¿Qué es el balance general y para qué sirve?

El balance general o Estado de Situación Financiera es un documento financiero

que representa una foto de la situación financiera de la empresa en un momento

específico.

Este documento resume los activos de la organización (lo que posee), sus pasivos

(lo que debe) y el patrimonio (dinero invertido en el negocio, más las utilidades).

Cuando hablamos de la situación financiera, nos referimos, por una parte, al manejo

de los recursos económicos que la organización controla y, por otra, a la estructura

de sus fuentes de financiamiento, es decir, qué recursos posee y de dónde

provienen.

Por tanto, la situación financiera de una empresa está determinada por la

interrelación de sus activos, sus pasivos y el patrimonio a una fecha específica.

El balance funciona como una balanza tradicional que tiene dos lados. Cada lado

con el mismo peso para mantener la igualdad. Lo que cambiara un poco es la

composición de los elementos en cada uno de los lados.

Básicamente el balance se reduce a la siguiente imagen donde los recursos son

iguales a las fuentes de financiamiento:

El balance se rige por una ecuación básica de contabilidad, que establece que los

activos de la empresa deben ser iguales a la suma de sus pasivos y el patrimonio

de los accionistas.

¿Para qué sirve el balance general?

El balance general sirve para conocer si una empresa goza de una solidez

financiera.

El balance nos muestra de forma ordenada y coherente la composición financiera

de la empresa en cuanto a su activo, pasivo y patrimonio neto en una fecha

determinada.

Generalmente esa fecha determinada suele ser al término del año comercial que es

el 31 de diciembre de cada año.

Pero el balance se puede preparar a cualquier fecha, todo ello dependiendo del

objetivo o utilidad para el usuario que lo necesita.

Si soy dueño o administrador de una empresa a lo mejor necesite un balance

general mensual.

El balance mensual es para tomar decisiones financieras de acuerdo a como se van

desarrollando los eventos financieros. Un balance anual en este caso no sería de

mucha utilidad porque se necesita un reporte que satisfaga una necesidad más

inmediata.

¿Cuáles son las decisiones que puedo tomar con el balance general?

Entre los usos del balance general tenemos que este nos permite saber y tomar

decisiones sobre:

• saber cómo se están usando los recursos

• enfocarse a la búsqueda de un mejor resultado

• gestionar el inventario

• mejorar la gestión de cobro a clientes

• administrar los pagos por obligaciones de la empresa, etc.

Ejemplo de Balance General

Ejemplo de balance general en forma de cuenta

El balance del formulario de cuenta se presenta en formato horizontal. Se compone

de dos columnas una al lado de la otra para presentar la información.

La columna izquierda del balance en forma cuenta detalla los activos, mientras que

la columna derecha muestra los pasivos y el patrimonio. Cada uno de los rubros o

cuentas se presentan en orden de liquidez, es decir de corrientes en primer orden y

luego los no corrientes.

Naturalmente, la última línea en cada columna enumera el valor total de todos los

activos y pasivos y patrimonio, respectivamente.

Para nuestro ejemplo de balance general en formato cuenta los datos son los

siguientes:

• Fondo fijo de caja para gastos menores por US$ 200

• Cuenta corriente para chequera US$ 50.000

• Cuentas por cobrar a clientes US$ 55.500

• Anticipo a nuestros proveedores por US$ 1.500

• Inventarios de mercadería por US$ 145.000

• Mobiliario y equipo US$ 10.000

• Equipo de cómputo US$ 12.000

• Equipo de transporte US$ 25.000

• Depreciación acumulada US$ 15.000

• Compra de mercadería y otros insumos al crédito US$ 28.000

• Porción corto plazo de préstamo bancario US$ 10.000

• Cotizaciones y retenciones de empleados por pagar US$ 450

• Anticipo recibido por nuestros clientes US$ 10.500

• Arriendo de oficina por pagar US$ 1.000

• Porción largo plazo de préstamo bancario US$ 60.000

• Capital social US$ 50.000

• Utilidades de ejercicios anteriores US$ 80.000

• Utilidades del ejercicio actual US$ 84.250

El balance o estado de situación financiera queda de la siguiente manera:

Ejemplo de balance general en forma de reporte

Este formato presenta la información del balance general es una sola columna.

Comienza con las partidas de activos, seguido de las partidas de pasivos y termina

con las partidas de patrimonio neto.

Dentro de cada una de estas categorías, las partidas se presentan en orden

decreciente de liquidez.

Ahora veamos otro ejemplo, pero en forma de reporte (formato vertical).

Para el ejemplo de balance general de este formato, los datos son los siguientes:

• Efectivo en caja y cuenta de bancos $ 219.191

• Depósitos en cuenta a plazo menor a un año $ 569.231

• Cuentas por cobrar por ventas $ 217.680

• Deudores varios $ 23.999

• Otras cuentas por cobrar $ 44.449

• Otros activos corrientes $ 55.980

• Propiedad, planta y equipo netos $ 3.385.090

• Crédito por pagar a instituciones bancarias, porción corto plazo $ 68.503

• Cuentas por pagar a nuestros proveedores $ 882.883

• Otros gastos por pagar $ 31.504

• Crédito por pagar a instituciones bancarias, porción largo plazo $ 256.046

• Capital social $ 1.200.700

• Resultados acumulados y del ejercicio $ 2.075.984

El balance en forma vertical queda de la siguiente manera:

Ecuación del balance general

El estado de situación financiera (balance) matemáticamente se expresa de la

siguiente manera.

ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO

Esta es la fórmula básica de la balanza contable y por ello siempre deben ser igual

los totales en ambos lados de la ecuación.

Por ello decimos que un balance siempre debe cuadrar o calzar hasta en los

centavos.

Si esa balanza no se mantiene igual, entonces existen cifras mal expresadas o mal

transcritas que producen la diferencia.

¿Y por qué no puede estar descuadrado o desbalanceado?

Es porque la contabilidad se realiza basándose en el principio básico de la partida

doble.

Ecuación contable en los formatos de balance general

En ambos casos, la información siempre debe mantenerse en la ecuación de

contabilidad como se muestra en las siguientes ilustraciones:

Cabe señalar que los nombres de las cuentas o grupos de cuentas en el balance

general cambiaran de empresa a empresa. Esto dependerá de su catálogo de

cuentas, industria o normativas contables que se apliquen, sean estas NIIF o

normas locales de cada país.

Otros tipos de clasificación de formatos de balances

Balance clasificado

Este balance divide la información por subcategorías. Estas categorías se clasifican

para facilitar la búsqueda de la información en cuestión.

Ejemplo de balance clasificado son los dos formatos anteriores que mostramos.

Balance no clasificado

Un balance general no clasificado no emplea las categorías y subcategorías como

el formato de la versión clasificada. En su lugar enumera todos los elementos a la

vez. Los activos generalmente se ordenan primero, seguidos de los pasivos.

No hay subtotales como se incluirían en un balance general clasificado, sino que los

totales se enumeran para activos, pasivos y acciones.

Muy parecido al balance de comprobación… es poco probable que te encuentres

uno de estos, a decir verdad.

Balance comparativo

Un balance comparativo se utiliza para comparar saldos de cuenta en múltiples

puntos en el tiempo. Esto es particularmente útil para obtener una visión general de

la posición financiera general de la empresa, es decir, la trayectoria de su patrimonio

neto y de sus deudas.

Balance provisional

Dado que los balances están compuestos para abarcar un año fiscal completo, el

término provisional realmente no se aplica a ellos. Sin embargo, los estados

financieros intermedios pueden ser útiles para presentar períodos que cubren

menos de un año.

¿Cómo se hace el balance general?

Estos son algunos pasos que debes seguir para la elaboración del balance general.

Recopilar la información necesaria

Asegúrate de haber recopilado toda la información que necesitarás para reflejar en

el documento de balance los activos, pasivos y patrimonio de la empresa.

La fuente a la que debes recurrir es el balance de comprobación ajustado del que

hablamos en el post del ciclo contable.

De ese balance de comprobación tomaremos los saldos actualizados de las cuentas

contables para preparar el balance final.

Crear el encabezado del balance

Parece algo obvio, pero a veces son pequeños detalles que pueden olvidarse.

El encabezado debe llevar:

• Nombre de la entidad,

• indicar que es un estado de situación financiera o balance general y

• la fecha en que se ha elaborado.

Clasificar los elementos del balance

Deben mostrarse la agrupación de cada uno de los elementos del balance

empezando con los activos, luegos los pasivos y finalmente los componentes del

patrimonio de la empresa.

Los activos y pasivos deben ser agrupados de acuerdo a su realización.

Las cuentas de activo se ordenan según su grado de liquidez, es decir, de acuerdo

a su mayor o menor facilidad de convertirse en dinero.

Las cuentas de pasivo se ordenan según su grado de exigibilidad, es decir, el tiempo

menor o mayor que falte hasta que quienes nos han facilitado los recursos

correspondientes exijan su devolución.

En primer lugar, se presentarán los activos y pasivos a corto plazo en cada

agrupación y después los elementos que fueron clasificados a largo plazo.

Enlistar y calcular cada rubro

Activos corrientes

Son los activos que se espera se consuman, se vendan o se conviertan en efectivo

en un año. Estos activos darán ideas sobre la liquidez de la empresa. Los activos

corrientes se presentan en orden de liquidez.

Activos no corrientes

Son los activos a largo plazo. Entre ellos se presentan los activos físicos que posee

la compañía para el funcionamiento o proceso de producción de la empresa y que

tienen una vida útil superior a un año. Los activos a largo plazo no están a la venta

para los clientes de la empresa.

El cálculo de los activos totales se realiza mediante el proceso de la suma de los

activos.

Total, activos = Activos corriente + Activos no corriente

Pasivos corrientes

Son los que representan pagos futuros probables de activos o servicios que una

empresa está obligada a realizar como resultado de operaciones anteriores. Se

espera que estas obligaciones requieran el uso de activos corrientes existentes o la

creación de otros pasivos corrientes.

Pasivos no corrientes

También llamados pasivos a largo plazo son obligaciones que no se espera que

requieran el uso de activos corrientes.

El cálculo de los activos totales se realiza mediante el proceso de la suma de las

clasificaciones de los pasivos.

Total pasivos = Pasivos corriente + Pasivos no corriente

Patrimonio

El patrimonio o capital es el interés residual de los accionistas en los activos de la

empresa. Existen dos fuentes principales de capital: el capital pagado (dinero

aportado por los socios) y las ganancias retenidas (utilidades acumuladas).

Debemos sumar el total de pasivos más el total del capital contable.

Principales cuentas del balance general

Ejemplos de cuentas principales del activo

Una cuenta de activo es una cuenta contable utilizada por la entidad para clasificar

y registrar los importes de débito y crédito de las transacciones de una empresa que

involucran los recursos de la empresa.

Los saldos de las cuentas del activos son de naturaleza deudora y se incrementan

con una entrada de débito y disminuyen con una entrada de crédito.

Las siguientes son breves descripciones de algunas cuentas de activos más

comunes.

Efectivo

El efectivo incluye monedas, monedas, saldos de cuentas corrientes, fondos de caja

y cheques de clientes que aún no se han depositado. Es probable que una empresa

tenga una cuenta contable general separada para cada cuenta corriente, fondo de

caja chica, etc. pero combinará los montos e informará el total como efectivo (o

efectivo y equivalentes de efectivo) en el balance general.

Inversiones a corto plazo

Las inversiones a corto plazo o temporales pueden incluir certificados de depósito,

bonos, pagarés, etc. que vencerán en menos de un año. También puede incluir

inversiones en acciones comunes o preferidas de otra corporación si las acciones

se pueden vender fácilmente en una bolsa de valores.

Cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar es un derecho a recibir una cantidad como resultado de la

entrega de bienes o servicios a crédito. Según el método contable de acumulación,

las Cuentas por cobrar se cargan al momento de la venta a crédito. Más tarde,

cuando el cliente paga el monto adeudado, la empresa acreditará las Cuentas por

cobrar (y cargará en efectivo).

Provisión para cuentas dudosas

La provisión para cuentas dudosas es una cuenta complementaria de activo, ya que

su saldo está destinado a ser un saldo acreedor (o un saldo cero). Cuando el saldo

en esta cuenta se combina con el saldo en Cuentas por cobrar, el monto resultante

se conoce como el valor neto realizable de las cuentas por cobrar. La estimación

para cuentas dudosas se utiliza bajo el método de asignación para informar gastos

de deudas incobrables.

Gastos pagados por adelantado

Estos son gastos futuros que ya se han pagado. Los montos aparecen como activos

hasta que los costos se hayan agotado o caduquen. Un ejemplo común de un gasto

prepago es el pago del seguro del vehículo.

Inventario

El inventario es el costo de los bienes que se han comprado o fabricado y que aún

no se han vendido.

Inversiones a largo plazo

Esta cuenta o categoría de activos se informará en el balance general

inmediatamente después de los activos actuales. Puede incluir inversiones en

acciones ordinarias, acciones preferentes y bonos de otra corporación.

Terreno

Esta cuenta representa la porción de propiedad del encabezado del balance general

«Propiedad, planta y equipo». Informa el costo de la tierra utilizada en un negocio.

Dado que se supone que la tierra dura indefinidamente, el costo de la tierra no se

deprecia.

Edificios

Esta cuenta informará el costo del edificio utilizado en el negocio. El costo de los

edificios se amortizará a lo largo de su vida útil.

Equipo

Esta cuenta informa el costo de la maquinaria y el equipo utilizado en el negocio. El

costo del equipo se amortizará durante la vida útil del equipo.

Vehículos

Esta cuenta informa el costo de camiones, remolques y automóviles utilizados en el

negocio. El costo de los vehículos se debe depreciar durante la vida útil de los

vehículos.

Muebles y accesorios

Esta cuenta informa el costo de escritorios, sillas, estanterías, etc. que se utilizan

en el negocio. El costo de los muebles y accesorios se debe depreciar durante la

vida útil.

Depreciación acumulada

La depreciación acumulada se conoce como una cuenta de contra activo porque

tiene un saldo de crédito en lugar de un saldo deudor que es típico para las cuentas

de activos. Siempre que el gasto de depreciación se debita por la depreciación

periódica de los edificios, equipos, vehículos, etc., se acredita la depreciación

acumulada de la cuenta. El saldo acreedor en Depreciación acumulada continuará

creciendo hasta que se venda o deseche un activo. Sin embargo, el monto máximo

del saldo acreedor es el costo de los activos.

Ejemplo de cuentas principales del pasivo

Una cuenta de pasivo es una cuenta del mayor utilizada por la empresa para registra

sus deudas, obligaciones, pagos anticipados de clientes, ciertos impuestos

diferidos, etc. que son el resultado de una transacción pasada.

En general, es una responsabilidad es una obligación entre una parte y otra que aún

no se ha completado o pagado.

Los pasivos generalmente se consideran a corto plazo (se espera que concluyan en

12 meses o menos) o a largo plazo (12 meses o más).

Las siguientes son breves descripciones de algunas cuentas de pasivos más

comunes.

Salarios por pagar

La cantidad total de ingresos acumulados que los empleados han ganado pero aún

no han recibido. Como la mayoría de las compañías pagan a sus empleados cada

dos semanas, esta responsabilidad cambia a menudo.

Proveedores

Un proveedor es una persona, organización u otra entidad que proporciona algo que

la empresa necesita al cual se le compra al crédito de acuerdo a los términos de

pago pactados en la compra.

Préstamos por pagar

Un préstamo por pagar o préstamo bancario, es el crédito que concede un banco a

la empresa para financiar su capital de trabajo o para realizar inversiones

importantes.

Intereses por pagar

Las empresas, al igual que las personas, a menudo utilizan el crédito para comprar

bienes y servicios para financiar durante períodos cortos de tiempo. Esto representa

el interés en esas compras de crédito a corto plazo a pagar.

Dividendos por pagar

Para las empresas que han emitido acciones a los inversores y pagan un dividendo

, esto representa el monto adeudado a los accionistas después de que se declaró

el dividendo. Este período es de alrededor de dos semanas, por lo que esta

responsabilidad generalmente aparece cuatro veces al año, hasta que se paga el

dividendo.

Impuestos por pagar

Una cuenta de pasivo corriente que refleja el monto de los impuestos sobre la renta

u otro tipo de impuestos que se deben actualmente a los gobiernos federal, estatal

y local.

Otras cuentas por pagar

Obligaciones en que ha incurrido una empresa, pero que aún no se han registrado

en cuentas por pagar.

Ejemplo de cuentas principales del capital

Hay varios tipos de cuentas de patrimonio que se combinan para formar el

patrimonio total de los accionistas.

Estas cuentas incluyen: acciones comunes, acciones preferidas, excedente

aportado, capital pagado adicional, ganancias retenidas, otras ganancias integrales

y acciones propias.

El capital es el monto financiado por los propietarios o accionistas de una empresa

para la puesta en marcha inicial y la operación continua de un negocio.

El patrimonio total también representa el valor residual que queda en los activos

después de que todos los pasivos han sido cancelados, y se registra en el balance

general de la compañía.

Para calcular el patrimonio total, simplemente se deduce el pasivo total del activo

total.

Estas son algunas cuentas de capital o patrimonio más comunes en el balance

general.

Acciones comunes

Las acciones comunes representan la inversión de los propietarios o accionistas en

el negocio como una contribución de capital. Esta cuenta representa las acciones

que dan derecho a los propietarios de acciones a votar y su reclamo residual sobre

los activos de la compañía. El valor de las acciones comunes es igual al valor

nominal de las acciones multiplicado por el número de acciones en circulación.

Acciones Preferidas

Las acciones preferidas son bastante similares a las acciones comunes. La acción

preferida es un tipo de acción que a menudo no tiene derechos de voto, pero tiene

garantizado un dividendo acumulativo. Si el dividendo no se paga en un año, se

acumulará hasta que se pague.

Utilidades retenidas o acumuladas

Las ganancias retenidas son la porción del ingreso neto que no se paga como

dividendos a los accionistas. En cambio, se retiene para reinvertir en el negocio o

para pagar obligaciones futuras.