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¿Quiénes y cómo crear un ambiente para proyectos exitosos?

La mayoría de las administraciones modernas está cambiando rápidamente hacia la modalidad de trabajar por proyectos. A través de una organización basada en proyectos (PBO por sus siglas en Inglés, Project Based Organization) se logran exitosos lanzamientos de nuevos productos y servicios. Son más los productos o servicios a medida. En muchos tipos de industria cada vez más se está más lejos del trabajo repetitivo. Hoy día debemos ser eficientes y saber qué conjunto de actividades y que personal son exitosas y cuales debemos apoyar más. La organización basada en proyectos contribuye a esto.

Una organización tiene gran cantidad de proyectos internos y para clientes, muchos en cartera para emprender. El objetivo es seleccionar aquellos que tienen más potencial para ser exitosos y alcanzar mejores resultados en los proyectos en ejecución. Muchas empresas ya reconocen el alto potencial de la administración por proyectos y su contribución a una organización competitiva. A pesar de ello, hoy día muchos sistemas organizacionales no son consistentes con el éxito en los negocios actuales.

Podemos ver empresas que han adoptado la administración por proyectos y otras que están aun pensando en ello sin pasar a la acción.

Aquellas que ya están en ese proceso han o están incorporando metodologías, técnicas y herramientas más conocidas. Las más avanzadas ya han tomado conciencia de que las personas hacen la diferencia, son

concientes que la confianza de las personas es fundamental.

Con frecuencia la gente lamenta que los líderes carezcan de autenticidad e integridad. Con esta sensación la confianza no puede desarrollarse. Los gerentes pueden y deben generar una cultura basada en esos valores y, luego, apoyarse en ella.

Autenticidad significa que los gerentes crean en lo que están diciendo.

Integridad significa que ellos hacen lo que dicen.

Uniendo las intenciones, las palabras y las acciones, la autenticidad e la integridad conectan la cabeza y el sentimiento. Esto ayuda a los líderes a generar credibilidad en sus seguidores. Manifestar estos valores en acciones, a menudo, hace la diferencia entre el éxito y el fracaso. Existen muchos ejemplos donde los denominados líderes no tienen estos valores, causando la pérdida de confianza y energía en las demás personas.

Presentamos 8 acciones que creemos contribuirán con los líderes y gerentes para conducir sus organizaciones y proyectos en forma exitosa:

1. Cambie a administración por proyectos

2. Ponga énfasis en proyectos estratégicos

3. Entienda la influencia de la alta gerencia

4. Desarrolle el equipo principal

5. Organícese para trabajar por proyectos

6. Desarrolle un sistema de información

7. Seleccione y desarrolle a sus gerentes

8. Desarrolle una organización que aprenda

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1. Cambiar su organización al modelo orientado a proyectos.

Convertir una organización a un modelo basado en proyectos es básico para sobrevivir en un ambiente cambiante de negocios. Trabajos basados en proyectos crean nuevos productos o servicios. El modelo cultural está cambiando hacia la organización por proyectos. Empresas innovadoras como Hewlett-Packard han hecho esto para todos los proyectos, desde equipos de trabajo pequeños hasta cientos de participantes. Las altas gerencias dieron el apoyo necesario para implantar consistentemente la estrategia en toda la organización. Igualmente cada vez son más las empresas que ven la organización por proyectos como una característica de poder permanecer en el mercado.

2. Poner énfasis en proyectos

estratégicos.

Claramente unidos a los proyectos están los objetivos de la organización. Utilice un proceso de priorización que cada uno entienda y apoye. Desarrolle y ejecute la selección de acuerdo a un plan documentado.

Los gerentes pueden categorizar los proyectos definiendo líneas estratégicas que abarquen la totalidad de los objetivos de la empresa. Luego habrá que determinar que proyectos corresponderán a cada línea. Posteriormente se deberá, con algún criterio, priorizar los proyectos dentro de cada línea hasta utilizar todos los recursos disponibles. De esta forma, algunos proyectos no podrán

ser ejecutados (por falta de recursos), siendo el efecto final el de realizar sólo los proyectos seleccionados pero no todos los planteados.

3. Entender la influencia de la alta

gerencia.

La alta gerencia debe dar soporte al planeamiento de proyectos, negociar límites, ser cuidadosos para apoyar sin interferir en momentos de ansiedad; es este el momento donde se cometen los mayores errores. Use su tiempo al máximo junto a su equipo de proyecto cuando se deben tomar decisiones cruciales, recompense a quienes toman desafíos en los proyectos. Los gerentes normalmente ven como héroes a aquellos que pasan horas resolviendo crisis, se deben reconocer a los verdaderos héroes: quienes planifican su trabajo para prevenir problemas.

4. Desarrollar el equipo principal.

Defina el equipo principal que dirigirá y permanecerá unido durante todo el proyecto. El conocimiento de los participantes no es intercambiable. Genere confianza definiendo claramente los roles y responsabilidades. Vincule a las personas. Los equipos virtuales son posibles, pero tienen un alto costo, las personas necesitan reunirse entre sí, en persona, para desarrollar entendimientos y acuerdos, para generar planes satisfactorios.

5. Organizarse para administrar

proyectos.

Se necesita un sistema que haga foco en los resultados, no en los controles. Se debe proveer la visión y la autoridad necesaria a los gerentes de proyecto. Los proyectos deben tener en cuenta realmente a los clientes e involucrar a los usuarios finales. Se debe enfatizar el trabajo por proyectos en la organización o al menos prepararla para inhibir el trabajo a través de la organización fuera de los equipos de cada proyecto. Se deben generar decisiones efectivas y procesos de escalamiento.

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6. Desarrollar un sistema de información para los proyectos. Use la información para disminuir la

ansiedad. La información correcta provista en el momento oportuno responde a las preguntas de la alta gerencia. La comunicación deficiente tiene sus beneficios: ocultar errores e inseguridades, no permiten a otros saber lo que usted está haciendo y evitan ser el mensajero de malas noticias pues, normalmente, se lo toma como responsable al mensajero y no al causante. Estos “beneficios” son bien superados por todas las ventajas que produce un buen sistema de información concreta y estándar. Un sistema que deje en claro lo que la gente debe hacer, encarando los asuntos desde su inicio para poder atenderlos adecuadamente y destacando las interdependencias de tareas del proyecto dentro de la organización.

7. Definir un plan para el desarrollo de

los gerentes de proyecto. Coloque en la dirección de los proyectos a

gente que tenga aptitud para producir resultados trabajando en equipo con las personas y, además, que esté actualizado en la profesión de la administración de proyectos. Sea cuidadoso, no promueva a gente porque ha sido exitosa técnicamente. Promueva en función de las mejores aptitudes y actitudes de conducción de personas. A cada gerente o líder se le debe dar al menos dos semanas al año de entrenamiento para mejorar su profesionalismo.

8. Desarrollar una organización de aprendizaje. Debe ver a cada proyecto como una

oportunidad de producir un resultado y una mejora en las técnicas de administración de proyectos dentro de su organización. Realice revisiones periódicas de los proyectos y tome acción sobre los hallazgos más importantes. Haga del aprendizaje una prioridad. Ajuste las expectativas de quienes trabajan en los proyectos.

Debe formar un grupo cuyo propósito sea liderar las mejoras continuas de la administración de proyectos dentro de toda la empresa, ofreciendo entrenamiento, apoyo y compartiendo las mejores prácticas.

Desarrolle un programa u oficina de proyectos. Asegure el estado actual de su administración, estableciendo referencias e implemente los cambios necesarios. Reconozca las contribuciones de los gerentes de proyecto respecto de los procesos actuales. Adopte y aplique prácticas que reconozcan el cambio o que amplíen y mejoren la organización actual.

Liderazgo Relaciones con usuarios

Negociación Administración de cambios

Team Building Comunicaciones

Todas las piezas son necesarias para crear un ambiente de proyectos exitosos. Cada organización puede tener diferentes habilidades, use su conocimiento para determinar donde es necesaria atención adicional. El aglutinante que vincula las piezas es la autenticidad e integridad de los líderes. Esto no es posible olvidarlo si no queremos generar ineficiencia.

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