¿Qué hemos identificado?

• Que la mejora se percibe como un trabajo adicional.• Más registros que llenar• Mayor burocracia

Y esto lo vamos a cambiar desde casa:Ahora la Dirección de Organización y Desarrollo Administrativotiene en proceso:

8 proyectos de mejora

Concepto de Calidad

La calidad se convirtió en una prioridad fundamental para la mayoría de las organizaciones y se ha desarrollado a través de muchas condiciones

cambiantes que incluyen:

• Competencia• Clientes cambian• Productos que cambian • Complejidad del producto• Niveles más altos en las expectativas de los clientes

¿Qué es un círculo de calidad?

Son equipos de trabajo de una misma área dedicados a la mejora constante de la calidad, se reúnen voluntariamente y periódicamente.

La idea del trabajo en grupo se basa en el reconocimiento de que la calidad es competencia de todos y que quienes mejor conocen los procesos de trabajo son quienes los realizan diariamente.

¿Quién es el “Máximo experto” de la actividad?

¿Cómo trabaja un Círculo de Calidad?

Todo grupo debe contar con un agente de cambio (Facilitador) que actúa como líder y coordinador del grupo (convoca reuniones, lleva el orden del día, recoge los acuerdos, modera las reuniones, etc.).

Generalmente son equipos "temporales" que se

concentran en el análisis que realizan de sus propios

procesos de trabajo y las propuestas que logran llevar

adelante para mejorar dichos procesos.

Para que resulte operativo el tamaño idóneo es que

participen unas 4 ó 6 personas. Hay que establecer un

calendario de trabajo y una duración máxima de las

reuniones (no deben sobrepasar 1 hora).

Una vez identificada un área que precisa de mejoras se analizan qué aspectos concretos del propio proceso de trabajo

requieren de alguna modificación, mayor coordinación, suprimir algún paso, etc. utilizando distintas HERRAMIENTAS

DE CALIDAD.

Posteriormente se proponen distintos modos alternativos de actuación y se analizan sus pros y contras.

En la medida de lo posible se cuantifica cada uno de estos aspectos para ayudar a la decisión sobre qué hacer.

Tienen como misión identificar, analizar y proponer solucionesa ineficiencias del propio trabajo o actividad.

Estarán constituidos por personas de diferentes departamentosy perfiles profesionales, ya que la suma de habilidades

y conocimietos del equipo cuadyuvan a la mejor soluciónde problemas o ideas.

¿Qué debemos hacer cuando enfrentamos alguna situación a resolver?

1. Enlistar los problemas 2. Jerarquizar

problemas

3. Analizar causas

4. Proponer soluciones

5. Presentar a los directivos

6. Implementar el cambio y mostrar

los resultados

Funciones: Agente de cambio

• Crear un ambiente que aliente la participación. • Utilizar técnicas que dan a cada uno la oportunidad de

hablar a fin de que se escuchen todos los puntos de vista. • Trabajar con el equipo para ayudarles a tomar decisiones. • Cumplir y hacer cumplir las reglas propuestas. • Capacitación.

Áreas en la que se enfoca

Estado actual de las cosas

En el trabajo de uno mismo

En el trabajo de otros

Dentro del propio departamento

Dentro de otros departamentos

Principios básicos

• Descartar la idea de hacer arreglos improvisados• Pensar en cómo hacerlo, no en por qué no puedo hacerlo• No dar excusas, comenzar a preguntarse por qué ocurre tan

frecuente• No busques perfección.• Si cometes un error corrígelo inmediatamente• No gastes dinero, usa tu sabiduría• La sabiduría de un círculo de calidad es mejor que el

conocimiento de uno.

REGLAS DE FUNCIONAMIENTO

• Escuchar• Consensar• Preparar reuniones• Puntualidad: Inicio y Final• TODOS participan• Creatividad• Estar abierto a ideas nuevas• Hacer minutas y conservarlas como evidencia

Proponer mejoras en los procesos…

• Que acorten tiempos• Que disminuyan errores• Que hagan más fáciles las actividades• Que aumenten la Calidad• Que mejoren los servicios• Que simplifiquen procesos• Que apoyen y refuercen en iniciativas de mejora

• QUE APROVECHEN MEJOR RECURSOS YA EXISTENTES

Temas que no deben tratarse en los círculosde calidad

• Temas relacionados con las condiciones laborales.• Las quejas y críticas a los responsables o líderes de la

organización.• Las estrategias y políticas generales de la

organización.• Los nombramientos, ascensos, suspensiones o

despidos.

Mejorar para triunfar

Ventajas

• Aprovechar los conocimientos y experiencias del personal.

• Orientar el trabajo hacia los usuarios y los resultados.

• Fomentar la comunicación entre las áreas o departamentos.

• Conseguir mejoras en la gestión de los procesos internos

y externos.

• Trabajar en equipo y de forma autónoma.

Estrategias para la implantación

• Capacitar a líderes de equipo sobre la Norma ISO 9004:2009.

• Difusión de la mejora ( página del SGC, correo electrónico, trípticos).

• Registrar a tu equipo.• Incentivo por el registro.• Reporte.• Establecimiento de períodos de cierre ( c/ 4 meses).• Evaluación.

Esquema para la implementaciónISO 9004:2009

Todo sistema en el momento que llega a

su punto de implementación, está sujeto a un deterioro uniforme, a menos que se

hagan esfuerzos continuos, primero para mantenerlo y luego para mejorarlo….

de otra manera está condenado a deteriorarse y luego a morir.