Proyecto de Comunidades de Práctica del Gobierno Vasco

Plan de Innovación Pública – PIP –

Comunidades de prácticay Equipos de Innovación

Madrid, 23 de febrero de 2012

Dirección de Innovación y Administración Electrónica – Gobierno Vasco - 2 -

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1. Tiempos líquidos2. Innovar en la Administración3. El Plan de Innovación Pública4. Innovación y gestión del conocimiento5. Comunidades de práctica6. Comunidades para la innovación pública

Agenda


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Agenda


1.- Tiempos líquidos

Tiempos líquidos (Zygmunt Bauman): Todo cambia, nada es previsible. Las sociedades actuales complejas plantean problemas que desbordan la capacidad de reacción de nuestras administraciones públicas.

Las administraciones públicas son organizaciones del conocimiento: El adecuado funcionamiento de las administraciones públicas depende, sobre todo, del conocimiento de sus profesionales y de la voluntad de éstos de desplegar su conocimiento en la realización de su trabajo.

Organización basada en las personas: caracterizadas por generar entornos de confianza que promuevan la autonomía personal y la de los equipos de trabajo, donde la información y el conocimiento fluyen.

Organización en red: las administraciones públicas deben evolucionar hacia un modelo organizacional que facilite y promueva que el conocimiento se genere, se comparta y se despliegue.

Una nueva Administración pública para una nueva sociedad


Estructura

Procedimiento

Control

En red

Autonomía

Confianza

Modeloburocrático

¿Administración 2.0?¿Administración red?

Normas Personas

1.- Tiempos líquidos


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2.- Innovar en la Administración

Innovación pública: Aplicación de ideas y prácticas novedosas en el ámbito de la gestión pública con el objetivo de generar valor social.

El penúltimo paradigma: Durante los últimos años el instrumento de innovación más utilizado en las administraciones públicas, sin duda, ha consistido en la introducción masiva de las TICs.

Determinismo tecnológico: efecto modernizador e innovador indudable, pero las TICs no han desplegado todo su potencial transformador, por falta de los cambios organizativos necesarios.

La innovación más radical: aplicación de los principios del Gobierno Abierto: transparencia, participación y colaboración.

Generar los contextos organizativos: confianza en las personas y organización en red.

Más que tecnología


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Misión:

“Construir una Administración innovadora y

abierta que ofrezca a la sociedad servicios de

calidad, eficientes, eficaces y seguros, en

colaboración con su entorno y con la

participación activa de la ciudadanía, contando

con las personas como protagonistas del

cambio, y todo ello basado en los nuevos valores

de gobernanza: apertura, orientación a

resultados, transparencia e innovación”

Visión:

“La Administración vasca como un espacio de relación entre una ciudadanía corresponsable y unos profesionales del servicio público orgullosos de trabajar para el bienestar de la sociedad”

3.- El Plan de Innovación Pública


Administración Eficaz: Desarrollar una oferta de servicios de calidad y accesible por diferentes canales (presencial, teléfono, Internet,.)

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Administración Abierta: Promover la transparencia, la participación y la colaboración en la Administración pública

Administración Eficiente: Mejorar la eficiencia: adecuación de la organización, simplificación de los procedimientos y actualización de la tecnología

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Ciudadanía

Inno

vaci

ón

Dem

anda

Exce

lenc

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n la

ges

tión

Organización

Procesos

Tecnología

Oferta

Modelodeservicio

Modelode

relación

Formulación estratégica



Líneas estratégicas

Eje

sL

íne

as

ADMINISTRACIÓN ELECTRONICA

ADMINISTRACIÓN INNOVADORA

INNOVACIÓN TECNOLÓGICA

ADMINISTRACIÓN ABIERTA

o Servicios electrónicos

o Plataforma de administración electrónica

o Adaptación Normativa

o Presencia en Internet

o Atención ciudadana

o Transparencia y participación

o Colaboración interadministrativa

o Innovación y conocimiento

o Excelencia en la gestión

o Organización y recursos humanos

o Evaluación de políticas públicas

o Infraestructura tecnológica

o Sistemas corporativos

o Modelo de gestión IT



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4. Innovación y Gestión del conocimiento

Red profesional: Entorno colaborativo profesional en el que los profesionales de la Administración puedan compartir conocimientos y establecer relaciones que permitan la colaboración en red para la puesta en práctica y realización de proyectos.

Una Comunidad de práctica es un grupo de personas que comparten una preocupación, un conjunto de problemas o un interés común acerca de un tema, y que pretenden profundizar en su conocimiento sobre esta área a través de una interacción continuada, el enriquecimiento mutuo y el intercambio de experiencias.

Un Equipo de innovación es un grupo de personas que abordan un problema de cierta complejidad para resolverlo mediante el análisis de datos, la búsqueda de causas y la puesta en práctica de soluciones que ataquen directamente esas causas.

Proyectos



Legesarea: Espacio colaborativo jurídico en red.

Red de servicios electrónicos: Espacio de conocimiento compartido y trabajo colaborativo para la gestión de los servicios electrónicos.

Red de calidad normativa: Espacio colaborativo para mejorar la calidad de la producción normativa de la Administración vasca.

Estandarización del lenguaje: Estandarización del lenguaje en los servicios electrónicos comunes y en los documentos administrativos.

Ayudas, becas y subvenciones: Espacio colaborativo destinado a las personas gestoras de ayudas, becas y subvenciones.

Redes



Técnicas de igualdad, cuya misión es que se tengan en cuenta y se lleven a cabo, en todas las áreas de actuación de la Administración vasca, las políticas de igualdad entre hombres y mujeres.

Técnicos documentalistas y archiveros, un colectivo profesional cuyo trabajo se ve directamente afectado por la incorporación de las nuevas tecnologías en los procedimientos administrativos.

Técnicos de Sanidad, que comparten el objetivo de que todas las políticas de los diferentes departamentos del Gobierno Vasco tengan en cuenta el impacto en la salud de las personas.

Gestores de contenidos web, que son las personas que editan páginas web en los departamentos, y se trata de un colectivo profesional heterogéneo que puede compartir y resolver de forma colaborativa sus problemas a través de la comunidad de práctica.

Comunidades de práctica



Alternativas a la firma electrónica reconocida: escenarios de uso en los que sería posible hacer los trámites electrónicos mediante sistemas de identificación y firma más sencillos de utilizar para la ciudadanía. Participan gestores de servicios, técnicos informáticos, expertos en firma electrónica, profesionales de perfil jurídico,...

Buenas prácticas de gestión medioambiental: que pueden desarrollarse desde cada puesto de trabajo (ahorro de energía, ahorro de papel y tóner, por ejemplo, imprimiendo por las dos caras, …). Participan personas de Medio ambiente y de la Sociedad IHOBE, responsables de recursos generales y personas voluntarias.

Generación de empleo para personas discapacitadas: identificando tanto procedimientos de incorporación como tareas a realizar. Participan personas de Asociaciones que trabajan en el ámbito de las discapacidades, junto con profesionales de la Administración expertos en Función Pública, Contratación Administrativa y Asuntos Sociales.

Equipos de innovación


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5. Comunidades de práctica

Experimentar con metodologías de trabajo en equipo, aplicado al caso concreto de las Comunidades de práctica y los Equipos de innovación.

Elaborar los soportes prácticos que la metodología necesita: la caja de herramientas a disposición de futuras Comunidades y Equipos.

Definir las funcionalidades que deben satisfacer los soportes tecnológicos y proponer soluciones concretas en este ámbito.

Contribuir a la resolución de los problemas que se aborden a través de los Equipos de innovación y de las Comunidades.

Extender una cultura de trabajo colaborativo.

Contribuir al desarrollo del Plan de Innovación Pública.

Facilitar la reutilización de conocimiento debido a la implantación de sistemas que permitan su almacenamiento y flujo adecuado.

Objetivos



1. metaCoP:

Nivel de "gestión" de las Comunidades de práctica y Equipos de innovación en su globalidad. Cómo gestionar el proyecto global: quiénes, mediante qué soportes, con qué indicadores...

2. interCoPs:

Hay que tender puentes entre las diferentes Comunidades y Equipos y entre las personas que participan en ellas (aprendizaje cruzado).

Este nivel interCoPs puede materializarse en una Comunidad de práctica compuesta por quienes lideran Comunidades de práctica.

3. intraCoP:

Nivel de herramientas para cada uno de los grupos de trabajo. Tiene que ver con lo operativo, con lo que necesitan las personas que participan en Equipos y Comunidades para conseguir resultados.

Aspectos metodológicos



1.1 Diseño del Programa:

Equipo de gestión del proyecto.

Encaje y apoyo de la estructura formal.

1.2 Soporte a los Grupos:

Acompañamiento: técnicas, fomentar participación,...

Formación: dinámicas de grupo, metodologías colaborativas,...

1.3 Evaluación:

Transferencia: alineación entre CoPs y organización formal.

Evaluación: interna CoP, rendición cuentas y difusión.

1. metaCoP



1.1 Organización de esta CoP:

Identidad y visibilidad.

Contacto periódico y sistematizado.

Espacio colaborativo virtual propio.

Conexión con PIP.

1.2 Funciones propias de esta CoP:

Divulgar las actividades de las CoP y EqI.

Documentar aspectos referidos al proceso de trabajo.

Solicitar ayudas metodológicas en lo que estimen conveniente.

Sugerir e implantar cambios en las CoP y EqI.

2. interCoPs



3.1 Puesta en marcha de una CoP:

Reunión de contraste.

Formación en CoPs.

Reunión de identificación de CoPs.

3.2 Organización y funcionamiento de las CoPs:

Dos niveles: grupo presencial y colectivo profesional.

Espacio colaborativo virtual.

Dinámica específica (autogestión): objetivos, plan de trabajo,...

3. intraCoP



Liderazgo y apoyo: La viabilidad de un proyecto de estas características requiere un apoyo claro de los responsables políticos de la organización.

Encaje con la estructura formal: Articular la convivencia entre la estructura formal y los instrumentos organizativos más informales.

Disponibilidad y recursos: En la fase inicial es necesario realizar una labor de acompañamiento a las CoPs y tener en cuenta el factor tiempo.

Soporte formativo: Formación orientada precisamente a hacer más efectiva su participación en CoP, pero también en su actividad profesional.

Reconocimiento e incentivos: Hemos preferido apostar por motivación intrínseca, en lugar de incentivos económicos o puntos para concursos.

Factores clave



Primer reto: Inicio del proyecto. Constituir las primeras CoPs y EqIs, comenzar a destilar los aspectos metodológicos y sentar las bases para el despliegue del proyecto en el conjunto de la organización.

Resultados concretos: Valoramos resultados tangibles a corto plazo para reforzar el proyecto y dotarle de la legitimidad que asegure su viabilidad.

Visión a medio y largo: Queremos evitar la obsesión con resultados a corto plazo. Nos interesa más consolidar el proyecto a medio y largo.

Cultura organizativa: Demostrar desde la práctica que es posible colaborar y compartir en las organizaciones públicas y que, además, el trabajo colaborativo puede generar resultados interesantes.

“Esperamos que el ejemplo y los resultados de estas primeras CoPs sirvan para que más personas se animen a participar en este tipo de experiencias”.

Valoración inicial


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6. Comunidades para la innovación pública

Organización basada en las personas

Administraciones públicas del siglo XXI: organizaciones del conocimiento.

Clave del éxito: el conocimiento y la voluntad de desplegarlo en el trabajo.

Requisito: organización basada en las personas, capaz de generar entornos de confianza que promuevan la autonomía personal y la de los equipos de trabajo, donde las personas compartan y desplieguen su conocimiento.

CoPs y EqIs: un paso para avanzar hacia una organización colaborativa en la que los profesionales públicos recuperen el sentido de su trabajo y se sientan orgullosos de trabajar por el bienestar de la sociedad.

“Vemos las CoPs y EqIs como semilleros de innovación pública, el caldo de cultivo para empezar a construir de abajo a arriba una Administración nueva”.

Iñaki Ortiz Sánchez

Director de Innovación y Administración Electrónica

Gobierno Vasco

[email protected]

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