEDE PAGAR CON OTRO MEDIO DE PAGO.
6. La fecha que el cliente escoja para el débito debe coincidir con nuestras políticas de pago de planes
7. Si las cuentas bancarias de ahorro o corrientes tienen dos firmas autorizadas, las dos personas deben firmar el formato con huella.
Ahorra= pagos mensuales
Podrán programar sus próximas vacaciones a partir del pago total de su (3) tercera cuota. Al momento de redimir debe seguir con el ahorro.
Nuestros medios de pago Ahorra:
• Pagos Online (http://pagosonline.onvacationhoteles.com/)
• Consignación bancaria: BANCOLOMBIA. Cuenta corriente No 30443111818. Convenio 58578 a nombre de On vacation Ahorra. En el campo de referencia debe citar ÚNICAMENTE el número de cédula del titular del ahorro ya que con este podremos identificar su pago en sistema.
• Pago presencial en efectivo o con tarjeta en cualquiera de nuestras sucursales de su ciudad.
Redención
Finantodo nuestra herramienta de cierre!
Recuerda!!
1. Recaudo informa la fecha límite de pago 31 días antes o 21 días ante por si hay cualquier eventualidad con el pago.
2. Los pagos en Bancolombia y Davivienda se evidencian al día siguiente en bancos, si un pasajero hace el pago el mismo día que la reserva se va a caer, necesariamente debe enviar el pago a al correo [email protected] el # de reserva, completo y de manera legible.
3. Los pagos deben venir con el # de cédula del titular en la parte que dice referencia, de no ser así debe enviar carta para que el pago pueda aplicarse.
Recuerda!!
4. Los pagos que se efectúen en un banco diferente a Bancolombia y Davivienda (BBVA, agrario ect) siempre debe enviar el soporte, ya que este nunca se vera en el reporte de bancos, preferiblemente solo manejar Bancolombia.
6. Los clientes que tiene mas de una reserva y hacen el pago por referenciado el sistema No lo ingresa automáticamente, por lo tanto recaudo debe llamar a confirmar a que reserva desea que lo apliquen. Solo con la autorización del cliente se puede aplicar.
TIPS IMPORTANTES RECONFIRMACION DE VUELOS
• Las reservas deben incluir primer nombre, primer apellido, numero de documento y fecha de nacimiento de nacimiento de cada pasajero; con esta información se emiten tiquetes y asistencia medica
• Los pasajeros que tengan homónimos en su familia, y viajen juntos, deben registrar segundo apellido para que la aerolínea no lo tome como duplicidad y cancele los tiquetes.
• Si hay algún error en el registro de la información de los pasajeros la aerolínea cobrara penalidades de acuerdo a sus políticas y Assist Card no prestara los servicios en caso de necesitarlos
• Siempre se debe registrar en el sistema varios números de contacto de los titulares, con esto garantizamos que serán contactados para suministrarles información importante acerca de su vuelo.
TIPS IMPORTANTES RECONFIRMACION DE VUELOS • Informar al cliente que 6 días hábiles antes de la fecha de viaje los estaremos contactando
para generar la confirmación de vuelos, deben tener a la manos los datos de cada viajero.
• Hacer claridad verbal y por escrito de la acomodación y hotel que se le va a confirmar al pasajero.
• Documentación para tomar vuelos nacionales: Documento original vigente.
• Documentación para tomar vuelos internacionales: Documento original vigente, pasaporte vigente; se recomienda verificar con el ministerio de relaciones exteriores la vigencia del mismo. Menores de edad deben incluir en su documentación el registro civil.
• Los pasajeros menores de edad que viajen a destinos internacionales sin alguno de los padres, deben presentar permiso de salida del país firmado por el padre que no viaja y autenticado en notaria. En caso de que el padre o madre hayan fallecido, deben presentar el acta de defunción.
• On vacation maneja vuelos chárter a San Andrés con la aerolínea LAN y AVIANCA; no se debe garantizar aerolínea a los pax ya que dependemos de programación de ellas.
Campañas mensuales