1

República Bolivariana de Venezuela

Universidad Nacional Experimental

de los Llanos Centrales

“Rómulo Gallegos”

San Juan de los Morros – Edo. – Guárico

Área de Ingeniería en Sistemas

Escuela de Informática

ELABORACIÓN DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO PARA EL

CONTROL DE CITAS Y EXPEDICÍÓN DE EXÁMENES MÉDICOS EN LOS

DEPARTAMENTOS DE LABORATORIO, BACTERIOLOGÍA Y

CITOLOGÍA DEL CENTRO MÉDICO IPAS-ME UBICADO EN

SAN JUAN DE LOS MORROS ESTADO GUÁRICO (Proyecto de Investigación presentado en el curso de Proyecto de Grado I)

Junio, 2011

Autores: González, Ramón

Trujillo, Yessenia

Prof.: Elian Carrillo

Sección 2

i

ÍNDICE

ii

LISTA DE TABLAS

iii

INTRODUCCIÓN

El crecimiento de la población ha obligado a los Centro Clínicos,

Hospitalarios y Ambulatorios a desarrollarse y prestar mejores servicios ya que cada

día es mayor el número de personas que acuden a estos centros en busca de mejorar

su salud y calidad de vida. Esto trajo consigo el aumento de la cantidad de

información que estos deben ejecutar con respecto a los procesos administrativos de

estas organizaciones, así como también toda la información acerca de los pacientes.

Hay que tener en cuenta que la administración de una empresa es punto clave para el

éxito de dicho centro y que las personas que allí laboren tienen que hacerlo de forma

organizada y sinérgica.

Se considera que la información es un recurso que se encuentra al mismo

nivel que los recursos financieros, materiales y humanos, y todos ellos forman parte

esencial de la gestión empresarial; es por ello que su adecuado tratamiento y

manipulación influye en la calidad y eficacia a la cual está destinado dicho recurso.

En las áreas médicas unos de los aspectos más relevantes, es el papel que

juega la tecnología, en el desenvolvimiento de tareas importantes, como su

contribución para la realización de intervenciones quirúrgicas con la ayuda de

aparatos electrónicos entre los cuales se destacan por ejemplo: el rayo láser y las

cámaras microscópicas, pero el ordenador como si, usualmente no figura como

herramienta importante para el control de ciertos procesos dentro de sus actividades,

como el control efectivos de datos relacionados con pacientes, controles

administrativos, soporte informativo, entre otros.

Es pertinente analizar los factores que conllevan la aplicación de herramientas

tecnológicas, para su desarrollo, funcionamiento y operación en los centros de salud,

de forma que se puedan mejorar las actividades llevadas a cabo, haciéndolas efectivas

y rápidas, elevando la calidad del servicio, al mismo tiempo que se actúa en

consonancia con la realidad actual.

1

CONTEXTO DE PROBLEMATIZACIÓN

Planteamiento del Problema

El Instituto de Previsión Asistencial Social del Personal del Ministerio de

Educación (IPAS-ME), ubicado en San Juan de los Morros, estado Guárico, es un

centro médico de atención al personal que laboran dentro del Ministerio de

Educación, como también para la comunidad en general, considerada unidad de

servicio tipo II, atiende una porción de 55.000 a 99.000 personas por año, prestando

servicios de atención médica en distintas especialidades, así como también

realización de estudios médicos o de laboratorio.

Esta institución cuenta con diferentes departamentos que le permiten al equipo

médico y así a los pacientes, recibir una atención integral, esto a través de las distintas

modalidades para referencia, comparaciones y demás, logrando un diagnóstico

preciso. Haciendo referencia al departamento de laboratorio general, el cual está

comprendido por tres (3) departamentos (Laboratorio, Citología y Bacteriología), es

uno de los núcleos o áreas más importantes y frecuentadas de la institución, ya que

este se encarga de la examinación de muestras microbiológicas, para el arrojo de

resultados que le permitirán al personal médico la manifestación de un correcto

diagnóstico y tratamiento de enfermedades.

El funcionamiento de esta unidad de laboratorio general, en el departamento

de laboratorio, comprende en los turnos mañana en un horario de 7:30 AM a 12:00

PM, y 1:00 PM a 6:00 PM para su correspondiente en la tarde, este horario de trabajo

está comprendido en los siguientes términos:

Extracción de muestras microbiológicas: Para este fin, se comprende un

horario matutino de 7:30 AM a 9:30 AM, y de 1:00 PM a 3:00 PM para el

vespertino.

2

Solicitud de Citas y Entrega de Exámenes: El personal administrativo inicia

su faena laboral en horarios duales, mañana 8:00 AM a 12:00 PM, tarde 1:00

PM a 6:00 PM.

Con respecto a la solicitud de citas, estos se encuentran sujetos a una cantidad

limitada de treinta (60) cupos por turno, es decir un total de ciento veinte (120)

vacantes por día, haciendo excepciones por casos clasificados como emergencia o

urgentes, que no requieren de la solicitud o disponibilidad de un cupo o día pautado.

Este departamento maneja la realización y expedición de los siguientes

estudios médicos:

3

Exámenes (Tipos) Manejo

Antígeno Prostático Total

Dengue Total

Heces Total

Orina Total

Toxoplasmosis Parcial (Miércoles)

Hematológica Total

Helicobacter Pylori Total

Prueba de Embarazo Sanguíneo Total

H.I.V Total

PT PTT Total

Serología Total

Hepatitis Total

Tipaje Total

Química Sanguínea Total

Hematología Total

Tabla 1. Tipos y Manejo de Exámenes

La forma de laborar en este departamento está estructurada de la siguiente

forma:

4

1. Petición de Citas: El paciente asiste al departamento y solicita una cita, esta se

formaliza a través de un cuaderno de control, en donde el administrativo

encargado procede a revisar las fechas posibles para la asignación, habiendo

tenido la aceptación del paciente del día asignado, este procede a la

sustracción de datos básicos como: Nombre, Apellido, Cédula, Edad y Tipo

de Examen, y finalmente la reafirmación de la previa.

2. Atención y sustracción de muestras: Los pacientes citados son atendidos por

orden de llegada, (así mismo lo clasificados de emergencia) para la toma de la

muestra y su posterior análisis por el equipo de bioanalistas.

3. Transcripción de Exámenes: Luego del estudio realizado a las muestras por el

personal bioanalítico, se procede al arrojo de resultados, el cual el personal

analista hace anotaciones manuales (haciendo salvedad ocasional en la

química sanguínea y la hematología) en formatos o boletas determinados por

la institución, para ser luego traspasados al personal administrativo encargado

de la transcripción oficial y final de los estudios, en formatos o boletas

aprobadas por la institución; luego de ser firmados y sellados por los

bioanalistas, estos son almacenados por orden alfabético en un acordeón o

carpeta alfabetizada.

4. Entrega de Exámenes: Esto va a depender del tipo de examen realizado, pero

generalmente los resultados se entregan al día hábil siguiente de la obtención

de la muestra, dentro del horario laborable por el personal administrativo;

todo esto respondiendo a la petición del paciente.

5

El funcionamiento del departamento de Bacteriología, está comprendido en un

horario diurno, que va desde las 8:00 AM a 12:00 PM, periodo durante el cual se

realizan operaciones de recepción de muestras microbiológicas, y entrega de

resultados; este departamento las solicitudes para estudios son pocas, por lo cual no

es necesario la solicitud de citas; vale destacar que el galeno especializado en esta

área es el encargado de la examinación, anotación y expedición de los resultados de

los estudios bacteriológicos realizados (Bacteria Presente, Bacteria Ausente y

Antibiograma).

Respecto al funcionamiento del departamento de Citología, este labora en un

horario vespertino que abarca desde la 2:00 PM hasta las 6:00 PM, periodo durante el

cual se realizan operaciones de recepción de muestras microbiológicas, y entrada de

resultados; este departamento no es de alta frecuencia, por lo cual no es necesario la

solicitud de citas. Vale destacar que el galeno especializado en esta área es el

encargado de la examinación, anotación y expedición de los resultados de los estudios

citológicos realizados.

Como un requisito establecido para todos los departamentos pertenecientes al

núcleo de Laboratorio General, de forma mensual y por turnos, se hace entrega de

estadísticas, este documento refleja en cuantías la relación de exámenes-extracciones-

pacientes dados dentro de un periodo mensual, el cual se pautan los días 25 de cada

mes para su entrega.

La densidad de las informaciones y datos, así como también la complejidad de las

operaciones ejecutadas, resulta en una serie de inconvenientes que afectan

directamente el rendimiento del personal, y proporcionalmente, el núcleo de

Laboratorio General, lo que lleva a la indagación de aspectos como las metodologías

usadas para la ejecución de las actividades que esta unidad realiza.

6

Demarcado por el tradicionalismo y el costumbrismo, la modalidad manual

empleada para manejo y ejecución de las distintas actividades, resulta en una gran

desventaja, puesto a que el humano tiende a la deficiencia de sus aptitudes laborales,

esto a casusa de distintos factores, como: cantidad de trabajo, periodos de

cumplimiento, presión en la celeridad de la ejecución de actividades, entre otras, que

generan resultados indeseados, incumpliendo con los objetivos establecidos.

La unidad de laboratorio general no es indiferente a los problemas planteados

anteriormente, basados en el funcionamiento del mismo, los inconvenientes y

consecuencias radican en los siguientes aspectos:

Control de Citas

El uso de cuadernos o libros de control no resulta beneficioso ni cómodo al

personal, ya sea por errores en la escritura y equivocación en la numeración de

pacientes, da cabida a la dudosa integridad de los datos, así mismo no se puede

realizar consultas rápidas y específicas necesarias a la hora de la realización de las

estadísticas, generando una manipulación mediocre de los datos, el rebaso de los

cupos autorizados por turno y por día, y el no aprovechamiento de los datos para

realizar operaciones adicionales.

Transcripción de Resultados

El proceso dual de transcripción de los resultados obtenidos de los estudios

médicos (transcripción bioanalista y administrativa) residen en un problema para el

departamento, puesto que la cantidad de boletas usadas (una (1) por estudio) es

numerosa, generando un agotamiento rápido de estas y a su vez ocasionando un gasto

económico elevado, además del desgaste de los empleados, derivado en

equivocaciones, que engrandecen aún más el problema.

7

Expedición y entrega de resultados

Por la cantidad de boletas que el administrativo tiene que manejar para la

transcripción oficial de los resultados, tiende a ser un contratiempo y factor generador

de inconvenientes dentro del departamento, puesto que conlleva a la confusión de los

resultados, la asociación análisis-paciente, así como la alfabetización y por su puesto

pérdidas; en caso de que se generara la última, el paciente tendría que realizar de

nuevo el proceso, puesto que no existe respaldo de los resultados. Todo esto lleva a

que el departamento no cumpla con las expectativas concebidas por toda

organización, que es la eficacia en la atención al cliente.

Boletas de Resultados

Las planillas o boletas usadas para la expedición de los resultados están basados

en modelos antiguos que ya en muchos casos son obsoletos, impidiendo al personal

encargado de la revisión de las muestras expresar los resultados de manera correcta y

rápida, no permitiendo la estandarización de los modelos expedidos, para usos

externos al centro de salud, además que por descontinuación, estos modelos de

boletas ya no se encuentran en el mercado, dificultando así su obtención.

Manejo de Estadísticas

El resumen de cuantías en relación entre pacientes, muestras y exámenes,

resulta en una labor tediosa y engorrosa, ya que se realiza de forma manual a través

del control llevado por los cuadernos o libros manejados por el personal de cada

departamento (Laboratorio, citología y bacteriología), arrojando resultados de dudosa

credibilidad. Vale destacar que la expresión de los resultados arrojados por estas

estadísticas, funcionan a su vez como herramienta de inventario, es decir, los

instrumentos utilizados como jeringas, soluciones, bases, entre otros útiles, son

estandarizados y ordenados en un aparatado de este documento, el cual es remitido a

la sede central del IPAS-ME, ubicado en Caracas, de allí parte la importancia en la

correcta expresión y credibilidad de los datos en este documento.

8

Es pertinente en este caso la aplicación de un sistema automatizado para el

control y expedición de exámenes o estudios médicos, en el núcleo de laboratorio,

conformado por los departamentos de Laboratorio General, Bacteriología y Citología

del centro de salud IPAS-ME, puesto que el desarrollo y aplicación del mismo

permitiría a este núcleo hacer efectivas sus operaciones y procesos generales, así

como también se presentaría la sistematización como un elemento innovador para

este centro y así mismo impulsando a otras áreas a la aplicación de herramientas

tecnológicas para el mejoramiento de procesos.

Es importante averiguar el porqué, actualmente son pocos los Centro Clínicos,

Hospitalarios y Ambulatorios, en especial el IPAS-ME, que no han implantado

Sistemas de Información que faciliten el manejo de datos utilizando herramientas

informáticas que hagan el proceso más fácil, factible y practico.

En base a las razones expuestas podemos gestionar las siguientes

interrogantes:

¿Por medio de la aplicación de un sistema automatizado de control y

expedición de exámenes médicos se podría mejorar los procesos llevados a cabo

dentro del Instituto IPAS-ME?

¿Será provechoso el uso de nuevas tecnologías o sistemas automatizados

dentro del centro de salud?

¿La capacidad adaptativa del personal con respecto al manejo de sistemas

automatizados afectará el funcionamiento ventajoso de la herramienta planteada?

9

Objetivos

Objetivo General

Diseñar un sistema automatizado para el control de citas y expedición de

exámenes de los departamentos de laboratorio, bacteriología y citología del centro

médico IPAS-ME ubicado en San Juan de los Morros estado Guárico

Objetivos Específicos

Determinar la Situación actual de los procesos de Control y Expedición de los

exámenes por paciente del instituto IPAS-ME.

Diagnosticar las necesidades y requerimientos para desarrollar un sistema

acorde a las demandas de la institución.

Elaborar un programa con una interfaz gráfica que sea de fácil manejo a los

entes administrativos de la institución.

Capacitar al personal de la institución para su adaptabilidad al manejo del

sistema propuesto.

Ejecutar pruebas para la evaluación del sistema a nivel de funcionamiento y

gráfico a través de la puesta en marcha en la institución.

● Implementar el nuevo Sistema de Información para que se ejecute ambiente

real de forma definitiva.

10

Justificación

En el área de la Salud, el manejo de grandes cantidades de datos e

información no es solo necesario sino evidentemente obligatorio, debido a que toda

persona en algún momento de su vida ha necesitado de los servicios que prestan los

centros de salud.

Toda aquella persona que tiene en su cargo una institución dedicada a velar

por la integridad de la salud del hombre, podrá contar con esta nueva propuesta para

hacer frente a los retos de hoy día, y estos fundamentalmente se basan en realizar los

procesos con rapidez, organización y mantener la competitividad, para ser una

organización prestigiosa y de calidad.

El lograr un control eficiente en los procesos de atención al cliente, así como

la propia administración, citas y expedición de exámenes por paciente del centro de

salud por medio de la automatización y el uso creativo de la tecnología, es una buena

opción y a la vez incrementa y aporta grandes beneficios como la agilización en la

atención de pacientes, disminución de gastos en recursos materiales como papel, así

como también ser más amigables con el medio ambiente.

Es necesario capacitar a los estudiantes y profesional en el ámbito informático,

para que estos sean capaces de cubrir las expectativas y ambiciones de los

empresarios y dueños de determinadas organizaciones (en este caso El IPAS-ME) y

desarrollar un Sistema automatizado el cual optimice algunos procesos y le de

beneficios a los usuarios para que dicho sistema cumpla con los objetivos requeridos.

Es indudable que este centro de salud, necesita un mecanismo que permita

controlar los procesos de manera efectiva. Por esta razón el Sistema de Información

propuesto permitirá almacenar y mantener disponible toda la información necesaria al

(los) encargado(s) del manejo del Sistema, las veces que sea necesarios y en

cualquier momento (dicha información sea de pacientes e información interna).

Con esta propuesta se pretende también agilizar los procesos y que toda la

información este siempre segura, lo que se traduce a ahorro de tiempo, dinero y este

ayudara a disminuir los errores y pérdidas que se puedan generar.

11

Por todas estas razones se justifica la elaboración de un Sistema Automatizado

para el control de citas y expedición de estudios médicos, dada su importancia en el

ámbito de la salud, desarrollando así una herramienta que mejore la calidad de los

procesos mediante la posibilidad de contar con información veraz y oportuna para la

toma de decisiones en un momento dado.

12

ENFOQUE INTERPRETATIVO

Plataforma Tecnológica Pertinente para el Desarrollo de la Investigación

Para fines del diseño y creación de la herramienta tecnológica destinada al

mejoramiento de los procesos en el núcleo de Laboratorio General del IPAS-ME, se

decidió usar el complemento de estructuración web HTML conjuntamente con el

lenguaje de programación PHP; vale destacar que la herramienta a crear, se basará en

un modelo web, es decir un portal, por el cual se manejarán las operaciones

destinadas al control de citas, carga y expedición de exámenes, bajo un ambiente de

ejecución local, es decir, no tendrá acceso a la red.

Se considera pertinente la aplicación de este tipo de herramienta porque para

su ejecución no es necesario que los computadores cuenten con grandes

especificaciones hardware ni software, haciendo que el uso de esta se pueda trasladar

cualquier computador sin importar su rendimiento; además de ser compatible con

todos los exploradores de red, lo cual no limita el funcionamiento óptimo de la

herramienta.

Con respecto a la manipulación y almacenamiento de datos, se destinará el

complemento MYSQL, este permite una fácil, eficaz y eficiente manipulación de los

datos, en procesos de almacenamiento y de extracción en operaciones de consultas y

ediciones, además de su adaptabilidad a las gestiones de instituciones, en donde se

manejan grandes cantidades de datos, aunado a esto, su compatibilidad con los

distintos lenguajes hace que esta herramienta sea la más indicada para complementar

al sistema a crear.

13

Para efectos de la compenetración entre el sistema y el gestor de base de

datos, se destina la herramienta para ejecución de archivos de manera local,

WampServer, este va a gestionar las solicitudes referentes al llamado a la base de

datos que el sistema requiera en un momento dado; se considera pertinente su

utilización debido a su característica de licencia libre, que facilita su obtención y

utilización bajo ambientes rígidos, además de su propiedad en el aseguramiento y

resguardo de las bases de datos.

De acuerdo a la tecnología necesaria para la implementación del Sistema de

control y expedición de estudios médicos, para el núcleo de laboratorio general del

IPAS-ME, se evaluó bajo dos enfoques: Hardware y Software.

Hardware:

En cuanto a Hardware, el equipo en donde se va a implementar el sistema

propuesto, debe cubrir con los siguientes requisitos mínimos:

Procesador Pentium 1.2 Ghz

Tarjeta Madre

512 de Memoria RAM

Disco duro de 60 GB

Monitor SVGA

Teclado

Ratón (Mouse)

Puerto USB 2.0

De acuerdo con las características de Hardware necesarias para el desarrollo e

implementación del sistema, la institución cuenta con dos (2) equipos informáticos u

ordenadores en buen estado, que cumple con los requisitos mínimos; cuenta con un

procesador de 1.2 Ghz, 512 de memoria RAM, disco duro de 80 GB, unidad de CD-

ROM, 4 puertos USB 2.0, monitor LCD, teclado y ratón.

14

Software

En cuanto a Software, el equipo en donde se va a implementar el sistema

propuesto, debe cubrir los siguientes requisitos mínimos:

Sistema Operativo (Cualquier Distribución).

Navegador o Explorador Web (Cualquier Clase).

Herramientas Software como Apache, PHP y MySql, contenidas en una

paquetería de nombre WampServer.

A nivel de software, dicha institución educativa posee medianamente las

características necesarias, para la correcta implementación del sistema, se necesita la

instalación del Paquete de herramientas software WampServer. Vale destacar que el

software necesario para la implementación del sistema a desarrollar, está disponible

en el mercado de forma gratuita y sin costo, la instalación y condicionamiento del

equipo informático no significara coste a la institución, debido a que los generadores

de este proyecto cuentan con los conocimientos y herramientas necesarios para el

condicionamiento del equipo informático.

15

La Transdisciplinariedad en el Desarrollo de la Investigación

El ramo de la salud ha sido y será siempre una de las áreas fundamentales en

la vida del hombre, ya que esta se encarga de velar por la integridad y salvaguarda de

su condición física y mental, respecto a esto la Organización Mundial de la Salud

(OMS) en su constitución de 1946 define:

“La salud es el estado de completo bienestar físico, mental,

espiritual, emocional y social, y no solamente la ausencia de

afecciones o enfermedades. La salud implica que todas las

necesidades fundamentales de las personas estén cubiertas:

afectivas, sanitarias, nutricionales, sociales y culturales” ¹. (p.1)

Por esta misma característica, es imperante el manejo eficiente y eficaz de la

información obtenida de pacientes que hacen vida en las distintas instituciones

salubres; son la informática y la tecnología quienes van a permitir la evolución y

desarrollo de los centros de salud hacía la prestación de mejores servicios, con

respecto al manejo de los datos de los pacientes que hacen vida en los mismos, y de

tal manera permitir que las gestiones sean eficaces y objetivas. Con respecto a esto la

Oficina Regional de la Organización Mundial de la Salud (OMS), establece en

referencia a los Sistemas de Información en Salud (SIS):

“Es un mecanismo de recolección, procesamiento, análisis y

transmisión de información necesaria para organizar y operar los

servicios de salud y, también, para la investigación o planeación

con miras a controlar de enfermedades. La concepción de los

SIS como sistemas abiertos, complejos y en los que son parte

constitutiva, nos permite comprender problemas actuales de los

sistemas de información y orientar acciones para enfrentarlos.

Esta concepción es más acorde también con una concepción de

salud en el sentido amplio, y no solamente limitada a lo

médico”. ² (p. 30)

16

Esta institución considera a los sistemas de información como una

herramienta útil no solo para la gestión de los datos que se manejan dentro de las

instituciones de salud, sino también pueden reflejar datos estadísticos para la ejercer

controles sobre enfermedades, epidemias, entre otros que puedan ser establecidos

como relaciones sectoriales, y así mismo medibles para beneficio común.

La herramienta a crear por los investigadores actúa en ambos sentidos, es

decir, la tecnología aplicada hacia el campo de salud; en referencia al manejo de la

información del paciente que hace vida en la institución, esto a través de la

estructuración de órdenes y procedimientos que van a permitir una correcta gestión

dentro del núcleo de laboratorio general, con el fin de mejorar las operaciones en

tópicos como control de citas, carga y expedición de análisis médicos y estadísticas,

de los departamentos que en este núcleo se desempeñan, todo ello para hacer practico,

rápido y eficiente el desempeño del núcleo para aumentar la calidad en la atención

que brinda el instituto IPAS-ME.

17

RECORRIDO METODOLÓGICO-TECNOLÓGICO

Metodología y Modelo de Desarrollo Tecnológico

Para la estructuración de sistemas de información destinadas hacia cualquier

función, es necesaria la consulta de procedimientos o patrones que guíen al

desarrollador/investigador por un proceso que tenga como fin el acabado de este,

asegurando que esté enteramente en concordancia con los requerimientos y

especificaciones obtenidas. Respecto a esto Castellanos (2008) define:

“Una Metodología para el Desarrollo de Sistemas es un conjunto

de actividades llevadas a cabo para crear y poner en marcha un

Sistema de Información, tomando en cuenta criterios como:

definición de actividades, unificación de criterios de la

organización y establecimiento de puntos de control y revisión”

³ (p.1)

Correspondiente al desarrollo de la herramienta los investigadores consideran

pertinente la aplicación de la metodología para desarrollo de sistemas que lleva por

nombre, Metodología de James Seen 4, la cual consiste en la estructuración del

sistema en seis (6) fases a seguir, mediante los cuales se logrará el desarrollo del

sistema de forma funcional y práctica.

Fase I. Investigación Preliminar

Se inicia a través de la solicitud del sistema, por causas diversas o por simple

necesidad del ente o individuos. Esta fase conlleva estudios que permitirán validar la

viabilidad del desarrollo y su implementación en lugares que el ente solicitante

establecerá.

El estudio de factibilidad es considerado un resultado importante de la

investigación preliminar es la determinación de que el sistema solicitado sea factible.

En la investigación preliminar existen tres aspectos relacionados con el estudio de

factibilidad:

18

1. Factibilidad técnica: El trabajo para el proyecto, ¿puede realizarse con el

equipo actual, la tecnología existente de software y el personal disponible? Si

se necesita nueva tecnología, ¿cuál es la posibilidad de desarrollarla?

2. Factibilidad económica: Al crear el sistema, ¿los beneficios que se obtienen

serán suficientes para aceptar los costos? , ¿los costos asociados con la

decisión de no crear el sistema son tan grandes que se debe aceptar el

proyecto?

3. Factibilidad operacional: Si se desarrolla e implanta, ¿será utilizado el

sistema? , ¿existirá cierta resistencia al cambio por parte de los usuarios que

dé como resultado una disminución de los posibles beneficios de la

aplicación?

El estudio de factibilidad lo lleva acabo un pequeño equipo de personas que está

familiarizado con técnicas de sistemas de información; dicho equipo comprende la

parte de la empresa u organización que participará o se verá afectada por el proyecto,

y es gente experta en los procesos de análisis y diseño de sistemas. En general, las

personas que son responsables de evaluar la factibilidad son analistas capacitados o

directivos.

Fase II. Determinación de los Requerimientos del Sistema

El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas

importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los analistas, al

trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una

empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:

1. ¿Qué es lo que se hace?

2. ¿Cómo se hace?

3. ¿Con qué frecuencia se presenta?

4. ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones?

5. ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas?

6. ¿Existe algún problema?

19

7. Si existe un problema, ¿qué tan serio es?

8. Si existe un problema, ¿cuál es la causa que lo origina?

Para contestar estas preguntas, el analista conversa con varias personas para

reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre por

qué ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el

proceso. Se emplean cuestionarios para obtener esta información cuando no es

posible entrevistar, en forma personal, a los miembros de grupos grandes dentro de la

organización. Asimismo, las investigaciones detalladas requieren el estudio de

manuales y reportes, la observación en condiciones reales de las actividades del

trabajo y, en algunas ocasiones, muestras de formas y documentos con el fin de

comprender el proceso en su totalidad.

Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos sobre

requerimientos con la finalidad de identificar las características que debe tener el

nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con

características operacionales tales como controles de procesamiento, tiempos de

respuesta y métodos de entrada y salida.

Fase III. Diseño del Sistema

El diseño de un sistema de información produce los detalles que establecen la

forma en la que el sistema cumplirá con los requerimientos identificados durante la

fase de análisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a esta etapa

como diseño lógico en contraste con la de desarrollo del software, a la que denominan

diseño físico. Los analistas de sistemas comienzan el proceso de diseño identificando

los reportes y demás salidas que debe producir el sistema.

20

Hecho lo anterior se determinan con toda precisión los datos específicos para cada

reporte y salida. Es común que los diseñadores hagan un bosquejo del formato o

pantalla que esperan que aparezca cuando el sistema esté terminado. Lo anterior se

efectúa en papel o en la pantalla de una terminal utilizando para ello algunas de las

herramientas automatizadas disponibles para el desarrollo de sistemas.

El diseño de un sistema también indica los datos de entrada, aquellos que serán

calculados y los que deben ser almacenados. Asimismo, se escriben con todo detalle

los procedimientos de cálculo y los datos individuales. Los diseñadores seleccionan

las estructuras de archivo y los dispositivos de almacenamiento, tales como discos y

cintas magnéticas o incluso archivos en papel. Los procedimientos que se escriben

indican cómo procesar los datos y producir las salidas. Los documentos que

contienen las especificaciones de diseño representan a éste de muchas maneras

(diagramas, tablas y símbolos especiales). La información detallada del diseño se

proporciona al equipo de programación para comenzar la fase de desarrollo de

software.

Los diseñadores son los responsables de dar a los programadores las

especificaciones de software completas y claramente delineadas. Una vez comenzada

la fase de programación, los diseñadores contestan preguntas, aclaran dudas y

manejan los problemas que enfrentan los programadores cuando utilizan las

especificaciones de diseño.

Fase IV. Desarrollo del Software

Los encargados de desarrollar software pueden instalar (o modificar y después

instalar) software comprado a terceros o escribir programas diseñados a la medida del

solicitante. La elección depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible

para escribir el software y de la disponibilidad de los programadores.

21

Por regla general, los programadores (o analistas programadores) que trabajan en

las grandes organizaciones pertenecen a un grupo permanente de profesionales. En

empresas pequeñas, donde no hay programadores, se pueden contratar servicios

externos de programación. Los programadores también son responsables de la

documentación de los programas y de proporcionar una explicación de cómo y por

qué ciertos procedimientos se codifican en determinada forma. La documentación es

esencial para probar el programa y llevar a cabo el mantenimiento una vez que la

aplicación se encuentra instalada.

Fase V. Prueba de Sistemas

Durante la fase de prueba, el sistema se emplea de manera experimental para

asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir que funciona de acuerdo con

las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo haga. Se

alimentan como entradas conjuntos de datos de prueba para su procesamiento y

después se examinan los resultados. En ocasiones se permite que varios usuarios

utilicen el sistema para que los analistas observen si tratan de emplearlo en formas no

previstas.

En muchas organizaciones, las pruebas son conducidas por personas ajenas al

grupo que escribió los programas originales; con esto se persigue asegurar, por una

parte, que las pruebas sean completas e imparciales y, por otra, que el software sea

más confiable.

Fase VI. Implementación y Ejecución

La implantación es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo y entrenar a los

usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para

utilizarla. Dependiendo del tamaño de la organización que empleará la aplicación y el

riesgo asociado con su uso, puede elegirse comenzar la operación del sistema sólo en

un área de la empresa (prueba piloto). Algunas veces se deja que los dos sistemas, el

viejo y el nuevo, trabajen en forma paralela con la finalidad de comparar los

resultados.

22

En otras circunstancias, el viejo sistema deja de utilizarse determinado día para

comenzar a emplear el nuevo al día siguiente. Cada estrategia de implantación tiene

sus méritos de acuerdo con la situación que se considere dentro de la empresa. Sin

importar cuál sea la estrategia utilizada, los encargados de desarrollar el sistema

procuran que el uso inicial del sistema se encuentre libre de problemas. Una vez

instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos años.

Sin embargo las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo,

incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses. Por

consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones; realizar

cambios y modificaciones en el software, archivos o procedimientos para satisfacer

las nuevas necesidades de los usuarios. Dado que los sistemas de las organizaciones

junto con el ambiente de las empresas experimentan cambios de manera continua, los

sistemas de información deben mantenerse siempre al día. En este sentido, la

implantación es un proceso en constante evolución. La evaluación de un sistema se

lleva acabo para identificar puntos débiles y fuertes. La evaluación ocurre a lo largo

de cualquiera de las siguientes dimensiones:

1. Evaluación operacional: Valoración de la forma en que funciona el sistema,

incluyendo su facilidad de uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los

formatos de información, confiabilidad global y nivel de utilización.

2. Impacto organizacional: Identificación y medición de los beneficios para la

organización en áreas tales como: Finanzas, eficiencia operacional e impacto

competitivo. También se incluye el impacto sobre el flujo de información

interno y externo.

3. Opinión de los administradores: Evaluación de las actitudes de directivos y

administradores dentro de la organización así como de los usuarios finales.

23

4. Desempeño del desarrollo: La evaluación del proceso de desarrollo de

acuerdo con criterios tales como tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan

con presupuestos y estándares, y otros criterios de administración de

proyectos. También se incluye la valoración de los métodos y herramientas

utilizados en el desarrollo.

Línea de Investigación

Todo trabajo de investigación debe estar estructurado y enfocado hacia

lineamientos que permitan calificar la misma como objetiva y certera, respetando las

especificaciones existentes para la ejecución de una metodología de investigación, de

forma que el acto investigativo adquiera forma y delimitación para su objetividad en

el englobe del fenómeno a investigar. Con respecto a lo anterior Balestrini M. (2001),

define la aplicación de metodologías de investigación:

“Está referido al momento que alude el conjunto de procedimientos

lógicos, tecno-operacionales implícitos en todo proceso de

investigación, con el objeto de ponerlos en manifiesto y

sistematizarlos; a propósito de permitir descubrir y analizar los

supuestos del estudio y de reconstruir los datos, a partir de los

conceptos teóricos convencionalmente operacionalizados” 5 (p. 113).

Con respecto a la investigación se debe aplicar una modalidad según el

estudio seleccionado, con referencia a el autor antes descrito puede decirse que la

modalidad va a depender del tipo de estudio que se está realizando, lo extensivo que

pueda ser el fenómeno de estudio y hasta donde se quiere llegar. De acuerdo con los

objetivos planteados este estudio se ubica dentro de un nivel descriptivo, apoyado en

un estudio de campo, con apoyo en información documental.

24

La investigación pertenece al tipo descriptivo, ya que describe las condiciones

y características de una situación considerada como problema, la necesidad

implementar un sistema automatizado para el control de citas y expedición de

exámenes médicos del núcleo de Laboratorio General del IPAS-ME. En este sentido,

la Universidad Pedagógica Experimental Libertador (UPEL) (2003), señala en su

Manual de Trabajo de Grado, de Especialización y Maestrías y Tesis Doctorales, una

definición de proyectos factibles:

“El proyecto factible consiste en la investigación elaborada y

desarrollada de una propuesta de un modelo operativo viable para

solucionar problemas, requerimientos o necesidades de una institución

o grupo social, puede referirse a la formulación de políticas,

programas, tecnologías, métodos o procesos. El proyecto debe tener

apoyo en una investigación de tipo documental, de campo con un

diseño que incluya ambas modalidades” 6 (p. 16).

Es considerada una investigación de campo ya que los investigadores logran

recopilar toda la información necesaria de la realidad y es por ello que el Manual de

la UPEL (2003), indica que:

“El análisis sistemático de problemas en la realidad, con el propósito

bien sea de describirlo, interpretarlos, entender su naturaleza y

factores contribuyentes, explicar sus causas y efectos, o prescindir su

ocurrencia, haciendo uso de sus métodos, características de cualquiera

de los parámetros o enfoques de investigación conocidos o en

desarrollo. Los datos de interés son recogidos en forma directa de la

realidad; en este sentido se trata de investigaciones a partir de los

datos originales o primarios” 7 (p. 14).

Por consiguiente, es investigación de campo ya que los datos de interés se

recaudan de forma directa de la realidad, es decir, que los datos a recolectar son

extraídos directamente de las actividades que realiza el personal administrativo en el

núcleo de Laboratorio General del IPAS-ME. Cabe destacar que el presente trabajo

se apoya en una investigación de campo de tipo descriptivo, ya que toma

directamente del área de estudio los datos esenciales.

25

Es considerada una investigación descriptiva, ya que se fundamenta

únicamente en describir ciertas características esenciales. La Universidad Nacional

Abierta (U.N.A.), (2001), establece que “la investigación descriptiva trata de obtener

información acerca del fenómeno o receso, para descubrir sus implicaciones de

conocer el origen o causa de la investigación” 8 (p. 34).

En efecto, la presente investigación es de tipo descriptivo, porque comprende

la descripción, análisis e interpretación de los procesos y actividades involucradas en

los procesos de control de citas, carga y expedición de estudios médicos, con el fin de

describirlas y explicar a la vez las causas y efectos del problema planteado y así darle

una solución.

Por otra parte, se basa en una investigación documental por cuanto utiliza

bases teóricas y diversos proyectos de investigación que guardan estrecha relación

con el estudio. Sustentando con ello la importancia de la misma. Según Ramírez, T.

(1995), la investigación documental:

“Es una variante de la investigación científica, cuyo objetivo

fundamental es el análisis de diferentes fenómenos (de orden histórico,

psicológico, sociológico, etc.) de la realidad a través de las indagaciones

exhaustivas, sistemáticas y rigurosas, utilizando técnicas muy precisas,

de la documentación existente, que directa o indirectamente, aporten

información” 9 (p. 66).

Se empleará esta modalidad de proyecto factible apoyado en una

investigación de campo de tipo descriptivo y documental, debido a que parte de los

datos e información se obtendrán del área donde se está presentando la problemática,

y a su vez interpretando dichos datos y describir las actividades que influyen en los

procesos llevados a cabo en el núcleo de Laboratorio General del IPAS-ME, con la

intención de darle posible solución además, de usar bibliografías relacionadas con la

temática planteada.

26

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

1 Organización Mundial de la Salud, Constitución de la OMS (1946). Extraído el 13

de Junio de 2011 desde: http://apps.who.int/gb/bd/PDF/bd47/SP/constitucion-sp.pdf

2 Herrera, A. Salazar M. (2008). Caracterización de los Sistemas de Información

de IPS Públicas de II nivel. Área Metropolitana de Medellín. Trabajo de Grado no

publicado, Universidad de Antioquía. Medellín. Extraído el 14 de mayo del 2011

desde:http://aprendeenlinea.udea.edu.co/lms/moodle/file.php/516/MODULO_1/Tipos

_de_SI/TiposSI.pdf

3 Castellanos, L. (2010). Desarrollo de Sistemas de Información. Extraído el 16 de

Junio del 2011 desde: http://desarrollodesistemas.wordpress.com/about/

4 Metodología de James Seen (n.d.). Extraído el 16 de Junio del 2011 desde:

http://jamesseen.tripod.com/

5 Balestrini, M. (2001). Metodología de la Investigación. México. Editorial Trillas.

6,7

Universidad Pedagógica Experimental Libertador. (2003). Manual de Trabajos

de Grado de Especialización y Maestría y Tesis Doctorales. Ediciones UPEL,

Caracas.

8 Universidad Nacional Abierta. (2001). Metodología de la Investigación. Ediciones

UNA, Caracas.

9 Ramírez, T. (1995). Metodología de la Investigación. México. Editorial McGraw

Hill.