Proyecto Final de Graduación · PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL...
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i UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI) PLAN DE PROYECTO PARA LA CONSTRUCCION DE UN COMPLEJO DE OFICINAS EN EL CANTON DE NARANJO, ALAJUELA FRANCISCO JOSE MONTERO JIMENEZ PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION DE PROYECTOS San José, Costa Rica Diciembre, 2009
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
PLAN DE PROYECTO PARA LA CONSTRUCCION DE UN COMPLEJ O DE OFICINAS EN EL CANTON DE NARANJO, ALAJUELA
FRANCISCO JOSE MONTERO JIMENEZ
PROYECTO FINAL DE GRADUACION PRESENTADO COMO REQUISITO PARCIAL PARA OPTAR POR EL TITULO DE MASTER EN ADMINISTRACION
DE PROYECTOS
San José, Costa Rica
Diciembre, 2009
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UNIVERSIDAD PARA LA COOPERACION INTERNACIONAL (UCI)
Este Proyecto Final de Graduación fue aprobado por la Universidad como
Requisito parcial para optar al grado de Máster en Administración de Proyectos.
__________________________ Marlon Velázquez González
PROFESOR TUTOR
_________________________ Luis Diego Villalobos
LECTOR No.1
__________________________ Eddy Ramírez Obando
LECTOR No.2
________________________ Prof. María de los Ángeles Ceciliano Mora
CORRECTOR DE ESTILO
________________________ Francisco Montero Jiménez
SUSTENTANTE
iii
DEDICATORIA
Doy gracias a Dios por darme salud y fuerzas para seguir superándome en mi
vida, poder así finalizar una etapa más de mis estudios como profesional. A mi
familia por el apoyo y motivación para lograr el éxito.
iv
AGRADECIMIENTOS
A todos los compañeros por su tiempo y colaboración brindada en la obtención de
datos para terminar en forma exitosa el presente proyecto.
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INDICE
HOJA DE APROBACION ii
DEDICATORIA iii
AGRADECIMIENTO iv
INDICE v
INDICE CUADROS vii
INDICE DE FIGURAS vii
INDICE DE ABREVIACIONES viii
RESUMEN EJECUTIVO ix
1 INTRODUCCION ............................................................................................. 1 1.1 Antecedentes ................................................................................................ 1 1.2 Problemática ................................................................................................. 2 1.3 Justificación .................................................................................................. 2 1.4 Objetivos ....................................................................................................... 3 1.4.1 Objetivo General ....................................................................................... 3 1.4.2 Objetivo Específicos .................................................................................. 3 2 MARCO TEORICO .......................................................................................... 5 2.1 Antecedentes de la institución ...................................................................... 5 2.2 Misión y Visión .............................................................................................. 6 2.3 Valores ......................................................................................................... 7 2.4 Estructura organizativa ................................................................................. 8 2.5 Teoría de la administración de proyectos ................................................... 10 2.6 Proyecto ..................................................................................................... 10 2.7 Administración de Proyectos ...................................................................... 11 2.8 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos ....................... 11 2.9 Ciclo de vida de un Proyecto ...................................................................... 13 2.10 Procesos en la administración de Proyectos .............................................. 14 2.11 Líneas de transmisión ................................................................................. 15 2.12 Importancia para el país ............................................................................. 15 3 MARCO METODOLOGICO ........................................................................... 17 3.1 Fuentes de información .............................................................................. 17 3.2 Técnicas de investigación ........................................................................... 19 3.3 Métodos de investigación ........................................................................... 20 3.3.1 Método Analítico - Sintético .................................................................... 21 3.3.2 Método Particulares y específicos........................................................... 21 3.4 EDT ............................................................................................................ 24 3.4.1 Diccionario del EDT ................................................................................ 24 3.5 Recurso Humano ........................................................................................ 25 3.5.1 Organigrama ........................................................................................... 25 3.5.2 Identificación, rol y responsabilidades de involucrados,.......................... 25 3.6 Riesgo ........................................................................................................ 25
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3.7 Control del proyecto.................................................................................... 26 3.7.1 Hoja de avance semanal ......................................................................... 26 3.7.2 Hoja solicitud y control de cambios ......................................................... 26 3.7.3 Hoja control de las adjudicaciones .......................................................... 26 3.8 Cronograma ................................................................................................ 26 4 DESARROLLO ............................................................................................... 27 4.1 DOCUMENTACION APP ........................................................................... 28 4.2 Alcance ....................................................................................................... 29 4.2.1 Necesidad ............................................................................................... 29 4.2.2 Declaración del alcance .......................................................................... 30 4.3 Acta de constitución.................................................................................... 33 4.4 Estructura Detallada de Trabajo (EDT) ....................................................... 38 4.5 Diccionario de la EDT ................................................................................. 40 4.6 Recursos Humanos .................................................................................... 43 4.6.1 Organigrama de obra: ............................................................................. 44 4.6.2 Rol de los involucrados ........................................................................... 45 4.6.3 Responsabilidad de los involucrados ...................................................... 46 4.6.4 Matriz de responsabilidades ................................................................... 47 4.7 Análisis de los principales riesgos .............................................................. 48 4.7.1 Estructura de desglose de riesgo (RBS): ................................................ 49 4.7.2 Análisis cualitativo ................................................................................... 50 4.8 Control del proyecto.................................................................................... 55 4.8.1 Hoja control de avance semanal ............................................................. 55 4.8.2 Hoja solicitud y control de cambios del proyecto .................................... 56 4.8.3 Hoja control de la calidad de las adjudicaciones ..................................... 58 4.8.3.1 Cuadro oferta económica ........................................................................ 59 4.8.3.2 Cuadro especificaciones técnicas ........................................................... 60 4.8.3.3 Cuadro comparativo ................................................................................ 61 4.8.3.4 Hoja control de adquisiciones ................................................................. 62 4.9 DISEÑO, PRESUPUESTO Y CRONOGRAMA .......................................... 63 4.9.1 Envío de diseño ...................................................................................... 63 4.9.2 Presupuesto ............................................................................................ 63 4.9.3 Plan de adquisiciones ............................................................................. 64 4.9.4 Cronograma de obra / Tiempo ................................................................ 66 4.10 PROCESO DE CONSTRUCCION ............................................................. 69 5 CONCLUSIONES .......................................................................................... 71 6 RECOMENDACIONES .................................................................................. 73 7 BIBLIOGRAFIA .............................................................................................. 74 8 ANEXOS ........................................................................................................ 76
Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO ..................................................................... 76 Anexo 3: CRONOGRAMA DE PFG ................................................................... 81
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ÍNDICE DE CUADROS
Cuadro #1. Fuentes primarias y secundarias de cada objetivo ............................. 18 Cuadro #2: Tabla para el Desarrollo del Marco Metodológico............................... 23 Cuadro #3: Requisitos del proyecto ...................................................................... 29 Cuadro #4: Enunciado del Alcance ....................................................................... 30 Cuadro #5: Acta de constitución del proyecto ..................................................... 303 Cuadro #6. Diccionario de la EDT 1. ..................................................................... 41 Cuadro #7. Diccionario de la EDT 2. ..................................................................... 42 Cuadro #8. Rol de los involucrados. ...................................................................... 45 Cuadro #9. Responsabilidad de los involucrados. ................................................. 46 Cuadro #10. Matriz de responsabilidades. ............................................................ 47 Cuadro #11. Matriz 1. Medición de Impacto. ......................................................... 50 Cuadro #12. Matriz 2. Categorización y probabilidad del riesgo. .......................... 51 Cuadro #13. Cuadro de riesgos (Probabilidad e Impacto). ................................... 52 Cuadro #14. Cuadro de riesgos 2. ........................................................................ 54 Cuadro #15. Informe semanal de actividades. ...................................................... 56 Cuadro #16. Control de solicitud y cambios del proyecto. ..................................... 57 Cuadro #17. Oferta económica. ............................................................................ 59 Cuadro #18. Especificaciones y requisitos técnicos. ............................................. 60 Cuadro #19. Cuadro comparativo. ........................................................................ 61 Cuadro #20. Control de las adquisiciones. ............................................................ 62 Cuadro #21. Contrataciones directas. ................................................................... 65
INDICE DE FIGURAS
Figura #1. Estructura Organizacional ICE. (ICE, 2009) ........................................... 8 Figura #2. EDT ...................................................................................................... 39 Figura #3. Organigrama de la obra. ...................................................................... 44 Figura #4. Estructura de desglose de riesgo. ........................................................ 49 Figura #5. Diagrama de Gantt ............................................................................... 69
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INDICE DE ABREVIACIONES
A AC: Aire acondicionado APP: Administración profesional de proyectos
C CD: Contratación Directa CNFL: Compañía Nacional de Fuerza y Luz S.A.
COE: Construcción Obras Electromecánicas CRICRSA: Compañía Radiográfica Internacional de Costa Rica S.A. D
DABI: Dirección Administrativa de Bienes Inmuebles
E EDT: Estructura de Desglose de Trabajo
I ICE: Instituto Costarricense de Electricidad Ing: Ingeniero
K Kg: Kilogramo
M m: metros m²: Metros cuadrados MW: Mega watts MVA: Mega volt Amper
P PySA: Proyectos y Servicios Asociados PFG: Proyecto Final de Graduación PMI: Project Management Institute
R RBS: Risk Breakdown Structure RACSA: Radiográfica Costarricense S.A.
U UEN: Unidad Estratégica de Negocios
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WBS: Work Breakdown Structure
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RESUMEN EJECUTIVO
El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) es el principal ente gubernamental distribuidor de energía y telecomunicaciones en el país. Muchas otras compañías productoras de energía venden sus servicios al ICE y como paso siguiente éste la distribuye a los centros de producción para luego enviar a las industrias y a nuestros hogares. Fue creado en 1949 para solucionar los problemas energéticos del país y en 1963 se consolida en los servicios de redes y telecomunicaciones. Actualmente el ICE cuenta con empresas hermanas, empresas estatales como lo son Radiográfica Costarricense S.A. (RACSA) y la Compañía Nacional de Fuerza y Luz S.A. (CNFL), soportando a nivel nacional la electrificación y a la vez la modernización del sistema de redes involucrando productos de punta. Debido a la apertura en los mercados, la expansión del ICE tanto en telecomunicaciones como energía, ha provocado que la entidad invierta en infraestructura para garantizarse un espacio con la competencia. Muchos edificios se vuelven obsoletos y otros se deben reubicar como es el caso nuestro, debido a que una torre de transmisión de energía se construirá donde se ubica actualmente el inmueble. Establecida esta necesidad se solicita a la oficina de Construcción Obras Electromecánicas realizar el presupuesto de un nuevo inmueble que satisfaga las necesidades del cliente. El proyecto final de graduación se centra en la planificación de este inmueble. El objetivo general corresponde al plan para la Construcción de un inmueble de oficinas en conjunto de las áreas civil, mecánico y eléctrico que sea de alta tecnología y que cumpla las necesidades del cliente, cumpliendo con la triple restricción de proyectos. Como objetivos se definieron los siguientes:
- Planificar la gestión de alcance, tiempo, costo del complejo de oficinas en el cantón de Naranjo, Alajuela, para identificar las actividades, cronograma y presupuesto necesarios para la construcción.
- Elaborar un plan de gestión de riesgos del proyecto constructivo para proponer acciones de mitigación en toda actividad correspondiente al área mecánica.
- Identificar todos los procesos que rigen la construcción desde el punto de vista mecánico del inmueble para establecer los roles y responsabilidades administrativas para su control y seguimiento.
- Identificar y proponer los parámetros para evaluar las ofertas de materiales y equipo desde el punto de vista mecánico para cumplir con la calidad que exige el cliente.
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Con el objetivo general y los específicos se realizó un Plan de Proyecto para la Construcción de un Complejo de Oficinas en el Cantón de Naranjo en Alajuela. Se incluyen las áreas de conocimiento de alcance, tiempo, costo, riesgos, recurso humano, inicio y planificación. Para lograr cumplir con los objetivos de este proyecto se utilizaron los métodos método analítico-sintético y el método de observación por entrevista. El primero consiste en la observación y el análisis de hechos relevantes que suceden en el lugar de trabajo y el segundo consiste en el intercambio de información vía oral para luego determinar puntos claves a la hora de la construcción. En la aplicación de ambos métodos se realizaron reuniones con minutas y lluvia de ideas. Como resultado se generaron las necesidades del cliente, se analizó el diseño del inmueble, se realizaron sugerencias de mejoras y así se planificó la gestión de alcance, tiempo, costo, los principales riesgos, el EDT y su diccionario. Entre las herramientas utilizadas para el desarrollo del Plan de Proyecto para la construcción de un complejo de oficinas tenemos el juicio de expertos el cual consiste en consultar vía oral o electrónica a expertos en el sector de la construcción para ser más específicos a la hora de realizar el cronograma, el presupuesto, definir posibles riesgos, controlar el proyecto, tener un avance adecuado, además de elegir el personal idóneo. También se utilizaron herramientas como el software de proyectos Microsoft Proyect, organigramas, el WBS. Como resultado se obtuvieron los planes de gestión de alcance, tiempo y riesgos. El plan de gestión del tiempo nos da como resultado el cronograma de obra, el cual, define un tiempo de construcción de 11 meses para el desarrollo completo de inmueble. Respecto a la gestión de recursos humanos, se desarrolló el organigrama de obra, el cual regirá durante el desarrollo de la misma. Con el organigrama se identifican a los involucrados y su rol, lo que permite, identificar los responsables de obra y su ordenamiento general. En cuanto al plan de riesgos, se obtuvo una matriz con los principales riesgos con su probabilidad e impacto en caso de que ocurran. Se obtiene una respuesta a cada riesgo con su plan de mitigación. Para el control del proyecto con la ayuda de las técnicas y herramientas descritas anteriormente además de tablas existentes en la organización, se obtuvieron los cuadros de control de solicitud y cambios del proyecto, el cuadro de Informe semanal de actividades, y el cuadro control de las adquisiciones.
1
1 INTRODUCCION
1.1 Antecedentes
Este trabajo se realiza para cumplir con un requisito, optar por el grado de
Maestría en la carrera de Administración Proyectos.
El Instituto Costarricense de Electricidad, es una entidad gubernamental dedicada
desde hace 60 años a la prestación de servicios de electricidad y
telecomunicaciones. Sus oficinas centrales, se localizan en la ciudad de San José
contando con sucursales de venta de servicios y mantenimiento a lo largo de todo
el territorio nacional.
Como parte de la expansión del ICE, hacia un futuro próximo, la institución se ve
en la obligación de modernizarse, tanto interna como externamente. Al empezar
su expansión se ve en la necesidad de construir y reubicar infraestructuras que le
ayuden a lograrlo. Actualmente, un edificio debe de ser reubicado, debido a que
donde está construido se ubicará una torre de transmisión de energía, por lo que,
en este proyecto se describe la necesidad de construir un inmueble de oficinas el
cual sustituirá el existente.
La UEN Servicio al Cliente solicita a la UEN de Proyectos y Servicios Asociados
(PySA), generar toda la información necesaria para llevar a cabo la construcción
del inmueble y así abrir el espacio para ubicar la nueva torre de transmisión de
energía.
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1.2 Problemática
En los últimos años, la demanda de energía en un país creciente en población y
en zonas industriales ha aumentado sustancialmente. Según información del
Grupo ICE en su página de internet hay un faltante de 200 megavatios y un
crecimiento del consumo eléctrico anual promediado a 5.4%1. La situación es
crítica, cuando parte de la expansión de las líneas de transmisión de energía,
deben ser reubicadas, además, de construir torres donde se comprometen a otras
dependencias de la institución. Una de estas torres deberá construirse donde se
ubica el actual edificio del servicio al cliente de energía en la zona de Naranjo. Por
lo que la construcción de este inmueble se torna de prioridad para la entidad para
su reposición.
1.3 Justificación
Definiendo este plan de construcción del inmueble de oficinas para el cantón de
Naranjo, se debe construir un inmueble de oficinas para sustituir el actual debido a
que geográficamente se ubica donde se construirá una torre de transmisión de
energía. El inmueble, será construido con equipo de alta tecnología, cumpliendo
con todas las normas de seguridad y de exigencia para cualquier tipo de
población.
Este plan quedará, para ser implementado tan pronto como lo considere la
administración del proyecto, además, de los encargados de la coordinación de la
oficina de Construcción Obras Electromecánicas (COE).
1 GRUPO ICE 2009. Proceso de Gestión del Recurso de la Información. Extraído el 12 de noviembre, 2009 de http://www.grupoice.com/esp/temas/noticias/prensa_ice/doc/not_med_com/nov_08/ICE_recibe_oxigeno_para_sector_electrico.pdf
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1.4 Objetivos
A continuación se presentan el objetivo general y los objetivos específicos del
proyecto:
1.4.1 Objetivo General
Desarrollar un plan de proyecto para construir y disponer de un edificio con las
necesidades del área mecánica y que cumpla con todos los requerimientos para
discapacitados y de seguridad laboral.
1.4.2 Objetivo Específicos
1. Planificar la gestión de alcance, tiempo, costo del complejo de oficinas en el
cantón de Naranjo, Alajuela. Identificar las actividades, cronograma y
presupuesto necesarios para la construcción: Según el área mecánica se
deben de definir el alcance, la duración de todas las actividades para
concluir el inmueble además de su costo.
2. Elaborar un plan de gestión de riesgos del proyecto constructivo, para
proponer acciones de mitigación en toda actividad correspondiente al área
mecánica: se dará énfasis a las actividades que conforman el área
mecánica del edificio: estructuras de acero, sistema de bombeo de agua
potable, montaje de estructuras, aires acondicionados, hojalatería, tapas de
ductos, y parrillas, identificando para cada actividad riesgos que afecten el
buen desarrollo constructivo y proponer acciones que minimicen o aplaquen
en su totalidad el riesgo.
3. Identificar todos los procesos que rigen la construcción, desde el punto de
vista mecánico del inmueble, para establecer los roles y responsabilidades
administrativas para su control y seguimiento.
4
4. Identificar y proponer los parámetros para evaluar las ofertas de materiales
y equipo desde el punto de vista mecánico, para cumplir con la calidad que
exige el cliente.
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2 MARCO TEORICO
2.1 Antecedentes de la institución 2
El Instituto Costarricense de Electricidad (ICE) fue creado por el Decreto - Ley
No.449 del 8 de abril de 1949.
Su creación fue el resultado de una larga lucha de varias generaciones de
costarricenses que procuraron solucionar, definitivamente, los problemas de la
escasez de energía eléctrica, presentada en los años 40 y en apego de la
soberanía nacional, en el campo de la explotación de los recursos hidroeléctricos
del país.
Como objetivos primarios el ICE debe explotar, de manera sostenible, las fuentes
productoras de energía existentes en el país y prestar el servicio de electricidad.
Posteriormente, en 1963 se le confirió al ICE un nuevo objetivo: el establecimiento,
mejoramiento, extensión y operación de los servicios de comunicaciones
telefónicas, radiotelegráficas y radiotelefónicas en el territorio nacional. Tres años
más tarde, instaló las primeras centrales telefónicas automáticas y, a partir de
entonces, las telecomunicaciones iniciaron su desarrollo.
Con el devenir del tiempo, el ICE ha evolucionado, como un grupo de empresas
estatales, integrado por el ICE (Sectores Electricidad y Telecomunicaciones) y sus
empresas: Radiográfica Costarricense S.A. (RACSA) y la Compañía Nacional de
Fuerza y Luz S.A. (CNFL), las cuales, han trazado su trayectoria, mediante
diversos proyectos de modernización desarrollados en las últimas décadas.
La globalización de los mercados y la revolución tecnológica, llevan a las
empresas del Grupo ICE a redoblar esfuerzos con una clara orientación hacia el
2 GRUPO ICE 2009. Historia. Extraído el 12 de junio, 2009. http://www.grupoice.com/esp/qsomos/infobase/historia.htm
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cliente, con los mejores y más innovadores productos y servicios, con menos
recursos y en el menor tiempo posible.
2.2 Misión y Visión 3
Visión de la Institución
A continuación se describe la visión de la institución:
“Empresa propiedad del Estado, competitiva, líder en el mercado de las
telecomunicaciones, información e industria eléctrica, con la mejor tecnología y
recurso humano al servicio del cliente y la sociedad costarricense, que contribuya
con el desarrollo económico, social y ambiental, promoviendo la universalidad del
servicio en el ámbito nacional y el uso racional de los recursos naturales”.(ICE,
2009)
Misión de la Institución
A continuación se describe la misión de la institución:
"Servir a los mercados de la industria eléctrica y de las telecomunicaciones e
información, con niveles de competitividad internacional, a través de un enfoque
de multi-servicios y aplicaciones, para satisfacer las crecientes y variadas
necesidades de los clientes, manteniendo una posición de liderazgo en los nuevos
segmentos de estas industrias y segmentos asociados, de acuerdo con el marco
jurídico vigente”. (ICE, 2009)
3 GRUPO ICE. Perfil Corporativo. Extraído el 13 de junio de 2009. http://www.grupoice.com/esp/qsomos/index_perfil.html
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2.3 Valores 4
Valores de la Institución
Los siguientes son los valores de la institución:
Integridad
• Para desarrollar nuestro trabajo de acuerdo con los principios de
transparencia, justicia, confiabilidad, honestidad y respeto.
• Para ser leales a la institución y a nuestros clientes.
• Para rechazar las influencias indebidas y los conflictos de interés.
• Para ser consecuentes entre lo que se dice y lo que se hace.
• Para administrar responsablemente los bienes institucionales.
• Para actuar de conformidad con la normativa nacional e institucional.
Compromiso
• Con la satisfacción de las necesidades y expectativas de nuestros clientes
internos y externos.
• Con el desarrollo económico y social de país.
• Con la calidad de vida de los habitantes del país.
• Con el medio ambiente.
• Con el trabajo bien realizado y los objetivos de ICE.
Excelencia
• En el suministro de un servicio oportuno, confiable y de calidad.
• En la búsqueda y aplicación de nuevas tecnologías para beneficio de
nuestros clientes.
• En la aplicación de las mejores prácticas técnicas y administrativas.
• En la atención al cliente.
• En el desarrollo integral del factor humano.
• En la gestión de los recursos institucionales.
4 GRUPO ICE. Perfil Corporativo. Extraído el 13 de junio de 2009. http://www.grupoice.com/esp/qsomos/index_perfil.html
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2.4 Estructura organizativa
En la Imagen #1. Estructura Organizacional ICE, se puede observar la principal
estructura organizacional correspondiente al Instituto Costarricense de
Electricidad.
Figura #1. Estructura Organizacional ICE. (ICE, 2009)
PRESIDENCIA
EJECUTIVA
CONSEJO
DIRECTIVO
SECRETARIA
CONSEJO
AUDITORIA
FONDO DE
GARANTIAS Y
AHORRO
GERENCIA
GENERAL
Versión 9 2009
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD
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Sus principales puestos se detallan a continuación:
Consejo Directivo
El ICE está dirigido por un Consejo Directivo compuesto por siete miembros
nombrados por el Consejo de Gobierno. Del seno del Consejo Directivo se nombra
un presidente, quien dirige las sesiones, así como un vicepresidente, que sustituye
al presidente en sus ausencias y un secretario.
La Presidencia Ejecutiva
La integra el Presidente Ejecutivo nombrado por el Consejo de Gobierno y un
Grupo de Apoyo nombrado internamente.
La Gerencia General
Está integrada por un Gerente General nombrado por el Consejo Directivo y un
Grupo de Apoyo nombrado internamente.
Subgerencias de Electricidad, Administrativa Institucional, Seguridad y Protección
de Bienes, Finanzas, Coordinación Corporativa y Telecomunicaciones integradas
por Divisiones, Unidades Estratégicas de Negocios (UEN), Direcciones Técnicas y
direcciones cuyos Directores son nombrados a nivel interno y por concurso.
Las Empresas del Grupo ICE
Son empresas del ICE las siguientes:
• Compañía Nacional de Fuerza y Luz S.A. (CNFL), en su condición de
accionista mayoritaria.
• Radiográfica Costarricense S.A. (RACSA).
• Compañía Radiográfica Internacional de Costa Rica S.A. (CRICRSA)
• ICE (Sector Electricidad, Sector Telecomunicaciones y Sector Gestión
Administrativa).
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Para efectos de organización se habla del Sector Electricidad, compuesto por
CNFL y Electricidad del ICE y del Sector Telecomunicaciones, compuesto por
Telecomunicaciones del ICE y RACSA.
2.5 Teoría de la administración de proyectos
El cuerpo de conocimiento de proyectos es un término inclusivo que describe la
suma de los conocimientos dentro de la profesión de administración de proyectos.
Términos claves como qué es un proyecto, los procesos para que un proyecto sea
exitoso, se deben de definir para poder entender claramente la administración de
proyectos. Claves como valor y utilidad pueden ser significativas para que el
director de proyectos sepa qué hacer en determinadas situaciones y logre llevar a
su equipo de proyecto a encontrar la ruta correcta para integrar los procesos y
cumplir con los entregables propuestos.
2.6 Proyecto
Según el autor Yamal Chamoun, en su libro “Administración profesional de
proyectos LA GUIA” se define proyecto como:
“Conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto o servicio
único”. (Chamoun, 2002)
Según la guía de Fundamentos de la Dirección de Proyectos:
“Los proyectos son una forma de organizar actividades que no pueden ser
tratadas dentro de los límites operativos normales de la organización. Por lo tanto,
los proyectos se usan a menudo como un medio de lograr el plan estratégico de la
organización”
“Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto,
servicio o resultado único”. (PMBOK, 2008, p. 5)
11
2.7 Administración de Proyectos
La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los
requisitos del proyecto. La dirección de proyectos se logra mediante la aplicación e
integración de los procesos de dirección de proyectos de inicio, planificación,
ejecución, seguimiento, control y cierre. El director del proyecto es la persona
responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. (PMBOK, 2008, p. 8)
La dirección de un proyecto incluye:
• Identificar los requisitos
• Establecer objetivos claros y posibles de alcanzar
• Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costes
• Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas
inquietudes y expectativas de los diferentes interesados
El equipo de dirección del proyecto tiene una responsabilidad profesional ante sus
interesados, incluidos los clientes, la organización ejecutante y el público.
2.8 Áreas del Conocimiento de la Administración de Proyectos
La estructura de la Gestión de Proyectos en el PMBOK, ha definido 9 áreas de
conocimiento que se debe de considerar en la Administración profesional de
proyectos. (PMBOK, 2008)
Alcance: Definición de lo que incluye y no incluye el proyecto.
Tiempo: Programa, calendario, entrega parciales y finales.
Costo: Estimados de costo, presupuesto, programa de erogaciones.
Calidad: Estándares relevantes, como cumplirlos y satisfacer los requerimientos
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Recursos Humanos: Equipo del proyecto que integra colaboradores tanto
internos como externos y los roles y funciones de cada cual.
Comunicación: Es la información requerida presentada en reportes o informes,
quien la genera, quien la recibe, con que frecuencia la entregamos, juntas, medios
de distribución, etc.
Riesgo: Son las amenazas por controlar, oportunidades que capitalizar y planes
de contingencia.
Abastecimientos: Las estrategias de contratación, cotizaciones, concursos,
contratos y administración de contratos.
Integración: Administración de cambios, lecciones aprendidas e integración de
todas las áreas.
Una de las funciones más importantes del Gerente del Proyecto es lograr y
mantener el equilibrio entre Alcance-Tiempo-Costo, denominado triángulo de la
triple restricción de los proyectos. Se deben de establecer límites desde el inicio
para monitorear las áreas en el desarrollo de los trabajos previos al diseño durante
y a lo largo de la implementación, hasta llegar al cierre del proyecto.
Este triángulo está cimentado por dos áreas de alta repercusión para el éxito del
proyecto: recursos humanos y comunicación. Las deficiencias en la selección e
integración de equipos de trabajo y comunicación incrementan riesgos y la
posibilidad de fracaso del proyecto.
La calidad se integra en los lados del triángulo, ya que la calidad se afectará al
cambiar el alcance, el tiempo de entrega y el costo. Si el tiempo o el costo se
reducen la calidad puede verse afectada. Si deseamos un costo menor,
posiblemente debamos ajustar el alcance, los requerimientos de calidad o el
tiempo de entrega.
Todo proyecto presenta riesgos, los cuales se deben identificar, prever y
monitorear. Una de las estrategias para transferir ciertos riesgos es el manejo
efectivo de los abastecimientos, evaluando las estrategias de contratación, el
número de contratos, el tipo de contrato, la forma de pago, la pre-selección de
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empresas, la administración y supervisión de los acuerdos contractuales entre
otros.
El área de integración está relacionada al desarrollo e implementación del plan del
proyecto que integra las nueve áreas antes descritas, así como la administración
ordenada de los cambios y la documentación de las lecciones aprendidas.
2.9 Ciclo de vida de un Proyecto
Los proyectos se dividen en fases para facilitar la gestión de los directores de
proyecto o de la organización. El conjunto de estas faces se denomina ciclo de
vida del proyecto. El ciclo de vida del proyecto define las fases que conectan el
inicio de un proyecto con su fin. (PMBOK, 2008, p. #20)
La transición de una fase a otra dentro del ciclo de vida de un proyecto
generalmente implica y está definido por alguna forma de transferencia técnica.
Los productos entregables de una fase, se revisan para verificar si están
completos, si son exactos y se aprueban antes de iniciar el trabajo de la siguiente
fase. (PMBOK, 2008, p. #20)
Para definir el ciclo de vida ideal de un proyecto, algunas organizaciones han
establecido políticas que estandarizan todos los proyectos con un ciclo de vida
único, mientras que otras permiten al equipo de dirección del proyecto elegir el
ciclo de vida mas apropiado para el proyecto del equipo. (PMBOK, 2008, p. #20)
Los ciclos de vida del proyecto definen:
• Qué trabajo técnico se debe realizar en cada fase.
• Cuándo se deben de generar los entregables de cada fase.
• Quién está involucrado en cada fase.
• Cómo controlar y aprobar cada fase.
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La definición del ciclo de vida del proyecto también identificará qué tareas de
transición al final del proyecto están incluidas y cuáles no, a fin de vincular el
proyecto con las operaciones de la organización. (PMBOK, 2008, p. #20)
2.10 Procesos en la administración de Proyectos
Como se determinó; todo proyecto tiene un inicio y un fin. Pero, en su caminar se
enlazan un conjunto de actividades o procesos para llegar a cumplir con la tarea.
Cinco son los procesos en el desarrollo de proyectos, los cuales se mencionan a
continuación:
• Inicio: En este punto se debe de establecer la visión del proyecto, el qué; la
misión por cumplir y sus objetivos, la justificación del mismo, las
restricciones y supuestos. Desarrollar el alcance también es parte del inicio
de todo proyecto. Debe abordar y documentar los requisitos del proyecto y
de los productos entregables, los requisitos de los productos, los límites del
proyecto, los métodos de aceptación y el control del alcance de alto nivel.
• Planeación: En la planeación definimos el cómo cumpliremos los objetivos,
tomando en cuenta los factores que afectan todo proyecto. Se establecen
las estrategias, con énfasis en la prevención en lugar de la improvisación.
• Ejecución: Implementar el plan, contratar, administrar los contratos,
integrar el equipo, distribuir la información y ejecutar las acciones
requeridas de acuerdo con lo establecido.
• Control: Comparar lo ejecutado o real, contra lo que previmos o
planeamos. Se toman acciones correctivas y se continúa con la ejecución.
• Cierre: Proceso en el cual se debe de concluir y cerrar relaciones
contractuales profesionalmente para facilitar referencias posteriores al
15
proyecto así como para el ultimo desarrollo de futuros proyectos. Se
elaboran documentos con los resultados finales, archivos, cambios,
directorios, evaluaciones y lecciones aprendidas, entre otros.
Seleccionar los procesos adecuados ayudará al administrador de proyectos a
cumplir con los requisitos del proyecto y del producto.
2.11 Líneas de transmisión
Una línea de transmisión es básicamente el medio físico, para transmitir la energía
eléctrica en determinadas distancias. Consta de un elemento conductor, cable de
cobre o aluminio, en nuestro país es de aluminio. Además, del soporte del
conductor que corresponde a la torre, construida de metal galvanizado para mayor
resistencia y durabilidad.
En las comunicaciones, las líneas de transmisión llevan señales telefónicas, datos
de computadoras, señales de televisión y señales de un transmisor a una antena o
un receptor ya sea de telecomunicación o de energía. Las líneas de transmisión
son enlaces importantes en cualquier sistema.
2.12 Importancia para el país 5
A través de sus más de 60 años de existencia, el sector de electricidad del ICE ha
sido exitoso en la construcción, generación, transporte y distribución de la
electricidad, al tener para finales del año 2007 una capacidad instalada de 1692
MW, 1713 kilómetros de línea de transmisión y una capacidad instalada de 7406
MVA en subestaciones, que permite el control del sistema eléctrico nacional del
país así como la interconexión de América Central. (GRUPO ICE, 2007)
5 GRUPO ICE. Datos relevantes sector electricidad. Extraído el 01 de octubre, 2009. http://www.grupoice.com/esp/ele/planinf/docum/datosgenerales_ele_dic2007.pdf GRUPO ICE. Sala de Prensa. Extraído el 01 de octubre, 2009. http://www.grupoice.com/esp/temas/noticias/prensa_ice/saladeprensa/com_pren/not_30_04_09.html
16
El desempeño del sector de electricidad ha permitido a Costa Rica tener a la fecha
una cobertura eléctrica del 98%. (GRUPO ICE, 2009). Este sector ha mejorado la
calidad de vida para los costarricenses y contribuye al desarrollo económico y
social del país proporcionando los servicios de electricidad, brindando bienestar,
comodidad y progreso.
Para que esta institución pueda seguir supliendo de energía a todo el país, debe
de ampliar las líneas de transmisión construyendo y ampliando su red. Para lograr
esto deberá expropiar propiedades cuando sea necesario, comprar terrenos,
alquilar espacios y hasta reubicar edificios. En nuestro caso el actual edificio debe
ser reubicado, es por eso este proyecto es importante a nivel institucional, para
poder construir la torre de transmisión y garantizar que los servicios que brinda
este sector electricidad no se van a ver afectados.
17
3 MARCO METODOLÓGICO
En el marco metodológico se exponen los datos necesarios para lograr cada uno
de los objetivos de este proyecto. También se determinan las técnicas y métodos
que ayudarán a la búsqueda de la información necesaria.
3.1 Fuentes de información
Primarias:
Se refieren a aquellos portadores originales de la información que no han
retransmitido o grabado en cualquier medio o documento la información de interés.
Esta información de fuentes primarias la tiene la población misma. Para extraer
los datos de esta fuente se utiliza el método de encuesta, de entrevista,
experimental o por observación (Eyssautier, 2002).
Para la mayoría de los objetivos se extraen los datos de manera experimental y
por observación. En el caso de la entrega del presupuesto y determinar los
tiempos del cronograma, la experiencia y la observación son de gran importancia
debido a que en la industria constructiva es vital determinar esos aspectos.
Además de esto, el grado experimental que se haya obtenido de otros proyectos
nos guiará a disminuir errores y posibles riesgos.
El método de entrevista también se utiliza en el proceso, para definir el alcance.
Se hacen constantes reuniones con el cliente sobre sus expectativas y
requerimientos del proyecto, con el propósito de determinar cuál será el producto
final.
Secundarias:
Se refieren a todos aquellos portadores de datos e información que han sido
previamente retransmitidos o grabados en cualquier documento, y que utilizan el
18
medio que sea. Esta información se encuentra a disposición de todo investigador
que la necesite (Eyssautier, 2002).
Como fuentes de información secundarias, se acondicionaran plantillas de
reportes por actividad ya utilizados en otros proyectos. Además, de plantillas de
información sobre riesgos y su mitigación por cada entregable.
La información que nos brinden los libros de texto como el PMBOK o LA GUIA de
Chamoun Nicolás, Yamal, en cuanto a controles y seguimientos es de gran
importancia ya que nos facilita el buen manejo del proyecto.
La facilidad de recurrir al internet y páginas tales como la del PMI también son de
importancia para encontrar referencias de proyectos y su administración.
En el cuadro#1 se podrán encontrar las principales fuentes de información por
cada objetivo:
Cuadro #1. Fuentes primarias y secundarias de cada objetivo
OBJETIVOS FUENTES DE INFORMACION
PRIMARIAS SECUNDARIAS
1
Planificar la gestión de alcance, tiempo, costo
del complejo de oficinas en el cantón de
Naranjo, Alajuela, para identificar todas las
actividades su secuencia-miento y presupuesto
necesarios para la construcción
Experiencia
técnica, entrevistas
con el cliente.
Observación en
campo
Plantillas e
información de
lecciones
aprendidas de
otros proyectos.
2
Elaborar un plan de gestión de riesgos del
proyecto constructivo para proponer acciones
de mitigación en toda actividad correspondiente
al área mecánica: nos enfocaremos en todas las
actividades que conforman el área mecánica de
un edificio: estructuras de acero, sistema de
bombeo de agua potable, montaje de
estructuras, aires acondicionados, hojalatería,
tapas de ductos, parrillas, entre otras cosas,
identificando para cada actividad riesgos que
Experiencia
técnica, entrevistas
con el cliente.
Observación en
campo
Plantillas e
información de
lecciones
aprendidas de
otros proyectos.
19
afecten el buen desarrollo constructivo y
proponer acciones que minimicen o aplaquen en
su totalidad el riesgo.
3
Identificar todos los procesos que rigen la
construcción desde el punto de vista mecánico
del inmueble para establecer los roles y
responsabilidades administrativas para su
control y seguimiento.
Experiencia
técnica, entrevistas
con el cliente.
Observación en
campo
Plantillas e
información de
lecciones
aprendidas de
otros proyectos.
4
Identificar y proponer los mejores parámetros
para evaluar las mejores ofertas de materiales y
equipo desde el punto de vista mecánico para
cumplir con la calidad que exige el cliente: De
acuerdo a la administración de contratos por
contratación directa se debe de hacer un
análisis para determinar cual es el mejor
proveedor para determinada actividad.
Debemos ajustarnos a los lineamientos de la
proveeduría general de servicios en cuanto a la
adjudicación.
Experiencia
técnica, entrevistas
con el cliente.
Observación en
campo
Plantillas e
información de
lecciones
aprendidas de
otros proyectos.
3.2 Técnicas de investigación
Este documento combina trabajo de campo como información documental, por lo
que se determina utilizar la investigación mixta:
Investigación mixta:
Corresponde a trabajos de investigación en cuyo método de recopilación y
tratamiento de datos se conjuntan la investigación documental con la de campo,
con el propósito de profundizar en el estudio del tema propuesto para tratar de
cubrir todos los posibles ángulos de exploración. Al aplicar ambos métodos se
pretende consolidar los resultados obtenidos (Muñoz, 1998).
20
La investigación documental corresponde a la información recopilada en proyectos
de construcción anteriores incluyendo las lecciones aprendidas además de
manuales e información documentada en libros de texto.
La investigación de campo se realiza en el lugar de construcción, analizando la
ubicación del nuevo inmueble, dimensiones, medidas del diseño, almacenamiento
de materiales, maquinaria, disponibilidad de la maquinaria, disponibilidad de
espacio entre otras cosas. Es de suma importancia este método ya que determina
las facilidades, dificultades, riesgos, etc., del entregable final.
Adicionalmente se deben de recalcar las reuniones con el cliente que determinan
las condiciones y requerimientos para cumplir con el proyecto.
3.3 Métodos de investigación
El método es la ruta que se sigue en las ciencias para alcanzar un fin propuesto; y
la metodología, el cuerpo de conocimiento que describe y analiza los métodos
para el desarrollo de una investigación. Ambos se han particularizado, y son
objeto de un tratamiento especial de acuerdo con cada ciencia particular
(Eyssautier, 2002).
Como parte del proceso del plan, se definieron métodos de investigación para la
recolección de información con el fin de crear un criterio aceptable tanto en el área
de la construcción como en el área administrativa y de costos, para la conducción
apropiada del proyecto.
El Plan de Proyecto para la Construcción de un Complejo de Oficinas se desarrolló
bajo el Método analítico-sintético, además del Método de particular y especifico,
específicamente bajo el método de observación.
21
Los métodos utilizados se definen a continuación:
3.3.1 Método Analítico - Sintético
Descompone una unidad en sus elementos más simples, examina cada uno de
ellos por separado, volviendo a agrupar las partes para considerarlas en conjunto.
El método analítico es la observación y examen de hechos. Este método distingue
los elementos de un fenómeno y permite revisar ordenadamente cada uno de ellos
por separado, para luego establecer leyes universales. Para llevar a cabo una
investigación analítica, el especialista tiene que cubrir sistemáticamente varias
fases de manera continua:
1) observación;
2) descripción;
3) examen crítico;
4) descomposición del fenómeno;
5) enumeración de sus partes;
6) ordenación; y
7) clasificación. (Jurado, 2002).
3.3.2 Método Particulares y específicos
Los métodos particulares son aquellos que se aplican a las ciencias particulares;
los métodos específicos son aquellos que se utilizan dentro del proceso de la
investigación científica. (Eyssautier, 2002)
Entre los métodos particulares y específicos se encuentran, como instrumentos
científicos y el usado en este proyecto el método de observación:
Método de observación:
Consiste en mirar detenidamente el objeto de estudio, para asimilar en detalle la
naturaleza investigada, su conjunto de datos, hechos y fenómenos.
22
Observación por entrevista: Intercambio conversacional en forma oral,
entre dos personas, con la finalidad de obtener información, datos o hechos. El
método de la entrevista puede ser informal, estructurado o no estructurado.
Se inicio con la observación por entrevista con reuniones con el cliente para
evaluar las necesidades del edificio, estándares de calidad, criterios de
aceptación, prioridades, materiales, traslados de personal, maquinarias.
En cuanto al método analítico-sintético se observó, describieron los pasos, se
ordenó y se clasificó toda la información importante que se debía de generar.
Luego se definieron las necesidades, el área de diseño envía planos del complejo
constructivo y se procede a realizar el presupuesto estimado. El presupuesto se
presenta al cliente con las explicaciones respectivas, el cliente lo estudia y si se da
el visto bueno se reúnen las partes para llegar al consenso final.
Con el presupuesto en mano y los dineros trasladados al área de construcción el
siguiente paso que se realiza es el montaje de los carteles de contratación con los
totales de materiales analizando cuáles carteles se pueden cancelar en el año
presente y cuáles quedarán para el año siguiente.
Se procede a estimar la fecha de ingreso de material para determinar la fecha de
ingreso del personal a realizar la obra, además de realizar las contrataciones de
personal con anticipación.
Para la recopilación de información adicional, se determinó que es un ambiente
totalmente aplicado al campo, por lo que para la realización del presupuesto se
analizó el diseño en planta y se determino lo siguiente:
- Material requerido de acuerdo a diseños
- Tiempo de construcción de cerchas
- Tiempo de montaje de cerchas
- Personal necesario.
23
- Tiempo de construcción.
Para la realización del cronograma se determinaron los siguientes aspectos:
- Dimensiones de las cerchas
- Análisis estructural
- Personal disponible
- Maquinaria necesaria
- Tiempos de construcción
- Tiempos de montaje
- Otros aspectos mecánicos como montaje de sistema de bombeo, ductos,
tapas, canoas.
- Otros imprevistos
En el cuadro #2 se representan cada uno de los objetivos el proyecto, así como
sus principales herramientas y entregables
Cuadro #2: Tabla para el Desarrollo del Marco Metodológico
Objetivos Herramientas Entregable
Planificar la gestión de alcance, tiempo, costo del
complejo de oficinas en el cantón de Naranjo,
Alajuela, para identificar todas las actividades,
cronograma y presupuesto necesarios para la
construcción
Se realizaron reuniones
para levantar listas de
necesidades del cliente e
identificar los requisitos del
proyecto.
Alcance, duración,
costos
Elaborar un plan de gestión de riesgos del
proyecto constructivo para proponer acciones de
mitigación en toda actividad correspondiente al
área mecánica.
Con lecciones aprendidas y
lluvia de ideas se
identifican todos los
posibles riesgos que
Lista de riesgos con
su plan de mitigación
24
puedan afectar el
desarrollo normal del
proyecto.
Identificar todos los procesos que rigen la
construcción desde el punto de vista mecánico del
inmueble para establecer los roles y
responsabilidades administrativas para su control
y seguimiento.
Lecciones aprendidas,
evaluación de diseños con
técnicos.
Organización, control
del desempeño.
Identificar y proponer los mejores parámetros
para evaluar las mejores ofertas de materiales y
equipo desde el punto de vista mecánico para
cumplir con la calidad que exige el cliente: De
acuerdo a la administración de contratos por
contratación directa se debe de hacer un análisis
para determinar cual es el mejor proveedor para
determinada actividad. Debemos ajustarnos a los
lineamientos de la proveeduría general de
servicios en cuanto a la adjudicación.
Análisis de material,
experiencia técnica,
reuniones.
Realizar las
contrataciones
directas exigiendo
estándares de
calidad en material y
servicio, con buenos
tiempos de entrega
3.4 EDT
Mediante el programa WBS Chart Pro, el análisis de las necesidades y los diseños
del inmueble se creará el EDT para definir los entregables de construcción del
inmueble.
3.4.1 Diccionario del EDT
Se creará un diccionario de cada entregable utilizando el lenguaje técnico de los
ingenieros y asistentes además de recurrir a bibliografía existente.
25
3.5 Recurso Humano
En cuanto al recurso humano se utilizarán diversas herramientas que nos ayudan
a identificar el orden general que debe seguir la obra para que tenga un final
exitoso.
A continuación las herramientas que se emplearán:
3.5.1 Organigrama
Con la ayuda del programa de office VISIO, en conjunto con el director de COE y
encargados se definirá el organigrama de la obra.
3.5.2 Identificación, rol y responsabilidades de in volucrados
En conjunto el director del proyecto y los ingenieros encargados identificarán su rol
y las responsabilidades en el proyecto. Para ello se tomará en cuenta las
lecciones aprendidas y el juicio de expertos y se crearán las tablas respectivas.
3.6 Riesgo
Para definir los riesgos se realizará con el lineamiento del PMBOK y la ayuda del
programa WBS Chart Pro, para obtener así el RBS del proyecto.
Una vez obtenido el RBS se establecerá la escala de medición que nos indicará su
nivel de riesgo: alto, medio o bajo, al igual que las probabilidades de ocurrencia.
Luego con ayuda del juicio de expertos se describirán los riesgos y se categorizan.
Inmediato se analizará su acción para disminuir el efecto que pueda tener sobre el
buen transcurrir del proyecto
26
3.7 Control del proyecto
Para el control interno del proyecto se definirán las siguientes herramientas:
3.7.1 Hoja de avance semanal
Esta hoja se realizará con los ingenieros y asistentes mediante una lluvia de ideas
y valorando la experiencia de los expertos para tener un control del avance
semanal de la obra. Se hará use del programa de office Excel.
3.7.2 Hoja solicitud y control de cambios
Esta hoja se definirá para cuando el cliente solicita trabajos extra y no se
contemplan como nuevos, simplemente se hacen, por lo que utilizando el juicio de
los expertos y las lecciones aprendidas todo trabajo que implique o tenga un
impacto económico, cronológico y que modifique nuestros entregables se deben
de realizar mediante una solicitud y control de cambios. Implica el juicio de
expertos y el uso de Excel
3.7.3 Hoja control de las adjudicaciones
Esta hoja se creará con el fin de llevar un control de pagos de las adjudicaciones,
además brindará información detallada de cuándo ingresa un material y el tiempo
que dura un proveedor en entregar lo adjudicado. Se utilizarán las lecciones
aprendidas.
3.8 Cronograma
Para realizar el cronograma de la obra se utilizará el programa de office Microsoft
Project. Con este programa, el juicio de expertos, las lecciones aprendidas, el
EDT, se generará un Diagrama Gantt.
27
4 DESARROLLO
Como parte del trabajo de graduación se desarrolla un plan de proyecto para la
construcción de un inmueble de oficinas.
El plan será la guía para la construcción que contará con una infraestructura de
concreto y finos acabados, tecnología de comunicación de punta y de acuerdo a
las necesidades del cliente.
El diseño del proyecto contará con los siguientes recintos definidos por el cliente:
- Vestíbulo/Recepción
- Atención al cliente, trámite y seguimiento
- Supervisión de desarrollo
- Cuarto comunicaciones
- Procesos de obras
- Topografía
- Inspectores de obra
- Coordinador de desarrollo
- 3 Baños (cumplen con la ley 7600)
- Panel Eléctrico
- Fondo de trabajo
- 2 Comedor
- Archivo
- Supervisión de mantenimiento 1
- Supervisión de mantenimiento 2
- Sala de reuniones
- Coordinador de mantenimiento
- Asistente mantenimiento 1
- Asistente mantenimiento 2
- Recepción de mantenimiento
28
- Oficina de cuadrilla
- Servidor
- Impresión y copiado
- Coordinador de calidad
- Inspectores
- Supervisor 1
- Supervisor 2
- Diagrama de datos de la red
- Plotter
- Corredores
Para el proceso constructivo a continuación se describen todos los aspectos
importantes que llevarán a tener un proyecto con un final exitoso.
4.1 DOCUMENTACION APP
Como parte de la documentación de la administración profesional de proyectos y
para que todas las áreas tengan una visión clara del proyecto se desarrollarán las
siguientes áreas:
1. Alcance
2. Tiempo
3. Costo
4. Recursos Humanos
5. Riesgo
6. Abastecimiento
29
4.2 Alcance
4.2.1 Necesidad
Se establece el cuadro de requisitos del proyecto para entender el problema y
posteriormente establecer nuestro alcance. El cuadro se realizó de manera
conjunta entre el cliente, director del proyecto, ingenieros responsables y técnicos
encargados.
Cuadro #3: Requisitos del Proyecto
REQUISITOS DEL PROYECTO ¿Cuál es el problema?
En el lugar donde se ubica el actual edificio se colocará una torre para la línea de transmisión.
¿Cuáles son las dificultades encontradas a causa del problema?
El edificio deberá demolerse y los trabajadores deben ser ubicados en un nuevo inmueble. Costos de alquiler si se diera.
¿Quién es el afectado por el problema?
La UEN servicio al cliente por tener que dejar el edificio.
¿Cuáles alternativas de solución se plantearon y cuál fue el motivo de su exclusión?
El alquiler se excluyó debido a que el ICE cuenta con terreno disponible para la construcción de un nuevo inmueble.
¿Cuál es la solución a desarrollar?
La construcción de un nuevo inmueble en el terreno que se tiene a disposición.
¿Cuáles productos hay que entregar?
Un edificio completamente nuevo, con aire acondicionado, sistema de internet, equipo con tecnología de punta y que cumpla además con las normas para discapacitados y la satisfacción del cliente.
Si el proyecto es un éxito ¿Cuál es el resultado deseado?
Cumplir con los diseños y las necesidades del cliente para que nos vuelva a tomar en cuenta para futuras edificaciones.
¿Cuáles son las incertidumbres o imprevistos de desarrollar el proyecto?
Que no se supla el personal calificado que necesita el proyecto. Que no oferten las cantidades y calidades de
30
REQUISITOS DEL PROYECTO materiales y equipo que el proyecto necesita. Que las ofertas recibidas superen el presupuesto. Que el proyecto se retrase.
¿Qué suposiciones se tienen? Que el cliente haga el traslado de fondos a tiempo para cubrir el inicio de la obra, el pago de contrataciones directas. Que se logre la contratación del personal idóneo para todo el proyecto.
4.2.2 Declaración del alcance
A continuación se da la definición del alcance, el cual se definió según los
requerimientos del cliente, los ingenieros a cargo, asistentes y según los diseños
finales establecidos.
Cuadro #4: Enunciado del Alcance
Enunciado del Alcance
PROYECTO: PLAN DE PROYECTO PARA LA CONSTRUCCION DE UN
COMPLEJO DE OFICINAS EN EL CANTON DE NARANJO, ALAJUELA
Justificación
La UEN servicio al cliente debe de trasladar todo su personal de edificio debido a
que donde se encuentran ubicados será demolido para la ubicación de una torre
de transmisión de energía.
Objetivo General
31
Construcción de un inmueble de oficinas en conjunto de las áreas civil, mecánico
y eléctrico que sea de alto tecnología y que cumpla las necesidades del cliente,
cumpliendo con la triple restricción de proyectos.
Objetivos Específicos
1. Construir un edificio en un área aproximada de 732m². implica el trabajo
en equipo del área civil, mecánico y eléctrica con lo cual se debe de definir
un cronograma por área para luego unificarlo y definir el tiempo total del
proyecto, para cumplir con los siguientes requisitos:
a. Espacios funcionales que propicien una operación integrada con el mobiliario y equipamiento con el personal
b. Edificio equipado con sistema de AC según diseño.
c. Sistema de voz y datos instalados de la manera más eficiente.
d. Techo totalmente metálico.
2. Determinar el costo de construcción del inmueble con un tiempo estimado
para cumplir con las expectativas del cliente en la construcción del
inmueble definido a de 11 meses y con fecha de inicio determinada para el
16 de noviembre del 2009, a las 08:00 horas.
3. Identificación de los principales riesgos del proyecto constructivo para
definir sus acciones de mitigación y evitar cualquier atraso.
32
Descripción del proyecto
El proyecto incluye el plan para asegurar que el día 16 de noviembre de 2009 se
cuente con todas las herramientas y materiales necesarias para hacer del
inmueble una construcción exitosa.
Requerimientos de aprobación del proyecto
Cumplir con todas las exigencias del cliente siguiendo todas las indicaciones de
diseño y recomendando según la experiencia.
Descripción del alcance del proyecto
Plan de construcción de un edificio de oficinas con un área de 732m² que cumpla
con todos los requisitos solicitados por el cliente
Restricción del alcance
- En tiempo las actividades mecánicas se desglosarán de forma más amplia
que las otras áreas debido a que queda sujeto a que los ingenieros
encargados suministren la información correcta.
- En presupuesto toda actividad queda limitada al presupuesto que se
realizó. Cualquier falta de material o falta de dineros para cualquier objeto
de gasto se deberá plantear ante el encargado para ver si se puede
ampliar o no.
33
- Para efectos de este proyecto se valoraran opciones de métodos de
construcción se definirá la más adecuada dependiendo de los insumos con
los que se cuenten para iniciar la construcción del inmueble.
Patrocinador del proyecto
UEN Servicio al cliente
Director del proyecto
Ing. Civil por parte de COE
Documento elaborado por
Ing. Francisco Montero Jiménez
4.3 Acta de constitución
Se presenta a continuación el acta de constitución del proyecto. Este cuadro se
obtuvo de manera conjunta entre el cliente, director del proyecto, ingenieros
responsables y técnicos encargados.
Cuadro #5: Acta de constitución del proyecto
Datos Generales:
Nombre del Proyec to: PLAN DE PROYECTO PARA LA CONSTRUCCION DE UN COMPLEJO DE OFICINAS EN EL CANTON DE NARANJO, ALAJUELA
Fecha inicio: 16 Noviembre 2009
Versión: 01
Información General del Proyecto Justificación / Propósito Contar con un plan de proyecto que sea la guía principal para el proceso constructivo del complejo de oficinas, para cumplir con los objetivos y las
34
expectativas esperadas en las áreas de conocimiento desarrolladas. Descripción del Producto o Servicio
• Se construirá un complejo de oficinas denominado “COMPLEJO NARANJO”. El mismo se localizará en San Miguel de Naranjo, Alajuela.
• Tiene un área aproximada de 732m² de construcción, implica el trabajo en equipo del área civil, mecánico y eléctrica con lo cual se debe de definir un cronograma por área para luego unificarlo y definir el tiempo total del proyecto. Debe contar con los siguientes requisitos:
o Espacios funcionales que propicien una operación integrada con el mobiliario y equipamiento con el personal
o Edificio equipado con sistema de AC según diseño. o Sistema de voz y datos instalados de la manera más eficiente. o Techo totalmente metálico.
• Determinar el costo de construcción del inmueble con un tiempo estimado
para la construcción del inmueble de 11 meses y con fecha de inicio determinada para el 16 de noviembre del 2009.
• Identificar los principales riesgos del proyecto constructivo con sus acciones de mitigación.
Interesados
1. Oficina de Construcción Obras Electromecánicas:
Por parte del área de Construcción Obras Electromecánicas (COE) es de mucho interés la realización de obras de este tipo pues garantiza trabajo a su personal además de brindar una fuente de empleo a personas de la zona. El ingeniero civil es el encargado del proyecto. En conjunto con el área civil el ingeniero mecánico y el ingeniero eléctrico deben de reunirse y definir las pautas a seguir durante todo el proyecto, en cuanto a avances de obra y necesidades determinadas con anterioridad para suplir en el proyecto y así terminar en el tiempo esperado. El encargado del área de logística del COE funge como facilitador de maquinaria que el proyecto necesite.
El encargado del proyecto y su equipo colaborador conoce intereses y necesidades de las partes y buscar balancear el proyecto para realizarlo con calidad bajo un esquema ganar-ganar. Función principal es garantizar que todos cumplan con su parte como se establece en este documento.
35
Cada área administra sus compras directas y determina de acuerdo a los presupuestos si se deben de adquirir por medio de fondo de trabajo, por solicitud de suministro o por licitación pública. Además, debe dar seguimiento de los pagos a los proveedores y el tener el material a tiempo con las especificaciones técnicas descritas para mantener la calidad del inmueble.
2. UEN Servicio al Cliente:
El cliente denominado como UEN Servicio al Cliente considera que el proyecto se debe de realizar por las necesidades de movilizar su personal a un inmueble con mayor tecnología además de la necesidad de desocupar las antiguas oficinas porque serán demolidas para la construcción de una torre para el trasiego de energía eléctrica.
3. Departamento de Recursos Humanos:
El departamento de Recursos Humanos hará la propaganda necesaria para realizar el proceso de reclutamiento de personal de acuerdo a las necesidades entregadas por las áreas.
Información Histórica COE tiene la experiencia y el personal calificado para la realización de este proyecto de construcción. En su historial, tiene gran cantidad de edificios construidos y de gran importancia, por lo que, el cliente le escogió para la construcción del Complejo Naranjo. De las lecciones aprendidas con otros proyectos se decide iniciar el proceso de compra de material con anticipación y almacenarlo en una de sus bodegas para que no se dañe. Otra lección aprendida es que, con la escogencia de un personal calificado, y reconocido por la compañía, el rendimiento y la calidad aumentan. Riesgos iniciales del proyecto
1. Realización del presupuesto y cronograma con planos preliminares.
2. Aceptación del presupuesto y cronograma por parte del cliente.
3. Aceptación del tiempo de entrega de la construcción por parte del cliente.
4. No contar con los materiales y herramientas a tiempo.
5. Que el cliente haga el traslado de dineros a tiempo para cancelar las
compras directas y la contratación de personal.
36
Criterios de aceptación
1. Estructuralmente la edificación debe de cumplir al 100% con lo establecido en los diseños.
2. Debe de cumplir con la normativa de la institución en cuanto a los colores a utilizar y de aplicación de la ley 7600 para discapacitados.
Supuestos
1. COE se encargará de la construcción total del inmueble. Mantendrá el orden en el lugar proporcionando la seguridad a los empleados además, de cumplir con los avances establecidos en el cronograma.
2. COE preparará las zonas donde se botará material extraído, antes de comenzar los trabajos.
3. COE habilitará espacio suficiente para almacenar material, antes de comenzar trabajos (bodega)
4. COE habilitará espacio suficiente para las oficinas de las áreas (obras transitorias)
5. COE dispondrá espacio para estacionar maquinaria, y equipo.
6. Se cerciorará de la no existencia de piedras con un diámetro promedio mayor a 120cm en el terreno de construcción.
7. COE es responsable de comprar oportunamente los materiales según programa de compras presentado.
8. COE es responsable de contratar oportunamente el personal según sus necesidades.
9. Se dispondrá de un lugar con nivel cercano a 0° para el trazo y construcción de cerchas del techo.
10. El clima será favorable para la construcción del inmueble
11. La programación de las actividades debe considerar el proceso de aprendizaje de los trabajadores y la capacidad instalada de la maquinaria existente.
37
Restricciones
1. En bodega se almacenarán materiales de dimensiones que no sean de mayor de 2 m de largo y 3 m de alto para no comprometer el espacio.
2. La bodega no almacenará material pesado. Para ello se dispondrá de un espacio específico.
3. Se restringirá el uso de ropas y accesorios que pongan en peligro la integridad de la persona, además se demarcarán zonas de peligro.
4. Se restringe la construcción a los 11 meses de cronograma establecidos.
5. El personal humano será de la zona, no se trasladará de San José. Además, deberá de cumplir con las disposiciones generales del GRUPO ICE para ser contratados.
Entregable Final
Plan de proyecto para la Construcción de un edificio que cumpla con todos los requisitos legales y con todas las exigencias que el cliente solicitó.
Refrendo
___________________ Cliente Ing.
___________________ Encargado del proyecto Ing.
___________________ Desarrollado por Ing. Francisco Montero
38
4.4 Estructura Detallada de Trabajo (EDT)
Con la ayuda del programa WBS Chart Pro, con la información de los diseños, el
proceso del presupuesto y cronograma, la experiencia en el ámbito constructivo de
los ingenieros y técnicos y el proceso actual de construcción del departamento se
desarrolla el siguiente EDT. El mismo muestra la principal secuencia que se debe
seguir para la construcción del inmueble.
39
Figura #2. EDT
40
4.5 Diccionario de la EDT
Con la información obtenida en el EDT se definen las descripciones de las
actividades. Además, se especifica nombre del responsable a cargo, así como el
área a la cual pertenece:
41
Cuadro #6. Diccionario de la EDT 1.
42
Cuadro #7. Diccionario de la EDT 2.
43
4.6 Recursos Humanos
La definición de los roles y responsabilidades del proyecto se desarrolla teniendo
en cuenta las necesidades de cada área. Se definen las áreas que participan en el
proyecto por medio del coordinador, quien a su vez asigna a los encargados.
Cada área determina qué flujo de personal utilizará durante el período que dure el
proyecto, ya sean peones, técnicos, electricistas, soldadores, entre otros puestos
de trabajo. Además, se analiza el tiempo de construcción con que se cuenta para
así determinar todo el recurso necesario: maquinaria, humano, de espacio, entre
otros.
En lo que se refiere a recurso humano se realizan propagandas por medio de la
oficina encargada y se procede a la realización de entrevistas para la selección del
personal idóneo.
Una vez efectuadas las entrevistas y con una base de datos que cumpla la
demanda, cada área analiza las ofertas y selecciona al candidato que cumpla con
los requisitos.
El departamento de Recursos Humanos comunica al seleccionado que ha sido
pre-elegido que debe de presentarse para la realización de exámenes médicos.
Estos exámenes, determinarán si el candidato cuenta con alguna discapacidad
que comprometa su salud, por lo que no podrá desempeñar la labor para la que
fuere contratado. Se elegirán a aquellos candidatos que reúnan los requerimientos
solicitados
Cuando todos los candidatos sean elegidos aptos para la labor se les comunica la
fecha de ingreso y el lugar donde debe de presentarse.
Como herramienta para la planificación de los recursos humanos, y como
ordenamiento ante el personal seleccionado se realiza un organigrama general
44
para toda la obra. También se identifican los involucrados del proyecto, ya que,
todos debemos de estar enterados de quienes son los más interesados en que el
proyecto resulte exitoso, además de una matriz de responsabilidades. Estas
herramientas se definen a continuación:
4.6.1 Organigrama de obra:
En el siguiente organigrama se describen los principales miembros del equipo de
proyecto. Es de tipo jerárquico. El organigrama se define en dentro de la
organización de COE.
Figura #3. Organigrama de la obra.
45
4.6.2 Rol de los involucrados
En el siguiente cuadro se describen el rol de los involucrados según el
organigrama. Estas responsabilidades y la autoridad que tengan los encargados
serán vitales para guiar el proyecto hasta su final y que sea exitoso. El cuadro se
obtiene según el rol definido por el coordinador de COE y los ingenieros
encargados de la construcción del inmueble.
Cuadro #8. Rol de los involucrados.
46
4.6.3 Responsabilidad de los involucrados
En la siguiente matriz se identifican las personas más interesadas del proyecto.
Están los encargados además, del cliente. Este cuadro lo define la dirección de
COE en conjunto con los encargados.
Cuadro #9. Responsabilidad de los involucrados.
47
4.6.4 Matriz de responsabilidades
En la siguiente matriz de responsabilidades se definen las personas responsables
que participan en las principales actividades del proyecto. La persona responsable
(R) y la participante (P) la definen los ingenieros a cargo del proyecto en conjunto
con el director de COE mediante experiencias previas y lecciones aprendidas.
Cuadro #10. Matriz de responsabilidades.
48
4.7 Análisis de los principales riesgos
Como se conoce, un riesgo es, una incertidumbre de algo que puede o no ocurrir.
En este proyecto y con la experiencia a lo largo de proyectos anteriores y las
lecciones aprendidas, se tratan de analizar todos los riesgos posibles y evitar que
sucedan. Por ejemplo el de los contratistas y proveedores los cuales son
contactados con suficiente tiempo para contar con sus servicios cuando así lo
necesitemos.
Se han determinado posibles riesgos los cuales pueden afectar de forma
significativa la buena evolución del proceso de construcción por lo cual también se
han determinado posibles acciones para mitigar su efecto.
Se ha desarrollado una estructura de desglose de riesgos, además, de una matriz
de riesgos en la cual se aclara cual sería su acción en caso de poner en peligro el
buen transcurrir del proyecto.
49
4.7.1 Estructura de desglose de riesgo (RBS):
El la figura #4 se detalla la estructura de desglose de riesgos. La misma se creó
con referencia del libro PMBOK en su tercera versión, utilizando el programa WBS
y con el análisis del encargado en seguridad laboral, el ingeniero a cargo y los
encargados de obra, desde un punto de vista administrativo, condiciones
naturales, accidentales y técnicos. Muestra las principales fuentes de riesgos.
Figura #4. Estructura de desglose de riesgo.
50
4.7.2 Análisis cualitativo
Se establece una escala de medición de los riesgos para así determinar si el
riesgo es alto, medio o bajo (categoría), al igual que la probabilidad de ocurrencia.
Además se determinó la medición del impacto: Critico (C), Serio (S), Moderado
(Mo), Menor (Me), y Despreciable (D). Para determinar el impacto, la categoría y
probabilidad de riesgo, se utilizó el juicio de expertos y lecciones aprendidas de los
ingenieros y técnicos además, de los encargados de obra de otros proyectos, que
con la experiencia priorizaron los riesgos que pueden generar atraso al proyecto.
Se presenta el cuadro #11 y cuadro #12 correspondiente a Matriz 1. Medición de
Impacto y Matriz 2. Categorización y probabilidad del riesgo respectivamente, con
su análisis.
Cuadro #11. Matriz 1. Medición de Impacto.
Matriz 1: Medición del ImpactoImpacto Definición de
Categoría
Critico (C)
Un evento, que si ocurre, causaría fallas en el proyecto (inhabilita el alcance de los requerimientos mínimos aceptables).
Serio (S)
Un evento, que si ocurre, causaría incrementos severos en el costo y el tiempo. Requerimientos secundarios pueden no ser alcanzados.
Moderado (Mo)
Un evento, que si ocurre, causaría incrementos moderados en el costo y el tiempo, pero los requerimientos importantes pueden aún lograrse.
Menor (Me)
Un evento, que si ocurre, causaría incrementos bajos en el costo y el tiempo. Los requerimientos pueden ser alcanzados.
Despreciable (D)Un evento, que si ocurre, no tendría efecto en el proyecto.
51
Cuadro #12. Matriz 2. Categorización y probabilidad del riesgo.
Matriz 2: Categorización y probabilidad del riesgo
D Me Mo S C
0-10% Bajo Bajo Bajo Medio Medio
11-40% Bajo Bajo Medio Medio Alto
41-60% Bajo Medio Medio Medio Alto
61-90% Medio Medio Medio Medio Alto
91-100% Medio Alto Alto Alto Alto
CA
TE
GO
RÍA
IMPACTO
Con el análisis efectuado en el desglose de riesgo (RBS) y con el juicio de
expertos de los técnicos e ingenieros de la construcción se identifican los
principales riesgos con su respectiva valoración.
En el cuadro #13. Cuadro de riesgos (Probabilidad e Impacto). Se describen los
principales riesgos, si proviene de una fuente interna o externa, y su valoración.
52
Cuadro #13. Cuadro de riesgos (Probabilidad e Impacto).
La casilla del impacto se analiza de la siguiente manera:
C: Critico
S: Severo
53
Mo: Moderado
Me: Menor
D: Despreciable
Como respuesta a los riesgos e igualmente analizado con los expertos además,
de lecciones aprendidas de proyectos anteriores, se da una respuesta a cada
riesgo identificado: Transferir, Aceptar, Mitigar y explotar, según lo descrito en el
capítulo de 3, son las opciones más indicadas.
Se identifica en el Cuadro #14. Cuadro de Riesgos 2, el disparador para proceder
a las acciones correctivas, el tipo de acción, y el detalle de las acciones que
debemos de tomar. Además, se identifica el responsable de la acción para el
riesgo.
54
Cuadro #14. Cuadro de riesgos 2.
55
4.8 Control del proyecto
Como control interno se utilizan distintas herramientas. Las mismas son llevadas
por los inspectores de campo y transmitidas a los encargados de obra y de las
distintas áreas para verificar el cumplimiento del Alcance y de los objetivos,
además, de cumplir con el cronograma y el presupuesto.
4.8.1 Hoja control de avance semanal
Esta hoja de control es de suma utilidad ya que, de acuerdo a cronograma se
analiza si se están cumpliendo o no los tiempos establecidos. Esta hoja la aplica el
encargado de campo con el ingeniero a cargo. También la lleva el inspector de
costos para cargar maquinaria, recurso humano, y los demás aspectos a las
diferentes cuentas presupuestarias del proyecto.
La hoja es un requerimiento solicitado por la oficina de coordinación de proyectos
de Construcción Obras Electromecánicas (COE) por lo que su detalle debe ser
preciso y ajustado a la realidad. La oficina de COE a menudo hace supervisiones
a las obras por lo que un detalle fuera de lugar deberá ir bien justificado.
Uso de la hoja de avance semanal:
- Cuenta con una casilla para el nombre del proyecto, y una para el nombre
del encargado.
- Cuenta con casillas para la descripción de las actividades de todo el
proyecto.
- Cuenta con tres casillas: una donde se especifica la cantidad de
actividades, cuántas han sido terminadas y cuántas quedan pendientes
- Cuenta con casillas separadas por semana donde se escribe la cantidad
terminada durante el período, y mediante una fórmula se reflejará en la
casilla el porcentaje de avance.
56
Cuadro #15. Informe semanal de actividades.
4.8.2 Hoja solicitud y control de cambios del proye cto
La hoja de solicitud y control de cambios es de suma importancia debido a que,
nos facilita la ruta para el cumplimiento del alcance y de los objetivos además, de
que analiza el impacto que produce realizar algún cambio a la línea de trabajo
tanto económicamente como en el cronograma.
Esta hoja de solicitud y control de cambios cuenta con una casilla donde se debe
describir el cambio propuesto incluyendo su alcance, cronograma, costo, calidad
contratos entre otras cosas además de su justificación para medir el impacto y
poder autorizar el cambio.
57
Cuadro #16. Control de solicitud y cambios del proyecto.
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD ORGANIZACIÓN PARA LA NORMALIZACIÓN
SOLICITUD Y CONTROL DE CAMBIOS Solicitud de Cambio No: Elaborado por:
Ing. Francisco Montero Jiménez
Aprobado por: COE
Rige a partir de:
CONTROL DE CAMBIOS Fecha de gestión del control de cambios
<dd/mm/aaaa>
INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO Nombre del proyecto COMPLEJO NARANJO
Número de Cambio: <Numero de cambio durante el proyecto>
Nombre del Patrocinador: UEN SERVICIO AL CLIENTE Solicitante: Nombre y Apellidos Rol en el Proyecto: ROL
CAMBIO PROPUESTO Descripción del cambio: <Breve descripción del propósito del cambio propuesto solicitado: alcance, cronograma, costos, calidad, contratos> Justificación del Cambio: <Indicar aquello que no se previo o justifica la causa del cambio: cambios al alcance futuros, ocurridos, reales>
REGISTRO DE IMPACTO COMPROMISOS ESTABLECIDOS
Impacto Técnico: <Breve descripción>
Impacto en Rendimiento: <Breve descripción>
Impacto en Presupuesto: <Breve descripción>
Impacto en Recursos: <Breve descripción>
Impacto en Cronograma: <Breve descripción>
Impacto en otros Proyectos: <Breve descripción>
RESOLUCIÓN Marque con una “X”
Aceptado Rechazado Aceptado con condiciones (pendiente) Razones: <Indicar cual fue la razon por la cual se Acepto, Replantea o queda pendiente el cambio propuesto>
RESPONSABLE DE IMPLEMENTAR Encargado <Nombre y firma>
Fecha <dd/mm/aaaa>
AUTORIZACIÓN PARA REALIZAR EL CAMBIO Autoriza <Nombre y firma>
Fecha <Vd/Mm/a.C.>
58
4.8.3 Hoja control de la calidad de las adjudicacio nes
En el proceso de compra de los materiales y herramientas para determinada obra
se realiza un cartel de contratación directa donde se especifica cada bien (Cuadro
#17. Cuadro Oferta Económica) y en otro cuadro las especificaciones técnicas
(Cuadro #18. Cuadro especificaciones técnicas).
Para el control de las adjudicaciones se utiliza el Cuadro #19. Cuadro
comparativo, donde según el cartel de la compra y sus especificaciones así se
analiza cada oferente. Si cumplen con la calidad y el aspecto técnico solicitado se
analiza la oferta desde el punto de vista económico y así se adjudica al mejor
oferente.
Estos cuadros son suministrados por el departamento de proveeduría del Grupo
ICE como un formato a nivel institucional. El análisis técnico lo realiza el
encargado del contrato con la colaboración de su asistente.
59
4.8.3.1 Cuadro oferta económica
En este cuadro se deben de identificar todos los materiales, herramientas y
cualquier tipo de bien que deba ser adquirido mediante compra directa. Su precio
se establece de acuerdo a las ofertas en el mercado y la codificaciones son
internas de la institución.
Cuadro #17. Oferta económica.
SI NO
1 2 c/u 851511-09106 soldadora electrica 300AMP X 1000000 247 0
2 3 c/u 392690-14142 mascara de soldar X 120000 247 0
3 2 c/u 846729-03549 Esmeril electrico 9" X 200000 247 0
4 4 c/u 901780-00504 cintas metricas de 8m X 28000 247 0
5 2 c/u 901720-02892 escuadras universal 609,6 mm X 30000 163 0
6 2 c/u 901720-02732 Escuadra 203.2 mm (FALSA) X 10000 163 0
7 3 c/u 846721-01976 Taladro 9,53 mm (3/8") X 150000 247 0
(---------------UL--------------) 0.000.00
0% 0.000.00
0% 0.000.000.00
Precio Total Oferta en letras:
Precio menos descuento:Impuesto ventas:
OFERTA ECONOMICA
CONTRATACION DIRECTA No. 2 009 CD- ____-PROVConsecutivo Dependencia: 4106-XXXX-2009
Material químicoArtículo
No.Cantidad Unidad Código ICE
Precio Total Ofrecido
Firma del Oferente o su representante__________________(Debe estar inscrito en el Registro de Proveedores)
Fecha: _____________
Descripción bien, servicio u obraPrecio
estimado ICE
Ob. Gasto ICE
Precio Unitario ofrecio
Otros impuestos:Precio Total Oferta:
Precio totalDescuento:
60
4.8.3.2 Cuadro especificaciones técnicas
De acuerdo a los bienes descritos en el cuadro#17, se describen de manera
técnica para que el proveedor identifique las necesidades que se soliciten y así
suministre su oferta para ser analizada.
Cuadro #18. Especificaciones y requisitos técnicos.
61
4.8.3.3 Cuadro comparativo
En el cuadro comparativo se analizan las ofertas suministradas por el proveedor,
se analiza, desde un punto de vista técnico y a nivel de precio. El administrador
del contrato es la persona que adjudica.
Cuadro #19. Cuadro comparativo.
62
4.8.3.4 Hoja control de adquisiciones
En la siguiente hoja se describe la manera para controlar las adquisiciones
realizadas a lo largo del proyecto. Con esto se pretende evitar pagos extras o
multas que puedan originarse por facturas extraviadas o por falta de cancelar.
Esta hoja nos va a servir para todo el plan de adquisiciones por área del proyecto.
El número de contratación directa al igual que el número de orden de compra lo
proporcionará la proveeduría.
Esta hoja ha sido creada por los ingenieros encargados de contratos como una
manera de controlar sus pagos y el ingreso de material para cada obra.
Cuadro #20. Control de las adquisiciones.
63
4.9 DISEÑO, PRESUPUESTO Y CRONOGRAMA
El proceso que corresponde al diseño, presupuesto y cronograma es muchas
veces una limitante pues se presupuesta y cronograma con diseños que no
corresponden a la obra. El proceso se describe a continuación:
4.9.1 Envío de diseño
Por parte del cliente se envía un diseño el cual no todas las veces es el final. Se
entrega a cada área para que proceda a realizar la estimación de los costos y del
tiempo aproximado para la realización del proyecto.
4.9.2 Presupuesto
Las respectivas áreas analizan el diseño enviado por parte del cliente y se
concentran en la realización del presupuesto y del cronograma, con los planos
recibidos. Se aclara en su momento que, el presupuesto no puede ser el final
debido a que los diseños tampoco son los finales. En nuestro caso, el diseño
enviado no se modificó en nada con los diseños finales constructivamente.
En el presupuesto se deben de incluir materiales, personal fijo y ocasional,
maquinaria, viáticos, horas extras, cargas sociales, uniformes, implementos de
seguridad
Por motivos de restricción de la institución no se desglosará ni se dará el monto
final de la obra.
64
4.9.3 Plan de adquisiciones
Una vez entregado los diseños finales, se ha determinado la lista de materiales de
cada área con lo que se determina el plan de adquisiciones 2009-2010. De
acuerdo a lo establecido por la ley de 0 a 1 millón de colones puede ser adquirido
por fondo de trabajo, de 1 millón y hasta 42 millones de colones se debe de
adquirir por contratación Directa, y de más de este monto por licitación abreviada.
Las adquisiciones del proyecto deben de hacerse por medio de contratación
directa, exceptuando los consumibles tales como oxigeno, acetileno, combustibles.
Los montos se determinan una vez realizado el presupuesto y determinados los
materiales que se requieren para la construcción a precios que ofrece el mercado,
así se procede a solicitar el consecutivo a la proveeduría con su respectivo monto
en colones, como se puede ver en el cuadro #21. Contrataciones directas.
65
Cuadro #21. Contrataciones directas.
Consecutivo Corresponde a Obra Monto
4106-2215-2009 Pinturas. EDIFICIO NARANJO ₡3,864,000.00
4106-2216-2009 Herramientas. EDIFICIO NARANJO ₡15,380,000.00 4106-2217-2009 Materiales varios para trabajos mecánicos. EDIFICIO NARANJO ₡33,836,000.00 4106-2218-2009 Agregados. EDIFICIO NARANJO ₡4,673,000.00 4106-2219-2009 Bloques de concreto modular. EDIFICIO NARANJO ₡23,550,000.00 4106-2220-2009 Cemento gris. EDIFICIO NARANJO ₡3,000,000.00 4106-2221-2009 Cerámica, azulejo, pega cerámica. EDIFICIO NARANJO ₡6,952,000.00 4106-2222-2009 Suministro e instalación de Cielo Suspendido. EDIFICIO NARANJO ₡9,246,000.00 4106-2223-2009 Concreto premezclado 175 kg /m2. EDIFICIO NARANJO ₡6,912,000.00 4106-2224-2009 Inodoros, lava-manos, mingitorios. EDIFICIO NARANJO ₡1,170,000.00 4106-2225-2009 Madera semidura y Plywood. EDIFICIO NARANJO ₡7,710,000.00
4106-2226-2009 Sistema de paredes y puertas interna en melanina.
EDIFICIO NARANJO ₡14,660,000.00
4106-2227-2009 Pintura y Revestimiento. EDIFICIO NARANJO ₡2,200,000.00
4106-2228-2009 Suministro e instalación de Ventanearía en aluminio.
EDIFICIO NARANJO ₡3,355,000.00
4106-2229-2009 Varilla corrugada, Lamina de zinc, malla electro soldada. EDIFICIO NARANJO
₡3,625,000.00 4106-2230-2009 Luminarias EDIFICIO NARANJO ₡6,387,000.00 4106-2231-2009 Cableado estructurado EDIFICIO NARANJO ₡10,766,000.00 4106-2232-2009 Sistema de Alarmas EDIFICIO NARANJO ₡21,949,000.00 4106-2233-2009 Sistema puesta a Tierra EDIFICIO NARANJO ₡7,637,000.00 4106-2234-2009 Centros de Carga EDIFICIO NARANJO ₡2,803,000.00 4106-2235-2009 Cable eléctrico EDIFICIO NARANJO ₡44,977,000.00 4106-2236-2009 Accesorios Eléctricos EDIFICIO NARANJO ₡7,599,000.00 4106-2237-2009 Materiales varios para trabajos eléctricos. EDIFICIO NARANJO ₡1,401,000.00 4106-2238-2009 Equipo de potencia EDIFICIO NARANJO ₡7,476,000.00
66
4.9.4 Cronograma de obra / Tiempo
Cronograma de actividades: Dentro de la gestión de proyectos, un cronograma
consiste en la definición del tiempo que se asignará para el cumplimiento de las
actividades y logros de las metas.
A continuación se describe el diagrama de Gantt de la construcción del inmueble
con su secuencia-miento el cual es el oficial y debe de controlarse con todas las
herramientas para cumplir con nuestro objetivo principal.
67
DIAGRAMA DE GANTT PROYECTO NARANJO
68
69
Figura #5. Diagrama de Gantt
4.10 PROCESO DE CONSTRUCCION
Cada área cuenta con un responsable a cargo. Será un ingeniero el cual cuenta
con soporte de un asistente para la supervisión. En el proceso de construcción se
describe para cada área sus actividades y responsabilidades.
Obra Civil
El encargado junto con su asistente indica cual será el encargado de la obra en
sitio y el cual debe de velar por el buen transcurrir de la obra.
El área civil determinó un conjunto de actividades las cuales se encuentran en el
diagrama de Gantt de la obra.
Algunos ejemplos son:
Trazado, cimentación, Paredes de bloques, Muro seco, columnas y pilares,
Instalación agua potable y sanitaria, losa contra-piso, repellos, revestimiento, piso
cerámico, enchapes, pintura, rodapié, montaje de puertas, cielo raso, montaje
piezas sanitarias, aceras, ventanería, entre otros.
70
Obra Mecánica
Al igual que el área civil, el área mecánica se determina un encargado de obra que
será encargado del área en el sitio.
Algunas actividades identificadas del área son:
Cerchas, sujetadores, lima-hoyas, cubierta, aleros y precinta, malla perimetral,
aires acondicionados,
Obra Eléctrica
Algunas actividades eléctricas son:
Alambrado de previstas eléctricas, Malla de tierra, tuberías Conduit y previstas,
Cableado y montaje de tomacorrientes, lámparas y apagadores, instalación de
cableado estructurado, montaje de lámparas y apagadores.
Esta área también determinó su encargado en sitio, el cual, velará por el buen
desarrollo de todas las actividades de acuerdo con los tiempos establecidos.
71
5 CONCLUSIONES
Construcción Obras Electromecánicas (COE) es la encargada de la construcción
del inmueble. Para ello la UEN Servicio al cliente deberá entregar los diseños
finales para que COE realice el presupuesto y listado de materiales, además, de
definir alcances y hacer todas las reuniones necesarias para aclarar dudas y dar
recomendaciones de tipo constructivo.
El plan para el proceso de construcción del “Complejo Naranjo” será ejecutado en
6 áreas: Alcance, Tiempo, Costo, Recursos Humanos. Riesgos y Abastecimiento.
Para el control de las diferentes áreas se utilizaron herramientas tales como:
Microsoft Project, WBS Chart Pro, Chárter del proyecto, se definió el organigrama
de la obra, se definió la estructura detallada del proyecto (EDT), además, de otras
plantillas de control y análisis.
La contratación de personal se regula de acuerdo a las disposiciones generales
del GRUPO ICE, el código de trabajo y la disponibilidad de personal capacitado
para las actividades del proyecto.
El proyecto tiene una duración de 11 meses, con fecha de inicio el 2 de noviembre
de 2009 y fecha de fin 31 de agosto de 2010.
Se definieron los roles y responsabilidades de cada involucrado de acuerdo a su
posición en el organigrama de obra. Para ello, se determinó la matriz “rol de
responsabilidades”.
Se definieron todos los involucrados del proyecto. Para ello se generó la matriz
“identificación de involucrados”.
72
Se definieron qué puntos de participación o responsabilidad tienen los
involucrados de la obra. Para ello se generó la matriz “asignación de
responsabilidades”.
Se analizaron los principales riesgos del proyecto y que podían impactar de
manera positiva o negativa el buen transcurrir. Para ello se analizaron las
principales fuentes de riesgo. Además, se generó la “matriz de riesgos” con su
probabilidad e impacto.
Se definió como parte del control del proyecto la “hoja de avance semanal” la cual
lleva el porcentaje de avance.
Como control de cambios se creó la “hoja de solicitud y control de cambios” del
proyecto.
Como control de las compras directas o solicitud de suministro se estructuró la
“hoja control de las adquisiciones”.
Las adquisiciones del proyecto (materiales y equipo) se realizan por
contrataciones directas, exceptuando consumibles como oxígeno, acetilenos y
combustibles.
73
6 RECOMENDACIONES
Se recomienda estandarizar los procedimientos de administración de proyectos
para edificaciones ya que actualmente COE administra por experiencia e intuición.
No hay mediciones para determinar el éxito o fracaso de un proyecto.
Se recomienda aplicar las lecciones aprendidas de proyectos anteriores y
compartirlas en un archivo único debido a que no se realiza en la actualidad.
Por su aceptación y al ser estándar a nivel internacional se recomienda seguir los
procedimientos expuestos por el Project Management Institute.
Se recomienda la utilización de la hoja de avance semanal en todos los proyectos
ya que mantiene una comunicación constante entre Director-Ingeniero encargado-
Encargado de campo, sobre el avance real del proyecto y los atrasos que esta
sufriendo.
Se recomienda el apoyo de parte de la coordinación de COE y de los directores
para que en futuros proyectos se pueda implementar la normalización de la
administración de proyectos.
74
7 BIBLIOGRAFIA
Chamoun Nicolás, Yamal, Administración profesional de Proyectos LA GUIA,
México D.F.: McGraw-Hill Interamericana, 2002.
GRUPO ICE. Datos relevantes sector electricidad. Extraído el 12 de octubre de
2009, de
http://www.grupoice.com/esp/ele/planinf/docum/datosgenerales_ele_dic2007.pdf
GRUPO ICE 2009. Dirección de Mercadeo Corporativo y Relaciones Públicas.
POR UNA MEJOR CALIDAD DE VIDA. Extraído el 12 de junio de 2009, de
http://www.grupoice.com/esp/cencon/pdf/mejor_calidad_vida.pdf
GRUPO ICE 2009. Historia. Extraído el 12 de junio de 2009, de
http://www.grupoice.com/esp/qsomos/infobase/historia.htm
GRUPO ICE. Perfil Corporativo. Extraído el 13 de junio de 2009, de
http://www.grupoice.com/esp/qsomos/index_perfil.html
GRUPO ICE 2009. Proceso de Gestión del Recurso de la Información. Extraído el
12 de noviembre de 2009, de
http://www.grupoice.com/esp/temas/noticias/prensa_ice/doc/not_med_com/nov_08
/ICE_recibe_oxigeno_para_sector_electrico.pdf
GRUPO ICE. Sala de Prensa. Extraído el 12 de octubre de 2009, de
http://www.grupoice.com/esp/temas/noticias/prensa_ice/saladeprensa/com_pren/n
ot_30_04_09.html
Hispa-Network Publicidad y Servicios, S.L. Extraído el 14 de Setiembre de 2009,
de http://arte-y-arquitectura.glosario.net
75
Project Management Institute, Inc.; s. author. Guía de los Fundamentos de la
Dirección de Proyectos. Newton Square, Pennsylvania, 2004, Tercera Edición, s.
76
8 ANEXOS
Anexo 1: ACTA DEL PROYECTO
ACTA DEL PROYECTO
Fecha Nombre de Proyecto
19/06/09
PLAN DE PROYECTO PARA LA CONSTRUCCION DE UN COMPLEJO DE OFICINAS EN EL CANTON DE NARANJO, ALAJUELA
Areas de conocimiento / procesos:
Area de aplicación (Sector / Actividad):
Alcance, tiempo, costo, riesgos, Recurso humano, inicio y planificación
Contrucción, área mecánica
Fecha de inicio del proyecto Fecha tentativa de finalización del proyecto
Junio 2009
Noviembre 2009
Objetivos del proyecto (general y específicos)
Objetivo General: Plan de proyecto para construir y disponer de un edificio que cumpla con todas las necesidades
del área mecánica y cumplir con todas las normas para discapacitados y de seguridad laboral.
Objetivos Específicos:
1. Planificar la gestión de alcance, tiempo, costo del complejo de oficinas en el canton de Naranjo, Alajuela, para identificar todas las actividades su secuenciamiento y presupuesto necesarios para la contruccion.
2. Elaborar un plan de gestión de riesgos del proyecto constructivo para proponer acciones de mitigacion en toda actividad correspondiente al área mecánica.
3. Identificar todas las normas regulatorias que rigen la contrucción desde el punto de vista mecanico del inmueble para establecer los roles y responsabilidades administrativas para su control y seguimiento.
4. Identificar y proponer los mejores parametros para evaluar las mejores ofertas de materiales y equipo desde el punto de vista mecanico para cumplir con la calidad que exige el cliente.
77
Justificación o propósito del proyecto (Aporte y resultados esperados)
Actualmente este departamento se encuentra localizado en la subestación de Naranjo. En los proximos años y debido a la expansión de las líneas de transmisión por el aumento de consumo de energía a nivel nacional, en el mismo punto donde se ubica el inmueble se dispondrá una torre que llevará la lina Peñas Blancas- Naranjo. El ICE al contar con un lote en el mismo cantón, y despues de varios trámites dispuso de éste para la construcción de lo que se conocerá como Complejo Naranjo. Permitirá al personal contar con un edificio apropiado para la cantidad de personas que actualmente laboran en el sitio sin olvidar de lado la responsabilidad social que debe de tener. Se espera un edificio de alta calidad, finos acabados, amplio y de un alto nivel tecnologico.
78
Descripción del producto o servicio que generará el proyecto – Entregables finales del proyecto
Nuestro producto sera la identificación de todos los requerimientos fundamentales en alcance, tiempo y costo que fundamentarán la contrucción de un complejo amplio y de alta tecnología, desde el punto de vista de la ingeniería mecánica. Este inmueble sera fino en acabados civiles, mecánicos y eléctricos según lo solitado y plasmado en diseños por parte del cliente. Contará con:
- Aires acondicionados - Oficnas - Aceras - Malla tierra - Tablero de control - Cerchas metalicas - Cielos suspendidos - Acabados de pintura de acuerdo a las normas ICE
A continuación se describe cada entregable por objetivo:
1. Planificar la gestión de alcance, tiempo, costo del complejo de oficinas en el cantón de Naranjo, Alajuela, para identificar todas las actividades su secuencia-miento y presupuesto necesarios para la construcción: Según el área mecánica se deben de definir el alcance, la duración de todas las actividades para concluir el inmueble además de su costo. Se deben de realizar reuniones de forma para concretar que es lo que realmente quiere el cliente.
2. Elaborar un plan de gestión de riesgos del proyecto constructivo para proponer acciones de mitigación en toda actividad correspondiente al área mecánica: nos enfocaremos en todas las actividades que conforman el área mecánica de un edificio: estructuras de acero, sistema de bombeo de agua potable, montaje de estructuras, aires acondicionados, hojalatería, tapas de ductos, parrillas, entre otras cosas, identificando para cada actividad riesgos que afecten el buen desarrollo constructivo y proponer acciones que minimicen o aplaquen en su totalidad el riesgo.
3. Identificar todas las normas regulatorias que rigen la construcción desde el punto de vista mecánico del inmueble para establecer los roles y responsabilidades administrativas para su control y seguimiento: El diseño que se realizó debe de cumplir con todos los lineamientos en seguridad y ley social, por lo que se debe de respetar al 100% cada detalle.
4. Identificar y proponer los mejores parámetros para evaluar las mejores ofertas de materiales y equipo desde el punto de vista mecánico para cumplir con la calidad que exige el cliente: De acuerdo a la administración de contratos por contratación directa se debe de hacer un análisis para determinar cual es el mejor proveedor para determinada actividad. Debemos ajustarnos a los lineamientos de la proveeduría general de servicios en cuanto a la adjudicación.
Todos los trabajos son coordinados por ingenieros responsables en sus áreas con técnicos de alto nivel.
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Supuestos
Se contará con el tiempo y permisos suficientes por parte de la empresa para desarrollar el trabajo de seminario de graduación.
Restricciones
Este proyecto de graduación tiene la restricción que solo realizará el plan para construcción y disposición del inmueble, no así los procesos consiguientes. Se realizaran todas las recomendaciones y conclusiones necesarias para que los procesos que quedan por fuera del objetivo puedan llevarse de la mejor manera.
Información histórica relevante
Construcción Obras electromecánicas (COE) es un departamento que se dedica a la contrucción de subestaciones como su fuerte sin dejar de lado proyectos de transmisión, distribución, generación, obras civiles y afines. Se toma en cuenta la experiencia que tiene la oficina en procesos constructivos que involucran edificaciones para la contruccion de este inmueble.
Identificación de grupos de interés (Stakeholders) Cliente(s) directo(s): UEN Servicio al cliente / Energía Cliente(s) indirecto(s): DABI Supervisor mecánico: Francisco Montero Jiménez Departamento a cargo: COE Construcción Obras Electromecánicas
Aprobado por:
Lic. Manual Alvarez Cervantes, MAP _____________________ NOMBRE FIRMA
Desarrollado por:
Ing. Francisco Montero Jiménez _____________________ NOMBRE FIRMA
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ANEXO 2. EDT DE PFG
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Anexo 3: CRONOGRAMA DE PFG
