REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN SUPERIOR INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA JOSE ANTONIO ANZOATEGUI

Universidad Politcnica Territorial Jos Antonio AnzoteguiEl Tigre, Estado AnzoteguiTutor Metodolgico: Ing. Karelys Rivas

El Tigre Mayo 2015Autores:PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN MANTENIMIENTO Blandn Becker C.I: 13.031.112Gonzlez ngela C.I: 16.078.341

Propuesta para la creacin del departamento de procura a la empresa Agro Construcciones Sarabia C.A.Tutor Tcnico: Ing. Yoilet ColonRivas Yosmary C.I: 15.065.289Tirado Xavier C.I: 16.250.925

PROBLEMA

DescripcinCriterio 1Criterio 2Criterio 3Criterio 4SUMAValor del problema para la comunidad afectadaProbabilidad para enfrentar con xitoApoyo ComunitarioImpacto sobre otros problemasIneficiente Gestin de Almacn.Cuando se hacen los requerimientos al almacn de repuestos estos al momento es que son solicitados0.30.40.60.545%Falta de Gestin de InstrumentosNo existen instrumentos en existencia para solventar las emergencias de sustituciones.0.70.50.80.972%Inexistencia del departamento de procura.Los documentos para solicitar las ejecuciones de obras no se realizan organizadamente bajo procedimientos ni responsables. Las ordenes de trabajos y compras de insumos se realizan a destiempo.10.90.90.787% Matriz de decisin para la priorizacin del problema (DPP)DPPDECISIONMenor de 50%No elegibleMayor o igual de 50% y menor de 75%Medianamente elegibleMayor o igual de 75%Altamente elegibleAgro Construcciones Sarabia C.A (AGROCONSACA)

Ubicacin

Se dedica a la construccin

Civil

Ambiental

Agrcola

No Posee Departamento de Procura

Se realizan numerosos y continuos anlisis

Mucho tiempo de retraso

Crear el departamento de procura para la empresa AGROCONSACA.

El PROBLEMAObjetivosEspecfico:

1.- Diagnosticar la situacin actual de la gestin de procura en la empresa AGROCONSACA.

2.- Establecer los requisitos necesarios para la creacin de un departamento de procura.

3.- Realizar plan estratgico para el departamento de procura de la empresa AGROCONSACA.

4.- Establecer plan operativo para el departamento de procura de la empresa.

5.- Estimar los costos asociados a la creacin del departamento.General:Proponer la creacin del departamento de procura para la empresa AGROCONSACA.

Base MetodolgicaPoblacin y Muestra

Poblacin

CARGOAREACANTIDADGerente de ProyectoMecnica01Ing. ResidenteCivil01Asesores AmbientalIndustrial01Ing. PlanificadorCivil01Coord. SeguridadIndustrial01CalidadMecnica01ParamdicoSalud01Relaciones laboralesRelaciones industriales01Muestra

CARGOAREACANTIDADGerente de ProyectoMecnica01Ing. ResidenteCivil01Asesores AmbientalIndustrial01Ing. PlanificadorCivil01Coord. SeguridadIndustrial01CalidadMecnica01ParamdicoSalud01Relaciones laboralesRelaciones industriales01

Base MetodolgicaPlanificacin Integral de Objetivo (PIO)

Objetivo General: Disear la conformacin de un departamento de procura en la empresa Agro Construcciones Sarabia C.AObjetivos especficosMetodologaActividades Producto Diagnosticar la situacin actual de laGestion de procura de la empresaAnlisis Situacional+ Conformar equipo natural de trabajo.+ Describir cmo se realizan los procedimientos actuales para la procura de materiales y contrataciones+Identificar las situaciones actuales de la empresaEstablecer los requisitos necesarios para la creacin del departamento de ProcuraNorma ISO 9001:2008+ Realizar croquis de ubicacin del departamento.+ Identificar los recursos necesarios para la creacin del departamento de procura.+ Elaborar mapa de proceso para el correcto funcionamiento del departamento de procura.+ Conocer las fallas actuales en los procedimientos y determinar priorizaciones para los cambios a realizarRealizar plan estratgico para el departamento de ProcuraSoporte tcnico norma Covenin 3049-93+ Crear Misin, Visin, Objetivos del departamento.+ Describir estructura organizativa.+ Establecer descripcin de cargos.+ Formulacin de los procedimientos de procura para el departamentoRealizar plan operativo para el departamento.Soporte tcnico norma ISO 9001:2008 + Elaborar instructivo para el procedimiento de procura - Realizar formatos para la solicitud de procura+ Organigrama del departamentoEstimar los costos asociados a la creacin del departamentoAnlisis econmico+ definir los costos asociados a la propuesta.+ Totalizar los costos.+ Establecer la factibilidad econmica de la propuesta

Diagnosticar la situacin actual de la Gestin de procura de la empresa

Desarrollo integral de los objetivos

1.- Conformar equipo natural de trabajoGerente General(Fredy Sarabia)Contador(Ramn Antuares)Jefe Administrativo(Francisco Zuleta)Analista de CostosTSU. Simn NavarroTutores Tcnicos y MetodolgicosEquipo InvestigadorObjetivo 1

Diagnosticar la situacin actual de la Gestin de procura de la empresa2.- Describir cmo se realizan los procedimientos actuales para la procura de materiales y contratacionesObjetivo 1

Establecer los requisitos necesarios para la creacin del departamento de Procura1.- Realizar croquis de ubicacin del departamento

1. Archivo de Doc.2. Oficina3. Almacn4. Gerencia 5.Administracin6. Dpto. de Mtto.Croquis de Ubicacin7. PatioObjetivo 2

Establecer los requisitos necesarios para la creacin del departamento de Procura2.- Identificar los recursos necesarios para la creacin del departamento de procura.

Objetivo 2 Ejecutar los requerimientos de Procura de Materiales y Servicios solicitados por las Gerencias Contratantes de la organizacin. Generar cuadros, matrices tcnicas y econmicas. Generar indicadores de resultados. Preparar reportes de Gestin y Rendicin de cuentas. Participar de manera eficiente en la mejora continua de los procesos inherentes a la gestin.

3.- Elaborar mapa de proceso para el correcto funcionamiento del departamento de procura.Objetivo 2

Establecer los requisitos necesarios para la creacin del departamento de Procura

Realizar plan estratgico para el departamento de Procura1.- Crear Misin, Visin, Objetivos del departamentoMisinVisinObjetivosContribuir al mejoramiento de los procesos de gestin de Procura, mediante la asignacin eficiente y eficaz de los recursos, con el valioso aporte de su recurso humano e involucrando a todos los actores profesionales con capacidad de desempeo.Ser el mejor referente de la gestin de Procura, incluyendo la actividad administrativa con procesos automatizados eficientes, que permitan una mejor administracin financiera y se logre una mayor satisfaccin de sus usuariosAsegurar que la informacin inherente a los procesos de Procura de Materiales y contratacin de servicios se registre, archive y ordene de manera oportuna y coherente en base a las polticas y normativas de la organizacin. Ejecutar los procesos de Procura de Materiales y contratacin de servicios, acorde al plan de negocios de la corporacin Procurar que tanto las requisiciones de materiales como la de servicios sean adquiridos a proveedores locales y por la modalidad de consulta de precios.

Realizar plan estratgico para el departamento de Procura2.- Describir estructura organizativa.

Objetivo 3Estructura Organizativa

Realizar plan estratgico para el departamento de Procura3.- Establecer descripcin de cargos.Objetivo 3Gerente general Sus funciones son planificar, organizar, dirigir, controlar, coordinar, analizar, calcular y deducir el trabajo de la empresa, adems de contratar al personal adecuado, efectuando esto durante la jornada de trabajo.Departamento de finanzas:Elaborar y ejecutar de manera permanente el plan financiero estratgico de la institucin mediante la implementacin y supervisin del registro adecuado de las operaciones financieras y contablesDepartamento de ContabilidadInstrumentar y operar las polticas, normas, sistemas y procedimientos necesarios para garantizar la exactitud y seguridad en la captacin y registro de las operaciones financieras de la institucinJefe de comprasAdquirir los bienes, servicios e insumos materiales necesarios para garantizar la operacin de la Fundacin bajo los criterios de economa, transparencia, efectividad y eficaciaJefe de comercializacinDisea, desarrolla, crea, implementa e implementa nuevos proyectos a travs de sus exitosas investigaciones, identifica mercados rentables y a desarrollar, anticipa necesidades de clientes y del mercado

AlmacenistaRecibe, ordena y entrega el equipo y materiales segn ordenes de compra. Colabora en el registro de Inventario Institucional

Realizar plan operativopara el departamento.1.- Realizar Formatos para Organizacin, Planificacin, Ejecucin y Control de la Gestin de ProcuraObjetivo 4

Laorden de compraes un documento que emite elcompradorpara pedir mercaderas alvendedor; indica cantidad, detalle, precio y condiciones de pago, entre otras cosas. El documento original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido. El duplicado es para el comprador y es una constancia de las mercaderas o servicios encargados.Realizar plan operativopara el departamento.1.- Realizar Formatos para Organizacin, Planificacin, Ejecucin y Control de la Gestin de ProcuraObjetivo 4Salida de Materiales del Almacn Solicitud de Materiales de AlmacnUNIDAD ORDEN DE MANTTO FECHA:NCODIGODESCRIPCIONUNIDADCANTIDADSOLICITADO POR:AUTORIZADO POR:RECIBIDO POR:NOMBRE:NOMBRE:NOMBRE:FM CBL-11 / FECHA:N DE REVISION: / EDICION:

Este documento contiene las normas y procedimiento que debe aplicar para realizar y controlar el despacho de materiales, insumos y repuestos del AlmacnRealizar plan operativopara el departamento.1.- Realizar Formatos para Organizacin, Planificacin, Ejecucin y Control de la Gestin de ProcuraObjetivo 4

Es una hoja especial que generalmente se hace por triplicado, exigida por el almacenista para entregar la materia prima con destino a un trabajo especfico. Una de las copias de esa solicitud queda en poder del almacenista, y as otras dos se envan a los departamentos de contabilidad y de Costos. Se establece as un control ms efectivo de los materiales que se suministran a produccin.Realizar plan operativopara el departamento.1.- Realizar Formatos para Organizacin, Planificacin, Ejecucin y Control de la Gestin de ProcuraObjetivo 4

Es una hoja donde se documentan los precios de productos y servicios que la empresa requiera y as a partir de all se elabora el plan de compra y adquisicin.Realizar plan operativopara el departamento.1.- Realizar Formatos para Organizacin, Planificacin, Ejecucin y Control de la Gestin de ProcuraObjetivo 4

Es un documento para el Proceso de verificacin y valoracin de la informacin inicial suministrada por los aspirantes a proveedores de la empresa. La cual es necesaria para ingresar a la base de datos de proveedores de la empresa y determinar peridicamente la continuidad de estos.Estimar los costos asociados a la creacin del departamento1.- Totalizar los costos

Estimacin de costos

Objetivo 5

Conclusiones yRecomendacionesConclusiones

1. El anlisis de la situacin actual de la empresa nace la necesidad de Crear un departamento de procura y levantar procesos,crear un manual de procedimientos de Procura y Contratacin, con el fin de colocar actividades, tareas y tiempos limites a cada una de las partes tanto internas como externas que intervienen en cada uno de diferentes procesos2. La buena identificacin, diseo y levantamiento de procesos ayudar a mejorar la misin del rea llegando as a tener mejores resultados en la gestin y elevar la percepcin de las reas que requieren el servicio.3. La necesidad ms importante del departamento de Procura y Contratacin, es la creacin de polticas y procedimientos bien establecidos para sus procesos, de manera que cualquier persona que integre el equipo de procura pueda sustentarse y auto ensearse como se manejan cada uno de los procesos

4. Mediante el instructivo para realizar documentos se lleg una estandarizacin de documentos necesarios tanto para los proceso de Procura ,todo esto har que se acorten los tiempos en la realizacin y revisin de dicha documentacin tanto para el personal de rea como para los diferentes departamento que interviene en cada proceso. . 5. La estructura de costos est representada por el valor monetario de los consumos de factores que supone el ejercicio de una actividad econmica destinada a la implementacin de un departamento de procura y contratacin para la empresa AGROCONSACA, este proceso considera una serie de factores productivos que est ntimamente ligado los gastos e inversin que a su vez representan los egresos producidos en la elaboracin propia del bien o servicio a producir. Conclusiones yRecomendacionesRecomendaciones

1.- Es necesario que toda la documentacin generada en este trabajo sea autorizada, distribuida e implementada en el departamento de Procura y Contratacin de la compaa, con el fin de mantener y administrar el correcto registro, archivo y control de los expedientes de Procura de Materiales y servicios.2.- Es primordial que se aplique a todos los proveedores con los que la compaa trabaja actualmente, la calificacin y evaluacin, con el fin de generar un listado de proveedores confiables con los que el departamento pueda trabajar. 3. Es necesario que el departamento de Procura y Contratacin cree un puesto de trabajo, con el fin de que esta persona se dedique a realizar seguimiento en entregas, calificacin y evaluacin a los proveedores. 4. Se requiere que el departamento controle su gestin basada en procesos mediante los indicadores planteados en la cadena de valor, para as llegar a determinar las posibles actualizaciones, cambios y mejoras en el sistema.