Proyecto Mutic Las Tic en Las Pymes

7/23/2019 Proyecto Mutic Las Tic en Las Pymes

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PPRROOYYEECCTTOOMMUUTTIICC

MADRID, 22 DE FEBRERO DE 2.005

En colaboracin con:

Plan de Consolidacin y

Competitividad de lasPyme


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IINNDDIICCEE

INDICE ................................................................................................... 3

SUMARIO................................................................................................ 6

INTRODUCCIN...................................................................................... 8

LA INFORMACIN COMO ACTIVO EMPRESARIAL .................................. 10

LA PROBLEMTICA DE LAS PYME.......................................................... 12

SITUACIN ACTUAL............................................................................. 12

EVOLUCIN DE LAS TECNOLOGAS....................................................... 14

TELECOMUNICACIONES ....................................................................... 14

INFORMTICA..................................................................................... 15

LAS TIC Y LA EMPRESA: BENEFICIOS.................................................... 18

GESTIN DE LOS PROCESOS (ERP) ....................................................... 18

CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LA DOCUMENTACIN.............................. 19

CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LOS DATOS. TOMA DE DECISIONES.......... 20

CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS........................................... 20

INTERCONEXIN CON PROVEEDORES.................................................... 20

TRANFERENCIA DE FICHEROS............................................................... 21

COMUNICACIN INTERNA .................................................................... 21

COMUNICACIN EXTERNA: NUEVOS CANALES DE DISTRIBUCIN ............. 22

LAS TIC COMO NUEVAS OPORTUNIDADES DE NEGOCIO ....................... 23

EMPRESA DESCENTRALIZADA (GROUPWARE) ......................................... 23

EMPRESA VIRTUAL (OUTSOURCING)...................................................... 24

TELETRABAJO (SOHO) ......................................................................... 25


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NEGOCIO ELECTRNICO (E-BUSINESS) ..................................................25

IMPLEMENTACIN DE LAS TIC EN LA EMPRESA.................................... 29

PLANIFICACIN Y DIMENSIONADO DEL SISTEMA.....................................29

SEGURIDAD DE LA INFORMACIN..........................................................31

CALIDAD DE LA RED.............................................................................32

ACLARANDO EQUVOCOS Y QUITANDO MIEDOS................................... 34

SEGURIDAD EN INTERNET.....................................................................34

SISTEMAS INFORMTICOS ....................................................................35

BUENAS PRCTICAS EN LAS EMPRESAS................................................ 38

EJERCICIOS PRCTICOS DEL USO DE LAS TIC EN PYMES DE LACOMUNIDAD DE MADRID...................................................................... 41

SISTEMA INFORMTICO PARA LA MEDIDA DE COSTES..............................43

SISTEMA INFORMTICO PARA EL CONTROL DE LA PRODUCCIN................47

SISTEMA INFORMTICO PARA LA GESTIN DE LA CALIDAD YMEDIOAMBIENTE .................................................................................51

DISEO Y DESARROLLO DE UN PORTAL WEB CORPORATIVO Y DE UNA

EXTRANET PARA LA GESTIN DE LOS PROYECTOS CON LOS CLIENTES .......55

DISEO DE UN PORTAL WEB CORPORTATIVO Y SISTEMA INFORMTICOPARA LA GESTIN DE PROYECTOS (INSTALACIONES)...............................60

SISTEMA INFORMTICO PARA LA GESTIN DE LAS COMPRAS, VENTAS YLOGSTICA DE ALMACENES ...................................................................65

SISTEMA INFORMTICO PARA LA GESTIN DEL DESMONTAJE,ALMACENAMIENTO, EVALUACIN Y RECICLAJE DE CABLES........................68

SISTEMA DE SEGURIDAD INFORMTICA .................................................72

PORTAL CORPORATIVO EN INTERNET MULTILINGE .................................76

SISTEMA INFORMTICO PARA LA GESTIN DE LA FACTURACIN Y LACONTABILIDAD....................................................................................80

ANEXO I: PROYECTO MUTIC (UTILIZACIN DE LAS TECNOLOGASDE LA INFORMACIN Y LAS COMUNICACIONES) EN LA COMUNIDADDE MADRID........................................................................................... 84

ANEXO II: INFORME DIAGNSTICOS SOBRE USO DE LAS TIC ENLAS PYMES DE LA COMUNIDAD DE MADRID ......................................... 86

LIDERAZGO Y ESTRATEGIA ...................................................................89

PERSONAS Y FORMACIN .....................................................................90


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SEGURIDAD Y PROTECCIN DE DATOS .................................................. 92

MANTENIMIENTO ................................................................................ 94

RECURSOS TIC ................................................................................... 95

RESULTADOS EN LAS PERSONAS .......................................................... 97

RESULTADOS EN LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS..................................... 98

RESULTADOS EN LOS PROCESOS .........................................................100

RESULTADOS EN LA CADENA DE VALOR (Clientes y Proveedores) .............101

GESTIN Y RESULTADOS CLAVE ..........................................................103

PUNTUACIONES TOTALES DE LAS EMPRESAS DIAGNOSTICADAS..............105

D.A.F.O. ...........................................................................................106

ANEXO III: AYUDAS EN EL DESARROLLO DE PROYECTOS CON LASTIC...................................................................................................... 110

AYUDAS FINANCIERAS........................................................................110

AYUDAS TCNICAS.............................................................................112

PUNTOS DE INFORMACIN..................................................................115

ANEXO IV: TRMINOS Y ACRNIMOS UTILIZADOS............................. 117

BIBLIOGRAFA ................................................................................... 121


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SSUUMMAARRIIOO

Mediante el presente documento se trata de mostrar la necesidad por parte delas PYMEs de la Comunidad de Madrid de la Utilizacin de las Tecnologas de la

Informacin y de las Comunicaciones (MUTIC, el acrnimo de este ttulo, hasido precisamente utilizado para denominar el proyecto dentro del cual se harealizado esta publicacin y que consiste en analizar y promover el uso de lasmencionadas tecnologas), as como plantearemos la problemtica y la situacinactual de las PYMEs frente al reto que supone el uso de las citadas tecnologas.

Un captulo, el tercero, se ha dedicado a describir la evolucin histrica de lasTelecomunicaciones y de la Informtica para entender de una manera sencillacmo hoy en da estos conceptos son inseparables uno del otro, dando lugar a laTecnologa de la Informacin y las Comunicaciones (TIC).

Aunque la necesidad y las ventajas que supone para la empresa la Utilizacinde las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones estn

implcitas en todos los prrafos del documento, se ha considerado convenienteun apartado especfico para el concepto de BENEFICIO inmediato de gestin queofrecen las TIC a la empresa. Constituye el captulo cuarto.

Las nuevas oportunidades de negocio que ofrecen las TIC estn descritas en elquinto captulo.

Las consideraciones generales que se han de tener en cuenta al implementar lasTIC en la empresa se especifican en el captulo sexto.

Adems se ha incluido la presentacin y ventajas obtenidas por la puesta enprctica de diez proyectos de aplicacin de las TIC en diez PYMEs de esta

Comunidad Autnoma. La utilidad que se pretende aporten dichos ejemplos aotras empresas no es tanto el poder replicar las mencionadas prcticas, sino elmostrar evidencias de que el uso de las TIC tambin es ventajoso para lasPYMEs. No es algo exclusivo de las grandes empresas. Es ms, renegar de lasTIC se ha de convertir en una rmora con vistas a la competencia en el mercadocon las grandes empresas y con otras PYMEs de otras Comunidades y otrospases de la Unin Europea.

Finalmente se han aadido una serie de anexos donde se presenta el ProyectoMUTIC (anexo I), motivo de este documento, datos estadsticos sobre lasituacin de las PYMEs en cuanto al uso de las TIC en la Comunidad de Madrid(anexo II) e informacin sobre ayudas financieras y tecnolgicas en la

implantacin de mejoras en las empresas madrileas a partir de las TIC (anexo


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III). Por ltimo, el anexo IV incluye los trminos tcnicos, junto a susdefiniciones, utilizados en el presente documento.

Sealar por ltimo que este informe o publicacin forma parte y ha sido posiblegracias al Proyecto MUTIC, ya mencionado, relacionado con la Utilizacin delas Tecnologas de la Informacin y las Comunicacionesen las PYMEs dela Comunidad de Madrid. Este proyecto ha sido realizado por la Cmara Oficialde Comercio e Industria de Madrid con la finalidad de evaluar la necesidadde estas tecnologas dentro de las PYMEs madrileas y, sobre todo, promover yfacilitar su introduccin y empleo como un medio necesario en la mejora de lacompetitividad de las empresas y del tejido productivo de esta Comunidad.

La Cmara Oficial de Comercio e Industria de Madrid ha contado en larealizacin de este proyecto con la colaboracin de la empresa consultora O-Kyaku Europe Consulting, S.L.

El Proyecto MUTIC ha sido parcialmente subvencionado dentro del Plan deConsolidacin y Competitividad de la PYME (PCCP), financiado por elInstituto Madrileo de Desarrollo (IMADE), el Ministerio de Industria,Turismo y Comercioy el Fondo Europeo de Desarrollo Regional, FEDER.


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IINNTTRROODDUUCCCCIINN

Las nuevas tecnologas de la informacin estn ya plenamente implantadas en lasociedad y resultan imprescindibles en el futuro devenir de la misma.

Histricamente la sociedad ha ido continuamente evolucionando. Desde un inicioeminentemente cazador y recolector (paleoltico), pasando a un sistema deproduccin exclusivamente agropecuario (neoltico), continuando con laintroduccin de la concepcin y elaboracin de productos artificiales (encontraposicin a los naturales que ofrece la naturaleza), inicialmente de formaartesanal para a finales del siglo XVIII comenzar la automatizacin de lasactividades productivas (industria). En el siglo XX, tras el importante avance enla electrnica, tiene lugar la revolucin de las comunicaciones y sobre todo la deltratamiento de la informacin, desembocado en una sociedad en la que primacada vez ms la seleccin, acumulacin y gestin de la informacin. Hasta elpunto de que se asume por la globalidad la frase Informacin es Poder.

Esta adecuada adquisicin y gestin de informacin cobra ms importancia enentornos competitivos, como es el caso del mundo empresarial. Si hasta ahoratradicionalmente los recursos a gestionar en las empresas se limitaban a losmateriales y los humanos, aparece de pronto un nuevo recurso intangiblecomo es la Informacin, que tambin requiere una adecuada gestin, con todaseguridad ms complicada por lo novedoso de dicho recurso (desconocimiento),su naturaleza de intangibilidad (que impide su cuantificacin), su enormecantidad de orgenes y canales de distribucin,...

La obtencin y tratamiento de la informacin contribuye adems a mejorar lagestin de los recursos tradicionales: motivacin de los empleados, optimizacinde los procesos, en tiempo y coste, mejora en la calidad de productos y

servicios, seleccin de los proveedores ms adecuados,... Todo ello paraaumentar la capacidad competitiva e incrementar los beneficios obtenidos.

Si en las grandes empresas existe ya desde hace varios aos conciencia de laimportancia de este nuevo recurso, y se destinan recursos humanos y materialespara la mejor gestin posible de la informacin, en las PYMEs la situacin esms decepcionante en este punto, seguramente tambin porque tradicional yerrneamente las PYMEs se centran ms en los procesos generadores deproductos y servicios y desatienden los procesos estratgicos de gestin de losrecursos. Es necesario, por tanto, concienciarse de la importancia de lainformacin y de una adecuada dotacin y empleo de las tecnologas de lainformacin y las comunicaciones.


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Las ventajas que deben considerar las PYMEs para integrar las nuevastecnologas de la informacin y las comunicaciones son:

Mejora de procedimientos internos de trabajo.

Incremento y mejora de las relaciones con clientes y proveedores.

Creacin de nuevos canales de distribucin.

Mayor flexibilidad y agilidad de las empresas frente al cambio.

Amplio control del negocio mediante los sistemas de informacin.

Introduccin de procesos de reingeniera y calidad.

La empresa sin papel.


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Informacin informal y formal:

En general, la informacin formal es aquella reconocida por la empresa yfrecuentemente registrada en algn tipo de soporte (papel,informtico,...).

La informacin informal, en contraposicin, no suele estar autentificada yno existe un registro reconocido de la misma. Puede llegar a estar encontradiccin con informacin formal. Pero en ocasiones llega adesempear un papel tan importante como la informacin formal.


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LLAAPPRROOBBLLEEMMTTIICCAADDEELLAASSPPYYMMEE

Si hasta ahora el crecimiento de las PYMEs era posible por su flexibilidad deadaptacin, y la intuicin y experiencia de sus dirigentes, el ritmo de cambio queha adquirido el mercado y el continuo aumento de la competencia (entrada enun mercado nico europeo, globalizacin,...) hace necesario reforzar las virtudestradicionales enriquecindolas con previsin.

Toda previsin pasa inexorablemente por dotarse de informacin, pero no deuna informacin genrica sino que cada empresa necesita una informacinespecfica a sus circunstancias: mercado, competidores, recursos propios,recursos externos (ayudas, patentes y licencias, etc.).

El determinar y acceder a la mejor informacin y el tratamiento de la misma noes sencillo. Es necesario buscarla tanto en el entorno local, como en el regional oautonmico, en el nacional, europeo y global. Interesa adems la referente atodos los procesos de la empresa. As la mejora del proceso de ventas requiereun preciso conocimiento de la demanda del mercado, las tendencias del mismo,la competencia con sus fortalezas y debilidades, fiabilidad en la tramitacin delos pedidos, agilidad en los sistemas de pago,... La produccin exige unaadecuada seleccin de materiales lo que necesita informacin de los mismos ascomo de sus proveedores. Tambin es necesario mantener al da la informacinsobre tecnologas, avances en la investigacin y el desarrollo, la aparicin denuevas mquinas, la automatizacin de las actividades, la determinacin de loscostes productivos, la identificacin de la no-calidad y evaluacin de su coste,...

SITUACIN ACTUAL

Aunque el gasto en I+D crece continuamente en nuestro pas (superior al 10%respecto al ao anterior desde el 2000, alcanzando el 14,2% en el 2003 respectoal 2002, segn datos del INE) y que una de cada cinco PYMEs se considerainnovadora (INE, Encuesta de Innovacin, 2001-2003), la inversin en I+D enEspaa dista mucho de la de otros pases (en porcentaje sobre PIB, estamos unpunto por debajo de la media EU-25 Eurostat, Yearbook 2004) y de estarpresente en las estrategias de las PYMEs, por lo que esta inversin resultainsuficiente para garantizar el slido crecimiento de la Sociedad de laInformacin.


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Si la Unin Europea ha establecido el objetivo de alcanzar en 2010 una inversinmedia en I+D respecto al PIB del 3%, la situacin presente, a nivel nacional,

dista bastante de este objetivo, aunque es algo mejor a nivel regional (a nivelnacional el valor porcentual de esta inversin era del 1,1% en el ao 2003,siendo en la Comunidad Autnoma del 1,81%).

Las mejoras de productividad se han venido basando en la flexibilidad y agilidadpara implantar y adaptarse a los avances tecnolgicos ajenos (mayormentetraducidos en nueva maquinaria ms eficaz, rpida y potente en cuanto aprestaciones). Sin embargo el futuro econmico est en riesgo si las PYMEs noprofundizan en su empleo de las nuevas tecnologas (aunque slo sea porque lasmquinas de nueva generacin incorporan estas tecnologas), as como en lainnovacin y la mejora de la competitividad estructural (gestin).

Como causas del deficiente desarrollo del sistema espaol de Innovacin sealarla escasa dedicacin de recursos por parte de las empresas, la pocaconsideracin hacia la I+D+I por parte de la mentalidad empresarial mayoritaria(el famoso que inventen ellos de Unamuno), la escasa incorporacin detecnlogos a las empresas, el fomento pblico de la mejora de la capacidad deinvestigacin en detrimento del desarrollo tecnolgico, la baja financiacin por elmercado financiero, la desconexin existente entre el sistema pblico yuniversitario de investigacin y el mundo empresarial, que ocasiona undesaprovechamiento de muchos de los conocimientos desarrollados y lasdeficiencias de las administraciones, que no siempre impulsan suficientemente eldesarrollo tecnolgico, la formacin y capacitacin en las nuevas tecnologas enlas PYMEs y no facilitan la coordinacin entre ellas.


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EEVVOOLLUUCCIINNDDEELLAASSTTEECCNNOOLLOOGGAASS

Hace aos, era sencillo poder hablar de manera diferenciada de los conceptos deTelecomunicaciones,por una parte, y de Informticapor otra. Sin embargo,y lo podremos ver a travs de esta publicacin dedicada a las Tecnologas de laInformacin y las Comunicaciones (TIC) y la Empresa, cmo a travs deltiempo, y en especial hoy da, los dos campos se han mezclado de tal maneraque la frontera de divisin de ambos es totalmente difusa, pues ambastecnologas han llegado a converger de tal forma, tanto en el desarrollo como enlas aplicaciones, que no se puede hablar de la una sin hacerlo de la otra.

A modo ilustrativo, y de forma breve, intentaremos reflejar la evolucin histricade las dos tecnologas mencionadas. En dicha evolucin vamos a descubrir cmo

una tecnologa depende de la otra y viceversa.

TELECOMUNICACIONES

Desde que en 1876 A. Graham Bell invent el telfono hasta hace relativamentepocos aos, las comunicaciones de voz, ante el usuario, haban evolucionadomuy poco.

Durante aproximadamente un siglo, el mayor esfuerzo se centr en generar unared, lo ms extensa posible, para poder acceder a la mayora de los puntos delglobo. Esta red consista, bsicamente, en la instalacin de pares de cables (dos

hilos), que permita el envo de la seal elctrica de voz con un ancho de bandade 4 KHz.

Durante este mismo tiempo, el sistema de conmutacin para el direccionamientode las llamadas desde el punto origen al punto de destino fue evolucionandodesde la clsica clavija manejada por la operadora, pasando por losdispositivos electromecnicos rotatorios y de barras cruzadas, hasta laconmutacin elctrica del microswitch (micro-conmutadores o interruptores).

Es en la dcada de los 60, cuando por primera vez se plantea por las grandesempresas con centros de clculo para el procesado de datos, la necesidad deenvo de los mismos a travs de la lnea telefnica y hacia terminales distantesdel propio centro de clculo. Esta necesidad se resolvi, con toda la problemticade la falta de idoneidad del cable de pares, mediante la modulacin/


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demodulacin de los datos en seal analgica para poder simular una sealsonora semejante a la voz. Esto hizo evolucionar el dispositivo MODEM a

variantes digitales, imprescindibles hasta el da de hoy para el envo de datos atravs de la lnea telefnica, y por otra, los protocolos de comunicacin para unacorrecto intercambio entre diferentes equipos.

El que las lneas telefnicas dedicadas (alquiladas nicamente para tal efecto)slo fuesen rentables con altos niveles de uso, llev a la utilizacin paratransmitir datos de la red telefnica pblica a travs de los procesos deconmutacin de las centrales, que al ser electromecnicas insertaban ruidoelctrico en la seal, que a nivel de voz no supona un gran problema, pero s ala hora de la transmisin de datos.

Un nuevo avance en este campo, sin entrar en detalles tcnicos al respecto, fueel uso de conmutacin de paquetes (conjunto de datos) que dio comoresultado la norma estndar llamada X.25y que ha sido utilizada extensamenteen la ltima dcada.

El avance ms significativo, y podemos decir que radical, de los ltimos tiemposen las telecomunicaciones, ha sido la digitalizacin de la seal de voz. Estanueva situacin ha dado como resultado la posibilidad de un sistema deconmutacin puramente electrnico, y por tanto sin ruido elctrico aadido, ascomo la factibilidad de utilizar nuevos medios y mtodos de transmisin datosque aportan grandes ventajas y facilidades para poder enviar y recibir audio,datos y vdeo conjuntamente. Cabe mencionar el sistema RDSI(Red Digital deServicios Integrados) puesto de moda en los ltimos tiempos, si bien ya hanapareciendo y estn generalizndose nuevas tcnicas que aportan mayores

facilidades (ATM, ADSL, Fibra ptica, etc.).

Por ltimo sealar el papel preponderante que en un futuro no muy lejano van adesempear las comunicaciones inalmbricas, y en especial la telefona mvildigital una vez que el actual sistema GSM sea reemplazado por una nuevatecnologa de mayor capacidad de transmisin.

Ya podemos ver cmo han sido las necesidades de la transmisin de datos de losgrandes ordenadores, en un principio, la que han obligado al avance ydesarrollo de las telecomunicaciones para dar respuesta a dichas necesidades.

INFORMTICASe ha mencionado cmo en un principio la informtica estaba basada en lautilizacin de grandes ordenadores ubicados en departamentos centralizadosllamados centros de teleproceso, a los que llegaban los datos para la elaboracinde determinados trabajos. Pasados los datos a tarjetas perforadas, y procesadosen el ordenador, se editaban en papel continuo los correspondientes informesque se enviaban a los departamentos solicitantes.

Una innovacin, en la dcada de los 80, fue la concepcin y desarrollo determinales tontos desde los que se poda acceder al servidor central donde serealizaban determinados trabajos que podan luego recogerse en impresorascentralizadas. Esta situacin, que aportaba ya una cierta descentralizacin de los


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trabajos informticos, es la que plante la necesidad de envo de datos a travsde la lnea telefnica y que hemos mencionado en el apartado anterior.

La sucesiva miniaturizacin de los componentes electrnicos dio opcin, paratrabajos departamentales, el instalar mini-ordenadores con su correspondienteimpresora, que facilitaban el tratamiento local de datos e informes. No existauna interconexin de los mismos y la compatibilidad vena por la posibilidad deintercambio de los dispositivos de almacenamiento de datos. Esto supuso unnuevo paso en la descentralizacin de la informtica.

Es la aparicin de PC (Ordenador Personal)el punto de inflexin del avanceen la informtica, y base de la descentralizacin de la misma en el entornoempresarial. En su primera etapa el PC ser utilizado de una forma individualcomo elemento simplificador de tareas, tanto en lo referente al manejo de datos,como en el almacenamiento de los mismos. Durante esta etapa la posibilidad decompartir datos y aplicaciones viene dado por el intercambio de los disquetes(constitua el nico elemento de memoria permanente dado que no exista an el

disco duro actual).

Pronto surge la necesidad de un intercambio ms rpido y eficaz, con lo que seplantea la posibilidad de la interconexin de los diferentes PCs. Surge con ello,como primera instancia, el concepto de la Red Local (LAN), la cual, a travs delcorrespondiente cableado interconecta los ordenadores personales dentro de unrea determinada.

Dentro del concepto de LAN, el modelo ms extendido es de trabajo Cliente Servidor, que en su variante ms simplificada y primitiva, consiste en unprocesador central (servidor), que puede ser perfectamente una unidad PCdedicada, y que controla todo el proceso de intercomunicacin de los diferentesdispositivos informticos de la Red.

Tambin la necesidad de interconectar centros de trabajo alejados entre s parael intercambio de informacin hace realidad la Red Extendida (WAN). En este

caso el intercambio de datos exige la utilizacin de redes de transporte deoperadoras telefnicas con las que se contrata dicha facilidad. De nuevo es la


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necesidad de envo de datos la que ha motivado el desarrollo de nuevasaplicaciones en telecomunicacin para poder realizar con eficacia y fiabilidad la

transmisin de los mismos. Dentro de esta configuracin la ms utilizadaresponde a una Red LAN local con dispositivo (Router) que gestiona la salida yentrada de datos, con capacidad de control y direccionamiento de las llamadassalientes y entrante.

Hay que resaltar que como resultado espectacular del concepto WAN, haaparecido la mayor red actualmente conocida, Internet, que partiendo de unared extendida de interconexin (WAN) para las universidades y centros militaresamericanos (proyecto militar ARPA), posteriormente accesible al mundocomercial, ha supuesto la red de mayor informacin y capacidad de operacin ycomunicacin existente a nivel mundial.


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LLAASSTTIICCYYLLAAEEMMPPRREESSAA::BBEENNEEFFIICCIIOOSS

El papel de las pequeas y medianas empresas, dentro de economa actual, esfundamental, dado que un gran porcentaje (superior al 95%) de la industria y dela empresa espaola est dentro del concepto PYME.

Como consecuencia de su propia estructura, la PYME corre unos riesgos mselevados en proporcin a sus propias inversiones como consecuencia de diversosfactores: Incertidumbre del entorno; flexibilidad y rapidez en el mbito de lacompetencia; menor influencia en el mercado; necesidad de demostrarcontinuamente su capacidad y solvencia;... Todo esto les exige el ser mseficaces y mantener una cierta tensin en su posicionamiento en el mercado.En cambio, de acuerdo con los Informes Anuales de la Pequea y MedianaEmpresa, los datos de facturacin y productividad por empleado son inferiores amedida que el nmero de empleados disminuye.

De lo anterior se deduce que, las PYMEs necesitan recurrir a todos los mediosque tengan a su alcance para poder obtener la mayor ventaja posible frente a lacompetencia, y en especial ante aquellas empresas con mayor capacidad dedotarse de los mismos, siendo las Tecnologas de la Informacin y lasComunicaciones uno de los medios, que por su accesibilidad econmica actual ysu polivalencia dentro del entorno empresarial, pueden constituir una excelenteherramienta para la consecucin de los objetivos planteados.

Al objeto de ver la conveniencia de la implantacin de las TIC en la empresa,iremos desgranando las posibles ventajas a obtener de las mismas para unamayor productividad, y por ello tambin de beneficio.

GESTIN DE LOS PROCESOS (ERP)

Este es quiz el ejemplo ms conocido, tanto en cuanto es origen de lainformtica en la empresa. Si bien en un principio esta facilidad se aplic atravs de las grandes bases de datos de gestin (Administracin y Produccin)en los grandes ordenadores centralizados, la disponibilidad de una informtica

distribuida, tanto a nivel local (LAN) como a distancia (WAN), hacen posible laintegracin de todos los procesos de una corporacin, con las facilidades que ello


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comporta en cuanto a conocimiento en tiempo real de las variables de cada unode los procesos individualizados y su interaccin con el proceso global.

Este acceso en tiempo real permite, de una manera fcil la modificacin, de serposible, de las variables que puedan estar afectando al resultado final.

Entre los procesos susceptibles de gestionar desde una aplicacin informticaERP estn:

Compras y Aprovisionamiento

Ventas y Expedicin

Distribucin de Existencias e Inventarios

Logstica y Produccin

Proyectos

Medicin y Distribucin de Costes

Administracin Financiera

Contabilidad

Personal y Nminas Sistema de Calidad

CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LA DOCUMENTACIN

Bien es sabido que una de las mayores tareas de cualquier empresa es el controly fcil acceso a toda la documentacin editada internamente para los distintosprocesos de realizacin de las actividades del negocio.

Una adecuada red local que nos permita trabajar en conexin con los diferentesdepartamentos de la empresa que generan la documentacin base del negocio,

agiliza el acceso directo a dicha documentacin, con la ventaja incuestionable de

PEDIDOSCLIENTESPEDIDOSCLIENTES

GESTINPRODUCCIN

GESTINPRODUCCIN

ALMACNPRD. TERMIN.ALMACN

PRD. TERMIN.

ING. VALOR

OFERTAS

ING. VALOR

OFERTASALMACN

DE ENTRADAS

ALMACN

DE ENTRADAS COMPRASCOMPRAS CONTABILIDADCONTABILIDAD


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que se acceder a la documentacin de ltima versin, sin necesidad de uncontinuo reparto de papel que, como es sabido, requiere en ocasiones un gran

esfuerzo de control para evitar el manejo de copias ya caducadas.La capacidad de almacenamiento que nos permite la tecnologa actual evita deuna manera directa el espacio de archivo de copias que repercute de unamanera directa en el rea de negocio disponible.

CONTROL Y ACCESIBILIDAD DE LOS DATOS. TOMA DEDECISIONES

Una adecuada implantacin de las TIC en la empresa aporta una gran agilidad yflexibilidad en la obtencin y presentacin de los datos disponibles en losdiferentes departamentos, ya estn situados en rea prxima, ya en otros

lugares geogrficos, lo cual facilita enormemente el anlisis de los mismos, sucomparacin con los objetivos planteados para el desarrollo del negocio y portanto agiliza y mejora la calidad de la toma de decisiones para la adecuacin delos diferentes ratios y procesos con vistas a alcanzar las cifras planteadas comonecesarias.

CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS

Dada la limitacin de los recursos financieros de las PYMEs, su aprovechamientoal mximo en una cuestin fundamental. Hoy da con las facilidades aportadaspor las TIC, los propios bancos disponen de facilidades para un control de sus

cuentas rpido y seguro mediante servicios tipo banca en casa. Tal es as quealgunos bancos entregan de forma gratuita a sus clientes los medios yaplicaciones para realizar esta facilidad.

Por lo normal se poseen diversas cuentas en diferentes sucursales, y la opcinde conocer en cada momento la situacin de cada una de ellas, as como laposibilidad de realizar traspasos y transferencias desde el propio puesto detrabajo puede rentabilizar al mximo los fondos existentes, en muchos casossimplemente evitando cargos imprevistos de demora en el pago de determinadascantidades.

INTERCONEXIN CON PROVEEDORES

Es conocida la aplicacin EDI (Electronic Data Interchange o IntercambioElectrnico de Datos), que permite realizar transacciones como son los pedidosde compra, notificaciones de entrega, reserva de stocks disponibles, acuse derecibos, facturas, rdenes de pago, etc. entre los ordenadores de proveedores ycliente. El uso de esta aplicacin es ya, a veces, una exigencia de los propiosclientes, como es el caso de la Industria del Automvil.

El EDI no es simplemente una nueva aplicacin sino una nueva herramienta degestin, que permite una reduccin de los costes y una mejora de lascondiciones de entrega y recepcin de los productos, evitando papeleos ydiscrepancias entre lo solicitado y lo servido. En EEUU, donde el EDI se est


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aplicando hace aos, algunas empresas han reportado una reduccin sustancial(hasta el 60%) en los costes de gestin de pedidos.

TRANFERENCIA DE FICHEROS

Hoy las TIC permiten, de una manera sencilla y econmica, poder enviar en una

red, ya sea local o extendida, toda la informacin posible de productos yservicios (datos, audio e imagen), de tal manera que podemos entregar unaespecificacin completa de aquello que queremos notificar o promocionar.

sta es una de las grandes facilidades de transaccin de documentacin entre losdiferentes departamentos de una empresa, de tal manera que es posible el envode planos y especificaciones (por ejemplo desde Desarrollo a los departamentosde Fabricacin), ya sea para un anlisis de las mismas, ya sea para incluirdirectamente en los procesos de fbrica. Esta misma ventaja se puede utilizarpara hacer llegar informacin tanto a clientes como a proveedores.

El grado de rapidez que se alcanza en el intercambio de informacin llega aalterar la forma de ejecutar los procesos. As, por ejemplo, la edicin de nuevasespecificaciones de un determinado producto o proceso puede llevarse a cabosimultneamente al planteamiento de las necesidades, ya sea por Comercial,Desarrollo o Fbrica, pudiendo disponer de las nuevas especificaciones en untiempo realmente corto.

COMUNICACIN INTERNA

La disponibilidad de una red de comunicacin en la empresa permite de unamanera fcil, rpida y econmica realizar notificaciones a nivel individual y degrupo, evitando tareas de reparto de correo con el retraso que ello implica, ascomo las inherentes situaciones de no recibido que casi siempre suponen

retrasos en actividades y decisiones que en determinadas ocasiones pueden ser

EDI

GESTINCOMERCIAL

ARCHIVO Y GESTINDE DATOS

LOGSTICA

DISTRIBUC.COMERCIAL

COMPRAS


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importantes. Hoy da existen mltiples aplicaciones de correo electrnico internode sencillo manejo y coste reducido.

COMUNICACIN EXTERNA: NUEVOS CANALES DEDISTRIBUCIN

Al igual que en el apartado anterior, las TIC facilitan poder realizarcomunicaciones con el exterior (Administracin Pblica, proveedores, clientes,etc.) pudiendo inclusive realizar, por ejemplo a nivel comercial, un repartoglobalizado de informacin de las novedades que queremos que conozcannuestros actuales y tambin potenciales clientes. sta, indudablemente, es unade las facilidades aportadas por Internet.

Este tipo de comunicacin nos permite ofrecer, de una manera sencilla, no slo

productos y servicios, sino tambin soluciones globales a los problemas denuestro sector de actuacin, con lo que pasamos del negocio orientado alproducto, a un negocio orientado totalmente al cliente, facilitando una mayorfidelizacin de dichos clientes.


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LLAASSTTIICCCCOOMMOONNUUEEVVAASSOOPPOORRTTUUNNIIDDAADDEESSDDEE

NNEEGGOOCCIIOO

En este apartado vamos a revisar las posibilidades que en la actualidad puedenaportar las TIC en el entorno empresarial como consecuencia de la aplicacin delos nuevos desarrollos, tanto en telecomunicaciones con las altas velocidades detransmisin de datos (ATM, ADSL, Fibra ptica), como en la informtica con laevolucin en los sistemas de almacenamiento de datos en los equiposinformticos (CD-ROM, DVD-ROM) que permiten el memorizar una gran cantidadde datos, tanto en capacidad como en densidad, en un fichero con una gran

definicin y fiabilidad, junto con la capacidad de reproduccin de esos mismosdatos.

Hay que mencionar el entorno Multimedia,puesto de moda en el mbito de lasTIC, y que trata de sistemas capaces de manejar cualquier tipo de informacin(datos, sonido, imagen, etc.), y que exige una tecnologa que pueda codificar,almacenar y posteriormente reproducir los entornos de informacinmencionados. Hoy esta tecnologa est disponible en mercado, y adems con unprecio realmente asequible que puede realizar las tareas de comunicacin msavanzadas.

As pues esta integracin tecnolgica de las telecomunicaciones y de la

informtica, tal como anuncibamos desde el principio, hoy da aporta nuevasfacilidades de negocio a travs de un sistema debidamente dimensionado paralas necesidades de la empresa, contemplando adems las posibilidades de unfuturo ms o menos inmediato.

EMPRESA DESCENTRALIZADA (GROUPWARE)

La implantacin de una correcta y adecuada interconexin de los diferentespuestos y centros de trabajo mediante las facilidades de las redes locales yextendidas, as como el modelo cliente servidor (informtica distribuida),nos permite trabajos conjuntos (reuniones virtuales) en la que se pueden estarinterviniendo varias personas desde su propio puesto de trabajo, compartiendosus respectivos datos y mejorando, una vez ms, la ejecucin de los procesos.


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Dentro de esta aplicacin, la ms conocida es la teleconferencia, en dondecada asistente o grupo de asistentes de un puesto determinado puede visualizar,

tanto a los asistentes de otro o varios puestos de trabajo, as como a losdocumentos, productos o herramientas que puedan utilizarse dentro de lareunin. Son evidentes las ventajas de esta facilidad en cuanto a ahorro detiempos y costes de los desplazamientos, as como de la posibilidad deestablecer una reunin de forma ms o menos inmediata, no esperando a unplazo de das para su concertacin en un lugar determinado (donde han decoincidir todos los participantes).

Otra de las facilidades que nos permiten las TIC es poder poner en comn(trabajo en grupo), para un equipo determinado de personas encargadas de larealizacin conjunta de una actividad determinada, la documentacin elaboradapor cada uno de ellos, de tal manera que cada uno pueda ver cmo vaevolucionando el proyecto, as como las interacciones de las actividades de suscompaeros pueden afectar a su propia actividad, dando la oportunidad derealizar las recomendaciones necesarias al respecto.

Las facilidades anteriores son totalmente aplicables, por ejemplo, en larealizacin de una oferta en donde han de intervenir diferentes departamentos,pudiendo estar unos alejados de otros, de tal manera que la informacin de cadauno de ellos est disponible a los dems, en especial al rea de Comercialresponsable de la oferta, pudiendo tomar decisiones casi en tiempo real de lasmodificaciones de la propia oferta.

Los contactos de los diferentes puestos pueden ser de diferentes formas enfuncin de la necesidad, bien a travs de una simple llamada telefnica, bien

trabajando sobre un mismo documento en pantalla conversandotelefnicamente, bien mediante contacto visual de ambas personas a travs dela transmisin de imagen.

EMPRESA VIRTUAL (OUTSOURCING)

En relacin con la cita situada al comienzo del documento, las TIC permiten acualquier empresa acometer cualquier tipo de tarea que redunde en unbeneficio. Hoy es conocido el cmo muchas empresas, en especial las de grantamao, estn subcontratando las tareas menos rentables por su estructura yespecializacin, de tal manera que el producto o servicio que ofrecen a sus

clientes sigue siendo el de su propio catlogo, si bien en l intervienen otrasempresas que producen o realizan parte, e incluso puede ser todo, del productoo servicio vendido.

Actualmente las TIC ofrecen la posibilidad de que un reducido ncleo central conla debida experiencia y solvencia, pueda acometer proyectos de gran tamaomediante la diversificacin de tareas a otras empresas especializadas, y nosolamente por el hecho de poder acceder a ellas mediante correo electrnico conuna comunicacin continua, sino que con una adecuada interconexin mutuapodemos intercambiar, por una parte las especificaciones que deseamos, y porotra, obtener datos de avance de cada uno de los proyectos integrados en elproyecto general, de tal manera que podemos intervenir en la toma dedecisiones de las empresas subcontratadas, si as fuera necesario.


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A este fenmeno, que en su caso extremo utpico podra hablarse de una solapersona en la gestin de los proyectos, se le ha dado en llamar la empresa

virtual, tanto en cuanto la realizacin de los productos y servicios estaranrealizados por otras empresas coordinadas por una que casi fuera inexistente (enel sentido de no llegar incluso a contar con instalaciones).

TELETRABAJO (SOHO)

La Info-comunicacin, como en algunos entornos se conoce a lo que nosotrosestamos denominando a la implantacin de las TIC, est permitiendo la creacinde una gran nmero de las llamadas Oficina en Casa (SOHO: Small OfficeHome Office), as como autnomos que a travs de un PC conectado a Internet ycon las necesarias aplicaciones software, realizan diversas tareas para otrasempresas como clientes suyos en sus propio locales, en su gran mayora en su

propia casa, sin necesidad de desplazamientos diarios, sino a travs de latransaccin de la documentacin necesaria.

El teletrabajo permite aplicar una flexibilidad de horario que redundadirectamente en la productividad y sta orientada en la consecucin deobjetivos. En cuanto a la empresa subcontratista redunda en el dimensionado dela propia plantilla que se refleja de una manera directa en los costes. Y uno delos beneficios secundarios e indirectos para ambos y que cada vez toma mayorrelevancia, es la evitacin de la contaminacin ambiental mediante la reduccindel nmero de trayectos al puesto de trabajo.

NEGOCIO ELECTRNICO (E-BUSINESS)

Si bien el concepto de negocio abarca mltiples acepciones dentro del entornoempresarial, y pudiramos decir que todo lo ya mencionado a lo largo de estedocumento entrara dentro de dicho concepto, la denominacin de negocioelectrnico est ms orientado, como consecuencia de las ltimas facilidadesaportadas por las comunicaciones y la informtica, a las gestiones de carctercomercial y de marketing que facilitan dichas tecnologas, y en especial a travsde la utilizacin de la red Internet que ha puesto de moda estos trminos.

Ya el EDI, trmino genrico del intercambio electrnico de datos, y mencionadocomo una de las facilidades aportadas por las TIC, estara plenamente integradoen este apartado, si bien, tanto en cuanto es una realidad que nos viene

heredada de una informtica menos evolucionada, y que era utilizada por lasgrandes compaas a travs de una conexin especfica para tal aplicacin, se haconsiderado en el apartado anterior.

Entre las diferentes aplicaciones dentro del llamado negocio electrnico, nosreferiremos a las ms significativas, si bien las facilidades aportadas por las TICen el momento actual, pueden proporcionar otras utilidades adicionales.

PUBLICIDAD DE AMPLIO ESPECTRO (WORLD WIDE WEB)

Como cualquier negocio tradicional, dentro del negocio electrnico lo primero esdarse a conocer. Para ello la herramienta primordial es lo que viene en llamarsela pgina WEBdentro del entorno WWW, que nos puede poner en contacto con


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clientes potenciales a travs de todo el mundo, tanto en cuanto Internet es unared utilizada por millones de usuarios de todos los pases.

Podemos destacar las ventajas ms significativas de este aplicacin, que entreotras, son:

La interactividad nos da la capacidad de recibir directamente la respuestadel cliente al mensaje publicitario.

El recurso a utilizar no es escaso, no hay que repartirse el tiempo o elespacio en pantalla.

El acceso a los clientes es econmico.

Permite personalizacin de la publicidad segn tipo de cliente y tratarloscomo tomadores de decisiones inteligentes.

Disponibilidad de 24 horas de publicidad operativa.

El cliente se siente realmente libre en la prospeccin de la publicidad. Lohace l mismo.

Los tiempos de acceso al mercado son casi inmediatos.

Se puede analizar la respuesta de aceptacin de la publicidad en funcinde los accesos.

La informacin se convierte en un producto por s mismo.

Dada esta repercusin, un adecuado diseo de la pgina WEB es unaherramienta de publicidad de primer orden, tanto en cuanto en ella podemosaportar informacin de empresa, soluciones globales, servicios, productos, etc.,pero teniendo en cuenta que a travs de la propia informacin aportada estamosaportando imagen. De ah que la sencillez, claridad y calidad de la pgina WEBsean caractersticas esenciales. Por ello se hace conveniente:

No basta con poner un catlogo on line, de ellos hay cientos.

Los usuarios valoran la esttica, la velocidad de acceso y la facilidad de

bsqueda de la informacin. Los cibernautas, adems, aprecian elementosque aporten un valor aadido: motores de bsqueda, objetos multimedia,etc.

Hay que diferenciarse sin perder de vista las velocidades de acceso.

Gestionar rpidamente las expectativas del cliente, tanto en susnecesidades como sugerencias.

Incitar a una primera conexin a travs de anuncios en los medios decomunicacin, en servidores Internet de anuncios publicitarios y losbuscadores de los diferentes operadores.


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COMERCIO ELECTRNICO (E-COMMERCE)

Si bien todos los aspectos del negocio electrnico son importantes, dentro dedicho concepto el ms destacado es el llamado comercio electrnico, tambinconocido como la tienda electrnica, tanto en cuanto es el que de una maneradirecta hace realidad el beneficio directamente contable, por ello es uno de losaspectos ms interesantes a corto y medio plazo para las empresas.

Esta es la actividad que nos va a permitir transacciones econmicas de losdiversos productos puestos en venta directa para nuestros clientes a travs de lared de comunicaciones, siendo Internet la ms utilizada, a travs de la propiapgina WEB ya mencionada en el apartado anterior.

Los atractivos que ofrece Internet en el mbito del comercio electrnico sonmltiples:

Para los clientes:

Una oferta permanente de productos y servicios (24 horas).

Acceso a formularios que permiten dinamizar la bsqueda.

Informacin de detalle para facilitar la decisin de comprar.

Internacionalizacin y continuo crecimiento de la oferta de productos.

Coste mnimo de acceso a un gran mercado, que suele incluir descuentos

y promociones.

Para las empresas:

Bajo coste de entrada y operacin del servicio.

Abierto 24 horas, todos los das del ao, en el mundo entero.

Posibilidad de actualizacin de ofertas de forma inmediata.

Acceso a un nmero de clientes prcticamente ilimitadoindependientemente del tamao de la empresa.

Bajo de nivel de riesgo.

Permanencia de la estructura de Internet como apuesta general decomunicacin.

SERVICIOS CONTINUOS (ON LINE)

Dentro del comercio electrnico, con esta expresin nos estamos refiriendo aaquellas facilidades que permiten obtener, de una manera sencilla y eficaz, unosservicios en tiempo real (on line), bien sea mediante una simple llamadatelefnica, bien a travs de un PC.


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Entre los casos ms conocidos en este tipo de aplicacin pueden mencionarse lareserva de billetes (viajes, hoteles, espectculos, etc.), pero tambin pueden

englobarse dentro de este concepto la adquisicin de otro tipo de productos atravs de la venta interactiva, tanto en cuanto la red Internet est operativa deuna forma continua (libros, msica, fotografas,...).

INTERNET/INTRANET

APLICACIONESPARA INTERNET

SERVIDORESWEB

PGINAS WEB INTRANET


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IIMMPPLLEEMMEENNTTAACCIINNDDEELLAASSTTIICCEENNLLAAEEMMPPRREESSAA

A continuacin vamos a exponer una serie de consideraciones generales que hayque tener en cuenta a la hora de la implantacin de un Sistema deInfocomunicaciones en la empresa. Pues si bien, comparadas las ventajas queaportan las TIC a la gestin respecto de su valoracin econmica, se obtiene unarelacin realmente ventajosa, la evolucin tecnolgica, tanto de equipos como deaplicaciones, hace necesario tener en cuenta determinadas cuestiones quepueden incidir en su aplicacin a corto y medio plazo.

PLANIFICACIN Y DIMENSIONADO DEL SISTEMA

Tanto en lo referente a las aplicaciones de telecomunicaciones como a losequipos y aplicaciones informticas, es necesario realizar una planificacin ydimensionado en relacin con la capacidad y las necesidades reales, de talmanera que la relacin prestaciones / costes sea la ms rentable posible. Losfactores a tener en cuenta son:

1. Tipos de aplicaciones y sus posibles usuarios

Como primera medida es definir las necesidades de cada uno de lospuestos de trabajo contemplando, no slo la realidad presente, sinotambin planificando las posibles necesidades futuras que de acuerdo conlos planes de la empresa puedan aparecer.

2. Necesidad de interconexin de los diferentes puestos

Este anlisis nos va indicar las necesidades de establecer las redesadecuadas de interconexin. Incluye el anlisis del tipo de informacinintercambiar (datos, imgenes, videos, etc.) que ha de incidirnecesariamente en el tipo de medio de interconexin, as como losequipos informticos de control y gestin de las transmisiones (routers,servidores, etc.).

3. Frecuencia y facilidades de acceso a la red

Uno de los elementos importantes en el dimensionado del sistema son lostiempos de acceso a las diferentes facilidades a las que queramos


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acceder, que va a incidir de una manera directa al tipo de red decomunicacin.

4. Velocidad de transmisin

Hay que destacar que este punto, que a su vez queda condicionado por ladensidad de datos a transmitir, influye de una manera importante en laeleccin del tipo de red de telecomunicaciones a utilizar, as como de lacapacidad de los diferentes equipos informticos a instalar.

5. Aplicaciones globales de negocio a implantar a corto o medio plazo

Es importante tener en cuenta este tipo de aplicaciones a hora dedimensionar todo el sistema, tanto en cuanto nos va a permitir tener unequipamiento suficiente con vistas a la integracin de nuevas facilidades,de tal manera que la misma no nos obligue a hacer nuevas inversiones,dejndonos obsoletos equipos en funcionamiento. El coste no es lo mssignificativo.

Para este tipo de valoraciones, dado quelas variables aportadas por el mercado enlo referente a telecomunicaciones y enaplicaciones informticas, se hacenecesario disponer de personalcualificado en el rea de las Tecnologasde la Informacin y las Comunicaciones.Esta disponibilidad puede venir dada por

personal propio (contratacin interna), opor personal exterior (subcontratacin)en funcin de la rentabilidad de lasactividades a realizar, planificacin,instalacin y mantenimiento, y la capacidadpropia del negocio. Una eleccin desolucin errnea puede dar lugar a unagran cantidad de problemas y gastosadicionales, entre las que cabra destacar:

Ineficiencia en el trabajo. Como consecuencia de los continuosproblemas de comunicacin en especial tiempos de espera.

Degradacin de la Calidad ofrecida. La posible diferenciacin respectode la competencia que puede aportarse con la incorporacin de las TIC,puede quedar en un simple intento.

Costes ocultos. Consecuencia del mal servicio y necesidad derepeticiones innecesarias.

Obsolescencia. Por falta de una adecuada planificacin de lasnecesidades actuales y futuras con un conocimiento de la situacin yevolucin del mercado.


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SEGURIDAD DE LA INFORMACIN

La privacidad de las comunicaciones es de vital importancia en muchos casos.Dada la interdependencia de la informtica y las telecomunicaciones, siendoestas ltimas elementos de acceso pblico, la seguridad, segn a qu niveles,puede ser causa de una problemtica compleja, si bien existen en la actualidadelementos suficientes para cubrir dichas necesidades.

Desde el punto de vista de la informacin, a nivel de seguridad, puede dividirseen dos categoras:

Informacin sensible: Aquella que puede causar prdida en laOrganizacin, si personas ajenas a la misma acceden a ella, ya sea ensimple modo lectura, o inclusive su posible modificacin.

Informacin crtica: Aquella que puede causar una prdida o seriotrastorno a la Organizacin si dicha informacin no est disponible para lapersona que tiene derecho a usarla en el momento que lo necesita.

Desde el punto de vista de negocio, se hace necesaria la evaluacin de losriesgos que pudieran darse en el momento en que la informacin pueda filtrarseal exterior. Estos riesgos, a nivel de empresa pueden estar incluidos dentro delsiguiente declogo:

1. Interrupcin del negocio

2. Desventaja competitiva

3. Decisiones errneas de la Direccin

4. Informacin histrica errnea

5. Impacto negativo de los ingresos

6. Costes excesivos

7. Fraude y malversacin de fondos

8. Prdida y destruccin de archivos

9. Contabilidad incorrecta

10. Sanciones por incumplimiento de la legislacin vigente

De acuerdo con los criterios anteriores, a la hora de la implantacin de unSistema de Infocomunicaciones en la empresa conviene establecer un Plan deSeguridad, teniendo en cuenta las variables de Disponibilidad, Confidencialidad eIntegridad (D, C, I) de la informacin, siempre dentro de las necesidades reales.Los posibles niveles necesarios son:


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1. Disponibilidad:

Clase urgente: Obligatoriedad de estar disponible en todo momento.Necesidad de seguridad de acceso de primer nivel.

Clase importante: Admite cierto retraso en su disponibilidad.Requiere un segundo nivel de seguridad.

Clase necesaria: No impacta de forma importante pero es necesariasu recuperacin.

Clase no crtica: No requiere redundancia ni acceso a zona segura.

2. Confidencialidad:

Clase secreta: De acceso restringido de carcter eminentementeestratgico. Mxima seguridad de acceso.

Clase confidencial: Puede daar la marcha de Organizacin. Estrictocontrol de acceso.

Clase no confidencial: Puede acceder cualquier persona de laOrganizacin bajo secreto Profesional. Control de acceso externo de lared.

Clase pblica: Puede ser conocida por el exterior. No existe controlde acceso.

3. Integridad:

Clase especial: Necesidad de que sea la ltima, autorizada ycorrecta. Revisin y autorizacin peridica repetitiva.

Clase normal: No afectara a la Organizacin de no ser la correcta.Revisin y autorizacin espordica segn necesidad.

Clase bsica: Informacin de solo lectura sin incidencia en la marchadel negocio. No necesita revisin ni autorizacin.

De acuerdo con todos estos trminos y niveles, respecto de la documentacinalmacenada y accesible en red, si as se han definido segn las necesidadesreales de la empresa, pueden establecerse los niveles de proteccin ymecanismos de disponibilidad que se consideren necesarios, ya sea deredundancia, ya sea de acceso, ya de cifrado si fuera necesario.

CALIDAD DE LA RED

Una adecuada planificacin y dimensionado de la Red que nos d como resultadouna mnima tasa de errores, alta disponibilidad, rpidas recuperaciones enposibles cadas, etc., as como la utilizacin de equipos y aplicacionesinformticas que respondan a las necesidades reales de la empresa, inclusive, si

fuera necesario, con las debidas redundancias de lneas y equipos, han de incidir


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necesariamente en la calidad de manejo de la misma, as como de la calidad dela informacin, tanto a nivel interno como externo, haciendo su utilizacin fcil y

agradable, de tal manera que la imagen del sistema, y por ende de la empresasea de un alto nivel, que incluso pueda invitar a su utilizacin y aprovechamientoen todas sus facilidades, con lo que ello supone en cuanto a mejora de laproductividad y rentabilidad.


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AACCLLAARRAANNDDOOEEQQUUVVOOCCOOSSYYQQUUIITTAANNDDOOMMIIEEDDOOSS

El uso de la Tecnologas de la Comunicacin por parte de las PYMEs vienelastrado por una serie de equvocos y miedos referentes principalmente a dosaspectos:

La seguridad en Internet

Implantacin y Mantenimiento de un Sistema Informtico

SEGURIDAD EN INTERNET

Algunos de los riesgos que los usuarios tienen ms en cuenta a la hora de utilizarInternet son los ataques a la confidencialidad, autenticidad e integridad de latransferencia de informacin, incluido el correo electrnico.

Otro tipo de inseguridad viene fomentado por una serie de noticias, si nofrecuentes s muy destacadas en la prensa, referentes a la captacin de nmerosde tarjetas bancarias que usuarios sin escrpulos (delincuentes) utilizan como sifueran ellos los poseedores de dichas tarjetas. Curiosamente, las estadsticasdemuestran que este delito es ms frecuente en la vida normal ajena a Internet.

Hoy da resulta sencillo hacer frente a estos ataques mediante losprotocolos de comunicaciones basados en procedimientos criptogrficos.

Existen sistemas que permiten realizar pagos a travs de Internet de formaannima y tan segura como con los procedimientos tradicionales. Tales sistemasse denominan "dinero o monedero electrnico" (digital cash / electronic wallet).

Los requisitos para que un sistema electrnico de transacciones comerciales seaseguro son:

Confidencialidad: El cifrado de los datos contenidos en las transaccionescomerciales electrnicas permite que slo sean accesibles a las partes queintervienen.

Autenticidad: La firma digital y la certificacin autentifican tanto altitular del medio de pago, como al proveedor. La certificacin por parte de


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un tercero (notario electrnico) garantiza la identidad de las partes queintervienen en la transaccin.

Integridad: La firma digital tambin asegura que el contenido de lastransacciones no pueda ser alterado por terceros, sin ser descubiertos.

MECANISMOS DE SEGURIDAD

Los ms importantes son los siguientes:

Protocolos de Seguridad

Los protocolos de encriptacin ms en uso por los servidores segurosson:

Protocolo SSL (Secure Sockets Layer)

Protocolo S-HTTP (A nivel de aplicacin)

Ambos protocolos permiten tanto el cifrado como la autentificacin digital.

Si su navegador WEB est conectado a un servidor con capacidades SSL,el servidor establecer su identidad expidiendo una copia de su clavepblica encuadrada en un certificado.

IP VPN

Una Red Privada Virtual (VPN) permite obtener las ventajas que aportauna Red de rea Amplia (WAN), transmitiendo informacin entrediferentes lugares.

En el servicio IP VPN los datos llegan a circular encriptados a travs dela red global de Internet del proveedor, beneficindose de un coste muchomenor y un servicio ms escalable que las tradicionales WAN.

SISTEMAS INFORMTICOS

IMPLANTACIN

Cuando en la empresa se realiza una inversin en equipos y aplicacionesinformticas surgen una serie de dudas que normalmente no se tienen cuando seinvierte en otra clase de activos. Estas dudas son an frecuentes en pequeasempresas, y actan de freno en la automatizacin y modernizacin de lasmismas, lo cual necesariamente va a condicionar el futuro de su negocio.

De todos es conocido que la tecnologa avanza a gran velocidad y los programascada vez necesitan ms memoria, por tanto la eleccin de la plataformainformtica es el primer reto que se ha de vencer.


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Es fundamental a la hora de implementar un Sistema Informtico que se hagade una forma racional, atendiendo a las necesidades especficas y evitando

soluciones generales. La solucin vlida para la empresa vecina, nonecesariamente ha de ser la ms adecuada en el caso de nuestra empresa.

Actualmente y segn datos del INE, el 55% de las PYMEs en Espaa utilizanredes de rea local para el intercambio de informacin entre sus ordenadores.ste es un hecho de gran importancia ya que alrededor de esta red se puede irconstruyendo toda la infraestructura informtica de la empresa de una formadistribuida y con posibilidad de crecimiento paulatino de acuerdo con lasnecesidades reales.

La introduccin de un Sistema Informtico requerir, por tanto, en primer lugarde una fase de Diseo, seguida por una Actualizacin peridica, de acuerdo encada momento con la necesidad real (que va evolucionando) y las posibilidadestecnolgicas que ofrece el mercado.

Adems de la determinacin del hardware necesario, tambin hay que dotarsede las aplicaciones informticas requeridas en la gestin y funcionamiento de laempresa (software). De alguna forma ambas partes van ligadas ya que lasprestaciones de hardware han de adecuarse a los requisitos del software a usar.

En la eleccin de las aplicaciones software la decisin ms trascendente serefiere a si adquirir programas comerciales o realizados a la medida de la propiaempresa. Cada opcin tiene sus ventajas e inconvenientes, y se requiereacometer un proceso de seleccin en el que se distinguen las siguientes fases:

1. Determinar los requisitos y prestaciones buscados. Evaluar tambinlas posibilidades de inversin.

2. Determinar la oferta del mercado, tanto en aplicacionesestandarizadas y cerradas (sin opcin a cambios) como enadecuaciones o productos a la medida.

3. Analizar las alternativas, sus ventajas e inconvenientes, tanto a cortoplazo como a medio plazo, y elegir la mejor solucin.

Esta tarea no es trivial por lo cual debe ser realizada por profesionales con lapreparacin informtica adecuada (consultora).

Para PYMEs pequeas en personal o volumen de negocio, la opcin lgica esapoyarse en los servicios de empresas especializadas en asesoramientoinformtico, siempre ms econmico que incorporar tcnicos informticos. Es loque se conoce como Outsourcing.

AMORTIZACIN

El empresario debe concienciarse de los tiempos cortos de amortizacin de losequipos informticos (hardware).

Se deben actualizar a tiempo, pues con ello se aumenta el rendimiento de los

empleados y de la empresa en general.


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MANTENIMIENTO

En general debemos decir lo mismo que para la implantacin, se necesitapersonal cualificado y nos lo pueden proporcionar empresas especializadas.

Respecto a las aplicaciones software, deben poder ser fcilmente mantenidas ytener la facilidad de que se le puedan aadir nuevos requisitos del cliente. Hayque tener precaucin con los contratos de mantenimiento, y clarificar qu cubreny qu no cubren.

En el software a medida, el que los cdigos fuente estn a disposicin del clienteconstituye un factor de seguridad muy importante ante el futuro de la aplicacin.


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BBUUEENNAASSPPRRCCTTIICCAASSEENNLLAASSEEMMPPRREESSAASS

En este captulo se pretende recoger una serie de ideas o buenas prcticas,algunas de ellas muy sencillas, que pueden ser de utilidad para las mejoras delas empresas. Aunque algunas estn ya muy difundidas, an se detectanempresas, normalmente las ms pequeas, donde no se emplean.

Esta relacin no es ms que una muestra. Seguramente habr otras buenasprcticas aqu no incluidas. Otras, ya se han presentado en este documento.Adems, el captulo siguiente recoge en ms detalle cinco ejercicios prcticos deautomatizacin a partir de las comunicaciones y la informtica que tambin sonprcticas de gran utilidad.

La siguiente lista de buenas prcticas o recomendaciones se ha procuradoordenar, aunque hay algunas que encajan en ms de un grupo de losconsiderados, e incluso en todos, sin embargo no se ha querido repetirlas.

EQUIPAMIENTO O HARDWARE

Las soluciones buenas en otras empresas no tienen por qu serlo en lasuya, o en cualquier caso no las mejores.

Lo ms caro no tiene porque ser lo mejor. Tampoco los productos deprecio ms bajo, resultan al final los ms baratos.

Existen herramientas financieras como el renting que ayudan a lasempresas en la adquisicin de equipamiento informtico o decomunicaciones.

Si no dispone de los conocimientos suficientes, busque el asesoramientode expertos de confianza.

Tenga presente que el hardware informtico hay que amortizarlo a cortoplazo. Adecue sus inversiones en lnea con ello.

Otro tipo de equipamiento, por ejemplo en comunicaciones, no requiereser reemplazado en periodos cortos. Para su adquisicin, prevea tambin


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sus necesidades futuras y su posible crecimiento. No por ajustar suinversin, tenga que cambiar de equipamiento con brevedad.

APLICACIONES INFORMTICAS

No use software sin licencia. Adems de ser un delito, muchos problemasde funcionamiento en las redes de datos de muchas empresas sonconsecuencia de instalacin de aplicaciones a partir de copias pirata.

Dote a la infraestructura informtica de su empresa de un buen programade antivirus. Mantngalo adems actualizado. Es preferible prevenir quecurar!. Incluya adems otros elementos de seguridad que puedanecesitar. Djese asesorar por un experto.

Realice copias de seguridad de la informacin en su sistema informtico.Evitar riesgos de prdidas de datos.

Antes de adquirir cualquier aplicacin para su negocio, analice lo quenecesita y evale las alternativas. Muchas veces, como ya se ha dicho conanterioridad, podr optar entre soluciones estandarizadas o comerciales yaplicaciones adaptadas a sus necesidades concretas.

Aunque a priori una aplicacin comercial es ms barata que otra realizadaa la medida, no siempre es as. Considere tambin el coste de losmantenimientos, la formacin, las licencias, la adecuacin de susprocedimientos y organizacin a una aplicacin diferente a la forma de

hacer en su empresa hasta la fecha,... A la hora de adquirir una aplicacin informtica, no ha de olvidarse que ha

de ser fcil de aprender. Y ello depende tanto de la aplicacin como de lacapacidad y formacin del personal propio que ha de usarla.

Aunque tcnicamente y en sus prestaciones hay aplicaciones mejores ypeores, desde el punto de vista de la empresa, es preferible unaaplicacin regular que se use a una muy buena que no se utilice.

Si sus necesidades de mantenimiento y asesoramiento en informtica ycomunicaciones no son tales como para que incluyan en su organizacinpersonal con este perfil, limtese a contratar dichas funciones de soporte(outsourcing).

Cuando adquiera una aplicacin informtica donde es posible adquirir unservicio de mantenimiento, asegure antes en qu consiste y si responde asus necesidades. Muchas veces dichos contratos no dan derecho a pedir loque uno necesita sino a recibir lo que el proveedor decide,independientemente de cuales sean sus necesidades concretas.

Existen sencillas aplicaciones informticas que facilitan el trabajo cotidianode su organizacin. Un posible ejemplo son aplicaciones para el envo defaxes directamente desde un ordenador.


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SERVICIO DE COMUNICACIONES

La gran competencia entre diversidad de operadores de comunicacionesha de ser rentabilizada por las empresas.

Sin embargo, hay que saber evaluar las ventajas que cada uno ofrece ycontrastarlas con nuestras necesidades. De nuevo puede ser interesanteel asesoramiento de expertos.

Adems existen equipos, por ejemplo centralitas telefnicas, que permitenser programadas para rentabilizar las ofertas de los operadores.

INTERNET

Pierda el miedo a Internet!. Es ms seguro de lo que se piensa y muchasde las noticias negativas que circulan son resultado de campaasmalintencionadas o de informadores que por desconocer de lo que hablantergiversan la verdad exagerndola. Un dato, es ms fcil que le robencon tarjeta de crdito en su uso habitual fuera de Internet que enInternet.

Tenga presente que Internet no es una posibilidad sino una realidadqueest transformando el mundo y la vida. Igual en otra poca lo pudo hacerla imprenta o el telfono. Analice seriamente si es conveniente seguirignorndolo. Anmese a conocerlo, le sorprender gratamente!.

Procure, sin ms, informarse adecuadamente y tomar las medidaspreventivas necesarias. Igual que hace en su vida normal. Tambin lepueden robar en su empresa, en su casa, en la calle,... y a pesar de ellohace una vida normal con una serie de precauciones mnimas. Igual es enInternet,... pero con niveles de seguridad mayores.

Promueva en su empresa el uso generalizado del correo electrnico, esms rpido, mayor calidad, mayores prestaciones y ms barato.

Huya de la generacin de pginas web sin un anlisis previo. El sitio enInternet de su empresa representa su tarjeta de presentacin en la red,y ofrece una imagen de su compaa que presumiblemente se desea sealo mejor posible. Cuidado con los diseos inadecuados, los contenidos sinactualizar, los fallos en los accesos a las pginas o imgenes,... Unejemplo ms de cmo lo barato a veces se vuelve caro.

De poco sirve un sitio en Internet si luego no pasa la gente por l. Msimportante que la realizacin de la web es asegurar el paso de

internautas. Se imagina un anuncio publicitario de sus productos oincluso su misma empresa en medio del desierto del Sahara?.Desarrollar una web corporativa es algo ms que un diseo.


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EEJJEERRCCIICCIIOOSSPPRRCCTTIICCOOSSDDEELLUUSSOODDEELLAASSTTIICCEENNPPYYMMEESSDDEELLAA

CCOOMMUUNNIIDDAADDDDEEMMAADDRRIIDD

Como consecuencia del anlisis realizado a las PYMEs de la Comunidad deMadrid sobre el uso de las TIC y como resultado de las visitas realizadas por losequipos consultores expertos a una muestra de las empresas interesadas en ello,se han seleccionado y realizado varios proyectos diferentes para mostrar a losempresarios de La Comunidad de Madrid las posibilidades de mejorar susprocesos y procedimientos de trabajo, y aumentar su rentabilidad ycompetitividad con el uso de estas tecnologas.

En este captulo se pretende describir estos proyectos considerando que puedenser de utilidad para otras empresas con problemticas similares o, sin ms,ilustrativos de las posibilidades reales que las TIC ofrecen a las empresas, y enparticular a las PYMEs, que son el objeto de este proyecto.

Estas descripciones se han estructurado de la forma siguiente:

Descripcin de la Empresa: Facilitar la identificacin de empresassimilares.

Problemtica a resolver: Permitir identificarse a otras empresas,similares o no, que presenten tambin estos problemas.

Objetivo y Descripcin del Proyecto:Mejoras que persigue el proyectoy una breve descripcin del mismo (en el presente documentointencionadamente se ha procurado evitar conceptos tcnicos, de ah que

no nos hayamos extendido en la descripcin de los proyectos).


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Beneficios esperados: Ventajas que estas aplicaciones aportan en losnegocios de las empresas que las han implantado.

Posibilidades de Futuro:Se pretende incluir otras facilidades a incluiren estas aplicaciones que pudiesen ser de utilidad e inters en otrasempresas, bien en el presente, bien en el futuro.

Equipamiento: Se han descrito las necesidades tanto hardware comosoftware. Tambin se ha procurado orientar sobre las inversionesnecesarias en estos proyectos. Sin embargo es necesario indicar que noes fcil cuantificar econmicamente este tipo de proyectos, pues estsupeditado a multitud de variables: nmero de usuarios (condicionarevidentemente el nmero de equipos hardware a comprar as como laslicencias software), aplicaciones comerciales o desarrolladas a la medidade las necesidades de cada empresa, prestaciones que ofrezcan estasaplicaciones, herramientas utilizadas en el desarrollo de dichasaplicaciones,... Ejemplo de cmo estas variables pueden variar el precioes que en el mercado es posible encontrar aplicaciones informticas parauna gestin integral de la empresa que van desde menos de 6.000 a600.000 . Es algo similar a lo que acontece en el mercadoautomovilstico, donde hay una gran disparidad de precios entre unutilitario pequeo y un automvil de lujo (por ejemplo, Mercedes), por nomencionar vehculos realizados a la medida (Rolls Royce), aunque al finaltodos no dejan de ser cuatro ruedas y un motor.


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SISTEMA INFORMTICO PARA LA MEDIDA DE COSTES

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

Este proyecto se ha realizado para una empresa que tiene como actividadesfundamentales, la consultora de Comunicacin, la Comunicacin externa,manejo de las situaciones de emergencia o crisis, Formacin en tcnicas deoratoria, comunicacin, realizacin de presentaciones, gestin de sesiones decomunicaciones como pueden ser foros divulgativos, etc...

Se trata por tanto de una empresa cuyo negocio es la realizacin de proyectosconforme le son requeridos y contratados por sus clientes. En el caso de estaempresa se trata de asistencia y consultora en temas de informacin,

comunicaciones y relaciones de la empresa con su entorno y los medios decomunicacin. Pero cambiando los contenidos, presenta gran parecido en lagestin de sus actividades (proyectos especficos a la medida de los clientes) conotras empresas que tambin tengan como actividad realizar servicios o generarproductos nicos conforme los demanda cada cliente. Empresas con estascaractersticas nos las podemos encontrar en todos los sectores: fabricacin demaquinaria a la medida, construccin, fabricacin de mobiliario, multitud deservicios (transporte, limpieza,).

En este proyecto TIC se aborda una aplicacin informtica pensada para lamedicin, registro y gestin de costes, y en concreto se enfoca a la adecuacinen la medida de los costes de ejecucin de proyectos. Ni que decir tiene que la

necesidad presente en la empresa beneficiaria de este proyecto es muy posibleque tambin se d en otras empresas. Y la solucin desarrollada en esteproyecto es tambin con toda seguridad vlida para cualquier empresa querealice proyectos y tenga necesidad o quiera medir y controlar los costes yrentabilidades de sus proyectos.

PROBLEMTICA A RESOLVER

Existe una problemtica funcional, con su correspondiente problemticaoperativa, que se manifiesta en la inexistencia de una medida y gestinadecuada de los costes reales de los proyectos que realizan con los clientes.

No se realiza ningn tipo de Anlisis de Costes. Ni, consecuentemente, se haceun adecuado control de los mismos, que permita conocer en detalle larentabilidad de cada proyecto y facilite un criterio slido para la fijacin deprecios y preparacin de los presupuestos.

Se deben medir y conocer en cada momento los costes de las empresas, demanera sistemtica, y es conveniente que esto se automatice lo ms posiblepara:

Ganar en agilidad.

Aumentar la fiabilidad de los datos.


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Facilitar su procesamiento para el anlisis (porque la medicin de loscostes no tiene mucho valor si no es un medio para obtener informacin

para el anlisis y la toma de decisiones lo ms acertadas posibles).Operativamente, una aplicacin informtica podra simplificar y, en consecuenciaagilizar el clculo de costes de los proyectos. Adems al incrementar lacapacidad de procesamiento, se facilita la extraccin en cualquier momento deinformacin complementaria de utilidad e incluso su presentacin en formagrfica, lo que en ocasiones facilita obtener conclusiones.

OBJETIVO Y DESCRIPCIN DEL PROYECTO

Con el presente proyecto se pretende desarrollar un sistema informtico quepermita:

Medir los costes reales de los Proyectos de Consultora de Comunicaciones(a partir de la suma de los consumos realizados en los mismos: materiales,mano de obra directa M.O.D., subcontratacin, otros gastos especficosdel Proyecto) y la carga de la parte proporcional de los Costes Indirectos.Esta medicin tiene lugar durante la ejecucin de los Proyectos.

Evaluar los costes tericos de los Proyectos a partir de las necesidades enmaterial, subcontratacin, mano de obra directa y otros gastos estimados.Este clculo se efecta antes de ejecutar el Proyecto. (En el caso deempresas que como sta ejecutan Proyectos para los clientes, este costeterico sirve para la realizacin de Ofertas o Presupuestos).

Comparar los Costes Tericos y los Reales, tanto en su valor final como enel de las partes en que se haya fraccionado, y la distribucin de estoscostes.

Modelo Terico de Costes considerado

. . .

. . .

..

.

COSTE MATERIALES OPERACIONESESTRUCTURA

Gastos Generales)

MATERIALES

RECARGO DEMATERIALES

M. O. D.

RECARGO DEM. O. D.

M UINAS

SUBCONTRATAC.

OTROS GASTOS

RECARGO DEESTRUCTURA


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La medicin de los costes reales (directos e indirectos) de los proyectos durantela realizacin de los mismos, permite:

Conocer los costes de la empresa y su distribucin.

Detectar desviaciones de coste con suficiente antelacin.

La aplicacin informtica para el clculo y gestin de costes se ha estructuradoen cuatro partes:

Recargos de los Costes Indirectos (Materiales, M.O.D., Equipamiento yGeneral).

Estructurade los Proyectos a cuantificar sus costes.

Clculo de los costes tericos(tambin denominados como estndar). Clculo de los costesreales.

BENEFICIO ESPERADO

Los principales beneficios que se esperan conseguir a travs de este Proyectoson:

1. Mejorar la calidad de las estimaciones de costes de los proyectos:Se evitarn proyectos con prdidas o escasas ganancias e incluso poderelaborar ofertas ms competitivas (en la medida que se tengan

controlados los costes internos). Ha de notarse necesariamente en lacuenta de resultados.

2. Controlar y reducir los costes internos (mejora de los procesos): lamedicin de los costes (fijos y variables) aporta informacin para podertrabajar internamente sobre los procesos (en este caso, principalmentesobre el proceso de diseo) y adecuar su calidad y coste de forma queresulten lo ms competitivos posibles. Ello ha de contribuir a aumentar elnegocio de la empresa (y en consecuencia los beneficios).

3. Disponer de ms informacin para analizar el coste de losproyectos: la disposicin de informacin minuciosa y detallada de loscostes de los proyectos y procesos, facilita la deteccin de desviaciones deforma gil con la ventaja que supone para la aplicacin de accionescorrectivas que minimicen los riesgos.

POSIBILIDADES DE FUTURO

El presente proyecto no incluye la gestin de las incidencias de calidadrelacionadas con los proyectos, y sus actividades o tareas. Una posibilidad demejora futura o de ampliacin de la aplicacin informtica actual podra ser lainclusin de la gestin de la calidad de los proyectos. No resultara de unacomplejidad excesiva y permitira incrementar las prestaciones del sistema.

Otra posible mejora y ampliacin sera la introduccin o vinculacin conherramientas que gestionan la planificacin de los proyectos, es decir, el detallar


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las actividades que cada proyecto comprende (esto ya existe en la aplicacinactual), la designacin de responsables, la asignacin de plazos de realizacin y

de hitos de revisin y validacin. Tampoco se tratara de una ampliacincompleja y en consecuencia econmicamente asequible.

Por ltimo, el avance de la tecnologa puede permitir en el futuro el intercambiode informacin con los clientes (mediante el canal de Internet y haciendo uso deuna zona de acceso restringido Extranet), mejorando la imagen, facilitando eldesarrollo de los proyectos y aumentando las ventas y la rentabilidad.

EQUIPAMIENTO

El equipamiento necesario es el siguiente:

Ordenadores conectados en red y con el correspondiente sistemaoperativo.

Una aplicacin informtica para el Clculo de Costes. Instalada la Base deDatos en el Servidor de la red, podr trabajarse con ella desde cualquierterminal de la red. Existen aplicaciones informticas comerciales deCostes, las ms de las veces integradas en sistemas globales de gestinde las empresas o Sistemas ERP. Sin embargo, muchas veces, han sidoconcebidas para grandes empresas lo que frecuentemente exige unaservidumbre excesiva que una PYME no se puede permitir. Adems, hande estar basadas en metodologas de clculo de costes que se considerenadecuadas. Otra alternativa, es el desarrollo de aplicaciones a la medida

(como el proyecto que nos ocupa). El inicial incremento de precio frente aaplicaciones comerciales, muchas veces se compensa sobradamente si seprescinde de pagos por licencias adicionales, contratos de mantenimientoinnecesarios o costes internos de adecuacin de las organizaciones y sussistemticas de trabajo a la nueva aplicacin (una aplicacin a la medida,como su nombre indica, es la aplicacin la que se adapta a las empresas).


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SISTEMA INFORMTICO PARA EL CONTROL DE LA

PRODUCCIN

DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

Este proyecto piloto a partir de las TIC se ha realizado para una pequeaempresa ubicada en la capital madrilea dedicada a la reparacin de motores.Podemos decir que se trata de un taller electromecnico, con reconocidoprestigio en el campo de las reparaciones electromecnicas de las mquinaselctricas.

Sin embargo el control de la produccin en el sentido de conocer la cantidad derecursos que se dedican a la misma (a cada proyecto productivo en el caso de la

empresa que nos ocupa o de cualquier otra que trabaje o produzca porproyectos; a cada orden de fabricacin en negocios de fabricacin en serie) y elcoste que representan para la empresa, es una necesidad bastante elementalpara cualquier empresa, lo que hace de este proyecto piloto de gran inters paracualquier PYME madrilea.

PROBLEMTICA A RESOLVER

La empresa dispone de un Sistema de Gestin de la Calidad certificado segn lanorma internacional ISO 9001 (2000), por tanto tiene perfectamente definidossus procesos claves y procedimientos. Sin embargo, no hay un control preciso delas actividades de produccin (reparaciones), ni se imputan los costesadecuadamente, especialmente los de mano de obra, por tanto no se puederealizar una analtica de costes y de la rentabilidad productiva (de cadareparacin de motor contratada). La ausencia de una medicin de los costesreales, no permite disponer informacin fiable con la que evaluar si elprocedimiento de cuantificacin de los presupuestos es adecuado.

Por ello se decidi automatizar la definicin (presupuestos) y seguimiento dereparaciones (produccin) y la gestin de recursos (operarios y mquinas)asignados a las mismas, as como los movimientos y el control de existencias.

OBJETIVO Y DESCRIPCIN DEL PROYECTO

La meta del sistema informtico desarrollado es facilitar el control de lasreparaciones (produccin), desde que se reciben las peticiones del cliente, hastaque se entregan los motores reparados al mismo. La aplicacin incluye larealizacin de presupuestos (demandados en ocasiones por los clientes comopaso previo para la eleccin del taller de reparacin), la asignacin de recursos alas reparaciones encargadas y programadas, el control de los costes de lasreparaciones realizadas (que podrn ser despus comparadas con lospresupuestos y analizadas las desviaciones con vistas a mejorar en el futuro),etc..., dotando a la operacin y gestin del Negocio de la fiabilidad y agilidadnecesarias, de forma que se contribuya a la mejora de la rentabilidad ycompetitividad de la empresa.


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Adicionalmente, se pretende facilitar la integracin de la relacin de proveedoresy clientes, enlazando la herramienta informtica desarrollada dentro de este

proyecto con otra anterior destinada al registro de los datos de proveedores yclientes, la tramitacin de los pedidos (compras y ventas), la gestin de cobros ypagos y la contabilidad.

Con el presente proyecto principalmente se pretende:

Gestionar las reparaciones electromecnicas de motores (pero en otraempresa podra haber sido otra produccin distinta), desde la entrada dela Orden de Trabajo, hasta los Partes de Actividad desarrollados por losoperarios y referidos a la mquina reparada, pasando por una gestin depresupuestos que facilitar las valoraciones de las distintas reparacionestipificadas.

Registrar las Reparaciones y Mantenimientos realizados, de forma que sedisponga del historial de cada cliente registrado.

Identificar todos los materiales utilizados para reparaciones ymantenimientos, y controlar sus stocks, automatizando el registro deentradas y salidas.

Enlazar con los mdulos que gestionan las operaciones relacionadas con lacompra y aprovisionamiento de materiales: edicin de pedidos y entradasde material mediante los albaranes. Se completa con el registro de lasfacturas de cada pedido de compra de material.

Para que la aplicacin informtica pueda atender estos fines es necesarioregistrar informacin de clientes y proveedores, materiales (permite definir unstock mnimo de seguridad para cada artculo), plantilla y almacn.

BENEFICIO ESPERADO

Los principales beneficios que se esperan conseguir a travs de este Proyectoson:

1. Mejorar el Servicio ofrecido: al ser responsable de la gestin de lasactividades relacionadas con la reparacin (produccin) de los motores delos clientes, la herramienta informtica proporciona de forma fcil y fiableinformacin histrica que permite mejorar el servicio a los clientes.

2. Evitar que por olvido alguna inspeccin quede sin realizar en elmomento adecuado: al tratarse de una gestin automtica se evitadepender de la memoria de las personas eliminando los riesgos de quequeden reparaciones encargadas no tanto sin realizar, pero s demoradasen exceso.

3. Asegurar la disponibilidad de Recursos: al controlar de formaautomtica las entradas y salidas de material, facilitando el detectar elagotamiento de existencias, y los partes de actividad de los operarios.

7/23/2019 Proyecto Mutic Las Tic

Proyecto Mutic Las Tic en Las Pymes

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