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ÍNDICE

Introducción

Capítulo 1

1. Marco Teórico

1.1 Introducción de Microsoft Project

1.2 Gráficas en Microsoft Project

1.2.1 Gráfica de Gantt

1.2.2 Gráfica de Pert

1.2.3 Gráfica de Gantt de seguimiento

1.2.4 Gráfica de ruta crítica

1.3 Introducción a la gestión de proyectos

1.4 Ciclo de vida de un proyecto

Capítulo 2: Ejemplo Práctico

2.1 Introducción de la Empresa

2.2 Tabla: Definición, secuencia y duración de actividades del proyecto.

2.3 Establecimiento del ámbito del proyecto

2.4 Esquema de Descomposición de tareas (EDT)

2.5 Organización del equipo de proyecto y recursos materiales

2.6 Informe del costo total del proyecto

Anexos:

- Diagrama de Gantt

- Diagrama de Ruta Crítica

- Diagrama de Gantt de Seguimiento

Bibliografía

CAPITULO 1: MARCO TEÓRICO

1.1 Introducción a Microsoft Project

Microsoft Project es un software de administración de proyectos diseñado,

desarrollado y comercializado por Microsoft para asistir a administradores de

proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar

seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

El software Microsoft Office Project en todas sus versiones (la versión 2013 es

la más reciente) es útil para la gestión de proyectos, aplicando procedimientos

descritos en el PMBoK (Management Body of Knowledge) del PMI (Project

Management Institute). (SEJAS, 2012).1

Este programa es de especial utilidad en proyectos cuyo tamaño y complejidad

no permite realizarlos manualmente.

Microsoft Project 2010 proporciona a los usuarios que utiliza los programas de

forma general la flexibilidad necesaria para planificar y realizar el seguimiento

de los proyectos de forma conjunta y así obtener los resultados obtenidos de la

empresa. (COLMENAR Antonio, 2012)2

Además su manejo es fácil, por lo que no es necesario un profesional para

llevar este programa, permitiendo agilidad en el proceso y un seguimiento

automático de los proyectos realizados.

1.2 Gráficas en Microsoft Project

1.2.1 Gráfica de Gantt

Henry L. Gantt desarrolló un modo de representar gráficamente las actividades

a lo largo de una escala de tiempo. La gráfica de Gantt cubre las distintas

funciones de la programación: asignación de recursos y la determinación de la

secuencia y cronología.                                                             1 SEJAS Freddy, 2012, “Manual De Uso Microsoft Project 2010”, Editorial Alfaomega, Bolivia. 

2  COLMENAR  Antonio,  C.  M.  (22012).  Gestion  de  proyectos  con  Microsoft  Project  2010, 

Alfaomega Grupo Edi S.A., Bogota

A pesar de su sencillez constituye uno de los métodos de programación más

completos y sin duda el más usado. ( Universidad Tecnológica Equinoccial,

2011)3 La gráfica se confecciona a dos escalas: en la horizontal se mide el

tiempo (en horas, días, semanas); en la vertical se ordenan los elementos que

intervienen en la programación: máquinas, hombres tareas, órdenes de trabajo.

La gráfica establece una relación cronológica entre cada elemento productor o

tarea. Las subdivisiones horizontales del espacio en el gráfico representan a la

vez tres cosas: transcurso de una unidad de tiempo, trabajo programado para

este intervalo y trabajo realizado efectivamente en este lapso. La inclusión

simultánea de estos dos últimos aspectos implica cotejar lo programado con lo

realizado, es decir, controlar lo programado.

1.2.2 Gráfica de Pert

Este un método que utiliza probabilidades para calcular la duración esperada

de las tareas. Hoy en día un diagrama PERT (también llamado diagrama de

red) hace referencia a la representación gráfica de las relaciones entre tareas.

(SEJAS, 2012)1

1.2.3 Gráfica de Gantt de seguimiento

La realización de un proyecto es necesario desarrollar completamente la

programación asociada al mismo y, entonces, establecer un plan de línea base.

A partir de este progreso las tareas deben ser controladas en todo proyecto.

(COLMENAR Antonio, 2012)2

1.2.4 Diagrama de Ruta Crítica

El proceso de informatización de la administración de proyectos se inició en los

años 50. Dupont Corporation y Remington Rand en un esfuerzo por mejorar las

técnicas de programación de proyectos, desarrollaron un sistema de

programación llamado Método de Ruta Crítica, un modelo matemático que

                                                            3 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL, Manual de Microsfot Office Project 2010 www.ute.edu.ec/documents 

calculaba la duración total de un proyecto basándose en la duración de cada

tarea en particular y en sus dependencias que identifica que tareas son críticas.

Este modelo es el método de programación utilizado en el software para la

administración de proyectos actualmente incluido en Microsoft Project.

El método de camino crítico, llamado también con la sigla PERT aplica

principios de la teoría de grafos. Esta teoría realiza el estudio de procesos,

estructuras y sistemas mediante gráficos. Se denomina gráfica o grafo a un

conjunto de puntos llamados nodos o vértices y a un conjunto de arcos o

aristas que unen esos puntos. Los procesos o proyectos a programar se

representan mediante estas gráficas en donde cada tarea se simboliza por un

nodo o por un arco. (SEJAS, 2012)1

Establecidos los tiempos que corresponden a cada tarea, el método busca

determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominado camino) que, yendo

desde el principio al final del proyecto o proceso, tenga mayor duración. Esto

es denominado camino crítico e interesa conocerlo, pues condicionará la

duración total del proyecto; por ello, las tareas comprendidas en ese camino

(tareas críticas) deben ser controladas y en caso de desear acelerarlo habrá

que comenzar por ellas.

Este método es utilizado en aquellos proyectos que tienen un comienzo y una

terminación, es decir, no son continuos y que representan cierta complejidad en

la interrelación de las tareas que los forman.

1.3 Introducción a la gestión de proyectos

Es necesario definir el objetivo del proyecto y luego, determinar las tareas que

se realizan para alcanzar ese objetivo. La gestión de un proyecto conlleva el

empleo de diferentes actividades de gestión y coordinación.

Usando Microsoft Project 2010 se puede guardar, almacenar información sobre

el proyecto y mantener actualizada e incluso, crear escenarios y análisis de

hipótesis para anticiparse a los efectos de los acontecimientos en su proyecto.

(COLMENAR Antonio, 2012).

1.4 Ciclo de vida de un proyecto

Definir el ciclo de vida de un proyecto es un proceso de tres pasos. Primero, se

deben crear las fases. Segundo, se deben crear las etapas de dichas fases. Y

tercero, se deben conectar las fases y etapas como un flujo de trabajo de un

extremo a otro. (Office, 2010)4

                                                            - 4 Microsoft Office, Definir las fases y etapas del ciclo de vida de un proyecto”.

http://office.microsoft.com/es-mx/project-server-help/definir-las-fases-y-etapas-del-ciclo-de-vida-

de-un-proyecto-HA100990579.aspx#top

 

CAPITULO 2: EJEMPLO PRÁCTICO

EXPOSICIÓN DE LA VISIÓN GENERAL DE UN PROYECTO

(POS, PROJECT OVERVIEW STATEMENT) PARA UN

PROYECTO MEDIANO

2.1 Introducción de la empresa

La empresa “CHIFLES CROKANTITOS” es una pequeña industria de

elaboración y distribución de chifles de plátano y yuca en la parroquia Sucre y

sectores circundantes.

Esta empresa lleva 2 años en el mercado en el cual la empresa ha logrado

mantenerse a flote, sin embargo las ganancias producidas no son las

esperadas.

El manejo de la empresa durante estos 2 años ha sido netamente empírico y

los procesos no están correctamente definidos lo que causa perdida de tiempo

y de productividad.

Por esta razón, la empresa decide llevar a cabo un proyecto que le permite

determinar de manera concreta el proceso, los costos, los recursos y el tiempo

utilizados en la elaboración del producto, con lo que se espera obtener un

máximo de productividad, mayor calidad en los productos y un aumento

significativo en las ganancias.

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23

Tabla: Dyecto.

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2.3 ESTABLECIMIENTO DEL ÁMBITO

Exponer la visión general del proyecto (POS) para el proyecto de elaboración y

comercialización de chifles de plátano y yuca.

PROBLEMA/OPORTUNIDAD

Presencia de muchas empresas en el mercado dedicadas al mismo negocio.

Las ganancias son bajas. Los precios de la materia tienden a variar

constantemente. Disponibilidad de la materia prima en el

medio. El producto es altamente consumido. Su proceso de elaboración es simple y por lo

tanto menos costoso.

META

Ofrecer un producto de calidad y a un precio razonable a los consumidores, para llegar a ser la principal empresa de elaboración y comercialización de chifles.

OBJETIVOS

Elaborar un producto de calidad y a buen precio.

Estar a la vanguardia en implementos tecnológicos.

Maximizar la producción y minimizar el tiempo de elaboración.

Mantener a la empresa en el mercado.

CRITERIOS DE ÉXITO

El producto es altamente consumido en el mercado.

La producción es alta y la calidad del producto aumenta

La empresa aumenta su capacidad productiva y sus márgenes de utilidad

Se presenta la oportunidad de sacar al mercado un nuevo producto

SUPOSICIONES,RIESGOS OBSTACULOS

El producto no cumpla con las expectativas o pase desapercibido para los clientes.

No se cuente con el capital suficiente Los precios de la materia prima aumenten. La empresa no obtenga suficientes ingresos

y tenga que cerrar.

2.4 Esquema de Descomposición de Trabajo

2.5 ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO Y RECURSOS MATERIALES

Establecer el equipo de trabajo con todos los datos relativos a costes. Realizar

lo propio en relación a los recursos materiales.

Ver tabla A1 Datos para el equipo de trabajo y tabla A2 Datos para los recursos

materiales.

Recurso Tasa normal Tasa horas extras

Gerente $0,00/hora $0,00/hora

Ing. En alimentos $7,00/hora $9,00/hora

Operario en planta A $5,00/hora $7,00/hora

Operario en planta B $5,00/hora $7,00/hora

Operario en planta C $5,00/hora $7,00/hora

Operario en planta D $5,00/hora $7,00/hora

Econ. En Marketing $9,00/hora $11,00/hora

Distribuidor $4,00/hora $6,00/hora

Tabla A1 Datos para el equipo de trabajo

Elemento Unidad Costo Unitario

Plátano Cajas $7,00

Yuca Libras $0,50

Aceite Litros $2,00

Sal Libras $0,50

Fundas de polietileno Cajas $15,00

Volantes publicitarios Unidades $0,25

Tabla A2 Datos para los recursos materiales.

2.6 INFORME DE LOS COSTOS TOTALES DEL PROYECTO

Informe presupuestario modificado el jue 15/08/2012 Proceso

Id Nombre de tarea Costo total Previsto Variación Restante

23 Reparto de volantes publicitarios $385,00 $0,00 $385,00 $0,00

24 Anuncio publicitario en diario local $360,00 $0,00 $360,00 $0,00

14 Freído de materiales $74,00 $0,00 $74,00 $0,00

12 Pelado de los materiales $34,00 $0,00 $34,00 $0,00

10 Selección del material $31,00 $0,00 $31,00 $0,00

13 Rebanado de los materiales $30,50 $0,00 $30,50 $0,00

11 Lavado de los materiales $29,00 $0,00 $29,00 $0,00

15 Salado $3,50 $0,00 $3,50 $0,00

5 Aceite $40,00 $0,00 $40,00 $0,00

7 Fundas de polietileno $30,00 $0,00 $30,00 $0,00

3 Plátano $14,00 $0,00 $14,00 $0,00

4 Yuca $10,00 $0,00 $10,00 $0,00

6 Sal $1,00 $0,00 $1,00 $0,00

18 Llenado del producto en fundas $40,00 $0,00 $40,00 $0,00

19 Sellado del Producto $10,00 $0,00 $10,00 $0,00

20 Empacado en cajas y almacenado $6,50 $0,00 $6,50 $0,00

28 Distribución en tiendas y restaurantes $32,00 $0,00 $32,00 $0,00

27 Carga de producto en las camionetas repartidoras $4,00 $0,00 $4,00 $0,00

$1134,50 $0,00 $1134,50 $0,00

ANEXOS DIAGRAMA DE GANTT

DIAGRAMA DE RUTA CRÍTICA

DIAGRAMA DE GANTT DE SEGUIMIENTO

BIBLIOGRAFÍA:

- SEJAS Freddy, 2012, “Manual De Uso Microsoft Project 2010”, Editorial

Alfaomega, Bolivia

- COLMENAR Antonio, CASTRO Manuel A., CRUZ Francisco Javier y

RUIZ Elio Sancristóbal, 2012, “Gestión de Proyectos con MICROSOFT

PROJECT 2010”, Alfaomega Grupo Editor S.A., Colombia

- Microsoft Office, “Introducción a la administración de proyectos”.

http://office.microsoft.com/ca-es/project-help/introduccion-introduccion-a-la-

administracion-de-proyectos-HA010359477.aspx

- Microsoft Office, “Definir las fases y etapas del ciclo de vida de un

proyecto”.

http://office.microsoft.com/es-mx/project-server-help/definir-las-fases-y-etapas-

del-ciclo-de-vida-de-un-proyecto-HA100990579.aspx#top

- WikiEOI, “Introducción a la Gestión de Proyectos en Gestión de

Proyectos 2”

http://www.eoi.es/wiki/index.php/INTRODUCCI%C3%93N_A_LA_GESTI%C3%

93N_DE_PROYECTOS_en_Gesti%C3%B3n_de_proyectos_2

- Fundaciocim, “Introducción a MS Project”

http://www.fundaciocim.org/node/2803

- Microsoft Office, “Introducción a Project 2010”

http://blogs.technet.com/b/office_sp/archive/2009/12/20/introducci-n-a-project-

2010.aspx

- UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL, Manual de Microsfot

Office Project 2010

www.ute.edu.ec/documents