Proyecto (PCP) Planificación Costos Personal Colombina S.A.

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Proyecto (PCP) Planificación Costos Personal Colombina S.A. Agenda. Introducción Motivaciones Alcance Objetivos Metodología Beneficio Innovación Proceso (PCP – Planificación de costos de personal). Introducción. Grupo Colombina S.A. Motivaciones. - PowerPoint PPT Presentation

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Proyecto (PCP)Planificación Costos Personal

Colombina S.A.

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1. Introducción2. Motivaciones3. Alcance4. Objetivos5. Metodología6. Beneficio7. Innovación8. Proceso (PCP – Planificación de costos de personal)

Agenda

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Introducción

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Colombina S.A.

Planta la Paila: Confitería

Plantas de Helados

Personal Administrativo

y fuerza de ventas

Colcauca S.A.

Planta: Galletas y pasteles

Conservas

Planta: Salsas, compotas y conservas

Comexa

Planta: ajíes y deshidratados

de pescado

Filiales

Venezuela

Puerto Rico

USA

Chile

Perú

Ecuador

Capsa

Guatemala

Salvador

Costa Rica

Honduras

Panamá

Grupo Colombina S.A.

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• Volumen de 9.000 empleados Aproximadamente.

• Presupuesto de personal equivale al 30% de los gastos de la Organización y el 15% de los costos de producción.

• Proceso Manual en hojas electrónicas con tiempos estimados de 3 a 4 meses

• Procesos independientes para cada sede.

• Poca flexibilidad al momento de solicitar ajustes o modelamiento de escenarios cuando se requería hacer variaciones en % de incrementos.

• Necesidad de una herramienta robusta donde:

• La información se pueda almacenar • Los procesos sean unificados y • Generar en el menor tiempo posible.

Motivaciones

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El proyecto tuvo un impacto sobre el 90% de los empleados de la Organización ubicados en las siguientes empresas:

Nombre de la empresa No. Empleados Valor PPTO 2014 (M)

Colombina S.A 6.022 164.000Colombina del Cauca S.A 1.470 30.000Conservas Colombina S.A 369 8.000Comexa 162 2.700

TOTAL 8.023 204.700

Alcance

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El proceso de presupuesto de personal (PCP) incluyó la posibilidad de realizar análisis con un alto nivel de detalle:• Empresa• Unidad• Posiciones • Centros de costos

Nombre de la empresa Áreas

organizativasCargos

(Posiciones)Centros de

costo

Colombina S.A 788 6022 2773Colombina del Cauca S.A 134 1.470 696Conservas Colombina S.A 48 369 118Comexa 39 162 52

TOTAL 1.009 8.023 3.639

Alcance

M.O.D.M.O.I.

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El presupuesto de gastos de personal (PCP) se genera con aproximadamente 50 agrupaciones de conceptos por empleado tales como:

• Salarios• Incentivos• Comisiones• Bonificaciones• Bonos, Auxilios• Subsidio de transporte• Horas extras• Vacaciones

• Primas (legal, extralegal, vacaciones, quinquenal)

• Premios • Viáticos de alojamiento • Fondo de empleados • Seguro de vida • Nivelaciones de salarios

Adicionalmente generar las Provisiones de: Cesantías, interés de cesantías, prima legal, prima extralegal, prima de vacaciones, dotación y aportes a seguridad social: salud, pensión, riesgo, CAJA, ICBF, SENA entre otros.

Alcance

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• La implementación abarca la ejecución de diferentes escenarios de la planificación de costos de personal por periodos: • Mensuales • Trimestres • Anuales

• Transferencia a los módulos Financieros (FI) y de Costos (CO) del presupuesto de manera automática.

• Dentro del proyecto se incluyó la seguridad de la información a través del

control de acceso a las transacciones y objetos a los responsables de los procesos.

Alcance

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• Centralizar y estandarizar los procesos adoptando las mejores prácticas para la elaboración del presupuesto laboral.

• Automatizar el proceso en la elaboración del presupuesto laboral simulando diferentes escenarios.

• Contar con información oportuna, confiable e integrada

• Disminuir el tiempo de ejecución del presupuesto de forma que se puedan realizar más análisis.

• Adquirir una herramienta que facilite las operaciones del día a día y la toma de decisiones al área de Gestión de Humana.

• Realizar control al momento de la ejecución del presupuesto

Objetivos

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Se selecciono el módulo PCP- Planificación de costos de personal de SAP porque se encuentra integrado 100% con los módulos de:

• OM- Gestión de la Organización, • PY-Nomina y • FI/CO – Finanzas y costos.

Esta integración toma como base la estructura organizativa para la validación del headcount, los valores reales de las liquidaciones de la nómina, Finanzas y costos para la contabilización automática del presupuesto de gastos de personal por centro de costo, cuenta y valor.

Se contó con el apoyo de la firma de consultoría EPI-USE y los miembros del equipo del Grupo Colombina S.A.

Metodología

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En la implementación del proyecto se utilizo la metodología ASAP:

Equipo de trabajo Plan de trabajo Plataforma

Tecnológica Modelo del negocio

Alcance Plan

Configuración Integración OM –

PA – FI/CO Plan de

desarrollos de funcionalidades no contenidas en el standard

Plan Carga Datos Gestión del

Cambio

Configuración del sistema

Diseño y desarrollo de funciones cliente.

Perfiles de autorización

Capacitación usuarios

Pruebas unitarias Inicio de pruebas

Integrales Documentación de

usuario y generación de manuales

Funcionalidad probada y certificada

Pruebas Integrales Entrenamiento

usuarios Carga de datos Plan de corte

Funcionalidad Salida en vivo y

soporte

Metodología

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COMITÉ DIRECTIVOVicepresidente Administrativo y Financiero

Vicepresidente de Gestión Humana Director Corporativo de Tecnología informática

Jefe de Proyecto Funcional

Jefe de Compensación y

beneficios

Usuario LíderAnalista de

Compensación

Usuarios ClavesJefes de G.H. cada

sede

Usuario DocumentaciónEstudiante en

práctica

Jefe Proyecto Técnico

Jefe de Proyectos de Tecnología

Consultor PCPEPI-USE

Consultor HCM Ingeniero soporte

HCM

Consultor FI/COIngeniero de

soporte FI/CO

Consultor ABAPConsultor externo

ABAP

Equipo del proyecto

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• Plan de trabajo: Se tuvo como fecha de salida en vivo el mes de Septiembre del 2013 donde se ejecuta el presupuesto de la Compañía.

• Tiempo de implementación: El proyecto tomo cinco (05) meses

• Plataforma tecnológica: se contó con el ERP SAP ECC 6.0 Enhancement packages 6

• Gestión al cambio: de forma trasversal se llevó a cabo un proceso de Gestión del cambio dentro de la Compañía.

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La población total impactada fue de 7.260 empleados para el 2013 actualmente para el 2014 se tienen 8.023, sin embargo los usuarios responsables del proceso en cada área son:

Cargo Responsable de: PersonasImpactadas

Vic. de Gestión Humana • Responsable presupuesto de la Compañía ante la Presidencia Ejecutiva. 1

Compensación beneficios• Responsable presupuesto Corporativo • Velar por la ejecución de los presupuestos en plantas, distritos

y Filiales. • Realizar la consolidación de las compañías.

3

Plantas• Responsables presupuesto en cada sede, en esta área los

responsables están separados por Mano de obra directa (MOD) y Mano de obra indirecta (MOI).

11

Fuerza de ventas • Responsables presupuesto de la fuerza de ventas del sector secos y helados. 2

TOTAL 17

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• Flexibilidad en la herramienta para modelar diferentes escenarios y administración de los datos en tiempo real.

• Presentar un presupuesto laboral proyectado para:• Los últimos meses del año en curso (estimado)• Mes por mes, • Año por año y por cada una de las variables organizacionales.

• Analizar variaciones del costo laboral real por mes del año actual Vs el presupuesto del año siguiente (incrementos o disminuciones).

• Se eliminaron los errores que se cometían al digitar el presupuesto de gastos de personal en la contabilidad.

Beneficio

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• Verificar el presupuesto Vs el costo laboral real por mes, por centro de costo, grupos de centros de costo y por cuentas contables.

• Reducción del tiempo del proceso de ejecución presupuestal de un estimado de 3 meses a 1 día.

• Mayor precisión entre los valores presupuestados Vs los ejecutados, se cuenta con información en tiempo real.

• Automatización del proceso, permitiendo un mayor análisis y datos reales.

• Optimización del proceso de presupuesto del costo laboral de la MOD-MOI, para llevar a cabo un control efectivo y confiable de este rubro.

Beneficio

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• Evitar la pérdida del conocimiento por rotación de personal con la estandarización del proceso.

• Permite generar presupuesto con relación al HEADCOUNT actual de la Compañía.

• Información consolidada de manera centralizada para analizar en la toma de decisiones.

• Generar información con mayor control y confiabilidad.

Beneficio

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• Permitió sistematizar y centralizar la información del presupuesto del Gasto laboral (Mano de obra directa y Mano de obra indirecta)

• Cada responsable en las sedes y plantas tiene una herramienta para analizar y planear mejor sus gastos de personal.

• Pasó de ser un proceso manual a un proceso sistematizado, brindando mayor tiempo de análisis en cada rubro del presupuesto de Gastos de personal.

Innovación

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Proceso

RECOLECCION EJECUCION DE PLANES TRANSFERENCIA A FI

Empleado: IT0666, IT0008, IT0014, IT0015, resultados nomina, nivelaciones

Unidad organizativa: conceptos globales

Posición: Cargos nuevos con/sin referencia

Ejecutar Planes: por empresa, MOD y MOI

Permite obtener cálculos automáticos: Factor prestacional, bono compensación variable, subsidio transporte, estimado

Contabilizar: por MOD, MOI y empresa.

Comparar versiones en la contabilización

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Proceso

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GRACIAS