¿QUÉ ES LA OFIMÁTICA?

El término ofimática viene de la unión de oficina e informática y trata de la automatización de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan en su seno.

El ámbito de aplicación de las herramientas ofimáticas es muy amplio y su objetivo es cubrir las necesidades de la oficina en cualquier organización. Dichas herramientas ofimáticas estarán siempre orientadas a personal no especializado en informática y precisarán del menor tiempo posible de formación abarcando un amplio abanico de funciones típicas de la gestión de una oficina, como por ejemplo:

         Automatización de correspondencia.

         Mecanografía.

         Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, acuerdos etc.)

         Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos (presupuestos).

         Presentación de informes y propuestas.

         Control del flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos.

         Elaboración de presentaciones.

         Realización de gráficos y estadísticas sencillas.

Entre las principales tendencias actuales de los productos ofimáticos destacan las siguientes:

         Trabajo en grupo. La compartición de información y recursos está cimentada sobre una sólida plataforma tecnológica de redes de área local, esta tendencia es ya un hecho en oficinas con un entorno ofimático avanzado.

         Multimedia. El fenómeno multimedia representa una auténtica revolución tanto en la presentación de la información como en la estructura misma de la comunicación. Existen múltiples definiciones de multimedia puesto que se trata de una tecnología en constante evolución. Se puede decir que multimedia es la aplicación conjunta y en un sólo mensaje de texto, gráficos, sonido e imágenes.

El fuerte crecimiento de las prestaciones de pc’S así como del software de aplicación y los precios cada vez más asequibles, están propiciando la rápida entrada en el mercado de esta tecnología.

         Herramientas multiplataforma. La evolución tecnológica en cuanto a conectividad y la creciente necesidad de la integración de los diferentes sistemas existentes, están propiciando el desarrollo de productos capaces de trabajar en diferentes plataformas. De hecho, numerosos fabricantes se están inclinando hacia la adaptación y desarrollo de sus productos ofimáticos sobre Java estándar. Esto hace a sus aplicaciones independientes del sistema operativo o plataforma puesto que del navegador que debería estar instalado en la misma existe una "máquina virtual" ("virtual machine"), encargada de interpretar el lenguaje Java (todo navegador tiene esta característica, independientemente de la plataforma para la que se haya desarrollado).Véase Internet

         Integración de herramientas ofimáticas. Los fabricantes en su afán por acaparar mercado están lanzando una serie de productos llamados suites, que son grupos de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente, ofrecen según los fabricantes ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso. Un requisito imprescindible es que los distintos componentes de la suite también se encuentren disponibles en el mercado como productos independientes, y que éstos figuren en la élite de las aplicaciones ofimáticas del momento. Uno de los atractivos de estos conjuntos de aplicaciones es que el precio total del mismo suele ser muy inferior al de la suma de los programas que la forman.

Entre las características de una Suite de aplicaciones se pueden destacar:

         Fácil manejo.

         Interfaz de usuario amigable y personalizable.

         Necesidad de formación mínima.

         Compatibilidad con los productos que ya se poseen.

         Protección de la inversión exigiendo una trayectoria de adaptación a las nuevas tecnologías y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del producto.

         Interoperabilidad con otras aplicaciones.

         Facilidad para las comunicaciones con otros entornos operativos.

         Seguridad de los datos.

         Soporte de distintas plataformas físicas y sistemas operativos.

         Soporte de los dispositivos requeridos.

         Manuales en la lengua mayoritaria de los usuarios.

Al elegir un producto de estas características es importante valorar los siguientes puntos:

         Relación aumento de productividad / facilidad de uso.

         Personalización de los elementos de interfaz.

         Fácil transporte de los cambios realizados al resto de los programas que componen la suite.

         Facilidad de enlace con aplicaciones externas.

         Posibilidad de trabajo en grupo, compartiendo la información entre usuarios.

         Acceso transparente a los datos desde cualquier fuente, manteniendo la seguridad de los mismos.

         Mayor o menor integración de las herramientas.

         Moderación en la utilización de los recursos del PC.

         Necesidades de almacenamiento en disco duro y de memoria RAM.

Introducción

La ofimática en sus orígenes, surge como la necesidad de mecanizar las tareas más repetitivas y costosas del trabajo propio de una oficina y con este objetivo aparecieron las primeras máquinas de escribir y calculadoras. Con el avance de la tecnología y durante los años 70 las oficinas se van dotando de máquinas de tratamiento de textos, dedicadas a secretarias/os principalmente. Este concepto, hoy en día completamente obsoleto, fue transformándose gracias a la entrada de las PC en la oficina.

PRIMERA FASE (1975 - 1980)

La ofimática de una empresa se componía de elementos aislados, es decir, un procesador de textos, una hoja de cálculo, etc. Estos elementos no tenían interrelación entre sí, la formación era muy costosa y la interfaz con el usuario árida. Esta incipiente ofimática estaba soportada por grandes ordenadores corporativos.

SEGUNDA FASE (1980 - 1990)

Irrumpen los paquetes integrados, conjuntos de herramientas que daban solución a la mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas. Presentaban el inconveniente de tener que adquirir todo el paquete aunque se necesitase únicamente una o dos funciones del mismo y sobre todo, la formación no sólo era imprescindible, sino costosa. La interfaz de usuario seguía siendo orientada a carácter. La ofimática en este punto sigue teniendo una importancia de segundo orden frente a aplicaciones de mayor entidad dentro de la empresa, estas aplicaciones estaban centralizadas en un gran ordenador central del que dependían terminales sin capacidad de proceso.

En los últimos años 80, como consecuencia de la experiencia adquirida por los fabricantes del sector informático y debido al cambio de estrategia de éstos hacia la fabricación de productos para PC se abaratan los costes y aumentan las prestaciones tanto en soporte físico como lógico de forma espectacular.

TERCERA FASE (A PARTIR DE 1990)

La ofimática moderna, está apoyada por PC con alta capacidad de proceso, monitores en color y soporte lógico desarrollado con nuevas tecnologías de programación orientada a objetos (OOP). A estos factores hay que añadir el auge experimentado por las diferentes comunicaciones y a la creciente utilización de redes locales de PC

El equipo lógico se compone de paquetes modulares con una completa interrelación entre sí, productos que comparten información y procesos, pudiéndose adquirir únicamente lo que se necesita.

Aparecen nuevos estándares de interfaz gráfica de usuario que permiten reducir el tiempo de formación de usuarios al mínimo y surge el concepto de "Trabajo en Grupo". La información fluye a través de las redes de área local y es compartida por todos los miembros de un grupo de trabajo que no tienen que estar necesariamente en un mismo edificio. Esta capacidad tecnológica de hacer "circular" la información sin la necesidad de tener un soporte en papel lleva a pensar en el futuro: "la oficina sin papel".

En este punto surgen las suites como conjunto de aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente ofrecen ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso, y cuyos distintos componentes se encuentran también disponibles en el mercado como productos independientes. La auténtica ventaja de las suites es la integración: la capacidad de las aplicaciones para compartir datos e interactuar entre sí de una manera que sería imposible si funcionasen por separado. Una mayor integración aumenta la productividad. La suite debe incluir un gestor centralizado que supervise los programas que la componen, y ofrecer herramientas compartidas para realizar las operaciones más habituales. Todas las aplicaciones componentes deben poder intercambiar datos de forma transparente.

A la hora de elegir una determinada suite se deben estudiar las diferentes aplicaciones componentes según las características que van a ser tratadas a continuación, pero si tiene un volumen importante de archivos en un determinado formato, o ha dedicado mucho tiempo y/o dinero a formar a sus usuarios o a desarrollar macros para un determinado programa, se puede seleccionar la suite que contenga la mayor proporción de las aplicaciones que ya se están utilizando. La eventual mejora en integración no compensaría el trabajo de conversión.

Hoy en día la industria ofimática se realimenta de las necesidades manifestadas por los propios usuarios, y se desarrolla en función de las mismas. Dichas necesidades son las que tienen una

importancia más significativa a la hora de adquirir un producto ofimático y que se enumeran a continuación:

         Fácil manejo.

         Interfaz de usuario amigable, personalizable y sensible al contexto.

         Necesidad de formación mínima.

         Compatibilidad con los productos que ya se poseen.

         Protección de la inversión exigiendo una trayectoria de adaptación a las nuevas tecnologías y una estrategia de futuro que garantice la continuidad del producto.

         Interoperabilidad con otras aplicaciones.

         Facilidad para las comunicaciones con otros entornos operativos.

         Seguridad de los datos

         Soporte de distintas plataformas físicas y sistemas operativos.

         Soporte de los dispositivos requeridos.

         Manuales en la lengua mayoritaria de los usuarios, muy valorables las ayudas embebidas en el producto.

Esta lista, general para todos los productos ofimáticos, podría disgregarse dando lugar a una lista de características técnico-funcionales específicas que se deberían exigir a los diferentes productos ofimáticos. Los productos ofimáticos se han acercado mucho unos a otros, debido a la utilización de un estándar gráfico común y al alto grado de conocimiento de los fabricantes sobre las necesidades de los usuarios. Esencialmente todos los productos, cada uno en su especialidad, realizan las mismas funciones básicas.

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