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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DURANTE LA CONSTRUCCIÓN DE LAS OBRAS, COMO SOPORTE DE LA GESTIÓN DE CALIDAD DE CONSTRUMAX S.A. CAROLINA MUÑOZ SIERRA CÓDIGO 11002097 UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTÁ D.C. 2011
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PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DURANTE LA CONSTRUCCIÓN DE LAS OBRAS, COMO SOPORTE DE LA
GESTIÓN DE CALIDAD DE CONSTRUMAX S.A.
CAROLINA MUÑOZ SIERRA
CÓDIGO 11002097
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ D.C.
2011
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
DURANTE LA CONSTRUCCIÓN DE LAS OBRAS, COMO SOPORTE DE LA
GESTIÓN DE CALIDAD DE CONSTRUMAX S.A.
CAROLINA MUÑOZ SIERRA
CÓDIGO 11002097
Trabajo de Grado para optar al título de
Administradora de Empresas
ASESOR
OMAR VIVAS
UNIVERSIDAD DE LA SALLE
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
BOGOTÁ D.C.
2011
Nota de aceptación:
_______________________________
_______________________________
_______________________________
_______________________________
_______________________________
______________________
_______________________________
Presidente del Jurado
_______________________________
Jurado
_______________________________
Jurado
Bogotá D.C., Marzo de 2011
Dedico mi proyecto de grado a la
Universidad de la Salle, Institución
Superior que me impartió los
fundamentos teórico-prácticos para
alcanzar mis metas profesionales y
proyectarme como una profesional
de éxito; también a mi monitor
Omar Vivas que me guió en el
desarrollo y consolidación del
trabajo realizado, a mis padres
Esperanza Sierra y Arnulfo Muñoz,
por su comprensión y apoyo
incondicional, a mis amigos y
compañeros que me motivaron
para seguir adelante.
AGRADECIMIENTOS
Doy infinitas gracias a Dios Nuestro Señor, por ser mi guía permanente, por
llenarme de lucidez e inteligencia para lograr los objetivos propuestos,
dándome en todo momento la fortaleza y disciplina necesaria para construir
este proyecto y llevarlo a feliz término, además por permitirme cumplir uno de
mis grandes sueños.
De igual manera agradezco a mi familia, especialmente a mi madre, padre a
mi hermana y a mi sobrino, quienes hacen parte de mi vida y siempre han sido
mi apoyo para seguir luchando y superar todos los obstáculos, ya que con su
comprensión y sacrificio contribuyeron a que lograra mis metas profesionales.
También a mis compañeros y amigos, que con sus consejos me ayudaron a
despejar dudas y terminar finalmente el proyecto desarrollado.
A todos mil y mil gracias……
RESUMEN ANALÍTICO EDUCATIVO
RAE
PAÍS COLOMBIA
TIPO DE
INVESTIGACIÓN
TRABAJO DE GRADO
TITULO DEL
DOCUMENTO
PROPUESTA DE MEJORAMIENTO DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO DURANTE LA CONSTRUCCIÓN DE LAS OBRAS, COMO
SOPORTE DE LA GESTIÓN DE CALIDAD DE CONSTRUMAX S.A.
AUTORA CAROLINA MUÑOZ SIERRA
PALABRAS CLAVES Control interno, sistema de control interno, modelo COSO, plan
de auditoría, gestión de calidad, procesos de planeación y
ejecución, indicadores de gestión, evaluación del riesgo,
actividades de control, comunicación, supervisión y monitoreo,
plan de implementación, nivel de cumplimiento.
DESCRIPCIÓN Trabajo elaborado con la finalidad de obtener el título como
Administrador de Empresas en la Universidad de la Salle. El
proyecto de grado se soporta en el diseño, desarrollo e
implementación del modelo COSO como herramienta
administrativa y operativa para el mejoramiento del sistema de
control interno durante el proceso de ejecución de obras de
construcción de Construmax S.A.
FUENTES
BIBLIOGRÁFICAS
Bautista, Moller; Pedro José. LICITACIONES, CONTRATOS Y
SANCIONES. Ediciones Doctrina y Ley. Santafé de Bogotá.
Chiavenato, Idalberto. (2002). Gestión del talento humano
resume la nueva visión de la administración de recursos
humanos. (p. XXIII).
DAFP - Departamento Administrativo de la Función Pública.
Dirección de Control Interno. Bogotá, D. C., septiembre de 2009.
Fleites, Delgado A..(2003). Bases metodológicas Generales para
el diseño e implementación de los Sistemas de Control Interno.
Cuba.
Flórez, Gómez; Juan Fernando y Asesor: Diego Echeverry
Campos. (Agosto 2001). Evaluación y recomendaciones sobre
calidad en la construcción de vivienda de interés social.
Gómez Giovanny E. (Mayo, 2001). CONTROL INTERNO: Una
responsabilidad de todos los integrantes de la organización
empresarial. .
Instructivo del Sistema de Control Interno de Construmax S.A.
LEY 80 DE 1993 (octubre 28), por la cual se expide el Estatuto
General de Contratación de la Administración Pública
LEY 400 DE 1997. Congreso de la República de Colombia. Por la
cual se adoptan normas sobre Construcciones Sismo Resistentes.
Mantilla, B, Samuel Alberto. (Octubre, 2003). Traductor: Control
Interno Informe COSO. Bucaramanga, Colombia: Editorial ECOE,
Tercera Edición.
Mantilla B., Samuel Alberto. (Mayo, 2007, p.8/15). Auditoría del
Control Interno.
Manual del Sistema de Control Interno de CONSTRUMAX S.A.
Méndez, Carlos E. (2004). METODOLOGÍA. Diseño y desarrollo
del proceso de investigación. Bogotá – Colombia. Editorial Mc
Graw Hill, tercera edición.
Moreno Castillo, Blanca Liliana. Arquitecta Universidad Piloto de
Colombia. (2001). Diplomado en Gerencia de Proyectos de
Construcción.
METODOLOGÍA El trabajo de investigación se desarrolla a partir de la evaluación
del sistema de control interno de la empresa, con el cual se
elaboro un diagnóstico de la situación real; estudio, conocimiento
y alcances de los modelos de control interno internacionales,
cuyo resultado suministra información para implementar el
modelo COSO en Construmax, el cual suministra las
herramientas administrativas y operativas básicas para
estructurar el mejoramiento del actual sistema de control
interno, mediante la optimización de los procesos internos,
cumplimiento en el manejo y control de los recursos y la
eficiencia en el desempeño laboral del personal responsable de la
planeación y ejecución de las obras.
El trabajo de campo se realiza directamente en las oficinas de la
dirección general de Construmax en la ciudad de Bogotá,
aprovechando la experiencia, conocimientos y documentos
inherentes al sistema de gestión de calidad, sistema de control
interno y auditoría de obras de construcción, con la contribución
del jefe de proyectos, jefes de obra y personal del área de
construcciones. Se utilizaron como instrumentos de recolección
de información: Entrevistas directas y encuestas al personal del
área de construcciones; que permitió elaborar un diagnóstico
actual y objetivo.
Por último, con base en los elementos y fundamentos del Modelo
COSO se evalúa el nivel de aplicabilidad de este modelo respecto
al existente, posteriormente con estos resultados se elabora el
plan de implementación del sistema de control interno bajo el
modelo COSO, integrando cada componente: Ambiente de
control, evaluación de riesgos, actividades de control,
información, comunicación y monitoreo.
Durante la fase de planeación, diseño e implementación del
modelo COSO se seleccionan funcionarios responsables para cada
actividad, se elabora la descripción detallada del proceso
metodológico a seguir, a partir del cual se elaboran las
recomendaciones de los hallazgos encontrados, acciones a
seguir, se determina el impacto, ventajas y beneficios que se
obtienen mediante la aplicación del modelo COSO.
APORTE AUTORA El aporte esta soportado en la participación y contribución
durante todo el desarrollo investigativo, estudio de casos y
recopilación de información documentada, con ayuda de personal
interno área de construcciones, planeación y ejecución de obras.
Recolección de información relevante sobre riesgos, manejo y
control de recursos y administración del personal de obra.
Con base en los hallazgos encontrados en el SCI según D.O.F.A.
e informes de auditoría, participación en elaboración del plan de
implementación y de mejoramiento del actual sistema de control
interno.
Como aporte final para mejorar los procesos internos del área de
construcciones y optimizar el manejo y control de documentos,
revisión de normas, tiempos de obra, suministros y recursos
presupuestados para la ejecución de las mismas se propuso el
“DISEÑO DE UN CENTRO DE DATOS” como herramienta básica
para aprovechar al máximo los recursos tecnológicos de la
empresa, mediante el diseño de una plataforma de sistemas que
permita acceder a los funcionarios del área de construcciones y
ejecución de obras, a un completo y organizado CENTRO DE
DATOS. Este Centro de Datos permitirá desarrollar
permanentemente planes de mejoramiento, administración
adecuada y razonable de los recursos técnicos y financieros,
reducción de los tiempos de respuesta, eficiencia en el
desempeño del personal y aumento de la productividad y
competitividad empresarial.
CONCLUSIONES El estudio y conocimiento del sistema de control interno,
implementado con la aplicación del modelo COSO, es de gran
utilidad para desarrollar planes de mejoramiento, optimizar los
procesos internos, y consolidar el proceso de certificación del
Sistema de Gestión de Calidad, mediante el cumplimiento de
estándares de calidad respecto a revisión, manejo y control para
evitar riesgos humanos, técnicos y financieros, que permitan
reducir costos administrativos, incremento de utilidades,
aumento de la productividad y competitividad.
El entorno de control del Modelo COSO aporta el ambiente en el
que las personas desarrollan sus actividades y cumplen con sus
responsabilidades, sirviendo como base de los demás
componentes. Dentro de este entorno, los directivos de
CONSTRUMAX deben evaluar los riesgos existentes, el
cumplimiento de objetivos de control, propiciando un ambiente
adecuado y las garantías necesarias.
Estas actividades de control se establecen como un medio eficaz
para asegurar que se pongan en práctica las directrices de la
empresa, minimizar y controlar los factores de riesgo.
La información relevante de las actividades, procesos y
responsables se han comunicado a toda la empresa. Todo este
proceso cuenta con la supervisión directa de la gerencia general
y es modificado según las circunstancias del mercado
constructor.
El contenido del control interno es una guía de consulta y apoyo
empresarial, soportado en las leyes y normas vigentes, con el
objeto de promover una sana administración de los recursos
humanos y técnicos en el marco de una adecuada estructura del
control interno. Estas normas establecen pautas básicas y guían
el accionar de la empresa CONSTRUMAX hacia la búsqueda de la
efectividad, eficiencia y transparencia en todas sus operaciones.
CONSTRUMAX S.A. debe aumentar la inversión, fortalecer su
sistema de control interno que le permita incrementar los índices
de productividad y competitividad durante las etapas de
planeación y ejecución de obras.
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 17
I. DISEÑO METODOLÓGICO 22
1. PRESENTACIÒN DE LA EMPRESA 22
1.1 RESEÑA HISTÓRICA 22
1.2 ORGANIZACIÓN 24
1.3 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL 27
1.3.1 Análisis D.O.F.A. 30
2. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 31
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 31
2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 35
3. OBJETIVOS 35
3.1 OBJETIVO GENERAL 35
3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 35
4. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 36
4.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA 36
4.2 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA 37
5. MARCO DE REFERENCIA 38
5.1 MARCO TEÓRICO 38
5.1.1 Obras de construcción 40
5.1.2 Evaluación y Recomendaciones sobre Calidad en la
Construcción de Vivienda de Interés Social 41
5.1.3 La productividad y competitividad en obra 42
5.1.4 Gestión por indicadores 45
5.1.5 Planes de Mejoramiento 47
5.1.6 El inventario de los riesgos de Control Interno 50
5.1.6.1 Etapas del proceso de Administración de Riesgos 51
5.1.7 Modelos de Control Interno Internacionales 54
5.1.7.1 Informe COSO 54
5.1.7.2 Control interno Informe COSO 56
5.1.7.3 Informe COCO 56
5.1.7.4 Análisis comparativo Informes COSO y COCO 57
5.1.7.5 Modelo estándar de control interno - MECI 58
5.1.8 Auditoría del control interno 60
5.1.9 Generalidades de Oficina de Control Interno, Auditoría Interna 62
5.1.10 CONTENIDO MODELO COSO 63
5.2 MARCO HISTÓRICO 66
5.3 MARCO LEGAL 69
5.4 MARCO CONCEPTUAL 72
5.5 MARCO TEMPORAL 76
6. DESCRIPCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 76
6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN 77
6.2 POBLACIÓN Y MUESTRA 78
6.3 FUENTES DE RECOLECCIÓN DE DATOS 78
II. DIAGNÓSTICO 80
1. EL CONTROL INTERNO 80
2. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO –
CONSTRUMAX 81
2.1 OBJETIVOS 82
2.2 FUNCIONES 83
2.3 PROCESOS INTERNOS ADMINISTRATIVOS 87
2.3.1 Licitaciones y elaboración de propuestas 87
2.3.2 Contratación y ejecución de las obras 88
2.4 RESULTADOS DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO 91
2.4.1 Hallazgos y evidencias encontradas 92
2.4.1.1 Encuesta al personal Área de Construcciones 92
2.4.1.2 Informe de Auditoría externa – Julio 2009 102
2.5 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL – MODELO COSO 105
III. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO 107
1. OBJETIVOS 107
2. MODELO DE CONTROL INTERNO APLICABLE EN
CONSTRUMAX 108
3. APORTES DEL MODELO COSO A LA ORGANIZACIÓN 109
4. PROPUESTA – MODELO COSO 114
4.1 DISEÑO “CENTRO DE DATOS” 117
IV. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN 120
1. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN 122
1.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 127
V. PRESUPUESTO 128
CONCLUSIONES 130
RESULTADOS E IMPACTO ESPERADO 132
BIBLIOGRAFÍA 134
ANEXOS
LISTA DE TABLAS
Tabla 1. Análisis D.O.F.A. 30
Tabla 2. Análisis comparativo informe COSO y COCO 58
Tabla 3. Diagnóstico funciones Sistema de Control Interno 85
Tabla 4. Aplicación de instrumentos de recolección de información 93
Tabla 5. Análisis de la situación actual – Modelo COSO 105
Tabla 6. Propuesta – Modelo COSO 114
Tabla 7. Plan de implementación 122
Tabla 8. Indicadores de gestión – Evaluación de factores 126
Tabla 9. Cronograma de actividades plan de implementación 127
Tabla 10. Presupuesto de capacitación área de construcciones 128
LISTA DE FIGURAS
Figura 1. Procesos de inspección de la calidad 44
Figura 2. Componentes del sistema de control interno 68
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1. Objetivos y funciones del sistema de control interno 94
Gráfico 2. Solicitud de documentación 95
Gráfico 3. Tiempo para recopilación de documentos 96
Gráfico 4. Entrega de información a entes de control 97
Gráfico 5. Tiempos de seguimiento y control 98
Gráfico 6. Retroalimentación del proceso de ejecución 99
Gráfico 7. Capacitación sobre control interno 100
LISTA DE FOTOS
Foto 1. Seminario de capacitación 26
Foto 2. Charla con personal de obra 27
Foto 3. Complejo de edificios en construcción 32
Foto 4. Charla sobre factores de riesgo 37
Foto 5. Urbanización la Estancia 39
Foto 6. Obreros 41
Foto 7. Construcción base 41
Foto 8. Inspección de obra 42
Foto 9. Inspección de obra 42
Foto 10. Capacitación con diversos materiales 45
Foto 11. Factores de riesgo 53
Foto 12. Capacitación con jefe de proyecto 61
Foto 13. Maqueta de desarrollo urbanístico 68
Foto 14. Charla con jefe de obra 82
Foto 15. Urbanización Cantares Etapa I 89
Foto 16. Entrega de apartamentos 92
Foto 17. Visita a obra 107
Foto 18. Transporte de materiales 112
Foto 19. Monitoreo de riesgos 112
Foto 20. Centro de cómputo 118
LISTA DE ANEXOS
Anexo 1. Mapa de procesos – gestión de calidad Construmax S.A.
Anexo 2. Sistema de control interno - caracterización proceso de gestión
técnica
Anexo 3. Control de costos del proyecto
Anexo 4. Cuadro general de áreas
Anexo 5. FR – estado de programación
Anexo 6. Revisión mensual de elementos utilizados en obra
Anexo 7. Reporte de incidentes
Anexo 8. Acta avance de obra
Anexo 9. Control de actividades críticas
Anexo 10. Control de maquinaria y equipo
Anexo 11. Pla de control de procesos de interventoría
Anexo 12. Cronograma de mantenimiento preventivo
Anexo 13. Formato control de acceso
Anexo 14. Cuadro de control de fundida
17
INTRODUCCIÓN
El buen desempeño del sector de la construcción en Colombia ha estado marcado
por la inversión privada, la cual ha venido creciendo a una tasa de 18. 8%
promedio anual durante los últimos 5 años, representada en la construcción de
edificaciones. Por su parte, la inversión pública en infraestructura mostró un
repunte sólo a partir del 2005, con un crecimiento de 27.3% y de 17.8% a partir del
2006, según cifras del Departamento Administrativo Nacional de Estadística
(DANE), teniendo en cuenta que la industria de la construcción es un sector clave
y estratégico para el desarrollo y crecimiento del país (OSSA, 2008). Como parte
activa de este modelo de desarrollo y gestión se encuentra la Organización
Constructora CONSTRUMAX, con participación importante en los proyectos de
vivienda de interés social, que le han permitido construir una sólida estructura
administrativa y operativa acorde con las características técnicas de los proyectos,
volúmenes de obra, lugares de construcción y presupuesto asignado.
Dentro de contexto se destaca que, en forma paralela a la creciente demanda de
vivienda se ha generado e impulsado la incursión de nuevos y fuertes
competidores, lo cual le exige a la empresa encaminar todos sus esfuerzos al
mejoramiento y consolidación del Sistema de Gestión de Calidad que viene
implementando desde finales del año 2008, para lo cual requiere estandarizar
todos sus procesos internos y fortalecer el Sistema de Control Interno durante la
ejecución de las obras, como herramienta administrativa y gerencial para lograr la
construcción de soluciones de vivienda de la mejor calidad, acordes con las
normas y procedimientos del sector de la construcción, garantizando de esta
forma un seguimiento y control permanente y efectivo durante todo el proceso,
para detectar las fallas a tiempo y facilitar la toma de decisiones.
18
La Organización Constructora Construmax desarrolla proyectos en las ciudades
de Bogotá, Barranquilla y Cartagena, y es consciente de la gran responsabilidad y
compromiso que tiene frente a la sociedad y el país; aspectos que le exigen
continuamente renovar sus acciones y estrategias para ser más competitiva y
asegurar una tajada dentro de este mercado. De ahí que, este trabajo de grado
está dirigido a establecer una evaluación de la gestión de control que permita
desarrollar un plan de mejoramiento del actual Sistema de Control Interno en
todos los procesos administrativos llevados a cabo durante la construcción de
obras de edificación en la ciudad de Bogotá, tomando como base los modelos de
planeación, organización, ejecución y control de las mismas; elementos que
soportan y fundamentan el Sistema de Gestión de Calidad, en la búsqueda de fijar
algunas pautas de carácter administrativo que permitan hacerlo más eficiente.
Estos aspectos descritos ameritan la profundización en los conocimientos y
conceptos básicos acerca de los procedimientos del proceso de control interno,
entre los que se encuentran principalmente, elaboración de cotizaciones,
presentación de pliegos, determinación de ofertas, contratación de personal y
utilización de recursos financieros, entre otros; todo estos sujetos a la
normatividad y reglamentación que sobre el particular existe en Colombia,
dictadas por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial y la
consolidada NSR-98 que son las normas que contemplan las disposiciones sobre
el diseño y construcción sismo-resistente, entre las cuales se encuentran la Ley
400 de 1997, Decreto 33 de 1998 y Decreto 34 de 1999.
Los alcances del proyecto de grado están soportados en el desarrollo e
implementación de un plan de mejoramiento del sistema de control interno de las
obras de construcción, que se constituiría en un aporte para la consolidación del
sistema de gestión de calidad que viene implementando la empresa, fortaleciendo
los procesos de seguimiento y control durante la etapa de ejecución, brindando
19
soporte permanente a los responsables de la obra y como herramienta
administrativa para alcanzar la excelencia empresarial.
Entre las principales limitaciones que tiene esta investigación, se destacan las
siguientes:
Los sistemas de control interno de otras áreas de la empresa, vienen
presentando serias deficiencias, tanto en su aplicación como en el
cumplimiento, lo que dificulta el grado de efectividad del sistema de control
interno durante la ejecución de las obras.
La investigación esta centrada específicamente en el área de construcciones,
puntualmente en el desarrollo de los programas de vivienda de interés social –
VIS.
La estructura y organización del trabajo de grado se realiza de la siguiente
manera:
El primer capítulo corresponde al diagnóstico organizacional, contiene
básicamente la presentación de la empresa, diagnóstico organizacional,
detallando la situación actual de la organización.
Se aborda el problema de investigación: Planteamiento del problema y su
formulación.
Se determinan los objetivos que se pretenden alcanzar durante el desarrollo del
trabajo de investigación.
Incluye también la justificación de la investigación: En ésta etapa se hace
referencia a las justificaciones teóricas y prácticas que soportan el trabajo de
grado, detallando los aspectos que soportan la investigación y que le dan
verdadera significancia.
20
El marco referencial hace énfasis en los estudios, teorías y conceptos relevantes
de autores reconocidos y que aportan elementos claves para llevar a cabo la
investigación tanto en forma teórica como práctica.
Igualmente se define el diseño metodológico de la investigación, detallando los
aspectos relacionados con su organización, las fuentes de la información,
determinación de la población y muestra objeto de estudio y las herramientas a
utilizar para obtener los datos e información necesaria.
Se aborda el contenido referente a la definición del sistema de control interno, sus
objetivos y funciones principales que permiten su aplicación y efectividad al interior
de los procesos de una organización, sirve como referente para profundizar en la
construcción de una propuesta de mejoramiento del mismo.
El capítulo II incorpora el diagnóstico del sistema de control interno y el plan de
auditoría, se constituye en el trabajo de campo que se realiza al interior de la
empresa, identificando los factores internos y externos que vienen afectando la
efectividad de los parámetros contenidos en el sistema de control interno durante
la ejecución de las obras; factores que permiten determinar un diagnóstico real de
la situación actual de los procesos internos, soportando el estudio con la
realización de una auditoría externa, cuyos resultados obtenidos evidencian y
soportan aún más la importancia de poner marcha un plan de mejoramiento del
sistema de control interno.
La propuesta de mejoramiento se desarrolla en el capítulo III, tomando como base
los resultados obtenidos en los capítulos anteriores y los resultados del
diagnóstico encontrado en la empresa, aspectos que suministran las herramientas
administrativas necesarias para elaborar la propuesta de mejoramiento del
sistema de control interno.
21
Ya habiendo elaborado la propuesta se desarrolla el plan de mejoramiento, en
donde se especifican todos los aspectos a mejorar del actual sistema de control
interno, a través de un organizado plan de trabajo y se establecen las estrategias
de mejoramiento a desarrollar para poder cumplir con los objetivos propuestos.
Finalmente se relacionan y especifican los recursos financieros que requiere la
empresa para poder desarrollar e implementar el plan de mejoramiento del
sistema de control interno, detallando costos por actividad y especificando el costo
total en que se debe incurrir para implementar la propuesta.
22
I. DISEÑO METOLÓGICO
La creciente globalización económica de los mercados exige a las empresas
mejorar su infraestructura y optimizar todos sus procesos internos, que le permitan
enfrentar la competencia y asumir constantes retos en la búsqueda del liderazgo
empresarial; aspectos relevantes dentro de la organización CONSTRUMAX S.A.,
que han motivado al nivel directivo a direccionar todos sus esfuerzos hacia la
generación del cambio, el cual ésta soportado en gran parte por la filosofía de la
gestión de la calidad como fundamento para mejorar el funcionamiento de las
diferentes áreas, por lo que se requiere el cumplimiento estricto de lo descrito en
los procesos y en los procedimientos, requiriendo para esto la puesta en marcha
de planes de mejoramiento que permitan fortalecer el sistema de control interno.
1. PRESENTACIÓN EMPRESA
Razón Social: Organización Constructora CONSTRUMAX S.A.
Nit: 830.505.144-1
Ciudad: Bogotá DC.
Dir: Edificio World Trade Center Calle 100 No. 8A-55 Torre C Of. 215
PBX: 622 7804 – 742 2323 – 311 506 5981
Email: [email protected]
Página web: www.construmax.com.co
1.1 RESEÑA HISTÓRICA
La Organización CONSTRUMAX S.A. – perfil urbano, es una entidad constructora
con una experiencia de 28 años en el mercado, la cual ofrece proyectos de
vivienda en las ciudades de Bogotá, Barranquilla, Cartagena y Villeta.
23
Para todos los proyectos ofrece créditos entre el 60 y 70% de la inversión,
trabajando con todos los bancos del país y poniendo a disposición personal
altamente capacitado para brindar la mejor asesoría durante todo el proceso de la
inversión.
Hace más de una década el diseño y ejecución de obras de edificación y vivienda
de interés social en Colombia, se realizaban de acuerdo al comportamiento de la
demanda y los niveles de ingresos de la familia que soportaban la capacidad de
pago para acceder a determinada solución de vivienda, sin tener en cuenta
características técnicas de sismo-resistencia para su construcción, sumado al
hecho económico de que las tasas de interés estaban íntimamente ligadas al
sistema UPAC, generando con esto un nivel de endeudamiento mucho mayor en
el largo plazo. Unida a estos factores la ejecución y entrega de las obras exigían
rapidez y plazos mínimos para atender de esta forma la creciente demanda,
situación que generó contratos de obra donde existían intereses particulares,
perjudicando enormemente la ejecución de las obras y la calidad de la entrega
final, como consecuencia de la mala calidad de los materiales y acabados que
permitieron un deterioro progresivo de la construcción de edificaciones y muy
especialmente de la vivienda de interés social.
Ante éstas situaciones presentadas a partir del año 1997 se expidió la Ley 400 y
posteriormente los Decretos 33 y 34, los cuales hacen parte de la NSR-98 que son
las normas que contemplan las disposiciones sobre el diseño y construcción
sismo-resistente, permitiendo de esta manera un mejoramiento significativo en la
calidad de los materiales y en los acabados de las obras realizadas, impulsando
con esto que las empresas constructoras de edificación y de vivienda de interés
social encaminaran sus esfuerzos a la organización del sistema de control interno
para hacer seguimiento de las mismas.
24
En este orden de ideas, a comienzos del año 2008 la Organización Constructora
CONSTRUMAX inició la labor de estructurar y elaborar un Sistema de Control
Interno de todos sus procesos, tarea que esta reflejada en el manual de calidad
elaborado en marzo de 2009, que le ha permitido optimizar los procesos de
planeación, organización y ejecución de las obras, haciendo participe de éste
nuevo modelo de desarrollo a toda la organización y a todo su personal, creando
responsabilidades muy precisas para las áreas de planeación de proyectos y
auditoría interna, entre los cuales se destacan los siguientes aspectos:
La auditoría interna desarrollará sus actividades de forma independiente e
imparcial, de acuerdo con su criterio profesional.
El área de auditoría interna estará organizada de acuerdo con las normas y
procedimientos generalmente aceptados y sus funciones están contenidas en
el manual para el ejercicio de la auditoría interna y por otras disposiciones
emitidas por los organismos de control.
Se debe respetar en la etapa de planeación y estructura de las obras las
disposiciones contenidas el POT – Plan de Ordenamiento Territorial, para la
compra de lotes, respetando las características propias del terreno y
garantizando los estudios necesarios que permitan la viabilidad para el
desarrollo y construcción de vivienda1.
1.2 ORGANIZACIÓN
Política de Calidad
La Organización Constructora CONTRUMAX S.A. a través de un proceso de
mejoramiento continuo de la calidad, busca satisfacer las necesidades de sus
clientes en forma oportuna, mediante la optimización de los recursos, el
incremento de la rentabilidad y el mejor posicionamiento en el mercado. Logramos
1 www.construmax.com.co
25
esto contando con un equipo de trabajo altamente calificado y comprometido con
la conservación del medio ambiente, buscando en nuestros diseños la innovación
y la competitividad2.
Objetivos Estratégicos
El objetivo específico de la sociedad consiste en el loteo y urbanización de
inmuebles rurales o urbanos, para su venta directa o para su desarrollo; la
construcción de todo tipo de obras; la realización de trabajos y estudios de
infraestructuras para la formación de urbanizaciones; la especulación mercantil
con inmuebles; administración de proyectos en los campos descritos por cuenta
de terceros, la compra y venta de inmuebles o la intermediación de esa actividad;
la administración de inmuebles en arrendamiento por tipo de contratos civiles,
mercantiles, laborales o administrativos; gravar con prenda, o de cualquier otro
modo sus propios bienes, exclusivamente para garantizar sus obligaciones, dar o
tomar dinero en mutuo con o sin interés en las condiciones permitidas para las
personas jurídicas que no tienen ese objeto propio, suscribir, otorgar, girar,
aceptar, endosar, protestar, cobrar, negociar y pagar títulos valores, y, en general
realizar todos los casos que requiera su normal desarrollo a fin de que en ningún
momento pueda entorpecerse su actividad económica3.
Misión
La participación, de cualquier modo, en el negocio inmobiliario, sea como simple
intermediaria, como constructora, administradora o promotora, en todos los casos
con ánimo de lucro4.
2 Ibid,
3 www.construmax.com.co
4 Ibid,
26
Visión
La Organización está conformada por 2 unidades de negocio: Organización
Constructora CONSTRUMAX en Bogotá y constructora PERFIL URBANO S.A. en
la Costa Atlántica.
Cuenta con más de 440.000 M2 de experiencia en construcción generando más de
100 empleos directos y más de 500 indirectos anualmente.
La Organización Constructora a través del mejoramiento continuo de su equipo de
profesionales, cumple la tarea de satisfacer las necesidades de vivienda y los
sueños de las familias colombianas.
Sus clientes son la razón y la base fundamental de la Organización, para esto se
diseña, planea, ejecuta y construye verdaderos proyectos de urbanismo y
arquitectura5.
Foto 1. Seminario de capacitación
Fuente: Revistas de Camacol.
5 www.construmax.com.co
27
Foto 2. Charla con personal de obra
Fuente: Revistas de Camacol.
1.3 DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL
Con el análisis del D.O.F.A. se pretende ante todo identificar y determinar las
principales fortalezas que tiene la empresa para contrarrestar las debilidades en
su operación, las cuales corresponden a factores internos que se pueden corregir
con el mejoramiento de su Sistema de Control Interno; de la misma manera
existen factores externos a la empresa que se constituyen en grandes
oportunidades para que logre su desarrollo y crecimiento empresarial, buscando
así contrarrestar las amenazas de su entorno respecto a factores
desestabilizadores de su mercado y que pueden en un momento dado poner en
grave riesgo la estabilidad y permanencia de la compañía.
Los resultados obtenidos con el D.O.F.A se constituyen en el soporte para evaluar
los problemas y situaciones encontradas en el actual Sistema de Control Interno
que limitan la capacidad de respuesta por parte de la empresa y dificultan el
cumplimiento de su misión, con el fin de tomar las acciones necesarias para
solucionar la problemática presentada de forma tal que sus procesos internos
sean más eficientes con la participación decidida del recurso humano.
28
Idalberto Chiavenato (2002) en el prefacio de su libro Gestión del talento humano
resume la nueva visión de la administración de recursos humanos:
“Administrar con las personas significa conducir la organización junto con los colaboradores
y socios internos que más entienden de ella y de su futuro. Un enfoque que ya no mira a las
personas como recursos organizacionales, objetos serviles o meros sujetos pasivos del proceso,
sino fundamentalmente como sujetos activos que provocan las decisiones, emprenden las
acciones y crean la innovación en las organizaciones. Aún más, las considera agentes proactivos
dotados de puntos de vista propios y, sobre todo, de inteligencia, la mayor y más sofisticada de las
habilidades humanas (p. XXIII)”.
El factor humano se ve reflejado siempre en el análisis del D.O.F.A. en la medida
en que los procesos y procedimientos llevados a cabo en diferentes áreas es
primordial y tiene la responsabilidad de cumplir con los objetivos propuestos, de la
misma manera el recurso humano es participante activo de la ineficiencia o
incumplimiento de los requerimientos de los clientes, situación que como en el
caso de CONSTRUMAX esta limitada a la entrega de soluciones de vivienda de la
más alta calidad en su ejecución y acabados, entregando de la misma manera
información oportuna y estrechando los lazos de comunicación con proveedores y
clientes, en la búsqueda de optimizar el sistema de control interno.
Respecto del área de construcciones, el análisis es fundamental toda vez que los
resultados obtenidos muestran claramente como la ampliación en la cobertura del
mercado y la consecución de más clientes esta ligada al cumplimiento de los
requisitos y normas estrechamente relacionadas con el control interno durante el
proceso de construcción y terminación de las obras.
El factor financiero es demarcado por el D.O.F.A. en razón a que las debilidades y
amenazas que se dan externamente afectan significativamente la rentabilidad de
la empresa y su viabilidad financiera.
29
En el plano social el análisis D.O.F.A debe permitir el conocimiento real de la
gestión empresarial y de innovación con que cuenta la empresa en los actuales
momentos, teniendo en cuenta que el desarrollo del trabajo de investigación
requiere de la identificación y determinación de la capacidad de respuesta por
parte de la empresa, para ofrecer a sus clientes soluciones de vivienda dignas,
agilizar sus procesos, factores que a través del análisis D.O.F.A se pueden
identificar con claridad para abordar de esta manera el problema planteado.
30
1.3.1 Análisis D.O.F.A.
Tabla 1. Análisis D.O.F.A.
Fuente: CAMACOL: Comportamiento del sector de la construcción en Colombia. 2006-2007.
31
2. PROBLEMA DE LA INVESTIGACIÓN
2.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En los últimos años en Colombia, específicamente en Bogotá, se destacan signos
de recuperación económica que se hace evidente en el crecimiento del sector de
la construcción6 impulsando la economía del país, aspectos relevantes que han
permitido el aumento en la participación para el diseño, desarrollo y ejecución de
más obras con un amplio sentido social cuyo objetivo es ofrecer vivienda de
calidad, tarea en la cual CONSTRUMAX esta comprometida, para lo cual viene
facilitando líneas de créditos blandos que garanticen una vivienda digna al alcance
de todos.
La Organización Constructora CONSTRUMAX está comprometida con el
mejoramiento continuo de la calidad de las obras, utilizando materiales de óptima
calidad que permitan excelentes acabados, aspectos que unidos a su moderno
esquema organizacional respaldado con el compromiso responsable de sus
directivos, quienes reconocen que el sistema de Control Interno corresponde a
una serie de acciones que ocurren de manera constante a través del
funcionamiento y operación de la organización, como un componente integral de la
estructura administrativa y operacional que tiene la empresa, que para sus análisis
toma una serie de factores que inciden directamente en la ejecución y terminación
de las obras, como es el sistema de contratación, adquisición de materiales, mano
de obra, acabados, elementos claves para el desarrollo eficiente de las obras,
responsabilidades que deben incorporarse al Sistema de Gestión de Calidad, en la
búsqueda de garantizar transparencia a la hora de tomar decisiones inherentes a
los procesos licitatorios, de contratación, adquisición y ejecución de las obras, en
concordancia con la normatividad expedida por el Ministerio de Ambiente,
Vivienda y Desarrollo Territorial y contemplada en la NSR-98, y como respuesta a
6 CAMACOL. Comportamiento del sector de la construcción en Colombia. 2006-2007.
32
las exigencias del mercado constructor, de clientes y familias, que permita mejorar
la efectividad del actual SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Es así como, actualmente la Organización desarrolla diversos proyectos de
construcción de vivienda en la ciudad de Bogotá, en donde se ofrecen 11 opciones
que incluyen vivienda de interés social y construcción de edificaciones para
estratos 4,5 y 6, las cuales tienen incorporados nuevos y renovados diseños que
le permiten ser más competitiva en el mercado, lo que ha generado crecientes
expectativas por parte de los potenciales clientes. Sin embargo y paralela a esta
situación se viene aumentando el número de quejas y reclamos por parte de
compradores de proyectos anteriores, los cuales evidencian un deficiente proceso
de seguimiento y control durante la etapa de ejecución de las obras, toda vez que
un gran número de viviendas, especialmente de interés social, no corresponden ni
responden por los diseños y calidad de los materiales que fueron expuestos por la
constructora, dando como resultado un deterioro de las estructuras y acabados,
pérdida del valor adquisitivo e insatisfacción permanente de los clientes y usuarios
de las soluciones de vivienda.
Foto 3. Complejo de edificios en construcción
Fuente: Revista de Proyectos de vivienda
33
De la misma manera, y unido a estos inconvenientes se vienen presentando otros
problemas de tipo administrativo que requieren ser detectados y controlados con
la ayuda del sistema de control interno, entre estos se tienen principalmente:
• Deficiente toma de decisiones por parte de supervisores y responsables de la
ejecución de las obras.
• Retraso en el cronograma de actividades y los tiempos de ejecución.
• Incumplimiento de especificaciones técnicas contenidas en el contrato.
• Débil sistema de contratación de mano de obra calificada e idónea para
adelantar las obras.
• Incumplimiento del programa de salud ocupacional y seguridad industrial, ante
la falta de seguimiento a equipos como elementos de dotación que sean
adecuados para la obra, de acuerdo con las especificaciones técnicas
apropiadas al tamaño del proyecto.
De ahí que, éstas deficiencias en el proceso de ejecución de las obras se ven
reflejadas finalmente en la insatisfacción de clientes y usuarios de vivienda,
especialmente de interés social; problemas que evidencian la falta de un efectivo
SISTEMA DE CONTROL INTERNO en la Organización Constructora
CONSTRUMAX, por lo que se requiere que se revisen y evalúen para darles
soluciones viables y duraderas, en cumplimiento de la misión, políticas y gestión
de calidad promovida por la compañía.
Estas situaciones presentadas durante la ejecución de las obras, es un proceso
que frecuentemente esta sujeto a continuos ajustes, alterando el cronograma de
obras previsto lo que demuestra serias deficiencias en la etapas de planeación
como en la de organización, a lo cual se suman fallas durante la ejecución,
convirtiéndose en un obstáculo para lograr las metas presupuestadas,
perjudicando la terminación exitosa de las obras; aspectos que evidencian la
importancia de fortalecer la gestión de control administrativo y operativo,
34
desarrollando un plan de mejoramiento del sistema de control interno durante la
ejecución de obras, que permita optimizar los procesos internos en la búsqueda de
sentar las bases para mejorar el sistema de gestión de calidad.
Finalmente ésta ausencia de control, no sólo es el resultado de la gestión
administrativa y financiera, sino que sumado a aspectos estructurales y de
ejecución de las obras como la baja calidad de materiales y acabados,
incumplimiento en los tiempos y exigencias propias de la ejecución, dan clara
muestra del bajo nivel de efectividad en la aplicación de las normas y
procedimientos contenidos en la NSR-98, que ante todo deben estar soportados
en los principios básicos de eficacia, eficiencia y transparencia, objetivos
primordiales de todo sistema de control interno.
Por lo tanto, para soportar la investigación y consolidar la propuesta de
mejoramiento del sistema de control interno se requiere realizar el análisis y
evaluación de los siguientes aspectos:
• Procesos internos administrativos que se llevan a cabo para la construcción de
obras de interés social – VIS.
• Revisión de la documentación inherente a la construcción y ejecución.
• Flujo de información entre las áreas responsables de la planeación,
organización, ejecución y control del proceso de ejecución.
• Nivel de cumplimiento de las normas y procedimientos determinados para el
desarrollo y ejecución eficiente de las obras.
• Revisión del Manual de Gestión de Calidad respecto al sistema de control
interno, formatos y mapas del proceso de ejecución de obras.
• Evaluación del sistema de control interno, determinado su operatividad y
alcances.
35
Situación actual
Síntomas: Bajo nivel de efectividad del actual Sistema de Control Interno que
soporta la gestión de calidad.
Causas: Deficiente seguimiento y control del proceso de ejecución de obras e
insatisfacción permanente de clientes y usuarios de vivienda.
Pronóstico: Se están desperdiciando la experiencia y la capacidad administrativa y
operativa incorporada en el sistema de control interno, como muestra de eficiencia
y efectividad en la ejecución de las obras.
Control al pronóstico: Optimizar los procesos internos durante la ejecución de las
obras, que permitan desarrollar un plan de mejoramiento para hacer más efectivo
el Sistema de Control Interno.
2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿De qué manera la implementación de un plan de mejoramiento del Sistema de
Control Interno permite optimizar la calidad durante la ejecución de las obras por
parte de CONSTRUMAX S.A.?
3. OBJETIVOS
3.1 OBJETIVO GENERAL
Diseñar una propuesta para el SISTEMA DE CONTROL INTERNO durante la
construcción de las obras por parte de CONSTRUMAX S.A.
3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
• Revisar los procesos administrativos llevados a cabo en las obras, en procura
del mejoramiento de la calidad e incrementar la productividad durante la
construcción de vivienda de interés social.
36
• Realizar un diagnóstico de los procesos y procedimientos actuales del Sistema
de Control Interno desarrollado por la empresa.
• Elaborar una propuesta de mejoramiento que permita el aumento del nivel de
efectividad del Sistema de Control Interno de CONSTRUMAX con la
optimización de los procesos actuales.
4. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
4.1 JUSTIFICACIÓN TEÓRICA
Para el desarrollo del presente proyecto se hace necesario consolidar y poner en
práctica los conocimientos relacionados con la elaboración de una efectiva
propuesta de mejoramiento del Sistema de Control Interno en CONSTRUMAX
S.A., aplicando para esto los fundamentos teórico-prácticos adquiridos durante el
transcurso de la carrera de Administración de Empresas.
Partiendo de la realidad del sector de la construcción, se tiene que en los últimos
años los sistemas de control interno de obras de edificación y de construcción de
vivienda de interés social, han sido objeto de continuos ajustes, tanto en su
definición como en su forma de operar, razones que han llevado a la empresas
constructoras a fortalecer su estructura de oferta para mejorar el proceso licitatorio
y de contratación, como estrategia corporativa para lograr un alto nivel de
efectividad en el diseño y ejecución de las obras, incorporando materiales, recurso
humano y acabados acordes con las normas y estándares internacionales,
desarrollando proyectos de inversión de interés para la población.
Por lo tanto se requiere profundizar en los conceptos incorporados en el Sistema
de Control Interno desarrollado por la Organización Constructora CONSTRUMAX,
soportando la investigación en el conocimiento y alcances de las políticas
establecidas por la empresa e incorporadas en el Sistema de Gestión de Calidad;
37
como también la normatividad inherente al desarrollo de proyectos de vivienda de
interés social, las cuales se constituyen en referentes fundamentales para revisar
el actual sistema de control interno desarrollado por la empresa, para lo cual se
realiza un análisis objetivo del proceso de ejecución de obras, que permita
identificar requerimientos y necesidades propias de la construcción, principales
falencias y detectar las deficiencias que se presentan para el seguimiento y control
de las mismas, como soporte de los procesos administrativos y financieros
llevados a cabo por contratantes y contratistas.
Foto 4. Charla sobre factores de riesgo
Fuente: Obra en construcción – Bogotá
4.2 JUSTIFICACIÓN PRÁCTICA
La presente propuesta de investigación no está dirigida exclusivamente a evaluar
el actual SISTEMA DE CONTROL INTERNO implementado en CONSTRUMAX,
sino que por el contrario debe servir para fijar pautas para mejorarlo haciéndolo
consecuente con la realidad del mercado y las necesidades de la población;
además de que aborda temas inherentes a procesos de licitación y contratación
para la construcción de vivienda de interés social, factores claves para mejorar la
38
eficiencia de las etapas de planeación, organización como de la ejecución de las
obras.
Como soporte para llevar a cabo el análisis y evaluación del sistema de control
interno se tendrán en cuenta las políticas y lineamientos determinados por la
empresa, específicamente de los procesos de licitación, contratación y calidad de
las obras, con el objetivo primordial de identificar las deficiencias hasta ahora
presentadas, en reconocimiento a la labor desarrollada por CONSTRUMAX, de
cara a la sociedad y al país, mediante el mejoramiento del actual sistema de
control interno, que permita garantizar obras de la mejor calidad y satisfacer a los
clientes de los proyectos de vivienda.
Se pretende ante todo contribuir con este trabajo, a la solución de problemas
internos de la organización, a través de la elaboración de una propuesta de
mejoramiento del Sistema de Control Interno.
5. MARCO DE REFERENCIA
5.1 MARCO TEÓRICO
El desarrollo del presente trabajo requiere del análisis de los diferentes procesos
llevados a cabo para construir edificaciones y participar en los programas de
vivienda de interés social, razón por la cual se hace necesario revisar el nivel de
cumplimiento de los procedimientos y requerimientos establecidos por la empresa,
identificando los diferentes factores que inciden en el desarrollo y consolidación
del actual SISTEMA DE CONTROL INTERNO de CONSTRUMAX, soportado en
los conocimientos teórico-prácticos relacionados con el Sistema de Gestión de
Calidad; para lo cual es necesario enfatizar en el conocimiento y aplicación de
principios, políticas, normas, acciones, instrumentos y procedimientos que
organizados e integrados conforman un eficiente sistema de control interno, que
39
pueda garantizar el cumplimiento de la misión empresarial y como respuesta a las
necesidades de la población que reclama construcciones y acabados de excelente
calidad.
CONSTRUMAX S.A., es consciente de su responsabilidad frente a la gestión de
calidad, mediante la estandarización de todos sus procesos y el mejoramiento
continúo en todas las actividades desarrolladas por su personal, políticas y
estrategias que le permitan elevar su nivel competitivo dentro del sector de la
construcción, dando cumplimiento a la Norma ISO 9001:2001 en los procesos de
planeación, organización, ejecución y control de sus obras en la ciudad de Bogotá,
fortaleciendo de esta manera el nivel de contratación como resultado de la
aplicación de un efectivo Sistema de Control Interno.
Es así como, el cumplimiento de esta normatividad permite identificar los alcances
que tiene el Sistema de Gestión de la Calidad, como soporte fundamental para
lograr el 100% de eficiencia durante la ejecución de las obras de construcción de
edificaciones y en el desarrollo de programas de vivienda de interés social, que
requieren ante todo un máximo de transparencia y efectividad por parte de la
empresa en la utilización de los recursos humanos, financieros y técnicos, que
unidos a la aplicación y cumplimiento de las normas de calidad para los sistemas
de contratación y ejecución de las obras.
Foto 5. Urbanización la Estancia
Fuente: Revista – Contrumax
40
5.1.1 Obras de construcción
¿Qué se entiende por Obra de Construcción?
Cualquier obra pública o privada donde se efectúen trabajos de construcción o
ingeniería civil, como las detalladas a continuación:
- Excavación.
- Movimiento de tierras.
- Construcción.
- Montaje y desmontaje de elementos prefabricados.
- Acondicionamiento o instalaciones.
- Transformación, rehabilitación, reparación, desmantelamiento, derribo,
mantenimiento, conservación, trabajos de pintura, limpieza y saneamiento.
¿Quiénes intervienen en las obras?
- Promotor: Persona física o jurídica por cuenta de la cual se realiza una
obra.
- Coordinadores de Seguridad y Salud.
- Técnico competente designado por el promotor para coordinar los principios
generales de prevención y de seguridad durante la fase de elaboración del
proyecto.
- Contratista: Persona física o jurídica que asume contractualmente ante el
promotor, con medios humanos y materiales propios o ajenos, el
compromiso de ejecutar la totalidad de la obra, o una parte de la misma con
sujeción al proyecto y al contrato.
- Subcontratista: Persona física o jurídica que asume contractualmente ante
el contratista, empresario principal, el compromiso de realizar determinadas
partes o instalaciones de la obra con sujeción al proyecto por el que se rige
su ejecución7.
7 http://www.arquitectuba.com.ar/monografias-de-arquitectura/obra-de-construccion/
41
Foto 6. Obreros Foto 7. Construcción base
Fuente: Revista de Camacol Fuente: Revista – Contrumax
5.1.2 Evaluación y Recomendaciones sobre Calidad en la Construcción de
Vivienda de Interés Social:
Se plantearon, con basé en las normas que se aplican en nuestro medio y con
referencia a normas Españolas principalmente, algunas recomendaciones de tipo
ambiental, urbanístico, arquitectónicos y técnicos constructivos. Dichos aspectos
de mejora se revertirán en unas nuevas y mejores condiciones de calidad de la
VIS en Colombia; se espera que cada uno de estos temas sea abordado,
investigados e implantados por expertos en la materia.
Los proyectos de VIS tienen en la actualidad un desarrollo destacado, tal como lo
afirman Florez y Echeverri (2001), debido principalmente a la reactivación
económica del sector de la construcción en respuesta a la creciente demanda,
teniendo en cuenta que atiende un nicho de mercado definido y de gran tamaño,
por sus mismas características de vivienda social, se está enfocando su
construcción a unidades de vivienda poco funcionales y no aptas para el desarrollo
normal de una familia, debido a sus condiciones físicas internas y externas. No es
justo que los menos favorecidos económicamente tengan que llevar también la
carga de unas condiciones inseguras e insuficientes de hábitat.
42
Foto 8. Inspección de obra Foto 9. Inspección de obra
Fuente: Revistas de Camacol. Fuente: Revista – Contrumax
Recomendaciones sobre aspectos que deben ser profundizados en las normas colombianas. Los mismos autores Florez y Echeverri (2001) sostienen que se debe tener
especial cuidado en la reglamentación no sólo de los aspectos considerados a
continuación, sino de todos aquellos aspectos que queriendo mejorar y
reglamentar, se puedan convertir en un impedimento para desarrollar proyectos de
esta naturaleza, debido al sobre costo que puede presentarse en cada unidad de
vivienda, recargando al estado la oferta de VIS, ya que los promotores privados
estarían lejos de invertir y formular proyectos de índole social, que a la larga es
solamente por intereses económico.
Además sugieren que los siguientes aspectos se encuentran clasificados dentro
de tres grandes grupos:
• Aspectos ambientales y urbanísticos generales y específicos
• Aspectos arquitectónicos
• Aspectos técnicos y constructivos
5.1.3 La Productividad y Competitividad en Obra:
Actualmente en la construcción se asocian los conceptos de productividad y
competitividad a la optimización de los recursos y a la satisfacción del cliente en
los resultados finales de la obra, según estudios realizados durante el diplomado
43
de gerencia de proyectos de construcción por la Arquitecta Moreno (2001), quien
sostiene que la productividad debe estar sujeta a los constantes desafíos del
mundo actual en donde se debe tener en cuenta las nuevas demandas y precios
del mercado, los cambios en el comportamiento de los competidores y las nuevas
tecnologías.
La competitividad esta relacionada con la calidad, los bajos costos, los tiempos, la
eficiencia, la innovación y los nuevos métodos de trabajo.
Debido a los problemas que ha tenido la construcción como la incertidumbre
financiera existente, la deserción de la mano de obra calificada (Los obreros se
han dedicado a otros oficios, lo cual produce que no haya continuidad en la
ejecución de los proyectos con los mismos trabajadores bajando la productividad),
el incumplimiento de los plazos, las pocas normas de calidad aplicadas en la
construcción y la poca continuidad de los procesos; la construcción debe
replantear los procesos llevados hasta ahora y mejorar aun más en la consecución
de los proyectos, donde el arquitecto entre a liderar este cambio en busca de
políticas claras y sistemas de gestión de calidad aplicados en el sector de la
construcción.
Teniendo en cuenta que la supervisión técnica es un seguimiento de procesos, se
requiere diseñar un plan de calidad basado en la norma técnica colombiana
NTC-ISO 9001. Esta norma se fundamenta en un enfoque basado en procesos, lo
cual busca implantar y mejorar la eficacia de un sistema de gestión de calidad.
Este contiene la información de la dirección y el sistema de control que gobiernan
todos los aspectos de la calidad en el negocio donde se fijan políticas y objetivos,
para gestionar la calidad en cada área del negocio ateniéndose a la norma, por
tanto “Los procedimientos de garantía de calidad constituyen un método para
lograr objetivos”.
44
La eficacia de este enfoque en un sistema de control de calidad tiene que ver con
la comprensión clara y el cumplimiento de los requisitos programados, pues es
necesario que los proyectos realmente aporten valor, que haya resultados claros
de desempeño y eficacia, además que contribuyan a una mejora continua de los
procesos.
En un proceso de inspección se debe aplicar el PHVA:
Planificar: Establecer objetivos, procesos claros que permitan conseguir
resultados.
Hacer: Implementación de los procesos.
Verificar: Hacer seguimiento, medición de procesos y resultados buscados.
Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente el desempeño de los
procesos (Moreno, 2001).
Figura 1. Procesos de Inspección de la Calidad
Fuente: Arquitecta Blanca Liliana Moreno Castillo. Universidad Piloto de Colombia.2001.
Los procedimientos están relacionados directamente con la forma especificada
para llevar a cabo una actividad o un proceso.
45
Foto 10. Capacitación con diversos materiales
Fuente: Revistas de Camacol
5.1.4 Gestión por Indicadores8:
Toda organización debe contar con un conjunto entrelazado de indicadores para
las diferentes perspectivas con las cuales la organización interactúa: Para la
perspectiva financiera, para la perspectiva de usuarios, para la perspectiva de los
procesos internos, para la perspectiva de innovación y desarrollo y para la
perspectiva de empleados.
Muchas personas de diferente tipo de empresa preguntan si se tiene una lista de
indicadores que ellos pudieran utilizar en cada una de las perspectivas, a pesar de
que se cuenta con bastantes ejemplos al respecto, siempre se ha respondido, que
el indicador debe corresponder invariablemente a un objetivo. Primero ¿Qué es lo
que espera alcanzar? Luego se establece la forma que mejor indique si ha logrado
lo que se ha propuesto.
Cuando se habla de tener indicadores hacia las diferentes perspectivas de la
8 Grupo Kaisen S.A., Cómo definir indicadores. Octubre de 2005. http://www.grupokaizen.com
46
organización, implica que antes se tienen que haber definido los objetivos, luego
vienen los indicadores.
Se debe considerar otra serie de aspectos: Existen indicadores para medir los
resultados alcanzados, sobre los cuales ya no es posible hacer absolutamente
nada para cambiar su valor. Esto es lo que en inglés se conoce como los "lag
measures"; con frecuencia se ha denominado a este tipo de indicadores
"autopsias", pues nos indican sobre lo que pasó. Existen otra serie de indicadores
denominados "lead measures o drivers", traducidos como inductores o indicadores
de proceso o gestión, que son los que permiten monitorear de forma más
temprana el comportamiento de un proceso, permitiendo con ello corregir su
rumbo y poder alcanzar el resultado deseado. A este tipo de indicadores se les
llama "biopsias".
Una forma adecuada al definir el indicador es el identificar las variables críticas
para alcanzar el objetivo o que también se le denominan factores críticos de éxito.
Equivale a preguntar ¿Cómo saber si se está logrando el objetivo?
Existe una relación causa efecto entre indicadores de resultado e indicadores de
proceso, mucho de lo cual es fácilmente comprobable utilizando los coeficientes
de correlación y de determinación. El primero indica el grado de relación entre
diversos indicadores o variables y el segundo, la probabilidad de que un indicador
de resultado cambie si varía el indicador de proceso.
Los inductores de actuación y los indicadores de resultados forman una cadena en
la que los resultados del nivel inferior pueden ser los inductores del nivel superior.
El indicador mide el resultado de la actuación pasada el inductor mide el medio
para lograr el resultado.
47
Para cada indicador además de definir el qué se medirá, debe quedar claro el
cómo se medirá, quién lo medirá, la frecuencia de medición así como la frecuencia
de revisión. Tanto los indicadores como los inductores deben contar con una meta
numérica propuesta, preferiblemente, con un valor inicial, y una fecha en la cual se
espera alcanzar. Mientras los indicadores de resultado son para mediano y largo
plazo, los inductores pueden ser para el corto plazo.
Los conceptos sobre indicadores aplicados por el Balanced Score Card, son
también ciertos para la medición de procesos que plantea como requisito la ISO
9000, lo cual permite comprobar como ambas técnicas tienen un grado de
compatibilidad para establecer sistemas integrados de gestión.
En conclusión se tiene que:
Cada indicador de gestión es parte de una cadena en una relación causa
efecto.
Todos los indicadores eventualmente están ligados a los resultados de la
empresa.
Las evaluaciones no deben ser ambiguas y deben aplicarse de manera
uniforme en toda la empresa.
Los indicadores utilizados en las diferentes perspectivas deben estar
claramente conectados.
Todas y cada una de las evaluaciones deben servir para fijar objetivos
realistas.
Debe ser un proceso fácil y no complicado.
Se debe buscar un equilibrio entre los resultados y las acciones
emprendidas.
5.1.5. Planes de Mejoramiento:
Conjunto de elementos de control, que consolidan las acciones de mejoramiento
necesarias para corregir las desviaciones encontradas en el Sistema de Control
48
Interno y en la gestión de operaciones, que se generan como consecuencia de los
procesos de Auto evaluación, de Evaluación Independiente y de las observaciones
formales provenientes de los Órganos de control.
El objetivo primordial de los Planes de Mejoramiento es promover que los
procesos internos de las empresas se desarrollen en forma eficiente y
transparente a través de la adopción y cumplimiento de las acciones correctivas y
a la implementación de metodologías orientadas al mejoramiento continuo.
Los Planes de Mejoramiento se entienden como el conjunto de acciones que ha
decidido adelantar un ente de control tendientes a subsanar o corregir hallazgos
negativos de orden administrativo u operativo, que hayan sido identificados en los
procesos o puestos de trabajo, manteniendo un enfoque integral que involucra a
todas las áreas y conservando los principios eficiencia, eficacia y efectividad.
Los Planes de mejoramientos consolidan acciones derivadas de la auditoría
interna y de recomendaciones generadas por la evaluación independiente,
tomando como base la definición de un programa de mejoramiento de la empresa
a partir de:
Los objetivos definidos.
La asignación de los recursos necesarios para la realización de los Planes.
La definición del nivel de responsabilidad.
El seguimiento a las acciones planeadas.
La fijación de las fechas límites de implementación.
La determinación de los indicadores de logro.
El seguimiento a las mejoras, con lo cual se establecen las especificaciones
de satisfacción y confiabilidad.
49
Planes de mejoramiento por proceso
Elemento de control, que contiene los planes administrativos con las acciones de
mejoramiento que a nivel de los procesos y las áreas responsables dentro de la
organización publica, deben adelantarse para fortalecer su desempeño y
funcionamiento, en procura de las metas y resultados que garantizan el
cumplimiento de los objetivos de la empresa en su conjunto.
Los Planes de Mejoramiento por Procesos contienen las acciones para subsanar
las variaciones presentadas entre las metas esperadas para cada proceso y los
resultados alcanzados. En su formulación se incluye:
La descripción de las causas, y consecuencias de dichas variaciones de objetivos,
alcance, acciones a implementar y metas de logro en el tiempo; la asignación de
los responsables y el seguimiento necesario para verificar su cumplimiento.
Además, debe incluir aquellos aspectos constitutivos del Plan de Mejoramiento
Organizacional que contribuyen a su desarrollo.
Los pasos a seguir son:
1. Elaborar y consolidar el Plan de Mejoramiento por Procesos, considerando,
entre otros, los siguientes aspectos:
- Procesos
- Causas
- Acciones
- Indicadores
- Responsables de la ejecución
- Recursos
- Cronograma de ejecución
50
- Observaciones
2. Presentar los avances a la ejecución del Plan de Mejoramiento por Procesos a
la dirección de la empresa.
3. Hacer seguimiento y evaluación al Plan de Mejoramiento por Procesos.
Planes de mejoramiento personal
Elemento de Control, que contiene las acciones de mejoramiento que debe
ejecutar cada uno de los empleados para mejorar su desempeño individual y del
área organizacional a la cual pertenece, en un marco de tiempo y espacio
definidos, para una mayor productividad de las actividades y/o tareas bajo su
responsabilidad.
Los Planes de Mejoramiento Individual contienen los compromisos que asume el
funcionario con el fin de superar las brechas presentadas entre su desempeño real
y el desempeño que se espera de él. Los parámetros de referencia del
desempeño esperado están definidos de acuerdo con las funciones y
competencias de cada cargo, el instrumento de evaluación del desempeño, los
Acuerdos de Gestión y el Plan de Mejoramiento por Procesos.
5.1.6 El inventario de los riesgos de Control Interno:
El Control Interno tal como lo sostiene Fleites (2003) ha sido preocupación de las
entidades, en mayor o menor grado, con diferentes enfoques y terminologías, lo
que ha permitido que al pasar el tiempo se hayan planteado diferentes
concepciones acerca del mismo.
El estudio y manejo de los riesgos no es un tema nuevo, de alguna u otra forma,
las entidades, negocios y grandes empresas han venido desarrollando planes,
programas y proyectos tendientes a darle un manejo adecuado a los riesgos, con
51
el fin de lograr de la manera más eficiente el cumplimiento de sus objetivos y estar
preparados para enfrentar cualquier contingencia que se pueda presentar. Es así
como se encuentra que existen diferentes formas de abordar el tema de los
riesgos dependiendo del tamaño de la entidad, los objetivos que persigue, la
cultura administrativa, la complejidad de sus operaciones y la disponibilidad de
recursos entre otros.
El riesgo es un concepto que se puede considerar fundamental, por su vínculo con
todo el que hacer, casi se podría afirmar que no hay actividad de la vida, los
negocios o de cualquier asunto que no incluya la palabra riesgo, es por ello que la
humanidad desde sus inicios buscó maneras de protegerse contra las
contingencias y desarrolló al igual que la mayoría de las especies animales
maneras de evitar, minimizar o asumir riesgos a través de acciones preventivas.
La Evaluación de los Riesgos añade juicios prudentes e inteligencia a la
organización empresarial por cuanto tiende a la protección y al sentido de la
prevención contra sus consecuencias dañinas y optimizan los medios para
reducirlos o ser dominados.
5.1.6.1 Etapas del proceso de Administración de Riesgos:
Para un eficiente desarrollo de sus actividades, la gerencia de riesgos en cualquier
sector u organización debe ajustarse a una metodología que le permita distribuir
su trabajo en las siguientes etapas.
Primera Etapa: Identificación de los riesgos de pérdidas.
1. Historial de siniestros propios y ajenos.
El mantenimiento de registros e información de los siniestros e incluso de
acontecimientos o incidentes de escasa gravedad, es la primera fuente que
permite detectar y evaluar riesgos.
52
2. Encuestas estándar y cuestionarios.
Esta clase de documentación suele consistir de una serie de páginas con
cuestiones generales que pueden ser relevantes para las empresas.
3. Análisis de informaciones internas.
Las informaciones que con más frecuencias proporcionan indicios o avances de
actuaciones peligrosas son: Balance y el estado de resultado, apuntes contables,
informes del personal, documentos legales, memorias y proyectos de obras e
instalaciones, contratos de suministros, servicios, representaciones y otros; cartera
de clientes, productos y volumen de venta, cartera de proveedores,
procedimientos de producción (Investigación, desarrollo, producción y otros),
informes jurídicos, inventario de edificio, instalaciones, maquinaria y mercancías,
patentes y tecnología propios y adquiridas, gráficos de flujos.
4. Inspecciones personales.
Mediante los documentos, informaciones escritas que proporcionan los demás
métodos, se puede visualizar la mayoría de los riesgos pero no todos. Para
completar la información, es necesario la comprobación física y de actividades
directamente, equipos, edificios, servicios, las condiciones correspondientes, etc.
5. Consultas con expertos, externos o internos.
En ocasiones, los encargados de los departamentos no pueden imaginar todos los
riesgos que las afectan por lo que se hace necesario acudir a expertos externos
que pueden ayudar a completar la identificación.
Segunda Etapa: Evaluación de los efectos.
Una de las finalidades inmediatas que se persigue con la inspección es la
evaluación de los riesgos detectados. En líneas generales, en la evaluación se
toman en consideración dos factores del riesgo.
53
Técnicas de identificación y valoración de los riesgos.
El diagnóstico constituye un obligado punto de partida en el proceso investigativo
por los valiosos conocimientos y realidades que aporta la entidad objeto de
estudio.
Según la práctica internacional la identificación del riesgo es a través de la
elaboración del Mapa de Riesgos, el cual como herramienta metodológica permite
hacer un inventario de los riesgos ordenada y sistemáticamente, definiendo en
primera instancia los riesgos, posteriormente presentando una descripción de
cada uno de estos y finalmente definiendo las posibles consecuencias como la
descripción del riesgo, que es la posibilidad de ocurrencia de aquella situación que
pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad, el área o el
proceso que se trate y le impidan el logro de sus objetivos.
El objetivo del análisis del riesgo es el de establecer una valoración y priorización
de los riesgos con base en la información ofrecida por los mapas elaborados en la
etapa de identificación, con el fin de clasificar los riesgos y proveer información
para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar. El
análisis del riesgo dependerá de la información sobre el mismo, de su origen y la
disponibilidad de los datos. Para adelantarlo es necesario diseñar escalas que
pueden ser cuantitativas o cualitativas o una combinación de las dos.
Foto 11. Factores de riesgo
54
Fuente: Folleto de riesgos profesionales – Colmena
Determinación de los niveles de Riesgo. La determinación del nivel de riesgo es el resultado de confrontar el impacto y la
probabilidad con los controles existentes en los diferentes procesos y
procedimientos que se realizan. Para adelantar esta etapa se deben tener muy
claros los puntos de control existentes en los diferentes procesos, los cuales
permiten obtener información para efectos de tomar decisiones, estos niveles de
riesgo pueden ser:
ALTO: Cuando el riesgo hace altamente vulnerable a la entidad o unidad. (Impacto
y probabilidad alta vs controles).
MEDIO: Cuando el riesgo presenta una vulnerabilidad media. (Impacto alto -
probabilidad baja o Impacto bajo - probabilidad alta vs controles).
BAJO: Cuando el riesgo presenta vulnerabilidad baja. (Impacto y probabilidad baja
vs controles).
5.1.7 Modelos de Control Interno Internacionales
5.1.7.1 Informe COSO:
El Informe COSO significa “Control Interno - Sistema Integrado", surgió como una
respuesta a las inquietudes que planteaban la diversidad de conceptos, funciones
e interpretaciones existentes. La definición de control que propone pretende crear
una nueva cultura administrativa en todo tipo de organizaciones, y ha servido de
plataforma para diversas definiciones y modelos de control a escala internacional.
Entre las principales definiciones de este informe se tienen:
"...El Control Interno es un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la
dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de
55
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos9.
De esta definición resulta interesante destacar que el control interno:
Se define como un proceso.
Debe estar integrado a los procesos operativos de la entidad, y no ser un
"agregado" a los mismos.
Todos los integrantes de la organización son responsables por el Control
Interno.
El Control Interno sólo puede proporcionar un grado de seguridad razonable
con relación al logro de los objetivos fijados.
En resumen la relevancia del Informe COSO radica en la interpretación de
diferentes conceptos relacionados con el control interno, destacando
principalmente que el control es un proceso integral que incorpora valores, estilos
de dirección, políticas organizacionales y normas, los cuales soportan la
elaboración de procedimientos, manuales e instructivos que apoyan la labor
administrativa y de auditoría de la organización, con el fin primordial de elaborar
un informe serio, organizado y metódico.
Dentro de éste mismo esquema el informe COSO trabaja en 5 aspectos
fundamentales que implican la coordinación y participación de las diferentes áreas
y recurso humano de la organización; destacando que todos sus integrantes son
responsables del control interno, estos son:
Ambiente de control
Evaluación del riesgo
Actividades de control
9 Monografias.com, Autoras: Lic. Ariamna Rivero Bolaños [email protected] Lic. Lisi Campos Chaurero
[email protected] Profesora del Dpto. Contabilidad y Auditoría Facultad de Contabilidad y Finanzas
Universidad de la Habana. Cuba
56
Información y comunicación
Supervisión y monitoreo
5.1.7.2 Control Interno Informe COSO:
Este informe destaca dos hechos, de acuerdo con el análisis presentado por
Mantilla (2003); el primero, incorpora en una sola estructura conceptual los
distintos enfoques existentes a nivel mundial y generó un consenso para
solucionar las múltiples dificultades que originaban confusión entre la gente de
negocios, los legisladores, los reguladores y otros. Ello daba como resultado
malas comunicaciones y distintas expectativas, lo cual ocasionaba problemas en
las empresas. Con el Informe COSO esto se soluciona.
Y segundo, actualizó la práctica del control interno, lo mismo que los procesos de
diseño, implantación y evaluación.
5.1.7.3 Informe COCO:
El Informe COCO es producto de una profunda revisión del Comité de Criterios de
Control de Canadá sobre el reporte COSO y cuyo propósito fue hacer el
planteamiento de un informe más sencillo y comprensible, ante las dificultades que
en la aplicación del COSO enfrentaron inicialmente algunas organizaciones.
El cambio destacado que plantea este informe, según análisis de las licenciadas
Bolaños y Chaurero, radica en que en lugar de conceptualizar al proceso de
control como una pirámide de componentes y elementos interrelacionados,
proporciona un marco de referencia a través de veinte criterios generales, que el
personal en toda la organización puede usar para diseñar, desarrollar, modificar o
evaluar el control.
57
Estos criterios generales se encuentran agrupados en 4 aspectos que son:
1. Propósito.
2. Compromiso.
3. Aptitud.
4. Evaluación y aprendizaje.
Este informe al igual que el COSO le da destacada importancia al hecho de que el
control interno es un proceso, que integra a toda la organización, razón por la cual
hace énfasis en que debe existir una comunicación permanente entre los alcances
del proceso y los que se involucra en el, como también en que las líneas de
autoridad para ejercer este control interno deben ser claramente definidas y
entendidas por todos los niveles, con el fin de dar responsabilidades y adquirir
compromisos con el proceso en general, para lo cual se debe dar cumplimiento
estricto a las políticas y normas establecidas para llevarlo a cabo, aspectos que
deben ser retroalimentados de forma permanente, por medio de la evaluación y el
aprendizaje de conocimientos y experiencias, que finalmente son incorporados al
sistema de información como soporte histórico y documental de los resultados
alcanzados.
5.1.7.4 Análisis comparativo entre los Informes COSO y COCO
Desde la primera definición del Control Interno establecida por el Instituto
Americano de Contadores Públicos Certificados (AICPA) en 1949 y las
modificaciones incluidas en SAS N. 55 en 1978, este concepto no sufrió cambios
importantes hasta la emisión del Informe COSO en 199210.
10
Monografias.com, Autoras:Lic. Ariamna Rivero Bolaños ariamna[arroba]fcf.uh.cu Lic. Lisi Campos
Chaurero lcampos[arroba]fcf.uh.cu Profesora del Dpto. Contabilidad y Auditoría Facultad de Contabilidad y
Finanzas Universidad de la Habana. Cuba
58
Tabla 2. Análisis comparativo informes COSO Y COCO
Fuente: Autoras: Lic. Ariamma Rivero Bolaños y Lic. Lisi Campos Chaurero. Universidad de la Habana Cuba.
A partir de la divulgación del Informe COSO se han publicado diversos modelos de
control, los más conocidos, además del COSO (USA), son los siguientes: COCO
(Canadá), Cadbury (Reino Unido), Viento (Francia), Peters (Holanda) y King
(Sudáfrica).
Diferencias fundamentales entre los informes:
Un Sistema de Control Interno no se limita únicamente a la confiabilidad en la
manifestación de las cifras que son reflejadas en los Estados Financieros, sino
también evalúa el nivel de eficiencia operacional en los procesos contables y
administrativos.
5.1.7.5 Modelo Estándar de Control Interno - MECI
Base Técnica y Aplicativa
• Se fundamenta en la construcción de una Ética Institucional.
• Toma como base modelos internacionales de Control Interno: COSO.
• Se orienta a la prevención de riesgos.
• Se hace efectivo en una Organización por Procesos.
INFORME COSO INFORME COCO
• Se publicó en 1992. • El informe fué elaborado en Estados
Unidos. • El objetivo fue establecer un nuevo
marco conceptual de control interno capaz de integrar las diversas definiciones y conceptos que venían siendo utilizados sobre éste tema.
• Consta de cinco componentes que contienen 17 factores.
• Se publicó en 1985. • El informe fue elaborado en Canadá. • El objetivo fue hacer el planteamiento
de un informe más sencillo y comprensible que el COSO ante las dificultades que en la aplicación de este enfrentaron inicialmente algunas organizaciones, por lo que es un informe más sencillo y conciso.
• Consta de cuatro etapas que contienen 20 criterios generales.
59
• Encauza la Organización Pública hacia un Control corporativo permanente.
• Dispone la entidad hacia una medición de la gestión en tiempo real.
• Enfatiza la generación de información suficiente, pertinente, oportuna, de
utilidad organizacional y social.
• Controla la efectividad de los procesos de Comunicación Pública y Rendición
de Cuentas.
• Fortalece la función de Evaluación Independiente a la Gestión.
• Se orienta hacia la estandarización de metodologías y procedimientos de
Evaluación del CI y de Auditoría.
• Otorga alto nivel de importancia a los Planes de Mejoramiento.
Básicamente el objetivo general del modelo MECI es el de establecer las políticas,
los métodos y mecanismos de prevención, control, evaluación y de mejoramiento
permanente de la Organización, que le permitan el cumplimiento de sus objetivos
estratégicos11.
Se destaca que este modelo se fundamenta en los conceptos tomados de los
modelos COSO, COCO y otros de uso general, incorporando conocimientos
básicos ya aplicados con el fin primordial de encaminar sus esfuerzos en el
desarrollo de planes de mejoramiento que permitan optimizar los procesos
evaluados, mejorando los niveles de comunicación al interior de la organización,
estandarizando las metodologías empleadas en el control interno y fortaleciendo la
labor de auditoría como elemento clave para modificar, ajustar, adaptar los
procedimientos a la gestión empresarial e integrando al recurso humano en todo
este proceso.
De ahí que sus objetivos están encaminados a:
• Seguimiento a la gestión.
• Verificación y evaluación permanente de C.I. y SCI.
• Mejoramiento continúo de la gestión y capacidad de respuesta. 11
Basado en la información encontrada en el Modelo Estándar de Control Interno del Estado Colombiano,
MECI 1000:2005.
60
• Integración de las observaciones de los órganos de control a las acciones de
mejoramiento.
• Verificación al cumplimiento constitucional, leyes y normas vigentes.
• Obligaciones de información frente a los diferentes grupos de interés.
• Rendición de cuentas.
• Cumplimiento de obligaciones ante los órganos de Control externo.
• De cumplimiento al Control Fiscal.
• Generación de mecanismos para producir información base para reportes
• Información legalmente obligatoria proveniente de la autorregulación, que
garantice la presentación de informes sobre la ejecución de las obras12.
5.1.8 Auditoría del Control Interno:
Principalmente ésta auditoría requiere que la administración de la compañía valore
y reporte sobre la efectividad del control interno de la compañía. También requiere
que el auditor independiente ateste las revelaciones de la administración
relacionadas con la efectividad de su control interno. Es así como en el año 2002
durante un congreso realizado en los Estados Unidos, se hizo el análisis de una
compañía de publicidad, determinando que: Es un proceso total, estableciendo un
estándar de auditoría y que traducida tiene que ver con “control interno a la
información financiera”.
12
Basado en la información encontrada en pagina web:
http://guarne-antioquia.gov.co/apc-aa-files/.../xtu_presentacion_meci.pdf -
.
61
Foto 12. Capacitación con Jefe de proyecto
Fuente: Revista – Construmax
Esta auditoría del control interno se basa esencialmente en estándares de
Auditoría que son generalmente aceptados por las organizaciones y por los
organismos de control, teniendo en cuenta que su desarrollo se soporta
principalmente en los planes de mejoramiento llevados a cabo.
En su libro de auditoría del control interno (Mantilla, 2007, p.8/105) el autor
incorpora los siguientes aspectos:
• Alineación con la orientación para la administración: Tiene que ver con la
orientación que recibe la administración de la organización, de diferentes
organismos y entes reguladores para realizar su evaluación anual de
resultados, entrelazando el proceso de auditoría con el proceso de evaluación
de la organización.
• Enfoque de arriba – hacia – abajo: Se trata de identificar las principales
operaciones y controles realizados por la empresa para luego ir seleccionando
los más importantes, definiendo su prioridad e importancia para el proceso de
auditoría
62
• Énfasis en los controles al fraude: Se relaciona con el factor riesgo que se
tienen en determinados procesos o que tiene el personal al cumplir sus
funciones, para lo cual se elabora una lista de factores de riesgo con un
enfoque arriba – hacia – abajo, hasta minimizar los controles a evaluar.
• Controles a nivel de entidad: Se refiere a que aquellos controles establecidos
por la entidad pueden ayudar en un momento dado a reducir la auditoría a nivel
de procesos, especializándola e identificando los controles de mayor
importancia que requieren máxima atención.
• Recorridos: Este tiene que ver con la importancia de hacer uno o varios
recorridos a los procesos durante un periodo determinado o dependiendo de su
nivel de importancia para el sistema de control interno.
• Evaluación y comunicación de las deficiencias encontradas en el proceso.
5.1.9 Generalidades de Oficina de Control Interno, Auditoría Interna:
Según información del DAFP - Departamento Administrativo de la Función Pública.
Bogotá, septiembre de 2009, Cartilla de Administración Pública No. 6: Rol de las
Oficinas de Control Interno, Auditoría Interna o quien haga sus veces; la Oficina de
Control Interno está definida en la Ley 87 de 1993, como “Uno de los
componentes del Sistema de Control Interno, del nivel directivo, encargada de
medir la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles, asesorando a la
Alta Dirección en la continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los
planes establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el
cumplimiento de las metas u objetivos previstos”.
Así las cosas, dicha oficina se constituye en el “control de controles” por
excelencia, mediante su labor evaluadora determina la efectividad del sistema de
control de la entidad, con miras a contribuir a la Alta Dirección en la toma de
decisiones que orienten el accionar administrativo hacia la consecución de los
fines estatales. Es claro que el diseño, implementación y mantenimiento del
63
Sistema de Control Interno y la ejecución de los controles establecidos es una
responsabilidad de los encargados de los diferentes procesos de la entidad y no
de la Oficina de Control Interno, a la cual le corresponde desarrollar un papel
evaluador y asesor independiente en la materia.
El MECI resalta la función de la Oficina de Control Interno, de asesoría y
evaluación dentro de un proceso retroalimentador y de mejoramiento continuo
para la gerencia pública y la lucha contra la corrupción; en tal sentido esta labor
debe ser realizada de manera permanente y oportuna, por cuanto el éxito de la
Alta Dirección radica en tomar decisiones asertivas y en el tiempo indicado.
Organización y funciones de la Oficina de Control Interno
La existencia y la efectividad de las Oficina de Control Interno, como función
independiente y objetiva de evaluación y asesoría, busca agregar valor y mejorar
las operaciones de una entidad. Proporciona a la Alta Dirección y en general a la
entidad, el conocimiento real del estado en que se encuentra la organización en un
periodo de tiempo determinado, de tal forma que permita reorientar oportunamente
las estrategias y acciones hacia el cumplimiento de los objetivos institucionales
propuestos.
De otra parte, es preciso manifestar que las Oficinas de Control Interno
permanentemente deben mantener una actitud dinámica e innovadora con miras a
aumentar su competencia técnica, que les permita acrecentar sus índices de
efectividad, lo cual redundará en el mejoramiento de la gestión institucional.
5.1.10 CONTENIDO MODELO COSO:
Es oportuno exponer dentro de los nuevos conceptos del Control Interno, la
definición que sobre el mismo se elaboró en el Informe COSO:
64
"...El Control Interno es un proceso efectuado por el Consejo de Administración, la
dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de
proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de
objetivos dentro de las siguientes categorías:
Eficacia y eficiencia de las operaciones.
Fiabilidad de la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
De esta definición resulta interesante destacar los aspectos siguientes:
El Control Interno se define como un proceso, y por lo tanto el mismo podrá ser
evaluado en cualquier punto de su desarrollo. Al ser considerado como un
proceso, el mismo es un medio para alcanzar un fin, y no un fin en si mismo.
El Control Interno debe estar integrado a los procesos operativos de la entidad,
y no ser un "agregado" a los mismos. Todos los integrantes de la organización
son responsables por el Control Interno, ya que lo llevan a cabo las personas
que actúan en todos los niveles, no tratándose solamente de manuales de
organización y procedimientos que indican lo que se debe hacer.
La responsabilidad del Control Interno no es exclusiva de ningún evaluador
externo al proceso operativo de la entidad, como tradicionalmente se ha
supuesto.
El Control Interno sólo puede proporcionar un grado de seguridad razonable
con relación al logro de los objetivos fijados. La seguridad total o absoluta no
existe en este sentido, ya que pueden tomarse decisiones erróneas o
producirse acuerdos entre varias personas que vulneren el Sistema de Control
Interno por más fuerte que el mismo sea.
La concepción del control como un proceso implica que no es un evento o
circunstancia, sino una serie de acciones que integran todas las actividades de la
organización; adicionalmente, siendo un proceso, constituye un medio para
65
alcanzar un fin y por lo tanto, el control no es un fin en sí mismo. Forma parte de
los procesos básicos de la administración (Planeación, ejecución y supervisión) y
para que funcione en forma eficiente y con mayor efectividad, requiere ser
construido "dentro" de la infraestructura de la organización, es decir, los controles
deben ser incorporados en los sistemas que operan los procesos y no añadidos o
superpuestos a estos.
Componentes y factores del Informe COSO13
Ambiente de Control:
Integridad y valores éticos.
Métodos y estilos de dirección.
Estructura organizativa.
Política de recursos humanos.
Manuales, procedimientos y disposiciones legales y reglamentarias.
Evaluación de Riesgo:
Objetivos de la entidad.
Identificación y evaluación de riesgos.
Seguimiento y control de riesgos.
Actividades de Control:
Coordinación entre las áreas y documentación.
Niveles definidos de autorización y separación de tareas.
Rotación del personal en las tareas claves.
Indicadores del desempeño.
Control de las tecnologías de la información.
Acceso restringido a los recursos, activos y registros.
13
Monografias.com, Autoras:Lic. Ariamna Rivero Bolaños ariamna[arroba]fcf.uh.cu Lic. Lisi Campos
Chaurero lcampos[arroba]fcf.uh.cu Profesora del Dpto. Contabilidad y Auditoría Facultad de Contabilidad y
Finanzas Universidad de la Habana. Cuba
66
Información y Comunicación:
Información.
Comunicación.
Supervisión y Monitoreo:
Supervisión y monitoreo.
Los componentes y factores se presentan en mayor o menor grado en cualquier
área, proceso o división de toda organización y se reconoce que los componentes
con mayor influencia son los dos primeros: El ambiente de control y la evaluación
de riesgos.
5.2 MARCO HISTÓRICO
Los procesos de construcción de vivienda en Colombia han estado sujetos durante
los últimos años a modificaciones, tanto en sus requerimientos como en su
normatividad, teniendo en cuenta que éstos son el soporte fundamental para
alcanzar altos estándares de calidad de las obras y la satisfacción total de los
clientes y usuarios de la vivienda. De ahí que, el gobierno nacional dentro de su
esquema de control y transparencia en el desarrollo de las obras ha venido
implementando normas y reglamentos que buscan ante todo que la construcción
de edificaciones y vivienda de interés social reflejen en su ejecución transparencia
y responsabilidad de parte de las constructoras, contratantes y contratistas.
Es así como, los procesos llevados a cabo durante la ejecución de las obras
requieren para su eficiencia, una gestión de calidad soportada en la norma ISO
9001, que se constituye en la herramienta fundamental para dar cumplimiento a
los procedimientos y requerimientos de las obras desarrolladas, además de ser la
vía por medio de la cual la empresa direcciona sus esfuerzos para hacer buen de
sus recursos humanos, financieros y físicos, con el objetivo primordial de mejorar
67
su estructura interna y obtener más contratos que le signifiquen una mayor
rentabilidad.
Adicionalmente, una de las razones que motivan la transparencia y calidad en las
obras ejecutadas tiene que ver con el hecho de que existe un alto nivel competitivo
dentro del sector de la construcción, que ha llevado a que las empresas
consoliden su gestión de calidad, tal como sucede con la Organización
Constructora CONSTRUMAX.
En el caso específico de CONSTRUMAX se destaca el hecho de que la
implementación del Modelo COSO es de gran utilidad en la medida en que es una
herramienta que integra e incorpora los demás modelos de sistemas de control
interno, siendo más organizado, detallado y completo, aspectos que fortalecen y
consolidan su aplicación en la organización, como un medio eficaz para fortalecer
su sistema de control interno. A su vez, el COSO cumple con los requerimientos y
estándares internacionales de gestión que han sido probados con éxito en
diversos tipos de organizaciones en el mundo, siendo totalmente compatibles
entre sí.
Este modelo se desarrolla a través de cinco subsistemas, los cuales buscan ante
todo los tres grandes objetivos del control: La efectividad, eficiencia de las
operaciones, la confiabilidad de la información financiera como operacional, el
cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
La aplicación del modelo COSO en la Organización CONSTRUMAX S.A. le sirve a
la empresa como herramienta de planeación, administración y operación para
mejorar su sistema de control interno durante las etapas de licitación, contratación
y ejecución de las obras, y por consiguiente para optimizar los procesos internos y
alcanzar de esta forma la certificación de su Sistema de Gestión de Calidad (ISO
9001:2008), a través del establecimiento de un modelo eficiente y confiable de
68
control interno, que soporte aún más la labor del área de Auditoría y mejore la
eficiencia en el desempeño del personal.
Foto 13. Maqueta de desarrollo urbanístico
Fuente: Revistas de Camacol
Figura 2. Componentes del sistema de control interno
En este mismo sentido el modelo COSO le permite a la empresa integrar todas
sus actividades, identificando los factores de riesgo en obras y estableciendo los
controles necesarios para minimizarlos en tiempo real y en el momento justo,
reduciendo los costos administrativos y operativos. De la misma manera permite
69
fijar responsabilidades para el manejo y control de documentos, inventarios,
contratación y plazos de ejecución de obra.
Adicionalmente el modelo COSO suministra elementos necesarios para hacer más
eficiente la comunicación, fijando pautas para el manejo adecuado de la
información y la transferencia de la misma, durante todas y cada una de las etapas
desde el inicio hasta la terminación de las obras.
5.3 MARCO LEGAL
• Ley 400 de 1997
Esta ley establece criterios y requisitos mínimos para el diseño, construcción y
supervisión técnica de edificaciones nuevas, así como de aquellas indispensables
para la recuperación de la comunidad con posterioridad a la ocurrencia de un
sismo, que puedan verse sometidas a fuerzas sísmicas y otras fuerzas impuestas
por la naturaleza, incrementar su resistencia a los efectos que éstas producen,
reducir a un mínimo el riesgo de la pérdida de vidas humanas, y defender en lo
posible el patrimonio del Estado y de los ciudadanos.
Además, señala los requisitos de idoneidad para el ejercicio de las profesiones
relacionadas con su objeto y define las responsabilidades de quienes las ejercen,
así como los parámetros para la adición, modificación y remodelación del sistema
estructural de edificaciones construidas antes de la vigencia de la presente ley.
Las construcciones que se adelanten en el territorio de la República deberán
sujetarse a las normas establecidas en la presente ley en las disposiciones que la
reglamenten; por lo tanto corresponde a las oficinas o dependencias distritales o
municipales encargadas de conceder las licencias de construcción, la exigencia y
vigilancia de su cumplimiento. Estas se abstendrán de aprobar los proyectos o
planos de construcciones que no cumplan con las normas señaladas en esta ley o
70
sus reglamentos. La construcción deberá sujetarse estrictamente al
correspondiente proyecto o planos aprobados.
• Ley 400 - Decreto 2176 de Septiembre 30 de 2002
Se expidió con el fin de sustituir el sistema de dádivas, contraprestaciones,
clientelismo y corruptelas que ha empobrecido a Colombia por un sistema
totalmente transparente en la actuación del Estado. A ese propósito corresponde
el Decreto 2176 del 30 de septiembre y la Directiva Presidencial número 12 de
octubre 01 de 2002. Estas normas buscan garantizar transparencia en los
procesos e impulsar probidad en la administración.
A partir de esta fecha es obligatorio que las entidades estatales divulguen con
anticipación sus programas y presupuestos de contratación o de inversión, así
como las características de los proyectos que vayan a adelantar, para que sean
debidamente controvertidos y para que accedan a los mismos todos los
potenciales interesados. Igualmente será criterio general la convocatoria pública
para la participación en los procesos de contratación, bien se trate de licitación,
concurso público o de contratación directa.
Las medidas también dan inicio al SISTEMA ELECTRÓNICO DE
CONTRATACIÓN ESTATAL, como primera etapa en la ejecución del Programa de
Gobierno de E. Government. Las nuevas disposiciones ordenan a las entidades a
publicar en su página web, la información contractual fundamental de todos los
contratos estatales. Esta información estará abierta al público y a las veedurías
ciudadanas.
También se reglamentaron y habilitaron instrumentos y operaciones de la
contratación estatal por medios electrónicos tales como las audiencias públicas
71
por internet, incluyendo la presentación y conformación dinámica de ofertas
(Posturas).
El decreto desarrolla otro principio fundamental que ordena no confundir los
requisitos del proponente con la calificación misma de las ofertas presentadas al
Estado, de tal manera que se privilegian las condiciones técnicas y económicas de
las propuestas y se evitan los pliegos de condiciones y términos de referencia
dirigidos a determinados proponentes por funcionarios inescrupulosos.
En adelante la capacidad jurídica, administrativa y financiera del proponente, no
podrán ser utilizadas para otorgar puntaje. Serán simples factores habilitadores
para la participación en el proceso de selección.
• LEY 1150 DE 2007 (Julio 16)
Se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y
se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos
Públicos.
- La reforma constituye un avance porque elimina la ventaja que existía a favor
de los grandes contratistas.
- Incluye un interesante cambio en el proceso de selección objetiva de
contratistas; este cambio consiste en que la puntuación de las propuestas
recaerá exclusivamente sobre sus condiciones técnicas y económicas, dejando
atrás tal y como se contemplaba en el artículo derogado ciertas condiciones
particulares de los proponentes, como la experiencia y la capacidad financiera
y de organización. Estas condiciones ahora serán exigidas al contratista como
requisitos habilitantes para la presentación de la propuesta, pero no serán
objeto de puntuación.
- Es una modificación es un avance del sistema de selección objetiva, ya que,
primero, elimina la ventaja que existía a favor de los grandes y experimentados
72
contratistas, quienes por el solo hecho de serlo, entraban a competir en las
licitaciones con un puntaje inicial a favor.
- Adicionalmente, crea incentivos para otros participantes en los procesos
licitatorios, que esta vez acudirán a participar motivados por unas condiciones
más igualitarias; y lo que es más importante, todos los participantes deberán
esforzarse más en la elaboración de sus propuestas en la parte técnica y
económica, porque serán estos campos en los que se enfrentarán en la
evaluación de las ofertas. Sin embargo, esta reforma carecerá de efectos si su
justificación y alcance se limita a la enunciación de sus bondades como son la
ampliación del acceso a más y diferentes participantes e incentivos en la
participación.
Para llevar a cabo la creación y diseño de un efectivo sistema de control interno
para la presentación de licitaciones, es fundamental profundizar en el
conocimiento del proceso licitatorio, sus requisitos mínimos y la documentación
exigida.
5.4 MARCO CONCEPTUAL
Para el desarrollo de la propuesta de mejoramiento del sistema de control interno,
se hace necesario tener el conocimiento de los diferentes conceptos contenidos
en el trabajo y que fundamentan la investigación, entre los cuales se encuentran
los siguientes:
Contratación: Es un acuerdo de voluntades entre dos o más partes que genera
unas obligaciones.
Partes del proceso de contratación:
Contratante: Paga por recibir el bien o servicio que contrata. Para el caso es el
Estado.
Contratista: Provee el bien o servicio contratado y recibirá un pago por ello.
73
Control interno: El Control Interno se define como el conjunto de principios,
fundamentos, reglas, acciones, mecanismos, instrumentos y procedimientos que
ordenados, relacionados entre sí y unidos a las personas que conforman una
organización, se constituye en un medio para lograr el cumplimiento de la función
y misión empresarial, los objetivos y metas trazadas por la organización, en la
búsqueda de llenar las expectativas generadas y dando cumplimiento a las
políticas desarrolladas para lograr la excelencia en todos las áreas y de todo el
personal.
El control interno también se define como el conjunto de normas, procedimientos y
técnicas a través de las cuales se mide y corrige el desempeño para asegurar la
consecución de objetivos y metas (Mantilla, 2005, 59). Así mismo menciona en su
libro sobre auditoría que las empresas miden sus resultados y consiguen la
obtención de su razón de ser, a través de una adecuada evaluación del control
interno.
DIN: Deutsches Institut für Normung. Es el organismo nacional de normalización
de Alemania. Elabora, en cooperación con el comercio, la industria, la ciencia, los
consumidores e instituciones públicas, estándares técnicos (Normas) para la
racionalización y el aseguramiento de la calidad. El DIN representa los intereses
alemanes en las organizaciones internacionales de normalización.
EN: Especificación dictaminada por el Comité Europeo de Normalización (CEN),
que define la calidad de traducción y normaliza los procesos para la prestación de
servicios de idiomas. Cuando EN 15038 es aceptada y aplicada por proveedores
de servicios lingüísticos dentro del proceso formal y de calidad, permite ayudar a
los compradores de servicios a tomar mejores decisiones de compra.
Gestión de calidad: Es el conjunto de normas interrelacionadas de una empresa u
organización por los cuales se administra de forma ordenada la calidad de la
74
misma, en la búsqueda de la satisfacción de las necesidades y expectativas de
sus clientes14. Entre dichos elementos, los principales son:
1. Estructura de la organización: Responde al organigrama de los sistemas de la
empresa donde se jerarquizan los niveles directivos y de gestión.
2. Estructura de responsabilidades: Implica a personas y departamentos. La
forma más sencilla de explicitar las responsabilidades en calidad, es mediante
un cuadro de doble entrada, donde mediante un eje se sitúan los diferentes
departamentos y en el otro, las diversas funciones de la calidad.
3. Procedimientos: Responden al plan permanente de pautas detalladas para
controlar las acciones de la organización.
4. Procesos: Responden a la sucesión completa de operaciones dirigidos a la
consecución de un objetivo específico.
5. Recursos: No solamente económicos, sino humanos, técnicos y de otro tipo,
deben estar definidos de forma estable y circunstancial.
Existen unos estándares de gestión de calidad normalizados, es decir, definidos
por un organismo normalizador, como ISO, DIN o EN, etc. que permiten que una
empresa con un sistema de gestión de la calidad pueda validar su efectividad
mediante una auditoría de una organización u ente externo. Una de las normas
más conocidas y utilizadas a nivel internacional para gestionar la calidad, es la
norma ISO 9001 (última revisión ISO 9001:2008).
ISO: La Organización Internacional para la Estandarización, es el organismo
encargado de promover el desarrollo de normas internacionales de fabricación,
comercio y comunicación para todas las ramas industriales a excepción de la
eléctrica y la electrónica. Su función principal es la de buscar la estandarización de
normas de productos y seguridad para las empresas u organizaciones a nivel
internacional.
14
http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema de gestión de la calidad.
75
Licitación: Procedimiento estandarizado y documentado para facilitar la
participación de quienes se crean facultados y capaces de ejecutar una obra,
proyecto, estudio, consultoría, prestación de un servicio, etc. que una organización
requiera en desarrollo de su objeto social. La licitación se basa en la igualdad de
condiciones para todos los proponentes y la organización interesada establecerá
un reglaje único con el que se medirá las calidades de los participantes.
Plan de mejoramiento: Consiste en adelantar de manera deliberada y planificada
un proceso de análisis del entorno, variables que afectan el negocio, planes en
desarrollo e identificación conjunta de oportunidades de mejoramiento y cuellos de
botella; que están afectando de manera directa el desempeño y la gestión de la
dirección de la empresa, con respecto al presupuesto anual y las proyecciones
financieras. El plan de mejoramiento se realiza basado en el seguimiento y las
revisiones del cumplimiento de los compromisos adquiridos, en la indagación de
las causas del cumplimiento y en las propuestas de alternativas de solución15.
Los Planes de mejoramiento se realizan basados en:
Acciones Preventivas: Acciones tomadas para evitar que se desencadenen
problemas o situaciones potencialmente indeseables.
Acciones Correctivas: Acciones tomadas para eliminar las causas de una no
conformidad detectada y prevenir que vuelva a ocurrir16.
Sistema de control interno: Es el sistema integrado por el esquema de
organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una
entidad con el fin de procurar que todas las actividades, procesos, operaciones y
actuaciones así como la administración de la información y los recursos se
realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de 15
http://www.seduca.gov.co/index.php/varios/90/269-evalucacion-desempeno-admin. 16
Ibid.,
76
las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos17.
El Control Interno entendido como un Sistema, sus principios, sus fundamentos,
sus objetivos y la convicción de que es ejecutado por personas genera un marco y
una estructura para prevenir, monitorear, evaluar, corregir y mejorar la gestión,
garantizar el logro de la misión empresarial y el cumplimiento de las leyes y
normatividad existente18.
5.5 MARCO TEMPORAL
El tiempo proyectado para llevar a cabo la investigación y las acciones propuestas,
incluyendo la fase de desarrollo y puesta en marcha del plan de mejoramiento del
Sistema de Control Interno, esta presupuestado entre los meses de Febrero y
Mayo del año 2010.
La información necesaria para desarrollar la propuesta de mejoramiento del
sistema de Control Interno, esta debidamente apoyada y soportada en los datos
recolectados directamente en la empresa CONSTRUMAX S.A., específicamente
en lo que tiene que ver con el sistema de contratación, procesos de planeación,
diseño, organización, ejecución y control de la construcción de edificaciones y
vivienda de interés social.
6. DESCRIPCIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
El diseño metodológico de la investigación esta centrado principalmente en la
organización, análisis y evaluación de la información referente al sistema de
control interno de la organización, con el fin de realizar el diagnóstico de la
situación actual y con base en esta realizar la respectiva evaluación de lo
17
Ley 87 del 29 de noviembre de 1993¨ Por la cual se establecen normas para el ejercicio de control interno
en la entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones. 18
http://www.car.gov.co/paginas.aspx?cat_id=155&pub_id=333
77
encontrado, aspectos que se incorporan luego a la presentación de la propuesta
de mejoramiento e implementación de un efectivo Sistema de Control Interno.
6.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
El tipo de investigación a realizar es de tipo descriptiva, en razón a que ésta
requiere del conocimiento de los procesos internos, tanto administrativos como
operativos, llevados a cabo en CONSTRUMAX, que son el soporte básico para
identificar los diferentes factores internos y externos que pueden incidir en la
efectividad del actual Sistema de Control Interno, respecto al comportamiento y
características del ramo de la construcción; motivo por el cual se hace necesario
realizar el seguimiento y control de las actividades realizadas durante todos los
procesos del desarrollo de las obras, explorando además las posibles deficiencias
que se pueden estar presentando durante la fase de ejecución de las obras.
El método de la investigación, es el inductivo, toda vez que el desarrollo del
proyecto de grado requiere de una metodología basada en el orden, siguiendo un
trabajo secuencial y organizado que permita resolver el problema planteado y
elaborar la propuesta de mejoramiento de forma objetiva y de acuerdo a la
normatividad establecida para esta clase de investigación, teniendo en cuenta que
el análisis y evaluación del sistema de control interno debe cumplir con reglas
claras y de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas.
Adicionalmente los fundamentos y los alcances de la investigación permiten
obtener un informe o manual instructivo para ser utilizado como material de
consulta para otras investigaciones o para reforzar conocimientos de la gestión de
calidad.
De la misma manera en la investigación aplica un método de casos toda vez que
permite participar dentro de una situación real involucran gestión de calidad,
78
sistema de control interno e indicadores de gestión, lo que permite detallar cada
uno de los pasos a seguir para llevar a cabo el desarrollo del trabajo.
6.2 POBLACIÓN Y MUESTRA
La población y muestra para realizar el estudio corresponde a los 15 funcionarios
de CONSTRUMAX que conforman las áreas de construcciones y desarrollo de
proyectos de vivienda de interés social, a quienes se les realiza una encuesta
sobre el funcionamiento del actual Sistema de Control Interno.
Igualmente se realiza entrevista al jefe de proyectos de vivienda y al auditor
general de la compañía.
6.3 FUENTES DE RECOLECCIÓN DE DATOS
Fuentes Primarias
• Recopilación de los procedimientos y procesos llevados a cabo por
CONSTRUMAX en la ciudad de Bogotá durante la ejecución de las obras,
como la información referente al funcionamiento del sistema de control interno.
• Funcionamiento administrativo, financiero y operativo de los proyectos de
construcción realizados por Construmax en Bogotá y de vivienda de interés
social.
• Descripción del proceso administrativo y operativo llevado a cabo por
Construmax durante la etapa de ejecución de las obras.
En este mismo contexto se recolectan datos a través de la realización de una
encuesta a los quince funcionarios del área de Construcciones.
79
Fuentes Secundarias
Como soporte adicional para la consolidación del trabajo de grado, se han tomado
los conocimientos y experiencias de las demás áreas de la compañía, como
también del personal de proyectos y construcciones, los cuales permiten soportar
aún más la necesidad de implementar herramientas de gestión de calidad, en la
búsqueda de optimizar el Sistema de Control Interno, fortaleciendo la tarea de
seguimiento y control de todos los procesos internos, a través de la puesta en
marcha de programas de auditoría de calidad, para evaluar procedimientos,
detectar deficiencias y tomar las medidas preventivas y correctivas necesarias.
También se toman como fuentes secundarias:
Aplicación y alcances de la Ley 400 DE 1997, Decretos 33 y 34, los cuales
hacen parte de la NSR-98.
Literatura y contenido referente al control interno y auditoría de gestión, como
herramientas básicas para el desarrollo y crecimiento empresarial.
Aplicación de indicadores de gestión para la ejecución de las obras, que
permitan medir el nivel de efectividad del sistema de control interno, tiempos de
respuesta y nivel de cumplimiento de los requisitos y normatividad exigida.
80
II. DIAGNÓSTICO
1. EL CONTROL INTERNO
Con base en estos conceptos el Modelo COSO se soporta en el análisis y
evaluación de las normas y procedimientos que conforman el control interno de
una organización, a partir de los cuales se fundamenta su estudio y conocimiento
hasta alcanzar que su implementación este acorde con los lineamientos y políticas
desarrolladas por la empresa donde se aplica.
Fundamentos teóricos:
El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la
administración y todo el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una
seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en los siguientes
aspectos:
Efectividad y eficiencia en las operaciones.
Confiabilidad en la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y
medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos,
verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa,
promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de las políticas
prescrita y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
Responsabilidad:
Todos los integrantes de la organización, sea esta pública o privada, son
responsables directos del sistema de control interno, esto es lo que garantiza la
EFICIENCIA TOTAL.
81
Objetivos del control interno:
1. La obtención de la información financiera oportuna, confiable y suficiente como
herramienta útil para la gestión y el control.
2. Promover la obtención de la información técnica y otro tipo de información no
financiera para utilizarla como elemento útil para la gestión y el control.
3. Procurar adecuadas medidas para la protección, uso y conservación de los
recursos financieros, materiales, técnicos y cualquier otro recurso de propiedad
de la entidad.
4. Promover la eficiencia organizacional de la entidad para el logro de sus
objetivos y misión.
5. Asegurar que todas las acciones institucionales en la entidad se desarrollen en
el marco de las normas constitucionales, legales y reglamentarias.
Elementos del control interno:
Gómez (2001) sostiene que todos los elementos que componen el control interno
deben gravitar alrededor de los principios de calidad e idoneidad, entre ellos se
encuentran: Planeación, organización, procedimientos, personal, autorización,
sistema de información, supervisión.
2. DIAGNÓSTICO SISTEMA DE CONTROL INTERNO – CONSTRUMAX
El Control Interno corresponde a una serie de acciones que ocurren de manera
constante a través del funcionamiento y operación de la Organización
Constructora CONSTRUMAX S.A., debiendo reconocerse como un componente
integral de cada sistema o parte inherente a la estructura administrativa y
operacional existente dentro de la organización, apoyando a la dirección de
manera constante, en cuanto al manejo de la empresa y el alcance de sus metas.
82
La integración de todos los elementos del control interno conforman un sistema
metódico y organizado apoyado en un reglamento y normatividad generalmente
aceptada; es por esto que el Sistema de Control Interno de CONSTRUMAX S.A.
esta dirigido específicamente a las áreas que tienen la responsabilidad de
contratación, adquisición de materiales, ejecución de obras, terminación y
acabados, para lo cual se identifican claramente cada uno de los procesos que
actualmente se llevan a cabo, con el fin de determinar las posibles inconsistencias
y deficiencias; aspectos que permiten analizar, evaluar y proceder a estandarizar
las actividades que intervienen en estos procesos.
2.1 OBJETIVOS
El objetivo primordial del Sistema de Control Interno para la organización hace
parte de la estructura y contenido del instructivo elaborado en Construmax S.A.;
dirigido principalmente a suministrar información eficiente y confiable sobre el
seguimiento y control de cada uno de los procesos llevados a cabo desde el inicio
hasta terminación de la obra, como también del funcionamiento integral de todos
sus componentes, fortaleciendo el autocontrol y el uso adecuado de los recursos
físicos y humanos, que conduzcan al logro de los objetivos y metas
organizaciones que garanticen la entrega de obras de excelente calidad19.
Foto 14. Charla con jefe de obra
Fuente: Revistas de Construmax
19
Instructivo del Sistema de Control Interno de Construmax S.A. año 2008.
83
2.2 FUNCIONES
• Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación de los procesos internos
de las áreas responsables de la ejecución de las obras de construcción de VIS.
• Evaluar los controles internos establecidos durante el proceso de ejecución de
obras, desarrollo de las funciones de los responsables de su terminación y
acabados, específicamente de aquellos que tienen responsabilidad de mando.
• Verificar que los procesos y actividades internas, se cumplan de acuerdo con
las políticas desarrolladas por CONSTRUMAX S.A.
• Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades
de las áreas comprometidas, sean adecuadamente definidos, sean apropiados
y se mejoren permanentemente, de acuerdo con los requerimientos de la
misma obra.
• Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos,
planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los
ajustes necesarios.
• Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que
se obtengan los resultados esperados.
• Fomentar entre todo el personal responsable de la construcción y ejecución de
las obras una cultura de autocontrol, que contribuya al mejoramiento y
optimización de los procesos internos.
• Evaluar y verificar el cumplimiento de los requerimientos exigidos para la
terminación de las obras, de acuerdo con lo pactado con los contratantes.
• Establecer canales de comunicación eficientes, que permitan mantener
permanentemente informados a los directivos acerca del estado de control
interno durante todo el proceso de ejecución de las obras.
• Coordinar y ejecutar las políticas de CONSTRUMAX S.A., en materia de
Control Interno.
84
• Presentar informes mensuales de las actividades realizadas a la Dirección de
la empresa20.
La articulación de estas funciones del sistema de control interno con respecto al
Modelo COSO se detalla en la tabla 3:
20
20
Instructivo del Sistema de Control Interno de Construmax S.A., año 2008.
85
Tabla 3. Diagnóstico nivel de cumplimiento funciones del sistema de Control Interno de Construmax
FUNCIÓN
AMBIENTE DE
CONTROL
EVALUACIÓN DE RIESGO
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
MONITOREO
1. Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación de los procesos internos de las áreas responsables de la ejecución de las obras de construcción de VIS.
60 %
70 %
60 %
40 %
20 %
2. Evaluar los controles internos establecidos durante el proceso de ejecución de obras, desarrollo de las funciones de los responsables de su terminación y acabados, específicamente de aquellos que tienen responsabilidad de mando.
60 %
60 %
70 %
45 %
50 %
3. Verificar que los procesos y actividades internas, se cumplan de acuerdo con las políticas desarrolladas por CONSTRUMAX S.A.
65 %
60 %
65 %
75 %
70 %
4. Verificar que los controles asociados con todas y cada de las actividades de las áreas comprendidas, sean adecuadamente definidos, sean apropiados y se mejoren permanentemente, de acuerdo con los requerimientos de la misma obra.
53 %
55 %
55 %
50 %
45 %
5. Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar ajustes.
60 %
65 %
86 %
65 %
85 %
86
FUNCIÓN
AMBIENTE DE
CONTROL
EVALUACIÓN DE RIESGO
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
MONITOREO
6. Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin que se obtengan los resultados esperados.
60 %
50 %
90 %
70 %
85 %
7. Fomentar entre todo el personal responsable de la construcción y ejecución de las obras de auto control y auto cuidado, que contribuya al mejoramiento y optimización de los procesos internos.
70 %
50 %
65 %
70 %
65 %
8. Evaluar y verificar el cumplimiento de los requerimientos exigidos para la terminación de las obras, de acuerdo con lo pactado con los contratantes.
65 %
50 %
75 %
50 %
68 %
9. Establecer canales de comunicación eficientes, que permitan mantener permanentemente informados a los directivos acerca del estado de control interno durante todo el proceso de ejecución de las obras.
70 %
65 %
70 %
65 %
70 %
10. Coordinar y ejecutar las políticas de CONSTRUMAX S.A, en materia de control interno.
80 %
65 %
70 %
40 %
68 %
11. Presentar informes mensuales de las actividades realizadas a la dirección de la empresa.
75 %
75 %
70 %
45 %
80 %
NIVEL PROMEDIO
65.2 %
60.4 %
70.5 %
55.9 %
68.7 %
Nota: Los porcentajes se determinaron de acuerdo con el nivel de importancia de cada uno de los componentes del sistema de control en
Construmax S.A. y de acuerdo con el nivel de cumplimiento por parte del personal de obra de la empresa.
87
2.3 PROCESOS INTERNOS ADMINISTRATIVOS
2.3.1. Licitaciones y elaboración de propuesta
Actualmente el área de construcciones realiza las siguientes actividades para la
presentación del pliego licitatorio y elaboración de propuestas.
a) La gerencia del área realiza consultas permanentes en el diario oficial y en los
periódicos de mayor circulación, además se consultan las páginas de Internet
relacionadas con desarrollo de proyectos de vivienda y de la Presidencia de la
República.
b) Se elabora listado detallado de los proyectos para licitar y elaborar propuestas
especificando:
- Nombre del proyecto y valor de la licitación
- Objeto de la licitación
- Descripción de productos y servicios requeridos
- Fecha de publicación
- Fecha y hora de entrega de pliegos licitatorios
- Valor del pliego
- Condiciones y requisitos a cumplir
c) Elaboración de los pliegos de licitaciones y propuestas, las cuales son
elaborados por el Coordinador de la Sección de Proyectos y Licitaciones en
coordinación con el área de construcciones VIS.
d) Estos pliegos y propuestas son separados en tres copias: Una para la
Gerencia de Ventas, otra para el área jurídica y otra para el área técnica.
e) Luego de su revisión y aprobación por parte del área jurídica y técnica, estos
pliegos son devueltos a la Gerencia de Ventas para su visto bueno.
f) El personal del área de construcciones VIS continua con el proceso licitatorio y
elaboración de propuesta, realizando las siguientes tareas:
Visita al sitio donde se va a desarrollar proyecto o de lugar destino del
mismo, en coordinación con el área técnica.
88
Análisis de precios unitarios.
Elaboración de cotizaciones donde se incluyen precios de productos, valor
IVA, descuentos, entre otros.
Consulta del archivo de propuestas, pliegos anteriores y presentaciones de
otras licitaciones.
Además de revisa la existencia de otros pliegos con la misma entidad y los
contratos aprobados con esta o con otras entidades.
g) Se elabora plan de oferta, a través del Comité de Proyectos y Licitaciones,
integrados por los Coordinadores del área de ventas, área de construcciones,
área jurídica, área financiera y área técnica.
h) El Comité de Proyectos y Licitaciones envía oferta y pliego licitatorio a la
Gerencia de Ventas para su visto bueno.
i) Finalmente y en sobre cerrado y sellado se envía la propuesta, dejando copia
de todos y cada uno de los documentos enviados.
j) Se realiza el control de licitaciones y cotizaciones presentadas21.
2.3.2 Contratación y ejecución de las obras
a) Los ingenieros responsables del estudio de suelos elaboran el diseño de la
construcción, planos y archivo fotográfico del terreno.
b) La Gerencia del área determina el responsable como jefe de obra y define sus
actividades y responsabilidades.
c) En coordinación entre las áreas de construcciones, seguimiento, contratación y
adquisición de materiales y mano de obra se elabora el estudio detallado de
acuerdo con planos y estudio técnico del proyecto, especificando:
- Responsable de la obra
- Personal participante en la obra
- Listado de proveedores de insumos y materiales
- Calidad y especificación de materiales a utilizar 21
Información tomada por la investigadora del manual de procesos Área de Construcciones. 2009.
89
- Cantidad inicial requerida
- Stock mínimo y máximo requerido en el almacén
- Precios unitarios de materiales
- Tiempo de contratación del personal
- Formas de pago y periodicidad
- Forma y tipo de contratación
d) Durante el tiempo de ejecución de la obra la auditoría Interna establece
controles del proceso llevado a cabo y elabora informes periódicos sobre la
ejecución y terminación de la obra.
e) El Jefe de Obra diligencia diariamente planilla de chequeo de obra,
especificando personal participante, materiales utilizados y tiempo de
ejecución.
f) El jefe de obra elabora informe para el ingeniero del proyecto sobre
seguimiento y adelanto de la obra.
g) El Ingeniero del Proyecto de construcción supervisa y coordina con el jefe de
obra las actividades diarias a realizar en la obra.
h) Se realizan reuniones con el personal participante para analizar y evaluar
situaciones presentadas con materiales, insumos y cumplimiento de tareas22.
Foto 15. Urbanización Cantares etapa 1
22
Información tomada por la investigadora del manual de procesos Área de Construcciones. 2009.
90
RESPECTO DE LOS PROCESOS INTERNOS ADMINISTRATIVOS
Se destaca dentro de este contexto que una de las áreas más importante para la
Organización Construmax corresponde al Área de Construcciones, en razón a que
en esta dependencia se desarrollan todas las actividades inherentes a la
planeación, organización y ejecución de las obras.
De ahí que en el presente trabajo de grado se detallan los procesos y etapas
administrativas llevadas a cabo por esta dependencia respecto a las obras de
construcción del sector público, entre las que se destacan algunos proyectos de
vivienda de interés social y otros proyectos que requieren del proceso licitatorio y
posterior contratación; partiendo desde la etapa de planeación de futuras obras
hasta la etapa final de ejecución de las mismas, motivo por el cual se hace
relevancia a estos procesos administrativos.
Actualmente se vienen incorporando a estos procesos otras actividades, razón por
la cual el actual contenido esta siendo ajustado y modificado, de acuerdo con los
requerimientos propios del sector de la construcción y de la organización.
Entre los procesos detallados para el desarrollo de proyectos del sector público se
destacan 4 etapas principalmente:
1. Etapa de licitación: Que consiste básicamente en la identificación de los
diferentes proyectos a desarrollar por parte del sector público, a los cuales para
participar se requiere licitar, dando cumplimiento a las normas establecidas.
2. Etapa de elaboración de la propuesta: De acuerdo con los requerimientos y
especificaciones técnicas contenidas en el pliego licitatorio se procede a
elaborar la propuesta correspondiente, para poder participar.
3. Etapa de contratación: Ya habiendo sido seleccionado como la empresa
constructora para la construcción de la obra, se realiza el contrato legal
ajustado a las normas y procedimientos.
Etapa de ejecución: Finalmente se desarrollan internamente en el Área de
Construcciones las etapas de planeación, organización y ejecución de las obras
contratadas, apoyando esta gestión en el Sistema de control Interno.
91
2.4 RESULTADOS DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
La elaboración del diagnóstico del Sistema de control Interno de CONSTRUMAX
S.A. se sustento en las evidencias encontradas con la encuesta realizada a los
quince (15) funcionarios del área de Construcciones y Proyectos de vivienda de
interés social, además se tomó información relevante de los resultados de la
auditoría externa que se contrato en julio del año 2009 para realizar esta
evaluación; soportes que especifican los hallazgos encontrados y la verdadera
situación del Sistema de Control Interno.
Con la realización de la encuesta (Ver punto 2.4.1.1) a los 15 funcionarios del área
de construcciones se obtuvieron los elementos y herramientas base para la
elaboración del diagnóstico y evaluación del Sistema de Control Interno. El estudio
e identificación de los factores que inciden en los procesos internos, permitió
determinar el nivel en que se encuentra la Organización CONSTRUMAX frente al
Modelo COSO – Sistema Integrado de Control Interno.
La encuesta se realizó en forma separada e individual a cada uno de los
integrantes del área de construcciones, lo que permitió recoger las opiniones de
los funcionarios en forma confidencial, extrayendo de esta forma las evidencias
que fundamentan cada respuesta.
El presente diagnóstico del sistema de control interno será utilizado para formular
propuestas de mejoramiento, diseño de acciones y para garantizar el cumplimiento
de los parámetros de cada elemento de control, que permitan finalmente fortalecer
y consolidar el sistema de control interno bajo el modelo COSO.
92
2.4.1 Hallazgos y evidencias encontradas
2.4.1.1 Encuesta al personal Área de Construcciones:
La realización de las encuestas a funcionarios del área de construcciones permitió
soportar aún más la elaboración del diagnóstico del sistema de control interno de
CONSTRUMAX, teniendo en cuenta que las preguntas formuladas estaban
direccionadas específicamente a detectar deficiencias y fallas en sus aplicación y
cumplimiento por parte de las áreas y funcionarios responsables de ejecutarlo.
Foto 16. Entrega de Apartamentos
Fuente: Revista de obras – Construmax
La información obtenida se tabuló y se clasificó, con el fin de realizar el análisis
correspondiente y elaborar el diagnóstico.
93
Tabla 4. Aplicación de instrumentos de recolección de información
Tabla 4. Aplicación de instrumentos de recolección de información
94
40%
60%0%0%0%
SI NO
ANÁLISIS RESULTADOS DE ENCUESTA
1. ¿Conoce usted los objetivos y funciones del Sistema de Control Interno
implementado por la empresa?
Gráfico 1. Objetivos y funciones del Sistema de Control Interno
El 40% de los encuestados respondió afirmativamente, mientras que el restante
60% no conoce los objetivos ni las funciones del sistema de control interno,
situación que evidencia la escasa divulgación por parte de la empresa sobre esta
herramienta administrativa.
95
20%
80%
0%0%0%
SI NO
2. ¿En su puesto de trabajo le solicitan periódicamente documentación referente
al proceso licitatorio, propuestas y contratación de obras?
Gráfico 2. Solicitud de documentación
El 20% (3 funcionarios) contestaron que si les solicitan documentación
periódicamente, aproximadamente cada 15 días; el 80% (12 funcionarios)
respondieron negativamente a esta pregunta, en razón a que ellos afirman que la
solicitud de documentación solamente la hacen en casos de que haya algún
problema pero no como medida de control.
96
47%
0%
53%
SI NO
3. ¿Cumple usted con el tiempo estipulado para la organización y recopilación de
la documentación de la obra?
Gráfico 3. Tiempo para recopilación de documentos
El 47% contesto afirmativamente, en tanto que el 53% restante lo hizo
negativamente, en razón consideran que se les dificulta esta labor por cuanto los
funcionarios encargados de recoger esta información no cumplen con el tiempo
determinado para ello.
97
33%
67%
0%0%0%
SI NO
4. ¿Entrega usted a los entes de control de la empresa la totalidad de la
documentación referente a insumos, materiales y mano de obra contratada?
Gráfico 4. Entrega de información a entes de control
Un 33% de los encuestados respondió que si hace entrega a los entes de control
la totalidad de la documentación de la obra, mientras que el 67% (10 funcionarios)
dijeron que no lo hacen ya que la información no la tienen en sus totalidad o se
encuentra incompleta y en muchos casos el diligenciamiento de formatos de
seguimiento y control de estos elementos no se realiza en su totalidad,
presentándose inconsistencias.
98
13%
0%
53%
33%
DIARIO SEMANAL MENSUAL
OTRO
5. ¿Con qué periodicidad se le hace seguimiento y control al cumplimiento de los
requisitos y tiempos de ejecución de las obras?
Gráfico 5. Tiempos de seguimiento y control
Respecto a esta pregunta respondieron:
- No se hace seguimiento ni control diario = 0%
- El seguimiento y control lo realizan semanalmente = 13%
- El 53% afirma que este control lo hacen cada mes
- Finalmente el 33% considera que esporádicamente en un tiempo mayor a
un mes realizan el seguimiento y control del cumplimiento de los requisitos
y tiempos de ejecución.
Estos resultados demuestran que no se tiene definido claramente el tiempo de
cumplimiento y que por lo tanto no se le hace seguimiento, situación que
requiere revisión e incluirla en el sistema de control interno.
99
0%
100%
SI NO
6. ¿Existe retroalimentación y evaluación del proceso de ejecución de las obras
que permita mejorar las fallas y deficiencias presentadas en su terminación?
Gráfico 6. Retroalimentación del proceso de ejecución
La respuesta a esta pregunta muestra que el 100% de los encuestados no
conocen ni han participado en comités o reuniones relacionadas con la
retroalimentación y evaluación de las obras ya ejecutadas, a pesar de que estas
presentan fallas en su terminación e insatisfacción del cliente.
100
7. ¿Ha recibido capacitación por parte de la empresa sobre control interno y
mejoramiento del desempeño laboral en su puesto de trabajo?
Gráfico 7. Capacitación sobre control interno
27%
73%
0%0%0%
SI NO
Un 27% de los funcionarios del área de Construcciones considera que ha recibido
alguna capacitación respecto a control interno y mejoramiento del desempeño
laboral, pero afirman que dentro de sus conocimientos profesionales ya conocían
alguna información sobre estos aspectos; mientras que el restante 73% (11
funcionarios) afirman que hasta la fecha no han recibido ninguna clase de
capacitación sobre estos dos aspectos, es decir los programas de capacitación en
este sentido solo están dirigidos al personal responsable del sistema de control
interno.
101
DEFICIENCIAS ENCONTRADAS:
Con respecto a las tareas y las actividades desarrolladas durante el proceso de
ejecución, terminación y acabado, se hallaron las siguientes deficiencias:
La mayoría del personal (60%) que participa en la ejecución de la obras no
tiene conocimiento o no se le ha explicado sobre control interno ni que modelo
se encuentra en funcionamiento.
El 80% de los funcionarios del área de construcciones dejaron ver que los
funcionarios responsables del sistema de control interno únicamente solicitan
documentos sobre determinadas obras y en caso de presentarse algún
problema, pero no como medida de control preventivo.
La organización y recopilación de documentación en los tiempos estipulados
no se cumplen en un 53%, debido principalmente a que los funcionarios
encargados de recoger esta información no cumplen con el tiempo previsto.
La documentación correspondiente a chequeos de obra, materiales y manejo
de personal se encuentran fragmentadas y no son diligenciados en su
totalidad, situación que dificulta las labores de control.
Los procesos que presentan mayores deficiencias, tienen que ver con el recibo
de material e insumos de acuerdo con las especificaciones y requerimientos de
calidad exigidos.
No hay cumplimiento del cronograma de actividades determinado para la
ejecución de la obra, es decir que se trabaja a media marcha, debido
principalmente al sistema de contratación del personal, notándose falta de
personal idóneo y capacitado dentro de la obra.
Falta coordinación de las áreas que intervienen en el proceso de ejecución,
toda vez que los tiempos de respuesta para la terminación y acabado de la
construcción presenta demoras significativas, que están directamente
relacionadas con la falta de material y demora por parte del proveedor, tanto en
cantidad como en calidad de lo solicitado.
102
A pesar de los esfuerzos del área de construcciones por cumplir con los
requisitos y tiempos de ejecución, se evidencia que a este proceso no se le
hace seguimiento ni control, para evitar daños en las estructuras e imperfectos
en su terminación.
En los actuales momentos no hay retroalimentación ni evaluación del proceso
de ejecución, es decir que se trabaja en este y luego se archiva.
Falta compromiso de parte del personal participante en la obra, debido al
sistema de contratación por días y demora en el pago de la nómina.
Los ingenieros del proyecto, el jefe de obra y el personal, no cuenta con
suficientes herramientas administrativas y operativas para dar cumplimiento
estricto y transparente a la calidad de obra y los acabados, principalmente por
la falta de capacitación del personal de obra en la función y alcances del
control interno para su desempeño laboral y aumentar la productividad.
2.4.1.2 Informe auditoría externa – julio de 2009
A comienzos del año 2008 la empresa Construmax inicio la implementación de su
Sistema de Control Interno, y teniendo en cuenta que se venían presentado
deficiencias en el mismo, el nivel directivo opto por contratar una auditoría externa
para que realizará una evaluación de los alcances de esta implementación e
identificará de igual forma los factores internos y externos que dificultaban en su
momento el cumplimiento de requisitos y normas, como también el seguimiento y
control de los procesos inherentes a la construcción de obras, los resultados de
esta auditoría fueron:
1. Se realizó una encuesta por parte de la auditoría, cuyo propósito era evaluar el
Sistema de Control Interno, la cual arrojó los siguientes resultados:
Aspectos Administrativos y Normativos, la empresa no cuenta con una
unidad administrativa responsable del manejo y control de la ejecución de
obras de construcción de VIS, el personal no posee formación o
103
capacitación sobre los procesos de control interno a llevar a cabo. Tampoco
cuenta la empresa CONSTRUMAX S.A. con un Comité de Planeación y
Ejecución de Obras, como soporte fundamental para la eficiencia del
Sistema de Control Interno.
Aspectos Técnicos, no se tienen los manuales de procesos y
procedimientos a llevar a cabo a través del Sistema de Control Interno, por
cuanto no se aplica un programa de gestión, seguimiento y control que
garantice la eficiencia en cada uno de los procesos; además y de forma
preocupante la empresa no dispone de tablas de retención documental y un
archivo histórico sobre cada uno de los procesos y procedimientos de
control sobre licitaciones, cotizaciones, materiales, suministros,
proveedores, contrataciones y manejo de personal en cada una de las
obras .
2. No se cuenta ni esta diseñado un código de ética de personal a todo nivel, que
identifique los principios y valores corporativos propios de la organización, los
cuales deben permitir participación en las obras de personal idóneo y
profesional altamente comprometido con las exigencias de vivienda digna y de
la mejor calidad, que de cumplimiento a la misión empresarial..
3. La Organización Constructora CONSTRUMAX S.A. a la fecha no ha iniciado el
proceso de identificación de riesgos a escala global y por cada obra, tal como
lo exige el Sistema de Control Interno, por esto la empresa no cuenta con un
mapa de riesgos que permanentemente evalúe los aspectos internos y
externos y puedan llegar a responder a las amenazas y debilidades en las
distintas áreas de gestión, para así mitigar la ocurrencia de aquellas
situaciones que puedan entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la
organización, e impidan el logro de sus objetivos.
Asimismo, no se han valorado ni considerado acciones que permitan el manejo
y monitoreo de los riesgos durante el proceso de ejecución de obras, tal como
lo exige la ley y los organismos de control y prevención, es decir, no se esta
dando cumplimiento al programa de Salud Ocupacional y Seguridad Industrial
104
por parte del personal, lo que se traduce en ineficiencia por parte del Sistema
de Control Interno.
4. Los procesos administrativos y operativos, de apoyo y logística no se
encuentran plenamente definidos ni identificados, por lo tanto, no se pudo
determinar el alcance y el impacto de los mismos, los Sistemas de Información
son deficientes en la medida en que no suministran información detallada de
cada proceso, la mayor parte de la información de la empresa se procesa por
métodos manuales, con bases de datos sin integración, en contra de la agilidad
y calidad de la información.
Además no se poseen manuales actualizados de procesos y procedimientos,
no tiene implementado unos adecuados procesos de selección de personal,
programas de capacitación e inducción para todo el personal administrativo y
operativo, tal como lo exigen la construcción de obras a través del VIS,
situación que deteriora la calidad de las obras y problemas estructurales
durante la ejecución de las mismas, por falta de seguimiento permanente.
5. Aunque se tiene creado el Comité de Coordinación de Control Interno, éste no
cuenta con su propio reglamento que determine sus funciones.
6. No se tiene planes de mejoramiento concertados, como producto de la
evaluación de Control Interno a las diferentes áreas de la Empresa, para
verificar que se implanten las medidas respectivas y se tomen los correctivos
necesarios de forma inmediata.
7. A la fecha, no se evidencia documentación que detalle el avance o las
actividades adelantadas por la dirección de la empresa para desarrollar planes
de mejoramiento del Sistema de Control Interno, en la búsqueda de dar
cumplimiento a lo contemplado en el Modelo Estratégico de Sistema de Control
Interno, los cuales se tenían previstos poner en marcha en el año 2009,
presentándose un retraso significativo para el mejoramiento del Sistema de
Control Interno.
105
2.5 ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL CONSTRUMAX – MODELO COSO
Tabla 5. Análisis de la situación actual – modelo COSO
COMPONENTE
ACTIVIDADES
SITUACIÓN ACTUAL
RECOMENDACIONES
AMBIENTE DE
CONTROL
Revisar en cada uno de los
procesos internos el
cumplimiento de requisitos,
normas, procedimientos y
políticas de contratación del
recurso humano.
Los procedimientos a llevar a
cabo son de competencia del
ingeniero y jefe de obra de
acuerdo a requerimientos de obra.
Se evidencia la falta de
coordinación entre las áreas
responsables de las obras.
Se requiere fortalecer el comité
de control que supervise el
cumplimiento de las normas y
procedimientos establecidos para
la ejecución de las obras.
EVALUACIÓN DE
RIESGOS
Elaborar mapa de riesgos en
obra, especificando fecha,
lugar, personal involucrado y
nivel de incidencia.
En la obra se lleva un instructivo
con las normas de seguridad y
salud ocupacional, adicionalmente
un formato con los riesgos más
comunes.
Crear comité de riesgos para que
elabore mapa de riesgos por obra
y desarrolle programa de salud
ocupacional y seguridad en las
obras de manera independiente
de acuerdo a especificaciones y
requerimientos.
106
COMPONENTE
ACTIVIDADES
SITUACIÓN ACTUAL
RECOMENDACIONES
ACTIVIDADES DE
CONTROL
Fijar pautas sobre los
procedimientos a seguir antes,
durante y después de la
obras.
Los procedimientos y desarrollo
de estrategias son elaborados por
la gerencia de construcciones sin
el concurso del área de
construcciones.
Hacer participes a todas las áreas
de la empresa en la construcción
de manuales de procesos y
procedimientos.
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
Efectuar reuniones semanales
con responsables de obra,
obreros y auditoría para
detectar fallas en
procedimientos, seguimiento y
control.
Las reuniones con el personal de
obra abordan básicamente temas
relacionados con la ejecución de
tareas específicas de acuerdo con
cronograma de obra.
Ampliar el tiempo de las
reuniones, dedicando un espacio
determinado a la discusión de
inconvenientes, propuestas y
mejoramiento de deficiencias.
Ubicar en cada obra cartelera para
divulgar aspectos a tener en
cuenta.
MONITOREO
Realizar encuestas sobre el
nivel de cumplimiento de
compromisos por parte del
personal responsable de la
ejecución de las obras.
Se realizó una encuesta a finales
de 2009 con funcionarios del área
de construcciones exclusivamente
sobre gestión de calidad.
Realizar encuestas periódicas a
todo el personal de obra, para
fortalecer el control interno y sobre
nivel de cumplimiento de los
compromisos adquiridos.
107
III. PROPUESTA DE MEJORAMIENTO
1. OBJETIVOS
Hacer más efectivo el actual Sistema de Control Interno de CONSTRUMAX S.A.,
con el fin de garantizar que todas las actividades, operaciones y actuaciones de
las áreas involucradas en la ejecución y terminación de las obras sea eficiente y
transparente, específicamente en lo que tiene que ver con el sistema de
contratación, adquisición de materiales, mano de obra y acabados, como
elementos claves para el desarrollo de las obras, responsabilidades que deben ser
evaluadas a través del Sistema de Control Interno como parte fundamental del
plan de mejoramiento y fortalecer de esta manera la toma de decisiones en los
procesos licitatorios, de contratación, adquisición y ejecución de las obras.
Foto 17. Visita a obra
Fuente: Revistas de Construmax
La Organización Constructora CONSTRUMAX S.A., con la participación decidida
de su personal de arquitectos y jefes de obra tiene la responsabilidad directa y
compartida de la ejecución de las obras de construcción, requiriendo la
108
implementación y divulgación de los aspectos relacionados con la gestión de la
calidad y el sistema de control interno. Para esto deben:
Identificar los procesos y su posible aplicación en diferentes escenarios.
Determinar secuencia de interacción de los procesos.
Determinar criterios y métodos para asegurarse de que el control sea efectivo.
Verificar la disponibilidad de los recursos e información para apoyar la
operación y seguimiento de los procesos.
Realizar el seguimiento y el análisis de estos procesos.
Implementar acciones necesarias para obtener los resultados planificados y la
mejora continua de estos procesos.
Los procesos de competitividad actuales hacen que la empresa deba optimizar
sus procesos internos asegurando así la calidad de las construcciones llevadas a
cabo, dando cumplimiento estricto a las normas y reglamentos exigidos para
cualquier clase de edificación, incluyendo los programas de vivienda de interés
social – VIS .
2. MODELO DE CONTROL INTERNO APLICABLE EN CONSTRUMAX S.A.
Las mejores prácticas de los Sistemas de Control Interno están basadas en la
aplicación de estándares internacionales, los cuales han tenido cada vez mayor
acogida por parte de las organizaciones, en la medida en que la globalización se
va extendiendo, las economías e instituciones se van haciendo cada vez más
interdependientes, con el fin de crear escenarios en donde los mercados sean
estables y predecibles, en donde las reglas del juego sean conocidas y acatadas
por todos los actores involucrados, las instituciones políticas, administrativas para
que tengan una efectiva capacidad de regulación, lo cual se obtiene, entre otras
formas, mediante la aplicación de normas estándares que puedan permitir
gestionar el control interno en las organizaciones.
109
En este sentido, los modelos de Sistema de Control Interno son herramientas que
persiguen modernizar la gestión y el control, tanto de la Administración Pública
como Privada; es así como los Sistemas de Gestión de la Calidad, ya sean el
sistema general NTCGP 1000:2004 como otros sistemas específicos, se basan en
los estándares internacionales - Modelo de Control COSO y normas ISO,
respectivamente.
Por lo descrito anteriormente se hace necesario que la ORGANIZACIÓN
CONSTRUCTORA CONSTRUMAX S.A. integre un grupo de trabajo para evaluar
el nivel de desempeño de la organización, en el cual participen las Subdirecciones
de construcciones de VIS, de Investigaciones y Administrativa, y las Oficinas de
Planeación, Calidad y Control Interno, y Auditoría Interna, con el fin de orientar
desde la perspectiva técnica, la implementación del modelo COSO y los demás
modelos que sean cobijados por el marco normativo legal vigente o que sean
adoptados, generando sinergias y esfuerzos articulados que propendan por el
mejoramiento de la gestión y el control de la compañía, siguiendo las modernas
tendencias de la administración en el mundo que buscan, finalmente, satisfacer las
necesidades y expectativas de las partes interesadas.
3. APORTES DEL MODELO COSO A LA ORGANIZACIÓN CONSTRUMAX
Siendo la Organización CONSTRUMAX S.A. una empresa cuya actividad principal
es la construcción de edificaciones y soluciones a programas de vivienda de
interés social, la aplicación del modelo de sistema de control interno COSO le
aporta a la empresa herramientas administrativas y operativas para optimizar sus
procesos internos y establecer medidas de control preventivo y correctivo en los
procesos de licitación, contratación y ejecución de las obras, como son:
1. Integra el área de recursos humanos con todos y cada uno de los procesos de
la empresa, en la medida en que se establece un control permanente del
110
personal, para que este cumpla con sus obligaciones y compromisos
adquiridos en el momento de su contratación, acate el reglamento interno de
trabajo durante su permanencia en la obra, y cumpliendo con el programa de
salud y seguridad industrial; aspectos que fortalecen la gestión y los resultados
de la obras.
En este mismo sentido es claro que el modelo COSO permite fijar unas pautas
sobre la forma de realizar el control y quien lo debe realizar, aspectos que se
deben incluir en los manuales de procedimientos y en el reglamento interno de
trabajo.
2. El modelo COSO le permite a la empresa, especialmente en el sitio de obra y
durante la etapa de ejecución, integrar las actividades de la gerencia de
construcciones y los Jefes de obra para identificar los riesgos que tiene la obra,
realizar su evaluación y con los resultados obtenidos determinar y diseñar el
correspondiente mapa de riesgos de la obra, con el fin de minimizar los
factores de riesgo existentes, ya sea por el terreno, por las condiciones
ambientales y estructurales, lo que permite a la empresa hacer seguimiento y
control permanente sobre estos factores y tomar los correctivos necesarios de
manera inmediata; lo que se traduce en mejores condiciones laborales y mejor
desempeño, brindando seguridad y confianza al personal y a la empresa para
desarrollar los proyectos y cumplir con su misión organizacional.
3. Respecto a las actividades de control el modelo COSO aporta unos elementos
muy valiosos para mejorar y determinar el nivel de responsabilidad en el
manejo de la documentación entre las áreas de planeación, desarrollo
proyectos de vivienda y construcciones; es decir que permite establecer
canales específicos para el intercambio y transferencia de información entre los
procesos de licitación, contratación y ejecución de obras, para que cada uno
maneje la información necesaria de su proceso, agilizando de esta manera el
flujo de la información.
111
También este modelo facilita al área de recursos humanos mantener una
adecuada rotación de personal en la obra y utilizar a personal temporal o extra
en determinadas tareas que lo exigen; aspectos que deben ser definidos entre
recursos humanos, dirección administrativa y jefes de obra.
Esta eficiencia en el flujo de la información sirve para la definición y diseño de
indicadores de gestión del desempeño laboral y del nivel de responsabilidad en
el cumplimiento de requerimientos de información entre los diferentes
procesos, permitiendo medir el nivel de eficiencia del personal y su desempeño
laboral.
4. Se destaca además que el modelo COSO fija pautas sobre el manejo de la
información y la comunicación en la empresa, estrechando los canales entre la
Gerencia General, Gerencia de Construcciones, Directores de Obra y Jefes de
Obra, es decir que, integra y estrecha la relación entre los niveles directivos y
los demás niveles de la organización, lo que permite que CONSTRUMAX
determine el manejo de la información desde la gerencia hasta los operarios de
la obra, fortaleciendo la confianza y motivando el desempeño laboral, en razón
a que toda información referente a desarrollo y ejecución de obras sea
divulgada en las carteleras ubicadas en el sitio de obra y para conocimiento de
todo el personal.
5. Otra herramienta fundamental que aporta el modelo COSO a la empresa tiene
que ver con el hecho de concientizar a los niveles de mando en la obra, para
que de forma periódica realicen supervisión del reglamento interno de obra, del
cumplimiento de las normas de seguridad por parte del personal y se acaten
las disposiciones de la gerencia general para el desarrollo de proyectos de
vivienda, para lo cual se deben llevar planillas de seguimiento y control diario
para ser anexada a la bitácora de obra, con el fin de realizar su evaluación
semanal, detectar las deficiencias y tomar los correctivos necesarios.
112
Foto 18. Transporte de materiales
Fuente: Revistas de Camacol
Foto 19. Monitoreo de riesgos
Fuente: Revistas de Construmax
Específicamente respecto al punto dos, es necesario que la empresa adopte una
posición clara respecto a la forma como debe identificar y evaluar los riesgos
existentes en cada uno de sus procesos, teniendo en cuenta para esto una
estructura de administración del riesgo debidamente organizada de acuerdo con
los diferentes factores internos y externos que pueden generar riesgos, tal como
se detalla en el siguiente cuadro:
113
DIAGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS
114
4. PROPUESTA – MODELO COSO
Tabla 6. Propuesta modelo COSO
COMPONENTE
PROCESO
METODOLÓGICO
PROBLEMA /
OBSERVACIÓN
RECOMENDACIONES
IMPACTO / BENEFICIOS
AMBIENTE DE
CONTROL
Revisar procesos
internos de acuerdo
con normas,
procedimientos y
políticas de
contratación del
recurso humano.
No existen manuales de
procedimientos para cada
obra lo que dificulta el
cumplimiento de las
normas y políticas
establecidas para cada
proceso.
Se requiere crear un
comité de control que
supervise el
cumplimiento de las
normas y
procedimientos
establecidos para la
ejecución de las obras.
Se estandarizan y se
actualizan manuales de
procedimientos por obra,
fortalece el control interno
durante la ejecución y
mejora la eficiencia y
productividad del recurso
humano.
EVALUACIÓN DE
RIESGOS
Elaborar mapa de
riesgos en obra,
especificando fecha,
lugar, personal
involucrado y nivel de
incidencia.
Falta coordinación entre
las áreas que son
responsables de la obra,
para reducir los factores
de riesgo y controlar
imprevistos.
Crear comité de
riesgos que elabore
mapa de riesgos por
obra, vigile programa
de salud ocupacional y
seguridad en las
obras, de acuerdo a
especificaciones y
requerimientos.
Al existir un mapa de riesgos
se reducen los tiempos de
respuesta ante eventos e
imprevistos, tomando
acciones inmediatas y
brindando seguridad al
personal y la infraestructura
física.
115
COMPONENTE
PROCESO METODOLÓGICO
PROBLEMA / OBSERVACIÓN
RECOMENDACIONES
IMPACTO / BENEFICIOS
ACTIVIDADES DE
CONTROL
Fijar pautas sobre los
procedimientos a
seguir antes, durante y
después de la obras,
dando cumplimiento a
los cronogramas
establecidos para cada
etapa de la ejecución.
No se da cumplimiento al
cronograma de actividades
determinado para la
ejecución de la obra, ante
la falta de personal idóneo
y capacitado.
Aplicar indicadores de
gestión que permitan
medir la efectividad de
los procedimientos
puestos en marcha,
nivel de cumplimiento
de cada proceso y nivel
de desempeño del
personal contratado.
Con ayuda de indicadores se
puede medir la afectividad de
los controles establecidos, el
nivel de cumplimiento de cada
actividad, incidencia de
factores de riesgo y nivel de
desempeño del personal y
grado de efectividad del
Sistema de Control Interno
entre otros.
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIÓN
Efectuar reuniones
semanales con
responsables de obra,
obreros y Auditoría
para detectar fallas en
procedimientos,
seguimiento y control.
Comunicación deficiente
entre procesos, se trabaja
de forma independiente y
no existe retroalimentación
para detectar y corregir
deficiencias
oportunamente.
Ampliar el tiempo de las
reuniones, dedicando
un espacio determinado
a la discusión de
inconvenientes, mejorar
deficiencias. Ubicar en
cada obra cartelera
para divulgar aspectos
a tener en cuenta.
Se fortalece el Sistema de
Control Interno en la medida
que los resultados de las
Auditorías sobre el control
interno evidencien
mejoramiento como resultado
de los planes desarrollados y
la efectividad en las acciones
tomadas.
116
COMPONENTE
PROCESO
METODOLÓGICO
PROBLEMA / OBSERVACIÓN
RECOMENDACIONES
IMPACTO / BENEFICIOS
MONITOREO
Realizar encuestas
sobre el nivel de
cumplimiento de
compromisos por
parte del personal
responsable de la
ejecución de las
obras.
Falta de capacitación del
personal de obra en la
función y alcances del
control interno, no existe
sentido de pertenencia y
responsabilidad frente a la
misión empresarial, para
mejorar su desempeño y
aumentar la productividad.
Realizar encuestas
periódicas a todo el
personal de obra, para
fortalecer el control
interno y sobre nivel
de cumplimiento de los
compromisos
adquiridos.
Se promueve y consolida la
cultura del autocontrol como
herramienta administrativa
para mejorar el Sistema de
Control Interno, el
desempeño laboral y
aumentar la productividad.
117
4.1 DISEÑO DE UN “CENTRO DE DATOS”
Es básico aprovechar al máximo las herramientas tecnológicas con que cuenta la
empresa CONSTRUMAX S.A., para lo cual se fortalece la propuesta de
mejoramiento, mediante el diseño de una plataforma de sistemas que permita
acceder a los funcionarios del área de construcciones a un completo y organizado
CENTRO DE DATOS, el cual debe ser alimentado con información referente a:
Pasos detallados de los procesos de licitación, contratación y ejecución.
Personal participante en cada uno de los procesos y responsabilidades en el
control interno.
Suministro de información de otras áreas respecto a las obras, proveedores y
clientes.
Requisitos mínimos para participar en una licitación.
Documentación exigida para elaborar contratos de obra, selección de personal
y proveedores de materia prima y materiales.
Control de calidad de documentación y requisitos de cada uno de los procesos.
Detalle de la descripción de actividades de los componentes del sistema
COSO, especificando tiempo y responsables.
Contactos, direcciones y teléfonos de contratistas y proveedores.
Especificación de cada uno de los factores de riesgo existentes en las obras,
nivel de incidencia y periodicidad.
Normas y leyes vigentes con respecto a la claridad y transparencia de los
procesos de licitación, contratación y ejecución de obras.
Dentro del área de construcciones se destinará un funcionario que estará
dedicado a recopilar toda la información necesaria sobre las diferentes licitaciones,
requisitos, documentación, fechas, cotizaciones y ofertas, entre otros. Esta
información será capturada en la plataforma de sistemas.
118
Foto 20. Centro de cómputo
Fuente: Revistas de Camacol
El Departamento de Sistemas tendrá la responsabilidad de diseñar un enlace
interno que permita tener acceso a los funcionarios del área de construcciones, el
cual les debe permitir en el momento de preparar licitaciones, elaborar contratos y
seleccionar proveedores, un menú de consulta con el CENTRO DE DATOS, con el
fin de contar con toda la información detallada que se requiere, en forma inmediata
para poder efectuar las modificaciones y arreglos dentro de los plazos estipulados
y de acuerdo con las directrices y requisitos contenidos en el Sistema de Control
Interno.
Así mismo, es claro que al final del proceso de ejecución, terminación y entrega de
obras se elabore y soporte con un informe del responsable de la obra, se realice
un control de calidad mediante una prueba piloto, que permita medir el nivel de
efectividad de la construcción desarrollada, efectuando una retroalimentación de la
información suministrada con el modelo de sistema de control interno COSO
implementado por CONSTRUMAX S.A.
Este modelo de gestión hará parte del Sistema de Control Interno, como una
herramienta práctica para la adecuada gestión y administración de los recursos del
119
área de construcciones, evitando que durante los procesos de licitación, selección,
contratación y ejecución de las obras se presenten sobrecostos, detectando a
tiempo fallas y falencias durante el desarrollo de los diferentes procesos para
hacer más eficiente la toma de decisiones.
Así mismo el área de construcciones en coordinación con las áreas de proyectos y
bienestar social, deberán elaborar el mapa de riesgos, el cual se incorporará al
sistema integrado de gestión, como material de consulta permanente en el centro
de datos, con el fin de minimizar y controlar los diferentes factores de riesgo
existentes.
120
IV. PLAN DE IMPLEMENTACIÒN
La implementación del plan de mejoramiento del Sistema de Control Interno debe
permitir que las actividades de seguimiento y control en todos los procesos de
construcción se realicen de forma transparente, respetando las normas y
especificaciones de la obra, para lo cual se requiere evaluar en su implementación
los siguientes aspectos:
Proceso interno de la ejecución de las obras civiles, documentación y flujo de
información manejada.
Nivel de cumplimiento de los compromisos adquiridos por parte del Contratante
y de los contratistas, respecto al acatamiento de las normas, leyes y
requerimientos propios del proceso de ejecución.
Elementos y formatos de seguimiento y control de datos e información del
proceso de ejecución, como elementos de juicio para formular pautas que
permitan mejorar el sistema de control interno.
Descripción hallazgo Acción propuesta Tiempo cumplimiento
121
De ahí que, el objetivo primordial de implementación de esta propuesta es
proporcionar una seguridad razonable sobre la consecución de los objetivos de la
organización, a través de la generación de una cultura empresarial de autocontrol,
que involucre no solo al personal de la compañía sino también a los funcionarios
que intervienen por parte del contratista, generando de manera oportuna acciones
y mecanismos de prevención y de control en tiempo real de las operaciones; de
corrección, evaluación y de mejora continua, brindando la autoprotección
necesaria para garantizar una función administrativa íntegra, eficaz y transparente,
con una alta contribución al cumplimiento de las responsabilidades adquiridas
durante la ejecución de las obras.
Como soporte para llevar a cabo esta gestión de forma exitosa, las gerencias de
proyectos, técnica, administrativa y financiera deben reunir esfuerzos para hacer
cumplir metódicamente cada una de las etapas de implementación y mejora del
Modelo Integrado de Control Interno – COSO, como son:
Planear (Control estratégico): Control al cumplimiento de la orientación
cultural, estratégica y organizacional de la compañía; constituye la base
para que el control sea una práctica cotidiana y corriente.
Hacer (Control de la gestión): Control de las operaciones, orientando a la
consecución de los resultados y productos necesarios al cumplimiento de
los objetivos organizacionales y sociales.
Verificar y actuar (Control de evaluación): Evalúa, en forma permanente, la
efectividad del sistema de control interno, el nivel de ejecución de los
planes y la eficiencia de la gestión. Detecta desviaciones, corrige y realiza
el mejoramiento correspondiente.
122
1. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN
Tabla 7. Plan de implementación
Tareas Objetivos Responsable Personal que participa
Tiempo Ejecución
Función realizada Presupuesto requerido
Indicador
Diagnóstico Situación Actual Sistema Control
Interno
Identificar los principales factores que inciden en el bajo nivel de cumplimiento del sistema de control interno.
Investigadora Gerencia de Construcciones Auditoría Interna Comité Coordinador de Control Interno
Personal área de construcciones Coordinador de construcciones Auxiliar de Auditoría
2 semanas
Identificación y conocimiento del sistema de control interno que tiene la empresa – Modelo COSO.
$ 3.250.000
Nivel de cumplimiento por área / Nivel presupuestado.
Realización de encuestas a
personal área de
construcciones y proyectos
Evaluar el actual nivel de efectividad del sistema de control interno y detectar fallas en su aplicación y cumplimiento
Investigadora Gerencia de Construcciones Auditoría Interna
Investigadora Personal área de construcción Auditor Interno
1 semana
Diligenciar en compañía del personal del área de construcciones el cuestionario de preguntas. Despejar dudas y contestar encuestas
$1. 550.000
Número de encuestas realizadas / # de empleados de obras por encuestar.
123
Tareas Objetivos Responsable Personal que participa
Tiempo Ejecución
Función realizada Presupuesto requerido
Indicador
Elaboración
estadística del nivel de
conocimientos sobre control interno y nivel
de cumplimiento
de su contenido
Cuantificar el grado de conocimientos que tiene el personal y porcentaje de cumplimiento en la entrega de información y documentación solicitada.
Investigadora Auditoría Interna Comité coordinador de control interno
Investigadora Personal construcciones Jefe de Construcciones
1 semana
Capturar y alimentar base de datos por obra, detallando nombre obra, fecha de inicio y terminación, documentación y requisitos específicos de control interno.
$2. 450.000
Productividad antes de la capacitación / Productividad después de la capacitación.
Elaboración informe de resultados
Detallar los resultados obtenidos de la encuesta, especificando nivel de conocimiento y cumplimiento, como soporte para el diseño del plan de mejoramiento.
Investigadora Auditoría Interna Jefe de construcciones Comité coordinador de control interno
Investigadora Auditor Interno Gerencia de Construcciones Comité de Coordinación Control Interno
1 semana
Análisis y evaluación de los resultados obtenidos con las encuestas. Elaborar propuesta de mejoramiento del sistema de control interno – modelo COSO.
$ 1.520.000
Resultados contenidos en el informe de Gerencia de Construcción.
Diseño plan de mejoramiento del sistema de control interno
Elaborar procedimiento a llevar a cabo para poner en marcha el plan de mejoramiento del sistema de control interno.
Investigadora Gerencia de Proyectos Gerencia de construcciones Auditoría Interna
Investigadora Jefe de construcciones Auditor Interno
2 semanas
Elaborar de acuerdo con los resultados modelo operativo para el plan de mejoramiento del sistema de control interno, con descripción y procesos a realizar.
$5.600.000
Informes de auditoría interna y jefes de obra.
124
Tareas Objetivos Responsable Personal que participa
Tiempo Ejecución
Función realizada Presupuesto requerido
Indicador
Creación comité de control y evaluación
Definir objetivos, funciones y responsabilidades del comité, determinando integrantes por área.
Investigadora Gerencia General Gerencia de Proyectos Auditoría Interna
Investigadora Gerente General Gerente de Proyectos Auditor Interno
1 semana
Integrar comité de control y evaluación con representantes de Gerente de construcciones y gerencia de proyectos de vivienda. Definir funciones y responsabilidades.
$2.360.000
Acta de creación de comité / Manual
Puesta en marcha de plan
de implementación y prueba piloto
Comunicación y divulgación de plan de mejoramiento, objetivos y alcance. Seguimiento y control específicamente en el área de construcciones.
Investigadora Gerencia de proyectos Gerencia de Construcciones Auditoría Interna
Investigadora Gerente de proyectos Gerente de Construcciones Auditor Interno
2 semanas
Elaborar de acuerdo con los resultados instructivos sobre el plan de mejoramiento del sistema de control interno durante la ejecución de las obras.
$4.680.000
Nivel de cumplimiento por empleado / Nivel proyectado de cumplimiento por empleado.
125
Tareas Objetivos Responsable Personal que participa
Tiempo Ejecución
Función realizada Presupuesto requerido
Indicador
Retroalimenta- ción y ajuste de
plan de implementación
Revisar funcionalidad del plan implementado, detectar fallas y realizar ajustes necesarios.
Investigadora Gerencia General Gerencia de Proyectos Gerencia de construcciones Auditoría Interna
Investigadora Ingenieros, coordinadores y jefes de obra. Personal área de construcciones Auditor Interno
1 semana
Revisar funcionamiento del plan, tiempos y personal involucrado. Determinando tiempo de cumplimiento y proceso llevado a cabo.
$ 3.330.000
Calificación obtenida por funcionario /total calificaciones de personal involucrado.
Comunicación y divulgación
sobre plan de mejoramiento a
través de capacitación personal área
de construcciones sobre contenido y alcances del control interno
Dar a conocer nuevos procedimientos para mejorar la efectividad del sistema de control interno. Establecimiento de compromisos por parte del personal.
Investigadora Auditoría Interna Comité de Coordinación de Control Interno
Investigadora Personal área de construcciones Personal área de proyectos VIS. Auditor Interno Comité de Coordinación Control interno
1 semana
Desarrollar programa de capacitación sobre control interno, plan de mejoramiento del sistema de control interno, como también evaluación del desempeño laboral.
$ 3.145.000
Personas asistentes a la capacitación / Personas divulgadas en la capacitación.
Total
$27.885.000
126
INDICADORES DE GESTIÓN – EVALUACIÓN FACTORES
OBJETIVO: Mejoramiento Sistema de Control Interno
PLAN ESTRATÉGICO: Desarrollar capacitación para manejo óptimo del sistema de control interno
Tabla 8. Indicadores de gestión – evaluación factores
Factor
Indicador de gestión
Mínimo
Aceptable
Satisfactorio
Sobresaliente
Máximo
Nivel de
cumplimiento de requerimientos obra/ total requerimientos
por obra
# de requerimientos cumplidos por obra/ Total requerimientos a cumplir por obra
0,80
0,85
0,90
1,00
1,00
Calidad de la capacitación/ Total personal
capacitado
Puntaje real obtenido Puntaje esperado
80
85
90
100
100
Nivel de eficiencia en seguimiento y control
de documentos
Cantidad de documentos utilizados por obra / total documentos presupuestados por obra
70
72
80
100
100
Eficiencia cobertura de la capacitación
Total personas capacitadas /
Total personas programadas
80
85
90
100
100
127
1.1 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Tabla 8. Cronograma de actividades plan de implementación
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PLAN DE IMPLEMENTACIÓN - SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ACTIVIDADES PERIODO – AÑO 2010
Octubre Noviembre Diciembre
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1
Diseño y puesta en marcha plan de
implementación, determinación de
procedimientos a llevar a cabo y definición de
tiempo y forma de realizar prueba piloto.
2
Establecimiento de comité de control y
evaluación del plan de mejoramiento del
sistema de control interno implementado,
identificación de situaciones durante proceso
de seguimiento y control
3
Evaluación de la puesta en marcha,
identificación de fallas y deficiencias y
corrección de desviaciones y compromisos
4
Capacitación de personal área de
construcciones sobre sistema de control
interno. Divulgación y comunicación de los
alcances del plan implementado, destacando
optimización desempeño laboral y aumento
de productividad.
128
V. PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACIÓN
PRESUPUESTO DE CAPACITACIÓN PERSONAL DEL ÁREA DE
CONSTRUCCIONES
Tabla 10. Presupuesto de capacitación área de construcciones
ACTIVIDAD PERSONAL
PARTICIPANTE
COSTO UNITARIO COSTO
TOTAL
Taller práctico con: • Manual del
Sistema de Control Interno
• Formatos de evaluación de ejecución de obras.
• Formatos requerimientos y especificaciones de obra.
15 funcionarios de Proyectos de
vivienda de interés social
Impresión de 15
manuales a razón de $ 18.000 c/u
Paquete de 50
formatos $ 2.500 c/p
Paquete por 50
Formatos de requerimientos
$ 1.000 c/u
$ 270.000
$ 125.000
$ 50.000
Seminario sobre sistema de Control Interno Capacitación sobre planes de mejoramiento
15 personas en
total
15 personas
Paquete para los 15
funcionarios total = $ 800.000.
Paquete para los 15
funcionarios total = $ 800.000
$ 800.000
$ 800.000
TOTAL Presupuesto
Capacitación
$ 2.045.000
Desarrollo plan de implementación y puesta en marcha…………… $27.885.000
TOTAL PRESUPUESTO PLAN DE IMPLEMENTACIÓN…… $29.930.000
129
130
CONCLUSIONES
El trabajo desarrollado se soporta en el estudio y conocimiento del sistema de
control interno, como fundamento teórico y práctico, para que la empresa
CONSTRUMAX logre a través de su mejoramiento optimizar todos y cada uno de
sus procesos internos, y de forma clara consolidar el proceso de certificación de
su Sistema de Gestión de Calidad, teniendo en cuenta que el cumplimiento de los
estándares de calidad dentro del sector de la construcción requieren de constante
revisión, manejo y control para evitar riesgos humanos, técnicos y financieros que
perjudiquen su comportamiento dentro del mercado y la reducción de las
utilidades, aspectos fundamentales para el desarrollo de futuras obras en toda la
ciudad y el país.
Las normas de Control Interno contenidas en el trabajo de investigación, se
constituyen en guías generales dictadas por los organismos competentes, como el
Ministerio del Medio Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial y que son
analizados por organismos del sector como Camacol, con el objeto de promover
una sana administración de los recursos humanos y técnicos en el marco de una
adecuada estructura del control interno. Estas normas establecen las pautas
básicas y guían el accionar de la empresa CONSTRUMAX hacia la búsqueda de
la efectividad, eficiencia y economía en todas sus operaciones; soportadas en
principios y prácticas de aceptación general, así como en los fundamentos y
herramientas administrativas del modelo COSO que permitieron establecer planes
de mejoramiento e implementación del Sistema de Control Interno aplicado por la
empresa desde el año 2008, bajo criterios de responsabilidad y compromiso frente
a la misión empresarial.
Es necesario implementar los procesos de mejora continua en el funcionamiento
del Sistema de Control Interno durante la ejecución de las obras, mediante la
131
estandarización de los mismos, lo cual servirá para verificar y evaluar cómo se
están ejecutando dichos procesos.
También debe haber una comunicación total del equipo de trabajo y debe existir
un alto nivel de pertenencia con los proyectos desarrollados.
132
RESULTADOS E IMPACTO ESPERADO
Se espera que la presente formulación de pautas sobre la importancia que tiene el
sistema de control interno durante el proceso de ejecución de obras, sirva para
reflexionar y alimentar nuevos modelos administrativos y operativos tendientes a
mejorar y optimizar el uso de herramientas administrativas y financieras por parte
de la Organización Constructora CONSTRUMAX S.A. como aporte a la
consolidación de la construcción de vivienda de interés social en Colombia.
En este mismo sentido, el conocimiento y aplicación de los conceptos y
fundamentos del sistema de control interno, debe ser una tarea permanente para
todo el personal de obra, para lo cual se hace necesario diseñar programas de
capacitación que permitan al recurso humano participar activamente en el
cumplimiento de las normas y procedimientos contenidos en el mismo, como
soporte para el desarrollo y crecimiento de Construmax S.A., facilitando la toma de
decisiones y la integración efectiva del recurso humano en todos los procesos
internos de la organización; constituyéndose además en prenda de garantía para
el eficiente funcionamiento del sistema de control interno, aspectos que deben
conducir al logro de los objetivos y metas propuestas, como resultado de la
implementación de estrategias efectivas durante las etapas de planeación,
organización, ejecución y control de las obras.
El desarrollo y consolidación del sistema de control interno durante la ejecución de
obras de construcción es de gran impacto, en la medida en que su implementación
se convierte en el soporte fundamental para mejorar los procesos y hacer más
eficiente el desempeño del personal de obra; razón por la cual se requiere el
compromiso del investigador para poner en práctica los conocimientos adquiridos
durante la carrera de Administración de Empresas, utilizando las teorías y técnicas
modernas que permiten elaborar propuestas de mejoramiento de los sistemas de
133
control interno al interior de la organización, facilitando mejores canales de
comunicación, participación y compromiso permanente del personal y un ambiente
de trabajo saludable y eficiente en el sitio de obra, fortaleciendo el seguimiento y
control administrativo de todos y cada uno de los procesos llevados a cabo,
respetando las necesidades y requerimientos propios del ramo de la construcción
y de la arquitectura moderna.
134
BIBLIOGRAFÍA
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135
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http://guarne-antioquia.gov.co/apc-aa-files/.../xtu_presentacion_meci.pdf -
MAPA DE PROCESOS - SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD CONSTRUMAX S.A.
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
ORGANIZACIÓN CONSTRUCTORA CONSTRUMAX S.A.
MAPA DE PROCESOS
NE
CE
SID
AD
DE
S D
EL
CL
IEN
TE
GESTIÓN
FINANCIERA
GESTIÓN DE CALIDAD Y
MEJORAMIENTO CONTINUO
GESTIÓN DE
RECURSOS
TECNICOS
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATÉGICO
CL
IEN
TE
CO
N N
EC
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IDA
DE
S S
AT
ISF
EC
HA
S
GESTIÓN DE
PLANIFICACIÓN
Y
DISEÑO
GESTIÓN
ECNICA
GESTIÓN DE
TALENTO
HUMANO
POST VENTA
GESTIÓN COMERCIAL
GESTIÓN DE OPERACIONES
GESTIÓN DE
RECURSOS
ADMINISTRATIVOS
E INFORMÁTICOS
CÓDIGO
FECHA
VERSIÓN
MP GE 01
03 /09/2007
1
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
