PUBLICACIÓN 8 -Informe Final Aula de Mayores

Vicerrectorado de Tecnologías,

Innovación y Calidad

Plan Andaluz de Calidad de las

Universidades

Convocatoria 2005

Informe Final de Evaluación

Institucional

SSeerrvviicciioo ddee AAuullaa ddee MMaayyoorreess yy ddee llaa EExxppeerriieenncciiaa

Universidad de Huelva

Edita: Vicerrectorado de Tecnologías, Calidad e Innovación

Unidad para la Calidad Universidad de Huelva

Colección: Cuadernos de Evaluación Institucional (LXIV) Informe Final de Evaluación Institucional Autoría

María de la O Toscano Cruz Cristóbal García García José Vázquez García María del Mar Hernández González Rosa María Reos Sellés

ISBN: 84-608-0520-4

Cubierta y foto: Unidad para la Calidad

Vicerrectorado de Tecnologías,

Innovación y Calidad

Plan Andaluz de Calidad de las

Universidades

Convocatoria 2005

Informe Final de Evaluación

Institucional

SSeerrvviicciioo ddee AAuullaa ddee MMaayyoorreess yy ddee llaa EExxppeerriieenncciiaa

Plan Andaluz de Calidad de las Universidades

Convocatoria 2005

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1. INTRODUCCIÓN 1.1. Identificación de la Unidad evaluada y de la convocatoria de

evaluación

En el presente documento mostramos los resultados del primer proceso de autoevaluación llevado a cabo por el Servicio de Aula de Mayores y de la Experiencia de la Universidad de Huelva, en el ámbito del Plan Andaluz de la Calidad de las Universidades, y tutelado por la Unidad para la Calidad de la Universidad de Huelva, que se inició en octubre de 2005.

2. EL PROCESO DE EVALUACIÓN 2.1. La fase interna: Composición y nombramiento del CAS, plan

de trabajo

El Comité de Evaluación Interna del Aula de Mayores y de la Experiencia de la Universidad de Huelva se constituyó el 14 de octubre de 2005, tras unas jornadas de formación celebradas los días 4, 5 y 6 del mismo mes y año presidida por el Sr. Vicerrector de Tecnologías, Calidad e Innovación de la Universidad de Huelva y el Sr. Director de la Unidad para la Calidad. Este comité estaba integrado por los siguientes miembros:

Presidenta: - Dña. María de la O Toscano Cruz (Coordinadora

General del Aula de Mayores y de la Experiencia)

Vocales: - D. Cristóbal García García (Coordinador y Profesor del

Aula de Mayores y de la Experiencia) - D. José Vázquez García (Alumno del Aula de Mayores

y de la Experiencia) - Dña. María del Mar Hernández González (Técnica en

Trabajo Social del Aula de Mayores y de la Experiencia)

- Dña. Rosa María Reos Sellés (Técnica en Educación del Aula de Mayores y de la Experiencia)

El CAS ha tenido como herramienta de trabajo el material facilitado por la Unidad para la Calidad, fundamentalmente la Guía de Autoevaluación y el asesoramiento directo de las técnicas de este servicio. El plan de trabajo seguido ha intentado cumplir con la

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planificación facilitada en el curso de formación de los Comités de Autoevaluación de los Servicios. En este sentido, presentamos la planificación de los procesos de evaluación seguidos en el Aula de Mayores y de la Experiencia:

PLANIFICACIÓN DEL PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN DEL AULA DE MAYORES Y DE LA EXPERIENCIA

SEMANA DIMENSIÓN CRITERIO Octubre

SEMANA (3-7) Curso Formación

Octubre SEMANA (10-14) Planificación

Octubre SEMANA (17-21)

Evolución y Contexto Actual del servicio

Acontecimientos y cambios importantes Política y situación actual

Octubre SEMANA (24-28) Liderazgo

Definición de la estrategia del Servicio Actividades de mejora de la calidad Reconocimiento de los esfuerzos del personal para la mejora Comunicación con diversos grupos de interés

Octubre -Noviembre SEMANA (31-5) Política y estrategia

Recogida de información relevante Planificación de objetivos de mejora Aseguramiento o garantía del logro de los objetivos de calidad Recursos disponibles Coordinación entre el Servicio y la estrategia general de la Universidad

Noviembre SEMANA (7-11) Personas

Planificación de la gestión del personal Implicación y asignación de responsabilidades Comunicación entre el equipo directivo y el personal

Noviembre SEMANA (14-18) Alianzas y recursos

Información disponible para la toma de decisiones Alianzas estratégicas Asignación, control y optimización de recursos Nuevas tecnologías Gestión del conocimiento


SEMANA (21-25) Noviembre-

Diciembre SEMANA (28-2) Diciembre

Procesos

Identificación de procesos clave Seguimiento y control de los procesos Desarrollo de nuevos servicios Auditorías y evaluación de los sistemas de gestión

Diciembre SEMANA (12-16) Resultados en los clientes

Mediciones sistemáticas de la satisfacción Difusión y uso de los resultados Revisión y mejora de los procedimientos

Diciembre SEMANA (19-23)

Resultados en las personas

Mediciones sistemáticas de la satisfacción del personal Difusión y uso de los resultados Revisión y mejora de los procedimientos

Enero SEMANA (9-13)

Resultados en la sociedad

Análisis de la demanda social Actividades de impacto Análisis del impacto Revisión y mejora de los procedimientos

Enero SEMANA (16-20) Resultados clave

Resultados de los principales servicios prestados Resultados de los procesos de soporte Difusión y uso de los resultados Revisión y mejora de los procedimientos

Enero SEMANA (23-27) Enero -Febrero SEMANA (30-3)

Plan de Mejora Indicadores Responsables Fecha máxima de ejecución

Febrero SEMANA (6-10) Difusión del Borrador

Febrero SEMANA (13-17)

Aprobación y envío del Borrador

Aprobación por Junta de Centro Envío a Unidad para la Calidad por correo electrónico

Febrero SEMANA (20-24) Febrero- Marzo SEMANA (27-3) SEMANA (6-10)

Revisión del informe y modificación de los posibles cambios

La Unidad para la calidad revisa el Informe con la hoja de revisión de UCUA

15 Marzo Envío del Informes a UCUA

La metodología de trabajo que hemos seguido a lo largo de este proceso ha consistido en:

Reuniones semanales Análisis y debate de los diferentes puntos de los criterios.


Reflexión puntos fuertes y débiles, y propuestas de mejora de cada uno de los puntos.

Revisión y elaboración final de la encuesta de satisfacción. Reparto de la encuesta a los alumnos y profesores del Aula de Mayores y de la Experiencia.

El desarrollo de este proceso de evaluación nos está ayudando a conocer la realidad donde nos encontramos inmersos y al mismo tiempo a reflexionar hacia dónde nos dirigimos. Debemos tomar conciencia de que la evaluación debe tener en cuenta todos los aspectos que nos rodean desde los objetivos, los procesos a seguir, la organización del trabajo, los roles del personal que trabaja, etc. Por todo ello, debemos apostar por una evaluación continua que nos permita mejorar el Servicio y entre todos asegurar su consecución.

2.2. La fase externa: Composición y nombramiento del CEE y plan de trabajo

Parece comprensible y lógico que otros expertos externos valoren nuestro informe inicial de autoevaluación y planteen posibles sugerencias al trabajo desarrollado.

El Comité de Evaluación Externa ha estado constituido por:

Presidente: - D. Juan Sanz Sampelayo (Vicerrector de Servicios de

la Comunidad Universitaria de la Universidad de Málaga)

Vocal profesional: - D. Manuel Velázquez Clavijo (Coordinador General de

las Aulas de la Experiencia de la Universidad de Sevilla)

Vocal Experto EFQM: - D. Joan Bravo y Pijoan (Información de la Generalidad

de Cataluña de la Agencia para la Calidad del Sistema Universitario de Cataluña)

Se adjunta copia del Acta de Constitución de dicho Comité (a la UCUA se remite el original firmado por todos los miembros citados).


ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL COMITÉ DE EVALUACIÓN EXTERNA DEL SERVICIO “AULA DE MAYORES Y DE LA EXPERIENCIA” DE LA UNIVERSIDAD DE HUELVA

En la ciudad de Huelva, siendo las 20 horas del domingo 16 de Julio, en uno de los Salones del Hotel “AC Huelva”, se procede al Acto de Constitución del Comité de Evaluación Externa del Servicio “Aula de Mayores y de la Experiencia” de la Universidad de Huelva. Asisten como miembros de dicho Comité, nombrado por la UCUA, los siguientes profesores y/o técnicos:

D. Juan Sanz Sampelayo, Universidad de Málaga, Presidente,

D. Manuel Velázquez Clavijo, Universidad de Sevilla, vocal (Profesional)

D. Joan Bravo y Pijoan, de la Agencia por la Calidad del Sistema Universitario de Cataluña, vocal (Experto EFQ).

Por consenso se deciden las pautas a adoptar en relación con el plan de encuentros, entrevistas y visitas a desarrollar en dicho Servicio en los dos días siguientes. Concluidas las deliberaciones, se levanta la sesión siendo el 16 de julio de 2006 a las 21’45 horas.

La composición del Comité ha sido acertada y sobre todo equilibrada, lo que ha revertido positivamente en la realización del trabajo de campo y sobre todo para poner en común las opiniones a la hora de redactar este informe final.

A continuación se presenta el programa de visita del Comité de Evaluación Externa al Aula de Mayores y de la Experiencia.

Primer día: 17 de julio de 2006

9,00-9,10 Recepción del Comité de Evaluación Externa

9,10-10,00 Reunión con los responsables de la Unidad para la Calidad/Vicerrector de Tecnologías, Calidad e Innovación de la Universidad de Huelva

10,00-11,30 Reunión con el Comité de Evaluación Interna 11,30-12,00 Café 12,00-13,00 Reunión con el equipo de Gobierno y Gerencia 13,00-14,00 Reunión con el personal del Servicio 14,00 Almuerzo 16,30-17,30 Reunión interna del CEE 17,30-18,30 Visita de las instalaciones 18,30-19,00 Café 19,00-20,00 Reunión interna del CEE


Segundo día: 18 de julio de 2006

9,00-10,30 Reunión con usuarios del Servicio10,30-11,30 Reunión interna del CEE 11,30-12,00 Café 12,00-13,00 Audiencia Pública 13,00-14,00 Informe preliminar oral

Durante la visita del Comité Externo de Evaluación al Aula de Mayores y de la Experiencia no hubo ninguna incidencia salvando la ausencia de personas a la audiencia pública. En general, las personas que acudieron a las diferentes reuniones estaban informadas del proceso. Es de destacar el magnífico trato y excelente atención recibida por el Comité de Evaluación Externa durante su visita a la Universidad de Huelva. Sus aportaciones nos han servido para mejorar ciertos aspectos del Informe.

3. VALORACIÓN DE CONTRASTE ENTRE LOS PROCESOS DE EVALUACIÓN INTERNO Y EXTERNO

Es grato para nosotros verificar un alto porcentaje de acuerdos manifestados entre el Comité Interno de Autoevaluación y el CEE a lo largo del informe. A pesar de ello, el CEE plantea tener en cuenta los siguientes aspectos:

El informe de autoevaluación es menos completo, analítico y crítico de lo que sería de desear. Contempla, eso sí, mayoría de los aspectos requeridos (alguno de los elementos que permiten avalar esta situación lo recibió en manos el Comité Externo).

De los contactos habidos con el Vicerrector bajo cuya área se inserta el Aula de Mayores y de la Experiencia, de los miembros de su Comité Interno y de su Coordinadora, se muestra que como entidad carece de marco investigador y de estructura metodológica, al mismo tiempo que no se cuidan las relaciones intergeneracionales.

Otros aspectos a destacar por el comité externo de evaluación son:

Adolece de una insuficiente valoración cuantitativa.


Plantea fortalezas, debilidades y propuestas de mejora, pero sin citar fuentes de referencia.

Incorpora las distintas perspectivas (profesorado, alumnado, personal de administración y equipo directivo), pero habría que fortalecer el entorno y las relaciones intergeneracionales.

Parece adecuada la inclusión en el Comité Interno de miembros de los distintos colectivos al tratarse de un grupo equilibrado y representativo.

Los criterios de liderazgo desembocan en un planteamiento correcto de la situación actual y de los proyectos a desarrollar.

En la distribución de tareas parece haber existido un buen proceso de consulta y una posterior unidad en la redacción.

A diferencia de lo que señala el autoinforme, se constata el apoyo del Rectorado a las tareas que hay que emprender. Estas tareas deben confirmarse en la elaboración del Plan Estratégico.

Se dispone de dos encuestas, una de satisfacción de los usuarios y otra de satisfacción del personal docente, si bien sus resultados no se han podido aún incorporar en los programas de actuación.

Los niveles de respuesta de las tablas solicitadas en la guía de autoevaluación aparecen indeterminados y, en ocasiones, se han completado durante la visita. Hay que señalar que la reducida dimensión del servicio conduce a no poder tener respuestas a todos los apartados.

Es elevada la indicación explícita de las fortalezas, debilidades y propuestas de mejora.

En vista de estos antecedentes, podría resumirse en el siguiente programa de actuaciones:

El Servicio presenta una clara implicación piramidal, descendente.

Sobre el Servicio evaluado se están fraguando diferentes cambios positivos en un horizonte cercano.

Parece necesario proceder a la diversificación de las fuentes de financiación del Servicio, ya que puede llegar a constituir un serio conflicto, por los riesgos, que esta dependencia conlleva.


Su planificación presenta evidentes objetivos; es muy posible, que se vean incrementados con una mejor coordinación a medio plazo.

Debería organizarse la estructura del servicio de forma que estos lleven al Aula a un diseño en los que resalten objetivos, metodología, y basados en estatutos que rijan el funcionamiento.

A tal efecto, hay que insistir en que es necesaria contar con una información previa que permita conocer el contenido y sobre qué gravita el Aula. De ahí surgirá un intercambio de ideas, modelos etc. con otros centros.

Debe formalizar sus relaciones llevando tales objetivos al Plan Estratégico de la Universidad de Huelva, lo que obliga a conocer lo que se lleva a cabo en este campo en otras Universidades del Estado. Debería conectar con la Asociación Nacional recientemente fundada y proceder a formar a su Equipo de Dirección. Todo esto redundaría en un fortalecimiento de las relaciones externas.

Desarrollar la instrucción de su personal de administración como parte de las actividades que la Universidad de Huelva lleve a cabo en la formación del PAS.

El punto anterior conduce a exigir la estabilidad de la estructura administrativa, un apartado que no debería estar supeditado a otros condicionamientos debido a que el programa puesto en marcha cuenta, sin duda, con futuro.

El número de profesores parece excesivo en determinados Módulos. De igual manera, sería de desear el análisis de encuestas que delimiten factores tales como absentismo, intereses que les motiva…

En otro sentido, pero paralelo al anterior, resalta una Asociación de Alumnos que adolece de un exceso de protagonismo que podría resultar poco integrador. El Aula debe huir del paternalismo que a veces se reclama a la Dirección.

Podría mejorarse la estructuración del espacio destinado a los usuarios del Aula con vistas a un mejor rendimiento y niveles de utilización.

Debe resolver temas tan importantes como: concretar su soporte administrativo, el de la ubicación de su Secretaría, el del seguimiento a su profesorado (señalar contenidos, pero conocer de igual modo las propuestas


que emanan de todos los sectores: alumnado, personal técnico y docente).

4. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN 4.1. Evolución y Contexto Actual del Servicio

ACONTECIMIENTOS Y CAMBIOS IMPORTANTES

El Programa Universitario denominado Aula de Mayores y de la Experiencia se puso en marcha en el año 1999 desde el Vicerrectorado de Extensión Universitaria. Este tipo de Programa ya contaba con experiencias en otras Universidades españolas, y surge por iniciativa de la política de bienestar social dirigida a la tercera edad y que se desarrollaba en el ámbito de la comunidad europea. Desde el Vicerrectorado de Extensión Universitaria se mantuvieron contactos con los responsables de los programas universitarios para mayores de las distintas provincias andaluzas y españolas. Finalmente, se aprobó la puesta en marcha del Aula de Mayores y de la Experiencia en Junta de Gobierno de 21 de abril de 1999. Se abrió una posterior convocatoria, con fecha límite, a 31 de mayo de 1999, dirigida a todos los directores de departamentos de la Universidad de Huelva para que ofertasen propuestas de cursos a realizar. La selección y aprobación de los cursos, así como la firma del convenio entre la Delegación Provincial de Asuntos Sociales y la Universidad de Huelva para el desarrollo del Programa Aula de Mayores y de la Experiencia, concluyó en junio de 1999.

La docencia se articulaba, en aquellos momentos, a través de contactos personales entre el Coordinador General y los Coordinadores de cada curso interesados en participar en este programa. Como en casi todas las propuestas iniciales y experiencias que se llevan a cabo, en esta ocasión poner en marcha esta iniciativa supuso un sobreesfuerzo, tanto en la búsqueda de personal técnico y docentes adecuados que se sintiesen dispuestos a participar en dicha experiencia, como en la respuesta de los destinatarios del Programa y la sociedad onubense, los cuales se mostraban reacios inicialmente.

La búsqueda de usuarios se llevó a cabo con insistencia, es decir, visitando diferentes sedes de mayores, asociaciones de vecinos, etc. Durante un extenso período hubo que hacer visitas reiteradas en las que se explicaban las características del programa. Finalmente, el curso se inició con 62 alumnos y, como curso piloto,


presentó unas peculiaridades muy distintivas puesto que la mayoría de los alumnos sobrepasaban la media de edad de los 65/70 años por las circunstancias históricas de sus vidas, las diferencias de mentalidad entre ellos, etc. Esto hacía que se tratase de un curso muy variopinto en el que, con frecuencia, se daban los extremismos ideológicos.

Al tratarse de una experiencia piloto en nuestra Universidad se tomaron como referentes los modelos de otras universidades, en las que los programas estaban bien enraizados; cuestión que era lógica debido al carácter de provisionalidad de todas las experiencias incipientes; sin embargo, no se mejoraron las estructuras y pese a encontrarse actualmente bien asentado en nuestra sociedad, se ha mantenido con respecto a las cuestiones institucionales ese carácter de provisionalidad, de ahí que haya funcionado al pairo de quien estuviera al frente del servicio.

Los planes de estudio han experimentado numerosas modificaciones. El programa comenzó con un bienio (1999-2001); en el curso académico 2001/2002 se instaura un tercer curso denominado “Curso de Profundización Teórico-Práctico”.

Ante la insistente demanda por parte de los alumnos se crea un cuarto curso (2002-2003) y desde entonces hasta nuestros días el Plan de estudios del Aula de Mayores y de la Experiencia de la Universidad de Huelva lo conforman cuatro cursos académicos estructurados en 16 módulos o asignaturas, junto con los talleres optativos que se ofertan. El Aula de Mayores y de la Experiencia quedaba consolidada como una experiencia con horizontes de ampliación; la insistencia por parte de los alumnos de permanecer en las aulas universitarias ha provocado el incremento del número de alumnos vinculados al Programa en sus diversas modalidades: alumno ordinario, alumno diplomado y alumno oyente.

POLÍTICA Y SITUACIÓN ACTUAL

En la actualidad se está viviendo una situación de desbloqueo, ya que hasta ahora la excesiva burocratización ha frenado, en parte, la posibilidad de mejora y expansión del Aula de Mayores y de la Experiencia.

El Aula de Mayores y de la Experiencia, se encuentra ubicada organizativamente en el Vicerrectorado de Extensión Universitaria; por una parte, cubre aspectos de docencia y, por otro lado, actividades de extensión y gestión. Esto nos hace plantear la


necesidad de una programación coherente en la que se incluyan los miembros que van a participar en ella y los usuarios a los que va dirigida. A modo de ejemplo, podemos resaltar la idea de diseñar los planes de estudio a partir de la configuración de un comité compuesto por el Excmo. Sr. Vicerrector de Extensión Universitaria, la Sra. Coordinadora General del Aula de Mayores y de la Experiencia y un grupo de representantes del personal que trabaja directamente en este programa compuesto por docentes, técnicos y administrativos y, por supuesto, una representación del alumnado.

Puntos fuertes Alto nivel de satisfacción por parte del alumnado. Las

encuestas de evaluación también reflejan la satisfacción de los alumnos con respecto al funcionamiento del Programa, la intervención del personal técnico y docente.

Se ha progresado año tras año. Resaltar la expansión del Aula de Mayores y de la

Experiencia a la provincia de Huelva. La implicación del profesorado es muy positiva. Alto grado de implicación de la coordinadora en este

proceso de evaluación.

Puntos débiles El servicio no dispone de un organigrama donde se

recojan las funciones y roles de cada una de las personas que lo integran.

No existen unos estatutos que recojan la organización y el funcionamiento interno del Aula de Mayores y de la Experiencia.

No existe un espacio donde los alumnos del Aula puedan intercambiar experiencias, opiniones, etc.

No existen contactos con otras Aulas de Mayores. No se recogen las diferentes políticas y líneas de

actuación. No existe un archivo histórico donde se recoja toda la

información y documentos sobre el Aula de Mayores y de la Experiencia.

No existen puntos de encuentros formales para los alumnos.


Sugerencias de mejora Elaborar un organigrama con las funciones y roles del

personal del servicio. Elaboración de unos estatutos de régimen interno. Impulsar un foro de debate entre los alumnos del Aula

para el intercambio de experiencias. Establecer contactos con otras Aulas de Mayores de

otras Universidades. Establecer una política y líneas de actuación por escrito. Elaborar un archivo histórico con toda la documentación

del servicio desde sus comienzos hasta la actualidad. Establecer puntos de encuentros para los alumnos.

4.2. Liderazgo

DEFINICIÓN DE LA ESTRATEGIA DEL SERVICIO

La carencia de un organigrama claro y bien definido en el que se especifiquen tanto los roles y funciones como los procesos, no han facilitado las tareas a realizar. En este momento, las actuaciones que se están llevando a cabo, van clarificando la situación y se van perfilando las funciones de cada una de las personas que trabajan en el Servicio; no obstante, creemos que gracias a la implicación del Aula de Mayores y de la Experiencia en el desarrollo de este proceso de evaluación podemos llevar a cabo un conjunto de mejoras.

ACTIVIDADES DE MEJORA DE LA CALIDAD

La gran aceptación que el Aula de Mayores y de la Experiencia tiene en nuestra ciudad, ha posibilitado que la Universidad vaya implicándose cada vez más en el Programa, tratando de mejorar el Servicio. Para ello, tenemos que programar las actuaciones de antemano teniendo en cuenta las necesidades, intereses e inquietudes del alumnado. Desde esta óptica, podremos diseñar los planes de estudio -cursos, talleres y otras actividades complementarias-. Pensamos que, como hemos comentado anteriormente, el Aula de Mayores y de la Experiencia debe contar con una comisión formada por una representación del sector docente, alumnado, personal técnico y personal administrativo y que tendrá la misión de elaborar el plan de estudios, proponer actividades, realizar evaluaciones de los procesos, proponer sugerencias de mejora, etc.


La continua toma de decisiones se confirma como una de las características diferenciadoras de este Servicio.

RECONOCIMIENTO DE LOS ESFUERZOS DEL PERSONAL PARA LA MEJORA

Estamos convencidos que el reconocimiento de los esfuerzos realizados por el personal representa uno de los caminos fundamentales para integrar, incentivar y dinamizar la actitud positiva del personal en sus funciones y tareas diarias en el Aula de Mayores y de la Experiencia. No obstante, se reconoce el esfuerzo de su personal y así se muestra mediante las relaciones personales. Es obvio que la motivación, que se debe seguir impulsando, es un incentivo para seguir prosperando y adaptarnos a las demandas que van surgiendo.

COMUNICACIÓN CON DIVERSOS GRUPOS DE INTERÉS

Las actividades no tienen una planificación continua, por ejemplo durante los tres primeros años se organizaron las Jornadas de Acogida para el alumnado de nuevo ingreso en el Aula de Mayores y no se ha retomado hasta el presente curso académico. En este sentido, es cierto que según el carisma del coordinador que ostente el cargo se facilitan o dificultan las relaciones, por lo que se han dado fases en las que el clima de relación y comunicación eran sumamente cordiales y cotidianas y otras en las que las relaciones han sido más frías y distantes. En la actualidad, estas relaciones gozan de una mayor naturalidad y tienen un carácter abierto y flexible.

Respecto a la comunicación con otras Aulas de Mayores y de la Experiencia se tratan de reanudar las alianzas que se establecieron en sus orígenes. De esta forma, desde el Aula se está fomentando el contacto con otras Aulas así como se está potenciando el intercambio de experiencias entre el alumnado más joven y el alumnado mayor, fortaleciendo el carácter intergeneracional.

En referencia a las relaciones, podemos afirmar, que entre el equipo directivo tanto las relaciones como la comunicación han sido muy fuertes.


Puntos fuertes

La actitud positiva del nuevo equipo junto a la buena voluntad disposición tanto de los alumnos, docentes y personal técnico que propician el cambio.

Puntos débiles Ausencia de procedimientos formales y cauces

establecidos para recoger propuestas de mejora. No existen reuniones entre alumnos, profesores,

coordinadores y personal técnico. No existe un planning con las actividades programadas

del Servicio.

Sugerencias de mejora Establecer un organigrama en el que se especifiquen las

funciones y roles de los participantes en el Aula de Mayores y de la Experiencia.

Establecer procedimientos formales para recoger propuestas de mejora.

Promover foros de reuniones tanto con alumnos, profesores, coordinadores y personal técnico.

Diseñar un planning en el que se recojan las distintas actividades programadas.

4.3. Política y Estrategia

RECOGIDA DE INFORMACIÓN RELEVANTE

En cuanto a los procedimientos existentes de recogida de información habría que resaltar que según las cuestiones a tratar, y por ende a plasmar y difundir, nos encontramos con situaciones diversas. Por un lado, refiriéndonos a la opinión de los usuarios, existen procedimientos para recoger la información que ellos tienen acerca del Servicio, del personal (docente y técnico), de los cursos que les son impartidos, del grado de satisfacción que el Programa les aporta, etc. Asimismo, para el personal docente no se aplican unos procedimientos estandarizados de recogida de información, a excepción de encuestas de carácter puntual con contenidos, a veces, contradictorios que más que facilitar la labor, la dificultan. En lo referente al personal técnico y administrativo la situación es aún más precaria, de manera que conocer la implicación, interés, responsabilidad de funciones, roles establecidos, reciclaje en cuanto


a formación, motivación e incluso grado de satisfacción de los mismos, es imposible de detectar ya que hay una total ausencia de procedimientos de recogida de información. Consecuencia de todo lo mencionado, es la idea generalizada que se ha mantenido hasta ahora de que el Aula de Mayores y de la Experiencia es un Servicio estanco en el conjunto de la propia extensión universitaria, donde los procedimientos son puntuales e incluso inexistentes. La información se recoge de forma anual, a través de la Memoria, pero no se utiliza para la mejora, se limita a justificar y exponer las actividades del curso anterior.

PLANIFICACIÓN DE OBJETIVOS DE MEJORA

El objetivo de nuestro Servicio viene marcado por el Plan de trabajo del Vicerrectorado de Extensión Universitaria y la Universidad, de un periodo de al menos cuatro años. En otro nivel, el Aula de Mayores y de la Experiencia tiene como objetivo principal ofrecer al alumnado mayor, una base de conocimientos sobre la cultura andaluza en general.

El método de trabajo se lleva a cabo a través de reuniones con el personal del Aula de Mayores y de la Experiencia, atendiendo la planificación diseñada al inicio del curso académico.

El criterio de calidad que se sigue para cada proceso está relacionado con los objetivos planificados debiendo estar en consonancia con la eficacia, eficiencia, capacidad resolutiva, etc. ante las posibles contingencias que se presenten en el Servicio.

ASEGURAMIENTO O GARANTÍA DEL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE CALIDAD

Los métodos y los procedimientos para garantizar la consecución de los planes y objetivos estratégicos del Servicio no están formalizados ni explicitados.

Cabe reseñar que en la actualidad todas las partes implicadas en el Servicio, incluido el equipo directivo, trabajan por conseguir la mejora, eliminando todas las dificultades que obstaculicen la obtención de los objetivos planteados.

La participación del personal (docente y técnico) en la consecución de los objetivos de mejora no ha sido posible, a pesar del grado de motivación que ambos colectivos muestran. En la actualidad, se están definiendo los objetivos de calidad que deben


existir en el Aula de Mayores y de la Experiencia con el fin de tenerlos en cuenta a la hora de desarrollar los procesos de actuación.

RECURSOS DISPONIBLES

El Aula de Mayores y de la Experiencia conforma uno de los Servicios del Vicerrectorado de Extensión Universitaria que, en definitiva, es quien marca las directrices y pautas a seguir. Nuestro Servicio cuenta con los siguientes recursos disponibles:

Recursos humanos: personal propio del Aula de Mayores y de la Experiencia (jefa del Servicio, jefa de sección, jefa de negociado y el administrativo), Vicerrector de Extensión Universitaria, Coordinadora General, técnicas y alumnos en práctica de la Diplomatura en Educación Social y la Licenciatura en Psicopedagogía.

Recursos materiales: secretaría del Aula de Mayores y de la Experiencia; los equipamientos informáticos y materiales; y las aulas específicas para el desarrollo de los cursos y talleres.

Al no imperar una integración efectiva y real del alumnado en el Servicio se agrava aún más la situación comentada, ya que si los alumnos se integraran podrían participar en labores de autoayuda (por ejemplo, en períodos de matrícula contar con un voluntariado de mayores, formados previamente por el personal del Aula, permitiendo la agilización de los trámites burocráticos). Igualmente, se podría contar con las experiencias de los mayores en aquellos campos que más dominan para impartir talleres voluntariamente, presentar conferencias, participar en la radio de la Universidad, elaboración de revistas, etc. Así pues, por un lado estaríamos potenciando su nivel de autoestima y por otro, recursos endógenos.

COORDINACIÓN ENTRE EL SERVICIO Y LA ESTRATEGIA GENERAL DE LA UNIVERSIDAD

Hasta la etapa actual no han existido unos procedimientos establecidos. En ciertos momentos se ha llegado a pensar que el Aula no se sentía reflejada en la estrategia general de la Universidad; era un servicio que políticamente interesaba en determinados momentos. El sentimiento generalizado de todas las partes implicadas en el Programa, era la necesidad de que hubiese una persona que representara a todos los colectivos implicados en el Aula de Mayores de tal forma que las líneas de actuación y políticas estratégicas quedasen enraizadas y no sucumbieran ante los


continuos cambios. En la actualidad, la coordinación recae en la Coordinadora General que al depender de este Vicerrectorado es el nexo de unión entre el Equipo de Gobierno y el propio Servicio.

Puntos fuertes La elaboración anual de una memoria y de los informes

que se realizan periódicamente. La fuerte motivación del personal (docente y técnico)

como de los alumnos.

Puntos débiles Ausencia de procedimientos establecidos de recogida de

información. Escasa operatividad de la Memoria. Ausencia de unos protocolos que recojan los objetivos de

mejora y criterios de calidad que hay que establecer. Ausencia de participación de todos los agentes

implicados. Excesiva burocratización para la obtención de recursos. No integración de los alumnos en el Servicio.

Sugerencias de mejora Establecer procedimientos de recogida de información. Difusión de la Memoria anual y de los informes. Establecer procedimientos que garanticen que todo el

personal dispone de recursos para realizar su tarea. Promover foros de reuniones tanto con alumnos,

profesores, coordinadores y personal técnico. Diseñar un calendario/planning donde se recojan las

distintas actividades programadas por los diferentes colectivos.

Agilizar los trámites de gestión para la obtención de recursos.

Creación de un voluntariado de mayores.

4.4. Personas

Este criterio está basado en la política que marca el Equipo de Gobierno y la Gerencia de personal de la Universidad de Huelva, con sus procesos de selección y formación del personal de acuerdo con las necesidades del Servicio.


El personal del Servicio que integra el Aula de Mayores y de la Experiencia está compuesto por funcionarios (Vicerrector de Extensión Universitaria, Jefa del Servicio, Jefa de sección, Jefa de negociado y Administrativo) y laborales (Coordinadora General y técnicas). Así mismo se refuerza con alumnos de prácticas de la Diplomatura en Educación Social y la Licenciatura en Psicopedagogía. De otra parte, contamos con el grupo de profesores que participan en cursos y/o talleres.

PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL PERSONAL

En el apartado relacionado con los procesos de selección del personal, tendremos que diferenciar entre los procesos dirigidos al personal docente y los dirigidos al personal técnico, puesto que los procesos y criterios de selección difieren según vayan dirigidos a unos u otros. Si hacemos referencia al personal docente, el proceso conformado es el siguiente: se abre una convocatoria, como ya hemos comentado anteriormente, dirigida a todos los directores de departamentos, para que oferten propuestas de módulos a realizar. A su vez los directores de cada departamento hacen extensible la convocatoria a todos los docentes de su departamento, para que aquellos docentes interesados puedan presentar propuestas de cursos. El profesor que presenta la propuesta, por lo general, asume el cargo de coordinador del curso y éste, a su vez, elige voluntariamente a los profesores que impartirán clases en su módulo en caso de ser admitida dicha propuesta. En lo concerniente a la selección del personal técnico, éste ha sido el proceso a seguir: apertura de una convocatoria pública en la que se especifica el plazo de presentación de las solicitudes, perfil solicitado en relación a las plazas ofertadas, baremación en función del currículo, entrevista personal y méritos relacionados con el puesto a desempeñar. Con respecto a la formación del personal, tendremos que matizar que, en etapas anteriores, no se ha fomentado la formación del mismo, a través de un proceso establecido que contemplase un plan de formación coherente con las necesidades del Servicio y las personas que trabajan directamente con este alumnado. Tal carencia ha propiciado que sea el propio personal el que, de manera autónoma y autodidacta, se forme sin contar con el apoyo del equipo directivo con todas las dificultades que ello conlleva. Sin embargo, en el momento actual consideramos que tales impedimentos terminarán por desvanecerse, ya que tanto la Coordinadora General como el equipo directivo apuestan por la mejora del Servicio y esto supone el establecimiento de procesos que permitan, entre otros muchos aspectos, la elaboración de criterios dirigidos a la formación y


desarrollo del personal del Servicio adecuando el conocimiento y las competencias de las mismas a las necesidades del trabajo.

En estos momentos nos encontramos en un proceso de evaluación del Aula de Mayores y de la Experiencia que nos sirve como herramienta para detectar los puntos fuertes, débiles y establecer un plan de mejora.

IMPLICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES

En relación a la implicación de las personas y la asignación de responsabilidades, debemos diferenciar dos niveles: por una parte, el nivel docente, en que los coordinadores de los diferentes módulos seleccionan y delegan la docencia en profesores especialistas de las diversas materias que contempla el módulo y, por otra parte, el nivel técnico, en el que aún no están delimitadas sus funciones y competencias.

Respecto a los niveles de autonomía, debemos destacar, que se han dado diferentes fases, una primera fase en las que el personal contaba con un grado satisfactorio de autonomía, llegando a participar en las decisiones sobre el funcionamiento del Servicio, seguida de otra en la que estas funciones se suprimieron, provocando un retroceso respecto al funcionamiento del programa y a las relaciones fluidas entre usuarios y personal del Servicio. Actualmente existen razones para pensar que el equipo directivo tiene entre sus objetivos estimular la implicación del personal proporcionando situaciones que respalden un comportamiento innovador y creativo.

COMUNICACIÓN ENTRE EL EQUIPO DIRECTIVO Y EL PERSONAL

Las reuniones que se han venido llevando a cabo han sido puntuales y con carácter informativo sin que se hayan establecido reuniones periódicas en las que se determine el funcionamiento regular del Servicio. La carencia de protocolos establecidos en los que se levantasen actas y se tomasen notas de las puntualizaciones aportadas a nivel de coordinadores ha traído como consecuencia el que no se haya dado difusión a los acuerdos a los que se llegaba. La comunicación más directa ha sido entre el propio equipo directivo. Debido a la falta de criterios establecidos, no ha existido, por tanto, un canal de comunicación entre las personas que trabajan directamente en el Aula de Mayores y de la Experiencia, por tanto, no ha existido intercambio de ideas y opiniones.


Se apuesta fuertemente por facilitar la comunicación interna entre el personal y la dirección para tratar las cuestiones que surjan en la organización y desarrollo de las actividades.

Puntos fuertes El personal está preparado y volcado en su trabajo; es

además consciente de las necesidades de mejora. Con respecto al personal docente hay que señalar que la

motivación intrínseca es muy fuerte ya que los docentes siguen presentando propuestas y ampliaciones de programas. Reiteramos el alto grado de implicación y la fuerte motivación ya que hay una entrega total e indiscriminada del personal.

El nivel de comunicación con el equipo directivo es alto y flexible.

Existe buen canal de comunicación entre el equipo directivo y el personal del Aula.

Puntos débiles La carencia de planes de formación establecidos han

impedido que el personal siga un plan de desarrollo y de evaluación adecuado a sus necesidades.

No hay un sistema establecido que defina los roles de cada uno, por tanto, no hay un procedimiento para designar responsabilidades; la burocracia y la política que el Servicio mantiene repercuten en la carencia de designación de responsabilidades.

Sugerencias de mejora Respecto a los planes de formación y desarrollo del

personal, se considera necesario promover la inclusión en los cursos de formación específica que se imparten en diferentes lugares y ofrecer la posibilidad de participar en los planes de formación que oferta la Universidad al personal. Impulsar y facilitar el encuentro y participación, en congresos y seminarios sobre temáticas relacionadas con las personas mayores que sirvan para mejorar la capacidad de rendimiento del personal y ayuden a mejorar la calidad del Servicio.

Elaboración de unos estatutos de funcionamiento de carácter interno que regulen tanto las funciones y responsabilidades del personal adscrito al Servicio, como


de los cauces y canales de comunicación entre directivos y sujetos implicados en el funcionamiento del Aula de Mayores y de la Experiencia, entendiéndose por éste: alumnos, docentes, técnicos y administrativos.

4.5. Alianzas y recursos

INFORMACIÓN DISPONIBLE PARA LA TOMA DE DECISIONES

Conocemos los niveles de satisfacción de los usuarios mediante diferentes métodos de recogida de información; por una parte, baterías de preguntas que se realizan a través de cuestionarios, observación directa, asambleas generales, reuniones con los delegados de curso, representantes de la asociación de alumnos del Aula de Mayores y entrevistas personales a petición de los alumnos, que tienen un carácter puntual. Resaltamos que a excepción de los cuestionarios, el resto de información no tiene carácter oficial, ya que no se sistematiza la información que se obtiene, ni se levanta acta de las sesiones, razón por la cual no existe una difusión de los resultados obtenidos. Respeto al personal docente, ha habido un pequeño atisbo de sistematización mediante la aplicación de encuestas, que, no obstante, no fueron un método adecuado para recoger el sentir del profesorado, los cauces informales han resultado más adecuados para la recogida de los problemas con que se han encontrado los docentes; del mismo modo que en el caso de los usuarios, esta información, no se ha sistematizado. Frente a esto nos encontramos que para el personal técnico y administrativo, no existen unos cauces establecidos, ni formales ni informales, que midan el nivel de satisfacción, por lo que el sentir de éstos, no queda reflejado.

En la actualidad, los acuerdos tomados en las reuniones de coordinación se recogen en actas al mismo tiempo que se envía a los asistentes para que hagan las consideraciones oportunas para su posterior aprobación.

Con respecto a las alianzas establecidas hay proveedores que designa la Universidad y de las que el administrativo del Aula de Mayores tiene un conocimiento exhaustivo; de estas gestiones y sus trámites hay una serie de protocolos establecidos que se reflejan en la memoria económica anual.


ALIANZAS ESTRATÉGICAS

Las relaciones formales con Aulas universitarias de Mayores han pasado por diferentes etapas; en la fase de creación del Aula de Mayores de la Universidad de Huelva éstas eran frecuentes y se recogían alianzas y puntos en común, de hecho, la similitud de los planes de estudios de los primeros años son debidas a las reuniones de carácter formal que se mantuvieron con las Aulas de Mayores de Andalucía; en una segunda etapa, el Aula de Mayores de la Universidad de Huelva ha parecido desvincularse de esta política común que se lleva a cabo en otras universidades, pese a existir encuentros de carácter nacional y comunitario, nuestro Servicio dejó de participar en ellos, rompiéndose los vínculos hasta entonces establecidos. Respecto a las alianzas con otras organizaciones, por necesidades del Aula hemos necesitado la colaboración de otros servicios como el Voluntariado de la Universidad de Huelva. Estas alianzas no son formales ni periódicas ya que no se rigen mediante un formato establecido y que responden a necesidades específicas.

La alianza más fuerte que existe es con la Consejería para la Igualdad y Bienestar Social de la Junta de Andalucía, puesto que es quien subvenciona, en su totalidad, el programa universitario Aula de Mayores y de la Experiencia.

ASIGNACIÓN, CONTROL Y OPTIMIZACIÓN DE RECURSOS

Con referencia a la asignación, control y optimización de recursos, es de resaltar que no se ajustan a las necesidades y prioridades del Servicio, debido al excesivo trámite burocrático, puesto que no existe un cauce directo de petición y asignación de los mismos. Del mismo modo, se hace necesario, establecer criterios para la asignación de recursos con la pertinente justificación, ya que en la actualidad, son inexistentes. De este modo se permitiría que el personal que trabaja más directamente con los usuarios adecuara la solicitud de material a las necesidades del mismo para distribuirlos de la forma más idónea, ya que hasta ahora el personal del Servicio recibe el material que se le asigna y trata de optimizarlo.

NUEVAS TECNOLOGÍAS

Actualmente el Servicio no cuenta con un procedimiento para identificar las oportunidades que ofrecen las nuevas tecnologías; sin embargo, el personal es consciente tanto de su utilidad como de los beneficios que éstas aportan. El elevado coste de los programas informáticos dificulta la implantación de los mismos; por otra parte, al


no ofertarse al personal cursos de formación relacionados con las nuevas tecnologías, los beneficios que estos pueden aportar tanto por agilización de trámites como de búsqueda de información, inciden de forma negativa en la mejora instrumental del Servicio. Sin embargo, reseñamos, que el personal trata de reciclarse a nivel particular, pero consideramos que es insuficiente ya que debería ofertarse un apoyo formativo a las personas que trabajan en el Servicio.

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Hasta la actualidad no se han diseñado mecanismos que posibiliten gestionar la información relacionada con el desarrollo de la política y estrategia, ya que como se ha venido perfilando en el desarrollo de las diferentes sesiones que el comité interno ha venido desarrollando, no se ha establecido un protocolo de recogida de información y procesamiento de datos que nos faciliten esta labor. Por otra parte, con respecto a los usuarios sí existen memorias en las que se recoge el perfil de los alumnos: sexo, edad, nivel formativo, estudios… aunque este tipo de estudios y descripciones la gran mayoría de las veces tienen una escasa o nula difusión, quedando únicamente como documento justificativo de la labor técnica realizada y a la que algunos de los docentes se remiten.

Puntos fuertes Respecto a los mecanismos de recogida de información

se distingue que el contacto directo entre profesores, alumnos y personal es muy fluido, lo cual facilita las relaciones informales gracias a las cuales es fácil recabar la información, pero a su vez esto trae consigo un obstáculo: la carencia de información sistematizada que proporcione una documentación tangible de la que se pueda disponer sin dificultad.

Con referencia a la asignación, control y optimización de recursos el personal ha sabido aprovechar al máximo los materiales de los que ha dispuesto.

Resaltamos el alto grado de interés e implicación del personal que trata de reciclarse y aprender nuevos programas informáticos que ayuden y faciliten las labores del Servicio, de hecho, se van introduciendo novedades tales como la preinscripción mediante formulario informático, renovación y diseño de la página web, elaboración de CD informativo, elaboración y diseño de


carteles y trípticos, preparación de presentaciones de difusión, etc. Igualmente desde la coordinación del servicio se ha llevado a cabo una planificación que contempla las nuevas tecnologías como parte de la formación de los usuarios, desde los inicios se contemplaron cursos de Informática. La respuesta favorable de los alumnos hizo reestructurar los planes de estudios e incrementar la oferta en forma de talleres opcionales en los que se impartiesen tanto informática como Internet y el correo electrónico.

Desde el punto de vista del acceso a la información, ésta está recogida y es pública, si bien se trata de una memoria anual de actividades en la que se incluye entre otros, un capítulo acerca del perfil de los usuarios y cuyos instrumentos de medida (cuestionarios) se encuentran disponibles en la secretaría del Aula de Mayores y de la Experiencia. Subrayamos que en estos informes la parte de gestión económica se encuentra minuciosamente desglosada.

Puntos débiles Escasez de alianzas estratégicas. Como se ha venido recogiendo en los diferentes

apartados resaltamos como un aspecto negativo la carencia de procedimientos que se recojan para determinar el rendimiento de los procesos, punto en el que consideramos deben apuntar las propuestas de mejora.

De las explicaciones que se han descrito en este mismo apartado se han revelado diferentes etapas que hacen referencia a los vínculos y alianzas con otras Aulas de Mayores. La carencia de unos procedimientos formales y reguladores del funcionamiento del Servicio, ha supuesto que las alianzas estratégicas hayan dependido de la coyuntura y de los avatares de la política del momento.

El personal más directamente vinculado al Servicio posee una ausencia de información acerca de la asignación de recursos, sin que se tenga en cuenta las prioridades y necesidades con que contamos.

Una de las necesidades más importantes que denota el Servicio es la insuficiencia de formación, que se ha venido demandando desde los inicios y que se ha expuesto en apartados anteriores.


Eventualidad del personal técnico. Insuficiencia de formación general y específica del

personal del Aula. Insuficiencia de recursos tecnológicos. El Aula de Mayores no dispone de un espacio específico

donde los alumnos puedan reunirse e intercambiar sus experiencias.

Sugerencias de mejora Establecer procedimientos para que las alianzas

estratégicas no dependan de la política del momento. Establecer procedimientos que garanticen que todo el

personal dispone de recursos para realizar su tarea. Promover formación específica y general para el personal

del Aula. Estabilidad del personal técnico. Recursos materiales e informáticos. Respecto a la recogida de la información se propone el

diseño y elaboración de fichas de incidencias y de recogida de información específica y personal. Creación de un diario de recogida tanto de propuestas de usuarios y personal del servicio (docentes, administrativos y técnicos) como de posibles altercados y dificultades en el desarrollo de la labor. Respecto a la recogida de información anónima se plantea la posibilidad de crear un buzón de sugerencias, tanto físico, como virtual en el que alumnos y docentes puedan expresar al Servicio sus posibles sugerencias y dificultades. En este mismo punto se sugieren asambleas periódicas con alumnos, reuniones periódicas con coordinadores, representantes de alumnos y asociación en las que se levanten actas de sesiones; sugerimos que al menos existan dos reuniones anuales en las que el coordinador conozca a los docentes que imparten clases en los diferentes módulos.

De igual modo, para recuperar las alianzas estratégicas quebrantadas en etapas anteriores, se pondrá en marcha un plan de actuación dirigido a promover y potenciar las relaciones con los diferentes programas universitarios destinados a mayores: Centros de día, Asociaciones, ONGs, etc. En definitiva con todos aquellos organismos que trabajen con este colectivo. Asimismo, se impulsará la creación de alianzas con aquellas entidades que estén


en línea con las diferentes áreas que nos competen para ampliar las redes sociales.

Respecto a la distribución de recursos se propone agilizar la tramitación de los mismos y establecer una serie de protocolos en los que se recojan los criterios de selección y distribución de material sin que se someta a excesivos trámites burocráticos, es decir, que los proveedores se dirijan directamente al Aula de Mayores, se adjuntará una memoria justificativa de todos los materiales que se soliciten desde el propio servicio.

4.6. Procesos

IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCESOS CLAVES

El mapa de procesos claves no se encuentra diseñado. Somos conscientes de que los procesos existen y están identificados pero no se encuentran explicitados. La ausencia de un mapa desarrollado en el que aparezcan reseñadas cada una de las acciones y puntos claves que se trabajan en el servicio, ha conllevado que no se hayan delimitado las responsabilidades ni funciones del personal del Servicio.

Teniendo en cuenta la necesidad que tenemos de diseñar nuestro mapa de procesos, a continuación presentamos una propuesta abierta a modificaciones según las necesidades del Servicio.


Organización clausura del curso, entrega de diplomas e

imposición de becas

Preparación de certificados

Elaboración de proyectosAprobación de los cursos por parte

de la Comisión de Extensión Universitaria

Reunión Coordinadora para contrastar información profesorado

y cuestionarios alumnos

Cuestionario de evaluación Finalización del 2º cuatrimestre

PROCESOS DE GESTIÓN PROCESOS DOCENTES

Matriculación

Cuestionario-perfil alumnos

Becas

Organización apertura oficial/inauguración del curso

Resolución de becas

Subvención curso próximo

Organización actividades culturales

Septiembre

Octubre

Noviembre

Diciembre

Difusión del programa a Centros de Mayores, Asociaciones y

Educación de Adultos

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Preinscripción

Ejercicio económico

Memoria de actividades

Febrero

Enero

- Difusión y elaboración de actividades culturales - Revisión quincenal de BOE y BOJA

Jornadas de Puestas Abiertas

Preparación de la cartelería y documentación

Organización copa Fiestas Colombinas

Solicitud a los Departamentos de

programas de cursos

Reunión Coordinadora-coordinadores de los

cursos (temporalización, presupuesto, normativa…)

Comienzan las clases del primer

cuatrimestre

Quincena cultural

Resolución de becas

Comienzan las clases del segundo

cuatrimestre

Finalización del primer cuatrimestre

Cuestionario de evaluación

Reunión Coordinadora-Vicerrector para la distribución

de los cursos

Julio

Agosto Copa Fiestas Colombinas


SEGUIMIENTO Y CONTROL DE LOS PROCESOS

Como indicábamos anteriormente, el Aula de Mayores y de la Experiencia no dispone de un mapa de procesos, por tanto, no se ha tenido control del mismo. A partir de ahora, además de diseñar un plan de actuación se explicitará el seguimiento del mismo a través de diversas reuniones formales con el personal docente, alumnado y de administración. Por tanto, se está poniendo en marcha el diseño de una planificación que recoja las tareas, actividades, calendario y personas, y que, al mismo tiempo, nos permita tener una visión en conjunto de los procesos a seguir. A su vez, pretendemos revisar todos los criterios que intervienen en cada actividad haciendo una valoración conjunta de las actividades desarrolladas con el fin de buscar la mejora.

Los criterios e indicadores del éxito y deficiencias se han llevado a cabo a través de diferentes métodos. De una parte, se han diseñado encuestas, reuniones informales con alumnos, entrevistas con delegados de curso y asociación de alumnos. Los modelos de encuestas han seguido diferentes patrones; en los primeros años los cuestionarios tenían un carácter totalmente abierto, como recogida de información; eran muy útiles pero poco prácticos ya que su procesamiento era arduo y dificultoso; fue viable debido al reducido número de alumnos. Sin embargo, a medida que se incrementó el número de cursos y con ello el número de usuarios, la labor se hizo más dificultosa y hubo que cambiar el procedimiento de estos cuestionarios diseñándose de manera cerrada y opción múltiple de respuesta en el que se incluía además un espacio de observaciones. Este nuevo sistema de encuesta no tuvo aceptación porque el número de ítems era muy elevado y para los alumnos resultaba pesado de responder.

AUDITORÍAS Y EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN

Los procesos son sometidos a una continua evaluación, pero los resultados no inciden en la mejora del Aula de Mayores puesto que no se les da difusión. Al no existir unos procedimientos establecidos para que las conclusiones de los mismos tengan trascendencia ni un compromiso para que se lleven a cabo los acuerdos, estos resultados no se someten a difusión.

Desde la puesta en marcha de este proceso de evaluación y de la creación de su comité interno, estamos apostando por una


evaluación y análisis de las distintas actividades y procesos del Servicio.

Puntos fuertes Los procesos se encuentran identificados e interiorizados,

si bien no se recogen de forma explícita. Con referencia a los instrumentos para recabar

información se han pasado cuestionarios, algunos de ello no han sido muy acertados, pero, la fluida comunicación existente entre personal (docente, técnico) y usuarios ha permitido que el Servicio sea conocedor de los problemas y éxitos del programa.

Pese a las deficiencias estructurales del Servicio, el personal muestra una actitud favorable a que se elaboren mapas estratégicos, organizativos que den una coherencia creando sus propios estatutos y dándole mayor gestión y autonomía.

Puntos débiles No existe diseñado un mapa de procesos ni la atribución

de responsabilidades de los mismos. La información que se recoge es escasamente

sistematizada y poco estructurada. No existen indicadores de procesos.

Sugerencias de mejora Elaboración de un mapa de procesos en el que se

detallen los responsables de cada uno de los procesos. Con referencia a la recogida de datos, es necesario

elaborar las actas de las reuniones y las fichas de incidencia en las que se recoja por escrito el procesamiento de la misma, a fin de sistematizar la información para que resulte más asequible.

Elaboración de un estatuto específico que diferencie al Aula de Mayores y de la Experiencia de los cursos de Extensión Universitaria en las que se contemplen las mejoras que se propongan desde el mismo Servicio teniendo como referencia las evaluaciones que se llevan a cabo por parte del servicio técnico.

Documentar los procesos por escrito. Establecer indicadores de procesos.


4.7. Resultados en los clientes

Nuestro Servicio tiene como principales clientes los alumnos mayores de 55 años que se matriculan para satisfacer sus necesidades personales -de interrelación, compañía, etc.-; y de conocimiento -conceptual, procedimiental y actitudinal-.

Son numerosos los profesores, adscritos a departamentos de las diferentes Facultades y/o Escuelas Universitarias, que participan de forma activa y dinámica en la planificación, desarrollo y evaluación de los cursos y/o talleres.

Es importante conocer el nivel de satisfacción de los clientes (alumnado y profesorado) puesto que contribuye a la mejora del Aula en todos sus aspectos.

MEDICIONES SISTEMÁTICAS DE LA SATISFACCIÓN

El Servicio utiliza diversos métodos para recabar información, pero son las encuestas y los contactos informales los instrumentos a través de los cuales se ha comprobado que se recaba la gran parte de la información, siendo en ocasiones este último el que nos ofrece una gama más amplia y rica de datos, puesto que los cuestionarios en numerosas situaciones producen en los usuarios una situación de ansiedad ya que suelen ser extensos y tediosos de contestar, cuando se trata de cuestionarios abiertos o semiabiertos y les resulta, según ellos mismos manifiestan, insuficientes cuando son de carácter cerrado.

El tipo de datos que nos aportan hacen referencia a la programación, marcha general del curso, percepciones sobre las materias y docentes, relaciones personales, problemas personales de los propios usuarios, así como consultas ajenas al propio Programa, etc.

El Aula de Mayores y de la Experiencia tiene una proyección positiva que se percibe tanto en los usuarios como en la sociedad onubense, en los propios alumnos pese a que detectan aspectos obviamente mejorables. Sin embargo casi todos los alumnos se muestran satisfechos con esta iniciativa que por una parte les ayuda a completar su tiempo de ocio de una forma creativa y les permite ampliar su entorno social. De hecho, existe un grupo de alumnos que no se desvinculan del Aula aunque hayan terminado el ciclo formativo ya que establecen un vínculo fuerte con la Universidad y permanecen en ella, bien asistiendo a nuevos cursos y talleres


ofertados por el Servicio, o asistiendo como oyentes a materias que se imparten en las diferentes titulaciones ofertadas por la Universidad de Huelva.

DIFUSIÓN Y USO DE LOS RESULTADOS

Para que la percepción que desde el Servicio se tiene acerca del grado de satisfacción de los usuarios, se ha optado por pasar un cuestionario que determinase el sentir de los alumnos, no obstante debemos apuntar que, la media obtenida del grado de satisfacción, resalta entre los apartados el de la capacidad de respuesta ante los problemas

Concluimos, por tanto, que la mayoría de los usuarios se muestran en general satisfechos tanto con la labor que se realiza desde el Servicio como por el trato y disposición que el personal les dispensa, razones por las cuales consideran que se les ayuda a solventar los problemas cuando acuden a él.

REVISIÓN Y MEJORA DE LOS PROCEDIMIENTOS

No conocemos cuáles son los niveles de satisfacción en otros servicios similares a los nuestros, ya que en la actualidad no tenemos contactos, pero sí tenemos que resaltar que dadas las especiales características de este Servicio, a caballo entre actividades de Extensión Universitaria y de labores docentes los paralelismos resultan un tanto complejos a la hora de establecer criterios que faciliten un sistema que sirva para confrontar resultados. Desde el Servicio es conveniente resaltar que se debe apostar por el intercambio de experiencias con otros servicios. Como aspecto negativo destacamos el hecho de que no se invite a especialistas de otras Aulas de Mayores para que se de un flujo en el intercambio de experiencias.

Con referencia al procedimiento de recogida de incidencias, no existe un formulario establecido en el que se recopile la información, pues muchos de los usuarios no quieren figurar como firmantes de documentos; no obstante, de forma puntual, los delegados han elaborado y recogido en actas de incidencia.

Por lo general, según la información obtenida mediante cuestionarios, el grado de satisfacción de los alumnos del Aula de Mayores y de la Experiencia es elevado, si bien ésta información no se ha canalizado para alcanzar mejores logros en el servicio.


Por norma general, se aplican y revisan una serie de cuestionarios a los usuarios anualmente para evaluar el Programa, son los técnicos junto al Coordinador/a los encargados de elaborar estos sondeos y de procesarlos. Hemos de recalcar que la variedad de estos en ocasiones se ha adecuado a los usuarios pero en otras han resultado dificultosos para los mismos y excesivamente largos, ya que la mayoría de las veces no se han validado, la variada labor que se lleva a cabo desde el servicio, impide en muchas ocasiones que las tareas se realicen de una forma correcta y coherente.

Puntos fuertes La comunicación es fluida con los alumnos.

Puntos débiles El método de recogida de información no está

suficientemente adaptado al alumnado. No existen datos comparativos con otros servicios

similares. Poco intercambio de experiencias con otros servicios. No se han utilizado hasta ahora los resultados obtenidos

sobre el grado de satisfacción del usuario. No existe un protocolo de actuación para difundir esta

información.

Sugerencias de mejora Reestructuración de cuestionarios y sistematización de

una serie de protocolos para la recogida de información, creación de plantillas para recogida de información en actas de sesiones tanto para asambleas como para reuniones.

Revisión de los métodos de recogida de información. Intensificar los encuentros e intercambios con otros

servicios. Tener en cuenta la información que aportan los alumnos

para la mejora. Definir un protocolo de actuación para difundir esta

información.


4.8. Resultados en las personas

Iniciamos este apartado haciendo una puntualización: para conocer el grado de satisfacción del personal hemos utilizado dos vertientes; por una parte, el personal docente al que se les ha pasado un cuestionario, el cual fue consensuado por el comité de autoevaluación y, por otra parte, al personal técnico y administrativo, al que por ser un reducido número de personas, se ha optado por realizar un debate en torno a la satisfacción con respecto a su trabajo. Tras esta aclaración comenzaremos analizando los puntos clave que se detectan en los resultados de las encuestas a docentes.

MEDICIONES SISTEMÁTICAS DE LA SATISFACCIÓN DEL PERSONAL

La satisfacción que muestra el personal docente con respecto al Aula de Mayores es elevada, ya que se aproxima a los niveles más altos. Frente a esto, los docentes valoran muy por debajo de la media su participación en las decisiones que se toman acerca del funcionamiento del Servicio; una vez más sale a colación la estructura vertical que sigue el Servicio, ya que las decisiones vienen tomadas desde la cúspide y no se consulta con el personal para posibles modificaciones y mejoras. Por lo general, deducimos de las encuestas que los docentes se implican más en los Módulos en los que imparten docencia que en el Aula de Mayores; como contrapartida encontramos que el personal es poco crítico con respecto a los posibles cambios que pudiesen producirse en el Servicio.

Respecto al personal técnico y administrativo habría que tener en cuenta que el nivel de satisfacción, de las relaciones personales tanto a nivel interno como externo en el Servicio es muy bueno (docentes, coordinadores y alumnos).

El trabajo se realiza en equipo y no hay dificultades en este aspecto, las relaciones tanto personales como profesionales son sólidas e inmejorables.

Respecto a datos comparativos sobre el grado de satisfacción en servicios similares al Aula de Mayores y de la Experiencia, no tenemos conocimiento de los resultados obtenidos en otras universidades, sería necesario cotejar los datos con los correspondientes a otras Universidades.


DIFUSIÓN Y USO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Los resultados obtenidos se pasan al Coordinador/a que a su vez los transmite al Vicerrector de Extensión Universitaria y se difunden a los coordinadores pasándoles los documentos y celebrando una reunión en la que se debaten los resultados. Hasta ahora con los resultados obtenidos y difundidos no se ha establecido un plan de actuación en la que se hayan producido mejoras derivadas de las sugerencias.

En estos momentos se están aprovechando los resultados obtenidos de las evaluaciones del curso pasado para plantear actuaciones de mejora.


No se ha llevado a cabo ninguna revisión de los procedimientos del Aula puesto que no existen tales procedimientos recogidos formalmente, sino que estos están interiorizados.

Puntos fuertes La satisfacción del personal docente con respecto al Aula

de Mayores. La motivación y el interés por parte de todo el colectivo

implicado. Relaciones personales y profesionales entre personal del

Servicio y con los usuarios es muy buena. El trabajo se realiza en equipo.

Puntos débiles Escasa participación del docente y técnicos en las

decisiones que se toman acerca del Aula de Mayores. Escasa implicación en las actividades que se organizan

en el Aula de Mayores fuera de su módulo. Escasez de reconocimiento por parte de la jerarquía de la

labor del personal del Aula de Mayores. Desconocimiento por parte de los usuarios de las

funciones del personal técnico.

Sugerencias de mejora Que el docente esté representado en la comisión de

Extensión específica del Aula de Mayores Fomentar la implicación de los docentes en las

actividades del Servicio.


Potenciar el reconocimiento del personal que trabaja en el Aula de Mayores.

Establecer y difundir un organigrama donde se especifiquen las funciones y responsabilidades del personal.

4.9. Resultados en la sociedad

La Universidad de Huelva está apostando por la integración plena del Aula de Mayores y de la Experiencia en la sociedad onubense en general.

ANÁLISIS DE LA DEMANDA SOCIAL

La percepción del entorno social sobre el Aula de Mayores y de la Experiencia, se recoge a través de diversas fuentes de información: notas de prensa en los medios de comunicación, reportajes televisivos, tanto en los medios de comunicación local como autonómicos, (Teleonuba, tTsis Tv2 de Andalucía). Diferentes reconocimientos en prensa escrita; entrevistas y debates en programas radiofónicos y premios otorgados por diferentes entidades sociales. Concretamente, en el año 2000 se le concedió al Aula de Mayores y de la experiencia de la Universidad de Huelva como “Onubense fin de siglo”, en la modalidad de educación; la Delegación de Gobierno de la Junta de Andalucía en Huelva, “Al Aula de Mayores por su contribución a resaltar los valores de la identidad andaluza” en el año 2002; en la XV edición de “Onubense del año” en el área de educación en el año 2003; en el 2004 “Las uvas de la ser” en el apartado de educación. Todos estos premios son un indicativo de la imagen positiva que se transmite a la sociedad onubense del funcionamiento del Servicio.

ACTIVIDADES DE IMPACTO

Son muy variadas las actividades de acercamiento a la comunidad local y van en progresivo aumento, se iniciaron con difusión en asociaciones de vecinos, amas de casa, centros de día de mayores, etc. Progresivamente, estas actividades han ido incrementándose primero en las jornadas de puertas abiertas de nuestra Universidad y la última de las acciones ha sido la apertura de dos nuevas sedes provinciales en Almonte y Lepe.


Puntos fuertes La buena imagen transmitida a la sociedad onubense.

4.10. Resultados clave

RESULTADOS DE LOS PRINCIPALES SERVICIOS PRESTADOS

El Servicio no ha dispuesto hasta la actualidad de ningún procedimiento que determine los resultados de sus procesos claves, ya que los procesos no se han establecido de una forma clara y escrita y que en diversas ocasiones, el conocimiento informal, tan útil para el manejo de los datos, es un obstáculo para cuantificar los resultados.

DIFUSIÓN Y USO DE LOS RESULTADOS

De manera informal sí se difunden los resultados pero no hay un sistema establecido, se necesita un compromiso por parte de la dirección para que los resultados de los estudios y sondeos que se llevan a cabo sirvan para la mejora de la calidad del servicio.


No existen procedimientos por tanto, no puede darse una revisión.

Puntos fuertes Conocimiento del Servicio, del personal, y de los

resultados. Las relaciones informales que se establecen.

Puntos débiles No se conocen los procedimientos. La no cuantificación de esas relaciones informales. La desorganización de roles del servicio. La falta de medios. La excesiva carga docente de la coordinadora que no

tiene exoneración de créditos.

Sugerencias de mejora Establecer unos mecanismos para que se den a conocer

los procedimientos.


Llevar un registro de las personas que vienen al Aula con problemas o sugerencias.

Distribución de los roles de servicio. Exoneración de créditos docentes.

5. SÍNTESIS DE LA EVALUACIÓN EXTERNA: FORTALEZAS Y DEBILIDADES

SSIINNTTEESSIISS DDEE EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN EEXXTTEERRNNAA

PUNTOS FUERTES PUNTOS DÉBILES 1. EVOLUCIÓN Y CONTEXTO ACTUAL DEL SERVICIO 2. LIDERAZGO Actitud positiva del nuevo equipo Burocratización excesiva Buena disposición de todos Carencia, instrumentos, recogida inf. 3. POLÍTICA Y ESTRATEGIA Elaboración de memoria anual Poco operatividad de la memoria Elaboración de informe periódico Comunicación vertical y unidireccional 4. PERSONAS Personal altamente motivado Carencia de formación del personal Fluida comunicación personal-usuarios No existe definición de roles 5. ALIANZAS Y RECURSOS Interés individual por reciclarse Carencia de información sistematizada Información disponible y pública Eventualidad del personal técnico 6. PROCESOS Cuestionarios facilitadores, problemas y éxito No existen mapas de procesos

7. RESULTADOS EN LOS CLIENTES Comunicación fluida entre el alumnado Inadecuación de los instrumentos 8. RESULTADOS EN LAS PERSONAS Elevada satisfacción del personal docente Escasa participación en la toma de

decisiones Alta motivación de todo el colectivo Poco reconocimiento de la Universidad 9. RESULTADOS EN LA SOCIEDAD

Buena imagen transmitida Que la Universidad no se aproveche del programa

Extensión a otras poblaciones 10. RESULTADOS CLAVE Conocimiento del servicio, del personal y de los resultados

No organigrama de funciones y roles del servicio

6. PLAN DE MEJORA

CONVOCATORIA 2005

Nº ACCIONES DE MEJORA SEGÚN INFORME FINAL PLAZO

RESPONSABLES DE LA

EJECUCIÓN DE LA ACCIÓN

INDICADORES DE

SEGUIMIENTO DE LA ACCIÓN

META A CONSEGUIR

FECHA MÁXIMA DE EJECUCIÓN

1. EVOLUCIÓN Y CONTEXTO ACTUAL DEL SERVICIO

1.1

La comisión de extensión universitaria con respecto al aula de mayores debe estar formada con personas relacionadas con el Aula de Mayores y de la Experiencia

Medio Coordinadora del Aula y Vicerrectorado de Extensión Universitaria

Existencia de una comisión con personal del Servicio

Que el personal del servicio esté reflejado en las decisiones importantes

2007

1.2 Elaborar un organigrama con las funciones y roles del personal del servicio Corto Comisión del Servicio

Existencia del documento con el organigrama

Establecimiento y delimitación de las funciones del Servicio

2006

1.3 Elaboración de Estatutos de régimen interno Medio Comisión del Servicio

Existencia del documento con los Estatutos

Dar estabilidad y equilibrio al Aula 2007

1.4 Impulsar un foro de debate entre los alumnos del Aula para el intercambio de experiencias

Medio Comisión del Servicio

Realización del foro (seminarios, encuentros, debates…)

Relaciones fluidas entre los alumnos. 2007

1.5 Establecer contactos con otras Aulas de Mayores de otras Universidades Largo Coordinadora del Aula y

Comisión del Servicio Número de encuentros con otras Aulas

Dar a conocer el Servicio y enriquecerse con otras Universidades

2008

1.6 Establecer una política, objetivos y líneas de actuación por escrito Medio Coordinadora del Aula y

Comisión del Servicio

Documentos que recojan la política y líneas de actuación

Existencia de una política y líneas de actuación por escrito

2007

1.7 Elaborar un archivo histórico Largo Comisión del Servicio Existencia del archivo Conocer la evolución del Servicio

2008

1.8 Establecer puntos de encuentros para los alumnos Largo Comisión del Servicio Número de encuentros

establecidos Relaciones fluidas entre los alumnos 2008

1.9 Exoneración de carga docente a la coordinadora general Medio

Vicerrectorado de Extensión Universitaria y Vicerrectorado de Profesorado

Existencia del documento de exoneración.

Mayor dedicación al Servicio 2007

1.10 Incorporación del Servicio al Plan Estratégico de la Universidad Medio

Vicerrectorado de Extensión Universitaria y Vicerrectorado de Dirección Estratégica, Infraestructura y Asuntos Económicos

Existencia de un documento donde se refleje que el Aula de Mayores y de la Experiencia está inmerso en el Plan Estratégico de la Universidad

Mejora en el Servicio 2008

2. LIDERAZGO

2.1 Establecer procedimientos formales para recoger propuestas de mejora Largo Comisión del Servicio

Existencia del documento donde se reflejen los procedimientos


2.2 Promover foros de reuniones tanto con alumnos, profesores, coordinadores y personal técnico

Largo Comisión del Servicio

Existencia de un documento donde se refleje la planificación de estas actividades


2.3 Diseñar un planning en el que se recojan las distintas actividades programadas Largo Comisión del Servicio

Existencia del documento con las actividades programadas


2.4 Mayor reconocimiento por parte de la Universidad hacia el Aula de Mayores Largo Vicerrectorado de

Extensión Universitaria

Partida presupuestaria de la Universidad hacia el Aula de Mayores


3. POLÍTICA Y ESTRATEGIA

3.1 Establecer procedimientos de recogida de información Medio Comisión del Servicio Existencia del

protocolo Estructuración de la información 2007

3.2 Puestas en marcha de las propuestas de mejora recogidas en la Memoria y en los informes

Largo Vicerrectorado de Extensión y Comisión del Servicio

Número de acciones que se han puesto en práctica de esa memoria

Desarrollar el 100% de las mejoras planteadas Mejora del Servicio

2008

3.3 Establecer procedimientos que garanticen que todo el personal dispone de recursos para realizar su tarea

Medio Comisión del Servicio Documento que recoja el procedimiento a seguir

Que todo el mundo disponga de los recursos necesarios para su tarea

2007

3.4 Agilizar los trámites de gestión para la obtención de recursos Medio Comisión del Servicio

Número de recursos obtenidos/número de recursos solicitados multiplicado por 100

Recursos obtenidos en plazo

2007

3.5 Creación de un voluntariado de mayores Largo Comisión del Servicio Existencia del voluntario

Mayor participación de los alumnos en el Servicio

2008

4. PERSONAS

4.1 Promover formación específica y general para todo el personal técnico del Aula Medio

Vicerrectorado de Extensión Universitaria y Comisión del Servicio

Nº de actividades de formación realizadas

Mejorar la formación del personal

2007

4.2 Integración como personal propio de la Universidad, en la medida que se considere un Servicio consolidado

Largo Rectorado, Gerencia y Vicerrectorado de Extensión Universitaria

Existencia de un personal en plantilla fija

Mejorar el Servicio 2008

5. ALIANZAS Y RECURSOS

5.1 Establecer procedimientos para que las alianzas estratégicas no dependan de la política del momento

Largo Comisión del Servicio Documento que recoja los procedimientos

Existencia de estabilidad en las alianzas

2008

5.2 Estabilidad del personal técnico Largo Rectorado, Gerencia y Vicerrectorado de Extensión Universitaria

Contemplar los puestos técnicos en la RPT

Estabilidad y mejora en el Servicio

2008

5.3 Recursos materiales e informáticos Medio Coordinadora General

Número de equipos informáticos nuevos Número de otros materiales nuevos


5.4 Dotar al Servicio de espacios dotados de mobiliario para el alumnado Largo

Coordinadora General y Vicerrectorado de Extensión Universitaria

Número de espacios conseguidos

Tener más espacio para el alumnado

2008

6. PROCESOS

6.1 Elaboración de un mapa de procesos en el que se detallen responsables de cada uno de los procesos.

Corto Comisión del Servicio Documento que refleje el mapa de procesos

Estructuración de los procesos 2006

6.2 Elaboración de actas de las reuniones Medio Comisión del Servicio Número de actas de las reuniones

Mejora y estabilidad del Servicio

2007

6.3 Elaboración de fichas de incidencias Corto Comisión del Servicio Número de fichas de incidencias


2006

6.4 Elaboración de un estatuto específico del Aula Largo

Vicerrectorado de Extensión Universitaria y Comisión del Servicio

Documento donde se recojan los Estatutos del Aula


2008

6.5 Documentar los procesos por escrito Corto Comisión del Servicio Documento donde se recojan los procesos


2006

6.6 Establecer indicadores de los procesos Medio Comisión del Servicio Documento donde se recojan los procesos


2007

7. RESULTADOS EN LOS CLIENTES

7.1 Revisión de los métodos de recogida de información Medio Comisión del Servicio

Nº de métodos de recogida de información definitivos


2007

7.2 Recabar información de otros Servicios similares a los nuestros Largo Comisión del Servicio

Documentación relativa a otros servicios


2008

7.3 Intensificar los encuentros e intercambios con otros servicios Largo Comisión del Servicio Nº de encuentros

realizados


2008

7.4 Tener en cuenta la información que aportan los alumnos para la mejora Medio Comisión y coordinadora

Mejora en los resultados de satisfacción de los alumnos


2007

7.5 Definir un protocolo de actuación para difundir la información que aportan los alumnos

Medio Comisión del servicio Documento que recoja el protocolo


2007

8. RESULTADOS EN LAS PERSONAS

8.1 Potenciar el reconocimiento del personal que trabaja en el Aula de Mayores. Corto Vicerrectorado de


Número de gratificaciones obtenidas


2006

8.2 Fomentar la implicación de los docentes en las actividades del Servicio. Medio Comisión

Número de profesores que se implican en las actividades del Servicio.


2007

8.3 Establecer y difundir un organigrama donde se especifiquen las funciones y responsabilidades del personal.

Medio Comisión

Documento que recoja las funciones y responsabilidades del personal

Conocimiento de funciones y responsabilidades por parte de docentos y usuarios.

2007

8.4 Mejora de las condiciones de trabajo. Corto Vicerrector de Extensión Universitaria y coordinadora

Incremento salarial Mejora y estabilidad del Servicio

2006

8.5 Flexibilidad laboral del personal técnico acorde con las necesidades de los usuarios Corto

Coordinador del Aula de Mayores y de la Experiencia.

Documento que recoja un planning de trabajo


2003

9. RESULTADOS EN LA SOCIEDAD

9.1 Establecer unos mecanismos para que se den a conocer los procedimientos. Medio Comisión Existencia del

procedimiento Difusión y uso de los resultados 2007

9.2 Llevar un registro de las personas que vienen al Aula con problemas o sugerencias.

Medio Comisión Nº de problemas Nº de soluciones

Revisión y mejora de los procedimientos

2007

9.3 Distribución de los roles de servicio. Medio Comisión Establecimiento de roles


2007

9.4 Exoneración de créditos docentes. Medio Comisión Vicerrectorado de Profesorado

Nº de créditos exonerados


2007

9.5 Difundir el envejecimiento competente a la sociedad Medio Vicerrectorado de


Nº de actividades que difunden la filosofía del Aula

Difusión de los resultados 2007


7. VALORACIÓN DEL PROCESO DE EVALUACIÓN EXTERNA

El proceso de evaluación externa ha permitido profundizar en la situación actual del servicio, conocer sus posibilidades y dificultades, proponer objetivos alcanzables progresivamente y valorar positivamente la motivación del personal del servicio, al mismo tiempo que constatar la voluntad del Vicerrector responsable del servicio de avanzar en su mejora.

Desde nuestro punto de vista, el aspecto más sobresaliente consiste en la evidencia detectada entre la diferencia existente entre el pasado de esta Aula de Mayores y el presente. El pasado centrada en la mayoría de los puntos débiles detectados y el presente (cambio de equipo de gobierno de la Universidad y de la coordinadora del Programa) centrado en un análisis ajustado de la realidad, evaluación del servicio y propuestas de mejoras, así como de la necesidad de conectar con experiencias similares.

Consideramos que este programa tiene la mayor dotación económica de todos los Programas de mayores de la Comunidad Autónoma andaluza (100.000 euros de los 450.000 que se distribuye entre 8 Universidades restantes). Sin embargo, constatamos que no hay correlación entre esta subvención y el servicio prestado.


8. ANEXO 1: DOCUMENTACIÓN UTILIZADA EN LA EVALUACIÓN.

APARTADO CON EL QUE SE RELACIONA FUENTE / EVIDENCIA Utilización

(Sí/No) Cuadro de variables del entorno socioeconómico No

Datos estadísticos del Servicio Sí Plantilla y organigrama del servicio en su evolución No

Encuestas de satisfacción interna y externa Sí

Normativa y reglamentos específicos del Servicio No

Normativa general de la Universidad No Plan Estratégico de la Universidad No Plan de Mejora del Servicio No Planificación del Servicio No Evolución de las variables cuantitativas del Servicio en relación con el conjunto de variables de la Universidad

No

CRITERIO 0. Evolución y Contexto actual del

Servicio

Tablas 1 y 2 de la Administración, según Guía de Autoevaluación No

Reglamentos, Estatutos … No Documentos de objetivos anuales o plurianuales No

Ejemplos de comunicaciones, equipos de trabajo Sí

Planes estratégicos del Servicio y de la Universidad No

Planes operativos No Cursos de formación en gestión de calidad No

Organigrama del Servicio No Ejemplos de felicitaciones Sí Resultados de encuesta de personal No

CRITERIO 1. Liderazgo

Plan de evaluación de rendimiento personal No

Legislación que afecte al Servicio No Modelos y resultados encuestas del personal No

Plan de comunicación del Servicio No CRITERIO 2. Política y

Estrategia Documentos, informes, actas de comisiones del Servicio … No


Planes de formación y desarrollo del personal No

Documentación relacionada con los procesos de selección No

Documentación sobre la evaluación del personal No

Organigrama y diseño de perfiles profesionales No

Planes de seguridad y salud laboral No Manuales de funciones del personal del Servicio No

CRITERIO 3. Personas

Tablas 2 y 3 de Administración No

Documentación sobre las alianzas establecidas por el Servicio No

Inventarios No Documento de Propiedad Intelectual de la Universidad No

Documento de ética institucional No Informe de gestión presupuestaria No Plan de marketing No Página web Sí Manual de procedimientos No Modelos de encuestas Sí

CRITERIO 4. Alianzas y Recursos

Tablas 1,2 y 4 de Administración No

Entrevistas y encuestas de satisfacción Sí Mapa de procesos No Manual de procedimientos No Planes de formación y actualización del personal No

Documentos de apoyo para los procesos (manuales, formularios, etc.) No

Planes de seguimiento de los procesos No Informes de evaluación y/o de auditorias externas No

Planes de mejora en ejecución No Tabla 5 de Administración No Modelos y resultados de encuestas Sí Indicadores de procesos No Datos estadísticos y ratios No

CRITERIO 5. Procesos

Reglamento del Servicio No

Tablas de indicadores No Resultados de encuestas y entrevistas y otros procedimientos de medida de la percepción

No

Tabla 6 de la Administración No

CRITERIO 6. Resultados en los

Clientes

Modelo y resultados de encuestas Sí

Manuales de funciones del personal del Servicio No

Tablas de indicadores No Resultados de encuestas y entrevistas y otros procedimientos de medida de la percepción

No

CRITERIO 7. Resultados en las

Personas

Modelo y resultados de encuestas No

Tablas de indicadores No Resultados de encuestas y entrevistas y otros procedimientos de medida de la percepción social

No CRITERIO 8.

Resultados en la Sociedad

Modelo y resultados de encuestas y entrevistas No

Dossier de datos estadísticos del Servicio No

Resultados de auditorias, revisiones o evaluaciones No CRITERIO 9.

Resultados Clave Documentación sobre resultados generales del Servicio (cuantitativos y cualitativos)

No

PUBLICACIÓN 8 -Informe Final Aula de Mayores

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