PROYECTO PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LOS SISTEMAS DE...

PROYECTO PARALA IMPLEMENTACIÓN DE

LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y

COMUNICACIÓN

EN LA

UNIVERSIDAD MARCELINO CHAMPAGNAT

Octubre, 2013


Elaborado por Katia Bravo – Oficina de Calidad Universitaria Aprobado: Pablo Gonzáles Franco - Rector

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INTRODUCCIÓN

La gestión institucional de la Universidad Marcelino Champagnat en el año

2010, decide convocar a toda la comunidad universitaria para la elaboración del

Plan estratégico 2012-2016. En dicha oportunidad se reflexionaba sobre la

necesidad de gestionar mejor la comunicación interna y externa. Asimismo, generar

programas de fortalezcan la comunicación y el buen clima organizacional, pero no

se logró concretar un proyecto.

Ante la aparición de nuevas y mejores herramientas en tecnologías de

información orientadas a la automatización de procesos y al mejoramiento de los

servicios, se decidió ese mismo año poner en marcha el proyecto de modernización

de la infraestructura tecnológica existente. Posteriormente, en el 2012, el Plan

estratégico consideró como objetivo operativo: Implementar el Sistema de

Información y Comunicación. (PE 11.2)

La comunicación, sin lugar a dudas, es una actividad consustancial en la

vida de la Universidad. Es “la red que se teje entre los elementos de una

organización y que brinda su característica esencial: la de ser un sistema” (Katz y

Khan,1986).

La complejidad del fenómeno comunicativo requiere enmarcarlo en

relaciones interactivas y dinámicas, como un proceso circular en el que emisor y

receptor intercambian alternativamente sus roles y que exige comprensión entre las

personas que intervienen en él.

La información es sólo una parte de ese proceso –el contenido de lo que se

comunica– y por sí mismo no produce comunicación. Para N. Luhmann, la

información, la expresión comunicativa y la comprensión serían los tres

elementos del fenómeno comunicativo. Por consiguiente, para que se desarrolle un

proceso comunicativo “la información ha de ser expresada y esta expresión

comunicativa ha de ser comprendida” (1995:139)

Es por ello que la Universidad decide implementar dos proyectos que,

aunque interrelacionados, abordarán dos ámbitos de la comunicación. Por un lado,



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el Proyecto de implementación de SIC, que asegure, una comunicación e

información más eficaz a partir del soporte de una infraestructura tecnológica y, por

otro lado, un proyecto de implementación de programas que fortalezcan la cultura

organizacional que ayude a fomentar una comunicación interna propia de nuestra

identidad institucional.

El Sistema de Información y Comunicación (SIC), dado su carácter sistémico,

contribuye a mejorar tanto los procesos académicos como los administrativos

mediante el establecimiento de políticas, el mejoramiento de las estrategias

comunicativas y dotación de sistemas informáticos y de plataformas virtuales que

les sirvan de soporte. De esta manera, ayuda a optimizar la información y

comunicación interna y externa.

Son objetivos específicos del SIC:

Facilitar a los estudiantes y público en general el acceso a información

oportuna y actual de las actividades realizadas en la Universidad.

Facilitar al personal de la Universidad información clara y comunicación

institucional fluida que permita un trabajo más rápido y eficaz.

Lograr que los procesos académicos, administrativos y de servicio sean

más ágiles.

Ayudar en el análisis y en la toma de decisiones de la Universidad a través

del data warehouse.

Coadyuvar a la formación académica del estudiante a través de una

plataforma virtual.

Potenciar el equipamiento de TICs necesarios para la producción y

administración de sistemas informáticos ofreciendo mejores servicios a la

comunidad universitaria.

El Proyecto SIC nace como resultado del diagnóstico realizado, que se presenta

a continuación y que pretende sistematizar el quehacer dela universidad e

implementar los procesos que ameritan mejoramiento.



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1. OBJETIVO. Implementar el Sistema de Información y Comunicación en la

Universidad Marcelino Champagnat.

2. ALCANCE DEL PROYECTO.

Desde el punto de vista de infraestructura, la implementación del Sistema de

Información y Comunicación se realizará en las instalaciones de la

Universidad, sito en Av. Mariscal Castilla 1270, Santiago de Surco.

Desde el punto de vista de los procesos, se abordarán todos aquellos de

índole académica y administrativa que tengan vinculación con los proyectos

educativos de Pre grado y Post grado.

3. DIAGNÓSTICO.

En el Anexo 01, se presenta el diagnóstico realizado para conocer la

situación de la UMCH con respecto a los procesos de información y

comunicación.

4. METODOLOGÌA.

El diseño del Sistema de Información y Comunicación, tendrá como

referencia base lo normado por el CONEAU y el Método del Control

Bioestructurado de Procesos1 (Figura 01). Para el CONEAU, la carrera

profesional universitaria es considerada como un proceso de formación, por

ende, para asegurar su calidad, debe de considerarse que el Sistema de

Gestión de la Calidad (SGC) implementado debe de tener una metodología

adecuada bajo un enfoque sistémico, que permita el mejor control, a todo

nivel, de los procesos y procedimientos que la constituyen. Como respuesta

a tal requerimiento es que se propone la aplicación del método antes

referido.

1 “El Control Bioestructurado de procesos”. Separata del Curso “Especialista en Calidad Educativa”; Dr. Milber Ureña (2011).



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Por la complejidad del control de cada uno de los procesos, que se acrecienta por

la interrelación existentes entre ellos en un sistema, así como por el número y

naturaleza de los mismos, hacen necesario tener un método que facilite la

aplicación del control de forma eficiente y eficaz que asegure su calidad y la de los

productos obtenidos.

Es por ello que el método de “Control Bioestructurado” de procesos es una

alternativa viable con la que el SGC pueda ser más efectivo para el caso particular

de una carrera profesional universitaria.

El método se basa en la analogía funcional de la estructura del proceso llamado

carrera profesional con la estructura de un sistema biológico. En el Cuadro 01, se

presenta tal analogía, teniendo como ejemplo el sistema respiratorio.

La analogía funcional constituiría la base del enfoque del control efectivo para un

proceso como una carrera profesional: si cada proceso análogo a una célula está

controlado y con ello aseguramos la calidad del mismo, aseguramos los procesos

componentes de la estructura que los alberga y, si hacemos lo mismo con los otros

procesos del mismo nivel estructural, se estaría asegurando la calidad del

subproceso Enseñanza-aprendizaje. Por ende, asegurando la calidad de los otros

tres subprocesos, investigación, extensión universitaria y proyección social, se

estaría asegurando la calidad de la carrera profesional. En la Figura 02, se tiene

como ejemplo parte de una Bioestructura académica.

Cuadro 01: Analogía funcional del sistema circulatorio con la carrera profesional.

ESTRUCTURA

BIOLÓGICA

BIOESTRUCTURA

Proceso Nivel

Sistema respiratorio Carrera profesional 0

Órgano (Pulmón) Enseñanza-aprendizaje 1

Tejido Admisión 2

Célula Determinación del número de vacantes

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Elaborado por Katia Bravo – Oficina de Calidad Universitaria Aprobado: Pablo Gonzáles Franco - Rector 6

Figura 01: Analogía funcional del Sistema de Información y Comunicación.


Elaborado por Katia Bravo – Oficina de Calidad Universitaria Aprobado: Pablo Gonzáles Franco - Rector 7

Figura 02: Parte de una Bioestructura académica.



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5. FASES DE LA IMPLEMENTACIÓN.

Cuadro 02: Fases de la implementación.

Fases Indicadores

1. Diagnóstico Informe entregado.

2. Identificación de procesos de comunicación.

Mapa de procesos.

3. Documentación de procesos. Documentos ingresados a la lista

maestra del SGC.

4. Comunicación del proyecto. Plan de comunicación sobre los

avances del proyecto.

5. Capacitación.

Perfiles creados.

Planes de capacitación. administrativo y docentes.

Eficacia de la capacitación de administrativos y docentes.

6. Implementación.

Procesos de comunicación

Revisiones de documentos relacionados por área.

Revisiones a los indicadores del proceso.

Implementación de las Tecnologías de información y comunicación.

Medición según plan operativo.

7. Evaluación del nivel de

implementación.

Informe de auditoría interna.

Medición según plan operativo.



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6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA IMPLANTAR EL SGC.

Cuadro 03: Cronograma de implementación.

ACTIVIDADES DURACIÓN COMIENZO FIN

1. Diagnóstico. ago-13 oct-13

2. Determinar los procesos de comunicación. nov-13 feb-14

3. Documentar los procesos de comunicación interna y externa que la Universidad considere relevante.

mar-14 nov-14

3.1. Documentar el proceso para atención a usuarios externos.

mar-14 jun-14

3.2. Documentar los servicios referidos al trámite administrativo.

mar-14 jun-14

3.3. Documentar el proceso de comunicación interna: Establecer el plan de comunicaciones para todos los procesos relevantes de la Universidad, como también definir los niveles de acceso de la información por área.

jul-14 dic-14

3.4. Documentar la inducción a partir de la Bioestructura en los procesos que lo requieran: RRHH, A-E, etc. etc.

mar-14 nov-16

4. Capacitación mar-14 nov-15

4.1. Revisión de perfiles mar-14 jul-14

4.1.1. Revisar los perfiles del personal encargado de la atención a los usuarios externos.

mar-14 nov-14

4.1.2. Revisar las responsabilidades del personal encargado de la administración de las redes sociales de pregrado, de egresados, imagen institucional etc, etc.

mar-14 nov-14

4.1.3. Revisar las competencias del personal en el uso de las TICs.

mar-14 nov-14

4.1.4. Revisar las competencias comunicativas de los tutores, docentes ya que ellos son quienes tienen más interacción con los estudiantes.

mar-15 nov-15

4.2. Implementación del plan de capacitación administrativo y docente

mar-14 nov-14

4.3. Evaluación de la eficacia del plan de capacitación

nov-15 mar-16

5. Implementación nov-11 nov-15

5.1. Implementación de los procedimientos de comunicación.

abr-14 nov-15

5.2. Implementación del Plan de TI. nov-11 nov-15

6. Evaluación oct-12 mar-16

6.1. Procedimientos de comunicación oct-12 mar-16

6.2. Plan de TI oct-12 mar-16



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7. RESPONSABLE DEL PROYECTO

Este proyecto requiere el compromiso de todos los miembros de la

institución. Es impulsado y monitoreado desde el RECTORADO con la

colaboración de todas las unidades académicas y administrativas,

especialmente de:

Decanato DEC

Escuela de Post grado EPG

Oficina de Servicios Académicos y Registro OSAR

Oficina de Servicios Administrativos OSA

Centro de Estadística e Informática CEIN

Oficina de Personal OPE

8. RECURSOS

Los recursos tanto para la implementación del Sistema de Información y

Comunicación, como para el Plan de Tecnologías de Información, aprobado

en sesión de Consejo universitario - agosto 2011, para la implementación del

Sistema de Gestión de la Calidad y para los planes de capacitación anual,

están consignados en el Plan estratégico cuyo financiamiento está aprobado

el 30-01-12 por resolución Nº 009-A-2012-R/UMCH de fecha 07-02-12.

El presupuesto estimado es de S/. 440 550,00, teniendo como base el

presupuesto presentado en el Plan de Tecnologías de la Información y otros

gastos.

Cuadro 04: Inversión por fase

Actividad Inversión S/.

1. Diagnóstico. 10000,00

2. Determinar los procesos de comunicación. 30000,00

3. Documentar los procesos de comunicación interna y externa que la Universidad considere relevante.

20000,00

4. Capacitación 15000,00

5. Implementación 359,550.00

6. Evaluación 6000,00

S/ TOTAL 440550,00

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