SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS QUE INGRESAN Y SALEN DEL CENTRO DE MANUFACTURAS DE

TEXTIL Y CUERO.

SICAS

CONTROL DE ACCESO SENA

INTEGRATES:

SENA CENTRO DE MANUFACTURAS EN TEXTILES Y CUERO

Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

Bogotá. Abril de 2011.

SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS QUE INGRESAN Y SALEN DEL CENTRO DE MANUFACTURAS DE

TEXTIL Y CUERO.

SICAS

CONTROL DE ACCESO SENA

Presentado por:

Presentado a:

Carlos Cetina

Instructor SENA ADSI

SENA CENTRO DE MANUFACTURAS EN TEXTILES Y CUERO

Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información

Bogotá. Abril de 2011.

INTRODUCCION

Los sistemas de información en la actualidad son herramientas de gran ayuda

para las empresas, ya que estos les ayuda a optimizar sus procesos,

proveyendo una administración de los recursos, orden, agilidad, control,

reportes, estadísticas entre otros, los cuales le beneficiara en gran manera.

Para el SENA el sistema de información SICAS (Sistema de información control

de acceso de herramientas tecnológicas al Servicio Nacional de Aprendizaje) le

aportara una optimización de sus procesos en el desarrollo de ingreso y salida

de herramientas tecnológicas al SENA.

SISTEMA ADMINISTRATIVO PARA HERRAMIENTAS TECNOLOGICAS QUE INGRESAN Y SALEN DEL CENTRO DE MANUFACTURAS DE

TEXTIL Y CUERO.

SICAS

CONTROL DE ACCESO SENA

AREA DE INVESTIGACION.

SENA Centro de Manufactura de textil y cuero

GENERALIDADES DE LA EMPRESA A ANALIZAR

El Centro de Manufactura en Textiles y Cuero tiene las siguientes funciones para atender los requerimientos de los sectores de calzado, marroquinería y confecciones:

Impartir Formación Profesional Integral basada en competencias laborales; contribuyendo así al desarrollo socio - económico del país en los sectores productivos competitivos.

Dar Formación continua para atender las necesidades específicas de capacitación y actualización del talento humano vinculado a las empresas; para contribuir a elevar la productividad y competitividad de las organizaciones, mejorar su capacidad para enfrentar los constantes cambios tecnológicos, y participar en los mercados internacionales; de forma efectiva, productiva y pertinente.

Brindar Formación complementaria para la cual se ofrecen modalidad presencial, combinada y virtual.

Asesorar a microempresarios, aprendices y cualquier persona interesada en proyectos de emprendimiento.

Misión

Liderar el avance tecnológico de los subsectores, de Confecciones, Calzado, Marroquinería propendiendo por el desarrollo humano, técnico y social de los trabajadores colombianos y el mejoramiento y desarrollo de las empresas, mediante acciones de Formación Profesional Integral, Formulación de proyectos de innovación y desarrollo tecnológico y la prestación de Servicios Tecnológicos.

Visión

Para el año 2006 - 2010, el Centro se convertirá en un polo nacional de diseño de la manufactura textil y del cuero y de desarrollo tecnológico para la formación profesional integral, la productividad y competitividad empresarial, a través de procesos técnicos, tecnológicos y pedagógicos innovadores.

Descripción situación actual

La administración de herramientas tecnológicas que ingresan al SENA por parte de aprendices, instructores y visitantes se lleva de forma manual por medio de una minuta en papel y lápiz diligenciada por los guardas de seguridad con su puño y letra, lo cual ha sido un proceso un poco demorado y tedioso; se requiere de mejoramiento para beneficio de todos que nos lleve un desarrollo mas tecnológico y sistematizado.

Se requiere tener un sistema que administre los diferentes ingresos y salidas de herramientas tecnológicas ajenas al SENA, mitigué las posibilidades de robo, ofrezca mayor seguridad en el flujo de movimientos y proporcione una identificación detallada de cada equipo y de su propietario, generando una mayor rapidez en cada registro de entrada y salida.

DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Debido a las diferentes estructuras físicas de algunos centros del SENA, y el actual control y registro manual del ingreso y salida de las diferentes herramientas tecnológicas, produciendo que el desarrollo de su tramite sea inconsistente e inseguro para sus actores, ya que el actual registro se hace por una sola portería y a través de un libro minuta, haciendo que fraudes y los hurtos se presenten de manera constate.

La administración sobre ingresos y salidas de herramientas tecnológicas en la actualidad son funcional pero no es el mejor control para la seguridad, la cual se ha de ver comprometida y en tela de juicio para cuando se presente una novedad de robo.

Es necesario crear un ambiente de mayor agilidad y seguridad para que cada visitante, instructor y aprendiz se sienta más tranquilo al llevar su herramienta tecnológica al SENA.

JUSTIFICACION

Por seguridad, control, confiabilidad y agilidad se requiere de un sistema de información que maneje los diferentes ingresos y salidas de partes & equipos provenientes de los aprendices, instructores, visitantes entre otros; proporcionando una mayor rapidez y facilidad en el momento de hacer el registro, generando una ficha donde se incluyan los datos más importantes de cada herramienta, y también se incluya la información general del propietario como su nombre completo cedula entre otros.

En este proceso se debe proveer un mayor control como por ejemplo donde se exija que quien ingresa la herramienta es el único autorizado para sacarlo (a) y así no permitir el hurto de estos mismos, ya que por no tener una ficha que especifique las características del equipo o parte e indique su propietario se puede prestar a que allá algún tipo de cambalache u otra novedad que permita el hurto de estos.

Se necesita de un programa que permita llevar un control detallado de cada entrada y salida, de los equipos que ingresan a los centros del Sena, por lo tanto este sistema esta adaptado a la necesidad de nuestros clientes y en beneficio de cada centro del Sena con el fin de mitigar hurtos, robos o cualquier tipo de novedad que allí se presente.

Este sistema permite que el flujo de información que se maneje, sea confiable y verídico. Este programa va interconectado a un conjunto de equipos y accesorios catalogados como estaciones de trabajo, así por cada reporte que reciba cada una de ellas por medio del sistema información quedara en las otras estaciones inmediatamente, se va alimentando de manera global a un servidor y este administrara la información actualizada a cada usuario.

Este programa se adaptara a la medida del cliente y de acuerdo a las necesidades de cada empresa, para el Sena será un programa que beneficia a cada centro y a cada propietario por medio de este sistema no tendrán problema a la hora de la salida o entrada de cada computador o equipo que ingrese, para ello nuestro programa tendrá en cuenta adaptar portería una estación de trabajo con el programa SICAS para no tener ningún inconveniente en algún punto de salida de cada centro.

El manejo de SICAS será muy sencillo y práctico, se proporcionara capacitación a sus diferentes usuarios. Se excluirán del registro en SICAS las memorias USB y los diferentes modelos de celulares por ser de uso común y mayor cantidad.

OBJETIVO GENERAL

Diseñar e implementar un sistema de información que permita tener un control diario de cada equipo o parte que ingresa al centro o sale de el; obteniendo una mayor agilidad y control en el registro de estos movimientos 24/7. Mejorar la tramitología diaria de manera más ágil. Esto facilitara a la hora de un robo su reporte inmediato y su recuperación.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Administrar el flujo y el control de entradas y salidas de herramientas tecnológicas al SENA mediante un sistema de información.

Registrar de una manera efectiva, eficiente y eficaz, los diversos elementos que ingresan y salen por cada uno de los accesos de la infraestructura.

Proveer una identificación única a cada uno de los elementos que interactúan en cada uno de los accesos de las dependencias a visitar.

Verificar y autorizar mediante cada estación trabajo, de cada portería la salida de las herramientas tecnológicas.

ALCANCE

Implementar el sistema SICAS en cada centro del SENA y capacitar a sus usuarios, proporcionando al SENA una solución efectiva y eficiente para el manejo del ingreso y salidas de las diferentes herramientas tecnológicas.

El cual facilitara su manejo de manera sencilla, ordena, rápida, segura y efectiva de los accesos y movimientos diarios de cada portería las 24 horas.

LIMITACIONES

La aprobación del proyecto por el SENA.

Tener acceso a la red del SENA y a sus equipos

Se considera el factor económico para adquirir los equipos y las diferentes tecnologías necesarias para su implementación.

La disponibilidad de los guardas de seguridad para el manejo del sistema.

REQUERIMIENTOS

Objetivo::Administrar el flujo y el control de entradas y salidas de herramientas tecnológicas al SENA mediante un sistema de información.

Requerimiento: Aplicación del SI.

Proceso: programación

Proceso elemental: diagramas de flujo

Salida: Programa

Objetivo.: Registrar de una manera efectiva, eficiente y eficaz, los diversos elementos que ingresan y salen por cada uno de los accesos de la infraestructura.

Requerimiento: Registro, dirige la información a las bases de datos.

Proceso: Almacenamiento de datos. Estructura, almacena y muestra información actualizada en cada puesto de trabajo

Proceso elemental: elaboración de tablas de información. Tener un informe seguro por medio de cada estación de trabajo.

Salida: Base de datos elementos.

Objetivo.:.Proveer una identificación única a cada uno de los elementos que interactúan en cada uno de los accesos de las dependencias a visitar.

Requerimiento: Identificar.

Proceso: generación código de barras.

Proceso elemental: creación de códigos.

Salida: tabla de seguimiento elementos.

Objetivo. Verificar y autorizar mediante cada estación trabajo, de cada portería la salida de las herramientas tecnológicas.

Requerimiento: control de entradas y salidas.

Proceso: consulta de los movimientos presentados por cada herramienta tecnológica.

Proceso elemental: registrar cada movimiento y llevarlo en histórico de cada herramienta tecnológica.

Salida: tabla movimientos

Otros

O e

Identificar los hurtos que se presenten con las diferentes herramientas tecnológicas.

Generar un registro diario sobre el acceso y salidas de las herramientas tecnológicas.

Mantener un seguimiento de cada equipo llevando una estadística de los diferentes movimientos.

GRAFICA OBJETIVO

MATRIX DOFA SICAS

DOFA

Oportunidades 2. Amenaza No existe un control

de acceso de de las herramientas tecnológicas al centro mediante un SI

Proceso inadecuado para el control de ingreso y salida de equipos de cómputo.

Información descentralización de la información sobre el acceso y salida de las diferentes herramientas y equipos tecnológicos en el CMCT.

Accesos controlados en las diferentes porterías para Ingresos de esas herramientas tecnológicas.

Costos en la compra de equipos de cómputo, impresoras, lectoras de códigos.

Posible proyecto en otro grupo de aprendices ADSI.

Fortaleza FO FA

No existe un SI en el CMCT para el manejo de ingreso de herramientas tecnológicas en el CMCT.

Fácil de implementar en los diferentes centros del SENA.

Fácil de Utilizar. Gran ayuda para

seguridad de las herramientas tecnológicas.

No existe un control sistematizado del ingreso y salida de herramientas tecnológicas del CMCT

Sistema de información necesario y útil para este tipo de control.

Adaptable a los diferentes centros del SENA e institución que tenga un flujo concurrido

Inversión en equipos tecnológicos para solo este tipo de sistema de información.

Control diario de las entradas y salidas de las herramientas tecnológicas.

de este tipo de movimiento en la herramientas tecnológicas.

Debilidad DO DA

Adecuación de un equipo de computo una pistola lectora de códigos, impresora zebra en cada una de las diferentes porterías de acceso al CMCT.

Falta de conocimiento de herramientas con este tipo de alcance.

Control inapropiado de registro de ingreso y salida de herramientas tecnológicas (minutas).

Posibles pérdidas de herramientas tecnológicas en el CMCT por control inapropiado sobre los diferentes movimientos diarios de las herramientas tecnológicas.

Flujo intermitente de entrada y salida de personal con herramientas tecnológicas en los diferentes centros.

Elaborado por: ______________________ Fecha: _____________Revisado por: _______________________ Fecha: _____________Aprobado por: _______________________ Fecha:_____________

ENCUESTA 1

La siguiente encuesta se elaboro con el fin de conocer los diferentes registros de entradas y salidas de las herramientas tecnológicas que ingresan a diario al SENA.

Esta entrevista consta de 9 preguntas las cuales serán contestadas por los aprendices del SENA de forma abierta.

(Dirigida para aprendices, instructores y visitantes)

MARQUE CON UNA (X) según sea el caso.

1. Indique que tipo de herramientas tecnológicas maneja.

( )Portátiles.

( )Discos Usb Ext.

( )Lectoras

( ) Todos

() Otros

¿Cual?:____________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________ ___________

2. Hace usted uso de sus herramientas tecnológicas dentro de las instalaciones del SENA.

SI __ NO __

3. Indique cuales son las herramientas tecnológicas que con mayor frecuencia ingresa al SENA.

( )Portátiles.

( )Discos Usb Ext.

( )Lectoras

( )Otra.

¿Cual?:____________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________ ___________

4. Describa como es el proceso de ingreso de sus herramientas tecnológicas al centro.________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. ¿Considera este proceso de ingreso?

( ) Alto

( ) Medio

( ) Bajo

( ) Otra (cual:

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Describa como es el proceso de salida de sus herramientas tecnológicas, al abandonar las instalaciones del SENA.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Considera este proceso de salida es:

( ) Alto

( ) Medio

( ) Bajo

( ) Otra

¿Cual? ____________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________

8. Se genera algún tipo de registro para su ingreso y su salida; describa como el proceso:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Describa si hay algún tipo de control interno por parte del SENA para el manejo de sus herramientas tecnológicas.

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

CUESTIONARIO 2.

El siguiente cuestionario se elabora por solicitud de nuestro proyecto SICAS el cual permitirá que registre de entradas y salidas de las herramientas tecnológicas

El cuestionario consta de 9 las cuales serán contestadas por las personas requeridas de forma abierta.

(Dirigida al servicio de seguridad).

Cuales son las herramientas tecnológicas que registran en el proceso de entrada al centro de manufactura, portátil, discos USB, lectores etc.

1. Indique cual es la forma en la que registran las herramientas tecnológicas (elementos), que ingresan a los centros de enseñanza por parte de los instructores, aprendices y visitantes.

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. ¿Dónde quedan almacenados los registros de las herramientas tecnológicas que ingresan?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

3. Especifique que datos toman de cada elemento.__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

__________________________________________________________________

4. Estos datos son suficientes. Si o No, porque. ____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

5. Este método le proporciona un control efectivo, practico, ágil y confiable,

SI ___ NO ___

¿Por qué?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

6. Indique si el desarrollo de este proceso es sencillo, rápido, fácil, ágil y práctico.

SI ___ NO ___

¿Por qué?

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

7. Describa como es el proceso de salida de las herramientas tecnológicas. (Elementos)

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. Indique que tipo de control se lleva para la salida de las herramientas tecnológicas. (Elementos).

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