Qué Puede Aportar Un Erp En Momentos De Crisis

¿Qué puede aportar un ERP en momentos de crisis?

Mayo 2009

avanzaIntegración de procesos y tecnología

Quiénes somos

¿Que es un sistema ERP?

Indice

Índice

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Objetivos en la implantación de un ERP

Casos prácticos

¿Quiénes somos?

� Synergia y Avanza colaboran estrechamente en el diseño e implantación de soluciones de gestión aprovechando el conocimiento y experiencia en tecnología y consultoría de negocio

� Nos encontramos asociados a la multinacional SAGE, empresa de desarrollo y distribución de software de gestión (ERP) Logic Class

Datos

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� SAGE cuenta con más de 280.000 clientes en toda España y 1,5 millones en todo el mundo

� 21 delegaciones y más de 140 partners repartidos por toda la geografía

� 1.300 empleados y 35 años de experiencia en el desarrollo de software de gestión

� Logic Class está implantado en más de 10.000 empresas en todo el territorio nacional

� Departamento de I+D de más de 300 personas que genera actualizaciones periódicas y adaptación a nuevas normativas

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Índice

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Casos prácticos

¿Qué es un sistema ERP (Enterprise Resource Planning)?

� Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales tienen como objetivo la adecuada gestiónde la información de la empresa

� El ERP reúne en un único sistema todos los procesos de negocio de la empresa y unifica todas susáreas

� Todos los datos deben estar disponibles en todo momento para todo el mundo (obviando permisos)

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� Todos los datos deben estar disponibles en todo momento para todo el mundo (obviando permisos)de forma centralizada

� Diferencias entre un ERP y Software de gestión, salvando las funcionalidades, …

� Integridad

La integridad elimina errores, incidencias y disminuye el de recursos

� Modular

Dividido en módulos que se instalan según requisitos funcionales de los procesos a cubrir

� Adaptable y personalizable

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Casos prácticos

Objetivos en la implantación de un ERP I

� Automatización

Eliminación de tareas reiterativas mediante el uso de los sistema de información permitiendo que losrecursos humanos se centren en aportar de valor

� Integridad de la información

Información correcta y a tiempo real, (Ej. borrado de factura o borrado de albarán)

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� La información se introduce una sola vez y está disponible a todos

Ej., imputación de horas y gastos de un empleado a un proyecto …

� Modifica la información sobre rentabilidad del proyecto y partida (Área Gerencia)

� Incrementa los gastos de mano de obra del proyecto y la partida (Área Gerencia)

� Actualiza información sobre el grado de ejecución del proyecto ( Área Producción)

� Incrementa las horas dedicadas del empleado para elaboración de nóminas y control (Áreaadministración)

� Genera información necesaria para la liquidación a empleado � (Área administración)

Objetivos en la implantación de un ERP II

� Aumento de competitividad, aumento de rentabilidad y aportación de valor a menor coste

� Aumento de productividad mediante la automatización de tareas e incorporación de agilidaden los procesos (Ej. aumento de velocidad, disminución de tiempos y recursos en la ejecución detareas, p.ej. facturación, preparación de pedidos, recepción de mercancías, etc. mayor eficienciacomercial, etc.)

� Aportación de valor, (Ej. mejora en la gestión de clientes, disminución de tiempos en laprestación de los servicios, generación de acciones comerciales)

Objetivos en la implantación de un ERP II

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prestación de los servicios, generación de acciones comerciales)

� Reducción de costes (Reducción de inversión en inventarios, reducción en el uso de recursos,disponibilidad de información para optimizar costes, etc.)

� Control, la información introducida por los distintos departamentos a lo largo de la actividaddiaria, es utilizada por el sistema para el automático mantenimiento de los indicadores denegocio

� Trazabilidad, rastreo de la historia de cualquier entidad de mi empresa mediante la informaciónregistrada (Ej. trazabilidad de cualquier documento, partida de material utilizado en una venta,etc.)

Objetivos en la implantación de un ERP III

� Incremento de eficiencia y optimización de procesos

� Eficacia vs eficiencia

� Optimización, la selección de la opción de menor coste,

máxima calidad, en el menor tiempo. Una variable dependiente

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de la información

� El acceso la información correcta en el momento adecuado nos ayuda en la correcta toma dedecisiones

� Un ERP debe transformar el dato en información

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Casos prácticos

CASO: Morir de éxito I

� DJK

La distribuidora DJK conocida por su amplia gama de material de oficina (lápices, reglas, bolígrafos,etc.) vende principalmente a tiendas de papelería, aunque algunos de sus productos se comercializansobre otros canales (grandes almacenes, bazares, etc.).

El cliente tipo es la papelería de barrio, negocio relativamente pequeño y con una administración no muysofisticada.

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La empresa inició hace un par de años un ambicioso plan de expansión con el que obtuvo un notableéxito haciendo una media de 20 nuevos clientes/mes con un margen medio de explotación de un 30%.

El plazo medio de cobro normalmente es 30 días, aunque en determinados casos es negociable.

Dos años después de iniciar este ambicioso plan, DJK entra en suspensión de pagos

¿Cuales pudieron ser la causas de que estas buenas expectativas terminaran en tan rotundo fracasoempresarial?

CASO: Morir de éxito II

� Analizadas posteriormente las causas que originaron esta situación se extrajeron las siguientesconclusiones:

� Incremento inversión saldo medio de clientes escenificado por el vertiginoso incremento de nuevascuentas

Año Valoración

2006 300.000€

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� El segundo año el entorno macro se ve dañado por cambio de ciclo, esto desencadena …

� Aumento generalizado del plazo medio de pago por los clientes

� Lenta reacción en la gestión de cobros por DBK ante el crecimiento del número de impagados

2008 980.000€

Año Días

2006 32 días

2008 65 días

CASO: Morir de éxito III

� Deficiente gestión de riesgos por cliente

� En ningún momento se realizó un análisis de rentabilidad de clientes para asignar el riesgo

� Crecimiento de impagados en clientes a los que se le seguían sirviendo pedidos

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� Deficiente gestión de previsión de tesorería, no se detectaron a tiempo las necesidades definanciación dificultando la refinanciación de la deuda

� Falta de rentabilidad de ciertos clientes

� El vertiginoso aumento de clientes supuso paralelamente un aumento de la inversión de stocks

CASO: Morir de éxito IVQue aporta un ERP

� Información a tiempo real sobre la evolución de los indicadores del negocio, información con la quehubiéramos podido adelantarnos a los futuros problemas y tomar medidas

� De haber estado al tanto de la evolución del saldo de clientes o recibir una evento por elsistema una vez alcanzado cierto límite, podríamos haber tomado medidas

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CASO: Morir de éxito VQue aporta un ERP

� De haber sido informados por el sistema del aumento del plazo medio de cobro o volumen deimpagados, podríamos a ver antepuesto medidas y gestionado de forma más eficiente con objetode reconducir la situación

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CASO: Morir de éxito VIQue aporta un ERP

� Si hubiéramos contado con un sistema de gestión que hubiera dispuesto del control de losriesgos, hubiéramos evitado que se hubiera seguido vendiendo y enviado pedidos a ciertosclientes

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CASO: Morir de éxito VIIQue aporta un ERP

� De haber contado con información sobre los vencimientos y situación de la tesoreríapodríamos haber realizado una mejor planificación de las necesidades de financiación

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CASO: Morir de éxito VIIIQue aporta un ERP

� De haber contado con una herramienta que hubiera permitido una más eficiente gestión de losstocks

o Avisos de necesidades de compra una vez superado el punto de pedido

o Acceso a stock virtual

o Evitamos roturas de stocks

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o Limitamos la perdidas de ventas por indisponibilidad de mercancía

� La gestión de movimientos de mercancía mediante lectores de código de barras agiliza laentrada y salida de productos

� La gestión de ubicaciones minimiza los errores de inventario

CASO: Morir de éxito IXQue aporta un ERP

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CASO: Automatización ICircuito tipo gestión pedido cliente

Recepción pedido

¿Stock virtual ?

Pedido clienteCargaPreparación pedido

¿Trazabilidad?

¿Actualización de inventarios?

Nota de carga

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¿Actualización de inventarios?

Facturación

¿Mecanización?Contabilidad

¿Mecanización?¿Mecanización?

¿Control de vencimientos?

¿Control impagados?

¿Remesas?

ImpagadosCobros y pagos

CASO: Automatización IIQue aporta un ERP

Recepción pedidoPedido cliente

Carga

Albarán

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Recepción pedido

Stock virtual

CargaPreparación pedido

Automatización y disminución errores

Gestión de ubicaciones

Trazabilidad

Vencimientos

Facturación

Contabilidad Impagados

Albarán

Rebaje de stocks

Automatización

CASO: Optimización de procesos ICircuito tipo recepción de mercancía

Albarán

Repaso

Stock virtual

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¿Alta inventarios?

¿Entrada líneas ?

¿Comprobación pedido?

¿Gestión de pedidos parciales?

Repaso

¿Pedido completo?¿Histórico precios de compra?

¿Valoración inventario, etc.?

¿Márgenes de artículos?

Factura

Descarga

Documento pedido

¿Gestión ubicaciones? ¿Mecanización?

CASO: Optimización de procesos IIInteracciones del proceso

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CASO: Optimización de procesos IIICentralización de la información

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CASO: Optimización de procesos IVQue aporta un ERP

Stock virtual

Pedido cliente

Información de negocio

Datos

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Confirmación entrada

Albarán

Repaso

Servido parcialDescarga

colocación Factura

CASO: Trazabilidad ILa trazabilidad como fuente de ingresos

Recepción cliente

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Proceso de fabricaciónOrden de fabricación Envío pedido

Materia prima

¿Rebaje de stocks?

¿Partida?

¿Cuál es el origen de la incidencia ?

¿Escandallos?

¿Tiempos?

¿Costes variables?

CASO: Trazabilidad IIQue puede aportar un ERP

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Proceso de fabricaciónOrden de fabricación Envío pedido

Materia prima

Rebaje de stocks

Partida

Control Trazabilidad

Escandallos

Tiempos

Costes

CASO: El valor de la información a tiempo real I

� La empresa Sancho Banade, S.L. recibe solicitud para realizar una propuesta de construcción de una nave industrial que su departamento técnico se encarga de elaborar

Día1

Día14

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� Días más tarde presenta a su cliente la propuesta donde las distintas partidas se resumen

� Excavación ……………………… 11.741€

� Cimientos ……………………….. 10.842€

� Estructura ..…………………….. 8.601€

� Cubierta ………………………… 10.661€

� Electricidad …………………...… 4.007€

� Fontanería ……………………… 1.281€

� Carpintería ……………………... 2.098€

� TOTAL ………………………….. 55.944€

CASO: El valor de la información a tiempo real II

� ¡Comienza la obra ….!

Día 22 Dietas, h

oras

extras, com

pras,

km, etc

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Mano de obra

Mat

eria

les

Subcontrataciones

CASO: El valor de la información a tiempo real III

� El área de administración lleva a cabo la imputación de costes que los distintos departamentos le van haciendo llegar

� Llevar un control de costes en Excel por cada una de las partidas es tremendamente complejo, lo que determina …

� La información no está actualizada, tiene errores, los datos no son reales, etc.

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� Este mismo hecho provoca que no se siga de forma estricta

� Se detecta que el proyecto tiene una desviación respecto al presupuesto, pero no se sabe aún en que partida y cual es el origen de la misma.

3 Meses después

CASO: El valor de la información a tiempo real IV

� Después de mucho esfuerzo y bastantes horas de trabajo, se detecta el origen de la desviación

� Ya es demasiado tarde para evitar la incidencia, toca renegociar con cliente y proveedores para intentar reconducir la situación, esto supondrá nuevamente la dedicación de mas recursos …

1 semana después

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� Todo esto provoca un retraso en el proyecto, habrá que esperar para analizar detenidamente el impacto y reordenar el flujo de tareas para poder comunicar al cliente nuevas fechas de finalización, más horas de trabajo ….

� En resumen perdida económica, mala percepción por parte del cliente, gasto de recursos técnicos y materiales, lo que se traduce en perdida de eficiencia y menor competitividad

CASO: El valor de la información a tiempo real V

Que puede aportar un ERP

� Presupuestación, multinivel, composición capitulo, partida, subpartida, etc..

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CASO: El valor de la información a tiempo real VI


� Planificación

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CASO: El valor de la información a tiempo real VII


� Pero, ¿Esto que tiene que ver con mi negocio?

� El ERP me proporciona información precisa y a tiempo real sobre cualquier entidad de mi negocio

� Márgenes por cliente, por artículo, por venta

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� Centros de costes, precios de artículo, por proveedor, etc.

� La diferencia entre dato e información es que la segunda es la que utilizamos en la toma de decisiones

� Para la toma de decisiones correctas y a tiempo, es imprescindible contar con información veraz y fácil de extraer

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