Proyecto de Automatización de los Servicios de Salud PASS...

Proyecto de Automatización de los Servicios de Salud

Proyecto de Automatización de los Servicios de Salud PASS

Caja Costarricense de Seguro Social

Perfil del Proyecto

Fecha Diciembre 2002 Entidad dueña del proyecto C.C.S.S. Generador del Proyecto Junta Directiva – Presidencia Ejecutiva Tipo de Proyecto: Corporativo - Desarrollo a la medida

1. Presentación El proceso de Reforma del Sector Salud, y en particular, el componente de Modernización de la CCSS ha producido cambios muy importantes en la gestión de los servicios de salud institucionales, que han impactado en forma general y de manera muy significativa los servicios de apoyo a la gestión, obligando a su adecuación progresiva a las necesidades emergentes.

En este contexto, se ha producido un redimensionamiento de la importancia de la calidad de la información –en términos cuantitativos y de oportunidad- que ha propiciado una creciente preocupación de los niveles locales por contar con instrumentos automatizados que le permitieran solventar esta necesidad. En consecuencia, se generó una gran dinámica institucional orientada al desarrollo e implementación de subsistemas automatizados de la más diversa naturaleza, contenidos, lenguajes, plataformas tecnológicas y costos, entre otros; que han roto con el principio de estandarización de procedimientos que requiere todo Sistema de Información para garantizar la comparabilidad y validez de los datos que produce.

Por otro lado, ha ido creciendo en forma sostenida el clamor por la automatización de los procesos asociados a la atención de los usuarios y de los registros de salud, como alternativa para una mayor eficiencia de los servicios. Este clamor ha llegado hasta las más altas esferas de Gobierno, convirtiéndose incluso, en tema relevante dentro de las prioridades de la Presidencia de la República.

Así, la Junta Directiva de la Institución, mediante acuerdo tomado en la Sesión 7662 del 20 de junio de 2002, decide encomendar a la Subgerencia de Tecnología de la Información, de la Gerencia de Modernización y Desarrollo, la tarea de conducir el Proyecto de Gestionar el

1 Perfil del Proyecto


Paquete Tecnológico orientado a satisfacer racionalmente las necesidades y expectativas de servicios de atención en salud y de los usuarios en general, respecto del Sistema de Información Institucional.

Con tal propósito, la Subgerencia procedió a conformar una Comisión Técnica Institucional integrada por:

MSc. Sanders Pacheco Araya Director del Proyecto Subgerente Tecnologías de Información Gerencia de Modernización y Desarrollo

MSc. Laura Blanco Mejía Líder Técnico Gerencia de Modernización y Desarrollo

Lic. Rodolfo Madrigal Saborío Departamento Información Estadística de Servicios de Salud Gerencia de División Médica

Dra. Ana Cristina Chaves Hidalgo Departamento de Informática Médica Gerencia de División Médica

Dr. Zeirith Rojas Cerna Director Área de Salud de Coronado Representante de Clínicas y Áreas de Salud Metropolitanas

Sr. Armando Oporta Serrano Centro de Gestión Informática Hospital Calderón Guardia Representante de Hospitales Nacionales

Ing. Miguel Salas Araya Centro de Gestión Informática Gerencia de Operaciones

Ing. Daniel Vargas Quirós Dirección de Informática Gerencia de Modernización y Desarrollo



2. Antecedentes Dentro de la Gerencia de División Médica de la Caja Costarricense de Seguro Social se tienen adscritas gran cantidad de unidades, algunas de tipo técnico-administrativas y otro grupo de unidades cuyo principal objetivo es la atención directa a la salud de la población.

En el área técnico-administrativa se cuenta con la Subgerencia de Hospitales Nacionales y Clínicas y Áreas de Salud Metropolitanas, la Subgerencia de Servicios de Salud, el Centro de Desarrollo Estratégico en Investigación y Seguridad Social (CENDEISSS), la Dirección Nacional del Cáncer y el Centro de Gestión Informática.

En el área de atención de la salud, la Gerencia de División Médica tiene bajo su responsabilidad la prestación de servicios en 29 hospitales, clasificados según su nivel de complejidad en: Hospitales Nacionales: generales y especializados, Regionales y Periféricos 1, 2 y 3. Se han conformado 104 Áreas de Salud, subdivididas a su vez en 8531 sectores atendidos cada uno de ellos, por uno o más EBAIS o Equipo Básico de Atención Integral de la Salud.

El actual Sistema Institucional de Información de Servicios de Salud, tiene su origen a fines de los años setenta, en el marco del traspaso de hospitales a la CCSS. Respaldado en el proyecto de la consultora María Mercedes Segarra de la OPS, que proponía la creación de un sistema de información que cubriera los tres niveles institucionales - local, regional y nacional -, las autoridades institucionales aprueban la creación de los Servicios de Registros Médicos de los establecimientos de salud, como base de la red de soporte técnico y especializado para el sistema de información en salud, dependiendo técnicamente de la Sección de Información Biomédica – hoy Departamento de Información Estadística de Servicios de Salud – y por su naturaleza bajo la competencia de la Gerencia de División Médica.

Desde su creación, hasta el inicio de la implementación del nuevo modelo de atención integral, a mediados de los noventa, el sistema fue básicamente manual y sus primeros instrumentos automatizados en el área estadística, se desarrollaron gracias al apoyo de la Dirección de Informática de la Gerencia Administrativa. Con el proceso de modernización institucional, se destinan recursos para el desarrollo del sistema de información y se crea el Departamento de Informática Médica para que desarrolle el proyecto de automatización del sistema de información en salud del primer nivel (SIS).

Esta decisión provoca la primera fragmentación del sistema, pues se crea una segunda instancia en el nivel central con competencias sobre el sistema de información. En los años siguientes, esta tendencia se agravaría y los establecimientos de salud iniciarían un proceso de desarrollo y adquisición de subsistemas de información automatizados de las más diversas procedencias, plataformas tecnológicas, lenguajes de programación y costos, con efectos nocivos para el sistema institucional, pues no se podía garantizar a partir de entonces la homogeneidad y 1 Según consulta efectuada vía teléfono la Dirección de Comunicación Organizacional, el día 05/12/2002



comparabilidad de los datos a nivel institucional, nacional e internacional. No obstante debemos reconocer el aporte positivo de la iniciativa que contribuyó a crear una cultura informática y a mejorar el servicio en ámbitos como el de concesión de citas, entrega de medicamentos y el apoyo a la toma de decisiones mediante el acceso oportuno a los datos locales.

Un repaso por nivel, de lo descrito anteriormente, nos brinda un panorama más concreto de la situación prevalente:

I y II Nivel de Atención

En este nivel de atención se abrió el espacio a muchos interesados en desarrollar sistemas automatizados, por lo que en él se encuentran funcionando varias aplicaciones, entre ellas: el Sistema de Información en Salud (SIS) desarrollado por el Departamento de Informática Médica y de uso más generalizado, el Sistema Expediente Clínico 2000 (SEC2000) adquirido por las Áreas de Salud de Zarcero, Esparza, Palmares, Chacarita y Santa Cruz; el Sistema Médico adquirido por el Área de Salud de Aserrí, el MEDYSIS adquirido por las Clínicas Metropolitanas y el Sistema de Información de Coronado (SINCO) adquirido por el Área de Salud de Coronado. Complementa el amplio espectro, los sistemas utilizados por las Cooperativas y Empresas que brindan servicios de salud a la Institución. Se ejemplifica así, la multiplicidad de sistemas de información con estructuras diversas, lo cual atenta contra el principio de estandarización e integración de la información para la toma de decisiones institucionales en niveles diferentes al de operación de los mismos.

Otro aspecto es que, las aplicaciones existentes automatizan de forma parcial y diferenciada los procesos de atención en salud.

III nivel de Atención

De manera similar, este nivel de atención emprendió una carrera en pro de la automatización a partir del Hospital Nacional de Niños, secundado por un esfuerzo interhospitalario que contempló personal de los Hospitales Max Peralta, Calderón Guardia, Monseñor Sanabria y México; luego este esfuerzo fue imitado por otros Hospitales como el San Juan de Dios, San Vicente de Paúl, entre otros. Lo anterior, ha provocado toda una diversidad de desarrollos informáticos bajo plataformas muy diversas, a saber: uso de bases de datos como Oracle, Sybase, Clarión y SQL Server. A su vez, los módulos que incluyen estos sistemas no son iguales en todos los centros. En tanto en algunos hospitales apenas se cuenta con pequeños desarrollos, otros no disponen de ninguna herramienta automatizada.

Como resultado de lo anterior se han evidenciado los siguientes problemas:

Incremento de la administración aislada de la información y de las barreras para su intercambio Incompatibilidad entre los registros estadísticos y de salud de los diferentes centros, violentando



así, las normas de estandarización establecidas Inexistencia de una plataforma institucional de comunicaciones Cultura de trabajo individualizada Altos costos por pago repetitivo por productos con funciones similares o idénticas La inversión en tecnología de información no ha sido equitativa entre los centros de salud de la

Institución Ninguno de los desarrollos en operación satisface integralmente los requerimientos de

información institucionales (nivel local, regional y central)

Sin embargo, debe reconocerse el aporte positivo de este proceso de informatización institucional, reflejado en aspectos como:

Creación y desarrollo de una cultura de registro y uso de la información automatizada Equipamiento tecnológico de las unidades Conformación de bases de datos locales con información de los pacientes Acumulación de experiencia en materia de desarrollo tecnológico en servicios de salud Eficiencia en el procesamiento de altos volúmenes de datos Automatización parcial de los procesos de apoyo a la atención

Es claro que mientras no se disponga de una solución integral que satisfaga los requerimientos en este nivel de atención, será necesario dar mantenimiento y seguimiento a las aplicaciones existentes, así como a cualquier tipo de hardware del que se haga uso para el adecuado funcionamiento de los sistemas en operación.

Tecnologías de Información

Como factor importante en la situación descrita, es necesario señalar que la orientación de los esfuerzos institucionales en el desarrollo de sistemas de información automatizados se han visto históricamente concentrados en los sistemas financieros, consumiendo la mayor parte de los recursos informáticos disponibles.

Por otro lado, pareciera ser que la estructura organizativa informática de la Institución, no ha facilitado el desarrollo tecnológico homogéneo en todas las áreas de su ejecutoria.

La Institución, a través de la creación de los Centros de Gestión Informática en algunos de los establecimientos de servicios de salud, impulsó el desarrollo tecnológico de estas unidades, a pesar de la escasa articulación y coordinación necesaria para conducir un proceso ordenado.

Consecuentemente, ha sido evidente la ausencia de una rectoría técnica institucional en el proceso de automatización anteriormente descrito, para garantizar la estandarización en el procesamiento de los datos.



Sin embargo, considerando este panorama en el que se hace referencia a la existencia de varias aplicaciones en operación como apoyo a la prestación de los servicios de salud, es pertinente tener en cuenta que estas podrían convertirse en insumos para la solución propuesta, aprovechando en lo posible los avances logrados.

En todo caso, no se considera conveniente suspender la operación de éstos sistemas antes de contar con una aplicación institucional que los sustituya, dado que el efecto sobre los servicios de salud sería altamente negativo.

La idea principal de este esfuerzo corporativo es brindar una mejor atención a los usuarios de los servicios de salud, tanto en lo referente a su capacidad en la labor de diagnóstico y tratamiento, como en el confort general percibido con los servicios que reciben, todo esto, apoyado en herramientas que faciliten la gestión médico administrativa, a través de aplicaciones estandarizadas que puedan ser distribuidas a todos aquellos centros de atención de la salud de la Institución. Ello conlleva la ventaja adicional de estandarizar y compartir bases de datos dentro y entre unidades de atención en beneficio directo del servicio que se le brinde a nuestros clientes.

Vale la pena recalcar que el proyecto que sea emprendido requerirá recursos no solo para el desarrollo mismo de las aplicaciones, sino también para la adquisición de hardware, comunicaciones, capacitación, inducción e investigación, entre otras, en concordancia con la dimensión institucional, con énfasis en la Gerencia de División Médica como usuario experto, sin olvidar los esfuerzos de los demás actores del sistema corporativo de la CCSS.

3. Naturaleza del Proyecto Con el panorama descrito, resulta comprensible que la naturaleza del proyecto no sea otra que contribuir a resolver los problemas operativos de los servicios de salud y del sistema de información corporativo de la CCSS, mediante la dotación de un sistema automatizado e integrado y la plataforma tecnológica requerida para el mismo, que satisfaga de manera racional las necesidades y expectativas de los usuarios internos del mismo en todos los niveles de la institución, y de los clientes de los servicios de salud.

3.1 Aspecto a mejorar

Mejorar la eficiencia de los procesos internos, la consolidación e integración de la información institucional y la utilización de los recursos humanos y financieros existentes en la prestación de los servicios de salud, de cara al mejoramiento de la atención que recibe el usuario final.



3.2 Objetivo General

“Dotar a la Institución de la tecnología de información en forma segura que apoye la prestación de los servicios que brindan sus establecimientos de salud, la gestión de sus recursos, el acceso e intercambio electrónico de información entre servicios y niveles institucionales, en aras de mejorar la atención a los clientes del sistema de salud de la CCSS.”

3.3 Objetivos específicos

Mejorar la eficiencia, eficacia, calidad y oportunidad en la atención de los clientes de los servicios de salud,

Apoyar y agilizar la ejecución de las actividades propias del personal de los establecimientos de atención de la salud,

Facilitar la comunicación entre los distintos servicios y unidades del centro, con el fin de mejorar la atención brindada a los usuarios de dichos servicios,

Mejorar la información utilizada para la programación y asignación de los recursos humanos, financieros y de otra índole, disponibles en el centro,

Mejorar los mecanismos de control interno que permita evitar vicios en procesos como otorgamiento de incapacidades, hospitalización y cirugías (biombos), duplicidad y pérdida de exámenes clínicos y de gabinete, entre otros,

Facilitar el proceso de investigaciones clínicas,

Permitir la generación de la estadística de los servicios de salud con mayor precisión y oportunidad, así como incrementar la eficiencia en el procesamiento de los datos,

Permitir la generación de los registros de salud de mayor calidad (completos, legibles, normalizados, etc.)

Facilitar la generación de indicadores para la toma de decisiones y el cumplimiento con los compromisos de gestión,

Integrar la información de los pacientes en registros que puedan ser accedidos desde los diferentes centros de atención de la salud de la Institución, y eventualmente, desde cualquier lugar del mundo, bajo los esquemas de seguridad que se definan,

Levantar, analizar y catalogar los procesos de prestación de los servicios de salud, y actividades administrativas y financieras que se desarrollan de forma paralela, con miras a constituir procesos institucionales estandarizados,



Contribuir al establecimiento de un sistema corporativo, que facilite la administración de las diferentes variables de operación y control en el entorno institucional,

Integrar la información administrativa y financiera de los diferentes establecimientos,

Mejorar la calidad y uniformidad de la información que se envía desde y hacia los centros de atención de la salud, las oficinas centrales y demás unidades relacionadas,

Facilitar la generación de datos únicos, consistentes y coherentes con el quehacer de las unidades de salud, de manera que se pueda mejorar el proceso de toma de decisiones en el nivel local e institucional con base en esta información,

Coadyuvar a gerenciar un proceso corporativo de información entre las gerencias de división de la Caja Costarricense de Seguro Social,

Gestionar y dar seguimiento al cambio legal requerido para la implementación y operación del expediente digital en salud.

4. Ámbito del proyecto En concordancia con el artículo 17, inciso a) del reglamento del seguro de salud de la CCSS la solución planteada abordará las acciones de promoción, prevención, curación y rehabilitación, desarrolladas en los siguientes escenarios: establecimientos de salud (Sedes de EBAIS, Sedes de Áreas, Clínicas y Hospitales), hogar, laboral, educativo y comunal. El inciso c) de este mismo artículo, plantea que la atención integral en salud se brindará a través de dos grandes procesos asistenciales, a saber: ambulatorio y hospitalario. Por todo lo anterior, este proyecto abordará dichos procesos en los escenarios mencionados.

El proceso de atención ambulatoria, considera los subprocesos de: consulta externa, atención de urgencias y cirugía ambulatoria, en tanto que el proceso de atención hospitalaria, considera los subprocesos de internamiento en Hospitales Nacionales: Generales y Especializados, Hospitales Regionales y Hospitales Periféricos.

Para el soporte de los dos procesos anteriores, el proyecto también considera los servicios de apoyo clínico y los servicios de apoyo administrativo.

Dentro del marco descrito, este proyecto concentrará sus esfuerzos en el desarrollo e implementación de:

• Sistema de información que involucre los escenarios de prestación de los servicios de salud, y las acciones que en estas se desarrollan,



• El equipamiento relacionado con servidores, estaciones de trabajo, impresoras y otros dispositivos, requeridos tanto en los establecimientos de salud, como en oficinas centrales y direcciones regionales, para la operación del sistema de información,

• Un esquema de comunicaciones que garantice la interconexión permanente dentro y entre las unidades involucradas en la prestación y administración de los servicios de salud,

• La capacitación de los funcionarios encargados tanto de la operación de la tecnología de información que sea implementada, como de su soporte técnico,

• Legalización del expediente digital,

• El esquema de mantenimiento requerido para garantizar la continuidad de los servicios de las unidades.

Resulta conveniente visualizar gráficamente de forma preliminar, las estructuras involucradas en la prestación de los servicios de salud, de manera que sea de mayor facilidad dimensionar el esfuerzo institucional requerido en el proyecto de automatización.



Comunidad

Hogar

Centro Educativo

Trabajo

Establecimiento de Salud

A t. A mb: Atención AmbulatoriaSA : Servicios de Apoyo Clínico Servicios de Apoyo Adminsitrativo Servicios de Apoyo TécnicoUrg: UrgenciasH o sp: HospitalizaciónA : AdministraciónD : DirecciónEB A IS: Equipos Básicos de

Oficinas Centrales

Unidades de Sede

DRSM

Direcciones Regionales de

Servicios Médicos

Hospital Regional

At. Amb.

SA

Urg.

Hosp.

A y D

Hospital Periférico

At. Amb.

SA

Urg.

Hosp.

A y D

Área de Salud

At. Amb.

SA

Urg.

D

Clínica Metropolitana

At. Amb.

SA

Urg.

D

Sucursales Otros centros de

EBAIS

At. Amb.

EBAIS

At. Amb.

Centros Comunitarios

Hospital Nacional

At. Amb.

SA

Urg.

Hosp.

A y D

Figura N°1. Escenarios de prestación de los servicios de salud

atención de la salud

Figura N°2. Unidades Institucionales relacionadas con la prestación de los servicios de salud



De acuerdo con lo planteado, el sistema de información se orientará a los procesos de:

Atención Ambulatoria, Atención Hospitalaria, Servicios de Apoyo Clínico, Servicios de Apoyo Técnico, Servicios de Apoyo Administrativos.

En cada uno de estos, la aplicación deberá considerar los siguientes subprocesos:

Atención ambulatoria

Esta se realiza en diferentes escenarios: establecimientos de salud, hogar, laboral, centros educativos y comunitario.

- Identificación y afiliación, - Verificación de derechos, - Otorgamiento de citas, - Preconsulta, - Consulta externa,

- Consulta médica, - General, - Especializada,

- Consulta no médica, - Odontológica, - Trabajo social, - Nutrición, - Psicología, - Otros,

- Posconsulta, - Atención de urgencias, - Cirugía ambulatoria, - Incapacidades,2 - Atención domiciliar,3 - Atención en el trabajo,4

2 El otorgamiento de incapacidades se considera de manera particular por su impacto económico en el

sistema de salud. 3 Manual de funciones del ATAP.



- Atención en centros educativos,5 - Atención en albergues comunitarios, - Atención grupal en la comunidad.

Atención Hospitalaria

En Hospitalización, las áreas susceptibles de ser automatizadas son las siguientes: - Admisión de pacientes,

- Ingreso, - Gestión de camas, - Egreso,

- Visita médica, - Visita no médica, - Atención de enfermería, - Cirugías,

- Arsenal, - Quirófanos, - Sala de recuperación,

- Atención de partos, - Tratamiento intensivo, - Centro de Equipos.

Servicios de Apoyo Clínico al Diagnóstico y Tratamiento - Laboratorios,

- Clínico, - Hematológico, - Otros,

- Anatomía Patológica, - Imágenes médicas,

- Rayos X, - Ultrasonido. - TAC, - Otros,

4 Manual de funciones de la atención en la empresa. 5 Manual de Atención Integral de los Niños en el Escenario Escolar, Ministerio de Educación, Ministerio de Salud y CCSS, 1999 Manual de Atención del Adolescente.



- Medicina nuclear, - Otros servicios diagnósticos (cardiológicos, neurológicos, gástricos, ginecológicos, entre

otros), - Farmacia,

- Central, - Satélites,

- Otros servicios de tratamiento (cobaltoterapia, quimioterapia, radioterapia, hemodiálisis, entre otros).

Servicios de Apoyo Técnico - Nutrición, - Archivo, - Estadística.

Servicios de Apoyo Administrativo - Gestión del Recurso Humano, - Gestión de Recursos Materiales, - Gestión de Recursos Financieros, - Gestión de Otros Servicios de Apoyo

- Vigilancia, - Aseo, - Transporte, - Lavandería, - Ingeniería y Mantenimiento.

- Gestión de la Tecnología de Información.

5. Beneficios Con el desarrollo de las diferentes actividades consideradas en el proyecto, se esperan conseguir los siguientes beneficios.

Para el país

Dedicación de recursos para el mejoramiento de la calidad de la salud de la sociedad costarricense,

Mejora en la calidad de la atención asistencial,

Prevención y por lo tanto, disminución de la incidencia de algunas enfermedades,

Incremento de la cobertura de salud de la población,



Contar con la información necesaria para la mejor distribución de los recursos, según la demanda epidemiológica de las regiones,

Disminución de la inversión económica en desarrollos en sistemas de información repetitivos, con orientación a la prestación de los servicios de salud,

Disminución del gasto producto de la duplicación en el pago de incapacidades,

Disminución del gasto producto de la entrega múltiple de medicamentos a un mismo paciente,

Disminución del gasto producto de la realización de repetidos exámenes de diagnóstico a un mismo paciente.

Para los pacientes

Menores tiempos de espera para citas de medicina general y especialidades, hospitalizaciones y cirugías,

Atención oportuna en las diferentes especialidades clínicas que brinda la Institución,

Menor cantidad de pruebas analíticas,

Mayor calidad de atención médica,

Mayor satisfacción,

Manejo adecuado del expediente clínico,

Mayor nivel de certeza en el diagnóstico y tratamiento.

Para los jerarcas del sector salud

Optimización de los recursos / costos,

Mejora en la reingeniería de procesos,

Mayor seguridad de la información,

Mejor información para la toma de decisiones.

Para los directores de los centros de atención

Mejora general en los indicadores de gestión (Disminución de los tiempos de espera y la optimización de las estancias hospitalarias, mayor agilidad en la administración de las agendas y por tanto en todos los servicios),

Mejor control de las agendas de los profesionales en salud,

Información más precisa y oportuna para la toma de decisiones,

Conocimiento de los costos de los servicios,

Mejora en el uso del subsistema de vigilancia epidemiológica.



Para los médicos

Posibilidad de realizar estudios clínicos exactos y rápidos,

Mayor información de sus pacientes para apoyar su labor de diagnóstico y tratamiento,

Posibilidad de compartir conocimientos con otros clínicos,

Mejora sustancial en el registro de la intervención médica propiamente dicha,

Contar con herramientas de apoyo para su gestión con relación al paciente,

Mayor agilidad para la realización de exámenes, solicitudes de medicamentos, etc.

Para el personal asistencial

Mayor tiempo para sus pacientes,

Adopción y optimización de protocolos específicos,

Menores tareas administrativas.

Para el personal de tecnologías de información

Proporciona mayor satisfacción a sus usuarios,

Utilizan su tiempo en labores de mayor tecnología,

Mayor participación en decisiones estratégicas,

Podrán implantar tecnología en otras áreas.

Para el personal administrativo

Disponibilidad de herramientas que le facilitan el trabajo,

Disponibilidad de mayor y mejor información,

Se podrá optimizar la gestión administrativa.

6. Estrategia General Con el objetivo de definir el abordaje del proyecto, se establecen a continuación una serie de estrategias que permitan el desarrollo exitoso de este:

1. Legitimar a la Subgerencia de Tecnologías de Información, como la unidad Institucional encargada de la implementación de este proyecto,

2. Constituir un equipo de proyecto en la Subgerencia de Tecnologías de Información, a cargo de un coordinador de proyecto, que atienda todos los aspectos relacionados con el desarrollo de la aplicación y su implementación en los establecimientos de atención de la salud, garantizando su estabilidad durante el desarrollo, implementación y operación del proyecto. Este deberá contar con el espacio físico y los equipos requeridos para la coordinación y



ejecución de las actividades del proyecto (oficinas, escritorios, computadores, impresoras, papelería e insumos de oficina, entre otros)

3. El proyecto deberá contar con alta prioridad en las dependencias a cargo de las Gerencias de División de la Institución, en especial de la Gerencia de División Médica y de la Subgerencia de Tecnologías de Información, de manera que los esfuerzos requeridos para la conceptualización, el desarrollo y la implementación de la aplicación, se realice de manera efectiva y eficiente con el aporte oportuno y de calidad que brinden los diferentes grupos técnicos,

4. Efectuar un desarrollo a la medida, con apoyo de recursos humanos que trabajen bajo la modalidad de contratos temporales, dirigidos por analistas expertos de la Institución, donde eventualmente en este desarrollo se pueden aprovechar aplicaciones que ya estén operando y que sean propiedad de la Institución,

5. Constituir comités de usuarios, donde estén representados los diferentes niveles de atención definidos en la Institución, así como representantes de las unidades técnico administrativas que intercambian información con estos. Este comité, estaría dedicado a la identificación y validación de los requerimientos y las aplicaciones que se desarrollen,

6. La aplicación, deberá considerar como eje central de su desarrollo, el mejoramiento en la calidad de atención recibida por los usuarios de los centros de atención de la salud,

7. Constituir un grupo de establecimientos de atención de la salud de I, II y III nivel para el desarrollo de un plan piloto del proyecto, con representación de Hospitales Nacionales, Hospitales Regionales, Hospitales Periféricos, Clínicas Mayores y Áreas de Salud,

8. Realizar un desarrollo modular con entregables a corto plazo, ajustándose, en su totalidad, a los estándares y normativas de desarrollo definidos por la Institución,

9. Brindar asesoría técnica especializada a los centros de atención de la salud de la Institución, relacionada con la creación de la plataforma tecnológica local, requerida para la operación de la aplicación,

10. Implementar de manera progresiva los módulos que sean construidos, probados y aprobados,

11. Cada uno de los módulos que sea construido, deberá ser probado a satisfacción en los centros incluidos en el plan piloto, antes de que sea generalizado su uso, de manera que se constituyan productos con un mayor nivel de refinamiento, y se controle la eventual dificultad de corregir errores de la aplicación en diversos centros,

12. Posterior a la liberación de la primera versión de la aplicación, se liberarán nuevas versiones previa prueba, las cuales incorporarán las modificaciones requeridas en los módulos anteriores, así como los nuevos módulos desarrollados,



13. La construcción de las nuevas versiones, se basará en el catálogo actualizado de requerimientos que presentarán los Comités de Usuarios Expertos apoyados por la labor de los analistas encargados de la implementación de la aplicación en los centros de atención médica no incluidos en el plan piloto,

14. Cada vez que se libera una nueva versión de la aplicación, se deberá garantizar su implementación en todos aquellos centros que hayan instalado la versión anterior, y en aquellos centros que conformen en nuevo grupo de implantación de la solución,

15. El desarrollo de este sistema, se orienta a la plataforma de servicios de red, obviando la utilización del modelo de cliente/servidor,

16. El desarrollo de la solución tecnológica se sugiere a través de la contratación llave en mano de la solución, esto es, se deberá contemplar en una misma compra, la contratación del desarrollo de la aplicación, el equipamiento de las unidades, el desarrollo de las redes de voz y datos, el desarrollo de las redes eléctricas, la capacitación de todos los funcionarios involucrados con la operación de la solución, así como el mantenimiento de todo el conjunto de tecnologías empleadas en la solución y la actualización de conocimiento de los funcionarios, por un período no menor a los 6 años, con la posibilidad de prorrogar la compra de los servicios hasta por un período de seis años. En cada caso particular se hacen las siguientes observaciones:

• El desarrollo de la aplicación y su actualización se llevará a cabo sobre todas las variables que intervienen en la prestación de los servicios de salud, esto es, variables clínicas, epidemiológicas, administrativas, financieras, entre otras, con estricto apego a los catálogos de requerimientos aprobados por la Institución, a través de la figura del director del proyecto,

• El equipamiento de las unidades se llevará a cabo bajo un esquema de alquiler, donde la empresa contratada será la responsable de garantizar la continua operación de todos los equipos considerados en la contratación, así como de su reemplazo en el periodo que establezca la Institución a través de la figura del director de proyecto,

• Desarrollo de las redes de voz y datos en todo el entorno institucional que garantice la comunicación permanente de todas las unidades institucionales a la información contenida en las bases de datos que sean constituidas para la operación de la aplicación. Este desarrollo, deberá considerar la implementación de una malla alámbrica de comunicaciones, así como la habilitación de un sistema alterno de interconexión para operar bajo situaciones de desastre o contingencias,

• El desarrollo o mejora de las redes eléctricas requeridas en el entorno institucional para la operación continua de la solución tecnológica, que garantice la adecuada operación tanto



de los equipos de cómputo que sean provistos como parte de la solución, como de los demás equipos eléctricos que se encuentren en funcionamiento en el entorno institucional, estos son principalmente, equipos médicos de operación electrónica,

• Desarrollo y actualización del conocimiento requerido por los funcionarios institucionales para la operación de las aplicaciones que sean desarrolladas como parte de la solución,

• Mantenimiento de la plataforma tecnológica provista, con tiempos de respuesta controlados, que garanticen la corrección de inconvenientes en los períodos que la Institución a través del director del proyecto, establezca en cada caso.

7. Requerimientos básicos del Proyecto

Paralelo al desarrollo de las aplicaciones, la Institución deberá evaluar, impulsar y apoyar la creación de condiciones mínimas en los centros para que la implementación de la solución sea una auténtica herramienta de apoyo a la gestión, la administración y en general, a la operación cotidiana de los centros de atención.

En los niveles locales deberán dedicarse recursos: humanos, físicos y financieros en las siguientes líneas:

- Equipamiento (Servidores, estaciones de trabajo e impresoras, entre otros),

- Redes de comunicación estructuradas y certificadas (cableados, switches y servidores, entre otros),

- Evaluación, diseño y construcción –cuando corresponda- de la red eléctrica que soporte la plataforma informática en el centro,

- Reorganización y fortalecimiento del Centro de Gestión Informática para que esté en capacidad de dar respuesta a los requerimientos adicionales en Tecnologías de Información, es decir, para que pueda dar un soporte efectivo a las aplicaciones, equipos y redes que operen en el centro,

- Reacomodo y/o construcción de los espacios físicos requeridos para la implementación de la tecnología,

- Desarrollo de un proceso de sensibilización al cambio y fortalecimiento de una cultura con un enfoque de calidad en el servicio al cliente.

Desde el nivel central, el esfuerzo local deberá ser apoyado por las siguientes acciones:

- Negociación, adquisición y distribución de las licencias de software requeridas para el desarrollo de las aplicaciones en servicios de salud y su implementación en los centros de atención, logrando el mayor provecho de la economía de escala.



- Diseñar y habilitar las redes MAN y WAN que posibiliten la interconexión entre las unidades de prestación de servicios y estas con las oficinas centrales y otras unidades financiero-administrativas de la institución.

- Es indispensable que desde la Subgerencia de Tecnologías de Información se elabore y se divulgue el esquema de la Plataforma Tecnológica mínima requerida en los centros de atención de salud, según su nivel de complejidad para la implementación exitosa de las aplicaciones que deban operar en los niveles locales.

- Instrumentar el desarrollo de la plataforma tecnológica local de equipos, redes, esquemas de seguridad y políticas de respaldo, de forma que se propicie la homogenización del desarrollo en TI en los centros de prestación de servicios de salud.

- Realizar los estudios pertinentes y dotar a las unidades locales de plazas con el perfil requerido para los funcionarios de los Centros de Gestión Informática, de manera que se pueda dar un soporte profesional en las unidades locales, acorde con el desarrollo en TI que se implemente en los centros.

- Realizar los estudios pertinentes y dotar a las unidades locales de plazas con el perfil requerido y la capacitación necesaria para los funcionarios involucrados con el uso del sistema de información, de manera que se pueda garantizar la calidad de la información.

- Impulsar y desarrollar la normativa institucional que legitime los registros digitales de salud y gestionar ante las autoridades nacionales el desarrollo de la legislación necesaria para dar a esta modalidad de documentación la validez legal.

- Promover y apoyar desde el nivel central el desarrollo de una nueva cultura organizacional en los niveles locales orientado a la adaptación al cambio y a la calidad.

- Establecer un programa de divulgación interna y externa de manera que los planes, acciones y logros sean conocidos por los funcionarios de la institución y por la población nacional.

- Debe ser definida la estructura de soporte que se seguirá para garantizar la operación continua de las aplicaciones implementadas en el nivel local, regional y nacional.

- Evaluar de manera puntual los datos generados por los centros proveedores de servicios de salud, con el fin de definir que datos serán almacenados y preservados con el uso de la tecnología de Datawarehouse.

- La Subgerencia de Tecnologías de Información en coordinación con las Gerencias de División, y en especial con la Gerencia de División Médica, establecerá las políticas institucionales a seguir con relación a los sitios de almacenamiento de la(s) base(s) de datos relacionadas con la información de pacientes,

- La Subgerencia de Tecnologías de Información, deberá establecer un mecanismo de recuperación de las información en caso de desastres naturales, civiles o militares que soporte en casos de crisis el acceso a la información.



8. Factores críticos de éxito

Formulación del Proyecto

♦ Contar con el apoyo del más alto nivel de la Institución y su compromiso con el cumplimiento de las actividades,

♦ Impulsar una cultura de trabajo en equipo y de identificación con los objetivos del proyecto, así como de lealtad hacia los mismos, hacia el equipo de trabajo y hacia la Institución,

♦ Legitimar el presente proyecto como el único esfuerzo Institucional orientado al desarrollo de las aplicaciones informáticas y la adquisición e implementación de la Tecnología de Información necesaria para este proyecto.

♦ Identificar los recursos humanos clave y la organización requerida por el proyecto,

♦ Establecer equipos de usuarios expertos que participen en el proyecto, nombrados por el Presidente Ejecutivo en función de la recomendación efectuada por los Gerentes de División, de manera que se garantice la estabilidad del mismo. Éstos usuarios deberán representar todos los niveles de atención,

♦ Estimar el tiempo, los recursos humanos, técnicos y presupuestarios requeridos.

♦ Identificar las fuentes de financiamiento, gestionar los recursos y lograr la asignación presupuestaria demandada por el proyecto.

♦ Identificar y evaluar las expectativas de los usuarios y clientes del proyecto,

♦ Identificar los riesgos potenciales del proyecto y establecer las medidas contingentes,

♦ Contar con el apoyo documentado de la Junta Directiva, Presidencia Ejecutiva, Gerencias de División y Subgerencia de Tecnologías de Información,

♦ Formular un plan de promoción y mercadeo que garantice la difusión del proyecto.

Ejecución del Proyecto

♦ Contar con equipos de trabajo comprometidos, dedicados, disponibles y competentes,

♦ El recurso humano asignado al proyecto debe contar con los perfiles técnicos que se definan como necesarios, a saber: especialistas en evaluación y rediseño de procesos, especialistas en análisis y desarrollo de aplicaciones, comunicaciones, arquitectura, bases de datos y en herramientas de desarrollo. Algunos de los miembros del equipo deberán contar con habilidades de negociación, tanto con las unidades patrocinadoras del proyecto como con las unidades usuarias y proveedores de servicios.

♦ El director del proyecto debe contar con la autoridad para tomar decisiones,



♦ Garantizar que la validación de los requerimientos documentados sea llevada a cabo con la participación de los diferentes niveles de atención,

♦ Cada equipo de usuarios expertos seleccionados para participar en el proyecto debe tener amplios conocimientos de la dinámica en la prestación en los servicios de salud, la administración de los mismos y el manejo de la información. Debe estar comprometido y participar activamente en esta etapa, sobre todo con lo relacionado al levantamiento de requerimientos, su aprobación, así como en pruebas e implementación del sistema,

♦ Coordinar con las instancias designadas, la promoción y mercadeo del proyecto y sus implicaciones en la prestación de los servicios de salud,

♦ Evitar la rotación del personal asignado al proyecto, sobre todo cuando se desempeña en una posición clave para la ejecución y buen término del mismo, como es el caso del director del proyecto, los gestores y los usuarios expertos, garantizando su participación en el proyecto desde su inicio y hasta su consolidación.

Implementación del proyecto

♦ Definir el plan de implantación adecuado para garantizar la puesta en producción de los productos y/o servicios generados por el proyecto,

♦ Cada establecimiento de atención de la salud debe estar en disposición de realizar los cambios que se requieran a partir de la mejora generada por el proyecto. La medición de este proceso debe hacerse a través de los compromisos de gestión,

♦ La responsabilidad de implementar las aplicaciones será compartida por el personal del establecimiento de atención de la salud, el director del proyecto y la empresa proveedora de la solución tecnológica,

♦ Los equipos de trabajo (Subgerencia de Tecnologías de Información – establecimiento de atención de la salud – Empresa proveedora) deben cumplir con los compromisos adquiridos y necesarios para llevar a cabo la implantación,

♦ Administrar eficientemente los riesgos relacionados con esta etapa.

9. Equipo de trabajo Para el desarrollo de las actividades, el proyecto requiere la conformación de un equipo técnico de trabajo que considere la participación tanto de un área técnica como de un área usuaria, ambas conducidas por un Director de Proyecto. El área técnica, será la responsable por el análisis, diseño y desarrollo de las herramientas tecnológicas que sean requeridas para el logro de los objetivos planteados, en tanto que el área usuaria, será la responsable de garantizar la participación de los usuarios a lo largo de todo el proyecto, especialmente en la definición y



validación de requerimientos, los procesos de capacitación, la ejecución de las pruebas y la implementación de las tecnologías.

La figura siguiente, muestra la estructura requerida por el proyecto.

Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva

Subgerente de TI

CalidadSeguridadTelecomunicacionesAnálisis de sistemasAnálisis de procesos

Establecidos según el área de la prestación de servicios que esté siendo analizada y desarrollada

Patrocinador

Director

Líder Técnico Líder Usuario

Comité de Superusuarios

Responsables técnicos del

proyectoComités de

Usuarios

Figura N°3. Organización del proyecto PASS

Patrocinador: El patrocinio del proyecto corresponde a la Junta Directiva y Presidencia Ejecutiva de la Institución, quienes conocerán de los avances y logros del proyecto y gestionarán en los diferentes niveles organizacionales las condiciones requeridas por el proyecto para el desarrollo de los productos.

Director: La dirección del proyecto, fue delegada en el titular de la Subgerencia de Tecnologías de Información, quien tendrá a cargo la coordinación de las áreas usuaria y técnica.

Área Técnica: La conformación del equipo de trabajo se detalla a continuación:

Líder técnico del proyecto, responsable por la coordinación de todos los aspectos técnicos relacionados con el desarrollo de las tecnologías requeridas por el proyecto.

Ingenieros de sistemas con roles de:



o Gestión de subproyectos o módulos o Análisis, diseño y construcción o Telecomunicaciones o Bases de datos y sistemas operativos o Calidad o Arquitectura o Seguridad y modelaje de datos

Ingenieros Industriales con roles de: o Análisis, mapeo y rediseño de procesos,

Asistente administrativo

Debe recalcarse, que el proceso de reclutamiento y selección del recurso humano representa un factor crítico en el éxito del proyecto, por cuanto se debe garantizar de los miembros del equipo:

• Grado profesional mínimo de bachiller,

• Conocimiento actualizado en tecnologías de información,

• Experiencia en el uso de las herramientas,

• Conocimiento del funcionamiento institucional,

• Identificación con el proyecto,

• Compromiso y dedicación de tiempo completo con el proyecto.

Este conjunto de funciones, deberá ser atendido por un equipo de aproximadamente 35 personas, tentativamente distribuidas de la siguiente manera:

• 1 Coordinador general del proyecto, • 20 Ingenieros de sistemas dedicados de forma directa al desarrollo de los módulos, • 2 Ingenieros de sistemas dedicados al control de la operación institucional, la

actualización de versiones y la asistencia en la replicación de las bases de datos, • 2 Ingenieros de sistemas encargados de la función de calidad en el desarrollo de la

aplicación y en el desarrollo y actualización de los catálogos de requerimientos, • 2 Administradores de Bases de Datos y Sistemas Operativos que apoyará a los

equipos desarrolladores y diseñará la Base de Datos y la seguridad requerida por las aplicaciones,

• 3 Ingenieros industriales para el mapeo y rediseño de procesos, • 1 Ingeniero de sistemas y 2 Ing. eléctricos encargados de las telecomunicaciones, • 1 Ingeniero de sistemas encargado de la Arquitectura de las aplicaciones, • 1 Apoyo administrativo.



Los miembros del equipo de trabajo que sea constituido para la atención del proyecto, deberán caracterizarse por su ética, honestidad, responsabilidad, compromiso, capacidad de trabajo en equipo, respeto y espíritu innovador.

Área Usuaria: En esta área, el líder usuario será el responsable por la coordinación de los recursos relacionados con la prestación de los servicios de salud para las actividades en las cuales sea requerida su participación. El líder usuario será el responsable por la definición final de los requerimientos del proyecto, así como por las pruebas y la aceptación final de los productos que sean desarrollados. Su labor estará apoyada por el comité de superusuarios, el cual estará integrado por funcionarios de diferentes gerencias de división, relacionadas con la prestación de los servicios de salud, en el cual, la participación del área de la salud, tendrá una participación mayoritaria, con representación de los diferentes niveles de prestación de los servicios de salud.

Los comités de usuarios, son grupos temporales de trabajo conformados para el levantamiento y validación de requerimientos relacionados con áreas particulares del desarrollo que conlleva el proyecto, así como para la definición de los planes de prueba, la ejecución de las mismas y la validación de los resultados del proyecto por área. Su convocatoria, la llevará a cabo el líder usuario.

Otros recursos necesarios para la realización del proyecto Espacio físico

Aunque se considera la posibilidad de llevar a cabo el proyecto bajo la modalidad de contratación parcial de personal, debe dotarse al equipo de trabajo en pleno de una ubicación física que cuente con las condiciones mínimas para las labores propias de construcción y desarrollo de software, garantizándose un espacio físico común para todo el equipo, de forma que se propicie la integración y cohesión del mismo, así como la aclaración de dudas, retroalimentación técnica y coordinación de actividades entre sus miembros.

Equipos y suministros

Se deberá brindar a cada uno de los miembros del equipo, las herramientas tecnológicas básicas necesarias para el desarrollo de las actividades que le competen. Se consideran dentro de estas: software, servidores, computadoras, quemadores de CD, impresoras, archivos metálicos, teléfono-fax, computadoras portátiles y suministros de oficina.



10. Productos / Servicios esperados El apartado 4. Ámbito del proyecto, especifica las líneas de actuación del Proyecto de Automatización de los Servicios de Salud, en este se especifican como resultados esperados del proyecto los siguientes:

• Sistema de información para la prestación de los servicios de salud, • Equipamiento requerido en los establecimientos de salud, oficinas centrales y direcciones

regionales, • Esquema de comunicaciones que garantice la interconexión permanente dentro y entre las

unidades involucradas en la prestación y administración de los servicios de salud, • Capacitación de los funcionarios encargados de la operación de la plataforma tecnológica y de

su soporte técnico, • Legalización del expediente digital, • Esquema de mantenimiento requerido para garantizar la continuidad de los servicios de las

unidades.

En específico en lo que concierne a la aplicación, el proyecto ha sido dividido en tres bloques de desarrollo.

I Bloque

El primer bloque se orienta al establecimiento de los siguientes módulos:

Módulo Descripción

Identificación y Afiliación

Permitirá el registro y verificación de la información básica de los usuarios de modo que se logre conformar el padrón de afiliados y que sea la base para el resto de módulos de la aplicación. Debe considerarse la posibilidad de retomar el esfuerzo realizado en el Módulo de Afiliación de SICERE.

Verificación de derechos

Permitirá la identificación de la condición de aseguramiento de los usuarios de los servicios de salud, apoyando la labor de cobro en los casos que procede. Debe estar relacionado con SICERE para la verificación del estado de derecho de cada usuario.

Agenda de recursos

Permitirá el registro y control de los recursos existentes y su distribución para las diferentes actividades.

Citas Permitirá la asignación de un espacio de tiempo disponible en las agendas de los médicos, otros profesionales o técnicos y servicios de salud a un usuario para que reciba una atención.

Archivo Recibe la solicitud de expedientes para la atención del usuario de los diferentes servicios y otros fines. Facilita la administración y trazabilidad de los expedientes físicos.

Urgencias

Permitirá el registro de lo que actualmente se conoce como hoja de puerta en los servicios de urgencias, el seguimiento de los pacientes en observación o en salas de shock y realización de procedimientos. Además deberá emitir las órdenes electrónicas de recetas o solicitudes de exámenes atendidos en el servicio de urgencias. (La información aquí generada, formará parte del expediente digital en salud del paciente) Deberá permitir la emisión de comprobantes de asistencia.



Consulta

Permitirá al cuerpo de enfermería el registro de signos vitales y medidas antropométricas, a saber: presión arterial, talla, peso, pulso y temperatura, entre otros. Este módulo también deberá incluir los protocolos de atención según especialidad en salud. Permitirá registrar la información que se genere durante la consulta. A partir de ella, podrán generarse las solicitudes de exámenes, recetas, y otros servicios de apoyo al diagnóstico, tratamiento, referencias y contrarreferencias, así como solicitudes de ingresos a hospitalización. La información aquí registrada deberá formar parte del expediente digital de cada paciente. Debe considerar el registro de información producto de la labor de posconsulta a cargo del personal de enfermería con el objetivo de brindar educación al paciente. Este módulo deberá considerar los procesos de los diferentes tipos de consulta: general, especializada, odontológica, trabajo social, nutrición, psicología, etc. Deberá permitir la emisión de comprobantes de asistencia.

Incapacidades y otras prestaciones en dinero

Permitirá el registro y control de las incapacidades y licencias que sean generadas dentro de la Institución y a través de los médicos de empresa. Este módulo debe prever su interrelación con los sistemas de carácter administrativo financiero. Para su descripción detallada debe analizarse los aspectos consignados en el cartel desarrollado por la institución.

Visita al hogar Deberá permitir el censo de la población y captura de los datos contenidos en la ficha familiar, actualizar la información en visitas subsecuentes por parte del personal de salud. También deberá ser capaz de alimentar la base de datos en el Área de salud para el adecuado seguimiento en la atención preventiva y curativa en ese nivel.

Visita a centros educativos

Deberá permitir la captura de información producto de las intervenciones de la atención integral del niño por parte del equipo de salud, en este escenario. Actualiza información en la base de datos.

Visita en el trabajo

Deberá permitir la captura de información producto de las intervenciones de detección y educación realizadas por el equipo de salud en el escenario laboral.

Visitas a albergues

Deberá permitir la captura de información producto de las intervenciones de detección, tratamiento y educación realizadas por el equipo de salud en este escenario.

Atención en la comunidad

Deberá permitir la captura de información en acciones de educación y participación social realizadas por el equipo de salud en este escenario.

Ingreso a Hospitalización y egreso

Permitirá la identificación, registro, priorización y programación de los pacientes que serán hospitalizados. Dispondrá de una función para la gestión de camas. Permitirá registrar la condición de egreso de los pacientes, generada en los diferentes servicios. Mantendrá y desplegará el índice ocupacional actualizado. Adicionalmente, llevará un control preciso de los valores personales dejados por los pacientes en el área de admisión, y custodiados durante su internamiento.

Estadística

Permitirá acceder a las bases de datos necesarias para la generación de los reportes estadísticos periódicos y especiales para cada nivel, el cálculo de indicadores base para la toma de decisiones, necesarios para la adecuada gestión de los servicios y el monitoreo, control y evaluación de los Compromisos de Gestión. Deberá además permitir atender consultas en línea sobre alguna información no definida con anterioridad. Asimismo deberá generar todos los archivos requeridos para ser enviados a otros centros, a la Dirección Regional o a Oficinas Centrales. Integrará también la generación de reportes e informes demográficos, epidemiológicos, de factores condicionantes y de recursos y servicios.



Laboratorios

Recibirá las asignaciones de exámenes a realizar y registrará sus resultados manual o automáticamente por interfases con los equipos especializados de uso ordinario en los laboratorios. Deberá apoyar la labor de programación y la generación de estadísticas relacionadas. Permitirá llevar el control del inventario de materiales, de modo que automáticamente genere una requisición de materiales a bodegas cuando se haya llegado a los niveles de existencias mínimas. La información clínica aquí registrada deberá formar parte del expediente de salud de cada paciente.

Anatomía patológica

Recibirá las asignaciones de análisis patológicos a realizar y registrará los reportes respectivos. Deberá apoyar la labor de programación y la generación de estadísticas relacionadas. Permitirá llevar el control del inventario de materiales, de modo que automáticamente genere una requisición de materiales a bodegas cuando se haya llegado a los niveles de existencias mínimas. La información clínica aquí registrada deberá formar parte del expediente de salud de cada paciente.

Imágenes médicas

Recibirá las asignaciones de exámenes y registrará los reportes de la interpretación de las imágenes respectivas. Deberá apoyar la labor de programación y la generación de estadísticas relacionadas. Permitirá llevar el control del inventario de materiales, de modo que automáticamente genere una requisición de materiales a bodegas cuando se haya llegado a los niveles de existencias mínimas. La información clínica aquí registrada deberá formar parte del expediente digital de cada paciente.

Medicina nuclear

Recibirá las asignaciones de exámenes y tratamientos, y registrará los reportes respectivos. Deberá apoyar la labor de programación y la generación de estadísticas relacionadas. Permitirá llevar el control del inventario de materiales, de modo que automáticamente genere una requisición de materiales a bodegas cuando se haya llegado a los niveles de existencias mínimas. La información clínica aquí registrada deberá formar parte del expediente digital de cada paciente.

Farmacia

Facilitará la labor de preparación de recetas para las áreas de la Consulta Externa, Urgencias y Hospitalización. Permitirá llevar un inventario actualizado de los medicamentos en la farmacia central, las satélites y en las bodegas. Deberá ser capaz de alertar sobre interacciones, efectos secundarios, dosificación según edad y peso y además, deberá imprimir las etiquetas con el detalle del tratamiento a seguir según el medicamento y la indicación médica. La información aquí registrada deberá formar parte del expediente en salud de cada paciente, presentando su perfil terapéutico. Además deberá generar todos los reportes requeridos para la gestión en la Farmacia.

Mantenimiento

Permitirá la modificación de los parámetros establecidos para la utilización de los diferentes módulos que constituyen la aplicación. Este módulo facilitará a los establecimientos de salud, la generación del archivo y el envío de la información del centro, al nivel central o regional de la Institución, para alimentar periódicamente las bases de datos nacionales de pacientes y de los centros.

Seguridad Permitirá la administración de los perfiles de usuarios y sus permisos de acceso a los módulos de la aplicación. Además de registrar las bitácoras requeridas.



II Bloque

El segundo bloque de desarrollo considera los siguientes módulos. Cabe destacar que a los módulos que se establecen en el cuadro siguiente, podrán ser adicionados otros módulos en función de las demandas de los usuarios y el diseño que sea establecido para la operación de las aplicaciones.

Módulo Descripción

Cirugía Ambulatoria

Permitirá llevar una adecuada programación y aprovechamiento de los recursos humanos y físicos requeridos para las cirugías ambulatorias. Su funcionalidad podría ser muy similar al módulo de quirófanos, con las especificidades del caso.

Visita en Hospitalización

Este módulo deberá incluir los protocolos de atención (cuando corresponda) según especialidad. Permitirá registrar la información que se genere durante la visita en el área de hospitalización. A partir de ella, podrán generarse las solicitudes de exámenes, recetas, dietas y otros requerimientos a los servicios de apoyo. Deberá incluir las interfases con salas de cirugía, salas de parto, Unidades de Terapia Intensiva (UTI) y otros servicios relacionados. La información aquí registrada deberá formar parte del Expediente Digital de cada paciente. Cuando el paciente egresa debe actualizar el módulo de Ingreso a Hospitalización y los datos epidemiológicos.

Atención de enfermería

Deberá ser la herramienta básica que automatice y registre las actividades que se realizan en los puestos de enfermería de los diferentes servicios y especialidades en la parte de hospitalización. Este módulo deberá mostrar de forma automática la información del estado de los pacientes hospitalizados, emitir las solicitudes electrónicas de medicamentos, exámenes y dietas.

Cirugías

Permitirá gestionar el recurso quirófano. Debe permitir una adecuada programación y aprovechamiento de las salas de cirugía, así como el registro del acto quirúrgico, el cual deberá contar con las verificaciones previas que disminuyan la probabilidad de error en la intervención. Según los tipos de cirugía programará el personal requerido y generará las órdenes respectivas al centro de equipos, farmacia, etc, lo cual permitirá registrar y contabilizar los costos asociados a esta actividad y el aprovechamiento efectivo de los quirófanos. Debe considerar la administración de las camas de recuperación y la evolución del paciente. Automatizará la emisión del récord quirúrgico y de anestesia. Generará el índice de utilización de los quirófanos.

Atención de partos

Permitirá gestionar el recurso sala de partos. Debe permitir el registro del parto. Programará el personal requerido y generará las órdenes respectivas al centro de equipos, farmacia, etc, lo cual permitirá registrar y contabilizar los costos asociados a esta actividad y el aprovechamiento efectivo de las salas de parto. Debe considerar la evolución de la paciente. Registra el nacimiento del producto, su condición de salud y la aplicación de inmunizaciones.

Tratamiento intensivo

Permitirá gestionar el recurso cama en las unidades de cuidado intensivo. Programará el personal requerido y generará las órdenes respectivas al centro de equipos, farmacia, etc, lo cual permitirá registrar y contabilizar los costos asociados a esta actividad y el aprovechamiento efectivo de las unidades de tratamiento intensivo UTI. Debe considerar la evolución de la paciente. Debe facilitar el traslado del paciente a otro servicio.

Centro de equipos Permitirá gestionar el equipo y material estéril requerido por los servicios de atención y controlará su retorno. Programará el personal requerido y generará las órdenes respectivas a la proveeduría, lavandería, farmacia, etc, lo cual permitirá registrar y contabilizar los costos asociados a esta actividad.



Nutrición

Consolida la información relacionada con las dietas de los pacientes hospitalizados, funcionarios y otras personas que reciben servicios de esta unidad, y la traduce en tandas de producción para la atención de la demanda, según los menúes que hayan sido establecidos en el centro. Se relaciona de forma directa con los protocolos de atención según especialidad. Administra los inventarios de materia prima y genera reportes de faltantes a la proveeduría de servicio.

Exámenes especiales (cardiológico, neurológicos, gástricos, entre otros)

Recibirá las asignaciones de exámenes especiales y registrará los reportes clínicos respectivos. Deberá apoyar la labor de programación y la generación de estadísticas relacionadas. Permitirá llevar el control del inventario de materiales, de modo que automáticamente genere una requisición de materiales a bodegas cuando se haya llegado a los niveles de existencias mínimas. La información clínica aquí registrada deberá formar parte del expediente digital de cada paciente.

Servicios de apoyo al tratamiento

Recibirá las asignaciones de tratamientos requeridos y registrará los reportes que correspondan. Deberá apoyar la labor de programación y la generación de estadísticas relacionadas. Permitirá llevar el control del inventario de materiales, de modo que automáticamente genere una requisición de materiales a bodegas cuando se haya llegado a los niveles de existencias mínimas. La información clínica aquí registrada deberá formar parte del expediente en salud de cada paciente.

Gestión de Recursos Materiales

Los diferentes módulos de la aplicación que se implementen como parte del desarrollo del proyecto, deberán siempre que lo requieran, integrarse con los sistemas de información institucionales desarrollados en el ámbito de gestión de los recursos materiales, de manera que se logren implementar sistemas eficientes de administración de los inventarios institucionales.

Gestión de Tecnologías de Información

Permitirá el registro de las demandas de servicio efectuadas por las diferentes unidades que componen el establecimiento de salud, así como la programación de la atención de dichas solicitudes en función del recurso disponible. Es deseable que este módulo permita el registro de los datos relacionados con los diferentes proyectos conducidos por la unidad, al cual puedan acceder los diferentes usuarios de los servicios que la unidad brinda con el objetivo de conocer el estado de atención de sus requerimientos.

III Bloque

El tercer y último bloque establece el desarrollo de los siguientes módulos. Al igual que como fue mencionado en el caso de l segundo bloque, este tercer bloque de módulos puede considerar módulos adicionales en función de los requerimientos que hayan sido identificados en la labor de levantamiento de requerimientos y diseño de las aplicaciones. Gestión de Recursos Humanos

Se deberán habilitar las interfaces con las aplicaciones institucionales desarrolladas en el ámbito de la administración de los recursos humanos, y garantizar de esta forma el intercambio de la información que se determine como requerida.

Gestión de Recursos Financieros

Las diferentes transacciones que sean derivadas de la aplicación desarrollada por el proyecto, deberán ser integradas con los sistemas de información financieros de la Institución, de forma que sea posible mantener información oportuna del comportamiento financiero institucional, como de las unidades locales y regionales.



Vigilancia Deberá facilitar la programación de los horarios del personal y los recursos empleados en la labor desempeñada por esta unidad.

Aseo Deberá facilitar la programación de los horarios del personal y los recursos empleados en la labor desempeñada por esta unidad. Permitirá el control de los recursos materiales asignados a la unidad y deberá asimismo generar los requerimientos de materiales cuando estos alcances los niveles mínimos de existencias.

Transportes Deberá permitir el registro de los recursos disponibles, habilitar la programación de los transportes de rutina del centro, así como habilitar la interconexión con las unidades del establecimiento que demanden los servicios de transporte, tanto de tipo administrativo como los requeridos para el traslado de pacientes.

Lavandería Deberá facilitar la programación de los horarios del servicio y los recursos humanos, materiales y de equipo empleados en la labor desempeñada por esta unidad. Permitirá el control de los recursos materiales asignados a la unidad y deberá asimismo generar los requerimientos de materiales cuando estos alcances los niveles mínimos de existencias.

Ingeniería y Mantenimiento

Será capaz de registrar desde las unidades, los servicios que estas requieren. Deberá permitir el dimensionamiento de los recursos necesarios para atender las demandas de las unidades, así como también, deberá permitir la priorización de las actividades por desarrollar y la programación de las actividades de la unidad en el tiempo. A la información registrada en este módulo, es deseable que puedan acceder las diferentes unidades del centro de manera que puedan enterarse del estado de sus solicitudes particulares.

Adicional a los módulos planteados, deberán ser desarrollados e implementados aquellos módulos o aplicaciones que integren las demás funciones administrativas, financieras y logísticas que no hayan sido consideradas en este planteamiento.

Estos desarrollos adicionales deberán llegar a permitir la generación del cálculo del costo por cada atención brindada en los establecimientos de salud, la integración de las diferentes dependencias con las unidades proveedoras de la Institución con sus respectivos sistemas de administración de inventarios, así como la integración del manejo financiero en un único sistema institucional que facilite el control de los recursos económicos de los cuales dispone la Caja Costarricense de Seguro Social.

El detalle de los desarrollos adicionales, será planteado una vez que se haya logrado definir las especificaciones completas del primer bloque de módulos y sean claramente documentados los nuevos requerimientos.

Así también, como producto del proyecto se define el establecimiento de un Data Warehouse, que deberá integrar la información requerida por los diferentes interesados en la habilitación de herramientas de consulta de carácter institucional, y de aquellos que requieran análisis de tendencias y/o comportamiento en el tiempo de las unidades de salud de las cuales son responsables.



11. Plan General de Desarrollo Aunque ya ha sido definido el alcance del proyecto, se hace necesario señalar a la corporación algunos requerimientos que deben atenderse en el nivel local para que el uso de esta aplicación genere todos los beneficios esperados. El detalle de estos requerimientos se plantea en el apartado 7 de este documento. El cumplimiento de los mismos, es considerado como crítico para la implementación de esta solución en el nivel local.

Formulación del Proyecto

A continuación se detallan las actividades:

1. Preparar y presentar el perfil del proyecto al nivel ejecutivo de la Institución,

2. Constituir documentalmente un portafolio de compromiso con el proyecto por parte de las siguientes unidades:

Subgerencia de Tecnologías de Información Gerencia División Administrativa Gerencia División Médica Gerencia División Operaciones Hospital Nacional - Plan piloto

Hospital Regional - Plan piloto Hospital Periférico - Plan piloto Clínica Mayor Área de salud

3. Seleccionar y definir documentalmente el coordinador del proyecto, y dedicar su tiempo a la atención exclusiva de los requerimientos del mismo,

4. Constituir documentalmente el equipo de personas que estarán dedicadas al proyecto, y la forma de organización del mismo,

5. Constituir documentalmente (con refrendo de las Gerencias de División relacionadas) el equipo de usuarios expertos del proyecto, y la forma en que estos darán sus aportes en el desarrollo de la aplicación. Lo anterior en función de la planificación del desarrollo de las etapas del proyecto que previamente serán presentadas a las autoridades,

6. Efectuar estimaciones de tiempo, recurso humano, recurso técnico y presupuesto requerido para la atención de los requerimientos del proyecto,

7. Comprometer de manera documental, las fuentes de financiamiento del proyecto,

8. Constituir y validar el Catálogo de Requerimientos que constituyen la aplicación,

9. Definir las herramientas de desarrollo que deben ser empleadas en el proyecto, y ponerlas a disposición del equipo de proyecto,

10. Definir la estrategia institucional para la administración de la información de salud de los asegurados,

11. Definir las arquitecturas de hardware y software del proyecto,

12. Definir la plataforma tecnológica mínima que debe ser habilitada en los centros de atención de la salud para la implementación de la aplicación,



13. Definir la plataforma tecnológica mínima que debe ser habilitada en las oficinas centrales de la Institución para la implementación de la aplicación,

14. Identificar los riesgos potenciales del proyecto y establecer las medidas contingentes,

15. Formular un plan de promoción y mercadeo que garantice la difusión del proyecto,

16. Obtener la aprobación del proyecto.

Ejecución del Proyecto

Considera el análisis, diseño y desarrollo de los nuevos módulos, y el mantenimiento correctivo y aumentativo de los módulos que hayan sido desarrollados. La estrategia a seguir para el desarrollo de la aplicación, es la liberación periódica de módulos, de los cuales podrán disponer aquellas unidades en las cuales se haya desarrollado su plataforma tecnológica.

De la misma forma, considera la evaluación de la plataforma tecnológica actual de los establecimientos de salud, así como el desarrollo e implementación de la plataforma tecnológica requerida para la operación del sistema de información que sea desarrollado a través del proyecto.

Implementación del proyecto

Los módulos de la aplicación que sean entregados con cada una de las versiones liberadas, serán implementados de manera progresiva en los centros de atención de la salud incluidos en el plan piloto, los cuales serán sometidos a prueba en estos centros. Durante el primer mes, se probará la aplicación en un solo centro y se tendrá un equipo de personas brindando el soporte respectivo. Posteriormente la aplicación será instalada en los restantes centros del plan piloto.

Superado el periodo de prueba de los módulos considerados en cada versión, esta será liberada para su uso en aquellos centros que lo hayan solicitado y que cuenten con la plataforma tecnológica mínima para su operación. Con estos centros, el equipo de proyecto tendrá un rol asesor y en caso de que resulte necesario, visitará el centro para garantizar la adecuación de su entorno tecnológico y la ejecución de las acciones necesarias para la implementación de cada uno de los módulos.

Para atender la distribución de la aplicación en centros adicionales a los especificados en el plan piloto, dos recursos del proyecto deberán dedicarse de manera exclusiva a la implementación en los centros que cuenten con la plataforma determinada. Adicionalmente, a través de esta labor, estos recursos, serán los responsables de actualizar de manera permanente el catálogo de requerimientos para las mejoras a los módulos implementados y de brindar asesoría técnica a los centros que visiten.



12. Estimación de costos Los datos que se presentan en este apartado corresponden a una estimación preliminar de los costos en los cuales deberá incurrir la Institución a través del desarrollo del proyecto.

Estos costos se presentan por etapa como se muestra a continuación:

Formulación

Recurso Humano

Tipo de recurso Cantidad Salario Mensual

Número de meses Total

Coordinador 1 650.000 2 1.300.000 Encargado de Telecomunicaciones 3 550.000 2 3.300.000 Encargado de Bases de Datos y Sistemas Operativos 2 550.000 2 2.200.000 Encargado de Arquitectura 1 550.000 2 1.100.000 Encargado de Calidad 2 550.000 2 2.200.000 Analistas de sistemas 20 450.000 2 18.000.000 Ingeniero Industrial 3 500.000 2 3.000.000 Asistente administrativo 1 250.000 2 500.000

Total 31.600.000 Equipos

Tipo de recurso Costo Cantidad Total Computadoras Personales 400.000 35 14.000.000 Impresoras láser 250.000 3 750.000 Servidores 1.500.000 3 4.500.000 Computadora portátil 600.000 3 1.800.000 Video Beam 1.000.000 2 2.000.000 UPS 1.500.000 1 1.500.000 Escritorios 60.000 35 2.100.000 Fax 70.000 1 70.000 Teléfonos 15.000 10 150.000 Pizarra 10.000 1 10.000 Suministros (1) 2.500.000 - 2.500.000

Total 29.380.000 (1) Suministros, consideran entre otros: papel, diskettes, cd´s, cartuchos de respaldo, tóners, lápices, lapiceros, entre otros.



Espacio físico

Este equipo de personas requerirá de un espacio de trabajo mínimo de 150 m2, los cuales podrán ser dispuestos en el lugar que establezca la administración. No obstante es importante destacar la importancia de habilitar un espacio en el cual pueda trabajar el equipo de forma integrada, de modo que se facilite la coordinación y la cooperación, según las diferentes especialidades y perfiles.

Viáticos

El costo por viáticos se distribuye a lo largo de todo el proyecto. Se detalla en la formulación para facilitar su visualización como un solo rubro.

Tipo de funcionario Nº Funcionarios Nº Meses Giras por

mes Costo por

gira Total

Implementadores 2 31 4 17.000 4.216.000 Analistas 20 30 4 17.000 40.800.000 Coordinador 1 31 2 17.000 1.054.000 Ing. Industriales 3 30 4 17.000 6.120.000 Ing. Comunicaciones 1 48 4 17.000 3.264.000 Total 22 55.454.000

Ejecución e implementación

Recurso Humano

Tipo de recurso Cantidad Salario Mensual

Número de meses Total

Coordinador 1 650.000 46 29.900.000 Encargado de Telecomunicaciones 3 550.000 46 75.900.000 Encargado de Bases de Datos y Sistemas Operativos 2 550.000 46 50.600.000 Encargado de Arquitectura 1 550.000 46 25.300.000 Encargado de Calidad 2 550.000 46 50.600.000 Analistas de sistemas 20 450.000 46 414.000.000Ingeniero Industrial 3 500.000 46 69.000.000 Asistente administrativo 1 250.000 46 11.500.000 Analistas de sistemas de control de la plataforma 2 550.000 46 50.600.00

Total 777.400.000



Contratación Externa del Desarrollo de la Aplicación

Etapas del Desarrollo # módulos Costo por módulo Total

Validación de requerimientos 40 500.000 20.000.000 Desarrollo 40 8.000.000 320.000.000Implementación 40 2.000.000 80.000.000 Capacitación 40 1.000.000 40.000.000

Total 460.000.000 Preparación de infraestructura Pendiente su definición

Tipo de Establecimiento Red eléctrica Red de voz y

datos Servidores Equipo Software de base

Oficinas Centrales DRSM Hospital Nacional Hospital Regional Hospital Periférico Clínica Metropolitana Área de Salud EBAIS Tipo de Establecimiento Cantidad Costo estimado Total Oficinas Centrales 1 DRSM 7 Hospital Nacional 9 Hospital Regional 8 Hospital Periférico 12 Clínica Metropolitana 8 Área de Salud 104 EBAIS 853



En síntesis, el costo del proyecto se distribuiría según la etapa, de la siguiente forma:

Etapa y rubro Monto estimado

Formulación del proyecto 116.434.000 Recurso Humano 31.600.000 Equipos 29.380.000 Viáticos 55.454.000 Ejecución del proyecto 1.237.400.000 Recurso Humano 777.400.000 Contratación Externa 460.000.000 Preparación de infraestructura Pendiente SUB TOTAL 1.353.834.000 Imprevistos 10% 135.384.000 TOTAL DEL PROYECTO 1.489.218.000

Del cuadro anterior, obsérvese que está pendiente la definición del monto requerido para la preparación de infraestructura tecnológica del proyecto. Esta información una vez que sea estimada, variará de forma significativa el monto establecido en el rubro “Total del Proyecto”.

13. Opciones para el desarrollo del proyecto Este apartado considera las diferentes alternativas institucionales para el desarrollo de la contratación requerida por el proyecto, bajo la cual serán desarrolladas las actividades de construcción de la plataforma estipulada en este documento.

13.1 Licitación pública

De acuerdo con la legislación y reglamentación normal relacionada con la contratación administrativa.

13.2 Licitación pública en dos fases

Aplica para la adquisición de un producto con características técnicas específicas.

Está sustentado en el apartado 45.1.10 del Reglamento de Contratación Administrativa.

Las fases que considera son:



Escogencia Técnica Oferta económica solo de aquellos que pasan la evaluación técnica

Este procedimiento cuenta con un articulado adicional emanado por la Contraloría General de la República, del cual se adjunta parte de su contenido al presente documento.

13.3 Por reglamento

Sustentado en el artículo 55 de la Ley General de Contratación Administrativa.

A través de este procedimiento, la Caja Costarricense de Seguro Social desarrolla un reglamento específicos para precalificar a los proveedores que podrán ser incluidos en el registro de proveedores de la Institución. Este reglamento es presentado a la Contraloría General de la República, y una vez aprobado se considera como adémdum al apartado del reglamento de Contratación Administrativa que hace referencia al apartado de la Ley mencionado.

13.4 Precalificación de proveedores para Proyectos Específicos

Fundamentado en el Artículo 65 del Reglamento de contratación Administrativa. Los resultados de la precalificación para proyectos específicos tiene una validez legal de un año.

Consta de dos procesos:

Precalificación Ofertas económicas

Se diferencia de la licitación pública en dos fases en el sentido que en este proceso se puede prescindir de las especificaciones técnicas del producto final, es posible llevarla a cabo con aspectos generales del objeto final a contratar.

13.5 Apartado 79.2 del Reglamento de Contratación Administrativa

Con la aplicación del contenido de este apartado, es posible que la Institución escoja su proveedor para determinado producto en función de las características de seguridad que son consideradas en función del objeto a contratar.

13.6 Convenio PNUD

Asignación presupuestaria institucional al PNUD para el desarrollo de un proyecto en particular, con amparo en la Ley que consolida el convenio nacional.


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