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PROTOCOLO RECEPCION Y ENTREGA DE INFORMACION A TRAVES DE LA VENTANILLA ÚNICA ELECTORAL PERMANENTE

DECRETO 513 Del 25 de marzo de 2015

MINISTERIO DEL INTERIOR

BOGOTA DC.

PROTOCOLO RECEPCION Y ENTREGA DE INFORMACION A

TRAVES DE LA VENTANILLA ÚNICA ELECTORAL PERMANENTE

Código: AN-PE-PR-01

Versión: 01

Vigente desde: 22/06/2015

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1. OBJETIVO Definir los requisitos que deben cumplir las solicitudes de antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales y tramitar ante las entidades competentes, recopilar y remitir la información a los partidos, movimientos políticos, grupos significativos y movimientos sociales, para que estos avalen o no a sus candidatos para elección de cargos a corporaciones públicas de elección popular. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de las solicitudes de antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales y las certificaciones de la Fiscalía y Policía Nacional y finaliza la remisión de la información a los partidos o movimientos políticos, grupos significativos y movimientos sociales. 3. DEFINICIONES

Ventanilla Única Electoral Permanente: Mecanismo eficiente para facilitar la obtención de información, previa

al otorgamiento de avales e inscripción por parte de los partidos y movimientos políticos con personería jurídica,

y/o los grupos significativos de ciudadanos, sobre los posibles candidatos que avalarán para cargos y

corporaciones de elección popular a las elecciones ordinarias y atípicas y para las consultas internas e

interpartidistas de los partidos y movimientos políticos para la escogencia de sus candidatos. Los movimientos

sociales con derecho a postulación de candidatos que certifica el Ministerio del Interior, tramitarán ante éste, las

solicitudes de antecedentes.

Así mismo la Ventanilla Única funcionará para la elección de las directivas de los partidos y movimientos

políticos y para la presentación de ternas para alcalde o gobernador por suspensión o falta absoluta de los

mandatarios territoriales elegidos popularmente, cuando a ello hubiera lugar.

Archivo plano: Son aquellos que están compuestos únicamente por texto sin formato, sólo caracteres. Estos

caracteres se pueden codificar de distintos modos dependiendo de la lengua usada. Algunos de los sistemas de

codificación más usados son: ASCII, ISO-8859-1 o Latín-1, Unicode

MD5: Con el fin de verificar que el archivo que hemos descargado esté en perfecto estado de revista, se recurre

a un algoritmo llamado MD5, el cual genera para el archivo dado un número de 32 dígitos en

hexadecimal también llamado hash. Este número se distribuye junto con el archivo en cuestión, de manera

que, cuando lo descarguemos, podamos ejecutar el mismo algoritmo y comprobar si el número resultante

coincide con el número incluido en la descarga. Si es así, todo ha ido bien y el archivo se encuentra en perfecto

estado. Si no debemos comprobar la integridad del archivo, puesto que el cambio del número (Hash) indica que

probablemente hubiese habido un cambio sobre el documento después de haberse generado dicho número.

4. SIGLAS

VUEP: Ventanilla Única Electoral Permanente

http://es.wikipedia.org/wiki/Algoritmo_MD5




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5. NORMATIVIDAD 5.1 CONSTITUCIÓN:

Artículo 188, el Presidente de la República simboliza la unidad nacional y al jurar el cumplimiento de la Constitución y de las leyes, se obliga a garantizar los derechos y libertades de todos los colombianos.

Artículo 108 de la Constitución Política, modificado por el artículo 2 del Acto Legislativo 01 de 2009,

establece que: “Los movimientos sociales y grupos significativos de ciudadanos también podrán inscribir candidatos".

Artículo 107, los partidos y movimientos políticos deberán responder por avalar a candidatos elegidos en

cargos o corporaciones públicas de elección popular, quienes hayan sido o fueren condenados durante el

ejercicio del cargo al cual se avaló mediante sentencia ejecutoriada en Colombia o en el exterior por delitos relacionados con la vinculación a grupos armados ilegales y actividades del narcotráfico o de delitos contra

los mecanismos de participación democrática o de lesa humanidad, cometidos con anterioridad a la expedición del aval correspondiente

5.2 LEYES:

Ley Estatutaria 1475 de 2011, numeral 5 del artículo 10 y el artículo 12 de la ley señalan que los directivos

de los partidos y movimientos políticos, así como los partidos y movimientos políticos serán sancionados por inscribir candidatos a cargos o corporaciones de elección popular que no reúnan los requisitos o calidades,

se encuentren incursos en causales objetivas de inhabilidad o incompatibilidad, o hayan sido condenados o llegaren a serlo, durante el periodo para el cual resultaren elegidos, por delitos cometidos relacionados con

la vinculación a grupos armados ilegales, actividades del narcotráfico, contra los mecanismos de

participación democrática o de lesa humanidad. 5.3 DECRETOS:

Decreto 2241 de 1986 por el cual se adopta el Código Electoral. Articulo 2 le corresponde al Presidente de

la República garantizar los derechos y libertades de todos los colombianos, y en coordinación con las demás autoridades, proteger el ejercicio del derecho al sufragio, otorgar plenas garantías a los ciudadanos en el

proceso electoral y actuar con imparcialidad, de tal manera que ningún partido o grupo político pueda

derivar ventaja sobre los demás. Decreto 2893 de 2011, los numerales 15 del articulo 2° y, 7 del artículo 12 del establecen como funciones

del Ministerio del Interior, las de coordinar con las demás autoridades competentes el diseño e

implementación de herramientas y mecanismos eficientes en materia electoral que busquen garantizar el normal desarrollo de los procesos electorales, y promover el cumplimiento de las garantías de los mismos y

velar por la salvaguarda de los derechos y deberes de los partidos y movimientos políticos. Decreto 0513 de marzo 25 de 2015 "Por medio del cual se crea la Ventanilla Única Electoral Permanente"

Decreto 019 de 10 de enero de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar

regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración Pública.

Decreto 2573 de 2014, Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno

en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones. 5.4 RESOLUCIONES:

Resolución 252 de 2013, Por la cual se reglamenta el trámite interno del derecho de petición y la interposición de recursos ante el Ministerio del Interior.

Resolución 2434 de 2011 por la cual se establecen los grupos internos de trabajo en la estructura del Ministerio del Interior” le establece las funciones al Grupo de Asuntos Electorales.




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5.5 OTRAS Sentencia C-490 de 2011 de la Corte Constitucional, al revisar la · constitucionalidad del artículo 28 del Proyecto de Ley Estatutaria No. 190/10 Senado, 092/10 Cámara, precisó: 1/(. ..) Los partidos y movimientos políticos con personería jurídica podrán inscribir candidatos a cargos y corporaciones de elección popular previa verificación del cumplimiento de las calidades y requisitos de sus candidato (sic), así como de que no se encuentren incursos en causales de inhabilidad o incompatibilidad", 1/(. ..) en el entendido de que este deber de verificación se extiende a todos los partidos y movimientos políticos, movimientos sociales y grupos significativos de ciudadanos, con facultad de postulación de candidatos a cargos y corporaciones de elección popular.(. . .)".

Política General de Gestión de Seguridad de la Información publicada en la url: https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/politica_de_seguridad_mininterior_version_final.pdf 6. INFORMACION GENERAL DE LA ENTIDAD 6.1. Sedes del Ministerio del Interior.

La entidad cuenta con las siguientes sedes

SEDES DIRECCION

Sede Principal: La Giralda Carrera 8 No. 7 – 83

Sede Bancol. Carrera 8 No. 12 B – 31

Sede Correspondencia Edificio Camargo. Calle 12 B No. 8– 38

Sede del Archivo Central - Dansocial Carrera 10a No 15-22 piso 8

6.2 CANALES DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES

6.2.1 Canal Presencial Punto de atención al Ciudadano ubicado en la Calle 12B Nro. 8-36 primer

piso Bogotá, en horario de 8 am a 4 pm. jornada continua, en el cual se le indicará al solicitante la información necesaria para presentar la solicitud, el modelo de solicitud de los trámites y la dirección en la página WEB donde puede consultar el estado de su solicitud para el seguimiento respetivo.

6.2.2 Canal Virtual

Aplicativo PQRD en página www.mininterior.gov.co

Correo electrónico [email protected] 6.2.3 Canal Escrito: Grupo de Correspondencia, ubicado en la Carrera 12 B No. 8-38 1 piso en la

ciudad de Bogotá, en horario de 8 am a 4 pm., en jornada continua. 6.2.4 Canal Telefónico: Línea Nacional Gratuita 018000 91 04 03 ò PBX 2427400, línea

Móvil: 316 5691459 En horario de Lunes a Viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. 6.2.5 Otros Canales.

7. DESARROLLO

Los documentos para solicitar los antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales y las certificaciones de la

fiscalía y policía nacional. se deberán enviar por correo electrónico (ver numeral 6.2.2)

Entidades que solicitan información por la Ventanilla Única Electoral Permanente Partidos y movimientos políticos con personería jurídica

Grupos significativos de ciudadanos y

Movimientos sociales

http://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/politica_de_seguridad_mininterior_version_final.pdf

https://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/politica_de_seguridad_mininterior_version_final.pdf

http://www.mininterior.gov.co/

mailto:[email protected]




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7.1 Los requisitos se adjuntaran de la siguiente forma: Comunicación suscrita por el Presidente, Director o el Representan Legal del partido y/o movimiento políticos y/o Grupos significativos de ciudadanos, en la cual pone conocimiento que los posibles candidatos le ha autorizaron la verificación de sus antecedentes disciplinarios, judiciales, fiscales y certificaciones de órdenes de captura nacional e información sobre notificaciones de INTERPOL que serán solicitadas a través de la Dirección de Investigación Criminal e INTERPOL de la Policía Nacional, así como también para las certificaciones de investigaciones activas de la Fiscalía General de la Nación y las certificaciones de la Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia. 7.2 Archivo plano o formato Excel Lo que debe contener el listado de los posibles candidatos con los siguientes campos:

No. CAMPO TIPO Y TAMAÑO DESCRIPCIÓN Y VALORES ACEPTADOS

1 Tipo de documento Numérico(1) 1 Cédula de Ciudadanía

2 Número del Documento Char (15) Número de cédula de ciudadanía

3 Primer Apellido Char (30) Primer Apellido (En mayúsculas)

4 Segundo Apellido Char (30) Segundo Apellido (En mayúsculas)

5 Primer Nombre Char (30) Primer Nombre (En mayúsculas)

6 Segundo Nombre Char (30) Segundo Nombre (En mayúsculas)

7 Corporación Numérico (1)

1) Presidente 2) Senado 3) Representante Cámara 4) Gobernador 5) Alcalde 6) Diputado 7 Concejal 8) Edil 9) Edil-jal (dif. Bogotá)

8 Partido Char (30) Nombre Partido

Ejemplo: 1|99999999|APELLIDO1|APELLIDO2|NOMBRE1|NOMBRE2|1|PARTIDO XX Observación: La información solicitada es de carácter obligatorio para efectos de la validación del registro y en caso de encontrarse información que no cumpla con la estructura requerida, el registro no se procesará. (Los archivos deben ser ordenados por el campo Corporación para minimizar la manipulación de los datos). 7.2.1 Características de los archivos.

Los separadores de los campos deben ser pipe (|), se debe utilizar ENTER como fin de registro.

Cuando dentro de un archivo de datos se definan campos que no son obligatorios y que no sean reportados, este campo no llevará ningún valor, es decir, debe ir vacío y reportarse en el archivo entre pipe; por ejemplo: si entre el dato1 y el dato3, el dato2 está vacío, se reportará así: dato1||dato3.

Las longitudes de campos definidas en los registros de detalle, se deben entender como el tamaño máximo del campo, es decir, que los datos pueden tener una longitud menor o igual al tamaño máximo.




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Los valores registrados en los archivos planos no deben tener ninguna justificación, por lo tanto, no se les debe completar con ceros ni espacios.

Los campos tipo carácter no deben contener caracteres especiales, ni comas, comillas, comilla doble, coma o punto y coma.

El nombre del archivo debe tener la siguiente nemotecnia:

Nombre del partido + número de solicitud + día + mes + año Ejemplo: Partido XX0105062015.xls

7.3 Archivo que contenga la cifra de verificación El cual es generado por el utilitario o aplicativo que disponga el partido, indicando siempre el algoritmo empleado, a fin de salvaguardar la integridad de la información, de acuerdo con el siguiente instructivo para creación de cifra verificadora Ejemplo: Aplicativo MD5

a) Teniendo instalado el aplicativo md5summer, el paso a seguir es dar doble clic sobre el icono del

programa.

b) En ocasiones nos genera un pantallazo informativo al cual le decimos ok.




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c) AI dar ok, ingresamos al aplicativo; el cual tiene 3 botones en Ia parte inferior:

1. Créate sums: para crear un nuevo código de archivo 2. Verify sums: para abrir un archivo con extensión .md5 y verificar su código 3. About: para verificar Ia versión del software. Para nuestro caso solo utilizaremos los dos primeros.

d) CREAR PAQUETE DE ARCHIVOS PARA ADJUNTAR A CORREO VENTANILLA ÚNICA

Nos aparece una ventana con un directorio de carpetas que tenemos creadas lo cuales tenemos los archivos disponibles para convertirlos a md5 en este caso el archivo está ubicado en el escritorio y según el protocolo entregado, el nombre del archivo debe tener Ia siguiente nemotecnia: NOMBREDEPARTIDO+NUMERO DE SOLICITUD+DIA+MES+AÑO En este caso el archivo al que vamos a trabajar tiene de nombre: NOMBREDEPARTID000119O22O14, ubicado en el escritorio de nuestro Equipo de cómputo, para lo cual seleccionamos Ia carpeta ESCRITORIO y seleccionamos Ia opción Create sums. Una vez seleccionado esta opción se desplegará los archivos que tenemos ubicados en el ESCRITORIO entre ellos el archivo al cual vamos a generar el código de validación.




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Seleccionamos la opción Create sums y damos clic.

Luego seleccionamos nuestro archivo y pulsamos la tecla add.




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Se genera este pantallazo donde nos informa que el archivo va quedar guardado en el escritorio, pulsamos la tecla ok.

Ahora nos despliega dos ventanas, una donde visualizamos el código de seguridad y otra que nos muestra la ventana de donde podemos guardar el archivo generado, el formato en que debemos guardarlo y la ruta donde queremos guardarlo por defecto; él genera el archivo en el escritorio. Para el caso de nosotros será en archivo. txt que a continuación explicaremos.




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Seleccionamos en el desplegable Tipo: la opción text files (*.txt)

Ya en el escritorio tendremos los dos archivos que adjuntaremos al correo electrónico enviado a: [email protected].





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7.4 ENTIDADES QUE ENTREGAN INFORMACIÓN A LA VENTANILLA UNICA ELECTORAL PERMANENTE

Ministerio de Relaciones Exteriores

Sala de Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia

Procuraduría General de la Nación

Contraloría General de la Republica

Fiscalía General de la Nación

Policía Nacional 7.5 TIPOS DE INFORMACIÓN QUE ENTREGAN LAS ENTIDADES Las investigaciones activas relacionadas con los delitos tipificados en el inciso 7 del artículo 107 de la Constitución Política, que serán solicitadas a la Fiscalía General de la Nación. En el caso de los miembros del Congreso de la República, se solicitará a la Casación Penal de Corte Suprema de Justicia. Las sentencias condenatorias en Colombia, que solicitadas a la Policía Nacional, y en et-caso de los miembros del Congreso de la República, se solicitará a la Sala Casación Penal de la Corte Suprema de Justicia. Las condenatorias existentes en el exterior, serán solicitadas al Ministerio de Relaciones Exteriores.

Certificación sobre órdenes de captura nacional vigentes e información sobre notificaciones de INTERPOL, que solicitadas a través de la Dirección Investigación Criminal e INTERPOL de la Policía Nacional.

Antecedentes judiciales

Disciplinarios

Fiscales 7.6 GESTION DE LA VENTANILLA ÚNICA ELECTORAL PERMANENTE

La Dirección de Democracia y Participación Ciudadana a través del Grupo de Asuntos Electorales llevara a cabo las siguientes actividades

Recibe por el correo electrónico [email protected] la información de las entidades del Ítem 5.1., comprueba que la cifra de verificación allegada corresponde con la cifra de verificación que genera el utilitario o aplicativo que disponga el partido, con el objeto de garantizar que la información no ha sido alterada en su contenido, ni en su integridad. En caso de encontrar diferencia en el archivo de verificación, no se procesará ningún registro y se notificará del hecho al partido, movimiento o grupo significativo de ciudadanos respectivo.

Acusa recibo o notifica la recepción de la información

Elaborar comunicación formal de solicitud a las entidades relacionadas en el ítem 5.2. de antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales y las certificaciones de la Fiscalía y Policía Nacional, utilizando para ello el Modulo de Correspondencia SIGOB, revisar, aprobar y escanear.

Enviar por el correo electrónico [email protected]. el comunicado formal aprobado y escaneado a los correos institucionales relacionados en el ítem 5.2

Efectuar seguimiento a las solicitudes de información enviadas entidades mencionadas en el Item 5.2. con el objeto de cumplir el un término que no exceda los tres (3) días hábiles






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Recopilar la información de los antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales, las certificaciones de la Fiscalía y Policía Nacional y los reportes que genera el Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad –SIRI- en el siguiente orden:

Información Institución Encargada

Información de sentencias condenatorias en Colombia, certificación sobre órdenes de captura nacional e información sobre notificaciones de INTERPOL.

Policía Nacional. Dirección de Investigación Criminal e INTERPOL – (Policía Nacional)

Certificación de investigaciones activas. Fiscalía General de la Nación

Sentencias condenatorias existentes en el exterior. Ministerio de Relaciones Exteriores

Reporte de inhabilidades para cargos de elección popular. Procuraduría General de la Nación

Certificado de Responsabilidad Fiscal Contraloría General de la República

Elaborar comunicación formal de remisión de la información a las entidades relacionadas los Ítem 5.1. de antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales y las certificaciones de la Fiscalía y Policía Nacional, utilizando para ello el Modulo de Correspondencia SIGOB, revisar, aprobar y escanear.

Remitir por el correo electrónico [email protected] la comunicación formal a las entidades relacionadas los Ítem 5.1. de antecedentes judiciales, disciplinarios, fiscales y las certificaciones de la Fiscalía y Policía Nacional.

Elaborar informe estadístico y de gestión de la gestión interna de la VUEP a las instancias internas o externas.

8. ANEXOS

N/A 9. CONTROL DE CAMBIOS.

“Archivar en” 1103.47.04 Procesos y Procedimientos Misionales/Aplicación Ejecución de Normas/Subproceso Coordinación de los Procesos Electorales

FECHA CAMBIO VERSIÓN

Elaboró: Revisó:

DARLY TATIANA VILLAREAL ENRIQUEZ Profesional Universitario

BERTHA ALVAREZ SANJUÁN Coordinadora Grupo Asuntos Electorales Aprobó ANA MARIA ALMARIO DREZER Directora para la Democracia, la Participación Ciudadana y la Acción Comunal


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