ACTIVIDAD

EVENTO

PRESENTADO POR:

JHON ALEJANDRO ARIAS

ANHY LIESET VARGAS

PRESENTADO A:

SINDY MARIANA VARGAS

CENTRO DE TECNOLOGIAS AGROINDUSTRIALES

SENA

684276

CARTAGAO VALLE DEL CAUCA

Evento. Concepto

- Clasificación de eventos. Agentes que intervienen en un evento.

- Etapas del evento. Estructura general de un evento (Organigrama).

- Objetivos: general y específicos

- Manual de funciones y procedimientos para la organización y realización del evento y

definirlo x cada comité

· Grupo uno será el comité; Comité de Administración

· Grupo dos será el comité: Comité de Relaciones publicas

· Grupo tres será el comité: Comité de Logístico

· Grupo cuatro será el comité: Comité Protocolo

· Grupo cinco será el comité: Comité Financiero

· Grupo seis será el comité: Comité organizador

· Grupo Nueve será el comité: Comité servicios

· Grupo ocho será el subcomités: Apoyo

· Grupo nueve será; Maestros de Ceremonia

Desarrollo

Que es un Evento

Es un espacio social creado para comunicar un tema en específico, donde se interactúa y se

comparten ideas con personas de diversos intereses. Los actos pueden ser formales e

informales y deben contar con una planeación anticipada y un manejo protocolario

dependiendo el tipo de evento.

Un evento es un acontecimiento o actividad social determinada, un festival, una ceremonia,

una fiesta, una competición, una convención, etc. en el cual las entidades promotoras se

encargan de preparar y planificar con antelación todos y cada uno de los aspectos que

conciernen a este y dando a conocer el tema a tratar

Una vez definido el objetivo del evento, se debe tener en cuenta la agenda del evento.

Actividades, conferencias, paneles, entretenimiento, comidas, socialización... todo esto y más

debe ser incluido y tomado en cuenta al organizar la agenda y el horario tentativo del

evento.

Finalmente, cuando la meta y la agenda del evento hayan sido definidas, se comienza la

planeación detallada de cada actividad

Un evento es ante todo una herramienta de gestión táctica del área Marketing y de

Relaciones Públicas de una empresa o institución. Es decir importa beneficios tanto sea para

la prosecución de los objetivos comerciales como para los comunicacionales e

institucionales. Asimismo, por la naturaleza de los temas con lo que trabaja -imagen,

vinculación con los públicos, negocios- , posee claras connotaciones estratégicas, de forma

tal que un evento reporta una serie acciones que impactan en las metas organizacionales de

corto, mediano plazo y largo plazo.

Elementos fundamentales para el desarrollo de un evento

Definir el objetivo. Qué es lo que se quiere con el evento.

Definir el tipo de evento. (Deportivo, recreativo, académico, militar, empresarial y demás)

Saber con qué recursos contamos.(físicos-Financieros-Humanos).

Saber a donde lo haremos.

Definir hora y lugar.

Conocer características de asistentes o participantes.

CLASIFICASION DE LOS EVENTOS

Por su carácter Por su

naturaleza

Por su tamaño Por su lugar de

desarrollo

Por su tipo

Congresos

Internacionales

en pequeños,

medianos,

grandes y mega

eventos

siendo estos al

aire libre, lugar

cerrado, en

provincia

Sociales,

Masivos y/o

Populares,

Religiosos,

Culturales,

Deportivos,

Populares,

Empresariales

o

Corporativos

Foros

Nacionales con

participación

internacional

Conferencias

nacionales

Paneles

Simposios

Talleres

CLASIFICASION DE LOS EVENTOS

SOCIALES

Nacimientos. Cumpleaños Casamientos. Aniversarios. Fiestas Benéficas. Desfiles.

Fiestas de Egresados. Fiestas de Grupos de Pertenencia. Fiestas de despedida. Eventos

infantiles. Despedidas de solteros. Fiestas de Reencuentros. Fiestas de 15 y 18 años.

Fiestas Comunitarias organizadas por Entidades Civiles. Pequeñas Sorpresas. Fiestas de

Fin de Año. Fiestas Privadas. Día del Niño. Fiestas Temáticas (Halloween, Tropical,

Disfraces, etc).

EMPRESARIALES

O

CORPORATIVOS

Ferias Cumbres Congresos. Convenciones. Exposiciones, tradeshows y Showrooms.

Seminarios. Lanzamientos de productos. Conferencias de Prensa. Workshops.

Visita de Extranjeros a la Empresa. Inauguraciones. Aniversarios de Empresa. Family

Day. Cenas de fin de año. Fiestas tema. Desayunos, Almuerzos y Cenas de trabajo.

Ferias Cumbres Congresos. Convenciones. Exposiciones, tradeshows y Showrooms.

Seminarios

LANZAMIENTOS

DE PRODUCTOS

Conferencias de Prensa. Workshops. Visita de Extranjeros a la Empresa.

Inauguraciones. Aniversarios de Empresa. Family Day. Cenas de fin de año. Fiestas

tema. Desayunos, Almuerzos y Cenas de trabajo. Lluvia de Ideas (con un entorno y

actividades que estimulen la creatividad). Encuentras de negocios. Fiesta de Logros de

Objetivos. Incentivos y Fidelización para Fuerzas de Ventas. Eventos de integración.

Outdoors. Concientización de Nuevos Objetivos. Kick Off y Lanzamiento de Planes.

Eventos Recreativos. Jornadas de Capacitación. Asunción o cambio de Autoridades

RELIGIOSOS

Bautismo. Comunión. Casamiento. Navidad. Pascuas. Jubileo. Bar y Bat

Mitzvá. Pesaj. Januca. Rosh Hashana - Iom Kipur. Santoral. Retiros Religiosos.

Convivencias. Estadías de descanso. Cursillos religiosos. Capítulos. Campamentos

religiosos. Ceremonias religiosas (casamientos, bautismos, aniversarios).

ESCOLARES

Inicio de ciclo. Cierre del ciclo. Fiestas Patrias. Torneos y Encuentros Deportivos.

Festivales. Kemesses. Ferias. Certámenes. Fiestas para recaudar fondos para viaje de

egresados. Reunión de ex-alumnos. Aniversario de la Institución. Fiesta de Graduación.

ETAPAS DE UN EVENTO

PRE-EVENTO

Definición Del Programa

Información Al Personal Del Lugar

Cuenta Maestra

Ultimar Detalles, Cambios Y Ajustes

Investigación

Planificación

Organización

FESTEJOS

POPULARES

Conciertos. Festivales. Concursos. Desfiles

CULTURALES

Festivales. Actos Culturales. Conmemoraciones. Cocktail. Espectáculos artísticos.

Muestras de arte. Inauguraciones de Centros Culturales. Fiestas de Colectividades.

Presentación de un libro. Presentación de una Obra. Exposiciones. Congresos. Ferias.

Concursos. Mesas de debate

DEPORTIVOS

Torneos. Competencias. Panamericanos. Intercolegiales. Campeonatos inter-

empresarios. Clases abiertas. Mundiales.

POLITICOS

Lanzamiento de Campaña. Nombramiento de Funcionarios. Debates. Congresos.

Cierre de campaña. Reuniones de trabajo. Desayuno, almuerzos y cenas proselitistas.

Eventos a beneficio. Inauguraciones. Firmas de Acuerdo. Actos Conmemorativos.

Viajes políticos. Recepciones diplomáticas. Distinciones. Entrega de premios,

diplomas. Homenajes y Reconocimientos. Cenas de Gala. Conferencias de prensa.

1. Se debe efectuar un briefing con el cliente para establecer sus necesidades y expectativas.

2. El organizador de eventos debe efectuar un análisis diacrónico (pasado, misión original, su

desarrollo) – sincrónico (misión actual, estilo gerencia, la estructura, su tecnología y el clima

organizacional).

3. Seleccionar la fecha: ésta no debe coincidir con días feriados y/o festivos, ni con otros

eventos importantes próximos a realizarse, tomando en cuenta la disponibilidad de los

participantes y/o invitados especiales.

4. Seleccionar el(los) lugar(es) de realización (espacio físico), teniendo en cuenta la capacidad,

la comodidad, iluminación, equipos de sonido, proximidad, etc.

5. Seleccionar transporte, alojamiento, alimentos y bebidas de los invitados, ponentes y/o

participantes

6. Definir:

6.1.Los Objetivos y políticas del evento: es esencial la fijación comprensiva de los objetivos para

determinar el tema, el alcance y el programa.

6.2.Tipo de Técnica y nombre del evento de acuerdo a los fines y a la naturaleza del mismo.

7. Nombrar al Comité Organizador

7.1.Coordinador General: es el responsable de coordinar, planificar y dirigir a los integrantes de

evento.

7.2.Las Comisiones: son equipos de trabajo que contribuyen a cumplir los pasos del evento

sistematizadamente.

8. Fijar sede provisional del comité organizador.

9. Seleccionar el temario, temas o puntos definidos que se trataran en el evento a desarrollar.

10. Determinar el número y el perfil de los asistentes al evento: invitados especiales,

participantes, ponentes y acompañantes. (Se estimará tomando en cuenta la magnitud y las

posibilidades tanto del espacio físico como de recursos financieros).

11. Elaborar el Cronograma General de Actividades y el Programa para Damas y Acompañantes.

12. Estimar los Recursos Humanos, Materiales y Técnicos (Inventario Hipotético de Recursos).

13. Elaborar el Presupuesto (estimación de costos y gastos que genere la realización del evento,

más un 10% de gastos imprevistos).

EVENTO

Recibimiento y registro

Montaje de salones y mesas

Atención a participantes

Manejo de personas vip

Atención a acompañantes

Control y supervisión

Reunión diaria con empleados

Desarrollo y Dirección

Es donde se van a ejecutar todas las actividades que se planificaron durante el Pre- Evento.

Va a consistir en la reunión de todas las personas involucradas en el mismo, en el lugar y

hora estimada guiadas por la programación que el comité organizador preparó como evento.

POST-EVENTO

Revisión cuentas y facturación

Despacho de material

Cartas de agradecimiento

Evaluación

Se realiza el cumplimiento de los compromisos adquiridos.

Se cancelan los pagos pendientes.

Se reproduce y se hace el envío del material y de las conclusiones del evento.

Se redactan y envían cartas de agradecimiento a todas las personas que hicieron posible la

realización del evento.

Se evalúa el evento, a través de la medición de los resultados generales, para medir si lo

planificado se cumplió o no.

Se recopila y archiva la información correspondiente al evento (memoria y cuenta).nto

ESTRUCTURA GENERAL DE UN EVENTO

Coordinador general

Integrantes

Comité académico Comité logístico Comité relaciones Comité financiero

Integrantes Integrantes Integrante

s

Estos son los cuatro objetivos que debe tener un evento

Objetivos: sensibilidad, comunicar, persuadir e impactar.

SENSIBILIZAR

Un evento debe planearse y visualizarse como un universo de mensajes al alcance de todos

los sentidos. Por eso hay que considerar una invitación creativa, aromas, colores, texturas,

luces, música, efectos especiales, una buena comida, entre otras características que atrapen a

nuestro público.

COMUNICAR

La personalidad de la marca tiene que ser el alma del mensaje. La finalidad del evento es que

la información que se trasmita debe estar alineada a los objetivos de la estrategia

para posicionar el producto o el servicio.

PERSUADIR

Todas las piezas de comunicación que se trabajen para dar a conocer el evento deben tener

un toque de fantasía, elegancia y cordialidad. El ambiente que se da en el evento tiene que

ser la invitación para que nuestro público guarde un estrecho vínculo con la marca.

IMPACTAR

Lo transmitido en el evento tiene que dejar huella en los invitados, así también la

comunicación debe ser extraordinaria y el mensaje tiene que llegar con fuerza y se convierta

en un momento memorable para el espectador.

COMITES CON LOS QUE DEBE CONTAR UN EVENTO

COMITÉ ADMINISTRADOR

Se encarga de administrar y manejar todos los recursos humanos, financieros y físicos

necesarios, facilita los medios económicos y materiales y controla su adecuada utilización.

Se ocupa del apoyo logístico en general para el éxito del evento. Depende directamente del

Director General.

EL COMITÉ DE ORGANIZACIÓN

Tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados

se lleven a cabo puntualmente. El comité de organización del Evento debe crear subcomités;

grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de

subcomités incluyen: el comité de alimentos, el comité de entretenimiento, el comité de

publicidad y el comité de dirección de voluntarios.

El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir

las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de

subcomités que el Comité del Evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité

tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.

• Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento

haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que

funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el

subcomité en el año siguiente. Los comités son grupos de personas que contribuyen el

trabajo para hacer cumplir los pasos del evento satisfactoriamente, las mismas son

nombradas por el comité organizador.

COORDINADOR GENERAL

Se encarga de coordinar y dirigir a los integrantes de las diferentes comisiones que

comparten el compromiso de planificar, organizar y ejecutar y controlar el evento en

repuesta a las necesidades de la institución y sociedad en general.

DIRECCION

Comienza justo al iniciar el evento, aquí se realizan todas aquellas actividades que fueron

programadas y planificadas en la etapa anterior. Va a consistir en la reunión de todas las

personas involucradas en el mismo, en el lugar y hora estimada guiadas por la programación

que el comité organizador preparó como evento.

COMITÉ DE PROGRAMAS

Presta apoyo al comité organizador en todo lo concerniente a la estructuración del programa

general del evento. Principales funciones: Preparar un cronograma de actividades

estableciendo fechas topes. Escoger temas a tratar y las actividades a realizar. Estructurar el

programa técnico. Seleccionar a los conferencistas y/o ponentes. Seleccionar coordinadores

de actividades. Establecer los mecanismos para la pre-selección hacer la selección final del

trabajo. Entregar las ponencias y trabajos al comité organizador dentro del plazo establecido

para su reproducción y distribución. Estructurar el programa social. Elaborar el programa de

acompañantes. Fijar fechas de reuniones periódicas con el fin de revisar las actividades

ejecutadas y programar acciones pendientes. Mantener informado al comité organizador a

través de reuniones periódicas.

COMITÉ DE FINANIERO

Para la ejecución de todo evento se requieren recursos económicos y saber cómo distribuirlos

de acuerdo a las prioridades del objetivo escogido. Funciones: Elaborar el presupuesto

preliminar y el definitivo. Buscar recursos económicos necesarios. Abrir cuentas bancarias.

Mantener reuniones periódicas con el comité organizador. Establecer las prioridades de

gastos. Efectuar los pagos. Llevar el balance detallado de los gastos efectuados

COMITÉ DE APOYO Y/O SERVICIOS GENERALES

Se encarga de lo referente a la planificación y logística de las actividades relacionadas con la

celebración del evento. Funciones: Reservación del centro de convenciones. Montaje de los

salones. Alquiler de equipos de sonido. Alquiler de todos los equipos audiovisuales.

Reproducción del material. Organización y contratación del personal técnico.

COMITÉ DE PROMOCIÓN Y RELACIONES PÚBLICAS

Sus funciones son: Diseño y elaboración del logotipo. Diseño y elaboración del afiche, los

programas, folletos, papelería especial, invitaciones, distintivos y todo lo relacionado con

impresos. Promoción interna y externa. Diseño y compra de todo el material promocional.

Elaboración de las pancartas. Planificación y coordinación del protocolo. Coordinación de

información y entrevistas con los medios de comunicación. Coordinar los programas

especiales para el comité organizador, los conferenciantes e invitados especiales. Coordinar

los actos de inauguración y clausura. Elaborar los instructivos.

COMITE DE DIVULGACION PROMOCION Y PUBLICIDAD

Le corresponde divulgar el evento mediante una muy bien planeada campaña publicitaria,

que incluya afiches, circulares, plegables, vallas, fotografías, volantes, avisos de prensa,

radio y televisión. Esta promoción debe hacerse de manera escalonada y sostenida con cinco

meses de anterioridad, con el fin de crear expectativa en el público. El elemento que mas se

utiliza en torno a un evento es el plegable, en él se condensa toda la información que tiene

por objeto orientar al público para su participación y asistencia al evento. Tiene la

responsabilidad de presentar las escarapelas, la ficha de inscripción diseño del instintivo para

plegables, carpetas, material informativo, tarjetas, pancartas, certificados y papelería en

general.

COMITE DE INSCRIPCIONES

La inscripción es la vinculación formal de los participantes o asistentes al evento, es

fundamental establecer una fecha límite de inscripción y pago para asegurar el número de

asistentes. Los organizadores deben prever un margen del 10% más de asistentes. El

instructivo de inscripción debe hacer claridad acerca de una posible cancelación por fuerza

mayor de una inscripción o pago y realizado con la debida anticipación.

COMITE DE RECEPCION Y ALOGAMIENTO

Tiene como función fundamental atender de forma permanente a todo el personal y

proporcionar información y orientación para mantener la imagen positiva del evento.

Reservar tiquetes aéreos, estar pendiente de la confirmación, del hotel, recibir a los invitados

y conferencistas, debe trabajar en estrecha relación con los de transporte, información y

documentación. A los invitados se les entrega su tarjeta de alojamiento y se acompañan al

hotel cuando vienen de otras ciudades o países.

DE PROTOCOLO Y ACTOS SOCIALES

En el protocolo debe estar pendiente de la lista de invitados especiales y delas personalidades

gubernamentales, civiles, eclesiásticas y militares, el envío de la tarjeta de invitación y del

material que ellos necesitan conocer con anterioridad.

COMITE DE INFORMACION Y DOCUMENTACION

Debe ocuparse de todo lo relacionado con: Integrantes del Comité organizador, comités y

subcomités Integrantes de la mesa directiva Relación de conferencistas y expertos que

desarrollaran las actividades dentro del evento Itinerarios y tarifas de transportes, realizar las

reservas de regreso Relación total de los servicios disponibles del evento Mediante listado

controlar la entrega de documentación que se maneje en el evento Preparar un listado de toda

la documentación, papelería y fichas necesarias para diligenciar durante el evento. Esta

encargado de suministrar toda clase de información a todos los integrantes del equipo de

trabajo. Tiene el deber de presentar el proyecto del programa a realizar. Elaborar y presentar

la lista de invitados especiales, del personal asistente al evento y de los integrantes de los

comités, teniendo en cuenta su profesión, titulo o rango y procedencia, incluyendo

direcciones y números telefónicos.

MAESTRO DE CEREMONIA

Persona que cumple las funciones de atención a los invitados a un banquete, acto o evento

cuando no es efectuada directamente por el anfitrión. Su función es importantísima ya que el

peso del acto recae plenamente en él y su éxito se mide con la tranquilidad de los invitados.

Si éstos se encuentran cómodos y disfrutan de una velada agradable es el mayor

reconocimiento que podemos esperar porque, para ser francos, si hay que poner a caldo a

alguien por errores o desorganización no tardamos ni 5 minutos en dejarlo claro.

El maestro de ceremonias puede hacer su aparición en cualquier tipo de acto siendo éste el

que lo conduce y lo presenta si se da el caso pero su función última es estar al quite de todo;

los detalles, los invitados, los anfitriones, coordinación con el resto de auxiliares (azafatas,

camareros, maître...), soporte técnico y un largo etcétera...