Proyecto Regionales 9 Sep

ICBF – Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

‘JUNIO DE 2010

PROYECTO DE LINEAMIENTOS REGIONALES CON CALIDADDIRECCIÓN GENERAL ICBF2010

República de Colombia

Ministerio de la Protección Social Instituto Colombiano de Bienestar Familiar

Cecilia De la Fuente de Lleras Dirección General

PROYECTO PARA REGIONALES CON CALIDAD JUNIO DE 2010

Avenida Carrera 68 No. 64C-75 PBX 437 7630 • Bogotá D.C.Línea gratuita nacional 01 8000 918080www.icbf.gov.co 14

CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN

2. ANTECEDENTES

3. REFERENCIAS NORMATIVAS

4. DISPOSICIONES GENERALES4.1. Objetivo4.2. Definiciones4.3. Ámbito de aplicación

5. ESPACIOS PARA UN REGIONAL CON CALIDAD - MODELO IDEAL

5.1. Administrativos5.1.1. Dirección Regional5.1.2. Equipo de Apoyo a la Dirección Regional5.1.3. Coordinación Grupo Administrativo.5.1.4. Coordinación Grupo Administrativo y Financiero5.1.5. Coordinación Grupo Jurídico5.1.6. Coordinación Grupo Financiero5.1.7. Coordinación Grupo de Recaudo.5.1.8. Coordinación Grupo de Planeación y Sistemas.5.1.9. Coordinación Grupo de Asistencia Técnica

5.2. Atención al Ciudadano5.2.1. Oficina Atención al Ciudadano5.2.2. Gestor de Datos5.2.3. Archivo Central y Correspondencia

5.3. Protección – Restablecimiento de Derechos5.3.1. Oficina de Defensor5.3.2. Oficina de Psicólogo5.3.3. Oficina de Trabajadora Social5.3.4. Oficina de Abogado auxiliar o Abogado en año de judicatura5.3.5. Oficina para Nutricionista(s) y/o médicos5.3.6. Sala Multifuncional Rotativa






5.4. Prevención – Asistencia Técnica5.4.1. Grupo de Gestores de Prevención y/o S.N.B.F5.4.2. Unidad Móvil5.4.3. Sala Multifuncional Rotativa

5.5. Zonas Comunes5.5.1. Sala de Espera5.5.2. Zona de Adopciones5.5.3. Auditorio

5.6. Zonas de Apoyo5.6.1. Parqueadero5.6.2. Zona de Espera Para Conductores5.6.3. Portería5.6.4. Espacios para Impresoras en Red y Fotocopiado5.6.5. Bodega5.6.6. Almacén5.6.7. Cuarto Técnico O Rack 5.6.8. Cocineta5.6.9. Comedor o Cafetería Para Funcionarios5.6.10. Lockers5.6.11. Servicios Generales5.6.12. Punto Ecológico

6. OTROS LINEAMIENTOS DE DISEÑO

6.1. Imagen Institucional6.2. Saneamiento Básico6.3. Accesibilidad6.4. Señalización6.5. Ambiente de Trabajo6.6. Dotación de Mobiliario






1. INTRODUCCIÓN

Como parte de los retos planteados para el eje específico de Infraestructura Física y Tecnológica Adecuada, se busca que la imagen institucional se dé a partir de la incorporación del espacio de trabajo como una herramienta más de comunicación, capaz de transmitir los valores que se asocian a la imagen de la institución y del trabajo que allí se realiza. Así se pudo plantear un espacio funcional a cada tarea, capaz de adecuarse a las diferentes situaciones de trabajo y no solo a la continuidad del diseño de logotipos y papelería institucional, fortaleciendo la imagen, comunicando a partir de la distribución del espacio, materiales escogidos y colores.

Con base en lo anterior, el presente documento tiene la finalidad de proponer Lineamientos para la intervención en Infraestructura Física y Tecnológica específicamente para Regionales del Instituto, entendiendo al Plan como un proceso que se encuentra en permanente construcción por lo tanto el modelo necesariamente es mejorado paulatinamente a medida que se nutre con las experiencias y aportes de los distintos Regionales. En estos lineamientos se tiene en cuenta las zonas necesarias, consecuentes con la relación de función–espacio y desde las cuales se pueda corresponder a la Ley de Infancia cuya estructura está basada en: “la protección integral, entendida como el reconocimiento como sujetos de derechos de los niños, niñas y adolescentes, el cumplimiento y garantía de los mismos, la prevención de su amenaza o vulneración y la seguridad de su restablecimiento inmediato en desarrollo del principio de interés superior,” 1

2. ANTECEDENTES

En términos de lo dispuesto en el artículo 2 de la Resolución 1808 de 20072 numeral 2, le corresponde a la Dirección General del ICBF establecer los lineamientos para ser entregados al Grupo de Infraestructura Inmobiliaria para que este a su vez coordine y elabore el diseño, remodelación, construcción, y adecuación de los inmuebles de la entidad. Desde el Plan se continua asesorando a la Dirección General para la construcción permanente de los lineamientos con actores internos y externos; proceso evolutivo y mancomunado que se implementó en el año 2007, construido de una manera concertada e incluyente en respuesta a la Política Nacional de “Estado Comunitario y PRAP, y estructurado desde la Gerencia del Plan con la participación de Directivos, Funcionarios de la Dirección Técnica, Atención al Ciudadano, Mejoramiento Organizacional, Gestión Humana, Control Interno, Regionales, Centros Zonales, Sindicato Nacional y usuarios en general.

1CANTILLO, Beatriz y QUIJANO, Pedro. NUEVA LEY PARA LA INFANCIA Y LA ADOLESCENCIA. 2Por medio de la cual se modifica la Resolución No. 0191 del 14 de febrero de 2005






Este documento, en particular, proyecta lineamientos en cuanto a estructura e infraestructura de las Regionales.

REGIONALES

AmazonasAntioquiaAraucaAtlánticoBogotáBolívarBoyacáCaldasCaquetáCasanareCaucaCesarChocóCórdobaCundinamarcaGuainíaGuajiraGuaviareHuilaMagdalenaMetaNariñoNorte de SantanderPutumayoQuindíoRisaraldaSan AndrésSantanderSucreTolimaValle del CaucaVaupés yVichada






3. REFERENCIAS NORMATIVAS

Plan Indicativo Institucional 2007-2010 I.C.B.F. Circular Nº 0012 Mayo 16/08. Por la cual se da a conocer el PLAN INTEGRAL

REGIONALES CON CALIDAD. Decreto 3840 de Septiembre 30/08. Por el cual se modifica el artículo 2º del Decreto

4652 de Diciembre 27/06. (S.R.P.A.) Decreto 4652 de Diciembre 27/06. (S.R.P.A.). Por el cual se reglamenta el Artículo

216 de la Ley 1098 de 2006. Ley 1098 de 2006. Ley de Infancia y Adolescencia. Resolución 2444 Octubre 6/06. Por la cual se reglamenta el Servicio de Atención al

Ciudadano y se adiciona la Resolución 410/06 Resolución 2137 Septiembre 4/06. Se crean grupo internos de trabajo de Protección

en la Dirección Técnica en el I.C.B.F. Resolución 1654 Julio 17/06. Por la cual se fija se modifica la Resolución 0191 de

2005. Resolución 1616 Julio 12/06. Por la cual se fija la estructura del I.C.B.F. a nivel

regional y municipal y se establecen las funciones. Resolución 0191 Febrero 14/05. Se crean grupo internos de trabajo en el I.C.B.F y

Resolución modificatoria 01808 del 08 de Agosto de 2007. Decreto 3264 Diciembre 30/02. Se dicta la estructura del nivel central del I.C.B.F. y

se determinan funciones de las dependencias. Ley 23 Marzo 21/91. Por medio de la cual se crean mecanismos para

descongestionar los despachos judiciales, y se dictan otras disposiciones. Y Acuerdo 000003 (12 Mayo de 2003) del Consejo Nacional para el Desarrollo de los Recursos Humanos en Salud, Por el cual se adoptan los criterios de evaluación y verificación de los convenios docente-asistenciales necesarios para desarrollar los programas de pregrado o postgrado en el área de salud, acuerdo que actualmente se encuentra en estudio.

Decreto 2623 de 2009 “Por el cual se crea el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano”

Reglamentación vigente del Grupo de Gestión de Bienes del I.C.B.F. Normatividad específica en temas específicos.

4. DISPOSICIONES GENERALES.

4.1. Objetivo

Realizar proyecto para dar lineamientos de intervención para el eje estratégico “Infraestructura Física y Tecnológica Adecuada” en desarrollo para Regionales con calidad.

4.2. Ámbito de aplicación.






Se hace necesario clasificar las Regionales y planear estratégicamente con respecto a dicha categorización, planteada a partir del número de Centros Zonales que dependen de la Regional y en especial de la estructura dada por la ley a través de la resolución 1616 de 2003 (Pendiente Modificatoria).

Regional Bogotá1. Dirección Regional2. Grupo Jurídico3. Grupo Administrativo4. Grupo Financiero5. Grupo de Recaudo6. Grupo de Planeación y Sistemas7. Grupo de Asistencia Técnica

Las Regionales de Antioquia, Arauca, Atlántico, Bolívar, Boyacá, Caldas, Caquetá, Casanare, Cauca, Cesar, Chocó, Córdoba, Cundinamarca, Guajira, Huila, Magdalena, Meta, Nariño, Norte de Santander, Quindío, Risaralda, San Andrés, Santander, Sucre, Tolima, y Valle del Cauca, del Instituto Colombiano de Bienestar Familiar tendrán la siguiente estructura interna:

1. Dirección Regional2. Grupo Jurídico3. Grupo Administrativo4. Grupo Financiero5. Grupo de Planeación y Sistemas6. Grupo de Asistencia Técnica

Regionales Putumayo, Amazonas, Guainía, Guaviare, Vaupés y Vichada.

1. Dirección Regional2. Grupo Jurídico3. Grupo Administrativo y Financiero4. Grupo de Planeación y Sistemas5. Grupo de Asistencia Técnica

CATEGORÍA DESCRIPCIÓNA De más de 8 Centros Zonales.B De 5 a 7 Centros Zonales.C De 1 a 4 Centros Zonales.






Regional REGIONALES. Categoría






ANTIOQUIA 16

A

BOGOTA 16 VALLE 14 CUNDINAMARCA 13 BOYACA 12 SANTANDER 10 TOLIMA 9 BOLIVAR 8 CORDOBA 8 MAGDALENA 8 NARIÑO 8 ATLANTICO 7

B

CAUCA 7 CALDAS 6 NORTE SANTANDER 6 CESAR 5 CHOCO 5 HUILA 5 LA GUAJIRA 5 META 5 RISARALDA 5 CAQUETA 4

C

PUTUMAYO 4 SUCRE 4 ARAUCA 3 CASANARE 3 QUINDIO 3 AMAZONAS 1 GUANIA 1 GUAVIARE 1 SAN ANDRES 1 VAUPES 1 VICHADA 1

5. ESPACIOS PARA UN REGIONAL CON CALIDAD - MODELO IDEAL(Ver esquema de zonificación para Regionales con Calidad)

5.1. Administrativos5.1.1. Dirección Regional

Oficina privada para el Director con puesto de trabajo, punto de voz y datos.Sala de Juntas que puede ser de carácter rotativo.






5.1.2. Equipo de Apoyo a la DirecciónÁrea con cubículos a media altura, con puntos de voz y datos. Mobiliario con gavetas y 2 sillas interlocutoras

5.1.3. Coordinación Grupo Administrativo5.1.4. Coordinación Grupo Administrativo y Financiero5.1.5. Coordinación Grupo Jurídico 5.1.6. Coordinación Grupo Financiero 5.1.7. Coordinación Grupo de Recaudo 5.1.8. Coordinación Grupo de Planeación y Sistemas 5.1.9. Coordinación Grupo de Asistencia Técnica

5.2. Atención al Ciudadano

5.2.1. Gestor Social Atención Al Ciudadano - Canal Presencial, con 2 sillas interlocutoras punto de voz y datos (Oficina Independiente piso-techo)

5.2.2. Gestor Social Atención Al Ciudadano Canal Telefónico - Asignación citas. Atención de Quejas y Reclamos, con 2 sillas interlocutoras punto de voz y datos (Oficina Independiente- piso-techo)

5.2.3. Gestor de Datos: oficina mediana, piso – techo cercana al cuarto técnico, con puesto de trabajo independiente, con sillas interlocutoras, sin acceso al público general. Con punto de voz y datos

5.2.4. Archivo Central y Correspondencia: Archivo rodante o estantes para ubicación de historias activas del 140 y carpetas de 150. con 2 Puestos de trabajo según necesidad a media altura con sillas interlocutoras según el REGIONAL Con dos puntos de voz y datos. Guardando los lineamientos de gestión ambiental. Mobiliario para ubicación de scanner e impresora. *** agregar datos en oficio a Myrian de la Espriella

5.3. Protección – Restablecimiento de Derechos: La planeación detallada de estos espacios busca garantizar que sean idóneos y funcionales para la aplicación de pruebas de peritazgo o dictamen pericial, que permitan velar por la carga de la prueba.Defensorías Integrales, SRPA CAIVAS, CAIF o Juzgados

5.3.1. Oficina de Defensor: oficina piso - techo, con mesa redonda para conciliación y/o modelo solidario, 8 sillas para la defensoría en general. Un estante de 4 entrepaños. Punto de voz y datos - computador ágil






5.3.2. Oficina de Psicólogo: Oficina piso - techo, con 8 sillas interlocutoras y sofá en L, corral y/o coche, mesa y silla para aplicación pruebas psicotécnica, Punto de voz y datos - computador ágil. Batería de pruebas. Originales MACI y MILLON

5.3.3. Oficina de Trabajadora Social: Oficina piso - techo, con 8 sillas interlocutoras y/o mesa redonda, corral y/o coche. Punto de voz y datos. - computador.

5.3.4. Oficina de Abogado auxiliar o Abogado en año de judicatura: superficie de trabajo a media altura en la recepción de la defensoría, con dos sillas interlocutoras, Punto de voz y datos - computador ágil. Según espacio.

5.3.5. Oficina para Nutricionista(s) y/o médicos, con oficina piso- techo, dos sillas interlocutoras, con equipo para aplicación de pruebas antropométricas, amoblado con camilla (o chinchorro para la población indígena), infantómetro, báscula de niños y adolescentes, archivador. Punto de voz y datos - computador ágil. Alacena para pañales y leche entre otros. La cual deberá cumplir con espacios ventilados y con iluminación necesaria que permita realizar pruebas de peritazgo o dictamen Pericial.

5.3.6. Sala Multifuncional Rotativa para reuniones del área de protección dedicada a conciliación y /o modelo solidario, (dependiendo de la clasificación del Regional, no aplica para tipo 3, donde su equivalente será mesa redonda ubicada en oficina de Defensor de Familia.)

5.4. Prevención – Asistencia Técnica5.4.1. Grupo de Gestores de Prevención y/o S.N.B.F: Oficinas semi-abiertas con 2

sillas interlocutoras, de acuerdo al número de funcionarios de apoyo social. Con punto voz y datos.

5.4.2. Unidad Móvil: De acuerdo al número de funcionarios con puntos de voz y datos.

5.4.3. Sala Multifuncional Rotativa: para reuniones del área de prevención y de los diferentes actores del SNBF

5.5. Zonas Comunes5.5.1. Sala de Espera: Silletería suficiente para la demanda, adecuada con

T.V.,D.V.D. o proyector, punto de datos, teléfono público con tarjeta, o preferiblemente con moneda, teléfono público media altura (niños y discapacitados),cajero virtual, mapa conceptual personalizado.

5.5.2. Espacio Lúdico Infantil - Zona de Espera. Adaptado para hacer mas grata la espera de NNA, dotada con mobiliario (Juguetería, Ludoteca, Tablero Acrílico) T.V. y D.V.D, entre otros.






5.5.3. Zona de ENTREGA DE ADOPCIONES: Espacio Lúdico Integral al servicio de NNA para hacer verificación de pruebas de peritazgo, como pruebas psicomotoras, entre otras. Zona de espera para niños en Protección y/o cuando se detecte que estén siendo doblemente victimizados en la verificación de derechos por su núcleo familiar o acudientes mientras son atendidos en las defensorías. Dotada con herramientas psicomotoras entre otras, con puntos de voz y datos, computador. Mobiliario (Coche, Corral, Cambia-pañales, Juguetería, Biblioteca, Baño infantil), TV, DVD. Mesa pequeña para los niños que sirva para desarrollar actividades psicopedagógicas y para comer. Piso en caucho. Espacio apto para entregas de NNA en adopción, entre otros

5.5.4. Auditorio al servicio de usuarios, funcionarios, agentes educativos y operadores del SNBF. REGIONALES TIPO A :( 20 a 50 asistentes) B: (51 a 120 asistentes). o C: 121 a 220 asistentes), equipado silletería movible, con video bean, tablero de proyección y sistema de sonido y modulo de biblioteca para guardar material de lectura relacionada con temas del ICBF puntos de voz y datos proporcionales al auditorio.

5.5.5. Zona Virtual con cubículos a la pared cada uno con punto de datos y mesas de centro para NNA, área de trabajo madres sustitutas o comunitaria, al servicio de agentes del SNBF y especialmente al servicio de NNA en protección, según tipo de REGIONALES, el número de puntos se establece por el numero de NNA atendidos

5.6. Zonas de Apoyo

5.6.1. Parqueadero. Según la REGIONAL, debe tenerse en cuenta vías de acceso y entorno.Parqueo Preferencial (Ambulancia, Discapacitados, Mujeres en embarazo o con bebés)Parqueo para automóviles de funcionarios y particularesParqueo para automóviles oficialesParqueo para motosParqueo para bicicletasParqueo Especial para Lanchas o Botes, Según necesidad.

5.6.2. Zona de Espera Para Conductores: Zona de espera, con lockers y punto de voz.

5.6.3. Portería: Superficie de trabajo con punto de voz, teléfono. Lockers paqueteros para usuarios. Computador adaptado a cámaras de seguridad.






5.6.4. Espacios para Impresoras en Red y Fotocopiado: Espacios seguros y controlados para las impresoras que funcionan en red y el servicio de fotocopiado.

5.6.5. Bodega: Para guardar: bienes tarina e insumos, donaciones, dotaciones para los diferentes programas. (Preferiblemente con acceso directo a zona de descargue).

5.6.6. Almacén: Para almacenamiento de equipos e insumos de oficina y consumo de la Regional.

5.6.7. Cuarto Técnico O Rack con medidas mínimas de 1.80 * 2,20 m, Para guardar: UPS, Central telefónica, tableros eléctricos etc. Adecuado con la debida ventilación o aire acondicionado en donde el clima lo requiera.

5.6.8. Cocineta: Espacio privado equipado con: cocineta, microondas, lavaplatos, con punto de voz. con puesto de trabajo y loker para la señora (s) aseo.

5.6.9. Comedor o Cafetería Para Funcionarios: Espacio privado equipado con: comedor y/o mesón multifuncional, sillas con espaldar y televisor, entre otros. Proporcional al número de funcionarios y/o usuarios.

5.6.10. Lockers: Con un compartimento con candado para asegurar los objetos personales de los funcionarios públicos y contratistas que laboren en la regional.

5.6.11. Servicios Generales: Espacio privado adecuado con lockers para funcionarios de servicios generales (cafetería, aseo y vigilancia), con espacio para guardar implementos de aseo y demás elementos utilizados en estas funciones.

5.6.12. Punto Ecológico: En concordancia con el Sistema de Gestión Ambiental de la entidad debe destinarse un lugar dentro de cada Regional para promover entre los funcionarios y usuarios la cultura de reciclar, dotado de recipientes para recolección clasificada de residuos, protegido de lluvia y sol.

La propuesta indica que para Regionales tipo A, el modelo debe ajustarse a una estructura similar a la de la Sede Nacional, en las tipo B la estructura disminuye proporcionalmente concentrando algunas subdirecciones en la coordinación de grupos establecidos y finalmente para las Regionales TIPO C, estos lineamientos plantean una zonificación que sugiere tres áreas principales: el ÁREA ADMINISTRATIVA, el ÁREA TÉCNICA, y el ÁREA DE ATENCION AL CIUDADANO, la primera que en analogía, funciona como una Coordinación de Centro Zonal más grande y la segunda es el resto del Regional con sus respectivas sub áreas de Prevención y Protección, cuyas especificaciones se detallaron anteriormente.






6. OTROS LINEAMIENTOS DE DISEÑO

6.1. Imagen Institucional, Diseño de fachada cálida y neutra, color blanco almendra con logotipo institucional. Se utiliza el mismo color en paredes internas y pisos de los REGIONAL.

6.2. Saneamiento Básico: Adecuación de baterías sanitarias para usuarios con señalización respectiva (uso mixto – dotación de cambia pañales tanto en baños de mujeres y hombres, baterías infantiles al alcance de los niños y niñas.), adecuación baterías sanitarias discapacitados (donde el área lo permita), adecuación de baterías sanitarias funcionarios (uso hombres-mujeres).

6.3. Accesibilidad: Adecuación de accesibilidad para discapacitados, tercera edad y niños en coche, personas de baja estatura, entre otros (rampas exteriores de acuerdo a normatividad, señalización, circulaciones interiores amplias, pasamanos en escaleras etc.)

6.4. Señalización: Cumpliendo con los parámetros de Seguridad Industrial que se han trabajado concertadamente con la ARP. Se sugirieron diseños didácticos que tengan en cuenta a los NNA quienes son los principales usuarios del ICBF

6.5. Ambiente de Trabajo: Para todos los espacios se deben tener en cuenta factores de ventilación, climatización, luminosidad y acústica, que respondan a la necesidad y al entorno de manera eficiente para garantizar un ambiente de trabajo idóneo que contribuyan a prestar servicios de calidad.

6.6. Dotación de Mobiliario: Dotación de muebles y enseres de acuerdo a la función y operación que cada funcionario realiza en el Regional, teniendo en cuenta la línea dada por la Dirección de Gestión Humana y avalada por la ARP SURATEP, Comunicaciones y Atención al Ciudadano del ICBF, en cuanto a los requisitos para un mobiliario ergonómico, la ubicación del mismo con respecto a las impresoras y demás aparatos electrónicos por su incidencia con la salud de los funcionarios. Respecto a los colores que hacen parte de la Imagen Institucional debe utilizarse gris claro para muebles y persianas, y negro para silletería.






Estos Lineamientos fueron asesorados, estructurados y consolidados desde el Plan Integral Centros Zonales con Calidad (2007-2010), en cumplimiento del contrato ICBF-ALMA MATER 0/001-09-144, Diseñado y concertado con todos los actores internos y agentes externos y bajo la supervisión de la Secretaria General del ICBF, Dra. Rosa María Navarro Ordoñez.

Actores Internos: Directores y Subdirectores de las Dependencias del Nivel Nacional, Coordinadores de Grupos de Trabajo, Directores Regionales, Directores Seccionales, NNA, Coordinadores de Regionales, Servidores Públicos, Contratistas, Sindicato Nacional del ICBF, Personal de Vigilancia y Servicios Generales, Operadores SNBF, Agentes Educativos, Madres Sustitutas, Madres Comunitarias y Usuarios en general.

Agentes Externos:Federación Nacional de Cafeteros, Corporación Minuto de Dios, FONADE, Fiscalía General de la Nación, Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Universidad Militar Nueva Granada, Universidad Externado de Colombia, Universidad Santo Tomás, Dirección Nacional de Estupefacientes, DIAN, Empresa de Teléfonos de Bogotá y demás agentes.

Martha Cecilia Espejo Gómez Asesora Dirección General

Proyecto Regionales 9 Sep

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