UNIVERSIDAD PANAMERICANAFacultad de Ciencias Económicas

Administración del Proceso ProductivoLic. Luis Fernando Tepé

Presentación Proyecto Administración del Proceso Productivo

Flor de María López Chávez Carné # 1014316

Guatemala, 16 de julio de 2012

Antecedentes:

DECONSULTA Asesores Legales, fue fundada en 1992, tiene su sede en Ciudad de

Guatemala, República de Guatemala; es una firma que nace de la integración de

profesionales con experiencia en diversas áreas del derecho, con el objetivo de crear una

estructura dedicada a la asesoría jurídica de personas y empresas en el ámbito nacional e

internacional. La experiencia acumulada por el equipo de trabajo, ha hecho que la firma se

especialice en diversas ramas del Derecho.

Estamos conscientes que toda actividad económica y de inversión requiere de un respaldo

legal calificado. Conocer el marco legal nacional y los riesgos jurídicos que la actividad

empresarial conlleva, es nuestro mayor compromiso.

La firma adquiere con cada uno de nuestros clientes, la obligación de proveer servicios

legales altamente calificados y eficientes dentro del marco de la ética y equidad. Sus

miembros se han destacado por ser reconocidos expertos en la creación de estrategias

legales precisas para su correcta aplicación en los ámbitos públicos y privados, generando

planificaciones acordes a la realidad nacional, desarrollándose en la asesoría en temas

administrativos, así como corporativa empresarial y de desarrollos inmobiliarios.

La confianza depositada en la firma y sus miembros por diferentes grupos empresariales

nacionales y extranjeros, no solo es nuestra mejor carta de presentación, sino que ha sido la

motivación para ejercer una política de búsqueda permanente de soluciones jurídicas

innovadoras que nos permitan enfrentar los retos que significa la dinámica empresarial.

Entendemos lo que implica el ejercicio del derecho en la práctica. Comprendemos que la

atención a nuestros clientes requiere que la aplicación de la ley debe ser complementada

con la experiencia y el pleno conocimiento del medio nacional en todos sus escenarios. Es

por ello que la asesoría que prestamos es personalizada. Nuestra experiencia y

conocimientos están al servicio de nuestros clientes.

Misión

Ser la mejor alternativa en la prestación de servicios jurídicos integrales de excelencia.

Visión

Ser la firma de abogados más admirada y respetada de Guatemala.

Valores

El compromiso de la Firma con la excelencia en los servicios a nuestros clientes, se

fortalece a través del empeño en dar continuidad a nuestros valores establecidos:

Integridad: Procediendo de forma ética, correcta, honrada e intachable.

Lealtad: Fidelidad con nuestros clientes y colaboradores.

Responsabilidad: Compromiso de hacer las cosas bien, de forma acertada,

confiable, oportuna, eficaz y potenciando las fortalezas de trabajar en equipo.

Nuestros Servicios

Derecho Corporativo

Nuestro bufete ha asesorado a clientes nacionales e

internacionales, en materia de derecho corporativo,

especialmente en adquisiciones, fusiones y

transformaciones, así como en materia de formación de

sociedades guatemaltecas y off-shore. En lo referente a

contratación especializada, nuestra Firma asiste en la

elaboración y negociación de contratos comerciales de

distintas naturalezas, con una especial atención en los relativos a distribución, suministro,

licencias y franquicias.

Derecho Laboral

Cuente con nuestro conocimiento especializado para

interpretar la compleja ley laboral de nuestro país, para el

pronto y satisfactorio manejo de sus asuntos labores en:

Elaboración de Contratos Individuales y Colectivos

de Trabajo, reglamentos interiores de trabajo,

finiquitos laborales, solución de cualquier conflicto de trabajo, asesoría laboral

empresarial y juicios por compensación de

trabajo.

Derecho de la Propiedad Intelectual

Ante la globalización mundial en todos los sectores que

participan en la economía formal e informal en los

diversos países, surge la necesidad de proteger y

asegurar la creatividad y los derechos de propiedad intelectual que abarca, registros de

marcas, nombres comerciales, señales de publicidad, patentes de invención, entre otros. La

firma cuenta con un departamento especializado que atenderá las necesidades particulares

que se requieran dentro del territorio nacional y en la región centroamericana, ya que

cuenta con colaboradores en cada uno de estos países.

Cadena de Valor

El obtener y mantener ventajas competitivas depende de comprender y manejar la cadena

de valor.

Cada actividad de valor emplea insumos, recursos humanos, algún tipo de tecnología, para

desempeñar su función.

A continuación se presenta el esquema de la Cadena de Valor, realizado para la firma de

abogados Deconsulta, Asesores Legales.

Procesos de la Empresa

La representación gráfica de los procesos facilita la comunicación, ejecución y análisis de

los mismos, así como la detección de mejoras.

En tiempos de crisis y liquidez, el manejo adecuado de las cuentas por cobrar es clave para

que la empresa no enfrente problemas de este tipo. Dada la importancia de este tema, se ha

elegido el proyecto de cuentas por cobrar, porque son los derechos exigibles que tiene la

empresa por los servicios que presta, los cuales deben ser regulados para mantener

resultados óptimos, de acuerdo a los objetivos de la firma.

Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar se originan de la prestación de servicios y

generalmente están respaldadas por la aceptación de una factura por parte del cliente.

Antecedentes de las Cuentas por Cobrar

Las Cuentas por Cobrar registran los documentos, es decir, las transacciones por la

prestación de servicios legales, también es conocida como cartera. En la Empresa

Deconsulta Asesores Legales, este manejo es llevado mediante un programa denominado

Sistema de Abogados, el cual se adquirió en 1,994; en consecuencia por poseer una versión

muy antigua, el proceso es tedioso al momento de guardar información.

Por esta razón, se sugiere actualizar el módulo de cuentas por cobrar para que facilite a la

firma a llevar un mejor control de las mismas, contribuyendo con la automatización del

proceso, para una excelente organización al momento de presentar los estados financieros.

Cómo se mide?

Al 31 de diciembre de 2,011; la información que se presenta es la siguiente:

Según el Estado de Resultados:

La facturación anual ascendió a Q. 3,127,000.00

Según el balance general las cuentas por cobrar ascienden a Q. 375,240.00

Cuentas por cobrar = Q. 375,240.00 *100 = 12%

Q. 3127,000.00

El 12%; representa el porcentaje pendiente de cobro derivado de la prestación de servicios

facturados al crédito correspondiente al período 2,011.

Situación observada:

Existen saldos con más de 180 días de crédito, estos representan el 12% del total de

cuentas por cobrar al 31 de diciembre de 2,011, conforme detalle:

Antigüedad de Saldos

Días Monto Q. %

De 0 - 30 días Q. 109,910.00 29%

De 31 - 60 días Q. 85,638.50 23%

De 61 - 90 días Q. 70,386.00 19%

De 91 - 120 días Q. 35,764.00 10%

De 121 - 150 días Q. 27,251.50 7%

De 151 - 180 días Q. 26,006.00 7%

De 181 - 360 días Q. 11,520.00 3%

Más de un año Q. 8,764.00 2%

Total Q. 375,240.00 100%

Descripción del Proceso Actual:

1. El cliente solicita el servicio al área encargada

2. Se realiza una cotización que incluye el monto por servicios profesionales

prestados, por gastos de oficina y por gastos de trámite

3. Si el cliente aprueba el servicio

4. Se solicita a contabilidad la emisión de un estado de cuenta por los anticipos

5. Se solicita al cliente el 50% de honorarios y el 100% de gastos de trámite y oficina

6. Contabilidad emite recibos por el pago recibido

7. Se entrega al asistente legal

8. El área encargada del trámite empieza a ejecutar la tarea

9. Al momento de finalizarse el trámite

10. Se solicita la factura correspondiente

11. Se entregan los documentos de soporte al asistente jurídico

12. El asistente jurídico se encarga de enviar al cliente para su cobro

13. Si el cliente emite el pago

14. Se entrega el cheque a contabilidad

15. Se emite el recibo de caja

16. Si no emite el pago

17. Es el asistente quien se encarga de cobrar al cliente

Diagrama de Flujo Actual de Cuentas por Cobrar

No

Si

Si

El cliente solicita el servicio

Decisión del

cliente

Finalización del proceso

Solicitud de estado de

cuenta

Se recibe el pago parcial por el anticipo y se

entrega al asistente legal

Se

solicita un anticipo

Se finaliza el trámite

Emisión de factura

Elaboraci

ón del trámite

Se realiza una cotización

Entrega de docus. al

asistente legal

Envío de docus. al clienteEl cliente

emite el pago

Se emiten y entregan los

recibos de caja al cliente

Caso Concluido

No

Instrumentación

En esta parte del proyecto se presenta la investigación de campo, la cual está dirigida a la

firma de abogados Deconsulta, Asesores Legales; con el propósito de determinar la

necesidad de construir un manual de procedimientos de control interno, para el

fortalecimiento de las cuentas por cobrar.

Objetivos:

General

Determinar a través de la investigación, la necesidad de construir un manual de

procedimientos de control interno que sea del conocimiento de todos los involucrados en el

proceso.

Específicos:

Obtener la aceptación para la implementación del manual de procedimientos de

control interno, que oriente a los empleados en cada una de las fases para mejorar

los procesos de las cuentas por cobrar.

Determinar la necesidad de agilizar los procedimientos por medio de la aplicación

de un manual de procedimientos de control interno.

Para el tema en estudio, se utilizó la entrevista, el cuestionario y la observación, para

recolectar información.

Entrevista:

Se entrevistó al encargado del manejo de las cuentas por cobrar.

Dentro de los aspectos más sobresalientes de nuestra entrevista podemos destacar:

Las características que posee el sistema actual.

Los beneficios de un sistema que sea más rápido.

Los objetivos que se persiguen.

Las inversiones que se requieren.

Procedimientos para su realización

El asistente se encarga de

cobrar al

cliente

La entrevista se realizó en las instalaciones de la empresa en mención; estará enmarcada en

una serie de preguntas tanto abiertas como cerradas donde se destacaron las características

más sobresalientes de las cuentas por cobrar.

Entrevista de Control Interno para la Evaluación del Proceso de Cuentas por cobrar

Realizada en Deconsulta, Asesores Legales

1. Existen normas, políticas y procedimientos en la firma para el manejo de cuentas

por cobrar?

R/ Si

2. Considera que el proceso de cuentas por cobrar es efectivo?

R/ No

3. Por qué?

R/ Porque los cobros no se centralizan en contabilidad, sino que son los asistentes

legales los que se encargan de gestionar el cobro con los clientes.

4. Qué porcentaje del total de los servicios prestados se realizan al crédito?

R/ El 50%, ya que por lo regular al confirmarse una cotización se requiere el 50%

de anticipo para empezar a realizar el trámite, quedando pendiente el saldo restante.

5. Cuántas personas participan en el control de las cuentas por cobrar?

R/ Son 7 personas

6. Quiénes son esas personas?

R/ El contador general, el encargado de cobros, los asistentes legales de cada área,

mensajero y recepcionista.

7. Cuál es el procedimiento respecto a las cuentas con antigüedad mayor a tres meses?

R/ No se ha establecido ninguno

8. Cómo se mide el índice de morosidad?

R/ En base a la antigüedad de saldos

9. Cuál cree que es el problema de la morosidad de los clientes?

R/ Que contabilidad no maneja relación con el cliente, y le queda la gestión de

cobro a los asistentes legales, por el 50% restante de los trabajos realizados.

10. En qué área hay más morosidad y por qué?

R/ En el área de corporativo; porque no hay supervisión del jefe de área.

11. Qué factor considera es el que más afecta el proceso de cuentas por cobrar?

R/ La falta de seguimiento para gestionar el cobro con el cliente.

12. Qué tipos de reportes se emiten con relación a las cuentas por cobrar?

R/ Estados de cuenta por cobrar

Facturación por cobrar

13. Estos reportes se trasladan a las distintas áreas?

R/ No

14. Por qué estos informes no se trasladan a las distintas áreas?

R/ Porque no se ha establecido como proceso

15. Los anticipos de clientes se controlan en cuenta por separado y su saldo no

permanece más de un mes antes de prestarse el servicio?

R/ Si se controlan por separado pero en cuanto al tiempo varía dependiendo el

trámite.

16. Se lleva un control de cobros dirigido a:

a. Registro contable por cliente R/ X

b. Registro contable por grupos de cliente

17. Se elaboran recibos de caja numerados por cada vez que se efectúa un cobro,

entregando el original al cliente y conservando copia con su firma de conformidad?

R/ Siempre que se recibe un pago, se emite el recibo de caja.

18. El mensajero cuenta con un detalle en relación a las cuentas que se le entrega para

la cobranza?

R/ No, la instrucción se le da verbalmente.

19. Quién le da la instrucción?

R/ El asistente legal

20. Los cheques que recoge el mensajero, a quién se los entrega?

R/ A contabilidad

Encuesta: Para la realización de la investigación se elaboró un cuestionario que fue

administrado a jefes de áreas y a dos asistentes legales por cada área.

Encuesta de Control Interno y Cuentas por cobrar

Realizado en Deconsulta, Asesores Legales

No. Preguntas Si No Observaciones

1 Se cuenta con un programa de cómputo adecuado para el control colectivo de cuentas por cobrar?

7 3

2 Existen normas, políticas y procedimientos en la firma para el manejo de cuentas por cobrar?

2 8

3 Se presentan mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos?

10

4 Dichos informes son revisados por algún director de área autorizado para tomar decisiones mensualmente de las cuentas atrasadas?

10

5 Manejan cronograma de cobros? 10

6 Se cuenta con un proceso interno por área para gestionar el cobro con el cliente?

2 8

7 La documentación legal se entrega al cliente contra recepción del pago final por el servicio prestado?

6 4

8 Se tienen listas de clientes con direcciones, 6 4

teléfono, e-mail, otros datos, etc.?

Tabulación y análisis de datos

En esta fase de la investigación se efectúo el vaciado de datos recopilados en la encuesta,

se determinaron los porcentajes de cada una de las alternativas que contenía la encuesta,

logrando así obtener los resultados planteados en la investigación; se utilizaron gráficos

tipo circular para una mejor comprensión al presentar los resultados.

Pregunta # 1

Objetivo: Investigar la existencia de programas para la administración efectiva del proceso

de cuentas por cobrar.

Datos de clasificaciónAlternativas Corporativo P. Intelectual Laboral Contabilidad Total

Si 3 3 1   7No 1   1 1 3

10

Interpretación:

Del 100% de los encuestados, el 70% consideran que sí cuentan con un adecuado

programa para el control de las cuentas por cobrar y el 30% exponen que el programa es

inadecuado.

Pregunta # 2

Objetivo: Investigar la existencia de lineamientos en los procesos de cuentas por cobrar.

Datos de clasificaciónAlternativas Corporativo P. Intelectual Laboral Contabilidad Total

Si 1     1 2No 3 3 2   8

10

Interpretación:

Del 100% de los encuestados, el 80% afirman que no tienen conocimiento sobre la

existencia de normas y procedimientos en la firma para el manejo de cuentas por cobrar y el

20% afirma que si se cuenta con el manual de procedimientos.

Pregunta # 3

Objetivo: Investigar la comunicación mediante la circulación de reportes para minimizar

el rubro de cuentas por cobrar.

Datos de clasificaciónAlternativas Corporativo P. Intelectual Laboral Contabilidad Total

Si         0No 4 3 2 1 10

10

Interpretación:

Del 100% de los encuestados, todos coinciden en que no hay política establecida para la

circulación de reportes mensualmente, para establecer la antigüedad de saldos en las

cuentas por cobrar, lo cuales debieran ser generados por el departamento de contabilidad,

correspondiéndole al encargado de cobros esta tarea.

Pregunta # 4

Objetivo: Investigar el involucramiento de todas las áreas en el proceso de cuentas por

cobrar.

Datos de clasificaciónAlternativas Corporativo P. Intelectual Laboral Contabilidad Total

Si         0No 4 3 2 1 10

10

Interpretación:

Del 100% de los encuestados concuerda en que derivado que no se extienden informes

mensualmente, no hay director autorizado para tomar decisiones respecto de las cuentas por

cobrar y su índice de morosidad.

Pregunta # 5

Objetivo: Establecer el mecanismo que se utiliza en las distintas áreas para el control de cobros.

Datos de clasificaciónAlternativas Corporativo P. Intelectual Laboral Contabilidad Total

Si         0No 4 3 2 1 10

10

Interpretación:

El 100% de los entrevistados concuerdan en que no manejan un cronograma de actividades

para el control de los saldos pendientes adeudados por los clientes, producto de la

prestación de servicios legales.

Pregunta # 6

Objetivo: Investigar si cada área maneja sus controles de forma independiente.

Datos de clasificaciónAlternativas Corporativo P. Intelectual Laboral Contabilidad Total

Si 1 1     2No 3 2 2 1 8

10

Interpretación:

Del 100% de los entrevistados, el 20% afirma que maneja un proceso interno para la

gestión de cobro, y el 80% confirma que no.

Pregunta # 7

Objetivo: Investigar que los trabajos realizados estén siendo cancelados contra la entrega de

la documentación legal en atención a la prestación del servicio.

Datos de clasificaciónAlternativas Corporativo P. Intelectual Laboral Contabilidad Total

Si 2 2 2   6No 2 1   1 4

10

Interpretación:

Del 100% de los entrevistados, el 20% afirma que maneja un proceso interno para la

gestión de cobro, y el 80% confirma que no.

Pregunta # 8

Objetivo: Investigar si se cuenta con una base de datos actualizada de clientes, para contribuir al buen desarrollo del proceso de cuentas por cobrar.

Datos de clasificaciónAlternativas Corporativo P. Intelectual Laboral Contabilidad Total

Si 1 2 2 1 6No 3 1     4

10

Análisis de los datos:

Del 100% de los encuestados, el 60% concuerdan en que sí tienen su base de datos actualizada. El 40% afirma que no cuenta con los datos del cliente actualizados.

Análisis de Datos

Dentro de los resultados obtenidos, se puede identificar que:

Hay necesidad de actualizar el programa de cuentas por cobrar, para que contribuya con la

automatización de los procesos, ya que; aunque para algunos miembros está funcionando,

el que tienen actualmente, en menor porcentaje, otros no lo consideran del todo eficiente,

debido a que es un programa que fue adquirido hace 20 años, con una base de datos que

fue creada en una versión DOS; generando una problemática en cuanto al tiempo que

invierten los usuarios del sistema al alimentar información.

Se presentará una propuesta para la adquisición de un módulo de cuentas por cobrar.

En cuanto a la existencia de políticas y procedimientos, se identificó el desfase de

información, ya que, las áreas encargadas de generar ingresos no están al tanto de estos

manuales; en contabilidad a pesar que, aduce que hay manuales, no se pudo constatar la

existencia de los mismos.

Se sugiere la elaboración de un manual, el cual se estará presentando para

aprobación y posterior implementación, con los pasos básicos para el proceso de

cobro, haciéndose del conocimiento general de todos los involucrados en este

proceso.

La falta de reportes mensuales, contribuye al crecimiento de las cuentas por cobrar, porque

aunque hay un encargado de cuentas por cobrar, éste no cumple con esta función

actualmente.

Al implementarse el manual, se estará estableciendo que todo cobro debe ser

centralizado por la persona encargada de cuentas por cobrar, ya no, por los

asistentes legales.

Al no emitir reportes mensuales, se pierde la comunicación con los jefes de área; lo cual

imposibilita identificar si los trabajos están siendo entregados en tiempo, o a determinar la

razón de la no cancelación por parte del cliente por la prestación de servicios.

Al contar con la comunicación fluida entre los jefes de área y contabilidad se estará

mejorando el porcentaje de morosidad que actualmente existe.

La importancia de contar con datos actualizados de los clientes en la base de datos, radica

en que el proceso de cobro sea ágil, evitando contratiempos por esta falta de información.

Se apoyará al área que no cuenta con sus bases actualizadas, solicitando la

intervención de la secretaria del área para el cumplimiento de esta finalidad.