R É G I M E N D E C O M I S I Ó NPROTOCOLOS DE FACTURACIÓN REPSOL YPF

E S TA C I O N E S D E S E R V I C I O

Protocolos de facturación Repsol YPF - Estaciones de Servicio -Régimen de comisión

Protocolos de facturación Repsol YPF 01

En el régimen de venta en comisión, el Punto de Venta (en adelante E.S.) actúacomo intermediario entre la Petrolera, en este caso Repsol Comercial de ProductosPetrolíferos, S.A. (en adelante RCPP) y el consumidor final (en adelante Cliente).RCPP entrega a la E.S. el producto en depósito para que ésta lo venda en nombre y porcuenta de RCPP al Cliente. La E.S. recauda el importe de la venta y lo restituye a RCPP.Por dicha labor de intermediación la E.S. recibe una retribución denominada comisión.

Para dicho producto RCPP fija el precio máximo de venta, aunque la E.S. puederepartir su comisión con los clientes, reduciendo el precio efectivo pagado por éstos,sin disminuir los ingresos de RCPP.

Así pues, en su posición de Comisionista, la E.S. mantiene relaciones de facturación conRCPP por un lado (normalmente por el sistema de autofacturación) y con el Clientepor otro.

Una autofactura es una factura emitida por el receptor de la misma (en este casoRCPP), con la autorización del emisor (la E.S.), en nombre y por cuenta de éste.Por lo demás, tiene los mismos requisitos formales que cualquier factura.Para agilizar y simplificar los trámites es práctica habitual en nuestro sector elsistema de autofacturación.

¿QUÉ ES UNA AUTOFACTURA?

LA RELACIÓN DE SUMINISTRO:EL DOCUMENTO EQUIVALENTE DE ENTREGA – LA AUTOFACTURA DE COMISIÓN(“FACTURAS DE SUMINISTRO”)

Por su relación de suministro con RCPP, la E.S.:

• Recibe de RCPP el producto cuyo importe, valorado a P.V.P., debe restituir a ésta.

• Factura a RCPP su remuneración, es decir, su comisión.

Ambas operaciones tienen su reflejo en un único documento, comúnmente llamado“factura de suministro” (aunque no sea tal) y que se compone de dos partes:

• LA “PARTE SUPERIOR”Es el Documento Equivalente de Entrega. Contiene los datos del suministroefectuado. El IVA que aparece en ese documento sólo corresponde contabilizarloy liquidarlo a RCPP. Para la E.S. este documento únicamente recoge el importeque debe restituir a RCPP o si se quiere, la “mercancía en depósito” (cuentas deorden) y no se incluyen en la Declaración Anual de Operaciones.

• LA “PARTE INFERIOR”Es la única que es una factura, concretamente la factura que por su comisión laE.S. emite a RCPP (y que en este caso Repsol se “autofactura”).

Los importes de ambos documentos se netean para su envío al banco del recibocorrespondiente.

DOCUMENTO DE DECLARACIÓN DE EXISTENCIAS

Como el producto es propiedad de RCPP y se encuentra en “depósito” en la E.S., cadavez que se produce un cambio de precio de venta del producto, hay que ajustar elvalor de las existencias que todavía estuviesen en los tanques de la E.S. pendientes desu venta al cliente, para en definitiva ajustar, al alza o a la baja, el importe que la E.S.debe restituir a Repsol una vez vendido el mismo. Para ello la E.S. debe declarar lasexistencias que tienen en ese momento para que RCPP abone o cargue la diferencia.

Con el fin de simplificar este proceso, lo más habitual es que entre las partes seacuerde un sistema automatizado de liquidación, basado en determinados porcentajesen función de la capacidad de los tanques y sus existencias medias.

Por todo lo indicado, este documento es un complemento del Documento Equivalentede Entrega emitido en su día ( sólo tiene parte “superior”), y por tanto tiene sus mismascaracterísticas (el IVA es contabilizado y liquidado por RCPP, no por la E.S., etc).

OTRAS REMUNERACIONES COMPLEMENTARIAS

Dependiendo de las condiciones pactadas entre RCPP y la E.S. pueden existir otrascomisiones o remuneraciones complementarias (incentivos, etc) y que RCPP seautofactura igualmente.

LA RELACIÓN CON REPSOL COMERCIAL

02 Protocolos de facturación Repsol YPF

Documento equivalente de entrega

� CIF de Repsol.

� Nº de referencia.

� IVA (que liquida Repsol).

� Recoge el importe del producto queRepsol ha entregado a la E.S. y queésta debe restituir a Repsol.

� Importe neto, que se envía al banco.

Autofactura de la comisión

� CIF de la E.S.

� Nº de factura correlativo por cliente.

� Comisiones/incentivos.

� IVA (que liquida la E.S.).

� Recoge el importe de la comisión de la E.S. y que Repsol debe abonar a ésta.

Todas las facturas pueden realizarse en laactualidad a través de sistemas de facturaciónelectrónica (elimina el papel físico utilizandoficheros electrónicos). RCPP pondrá a sudisposición este sistema en breve.Ver contraportada sobre el tema.

NOVEDAD

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Protocolos de facturación Repsol YPF 03

Factura de declaracion de existencias

Factura de suministro

Factura de incentivos

El consumidor final, en general, no precisa factura comotal, pues le basta con el ticket de caja , aunque puedesolicitarla para el ejercicio de cualquier derecho denaturaleza tributaria.

Dado que la E.S. no puede emitir una factura propia porel producto, continuando con su labor de intermediación,la E.S. entrega, en nombre y por cuenta de RCPP, lasfacturas de consumidor final llamadas comúnmente“facturas IVA”.

El procedimiento establecido es el siguiente:

PETICIÓN DE FACTURAS

La E.S. llama al teléfono de Servicio de Atención alCliente (en adelante S.A.C.) solicitando un envío defacturas IVA en cualquiera de los formatos existentes.

• FACTURAS “MANUALES”Tamaño Din-A5, presentación en blocs, paraclientes “de paso” que requieren la factura enel mismo momento del suministro.

• FACTURAS “ORDENADOR”Tamaño Din-A4, presentación en papelcontínuo, para clientes habituales querequieren facturas recapitulativas (clientesque, como máximo mensualmente, pidenuna factura por todos los tickets que haconsumido en dicho periodo de tiempo).

En cualquiera de los dos formatos el papel esautocopiativo y tiene tres copias:

• Una para el cliente.

• Una para custodia de la E.S. (durante elplazo legal de 5 años).

• Una para devolver a RCPP.

• En breve RCPP proporcionará también facturas IVA en formato DinA4 para impresoras láser, quedeberán seguir el mismo procedimiento arriba expuesto.

• Asimismo, a medio plazo, RCPP desarrollará programas y sistemas informáticos integrados queevitarán, conforme a las peticiones recibidas de la Agencia Tributaria, la posibilidad de fraude en estetipo de facturas.

NOVEDAD

04 Protocolos de facturación Repsol YPF

LA RELACIÓN CON EL CLIENTE

Las facturas IVA deben ser custodiadas con diligencia,y no dejarlas al alcance de los consumidores.

Cuando el cliente pague con Tarjeta SOLRED no debeentregarse “factura IVA”. La factura en estos casos sela hará llegar SOLRED.

DEVOLUCIÓN DE FACTURAS

En el siguiente envío de facturas, y por el mismo transportista quehace la entrega, la E.S. devolverá a Repsol la 3ª copia.

Por norma, “una entrega, una recogida”. Si por cualquier causano pudiera efectuarse la devolución en el momento de la entregao (si no coincide con una entrega) como mínimo una vez altrimestre, deberá concertar una recogida puntual de las mismasllamando al S.A.C.

Algunos clientes me dicen que las facturas IVA demostrador no son legales porque no desglosan elIVA, si no que aparece la expresión “IVA incluido”¿Es cierto?Las facturas emitidas por RCPP son perfectamente legales.RCPP tiene una autorización expresa del Dpto. deGestión Tributaria de 31/05/04 (que renueva otraanterior de abril de 1992), en base al artículo 6.7 delReglamento de obligaciones de facturación, aprobado a suvez por el artículo 1º del R.D.-1496/2003 de 28 denoviembre que le exime de tener que mostrar el IVAdesglosado en las facturas.

PREGUNTAS FRECUENTES

Protocolos de facturación Repsol YPF 05

¿Qué es la facturación electrónica?• Es la facturación que se basa en la utilización de sistemas de firma electrónica

avanzada o de cualquier otro sistema de intercambio electrónico de datos quepermita garantizar la autenticidad del origen de las facturas expedidas y laintegridad de su contenido.

¿Qué ventajas tiene?• Simplifica el sistema de facturación.• Agiliza la recepción de las facturas.• Ahorra espacio (con los sistemas actuales, en un CD se podría almacenar la

facturación de varios años).• Es una práctica que beneficia el medio ambiente (elimina el papel).

Si no hay papel, ¿Cuál es el justificante ante Hacienda?• El justificante serán los citados ficheros (en pdf).

No es necesario ni siquiera imprimir las facturas.

¿Cómo es el sistema de facturación electrónica en Repsol?• Repsol ha elegido la opción de dotar a los ficheros de facturación de una “firma

electrónica avanzada”, homologada por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbrey la Agencia Tributaria, y poniendo las facturas a disposición de la E.S. en elportal de Repsol www.repsolypf.com

¿Qué hay que hacer para adherirse a este sistema?• Firmar una carta de autorización a Repsol para el cambio de sistema.• Darse de alta como usuario en el portal www.repsolypf.com y a continuación en

el servicio de Estaciones de Servicio.

¿Puedo ver también las facturas a través de la Web – Videotex?• Sí. Ahora tiene acceso a todas las facturas (no sólo las de suministro) a través de

la Web – Videotex, tanto las facturas “normales” como las electrónicas.

¿Cómo diferencio a simple vista una factura electrónica de una normal?• En las pantallas de consulta del portal o Web-Videotext dichas facturas llevan una

marca que diferencia unas de otras.• Las facturas normales llevan al lado el icono.• Las facturas electrónicas llevan al lado el icono.

Normativa aplicable• Directiva europea 2001/115/CE.• Orden Hacienda 3134/2002 de 5 de diciembre.• Modificaciones Ley de IVA en la Ley de Acompañamiento ejercicio 2003.• R.D. 1496/2003 de Facturación.

FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

06 Protocolos de facturación Repsol YPF