Proyecto Organizadora de Eventos

UNIVERSIDAD TÉCNICA ESTATAL DE QUEVEDOFACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES

CARRERA DE GESTIÓN EMPRESARIAL

PROYECTO INTEGRADOR MÓDULO 7

TEMA:

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y PLAN DE NEGOCIOS DE EMPRESA

ORGANIZADORA DE EVENTOS CORPORATIVOS Y SOCIALES EN LA

CIUDAD DE QUEVEDO, PROYECTADA PARA EL AÑO 2015.

ELABORADO POR:

LIZBETH HORTENCIA BERMELLO CHICAIZA

JONATHAN FRANCISCO CAMPUZANO SALTOS

EDWIN JAVIER ESMERALDA CEGIDO

WELLINGTON JOEL GONZALES ACOSTA

COORDINADOR:

Psi. PABLO PARRA SILVA, Mg. Sc.

QUEVEDO – ECUADOR2014 – 2015

ÍNDICE

1. TEMA............................................................................................................5

2. RESUMEN EJECUTIVO...............................................................................6

3. INTRODUCCIÓN..........................................................................................7

4. PROBLEMATIZACIÓN.................................................................................9

Diagnóstico......................................................................................................9

Sistematización..............................................................................................11

Formulación de Problema..............................................................................12

5. JUSTIFICACIÓN.........................................................................................13

6. OBJETIVOS................................................................................................14

Objetivo General............................................................................................14

Objetivo Específico........................................................................................14

7. HIPÓTESIS.................................................................................................15

Hipótesis General...........................................................................................15

Hipótesis Específica.......................................................................................15

8. MARCO TEÓRICO.....................................................................................16

8.1. Gestión Administrativa.........................................................................16

8.1.1. Funciones administrativas.............................................................16

8.1.1.1. Planeación: ¿qué voy a hacer?...............................................17

8.1.1.2. Organización: ¿cómo se va hacer?........................................17

8.1.1.3. Integración/Ejecución: ¿con quién? y ¿con qué?...................17

8.1.1.4. Dirección: vigilar que se haga.................................................18

8.1.1.5. Control: evaluación y verificación............................................18

8.1.2. Buena administración....................................................................19

8.2. Plan de negocios..................................................................................19

8.2.1. ¿Todos los negocios necesitan un plan?......................................19

2

8.2.2. Diez secciones de un plan de negocios........................................20

8.2.3. ¿Qué es un plan de negocios?......................................................22

8.2.4. Metas + Investigación + Estrategia = Plan de negocios................22

8.2.5. Impresione a sus banqueros e inversionistas................................23

8.2.6. Análisis Organizacional.................................................................24

8.2.6.1. Misión......................................................................................24

8.2.6.2. Visión......................................................................................24

8.2.6.3. Constitución de la empresa.....................................................24

8.2.6.3.1. Número de Socios...............................................................25

8.2.6.3.2. Nombre de la empresa........................................................25

8.2.6.3.3. Razón social........................................................................25

8.2.6.4. Organigrama...........................................................................26

8.2.6.5. Remuneraciones.....................................................................26

8.2.6.6. Localización de la empresa.....................................................27

8.2.6.7. Responsabilidad social de la empresa....................................27

8.2.7. Análisis del Mercado......................................................................28

8.2.7.1. Metodología............................................................................28

8.2.7.2. Análisis de la demanda...........................................................29

8.2.7.3. Clasificación............................................................................30

8.2.7.4. Factores que afectan a la demanda........................................31

8.2.7.5. Estimación de la demanda......................................................32

8.2.8. Marketing.......................................................................................33

8.2.8.1. Producto..................................................................................33

8.2.8.2. Identificación del producto o servicio......................................34

8.2.8.3. Servicios que se ofrecerá........................................................34

8.2.8.4. Características del producto o servicio...................................38

8.2.8.5. Eventos Sociales.....................................................................39

3

8.2.8.6. Lanzamientos de productos....................................................40

8.2.8.7. Precio......................................................................................40

8.2.8.8. Plaza.......................................................................................41

8.2.8.9. Promoción...............................................................................41

8.2.9. Estudio Financiero.........................................................................42

8.2.9.1. Plan de financiamiento............................................................42

8.2.9.2. Política de financiamiento.......................................................42

8.2.9.3. Inversión Requerida................................................................43

8.2.9.4. Proyección de Ingresos...........................................................44

8.2.9.5. Proyección de Egresos...........................................................44

9. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN.................................................47

10. RESULTADOS........................................................................................50

11. CONCLUSIONES....................................................................................61

12. RECOMENDACIONES...........................................................................62

13. BIBLIOGRAFÍA/ LINKOGRAFÌA.............................................................63

14. ANEXOS..................................................................................................64

4

1. TEMA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y PLAN DE NEGOCIOS DE EMPRESA

ORGANIZADORA DE EVENTOS CORPORATIVOS Y SOCIALES EN LA

CIUDAD DE QUEVEDO, PROYECTADA PARA EL AÑO 2015.

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2. RESUMEN EJECUTIVO

Este proyecto surge como una solución a empresas y personas insatisfechas

con la calidad de sus eventos y también a personas y empresas que no han

realizado eventos pero si es importante para estas. Es un mercado nuevo en

Ecuador que esta creciendo a un ritmo rápido, el proyecto en si pretende crear

una compañía referente de la calidad, variedad, innovación y creatividad en

cuanto a diseñar y organizar eventos se refiera y brindar solución a clientes al

momento de diseñar y organizar eventos sociales y corporativos, lanzamientos

de productos y capacitaciones. Este proyecto presenta un plan de negocios

para poner en marcha una empresa Organizadora de Eventos, quien se

encargara de todos los detalles en el diseño, coordinación y control de un

evento.

El proyecto está dirigido a empresas que no cuentan con un departamento

específico para realizar eventos en su compañía y personas que no cuentan

con tiempo suficiente para organizar un evento. La función principal de este

proyecto es crear una empresa que a través del diseño convierta el evento

anhelado para sus clientes en una realidad y así lograr que su evento sea el

mejor de todos. De esta manera podemos ahorrar el tiempo de los clientes y

ampliar las oportunidades de negocios de los proveedores.

6

3. INTRODUCCIÓN

En la actualidad, las empresas que ven en su personal el pilar fundamental

para el crecimiento y competitividad de esta, siente la necesidad de

reconocerlos, premiarlos y honrarlos en ciertos actos de conocimiento público

como el día del padre, de la madre, Navidad u otros eventos por iniciativa del

empleador como la celebración de aniversario de creación de la empresa.

Por otra parte, otro aspecto que llama la atención son los gustos y preferencias

que buscan las empresas y familias, con respecto a la organización de los

diferentes eventos sociales que realizan cada año: las nuevas tendencias en

alimentación, decoración y diseño en los eventos sociales.

El fin es proyectar una gran imagen como empresa y hacer sentir bien a sus

empleados, atendiéndolos de la mejor manera posible, buena comodidad,

buena música, un lugar que se adapte a la actividad que se esté realizando,

etc. Pero al momento de hacer los preparativos para desarrollar el evento de

manera exitosa, surge el gran problema para la empresa y las familias, tiempo,

información, falta de creatividad. Normalmente las diferentes compañías no

cuentan con un departamento que se dedique exclusivamente a la organización

de dichos eventos corporativos, algunos porque consideran que es un gasto

innecesario.

El mercado actual no satisface de manera amplia y profesional la demanda de

servicios que se originan en la organización completa de un evento, donde el

cliente desea recibir toda la asesoría, servicios y productos que necesite para

realizar la actividad deseada de acuerdo a sus necesidades, gustos y

preferencias.

7

En este proyecto se trataran temas relacionados a la buena gestión

administrativa y sus aspectos al momento de emprender una empresa o

negocio y como incide esto en todo tipo de emprendimiento. También se

realizará un breve plan de negocios en donde se observará los beneficios y

aspectos relevantes para llevar a cabo la creación de una empresa

organizadora de eventos la cual seria factible según la investigación realizada

hacerlo realidad en la ciudad de Quevedo para el año 2015. Luego definiremos

resultados en relación al plan de negocios los cuales nos permitirán emitir

conclusiones y recomendación en relación al tema.

8

4. PROBLEMATIZACIÓN

La ciudad de Quevedo se ha caracterizado por su constante desarrollo e

incremento poblacional, lo que genera que existan muchos eventos y

celebraciones de carácter social, corporativo, culturales, entre otros. Pero

muchas veces no se llenan las expectativas de los clientes, con los eventos

organizados por determinados promotores.

En ocasiones, los costos que deben pagar los usuarios o público en general,

son elevados en relación al beneficio recreativo o social que se vislumbra.

Los organizadores invierten relativamente poco, sin crear condiciones de

beneficios al usuario, como tampoco seguridades y garantías propias que

deben tener los eventos de concurrencia masiva. Igualmente, al momento del

emprendimiento de una iniciativa de espectáculos sociales, las dificultades de

financiamiento, impiden la realización de mejores propuestas de distracción.

Diagnóstico

El proyecto es una propuesta de emprendimiento de una empresa particular,

dedicada a la gestión administrativa y al desarrollo de un plan de negocios,

dedicada a la organización de eventos corporativos y sociales, radicados en la

ciudad de Quevedo y proyectados para el año 2015. La Carrera de Gestión

Empresarial, marca la trascendencia que la globalización del mundo exige a los

individuos y a las instituciones: hacer de la economía social basada en el ser

humano, una verdadera alternativa de desarrollo económico para los pueblos

de América Latina.

9

Es indispensable construir sostenibilidad social a través de fuerzas asociativas,

de organizaciones solidarias, de acciones comunitarias, de logros cooperativos,

en donde prime la fuerza de la unión entre las personas, de tal manera que se

alcance las metas a través del esfuerzo colectivo.

El emprendimiento solidario asociativo que parte de las universidades, debe

adquirir gran sentido en varias dimensiones: emprendimiento no solo en lo

social, sino también en lo económico, cultural, político, ecológico y tecnológico.

Emprendimiento social que sea capaz de generar la estructura organizacional,

inspirada en la fortaleza de la ayuda mutua y la actitud cooperativa entre las

personas, que se unen para progresar conjuntamente y mejorar su calidad de

vida. Este es el emprendimiento del futuro, el que preserva la identidad del ser

humano, en pertinencia con su bienestar social, equitativo e incluyente.

El profesional de la Carrera está en condiciones de desplegar dichas

actividades, en los diferentes frentes sociales, públicos o privados, a los que

someta a concurso sus conocimientos y competencias.

Establecer buenas relaciones en la empresa, conlleva a mantener óptimas

relaciones de trabajo, saber negociar cuando existan problemas y conseguir

cooperación. En un marco de sensibilidad humana y axiológica, que se

traduzca al equilibrio permanente entre el trabajo y la vida personal.

Se podría definir que la Carrera de Gestión Empresarial es una iniciativa para

desarrollar proyectos de negocios o ideas particulares que generen ingresos.

Significa tomar acciones humanas, creativas, para construir algo de valor, a

partir de prácticamente nada. Es la perspectiva del emprendimiento. Se trata

de una búsqueda insistente de oportunidades, independientemente de los

recursos disponibles o de la carencia de éstos.

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La Carrera de Gestión Empresarial requiere, a más de una visión, de una

pasión y un compromiso para guiar a otros, en la persecución de dichas metas.

También requiere de la disposición de tomar riesgos calculados. El

emprendimiento empresarial, es una gran alternativa para la libertad financiera,

para obtener ganancias lícitas, para elevar la autoestima de los pueblos, para

crecer constantemente, para expandir la creatividad haciendo algo que nos

gusta.1

Sistematización

Habiendo procedido con una metodología de trabajo en equipo y una

visualización de un árbol de problemas, se llegó a la construcción empírica, de

un banco de preguntas, que luego de un minucioso análisis, ha permitido el

planteamiento de tres preguntas problematizadoras, que delimitan el radio de

acción del proyecto.

PP1.

¿De qué manera se pueden promover, la gestión administrativa y el plan de

negocios, para empresas organizadoras de eventos corporativos y sociales?

PP2.

¿Cuán importante resulta la aplicación de una adecuada gestión administrativa

y eficiente plan de negocios, para el desarrollo de una empresa organizadora

de eventos corporativos y sociales en la ciudad de Quevedo?

1 Programa de la Carrera de Gestión Empresarial. (2010) Facultad de Ciencias Empresariales. Universidad Técnica Estatal de Quevedo.

11

PP3.

¿Cómo establecer la factibilidad de la gestión administrativa y el plan de

negocios, para una empresa organizadora de eventos corporativos y sociales,

en la ciudad de Quevedo, a partir del año 2015?

Formulación de Problema

¿En qué consiste la factibilidad de la gestión administrativa y el plan de

negocios, de una empresa organizadora de eventos corporativos y sociales, en

la ciudad de Quevedo, a partir del año 2015?

12

5. JUSTIFICACIÓN

El Proyecto Integrador a nivel de la experiencia académica del séptimo módulo

de la Carrera de Gestión Empresarial, impulsa hacia la elaboración de un plan

de negocio para el emprendimiento de una empresa. En tal sentido, es

necesario conocer y realizar una profunda investigación, que ayude a

determinar si el proyecto de un plan de negocio para el emprendimiento de una

empresa organizadora de eventos corporativos y sociales, será factible dentro

del mercado o si podrá satisfacer las necesidades de las personas, para que

así se pueda evitar posibles riesgos o problemas a futuro e iniciar un negocio

con bases certeras y con el posicionamiento esperado.

Es necesario establecer la importancia de la aplicación de una adecuada

gestión administrativa, porque hacia ese propósito se dirigen todas aquellas

acciones que hagan que un negocio sea eficiente. Para que con estos

propósitos cumplidos se logre el desarrollo de una empresa organizadora de

eventos corporativos y sociales, que tenga perdurabilidad y proporcione un

atractivo servicio en la ciudad de Quevedo.

Porque es necesario establecer la factibilidad de la gestión administrativa y el

adecuado plan de negocios, para que se logre posicionar a una empresa

organizadora de eventos corporativos y sociales, en la ciudad de Quevedo, a

partir del año 2015. El propósito es generar un negocio que sea rentable para

los inversionistas y que beneficie a la comunidad, ofreciendo eventos de alto

nivel y de condiciones que garanticen los espectáculos públicos pagados.

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6. OBJETIVOS

Objetivo General

Aplicar la factibilidad de la gestión administrativa y el plan de negocios, de

una empresa organizadora de eventos corporativos y sociales, en la ciudad de

Quevedo, a partir del año 2015.

Objetivo Específico

Promover la gestión administrativa y el plan de negocios, para empresas

organizadoras de eventos corporativos y sociales.

Establecer la importancia de la aplicación de una adecuada gestión

administrativa y eficiente plan de negocios, para el desarrollo de una empresa

organizadora de eventos corporativos y sociales en la ciudad de Quevedo.

Analizar la factibilidad de la gestión administrativa y el plan de negocios,

para una empresa organizadora de eventos corporativos y sociales, en la

ciudad de Quevedo, a partir del año 2015.

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7. HIPÓTESIS

Hipótesis General

Un adecuado diseño de factibilidad permitirá exitosa gestión administrativa y

del plan de negocios, de una empresa organizadora de eventos corporativos y

sociales, en la ciudad de Quevedo, a partir del año 2015.

Hipótesis Específica

Existen escasas propuestas de negocios, dirigidos a la organización de

eventos corporativos y sociales, con criterios técnicos sobre gestión

administrativa y planes de negocios.

Es de singular importancia la ejecución de adecuadas gestiones

administrativas y de eficientes planes de negocios, en el desarrollo de

empresas organizadoras de eventos corporativos y sociales.

Es factible la realización de una gestión administrativa y de un plan de

negocios, para genera una empresa organizadora de eventos corporativos y


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8. MARCO TEÓRICO

8.1. Gestión Administrativa

Es el conjunto de acciones y medios que se emplean para conseguir alguna

cosa o resolver algún asunto acción y efecto de administrar o dirigir algún

asunto; resultados positivos en cuanto a su funcionamiento y rentabilidad.

También se conoce como el conjunto de acciones mediante las cuales el

directivo desarrolla sus actividades a través del cumplimiento de las fases del

proceso administrativo: Planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.2

Entonces se entiende a la Gestión Administrativa como los pasos, procesos o

funciones como planificar, organizar, dirigir y controlar con la finalidad de

alcanzar las metas y objetivos propuestos dentro de la empresa u organización

aplicando cada uno de estas funciones de forma constante permitiéndonos

identificar posibles errores y de esta manera poderlos resolver oportunamente.

8.1.1. Funciones administrativas

Las funciones o áreas de actividad de la empresa cumplen el papel de indicar

dónde se aplican los esfuerzos, en qué campos trabajar, además resuelve el

problema de cómo hacer las cosas o las tareas en cada una de estas áreas

para lograr los objetivos predeterminados. Eso se realiza a través de las

funciones de la administración o procesos administrativos, como lo son:

2 http://es.slideshare.net/wilmer293112/g-estinadministrati-va2-14828644

16

8.1.1.1. Planeación: ¿qué voy a hacer?

Constituye la primera función de la administración y consiste en determinar las

metas u objetivos a cumplir. Los objetivos son de enorme importancia, pues le

dan un sentido, una dirección una orientación a los esfuerzos aplicados, esta

planeación eficaz se basa en hechos, datos e informaciones reales y

estimados. Es la etapa básica de la administración y es esencial para cumplir

las demás etapas del proceso administrativo.

8.1.1.2. Organización: ¿cómo se va hacer?

Una vez definido el qué hacer, se plantea el problema de cómo hacer, qué

elementos y condiciones son necesarias y cómo se deben combinar entre sí

estos elementos para conseguir dichos resultados de modo eficiente. Esto

depende de los objetivos que se desee alcanzar en el tiempo así, es preciso

introducir cambios en la organización para adaptarla permanentemente a las

metas.

La organización, se encarga de que su estructura se adecue hacia sus

objetivos, recursos, procesos y medio ambiente.

8.1.1.3. Integración/Ejecución: ¿con quién? y ¿con qué?

Consiste en obtener y articular los elementos materiales y humanos que la

organización y la planeación señalan para el adecuado funcionamiento de un

organismo social.

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8.1.1.4. Dirección: vigilar que se haga

Una vez definido el qué hacer y el cómo hacerlo y la función de administrar que

se preocupa del hacer la llamamos dirección. Es la etapa de la administración

destinada a procurar una ejecución eficiente de los planes de la empresa,

mediante una cooperación entre subordinados y jefes. La dirección comprende

las relaciones de trabajo en todos los niveles de la organización; esto es, a un

mismo nivel, de niveles superiores a inferiores de la empresa, como de las

relaciones de trabajo de las personas fuera de ella. La dirección se preocupa

de armonizar las disfuncionalidades y por eso es importante la motivación.

Es el elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de

todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador y su capacidad

para tomar de decisiones.

8.1.1.5. Control: evaluación y verificación

Es la etapa del proceso administrativo destinada a comprobar el cumplimiento

de los planes y corregir las posibles desviaciones de ellos. Se fundamenta en la

existencia de la planificación, si no hay plan, no hay nada que controlar. El

control es una verificación de lo realizado y esta verificación adquiere sentido

cuando hay algo con qué controlarla o compartirla: ese algo es el plan, por

tanto el control adecuado favorece las buenas relaciones humanas. Es

asegurarse que los objetivos se alcancen de acuerdo al plan establecido, con la

posibilidad de ajustar esas normas y objetivos; en pocas palabras, medir y

evaluar.3

3 http://www.institutoblestgana.cl/virtuales/com_organiz/Unidad1/contenido4.htm

18

Al momento de emprender cualquier tipo de negocio es necesario tomar en

cuenta a la Gestión Administrativa y a cada una de sus funciones ya que de su

correcto uso y aplicación dependerá el futuro de la empresa o negocio ya sea

en lo que se refiere al cumplimiento de objetivos y metas u otros aspectos

como el posicionamiento, aceptación del mercado o la factibilidad o rentabilidad

de la misma. Al momento de poner en práctica las funciones administrativas se

evitaran un sin números de problemas y se notará la eficacia en la gestión

dentro de la empresa.

8.1.2. Buena administración

El rol de un administrador es proporcionar liderazgo, mantener la organización

enfocada en los objetivos centrales y evitar que las distracciones diluyan la

fortaleza de la empresa o reduzcan el impulso. La planeación le permite pensar

acerca de los detalles de su operación y cómo todos necesitan trabajar juntos

para formar una entidad viable, en marcha y sana.

8.2. Plan de negocios

8.2.1. ¿Todos los negocios necesitan un plan?

Absolutamente. Cada negocio necesita un plan. Elaborar un plan de negocios

detallado le proporcionará una oportunidad para moldear una poderosa

estrategia de desarrollo de negocios, ya sea que su meta incluya:

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1. Obtener financiamiento para empezar un negocio.

2. Obtener financiamiento para ampliar su negocio.

3. Ser más organizado y aumentar sus probabilidades de éxito.

4. Identificar el valor de su negocio y preparar un plan para vender su negocio.

5. Elaborar un plan para comprar un negocio.

6. Crear un plan de sucesión administrativa para facilitar su retiro.

7. Revitalizar su negocio e identificar nuevos mercados y oportunidades de

negocio.

8. Reorganizar para permitirse más tiempo lejos del negocio.

9. Elaborar un plan financiero para mejorar la rentabilidad.

10. Reducir su margen de error y aumentar la rentabilidad a través de la

rigurosa administración del personal y de los recursos, así como apalancar las

condiciones del mercado.

11. Clarificar metas, objetivos y estrategias de una sociedad o corporación con

múltiples directores.

12. Mejorar la eficacia y la administración de las operaciones.4

8.2.2. Diez secciones de un plan de negocios

1. Análisis de la industria: describe las tendencias, perspectivas de demanda,

barreras al acceso y crecimiento, efecto de la innovación y de la tecnología,

efecto de la economía, papel del gobierno y salud financiera de la industria.

2. Análisis del mercado: identifica las tendencias que prevalecen en el

mercado, tamaño de éste, análisis de la competencia, participación de mercado

proyectada y cómo tomará las decisiones respecto de los productos y servicios

que ofrecerá.

4 Como Prepara un plan de negocios exitoso. Greg Balanko-Dickson. DERECHOS RESERVADOS © 2008, respecto a la primera edición en español por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V. Biblioteca U.T.E.Q.

20

3. Productos y servicios: define los insumos, mezcla de ventas, costos y

ganancias, ampliación de servicios, posicionamiento de producto y ciclo de vida

del producto/ servicio.

4. Descripción de negocios: describe la empresa, lo cual incluye su marca,

identidad, visión, misión, ética, metas y estructura legal.

5. Estrategia de marketing: explica cómo utilizará la ubicación, canales de

distribución, ventas, fijación de precios y posicionamiento en el mercado. Esta

sección también incluye una muestra o descripción de las herramientas de

ventas y marketing (sitio en la red, telemarketing, folletos, sistemas de ventas,

etc.) que usted utilizará para lograr participación de mercado.

6. Operaciones y administración: proporciona detalles sobre cómo planea

administrar el negocio, lo cual incluye la estructura organizacional,

responsabilidades y servicios profesionales.

7. Plan financiero: incluye copias de estados financieros anteriores (si los

hubiera) y proyecciones financieras proforma, lo que incluye costos de

arranque, balance general, estado de resultados, flujo de caja y análisis de

sensibilidad.

8. Plan de implementación: aquí es donde usted explica cómo utilizará el

personal, sistemas, comunicación, contabilidad, equipo, software, oficina,

mobiliario, accesorios, terreno y edificios, así como investigación y desarrollo.

9. Plan de contingencia: identifica todos los riesgos potenciales (pasivo,

terminación de contrato, etc.) y su plan para reducir o eliminar los riesgos o las

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amenazas identificadas; por ejemplo, cómo manejará las emergencias,

accidentes graves o desastres.

10. Resumen ejecutivo: el resumen ejecutivo siempre se escribe al final pero

aparece como la primera página del plan.5

8.2.3. ¿Qué es un plan de negocios?

Un plan de negocios es un instrumento que se utiliza para documentar el

propósito y los proyectos del propietario respecto a cada aspecto del negocio.

El documento puede ser utilizado para comunicar los planes, estrategias y

tácticas a sus administradores, socios e inversionistas. También se emplea

cuando se solicitan créditos empresariales. El plan de negocios contiene tanto

objetivos estratégicos como tácticos, y puede ser informal o formal. Asimismo,

puede estar en una servilleta o en su cabeza, o puede simplemente ser una

lista de tareas pendientes. Si se les pregunta a los propietarios de negocios o

empresarios promedio si tienen un “plan”, todos dirían “por supuesto”. Pídales

que se lo expliquen y usted acabará muy probablemente con una perspectiva

general de sus metas principales.

8.2.4. Metas + Investigación + Estrategia = Plan de negocios

Una lista de metas podría ser un plan de lo que se tiene que lograr, pero eso no

la hace un plan de negocios. Una meta sólo revela su propósito o el lugar en el

cual usted espera acabar. Un plan de negocios formal detalla la fórmula exacta

que usted necesita desarrollar para conseguir sus metas fundamentales. Mi

definición de un plan de negocios es que esta herramienta es un documento


22

formal elaborado para capturar y comunicar la dirección planeada y las

maniobras que se requieren para que el negocio alcance su meta más

importante: rentabilidad.

Las ganancias no son accidentales. Por ello, si usted elabora y aplica un plan

de negocios, incrementa las probabilidades de lograr la rentabilidad deseada.

Un plan de negocios incorpora los mismos métodos que los buenos

administradores utilizan para garantizar la viabilidad del curso del negocio. Es

mucho más que notas en una servilleta o una lista de tareas pendientes: es un

mapa para guiar al negocio, a su propietario(s) y a sus empleados en su viaje

al éxito.6

8.2.5. Impresione a sus banqueros e inversionistas

Un plan de negocios es especialmente crucial para los empresarios que tratan

de lograr financiamiento porque un plan que está bien preparado es un reflejo

de la capacidad de un empresario para administrar el negocio. Los banqueros,

inversionistas y financieros pueden parecer cínicos, pero recuerde que es su

trabajo separar a los negocios viables de aquellos que puedan cerrar y no

pagarles los préstamos que les concedieron.

Los financieros quieren verificar que usted tiene conocimientos básicos de las

actividades más importantes del negocio, incluyendo marketing, finanzas,

ventas, recursos humanos y producción. Ellos esperan ver una pintura fi el de

la posición financiera del negocio o de las necesidades financieras esperadas

de una nueva empresa.


23

8.2.6. Análisis Organizacional

8.2.6.1. Misión

Crear una Organizadora de eventos corporativos y sociales la cual ofrezca un

servicio de calidad, con atención, rápida, eficiente y cordial, encaminando las

actividades de organización, planeación y diseño a la obtención de la total

satisfacción de los consumidores.

8.2.6.2. Visión

Posicionar a la Organizadora de eventos como una empresa líder y símbolo de

confianza, diseño y confort.

8.2.6.3. Constitución de la empresa

Según el Art. 94, de la Ley de Compañías “La Compañía de responsabilidad

limitada es la que se solamente responden por las obligaciones sociales hasta

el monto de sus aportaciones individuales y hacen el comercio bajo una razón

social o denominación objetiva,”7. Teniendo en cuenta este concepto una de las

decisiones más importantes para la creación de una empresa está la

determinación de una compañía que está registrada. MEGAEVENTOS Cía.

Ltda. será constituida como una empresa de responsabilidad limitada.

7 Ley de Compañías, Codificación No 000. RO/312 de 5 de Noviembre 2009.

24

8.2.6.3.1. Número de Socios

“La compañía de responsabilidad limitada es siempre mercantil. El mínimo de

socios es tres y el máximo quince”8, basándonos en este concepto concluimos

que para iniciar las actividades de la empresa MEGAEVENTOS Cía. Ltda. se

recurrirá al pedido de aporte de cuatro socios.

8.2.6.3.2. Nombre de la empresa

El nombre de la empresa será MEGAEVENTOS Cía. Ltda. y esta se regirá por

los principios de propiedad y de inconfundibilidad o peculiaridad, según lo dicta

el Art. 16 de la Ley de Compañías.

8.2.6.3.3. Razón social

La razón social de la empresa es brindar el servicio de Organización de

eventos Corporativos y sociales; acogiéndose a lo expedido en el Art. 94 de la

Ley de Compañías que dice que toda empresa de responsabilidad limitada

podrá tener como finalidad las realizaciones de toda clase de actos civiles o de

comercio.

8 Superintendencia de Compañías del Ecuador, www.supercias.gov.ec.

25

8.2.6.4. Organigrama

El proyecto busca crear una empresa y conformarla por un equipo

multidisciplinario de profesionales que velarán por el cumplimiento de los

compromisos adquiridos tanto internos como externos en una organización

funcional. Al ser una empresa pequeña, debe de ser de responsabilidad

limitada.

8.2.6.5. Remuneraciones

El sueldo mínimo en la empresa será de $150 para el personal de apoyo y el

máximo sueldo será el del Gerente General $800. A los asesores de ventas-

diseño y al director comercial se les reconocerá una comisión del 0,10% por

cada evento realizado.

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GERENTE GENERAL

Asesor ventas-diseño

Asistente compras

Coordinador de eventos

Personal de apoyo

DIRECTOR COMERCIAL

Tabla 1. Descripción de Cargos y Remuneraciones.

PUESTO SUELDO

Gerente general $ 800,00 1

Director comercial $ 500,00 1

Asesor ventas-diseño $ 400,00 2

Asistente compras $ 300,001

Coordinador de eventos $ 200,00 2

Personal de apoyo $ 150,00 6

8.2.6.6. Localización de la empresa

La oficina de atención a clientes potenciales de MEGAEVENTOS Cia. Ltda. Se

encuentra ubicada en el centro de la cuidad de Quevedo; es un sector

estratégico donde los consumidores tendrán fácil acceso.

8.2.6.7. Responsabilidad social de la empresa

Al ser una empresa de servicios y no llevar a cabo ninguna actividad

productiva, la empresa carece de responsabilidad social referida al medio

ambiente. Aunque en los eventos que se lleven a cabo se implementará la

diferenciación de desechos en peligrosos, reciclables y no reciclables, para así

contribuir a la reducción de contaminación del entorno.

27

8.2.7. Análisis del Mercado

8.2.7.1. Metodología

Para el estudio de mercado de MEGAEVENTOS Cia. Ltda. En la ciudad de

Quevedo, el diseño de la investigación de mercado que vamos a utilizar es

descriptivo. Se realiza una prueba piloto para estimar la probabilidad de

aceptación y rechazo. Con los datos obtenidos de la prueba piloto, destacamos

el porcentaje de aceptación y de rechazo de para hallar el tamaño de la

muestra, que se la obtendrá mediante la siguiente fórmula matemática:

Donde:

n= N c2∗Np(1−p)e2 N+Zc2 p(1−p)

N= Es la población Objetivo = 800

n= el tamaño de la muestra. Una vez aplicada la formula se obtuvo que el

tamaño de la muestra es de 33

o= Desviación estándar de la población que, generalmente cuando no se tiene

su valor, suele utilizarse un valor constante de 0,5.

Z= Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si

no se tiene su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza equivale a 1,96

(como más usual) o en relación al 90% de confianza, valor que queda a criterio

del investigador.

e= Límite aceptable de error muestral que, generalmente cuando no se tiene su

valor, suele utilizarse un valor que varía entre el 1% (0,01) y 9% (0,09), valor

que queda a criterio del encuestador9 y se considera un 0,05%.

9 http://www.monografias.com/trabajos87/calculo-del-tamano-muestra/calculo-del-tamano-muestra.shtml#ixzz3ATzkT8tf

28

Esto significa que de toda la población (800 personas), se debe realizar 33

encuestas que permitirá conocer las necesidades de las empresas y personas,

en lo referente a organización de eventos corporativos y sociales.

Para la recolección de datos se utilizan encuestas a través de un cuestionario,

con preguntas claras y concisas se las efectuará a las empresas y personas

que se encuentren ubicadas en la ciudad de Quevedo.

8.2.7.2. Análisis de la demanda

La demanda se define como la respuesta al conjunto de mercancías o

servicios, ofrecidos a un cierto precio en una plaza determinada y que los

consumidores están dispuestos a adquirir, en esas circunstancias.

En este punto interviene la variación que se da por efecto de los volúmenes

consumidos. A mayor volumen de compra se debe obtener un menor precio. Es

bajo estas circunstancias como se satisfacen las necesidades de los

consumidores frente a la oferta de los vendedores.10

“El análisis de la demanda pretende cuantificar el volumen de bienes o

servicios que el consumidor podría adquirir de la producción del proyecto”.11

8.2.7.3. Clasificación

10 http://www.lafacu.com/apuntes/marketing/demanda/default.htm11 MENESES, Edilberto. Preparación y Evaluación de Proyectos.

29

El análisis de la demanda pretende determinar los factores que influyen en el

comportamiento del mercado, así como también determinar si el proyecto en

estudio tiene posibilidades de participar efectivamente en el mercado.

De acuerdo a su probabilidad: Se tiene una demanda potencial, ya que en

las empresas por tratarse de manejar recursos humanos, existe el

departamento de bienestar social que es el encargado de velar por el buen vivir

del personal, para ello aprovecha las fechas festivas y organizan diferentes

actividades sociales para integrar a todo el personal.

De acuerdo con los consumidores o usuarios inmediatos: se tiene una

demanda derivada, ya que los clientes serían empresas y familiares, que al

contratar el servicio de organizar los eventos, esta actividad genera que se

subcontrate otros servicios, como transporte, animación, música, etc.

De acuerdo a su oportunidad: la demanda es de tipo satisfecha no saturada,

ya que mediante publicidad u otros instrumentos de marketing, puede crecer la

necesidad de organizar eventos.

De acuerdo a su necesidad: la empresa de organización de eventos esta

dentro de la demanda de bienes no necesarios. En este caso la adquisición del

servicio será la de satisfacer un gusto y no una necesidad.

De acuerdo con su temporalidad: es una demanda cíclica o estacional, ya

que no es permanente, como los aniversarios, los cumpleaños, los

matrimonios, etc.

8.2.7.4. Factores que afectan a la demanda

30

El objetivo principal de la demanda es determinar los factores que afectan el

comportamiento del mercado y las posibilidades reales de que el producto y/o

servicio resultante del proyecto pueda participar efectivamente en ese

mercado.

Los factores más importantes son: el precio de los servicios y/o productos

relacionados, los cambios en los gustos y preferencias y el tamaño de la

población.

El Precio: La demanda de un bien y/o servicio se encuentra condicionada por

el precio de los bienes y/o servicios relativos. Esto se debe a que servicios

similares de organizar eventos ofrecen alternativas para los consumidores, que

al aumentar el precio de los primeros hará que aumente la demanda del

servicio, por lo que su curva de demanda se desplazará hacia la derecha; esto

también depende de los bienes o servicios sustitutos, porque a través de estos

los consumidores tienden a buscar alternativas que cumplan con sus

necesidades, lo cual se produce un movimiento de la curva.

Tamaño de la Población: La demanda de un bien y/o servicio también se

encuentra dada por el tamaño de la población; esto se debe a que la situación

económica de las personas, por ende a aumentado la demanda de eventos

sociales tanto a nivel de instituciones como de familiares de.

Gustos y Preferencias: Otro aspecto que cambia la curva de la demanda son

los gustos y preferencias que buscan las empresas y familias, con respecto a la

organización de los diferentes eventos sociales que realizan cada año: las

nuevas tendencias en alimentación, decoración y diseño en los eventos

sociales.

8.2.7.5. Estimación de la demanda

31

Con el análisis de las encuestas realizadas obtuvimos que del 60% de los

encuestados que “si” realizan eventos corporativos y sociales el 71% de ellos

están dispuestos a contratar nuestros servicios, es decir que el 42.59% del total

de los encuestados es nuestro primer objetivo para calcular la demanda, sin

hallar la demanda no satisfecha, es decir que se realiza un contraste entre las

empresas que si tienen una organizadora de eventos y los consumidores no

satisfechos de la industria, esta proporción es del 8.71%.

El segundo segmento está basado en el 40% de total de los encuestados que

no realizan eventos corporativos del cual el 78% le da importancia a este tipo

de eventos, sin embargo solo el 81% del subtotal anterior desea contratar

nuestros servicios.

Si realizamos un contraste entre las tres variables anteriores su resultado sería

que el 27%de este segundo segmento es nuestro mercado objetivo

8.2.8. Marketing

8.2.8.1. Producto

32

La empresa tiene como fin la prestación de un servicio completo y de calidad a

cada uno de sus clientes, mediante el cual se busca satisfacer las necesidades

de éstos.

Este servicio se diseñará de acuerdo a las especificaciones del cliente y de lo

que espera de su evento, la empresa se encarga de todos los detalles y de

confeccionar un servicio personalizado, en el tiempo y la forma que fue

estipulado por el cliente.

Se ofrece en tres paquetes diferentes el servicio, evento tipo A, B y C. El tipo A

será de carácter exclusivo puesto que incluirá todos los servicios que el cliente

necesite y solicite; el tipo B se caracteriza por ser de media exclusividad puesto

que se restringe al presupuesto del cliente, el tipo C no es exclusivo ni

medianamente exclusivo pero la premisa indicada anteriormente tampoco

pretende inducir hacia baja calidad sino mas bien a un ajuste de los

requerimientos que el cliente pueda tener.

Todos los requerimientos del evento serán subcontratados por la empresa,

contando con proveedores especializados en los diferentes productos y

servicios necesarios para llevar a cabo eventos corporativos y sociales, dando

un servicio completo y con altos estándares de calidad. Por lo cual se manejara

una base de datos de aquellos proveedores que se necesiten para la

organización del evento.

8.2.8.2. Identificación del producto o servicio

El concepto de servicio consiste en ofrecer a los clientes soluciones eficientes

para organizar eventos especiales de calidad, distinguiéndonos de la

33

competencia al garantizar una sana diversión y entretenimiento durante el

desarrollo de los eventos.

8.2.8.3. Servicios que se ofrecerá

Logística en general, antes, durante y después del evento, que es un aspecto

diferenciador con otros servicios similares.

Decoración y arreglos florales.

Decoración de mesas de dulces.

Cristalería y cubertería fina.

34

Sillas Tiffany y plásticas.

Mantelería exclusiva y selecta

Toldos (Carpas).

35

Licores a consignación.

Música.

Iluminación.

36

Filmación.

Asesoramiento para la organización de eventos sociales.

Selección de las mejores opciones para cada tipo de evento.

Provisión de personal especializado como maestros de ceremonia y

coordinadores de protocolo.

Elaboración y envío de invitaciones.

Contratación y supervisión de servicio de catering para el buffet.

37

Contratación de artistas y grupos.

Otros similares.

8.2.8.4. Características del producto o servicio

Posicionamiento: La empresa estará enfocada en prestar un servicio de

calidad a aquellas empresas y familias que lo requieran; para posicionar y dar

a conocer la empresa en la vida cotidiana de las personas, logrando un

reconocimiento instantáneo, en el momento de ver el logo, escuchar el nombre

e imaginar que cualquier evento es organizado por la empresa.

38

Intangibilidad: Por la intangibilidad del servicio, este se prestara de manera

rápida y eficaz, el lugar donde se prestará el servicio mostrara pulcritud,

elegancia y confort; el personal se vestirá apropiadamente (dependiendo el

evento); con un equipo moderno, con excelentes canales de comunicación.

Características Apropiadas: Tener las características apropiadas para el

desarrollo de los diferentes eventos para así prestar el mejor servicio, según las

particularidades del evento en sí, ya que según el contratista, el evento tiene

unas especificaciones especiales.

Diversidad: Éste está determinado según los requerimientos de los

contratistas, ya que según el evento, el programa de servicios cambia en forma

regular el proceso de los eventos ya que el servicio que ofrece la empresa es

personalizado.

Estacionalidad: El carácter perecedero de la empresa es según temporadas

ya que en algunas épocas del año se realizan más eventos que en otras, por lo

cual en época de pocos eventos los precios son preferenciales, mientras que

en época alta los precios son mayores.

8.2.8.5. Eventos Sociales

En estos eventos sociales incluyen eventos de integración, aniversarios de

empresa, reconocimientos, cumpleaños, bodas, etc. Se pone a su disposición

todo tipo de artistas y espectáculos para la animación de sus eventos, con

ideas innovadoras, únicas y acordes a las necesidades de los clientes.

39

8.2.8.6. Lanzamientos de productos

Los lanzamientos de nuevos productos, nuevas líneas, nuevas marcas,

fusiones o inauguraciones generalmente están acompañados de agencias

publicitarias sin embargo la empresa no solo diseña y produce eventos sino

que también se adapta a proyectos ya diseñados. La combinación de personal,

espectáculos e infraestructura permite ofrecer ideas originales para cualquier

presentación de producto, creando así espectáculos a su medida.

8.2.8.7. Precio

La Demanda es inelástica con respecto al precio: según información de las

encuestas, los clientes aceptaban precios altos, siempre y cuando exista

variedad y calidad en el servicio. MEGAEVENTOS Cia. Ltda. cobrará un precio

según el evento, si el evento es menor (TIPO C) se cobrara un valor entre

$1.000 y $2.000, si el evento es mediano (TIPO B) el valor estará entre $2.000

y $4.000, para eventos de mayor exigencia (TIPO A) los precios serán de

$4.000 en adelante.

Los precios son variables. Variarán según el tipo de servicio demandado por

cada cliente.

Los precios estarán definidos por las variables descritas a continuación, las

cuales afectan el precio de manera directa (costoso ó económico):

Número de personas que asisten al evento.

Salón donde se realizará el evento.

Menú del evento.

Costos logísticos.

40

Costos de publicidad y promoción.

8.2.8.8. Plaza

Las actividades que realiza la empresa para hacer accesible el servicio al

mercado meta se basa en una política de distribución directa como plaza para

el proyecto, con una oficina central en la ciudad de Quevedo destinada a la

atención de clientes: y un canal directo mediante contacto presencial o

telefónico con el cliente, por parte del área de Ventas-Diseño.

8.2.8.9. Promoción

Unos de los principales objetivos es que nuestro cliente sea fiel a la compañía

por lo cual se le aplicarán descuentos a clientes habituales. Y un 2% de

descuento a todos los cliente por pronto pago. También se van a realizar

descuentos que dependerá del monto y la cantidad de eventos por un mismo

cliente.

Una manera de posicionarnos en el mercado es teniendo un atributo especial

como la implantación de beneficios únicos de la marca y de la diferenciación

respecto de la competencia que son la cualidades que poseemos en el diseño

de sus eventos.

La estrategia de posicionamiento de nuestra empresa será, para los clientes

que desean realizar un evento exclusivo e inolvidable, MEGAEVENTOS Cia.

Ltda. lo hace realidad.

41

Tabla2. Descuentos en la organización de eventos

Monto Numero de Eventos

2 3 4 > 4

< $1000 0% 0.5% 1% 1.5%

$1000-$2000 0.5% 1% 1.5% 2%

$2000-$3000 1% 1.25% 1.75% 2%

$3000-$4000 1.25% 1.5% 1.8% 2%

$4000-$5000 1.5% 1.75% 2% 2.25%

$5000-$6000 1.75% 2% 2.25% 2.5%

> $6000 2.% 2.5% 2.75% 3%

8.2.9. Estudio Financiero

8.2.9.1. Plan de financiamiento

La empresa considera dos puntos importantes en cuanto a la forma de

financiamiento propio y externo y en el uso de la inversión inicial.

8.2.9.2. Política de financiamiento

Se financiara el proyecto vía préstamo a la Corporación Financiera Nacional ya

que esta ofrece una tasa mínima bancaria y cómodos pagos mensuales.

Además del préstamo a la CFN, contaremos con una aportación de los socios

de MEGAEVENTOS CIA. LTDA. Con lo cual se obtendrá la suma total

requerida para empezar el proyecto.

42

8.2.9.3. Inversión Requerida

La inversión requerida antes de la puesta en marcha debe tomarse en cuenta

valores requeridos para poder invertir, desde el punto de vista de lo tangible o

intangible de estos valores. Estas cifras pueden agruparse en la siguiente

clasificación: capital de trabajo, activos fijos y costos. El Capital de trabajo es el

dinero que se necesita para producir, básicamente se trata del monto necesario

en caja para solventar los requerimientos de circulante mientras se realizan los

cobros de recuperación. La inversión en capital de trabajo es una inversión en

activos corrientes: efectivo inicial, inventario, cuentas por cobrar e inventario,

que permita operar durante un ciclo productivo, dicha inversión debe garantizar

la disponibilidad de recursos para la compra de materia prima y para cubrir

costos de operación durante el tiempo requerido para la recuperación del

efectivo.

Otro elemento clave en el análisis de inversión en capital de trabajo, es el

monto de materiales, suministros (el objetivo del proyecto es contar con las

unidades de negocio, disponer de todos los mecanismos y accesorios

adecuados para el montaje y organización de eventos, así como también poner

a disposición el equipo requerido).

Tabla3. Inversión Inicial

Inversiones fijas Monto

Vehículos $ 24.000,00

Equipos de oficina $ 7.500,00

Muebles de oficina $ 4.600,00

Instalaciones $ 500,00

Total de inversiones fijas $ 36.600,00

Capital de trabajo $ 6.500,00

Gastos de constitución $ 800,00

Total $ 43.900,00

43

Luego, determinamos la inversión en activos fijos, es decir las compras

estipuladas en el plan operativo. El activo fijo de mayor inversión es el vehículo,

por un monto de $24.000, seguido por los equipos de oficina con $7.500, Por

último, tenemos la inversión en activos diferidos, que se dan de los gastos

operativos determinado en función del tiempo requerido para empezar el

proyecto, gastos de constitución.

MEGAEVENTOS Cía. Ltda. Tendrá una inversión inicial de $43.900 dólares, la

cual cubre con todos los requerimientos necesarios para empezar el proyecto,

incluso esta cifra respalda hechos o problemas imprevistos, que puedan

suscitarse en el transcurso del negocio.

8.2.9.4. Proyección de Ingresos

Hemos decidido proyectar los ingresos a 5 años, para poder determinar el

margen de ganancias que recibiremos por los eventos a realizar anualmente.

Tabla4. Ingresos Anuales

Periodo Ingresos

Año1 $ 110.000,00

Año2 $ 118.500,00

Año3 $ 125.600,00

Año4 $ 134.350,00

Año5 $ 143.850,00

8.2.9.5. Proyección de Egresos

Para estimar los egresos nos hemos valido de los gastos en los que se

recurrirá en el transcurso de la puesta en marcha del servicio, teniendo al

44

primero la compra y el alquiler de material para cada tipo de evento. Además

de ello, en muchos de los casos, dependiendo del evento que el cliente

contrate, como parte del servicio se incluirá Servicio de Catering este servicio

tiene un aditamento especial, ya que para su determinación hemos analizado

proyectarlo por número de invitados (100, 200, 300, etc.). Luego de este

análisis, se debe tener los costos resultantes del consumo de servicios básicos

como Internet, llamadas telefónicas, en el área Administrativa (oficina)

proyectados en el año, entre ellos están luz, agua, etc. También se toma en

cuenta los Gastos de Arrendamiento, necesarios para almacenar los equipos,

un área de ciento cincuenta metros cuadrados para que el personal pueda

realizar sus funciones diarias y cuente con sus respectivos departamentos.

Se alquilara una oficina, en el centro de la ciudad, un sector estratégico, debido

a que se encuentra cerca a empresas grandes, una oficina acondicionada y

equipada para recibir todo tipos de trabajados y eventos por partes de su

clientes.

Otro gasto de significativa importancia son los sueldos y salarios a cancelar al

equipo de trabajo teniendo como el mínimo $150 y el máximo $800, se

considera un presupuesto de $3700 para pagos mensuales y $44.400

anualmente, los salarios forman parte de la distribución que se destinara para

el total de gastos.

Además se ha estimado la cantidad óptima y eficiente de número de

trabajadores que maximizan la utilidad de la empresa concluyendo que se

destinara un total de trece elementos (recordando que la empresa contará con

seis departamentos).

45

El último de los egresos de los que también entra en este análisis es el de

gastos operativos, administrativos y ventas, Entre los valores de mayor

importancia está la creación de una página Web y la publicidad en revistas.

46

9. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN.

Investigación Descriptiva

Se efectúa cuando se desea describir, en todos sus componentes principales,

una realidad.12 También conocida como la investigación estadística, describen

los datos y este debe tener un impacto en las vidas de la gente que le rodea.

El objetivo de la investigación descriptiva consiste en llegar a conocer las

situaciones, costumbres y actitudes predominantes a través de la descripción

exacta de las actividades, objetos, procesos y personas.13

Investigación cuantitativa

Es aquella que utiliza predominantemente información de tipo cuantitativo

directo. Dentro de la investigación cuantitativa se pueden observar:

Los diseños experimentales.

La encuesta Social: es la investigación cuantitativa de mayor uso en el ámbito

de las ciencias sociales y consiste en aplicar una serie de técnicas específicas

con el objeto de recoger, procesar y analizar características que se dan en

personas de un grupo determinado.

12 http://www.monografias.com/trabajos58/principales-tipos-investigacion/principales-tipos-investigacion.shtml13 http://es.wikipedia.org/wiki/Investigaci%C3%B3n_descriptiva

47

Estudios cuantitativos con datos secundarios: Los cuales, a diferencia de

los dos anteriores, abordan análisis con utilización de datos ya existentes.14

Investigación de Campo

Se define como el proceso que, utilizando el método científico, permite obtener

nuevos conocimientos en el campo de la realidad social. (Investigación pura), o

bien estudiar una situación para diagnosticar necesidades y problemas a

efectos de aplicar los conocimientos con fines prácticos (investigación

aplicada).

Este tipo de investigación es también conocida como investigación in situ ya

que se realiza en el propio sitio donde se encuentra el objeto de estudio. Ello

permite el conocimiento más a fondo del investigador, puede manejar los datos

con más seguridad y podrá soportarse en diseños exploratorios, descriptivos y

experimentales, creando una situación de control en la cual manipula sobre una

o más variables dependientes (efectos). Por tanto, es una situación provocada

por el investigador para introducir determinadas variables de estudio

manipuladas por el, para controlar el aumento o disminución de esas variables

y sus efectos en las conductas observadas.15

Adicionalmente se recopilará la información en base a encuestas.

Encuesta: es un documento con una serie de preguntas cuidadosamente

elaboradas con la finalidad u objetivo de obtener información y reunir datos de

una parte de la población o muestra determinada, la encuesta esta conformada

14 http://www.monografias.com/trabajos58/principales-tipos-investigacion/principales-tipos-investigacion.shtml#ixzz3AxVblCuY15 (2010, 10). La investigacion de campo. BuenasTareas.com. Recuperado 10, 2010, de http://www.buenastareas.com/ensayos/La-Investigacion-De-Campo/923298.html

48

por once preguntas de selección múltiple, y clasificadas de acuerdo al tema de

interés cómo: descripción del servicio, gustos y preferencias, distribución del

servicio, precio y finalmente intención de compra.

Definición de las variables de la encuesta

Oferta: permite saber cuál es la competencia.

Demanda: determinar si existe o no una demanda insatisfecha que justifique

la creación del proyecto.

Precios: sondear cuánto están dispuestos a pagar por el servicio de

organizar un evento social.

Gustos y preferencias: determinar gustos y preferencias de nuestros

posibles clientes, con el fin de satisfacer sus necesidades.

Estacionalidad de eventos: conocer la frecuencia con la que realizan los

eventos sociales y sus temáticas.

49

10. RESULTADOS

NIVEL DE ACEPTACIÓN

1. ¿Para organizar sus eventos sociales y corporativos usted contrataría a una empresa especializada, que le garantice el éxito de su reunión?

VARIABLESNUM. DE

ENCUESTADOS% DE ENCUESTADOS

SI 26 80%

NO 7 20%

80%

20%

RESULTADOSSI NO

ANALISIS: En donde los resultados obtenidos por dichas encuestas fueron las

siguientes:

Aceptación = 80.0%

No aceptación = 20.0%

50

Estas cantidades son muy alentadoras por lo que se puede decir que el

proyecto tiene grandes posibilidades de acogida, éxito y posicionamiento en el

mercado.

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

2. En una escala del 1 al 6, donde 6 es "muy interesante" y 1 es "nada interesante", ¿Que tan interesante le parece la creación de un servicio de organización de eventos sociales y corporativos?

VARIABLESNUM. DE


1 1 1,5%

2 1 2,2%

3 2 3,7%

4 5 16%

5 4 14,6%

6 20 62%

1 2 3 4 5 60

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

RESULTADOS

RESULTADOS

ANÁLISIS: Se puede observar que las personas encuestadas están 92,6%

muy interesadas en la creación de un servicio de organización de eventos

51

sociales y corporativos, ya que corresponde al analizar los niveles 6, 5, 4 de

aceptación, esto significa que existe una necesidad en cuanto al servicio que

se está ofreciendo.

3. ¿Cuál o cuáles de los siguientes aspectos le atraen del servicio?

VARIABLESNUM. DE


Que es nuevo 7 21%

Que es necesario 18 55%

Que está de moda 5 15%

Ninguno de los anteriores 2 6%

Otro 1 3%

Que es nuevo21%

Que es necesario55%

Que está de moda15%

Ninguno de los anteriores6%

Otros3%

RESULTADOS

ANÁLISIS: Podemos observar el servicio es aceptable en el 91% de los

encuestados, que el aspecto que más atrae del servicio es “la necesidad”, con

un 55% de aceptación, pero también se puede considerar que es un servicio

nuevo y que está de moda, lo cuál permite desarrollar con mucha iniciativa este

proyecto, ya que se está satisfaciendo un gusto y preferencia en los clientes.

52

4. Cuando tiene que organizar un evento, usted prefiere:

VARIABLESNUM. DE


Organizarlo usted mismo

22 67%

Contratar una empresa de eventos

11 33%

Organizarlo usted mismo Contratar una empresa de eventos

0

5

10

15

20

25

RESULTADOS

RESULTADOS

ANÁLISIS: Entre las preferencias podemos notar que la mayoría de las

personas organizan ellos mismo sus eventos sociales y corporativos, con

67,15% de resultado, esto quiere decir que tenemos buenas expectativas de

mercado para nuestro servicio, ya que la gente no está identificada con una

empresa de la competencia, y que realizando una buena introducción de

mercado de nuestro servicio se dará a conocer los beneficios de contratar a

una empresa especializada en eventos sociales y corporativos.

53

5. ¿Que tipo de eventos le gustaría celebrar?

VARIABLESNUM. DE


Cumpleaños 10 31%

Aniversarios 4 12%

Matrimonios 9 27%

Baby shower 1 3%

Conferencias 5 15%

Otros 4 12%

30%

12%27%

3%

15%

12%

RESULTADOSCumpleaños Aniversarios MatrimoniosBaby shower Conferencias Otros

ANÁLISIS: Como se puede observar en el gráfico, las personas encuestadas

realizan algunas celebraciones durante el año, pero la que más sobresale son

los “cumpleaños” con 31%; por otro lado, también se ve un evento social

importante como son los matrimonios, con 27,%, ya que al tratarse de un

54

cumpleaños o matrimonio la gran parte de las personas piensan que estos son

eventos que solo pasan pocas veces en la vida.

GUSTOS Y PREFERENCIAS

6. Cuando contrata un servicio de organización de eventos, le interesa:

VARIABLESNUM. DE


Decoración del salón 8 25%

Servicio de Buffet 9 27%

Alquiler de vajilla y sillas

12 36%

Animación 2 7%

Otro 2 5%

Decoración del salón

Servicio de Buffet

Alquiler de vajilla y sillas

Animación Otro0

2

4

6

8

10

12

RESULTADOS

RESULTADOS

ANÁLISIS: Anteriormente, era común alquilar únicamente vajilla y sillas para

los eventos sociales, parece que en las empresas y familias se mantienen con

esa costumbre, por la cantidad de invitados que tienen, es por eso que

55

tenemos un 36% en esta categoría, pero se puede observar que también les

preocupa un buen servicio de buffet, así como un adecuado arreglo del salón.

7. Cuándo organiza un evento social, usted prefiere:

VARIABLESNUM. DE


Decoración temática (un motivo específico)

22 68%

Decoración tradicional (con flores y manteles) 11 32%

67%

33%

RESULTADOSDecoración temática (un motivo específico) Decoración tradicional (con flores y manteles)

ANÁLISIS: En el resultado de esta encuesta se tiene que, debido a la falta de

presupuesto en las empresas y familias prefieren una decoración tradicional

con el 32%, aunque se puede notar que el 68% prefieren una decoración

temática, pero esto depende del tipo de evento social a celebrase, ya que le

ven un servicio especial para tener un buen recuerdo del compromiso.

56

DISTRIBUCIÓN DEL SERVICIO

8. ¿Qué medios le gustaría utilizar para contratar el servicio?

VARIABLESNUM. DE


Internet 7 20%

Televisión/radio 5 15%

Revistas de interés 5 16%

Recomendaciones 13 38%

Otro 3 11%

Internet

Televi

sión/ra

dio

Revista

s de i

nterés

Recomen

daciones

Otro0

2

4

6

8

10

12

14

RESULTADOS

RESULTADOS

ANÁLISIS: El éxito de una reunión se ve reflejado en la satisfacción de los

invitados, de ahí deriva las felicitaciones y recomendaciones para organizar un

evento, es por eso que en la encuesta tiene un porcentaje del 38% de

57

preferencia para difundir un servicio de estos, aunque en el mundo globalizado

de hoy, donde la comunicación está muy desarrollada, también se tiene el

servicio de Internet.

PRECIO

9. ¿Cómo le gustaría contratar el servicio?:

VARIABLESNUM. DE


Paquete por persona (todo incluido)

24 73%

Paquete por servicio (solo el servicio que necesita)

9 27%

73%

27%

RESULTADOS

Paquete por persona (todo incluido)Paquete por servicio (solo el servicio que necesita)

ANÁLISIS: Actualmente, la tendencia en la organización de eventos sociales y

corporativos se realiza en paquetes por persona, es por eso que vemos una

aceptación del 73% el cual incluye comida, bocados, cubiertos, cristalería y se

hace un valor distribuido del costo de la mantelería y decoración para el

58

número de invitados. Pero el paquete por servicio, también tiene mucha

acogida en los eventos sociales en los que interesa únicamente el alquiler de

vajilla y cristalería o puede ser únicamente la decoración y así los diferentes

servicios que se ofrece a los clientes.

10. Contrataría el servicio de paquete por persona a un precio:

VARIABLESNUM. DE


$5 a $15 8 23%

$16 a $25 15 45%

$26 a $35 6 17%

$36 a $45 4 15%

Otro valor 0 0%

$5 a $15 $16 a $25 $26 a $35 $36 a $45 Otro valor0

2

4

6

8

10

12

14

16

RESULTADOS

RESULTADOS

59

ANÁLISIS: Las personas encuestadas están dispuestas a pagar desde $16 a

$25 de paquete por persona, como primera opción, esto se debe a que los

precios están muy relacionados con el presupuesto que tienen estimado para

las reuniones sociales. Pero podemos observar que como segunda opción está

el paquete de $5 a $15 por persona, de preferencia para los civiles, quienes

mostraron su interés por considerar que son valores accesibles.

INTENCION DE COMPRA

11. Partiendo de la base que el precio de este servicio le pareciera aceptable... ¿qué probabilidad hay de que lo utilizase?

VARIABLESNUM. DE


Lo utilizaría en cuanto estuviese en el mercado

5 15%

Lo utilizaría cada que tenga un evento social

20 61%

Lo utilizaría de vez en cuando

8 24%

60

15%

61%

24%

RESULTADOSLo utilizaría en cuanto estuviese en el mercado Lo utilizaría cada que tenga un evento socialLo utilizaría de vez en cuando

ANÁLISIS: El interés demostrado en las diferentes personas encuestadas en la

ciudad de Quevedo fue un éxito, por lo que podemos analizar en este cuadro

de resultados el 61% optaron por utilizar el servicio cuando tengan un evento

social, es decir tienen un actitud abierta a contratar este tipo de servicio, pues

la cultura social de la gente está cambiando o modernizándose y la mayoría

desean realizar reuniones inolvidables, donde que grabado el buen gusto y los

momentos inolvidables de una reunión.

11. CONCLUSIONES

Resulta de gran trascendencia analizar y promover la gestión administrativa en

las empresas, la gestión administrativa es uno de los temas más importantes a

la hora de tener un negocio ya que de ella va depender el éxito o fracaso de la

empresa. En los años hay mucha competencia por lo tanto hay que

retroalimentarse en cuanto al tema. Y en lo que se refiere al plan de negocios,

este da una base real sobre sobre la cual trabajar puesto que es una de las

tareas más difíciles de abordar, ya que se trata de convertir en números y letras

la idea de negocio que tiene en su mente el emprendedor.

61

La aplicación de una adecuada gestión administrativa y la eficiente elaboración

del plan de negocios, permitirá que la empresa organizadora de eventos

sociales y corporativos en la ciudad de Quevedo posea una herramienta de

gran utilidad para el propio equipo de promotores ya que permite detectar

errores y planificar adecuadamente la puesta en marcha del negocio con

anterioridad al comienzo de la inversión, además de facilitar la obtención de la

financiación bancaria, ya que contiene la previsión de estados económicos y

financieros del negocio e informa adecuadamente sobre su viabilidad y

solvencia.

El estudio de mercado realizado identifica que existe una gran demanda

insatisfecha del servicio, por lo que el proyecto de este tipo tendría muy buena

acogida y seria factible al momento de su puesta en marcha. El estudio técnico

demuestra la posibilidad del servicio en cuanto al tamaño y la localización

óptima, y se dispone de los equipos y la organización requeridos para la

realización del proyecto de una empresa organizadora de eventos corporativos

y sociales, en la ciudad de Quevedo, a partir del año 2015.

12. RECOMENDACIONES

En base a la investigación realizada la gestión administrativa y el plan de

negocios son parte fundamental en el desarrollo de cualquier tipo de empresa

por lo que es recomendable promover este tipo de opciones para las empresas

organizadoras de eventos ya que de esto dependerá el éxito o fracaso al

momento de realizar o emprender cualquier tipo de proyecto.

62

Una vez concluida la importancia de la gestión administrativa y el plan de

negocios se sugiere emplearlo para el desarrollo de las empresa organizadora

de eventos corporativos y sociales en la ciudad de Quevedo ya que estas

proporcionan un sin numero de ventajas y beneficios que ayudaran a mantener

un control de calidad permanente en todo momento de la vida útil de la

empresa, de tal manera que el éxito del negocio se fundamente

primordialmente en la calidad del servicio.

En base al análisis y estudio del plan de negocios realizado da a conocer que

la empresa puede obtener buenos resultados ya que se obtuvo índices

favorables, por lo tanto es viable y factible la implementación o

emprendimiento de una empresa organizadora de eventos corporativos y


13. BIBLIOGRAFÍA/ LINKOGRAFÌA

Como Prepara un plan de negocios exitoso. Greg Balanko-Dickson.

DERECHOS RESERVADOS © 2008, respecto a la primera edición en español

por McGRAW-HILL/INTERAMERICANA EDITORES, S.A. DE C.V. Biblioteca

U.T.E.Q.

Programa de la Carrera de Gestión Empresarial. (2010) Facultad de Ciencias

Empresariales. Universidad Técnica Estatal de Quevedo.

http://es.slideshare.net/wilmer293112/g-estinadministrati-va2-14828644

63

http://www.institutoblestgana.cl/virtuales/com_organiz/Unidad1/contenido4.htm

Ley de Compañías, Codificación No 000. RO/312 de 5 de Noviembre 2009.

Superintendencia de Compañías del Ecuador, www.supercias.gov.ec.

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MENESES, Edilberto. Preparación y Evaluación de Proyectos.

http://www.monografias.com/trabajos58/principales-tipos-investigacion/

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http://www.monografias.com/trabajos58/principales-tipos-investigacion/

principales-tipos-investigacion.shtml#ixzz3AxVblCuY

(2010, 10). La investigacion de campo. BuenasTareas.com. Recuperado 10,

2010, de

http://www.buenastareas.com/ensayos/La-Investigacion-De-Campo/923298.ht

ml

14. ANEXOS

1. ¿Para organizar sus eventos sociales usted contrataría a una empresa

especializada, que le garantice el éxito de su reunión?

SI …………. NO ……………

64

http://www.monografias.com/trabajos87/calculo-del-tamano-muestra/calculo-del-tamano-muestra.shtml#ixzz3ATzkT8tf

http://www.monografias.com/trabajos87/calculo-del-tamano-muestra/calculo-del-tamano-muestra.shtml#ixzz3ATzkT8tf

http://www.supercias.gov.ec/

http://www.institutoblestgana.cl/virtuales/com_organiz/Unidad1/contenido4.htm

2. En una escala del 1 al 6, donde 6 es "muy interesante" y 1 es "nada

interesante", Que tan interesante le parece la creación de un servicio de

organización de eventos sociales?

1--------- 2-------- 3-------- 4-------- 5-------- 6---------

3. ¿Cuál o cuáles de los siguientes aspectos le atraen del servicio?

• Que es nuevo ------------------------------------------------------------

• Que es necesario ------------------------------------------------------------

• Que está de moda ------------------------------------------------------------

• Ninguno de los anteriores ---------------------------------------------------

• Otro -------------------------------------------------------------------------------

4. Cuando tiene que organizar un evento, usted prefiere:

• Organizarlo usted mismo --------------------------------

• Contratar una empresa de eventos --------------------------------

5. ¿Que tipo de eventos le gustaría celebrar?

• Ascensos y/o condecoraciones --------------------------------

• Pases de unidades ---------------------------------

• Aniversarios y/o cumpleaños ---------------------------------

• Matrimonios ---------------------------------

• Baby shower ---------------------------------

• Otros ---------------------------------

6. Cuando contrata un servicio de organización de eventos, le interesa:

• Decoración del salón ---------------------------------

• Servicio de Buffet ---------------------------------

• Alquiler de vajilla y sillas ---------------------------------

• Animación ---------------------------------

65

• Otro ---------------------------------

7. Cuándo organiza un evento social, usted prefiere:

• Decoración temática (un motivo específico) ------------------------

• Decoración tradicional (con flores y manteles) ------------------------

8. ¿Qué medios le gustaría utilizar para contratar el servicio?

• Internet --------------------------------------------------------------------

• Televisión/radio -----------------------------------------------------------

• Revistas de interés -----------------------------------------------------------

• Recomendaciones -----------------------------------------------------------

• Otro--------------------------------------------------------------------------

9. ¿Cómo le gustaría contratar el servicio?:

• Paquete por persona (todo incluido) ----------------

• Paquete por servicio (solo el servicio que necesita) -----------------

10. Contrataría el servicio de paquete por persona a un precio:

• $5 a $15 ----------------

• $16 a $25 ----------------

• $26 a $35 ----------------

• $36 a $45 ----------------

• Otro valor ----------------

11. Partiendo de la base que el precio de este servicio le pareciera

aceptable... ¿qué probabilidad hay de que lo utilizase?

• Lo utilizaría en cuanto estuviese en el mercado ---------------

• Lo utilizaría cada que tenga un evento social ---------------

• Lo utilizaría de vez en cuando ---------------

66

Proyecto Organizadora de Eventos

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