Qu es un Proyecto y la diferencia entre formular y gestionar proyectos?

La historia del origen de la Palabra Proyecto dice que: cuando Julio Cesar (militar romano) cruzo el ro Rubicn, lmite entre Italia y la Galia Cisalpina, la cual era la provincia que el Senado romano le haba asignado; segn Suetonio (Historiador y bigrafo romano 70 dc a 126 dc), este se rebel contra la autoridad del Senado y dio comienzo a la larga guerra civil contra Pompeyo y los Optimates. Al cruzar dicho ro pronuncio su famosa frase Alea Iacta est; o sea los dados han sido tirados. En ese caso la suerte ya estaba tirada (iacta est), queriendo decir que ya no poda dar marcha atrs pero Qu pasa antes de que la accin se ejecute? Pues est en proyecto, o sea en planes o intenciones, es decir pro iectus, del latn Pro (adelante) e iacere (tirar, lanzar). De ah las palabras proyecto, proyectar, proyectil, proyector; etc.

Existen diversas interpretaciones de la palabra proyecto entre ellas la del Diccionario de la Real Academia:

Adj. (Geometra). Representado en perspectiva. m. Planta y disposicin que se forma para la realizacin de un tratado, o para la ejecucin

de algo de importancia. m. Designio o pensamiento de ejecutar algo. m. Conjunto de escritos, clculos y dibujos que se hacen para dar idea de cmo ha de ser y

lo que ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniera. m. Primer esquema o plan de cualquier trabajo que se hace a veces como prueba antes de

darle la forma definitiva.

El Project Management Institute define proyecto como un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o un servicio, tiene un determinado plazo y el esfuerzo es temporal.

El hombre es un proyecto de Dios, cada ser humano es nico y tiene un inicio y fin. Los proyectos pueden tener como resultado un mismo producto pero cada proyecto es diferente, por ejemplo el proyecto producir caf en Lambayeque ser diferente al proyecto producir caf en Piura, cada proyecto es diferente ya que se ubica en diferentes espacios territoriales y los beneficiarios o interesados sern diferentes.

El tratadista colombiano Marcial Crdoba Padilla define proyecto como un conjunto de ideas, datos, clculos y documentos explicativos integrados en forma metodolgica, que marca las pautas a seguir tanto en realizacin como en costos y beneficios, que de determinada obra o tarea habrn de obtenerse y son analizados, para as fundamentar la toma de decisiones acerca de su aceptacin o rechazo (CORDOBA PADILLA, 2006).

Segn la Gua de los Fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK), Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico . Temporal quiere decir que cada proyecto tiene un comienzo y un trmino definitivos.

En el rea educativa uno de los mtodos de enseanza es el denominado aprendizaje orientado a proyectos. Para Barriga Arceo en este mtodo de enseanza-aprendizaje los estudiantes llevan a cabo la realizacin de un proyecto en un tiempo determinado para resolver un problema mediante la planificacin, diseo y realizacin de una serie de actividades, y todo ello a partir del desarrollo y aplicacin de aprendizajes adquiridos y del uso efectivo de recursos (BARRIGA A, 2010).

Estamos acostumbrados a ejecutar actividades de manera operativa pero no proyectos, en la parte educativa se acostumbra a encargar tareas a los estudiantes en un curso cuando podramos convertir estos trabajos en proyectos que sea algo mas visionario y el conjunto de proyectos podran originar un programa.

Son muchos los tratadistas y entidades que han definido el trmino proyecto. Algunas particulares, otras ms generales, sin embargo una de las la definiciones que mejor precisa su significado es la de Nassir Sapag, la cual dice que un proyecto es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema, que tiende a resolver entre tantas una necesidad humana (SAPAG, 2007). Esta definicin abarca cualquier tipo de iniciativa que se planee llevar a cabo.

A menudo, se implementan proyectos como una forma de lograr el plan estratgico de una organizacin, crear un nuevo negocio, realizar una investigacin, etc. La principal diferencia entre las operaciones y los proyectos, radica en el hecho de que las operaciones son continuas y repetitivas, mientras que los proyectos son temporales y nicos.

El proyecto se puede convertir en una visin que va mas all de lo que se ve y origina un cambio en la realidad actual, alguien llego a una construccin que hacan unos obreros, y pregunto a uno de ellos, que estn haciendo, el primer obrero contesto: aqu estamos pegando ladrillos es que no ve. El hombre, inquieto todava, fue al segundo obrero y pregunto lo mismo, que hacen, y el obrero lo miro con una sonrisa y le dijo. Seor, aqu construimos el edificio ms grande y hermoso de la ciudad. El Proyecto visiona algo grande, diferente.

En una oportunidad la gerencia social de una empresa pidi a su equipo de trabajadores (profesionales de diferentes disciplinas) que salieran a la calle y recorrieran los lugares cercanos a la empresa, que conversaran con la gente, que observaran la realidad de la zona, el equipo lo integraban mdicos, antrolopologos, gelogos, administradores de empresas, socilogos, ingenieros agrnomos etc. Los administradores de empresas encontraron negocios informales, mujeres que tejan de manera independiente, encontraron jvenes queriendo salir adelante y productores agrarios con buenos productos pero sin ingresos adecuados, los geologos no encontraron mapas de los caseros, los mdicos encontraron diversos tipos de enfermedades y los socilogos y antroplogos conocieron diferentes creencias y costumbres de la zona.

Cuando regresaron a dar informe a su gerencia de lo encontrado dieron a conocer problemas y soluciones, lo cual llev a cada profesional a formular y ejecutar proyectos, visionndose un cambio de la realidad de la zona, proponiendo proyectos de Emprendimiento para organizar a productores, formalizarlos, asociarlos, significaba todo un proceso de acciones, as mismo se plantearon proyectos de mejora en salud, proyectos culturales y sociales y no se pens en acciones o tareas sencillas a desarrollar sino en proyectos que involucraban generar cambios y asumir compromisos.

Por ello pienso que la palabra que define un proyecto es soluciones y coincido con Nassir Sapag quien dice que un proyecto es la bsqueda de una solucin inteligente al planteamiento de un problema, que tiende a resolver entre tantas una necesidad humana (SAPAG, 2007). Con un proyecto el hoy ser diferente al ayer, pero ello requiere de compromiso del equipo de trabajo para generar los cambios y lograr niveles de impacto.

Despus de plantear la solucin, va a requerir que el planteamiento de esa solucin se convierta en la formulacin y planificacin de un conjunto de actividades organizadas, para ser ejecutadas en un determinado tiempo, como dicen Chervel y Le Gall 1991 un proyecto es un conjunto de medios ejecutados de forma coordinada, con el propsito de alcanzar un objetivo fijado de antemano, convirtindose en un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico (Gua del PMBOK).

La solucin es el resultado que se obtiene de analizar un problema, conflicto - de cualquier tema - y luego del anlisis proponer la solucin sin embargo la solucin al problema no necesariamente puede significar un beneficio a la sociedad, por ejemplo el sacar adelante un proyecto que apruebe el aborto o apruebe la comercializacin de estupefacientes, genera un cambio en la realidad actual, pero no necesariamente beneficie a la sociedad, incluso pueden existir proyectos que pueden destruir al ser humano como crear una bomba nuclear y otros.

Se trata de buscar soluciones en base a proyectos que generen valor al ser humano buscando resolver una necesidad humana, pudiendo ser diferentes tipos de proyectos como: proyectos de investigacin, proyectos de vida, proyectos de inversin, proyectos educativos, etc.

En el caso de un proyecto de inversin, Gabriel Bacca Urbina, dice: Es un plan, que si se le asigna determinado monto de capital y se le proporcionan insumos de varios tipos, producir un bien o un servicio, til al ser humano o a la sociedad (Gabriel, 2010). Esta definicin est mucho ms ligada al mbito econmico-administrativo, teniendo en cuenta que se involucran variables como capital, insumos, produccin de bienes o servicios. As, los proyectos de inversin abarcaran proyectos sociales, econmicos, agropecuarios, industriales

Independientemente de la finalidad u objeto de la inversin, todo proyecto tiene un ciclo de vida o etapas o fases mediante las cuales se desarrolla. Estas fases son: Inicio, Formulacin y Evaluacin, Ejecucin, Monitoreo, Cierre de proyecto.

Para todo tipo de proyecto se requiere de un equipo de trabajo con conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas a las actividades del proyecto a realizar. El proyecto no es de uno solo, es de un equipo multidisciplinario.

Pero el equipo del Proyecto siempre requiere de un lder o jefe de proyecto que gestione y direccione la aplicacin e integracin de los procesos de gestin en las diferentes etapas del proyecto desde el inicio, la planificacin, ejecucin, seguimiento, control y cierre del proyecto. El director del proyecto es la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto y sobretodo de motivar y mantener los compromisos del equipo de trabajo.

La direccin de un proyecto incluye: Identificar los requisitos, establecer unos objetivos claros y posibles de realizar, equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes y adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y expectativas de los diferentes interesados.

La gestin o direccin de proyectos se lleva a cabo durante las etapas del proyecto, realizando actividades como: la solicitud de autorizaciones, la bsqueda o ejecucin de financiamiento y la ejecucin de las diferentes acciones que permitan a la empresa o proyecto generar las mejores condiciones para funcionar. Las distintas reas de conocimiento de la gestin de proyectos, segn

el Project Management Institute son: Gestin de la Integracin del Proyecto (Interesados, patrocinador, beneficiarios), Gestin del Alcance del Proyecto (Presupuesto), Gestin del Tiempo del Proyecto, Gestin de los Costos del Proyecto, Gestin de la calidad del Proyecto, Gestin de los recursos humanos del Proyecto, Gestin de las comunicaciones del Proyecto, Gestin de los riesgos del proyecto, Gestin de las Adquisiciones del Proyecto.

En un proyecto no solo es importante formular o disear el proyecto en cuanto a los objetivos y actividades que se planifican para el proyecto, uno de los aspectos importantes que no se toma mucho en cuenta es la gestin del proyecto que considera planificar previamente acciones para gestionar a los interesados, para gestionar las comunicaciones entre el equipo de trabajo, los recursos y sobretodo gestionar al recurso humano, para entrenarlo, darle las herramientas y recursos a tiempo y controlar el cumplimiento de las actividades. La gestin ayuda a que el trabajo se realice de manera organizada ayuda a disminuir los conflictos en el equipo y finalmente a mantener a un equipo comprometido en lograr el impacto del proyecto.

La gestin de proyectos tambin conocida como gerencia o administracin de proyectos es la disciplina que gua e integra los procesos de planificar, captar, dinamizar, organizar talentos y administrar recursos, con el fin de culminar todo el trabajo dentro de lmites de tiempo y costo definidos con un equipo consolidado que permita el inicio de un siguiente proyecto. Documento elaborado con informacin de diferentes autores y con opiniones en base a experiencias de trabajo por: Lic. Milagros Coronado Caldern Gestora de Proyectos Miembro de la Comunidad Project Management Institute ID: 4003462 Universidad Catlica Santo Toribio de Mogrovejo