2015

Justificación

Se trata de buscar el bienestar de la institución, basándome en las quejas que se presentaron al director general de los tecnológicos a nivel federal, para poder dar posibles soluciones y recomendaciones a los problemas que se encontren en el transcurso de la auditoria; la misma que con su planificación sedará los lineamientos que garantizaran la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de información, investigación preliminar, proyecto de auditoría y diagnóstico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.

Factores a revisar

Como primera medida vamos a determinar los factores que se consideran esenciales para el estudio de la organización en función del proceso administrativo que forma parte del funcionamiento optimo de la institucion.

Dentro del proceso administrativo nosotros vamos a realizar un análisis de los siguientes puntos:

ETAPAS DEL PROCESO ADNMINISTRATIVO

Planeación

:Visión Misión Objetivos Metas Estrategias Procesos Políticas Procedimientos

Propósito Estratégico: Definir el marco de acentuación de la organización

Organización:

Estructura Organizacional División y distribución de funciones Cultura Organizacional Recursos Humanos Instrumentos técnicos de apoyo

Propósito Estratégico: Diseñar e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organización

Dirección:

Liderazgo Comunicación Motivación Grupos de trabajo Manejo del estrés el conflicto y la crisis Tecnología de información Toma de decisiones Creatividad e innovación Propósito Estratégico:

Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestión de la organización

Control:

Naturaleza Sistemas Procesos Áreas de aplicación Herramientas Calidad

Propósito Estratégico: Medición del progreso de las acciones en funciónal desempeño

En donde se prestara mayor atención en las quejas siguientes:

Nombramientos fuera de los instituto tecnológicos de Morelia Asignación de dos jefes de departamentos de las siguientes asiganturas Depto. Metal mecánica Depto. de eléctrica Depto. Económico- administrativo Se están ejerciendo recursos federales con la firma de IGE que aún no es

autorizado legalmente por la dirección. Proceso de contratación fuera de la normatividad con respecto de IGE

- Queja ante derechos humanos.

- Inconformidad por parte de participantes.

- Pregunta sobre incurrir en una falta por parte de director

- Petición y monitoreo de presupuesto para congresos. $200,000.00 Días no oficiales de suspensión de acuerdo en orden federal

FUENTES DE INFORMACION A UTILIZAR

Son las instancias internas y externas que se va a utilizar para captarla información requerida y plasmar en los papeles de trabajo que se adjuntaran en anexos.

Entrevistas, cuestionarios y encuestas que se aplicara a las siguientes instancias:

Internas:

Jefes de departamento Director general de la instituto docentes

Externas:

Alumnos

PROPUESTA TECNICA

Naturaleza: auditoria administrativa

Alcance:

- Depto. Metal mecánica

- Depto. de eléctrica

- Depto. Económico-administrativo

- Depto. Recursos humanos

- Depto. Planeación y vinculación

Estrategias:

El auditor realizara visitas periódicas para conocer el desarrollo de las actividades del establecimiento, mediante la observación dará un diagnóstico del los procesos que se realizan en el interior y el desenvolvimiento tanto del administrador como de los trabajadores

Recursos: Auditor Independiente

Resultados: Identificar los procesos utilizados en la institucion para proceder a estandarizarlos.

Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas al área.

Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área.

Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área.

Asignación de la Responsabilidad

Actitud: La labor de investigación se realizara de la manera más objetiva y sin perjuicios por parte del auditor

Diagnóstico Preliminar

Para enriquecer la documentación recabada se investigara sobre esta información para afirmarla y complementarla.

Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento del instituto tecnológico de morelia

Se revisaran las actividades que realiza el personal para precisar si se llevan a cabo conforme al reglamento oficial del personal docente y no docente.

Visitas programadas al tecnológico para recolectar la información necesaria a través de entrevistas y aplicación de cuestionarios, así como información directa e investigación documental.

La determinación de las acciones se apegará al programa definido. Proponer mecanismos de acción que apoyen a la mejora continua. El informe de auditoría de debe preparar de acuerdo con los resultados que

se obtengan

INSTRUMENTACIÓN

Recopilación de la Información:

Técnicas de recolección:

Decidí aplicar las siguientes técnicas, debido a la facilidad y rapidez de las mismas para obtener la información necesaria.

Investigación documental Observación directa Entrevista Cuestionarios

PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas, donde el auditor del equipo llevará un resumen de lo ocurrido durante el proceso de información necesaria para la auditoría

CARTA DE CONVENIO

Fecha: 4 de octubre del 2015

Ing. Carmen Yaret Rodriguez Herrera

INSTITUTO TECNOLOGICO DE MORELIA

Ubicado Avenida Tecnológico #1500, Col. Lomas de Santiaguito. Morelia, Mich

Estimado Director General del Tecnológico de Morelia

La presente confirma nuestro acuerdo concerniente a los términos del convenio y la naturaleza de los servicios que se llevarán a cabo para realizar una Auditoria Administrativa.

Las condiciones son las siguientes:

Período:

Este convenio tendrá una vigencia de 5 días, iniciándose el 5 de octubre del 2015. Ninguna de las partes puede dar como concluido el contrato antes de la entrega del aviso por escrito correspondiente a la contraparte.

En caso de terminación, el auditor será compensado por los servicios prestados hasta la fecha de finalización

Obligaciones: Nuestras obligaciones concluyen: Aplicación de una Auditoria Administrativa Presentación de reportes semanales del progreso del proyecto. Preparación del reporte final y exposición al Director General de los

tecnológicos de un documento l que incluya observaciones y recomendaciones para la implementación de los cambios propuestos.

  Compensación:La compensación el servicio será de $500.00 diarios, pagaderos y facturados cada quince días.Otros costos como de transporte, serán facturados por separado.

Anexamos a está una copia del convenio para sus registros. Favor de firmar el original y devolverlo a esta oficina en el sobre adjunto.

___________________Atentamente

Carmen Yaret Rodriguez HerreraAuditora

PROGRAMA DE AUDITORIA

No ACTIVIDAD P.RESP. FECHA1 Programar y efectuar entrevistas para el director

general y jefes de departamento (observación directa)

Auditor 5-OCT-2015

2 Revisar la información recopilada de las entrevistas e identificar los casos que se deben

ampliar o aclarar en su caso

auditor 6-OCT-2015

3 Aplicar cuestionarios al alumnado y reforzar la información que haga falta (observación directa)

Auditor 7-OCT-2015

4 Depurar la información recabada y elaboración de un diagnostico conceptual y detallado

Auditor 8-OCT-2015

5 Elaborar el informe del diagnostico dirigido al Director General de los tecnológico a nivel

federal

Auditor 9-OCT-2015