Promoción, uso y apropiación de una herramienta TIC ...
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1 Promoción, uso y apropiación de una herramienta TIC administrativa para atender necesidades en gestión de recursos de capital e inventario en misceláneas al por menor del sector de San Mateo Karen Paola Muñoz Parra Diana Carolina Palomino Sánchez Diana Marcela Pulido Tocarruncho Lina Julieth Triana Gómez Fundación Universitaria Panamericana Facultad de ciencias empresariales Finanzas y negocios internacionales Bogotá, Colombia 2015
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Promoción, uso y apropiación de una herramienta TIC administrativa para
atender necesidades en gestión de recursos de capital e inventario en
misceláneas al por menor del sector de San Mateo
Karen Paola Muñoz Parra
Diana Carolina Palomino Sánchez
Diana Marcela Pulido Tocarruncho
Lina Julieth Triana Gómez
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad de ciencias empresariales
Finanzas y negocios internacionales
Bogotá, Colombia
2015
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Promoción, uso y apropiación de una herramienta TIC administrativa para
atender necesidades en gestión de recursos de capital e inventario en
misceláneas al por menor del sector de San Mateo
Karen Paola Muñoz Parra
Diana Carolina Palomino
Diana Marcela Pulido Tocarruncho
Lina Julieth Triana Gómez
Proyecto de trabajo de Grado presentado como requisito para optar al título
de: Profesional en Finanzas y negocios Internacionales.
Director (a):
Profesional en comercio internacional
Magíster en Gestión de la Tecnología Educativa con énfasis en Investigación
de proyectos
Emma Patricia Jiménez Vargas
Línea de Investigación:
Estrategia empresarial.
Grupo de Investigación:
Grupo de Estudios en Gestión Empresarial
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad de ciencias empresariales
Finanzas y negocios internacionales
Bogotá, Colombia
2015
3
Dedicatoria
En primer lugar a Dios, nuestra guía y motivación.
A nuestros padres y hermanos, quienes han participado en las etapas más
importantes de nuestras vidas y han hecho de cada una de nosotras mujeres
luchadoras y emprendedoras.
En todos los asuntos humanos hay esfuerzos, y hay resultados, y la fortaleza del
esfuerzo es la medida del resultado.
James Allen
4
Agradecimientos
De forma especial agradecemos a Fabián González Jiménez, Coordinador
Pedagógico de Redvolución y a la Fundación Alberto Merani por acompañarnos
en el proceso investigativo, compartir sus conocimientos y su tiempo, además de
confiar en nuestras capacidades y conocimientos para contribuir a la comunidad, de
la misma forma agradecemos a los docentes de la Universidad Panamericana,
quienes durante el proceso formativo han sido pilares y ejemplo a seguir en las
actividades propuestas en el desarrollo de la investigación.
5
Declaración
Los autores certifican que el trabajo enviado es de su autoría, para su elaboración
se han respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de
parafraseo de la misma forma que las cita de citas y se declara que ninguna copia
textual supera las 400 palabras. Por tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de
plagio, ni por similitud ni por identidad. Los autores son responsables del contenido
y de los juicios y opiniones emitidas.
Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido del
trabajo de investigación titulado Promoción, uso y apropiación de una herramienta
TIC administrativa para atender necesidades en gestión de recursos de capital e
inventario en misceláneas al por menor del sector de San Mateo, siempre que se
haga la respectiva cita bibliográfica que dé crédito al trabajo, sus autores y otros.
Investigadores: Diana C. Palomino S, Diana M. Pulido T, Lina J. Triana G, Karen
P. Muñoz P.
Diana C. Palomino S, Diana M. Pulido T,
Lina J. Triana G, Karen P. Muñoz P,
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Contenido
Listado de anexos .................................................................................................... 8
Lista de tablas e ilustraciones. ................................................................................. 9
Lista de gráficos. ................................................................................................... 10
Lista de símbolos y Abreviaturas .......................................................................... 12
Resumen ................................................................................................................ 13
Palabras Claves ..................................................................................................... 13
Abstract ................................................................................................................. 14
Keywords .............................................................................................................. 14
Introducción .......................................................................................................... 15
Justificación........................................................................................................... 17
Objetivos ............................................................................................................... 19
Objetivo general ................................................................................................ 19
Objetivos específicos ......................................................................................... 19
Capítulo 1. ............................................................................................................. 20
Marco teórico..................................................................................................... 20
1.1 Antecedentes................................................................................................ 22
1.1.1 Proyectos de inserción tecnológica enfocados en necesidades
administrativas de microempresas. ................................................................ 23
1.1.2 Herramientas financieras virtuales para personas naturales............ 27
1.1.3 Ecosistema digital ........................................................................... 29
1.1.4 Capacitaciones empresariales CCB. ..................................................... 30
1.1.5 Caracterización económica empresarial de Soacha .............................. 31
1.2 Marco Conceptual ....................................................................................... 33
1.3 Marco Geográfico .................................................................................... 35
1.4 Marco legal .................................................................................................. 36
1.4.1 Ley 1341- CRC ..................................................................................... 36
1.4.2 Decreto 2706 de 2012 ........................................................................... 36
1.4.3 Ley 590 de 2000 ................................................................................... 37
1.4.4 Ley 1314 de 2009 ................................................................................. 37
Capítulo 2. ............................................................................................................. 38
7
Tipo de investigación. ....................................................................................... 38
Diseño Metodológico ..................................................................................... 38
2.1 Tipo de diseño o estudio .......................................................................... 39
2.2 Sistema de hipótesis y variables .............................................................. 39
2.3 Población y muestra: ................................................................................ 40
2.4 Instrumentos............................................................................................. 41
2.5 Procedimiento .......................................................................................... 42
2.6 Consideraciones éticas: ............................................................................ 45
Capítulo 3. ............................................................................................................. 46
Resultados.......................................................................................................... 46
3.1 Encuesta línea de entrada. ........................................................................... 46
3.1.1 Conclusiones aplicación de la encuesta línea de entrada ......................... 68
3.2 Selección herramienta tecnológica administrativa. ..................................... 69
3.3 Capacitaciones microempresarios. .............................................................. 70
3.4 Encuesta línea de salida ............................................................................... 71
3.4.1 Comparación datos encuesta línea de entrada y salida ............................. 80
Capítulo 4 .............................................................................................................. 81
Conclusiones...................................................................................................... 81
Recomendaciones .............................................................................................. 84
Glosario ............................................................................................................. 86
Lista de Referencias .......................................................................................... 87
Anexos ............................................................................................................... 89
8
Listado de anexos
Pág.
Anexo A: Línea de entrada…………………………………………...……..89
Anexo B: Línea de salida...……………………………………………….....93
Anexo C: Cartilla de capacitaciones………………………………...........…95
9
Lista de tablas e ilustraciones.
Pág.
Tabla 1: Cronograma de actividades realizadas………………………………....44
Ilustración 1: Registro fotográfico miscelánea Nada me faltará……………..…115
Ilustración 2: Registro fotográfico Papelería y Miscelánea donde Paola………115
Ilustración 3: Registro fotográfico Papelería y Miscelánea el Sol…….…….....116
Ilustración 4: Registro fotográfico de capacitación N°1………..….….…….....116
Ilustración 5: Registro fotográfico de capacitación N°2…….…...…….……....117
Ilustración 6: Registro fotográfico de capacitación N°3…....………….............117
Ilustración 7: Registro fotográfico de capacitación N°4…………...….…….....118
Ilustración 8: Registro fotográfico de capacitación N°5…………………….....118
10
Lista de gráficos.
Pág.
Gráfico Nº 1: clasificación de empresas en Colombia……………………...........25
Gráfico N° 2 Flujo procesos metodología……………………………..………...38
Gráfico N° 3. Rango de edades……………………………………………..........47
Gráfico No 4. Nivel de escolaridad.…………………………….……......…........48
Gráfico No 5. Clasificación usos de internet………………………..……..….....49
Gráfico No 6. Páginas visitadas a través de internet…………………….......…...50
Gráfico No 7. Red social…………………………………………………….…...51
Gráfico No 8. Uso del computador en actividades laborales.…………...….........52
Gráfico No 9. Acceso a internet en el lugar de trabajo……....…………………..53
Gráfico No 10. Celular inteligente con acceso a internet……………………..….54
Gráfico No 11. Rango de ingresos………………………………..………...…....55
Gráfico Nº 12. Dependencia económica……………………………………....…56
Gráfico Nº 13. Acceso a proveedores……………………………………...….…57
Gráfico Nº 14. Acceso a créditos…………………………………………...……58
Gráfico Nº 15. Uso de cuentas de ahorro o corriente………………………...…..59
Gráfico Nº 16. Tasa de interés……………………………………………...……60
Gráfico Nº 17. Pasivos y activos…………………………………………...…….61
Gráfico Nº 18. Estados financieros…………………………………………...….62
Gráfico Nº 19. Inventarios……………………………………………………….63
Gráfico Nº 20. Almacenamiento inventarios………………………………...…..64
Gráfico Nº 21. Costos y gastos…………………………………………………...65
Gráfico Nº 22. Aplicación herramientas……………………………………...….66
Gráfico Nº 23. Capacitaciones entidades públicas y privadas……………...……67
11
Gráfico Nº 24. Uso continuo Express Accounts…………………………………71
Gráfico Nº 25. Perspectivas herramienta administrativa……………………..…72
Gráfico Nº 26. Beneficios de la herramienta………………………………….….73
Gráfico Nº 27. Apoyo entidades públicas y privadas ………………………...….74
Gráfico Nº 28. Tipos de ayuda microempresarial ………………..……………...75
Gráfico Nº 29. Dificultad Express Accounts………………………………….…76
Gráfico Nº 30. Obstáculos en la herramienta…………………………………….77
Gráfico Nº 31. Capacitación herramienta asignada……………………………...78
Gráfico Nº 32. Uso herramienta en microempresas……………………………...79
12
Lista de símbolos y Abreviaturas
Abreviatura Término
MinTIC Ministerio de tecnologías de la información y las
comunicaciones de Colombia.
MiPyME Micro, pequeña y mediana empresa.
TIC Tecnologías de la información y la comunicación.
DANE Departamento Administrativo Nacional de Estadística.
Datexco Data Experts Corporation.
App Aplicación
CRC Comisión de Regulación de Comunicaciones
CCB Cámara de Comercio de Bogotá
UNCTAD United Nations Conference on Trade and Development
13
Resumen
El grupo de investigación con la fundación Alberto Merani realiza un análisis
teniendo en cuenta los datos registrados en la Alcaldía de Soacha para identificar el
sector con mayor número de microempresas que en su mayoría se dedican al
comercio y se encuentran ubicadas en San Mateo. Se seleccionan como objeto de
estudio 12 negocios dedicados al comercio al por menor, específicamente
misceláneas, llevando a cabo la aplicación de una encuesta de línea de entrada que
permite evidenciar las principales falencias administrativas; tras realizar el
correspondiente análisis se determina y asigna la herramienta tecnológica de
alcance administrativo denominada Express Accounts, adecuada a las necesidades
manifestadas previamente por los comerciantes. Posteriormente se realizan
procesos de formación que corresponde a las siguientes fases: cartilla didáctica,
ejercicios de modulación, simulación y práctica que facilita la explicación del uso
de la herramienta. Al finalizar las capacitaciones se realiza una encuesta línea de
salida identificando los beneficios de la herramienta que les permite organizar sus
estados y estructura financiera, inventarios, costos, gastos y utilidades mejorando
los hábitos administrativos de los microempresarios que se apropian y hacen uso de
ésta de manera continua en sus negocios.
Palabras Claves
Herramienta Express Accounts, microempresas, Redvolución, estados financieros,
ventas, compras, TIC.
14
Abstract
The research group with the foundation Alberto Merani an analysis taking into
account the data recorded in the Municipality of Soacha to identify the sector with
the highest number of microenterprises which mostly they involved in trading and
are located in San Mateo. Are selected as the object of study 12 businesses engaged
in retail, specifically miscellaneous, pursuing the implementation of a survey line
input makes evident the main administrative shortcomings; after making such
analysis is determined and assigned appropriate to the needs expressed previously
by traders technological scope administrative tool call Express Accounts.
Subsequently forming processes corresponding to the following steps: didactic
manual, exercises modulation, simulation and practice facilitating explanation of
the use of the tool. At the end of the training a survey is carried out line identifying
the benefits of the tool that allows them to organize their statements and financial
structure, inventory, costs, expenses and profits by improving administrative habits
of microentrepreneurs who appropriate it and make use of continuously in business.
Keywords
Express Accounts tool, micro, Redvolución, financial statements, sales, purchasing,
ICT.
15
Introducción
Redvolución es una iniciativa del Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, MinTIC, cuyo objetivo principal es mejorar la
calidad de vida, reducir la brecha digital y promover el emprendimiento social y
económico a través del conocimiento de las nuevas tecnologías; en el segundo
semestre del año 2015 la Unipanamericana ha creado un convenio con la fundación
Alberto Merani, con el ánimo de involucrar a los estudiantes en la práctica social y
desarrollo de la iniciativa del MinTIC.
El grupo de investigación quiso integrar prácticas financieras y herramientas
tecnológicas en el desarrollo del proyecto, involucrando microempresarios para ser
capacitados en ámbitos financieros y administrativos, por lo cual se espera
promover el uso y apropiación de una herramienta tecnológica para atender
necesidades de gestión y control de recursos.
Mediante la metodología estudio de caso, se pudo observar la práctica
administrativa de los comerciantes de las misceláneas, la cual se limita al registro
en libros y archivo de facturas. Partiendo de la problemática inicial se genera una
hipótesis basada en la información obtenida previamente, establecida por el
supuesto de la ejecución de capacitaciones usando la herramienta tecnológica
administrativa que cubra las necesidades identificadas, además de desarrollar
estrategias y elementos de ayuda que permitieran a los comerciantes conocer sobre
la herramienta administrativa y su beneficio al aplicarla diariamente en la
administración de sus negocios.
16
Tras la implementación de una encuesta línea de entrada y los análisis
pertinentes se elige la herramienta Express Accounts, cuyo manejo se explica
detalladamente en el anexo C; uno de los funcionarios de la fundación Alberto
Merani realiza la capacitación en el uso de la herramienta a los coordinadores del
proyecto, para posteriormente realizar las capacitaciones a cada uno de los
trabajadores o propietarios de las misceláneas que decidieron participar en el
desarrollo del proyecto; finalmente se aplica una encuesta de línea de salida
generando conclusiones que permiten dar solidez al proyecto y argumentar los
resultados del mismo.
17
Justificación
Generalmente las microempresas están en la búsqueda de una solución
administrativa eficiente frente a los obstáculos que se evidencian en la optimización
de recursos y acceso a los mismos, en el caso de las MiPyMEs existen barreras para
organizar su contabilidad y por ende no tienen control sobre sus recursos, en
particular en el sector de las microempresas “definidas como aquellas que venden
productos al público de forma limitada diariamente”(Marcuse, 2009), se refleja
poca habilidad en la administración de capital, por lo cual tienen dificultades para
la fijación de precios, identificar sus gastos, costos y acceder a beneficios bancarios;
en muchos casos estas razones llevan a la liquidación de las microempresas antes
de 3 años de funcionamiento según lo demuestra la Cámara de Comercio de Bogotá:
En el comercio al por mayor y al por menor se crea un mayor número de
microempresas como personas naturales y generalmente son las empresas con
mayor vulnerabilidad a la competencia y el mercado, por factores como falta de
preparación de sus dueños para administrar la empresa, baja calificación del
recurso humano que contratan y dificultades para acceder a financiamiento y
crédito, especialmente las empresas que tienen entre 1 y 3 años. (Cámara de
Comercio de Bogotá, 2009, p. 9)
Esta situación se presenta frecuentemente en el sector de Soacha, en el cual
se estableció un total de 5.590 empresas al año 2008, de las cuales el 96,86% son
microempresas, el 44% del total es decir 2.464 se dedican al comercio, de estas
2.227 son microempresas dedicadas al comercio al por menor (Ramírez, 2009, pp.
27–29); teniendo en cuenta esta cifra y las necesidades del sector comercial se
establece como objeto de estudio las misceláneas ubicadas en el barrio San Mateo-
Soacha ya que carecen de buenas prácticas en la administración de sus negocios,
18
aspecto principal que motiva al estudio de hábitos administrativos que limitan el
máximo aprovechamiento de los recursos e inventarios con los que cuentan.
En cuanto al uso de herramientas tecnológicas se ha evidenciado que las
grandes empresas han mejorado sus prácticas en la administración de efectivo e
inventarios, además de brindar valores agregados para sus clientes (Ontiveros,
2014, p. 47); lo anterior puede servir como ejemplo para incentivar a los
comerciantes de las misceláneas para incursionar en nuevas tácticas de
administración.
Una de las entidades promotoras del uso de estas herramientas es el MinTIC
que ha desarrollado estrategias que involucra a las microempresas y la inclusión
tecnológica como el proyecto de MiPyME digital (Ministerio de Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones, 2015e) el cual busca mediante el
apadrinamiento de empresas la capacitación e implementación de herramientas TIC
en los procesos productivos de las mismas.
En consecuencia con lo anterior el proyecto pretende seguir los parámetros
del MinTIC en el programa de Redvolución, desarrollando estrategias
administrativas y promoviendo la sostenibilidad de sus negocios a través del uso de
una herramienta que les permita obtener información financiera para la gestión de
sus recursos y la toma de decisiones de inversión o crédito, que orientarán a los
microempresarios de las misceláneas seleccionadas aleatoriamente teniendo en
cuenta su actividad económica y su ubicación en un sector de Soacha altamente
comercial.
19
Objetivos
Objetivo general
Desarrollar estrategias que incentiven la promoción, uso y apropiación de
una herramienta TIC administrativa a través de procesos de formación, para atender
necesidades en la gestión de recursos de capital e inventario de los comerciantes al
por menor de misceláneas ubicadas en el sector de San Mateo-Soacha.
Objetivos específicos
Identificar las principales falencias en materia administrativa de los
comerciantes de misceláneas al por menor en el sector de San Mateo a través
del diseño de una encuesta de línea de entrada.
Seleccionar una herramienta administrativa de uso libre para la gestión y
optimización de recursos de capital e inventario de los comerciantes de
misceláneas de San Mateo-Soacha.
Diseñar un manual de usuario didáctico que facilite el aprendizaje en el uso
de la herramienta TIC seleccionada y sus beneficios.
Capacitar a los propietarios y/o empleados de misceláneas del sector de San
Mateo en el manejo de la herramienta tecnológica de alcance administrativo
por medio de estrategias pedagógicas.
Medir los resultados obtenidos mediante la aplicación de una encuesta de
línea de salida para determinar el uso y apropiación de la herramienta.
20
Capítulo 1.
Marco teórico
El proyecto de investigación se enfoca en un sector de San Mateo,
compuesto por algunos de los pequeños comerciantes con negocios que se
clasifican según datos de la CCB como microempresas.
En la Alcaldía de Soacha se indagó sobre proyectos de desarrollo
empresarial e impulso de TIC y no hay existencia de estos, ya que se focalizan en
el desarrollo de la niñez y el bienestar de la tercera edad; según datos tomados de
las encuestas realizadas a los propietarios de dicho lugar sus principales falencias
residen en el conocimiento de administración y ejecución de sus recursos. Este
proyecto se desarrollará en convenio con el MinTIC a través de su estrategia de
Redvolución, se trabajará con una población objetivo compuesta por 12
misceláneas de las cuales el 50% tienen educación hasta grado bachiller, 25% son
técnico laboral y 25% son profesionales, la iniciativa de sus propietarios por
emprender principalmente es por independencia económica, y el 50% de estas
tienen por lo menos un trabajador; un 83% de la población de estudio afirma tener
conocimientos sobre estados financieros y sus beneficios en la administración
aunque no los aplican, el 33% de estos no tienen control sobre sus inventarios y un
67% lo controla a través de materiales como cuadernos o libros contables;
adicionalmente un 64% ha accedido a créditos, se debe tener en cuenta que pocas
microempresas acceden a éstos, prefieren buscar medios de financiación informales
debido a la exigibilidad de entidades bancarias; cualquier negocio que requiera un
préstamo debe tener certificado de constitución de la empresa, estados financieros
21
de los últimos dos años, certificado de ingresos y declaración de renta en caso de
aplicar, de lo contrario otorgan créditos como persona natural.
Las MiPyMEs se enfrentan a varios desafíos al momento de su creación,
por distintos factores que obstaculizan la competitividad y rentabilidad, con
respecto a lo anterior la UNCTAD afirma:
Specific problems of financing SMEs – lack of Access, Finance has been
identified in many business surveys as the most important factor determining the
survival and growth of small and medium –sized enterprises in both developing and
developed countries. Access to finance allows SMEs to undertake productive
investments to expand their businesses and to acquire the latest technologies, thus
ensuring their competitiveness and that of the nation as a whole. (United Nations
Conference On Trade and Development, 2002)
Por lo tanto, según el análisis planteado existe la necesidad de promover una
herramienta tecnológica enfocada a la administración de recursos de las
misceláneas dedicadas a la venta al por menor, que permita mitigar los efectos que
produce el no tener una educación financiera adecuada, ni las herramientas para el
manejo de sus negocios evitando la pérdida de su inversión, asignando un precio
adecuado a sus productos, diferenciar entre sus costos y gastos permitiendo
minimizarlos, manejar sus inventarios asegurando la rotación de la mercancía
previniendo pérdidas por deterioro, entre otras consecuencias que genera la falta de
un sistema que les dé la posibilidad de tomar decisión de inversión o financiamiento
identificando el costo que esto pueda tener.
22
1.1 Antecedentes
Las necesidades de las MiPyMEs van más allá de problemas de financiación
y acceso a créditos, en su mayoría la principal falencia se da en los campos de
planificación, oportunidad de inversión, ahorro, cobertura de riesgos, medios de
pago y en mayor proporción los malos hábitos de administración (Ontiveros, 2014,
p. 77). La tecnología es pertinente frente a las necesidades citadas previamente,
mediante el uso y aplicación de herramientas tecnológicas que permiten a las
MiPyMEs optimizar sus fortalezas y priorizar sus falencias transformándolas en
posibles oportunidades; no obstante, las microempresas se han visto limitadas en
este aspecto debido a que no se tienen conocimiento de la existencia de
herramientas TIC y los beneficios de éstas.
El uso de aplicaciones móviles y otras herramientas tecnológicas en la web
ha creado una tendencia de apropiación en TIC (Cordero, 2015) ya que las
plataformas son amigables principalmente con aquellas empresas o negocios que
tienen poca experiencia en su manejo, no requieren de inversión de capital y en
algunos casos permiten integrar, personalizar la imagen corporativa y realizar
algunos cambios de diseño.
Se estima que en Colombia hay más de 1,6 millones de empresas, de las cuales un
94 por ciento tienen menos de diez empleados. Las denominadas microempresas
se han convertido en el foco de atención de entidades del Gobierno y
emprendedores, que mediante programas de apoyo, buscan que más comerciantes
hagan parte de la denominada “economía digital” (El Tiempo, 2015).
En cuanto al municipio de San Mateo - Soacha, es un sector con las
características propias para incentivar el uso de TIC, ya que es una población
23
vulnerable que a causa del desplazamiento de una parte significativa del sector
industrial hacia las grandes ciudades y tener en mayor proporción empresas de
servicios y comercio al por menor ha generado dificultades a nivel económico para
las familias.
En el estudio de antecedentes se encuentran algunos casos de aplicación de
TIC en la gestión empresarial, lo cual ha servido como referente en el desarrollo de
las actividades que abarca la ejecución del proyecto. Con antelación se han llevado
a cabo programas que fomentan soluciones administrativas a través de la promoción
de herramientas tecnológicas gratuitas.
1.1.1 Proyectos de inserción tecnológica enfocados en necesidades
administrativas de microempresas.
MiPyME vive digital
El MinTIC ha establecido como meta para el año 2018 lograr que el 70 por
ciento de las micro, pequeñas y medianas empresas de Colombia haga parte de la
economía digital (El Tiempo, 2015). El reto que ha adquirido éste frente a los
microempresarios es convertir el internet en un aliado estratégico que les permita
obtener aplicaciones acorde a las necesidades de cada empresario y el sector que
componen sus negocios.
La estrategia del Ministerio incluye también el fortalecimiento de la cadena
productiva mediante el trabajo conjunto de empresas padrino en el ámbito
tecnológico con otras con las que tienen vínculos comerciales sean éstos como
24
proveedor o cliente; mediante este “padrinazgo” se fortalecen conocimientos en
materia de TIC que pueden contribuir a la optimización de sus negocios.
La iniciativa MiPyME Vive Digital hace parte del plan de inserción
tecnológica del MinTIC (Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, 2015e), su objetivo es masificar el uso del internet y las
aplicaciones que se pueden encontrar en la web y que son de uso libre (gratuito), e
implementarlas en los negocios de los empresarios con el fin de identificar su
importancia y ayuda para el desarrollo de la competitividad de sus establecimientos
de comercio.
Según estudios del DANE (Departamento Administrativo Nacional de
Estadística), se estima que en Colombia existen cerca de 1 millón 600 mil empresas,
de las cuales 96,4 por ciento son microempresas. Para el 2010 tan solo el 7 por
ciento de las MiPyMEs hacían uso del internet, razón por la cual el MinTIC se
propuso que para el año 2014 mínimo el 50 por ciento de estas deberían estar
conectados a internet.
25
Gráfico Nº 1: clasificación de empresas en Colombia.
Fuente: Adaptado del SUI, DANE (2010). Recuperado el día 3 de octubre, 2015, de: http://www.mintic.gov.co
A octubre del 2013, según una encuesta realizada por Datexco, el 60,6 por ciento
de las MiPyMEs formales de Colombia están conectadas, con lo cual el Ministerio
TIC ya habría cumplido su meta de gobierno y lo que significa que cada vez más
micro, pequeñas y medianas empresas están usando internet. (Ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2015)
Esto evidencia parte del compromiso que ha tenido el Ministerio frente al
desarrollo de estrategias y programas para lograr la inserción de herramientas
tecnológicas en los comercios, y poder medir el resultado de los trabajos llevados a
cabo junto con grandes empresas que apoyan la capacitación en la apropiación de
instrumentos para las microempresas, y de esta forma optimizar sus economías
aumentando su competitividad.
Una de las actividades ejecutadas con relación a la estrategia MiPyME Vive
Digital y su desarrollo, es el encuentro Expo MiPyME Digital; este consiste en la
interacción entre empresarios y el sector de la tecnología para la exhibición,
26
actualización y adquisición de TIC para la micro, pequeña y mediana empresa, y de
esta forma facilitar a los emprendedores la transformación de sus negocios con el
uso del internet (Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, 2015).
La web es un aliado estratégico para los microempresarios puesto que les
permite obtener distintas herramientas que pueden aplicar a diario en sus negocios,
de este modo crecer y mejorar procesos de gestión, comunicación, entre otros. La
Expo MiPyME Digital es uno de los distintos canales que ofrece el MinTIC para la
sensibilización de los empresarios que les permite identificar el uso potencial de los
recursos virtuales existentes con los que pueden contar las microempresas.
“Hemos visto en estos años que los microempresarios del país están dando
un salto tecnológico, y gracias a las TIC sus negocios son ahora más productivos y
rentables, destaca el Ministro TIC, David Luna” (como se citó en ministerio de
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, 2015).
El 13 de agosto de 2015 se publicó una noticia en la página de ministerio de
Tecnología con respecto a las MiPyMES y el comercio electrónico, en la cual el
ministro TIC anunció la apertura de una convocatoria para microempresarios, los
cuales deben estar vinculados a empresas “anclas”; Esta convocatoria abarca dos
puntos claves para su desarrollo, el primero atiende mínimo 200 MiPyMEs que usan
herramientas de comercio electrónico vinculadas a una gran empresa, y el segundo
punto está dirigido a mínimo 50 MiPyMEs que implementen soluciones para vender
sus productos y/o servicios. El cierre de esta convocatoria no tiene una fecha límite,
27
sin embargo finaliza justo cuando sean distribuidos todos los recursos monetarios,
los cuales están por un monto máximo de 11.680 millones de pesos.
1.1.2 Herramientas financieras virtuales para personas naturales.
En la actualidad, y con la nueva era tecnológica se ha insertado en el
mercado diversidad de productos y servicios brindados por las entidades
financieras, que han permitido a las personas acceder de forma más fácil y dinámica
a sus recursos y al e-commerce. Por ejemplo, mediante el uso de la tarjeta débito y
crédito se ha modificado la dinámica de formas de pago, el ministro de Hacienda
Mauricio Cárdenas mencionó, según El Tiempo que a través del uso de internet y
telefonía móvil los colombianos podrán hacer pagos impulsando nuevas opciones
de bancarización.
Además de incentivar el uso del dinero electrónico, la banca ha diseñado
herramientas gratuitas en línea para sus clientes y usuarios, que permite estimular
la educación financiera y un óptimo manejo del presupuesto; estos servicios los
podemos hallar en apps y en sus páginas web.
Ejemplos de lo anterior son el Banco Davivienda y Banco de Bogotá,
entidades bancarias que han dispuesto de un lugar especial en sus páginas web, para
enseñar a las personas mediante herramientas dinámicas a organizar sus finanzas
personales.
Banco Davivienda por ejemplo, ha diseñado una App denominada “Haga
cuentas”, la cual permite a las personas desde su teléfono móvil, llevar el control de
los ingresos personales y familiares, conocer mejor sus finanzas y tomar
decisiones. Mediante el uso de la App el usuario puede crear un presupuesto según
28
sus necesidades específicas, consultar y comparar presupuestos mes a mes, crear y
programar alertas para pagos, agregar movimientos de ingresos y gastos cuando
considere pertinente y comparar los valores de los presupuestos planeados contra
los reales.
Para el diseño de los presupuestos por medio de la App, el banco también
brinda guías y cuestionarios que sirven como orientación para la correcta asignación
de cifras; entre las preguntas y guías encontramos ¿cómo alcanzar la salud
financiera personal y familiar?, ¿que tener en cuenta para organizar las finanzas de
fin de año?, aléjese de los malos hábitos, entre otros. También dispone de guías
adicionales que no necesariamente hacen parte de la aplicación, por ejemplo, enseña
la importancia de aprender a utilizar una tarjeta de crédito, mantener sus propios
límites y el control de los gastos realizados con este servicio.
Siguiendo el ejemplo de Davivienda, el Banco de Bogotá no se queda atrás;
ellos cuentan con una página web especial denominada “educación financiera para
la vida”, puesta a disposición para los usuarios y consumidores financieros, en ésta
se pueden encontrar cuestiones acerca del funcionamiento de la economía, origen
del dinero, función de los bancos, tips de inversión, análisis de riesgo, entre otras.
En los temas de consulta están economía financiera, ahorro e inversión, crédito,
seguridad financiera y presupuesto personal; estos aspectos deberían ser tenidos en
cuenta por todas las personas y sus familias, pues aunque no se tenga aún la cultura
de ahorro, si se empieza a consultar información detallada al respecto como la que
ofrecen los bancos a través de sus canales virtuales y aplicarla diariamente, se
mejoran los hábitos que se tienen en cuanto a la administración del dinero y
expectativas de ahorro.
29
1.1.3 Ecosistema digital
El Plan Vive Digital del MinTIC impulsa la masificación del uso de Internet
con el fin de reducir la pobreza y generar empleo. Para lograrlo el plan impulsa el
ecosistema digital del país conformado por 4 componentes: Infraestructura,
servicios, aplicaciones y usuarios (Ministerio de Tecnologías de la Información y
las Comunicaciones, 2015).
Infraestructura: son los elementos físicos que proveen conectividad digital.
Algunos ejemplos son las redes de fibra óptica nacionales, las torres de
telefonía celular, entre otros.
Servicios: estos son ofrecidos por los operadores de telecomunicaciones,
algunos ejemplos son el Internet, la telefonía móvil y los mensajes de texto
(SMS).
Aplicaciones: son herramientas informáticas que le permiten a los usuarios
comunicarse, realizar trámites, entretenerse, orientarse, aprender,
informarse y realizar tareas de manera práctica y desde distintos tipos de
terminales como computadores, tabletas o celulares.
Este ítem incluye proyectos como APPS.CO (creación de negocios a
partir del uso de las TIC, haciendo énfasis en el desarrollo de aplicaciones
móviles, software y contenidos), MiPyMEs (impulso en el desarrollo de
aplicaciones) y Hogar Digital (masificación de acceso a internet de banda
ancha en las Viviendas de Interés Prioritario, hogares estrato 1 y 2 e
instituciones públicas).
Usuarios: son todas las personas que hacen uso de las aplicaciones, de los
servicios e infraestructura para consumir y producir información digital.
30
1.1.4 Capacitaciones empresariales CCB.
La Cámara de Comercio de Bogotá tiene como objetivo estratégico la
entrega de herramientas de gestión administrativa y financiera para desarrollar y
consolidar empresas de forma integral en sus mercados naturales y competir con
eficiencia y rentabilidad, posicionando empresas y abriendo nuevos espacios de
negocio; por esta razón implementó la iniciativa de capacitar a diferentes
microempresarios en competencias empresariales, destacando ámbitos como
administración, trámites y legalidad, mercadeo, ventas, financiamiento y estrategias
con el fin de contribuir al crecimiento productivo del país, creación de empleos e
inserción en el sector productivo a través del conocimiento.
Para iniciar este proceso previamente se realiza un autodiagnóstico
empresarial por medio de una herramienta online que dispone dicha institución para
identificar las necesidades de las empresas o proyectos empresariales.
Adicionalmente la CCB facilita a todos los usuarios con acceso a internet
herramientas en línea que les permita realizar un plan de seguimiento a aquellos
que tienen una iniciativa de negocio con el fin de determinar objetivos y estrategias
para alcanzar sus propósitos, realizar estudios de mercado, comercializar sus
productos y servicios, inversión requerida, financiamiento y por último proyección
de los ingresos y egresos (Cámara de Comercio de Bogotá, 2015).
El acceso a las capacitaciones y formaciones empresariales están
disponibles para cualquier persona que tenga un negocio o esté decidido a
emprender, sin embargo un gran porcentaje de la población no accede a estos
beneficios debido al poco conocimiento que tienen sobre ello y su costo que oscila
31
entre $90.000 a $120.000, en algunas oportunidades se dispone de capacitaciones
virtuales totalmente gratis.
1.1.5 Caracterización económica empresarial de Soacha
En la actualidad el uso de TIC no está generalizado entre las microempresas
ni las PyMEs, especialmente en el sector de Soacha se puede identificar en su Plan
de Desarrollo 2012-2015 (Alcaldía Municipal de Soacha, 2012, p. 17) dentro de las
problemáticas que se pretenden mejorar se encuentran el acceso a TIC, apoyo por
entidades gubernamentales, créditos bancarios, falta de formación a emprendedores
y la insuficiencia en la infraestructura, entre otros que impiden el crecimiento, la
organización y desempeño de los establecimientos de comercio en su entorno. En
el sector tecnológico para el año 2013 según datos (Gobernación de Cundinamarca,
n.d) aunque había un 99,92% de cobertura en el sector de energía eléctrica, la
participación de suscriptores al servicio de internet de Soacha a nivel departamental
es del 28,4% es decir 37.243 personas.
El desarrollo de ideas de negocios puede resultar óptimo cuando parte del
nivel educativo y formación como empresarios con el que cuentan los individuos
es aplicado a sus establecimientos, por lo cual el Plan Nacional de la Microempresa
en Colombia hace énfasis en los programas de formación empresarial,
comercialización y proceso productivo para mejorar su progreso.
En Soacha, uno de los municipios más importantes de Cundinamarca debido
a su número de habitantes 488.995 mil al año 2013 (Gobernación de Cundinamarca,
2014), según cifras del DANE en su último dato disponible año 2005, la mayoría
de su población representada en un 42% tiene estudios hasta secundaria, el 34%
32
primaria, 4,8% pre escolar, un 4,2% poseen títulos tecnológicos y profesionales, tan
solo un 0,3% han cursado postgrado y un porcentaje de 6,8 no tienen ningún tipo
de educación(Ramírez, 2009).
Conforme las cifras, los niveles de educación no son altos por lo cual resulta
oportuno el apoyo por entidades gubernamentales con el fin de promover el acceso
al emprendimiento, la creación de empresas o la sustentabilidad de estas para elevar
los ingresos y el empleo; es necesario generar procesos de formación a través un
programa de educación no formal atendiendo las necesidades del comercio para una
posible mejora de los negocios en términos administrativos, tecnológicos y
financieros.
Es importante tener en cuenta que la aplicación de herramientas
administrativas en las microempresas ayuda a la búsqueda y distribución de
información que contribuye a la toma de decisiones logrando así organizar sus
finanzas y administrar sus recursos; para la organización UNCTAD orientada al
desarrollo en las áreas de comercio, finanzas, inversiones y tecnología, es de suma
importancia la implementación de nuevas tecnologías en las PyMES,”The
expansion of ICT micro-enterprises Various new job opportunities in micro-
enterprises have emerged as a result of the growth of ICT use and especially of the
mobile phone revolution”(United Nations Conference On Trade and Development,
2010).
33
1.2 Marco Conceptual
Para entender el contexto de desarrollo del presente proyecto es necesario
tener en cuenta los siguientes conceptos como puntos de referencia, que delimitan
la problemática en el sector del comercio al por menor.
ADMINISTRACIÓN: Las microempresas dedicadas a la venta al detalle
concentran la administración -definida como (García, 2010)“un proceso distintivo
que consiste en planear, organizar, dirigir y controlar, desempeñando tareas para el
logro de objetivos mediante los recursos humanos, materiales, intelectuales,
tecnológicos y monetarios de la empresa”- en una sola persona, regularmente el
propietario en el caso de las misceláneas, quien realiza la planeación y organización
de sus recursos debido a los pequeños montos de dinero que se manejan.
EXPRESS ACCOUNTS: “Es un programa profesional para la
administración de empresas, perfecto para pequeñas empresas que necesitan
documentar asientos contables y crear informes del flujo de caja, ingresos y egresos
incluyendo ventas, recibos, pagos y compras” (NCH Software, n.d).
FINANZAS: Generalmente buscan la distribución o asignación de recursos
con el fin de optimizar los costos y beneficios en las MiPyMEs (Merton, 1999), las
microempresas dedicadas al comercio al por menor deben implementar estrategias
en este ítem con el fin de generar mayor utilidad.
HERRAMIENTA TECNOLÓGICA: En las microempresas el uso de
herramientas tecnológicas definidas como aquellos “programas o aplicaciones
implementadas para llevar a cabo tareas de un modo más fácil” permite el control
y la organización de la información registrada para el funcionamiento de éstas y
mejorar procesos de forma sistemática.
34
REDVOLUCIÓN: Es una estrategia del Ministerio de Tecnologías de la
Información y las comunicaciones, “su objetivo es inspirar el uso y la apropiación
del Internet en la comunidad” (Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, 2015); en las microempresas es oportuno aplicar esta estrategia
del ministerio para abarcar intereses de los emprendedores y de esta manera lograr
reducir la brecha digital en el país.
MICROEMPRESA: En el desarrollo de ideas de negocio se conforman
aquellas empresas con menos de 10 empleados y un monto de activos inferior a
quinientos uno (501) salarios mínimos mensuales legales vigentes denominadas
como microempresas según (Alcaldía Mayor de Bogotá, 2000), generalmente se
dedican a la venta de productos limitada actuando como intermediarios entre
productor y cliente final. Gran porcentaje del sector de Soacha se conforma por
dichos establecimientos dedicados específicamente al comercio.
GESTIÓN DE RECURSOS: Las MiPyMEs buscan direccionar y/o
administrar los recursos como los insumos, capital de inversión, recursos
tecnológicos y humanos por medio de estrategias para lograr los objetivos
establecidos obteniendo un margen de utilidad óptimo para el funcionamiento de
los establecimientos.
TASAS DE INTERÉS: Dentro de los indicadores financieros encontramos
la tasa de interés, que influye en distintos ámbitos; en las microempresas, en
particular las misceláneas de San Mateo acceden a créditos para financiar su
actividad, por lo cual es pertinente conocer el costo que esto representa, según el
Banco de la República “La tasa de interés es el precio del dinero en el mercado
financiero. Al igual que el precio de cualquier producto, cuando hay más dinero la
35
tasa baja y cuando hay escasez sube” (Banco de la República, 2013). Es importante
que los microempresarios identifiquen el momento adecuado para realizar un
préstamo de acuerdo a su nivel de endeudamiento teniendo en cuenta el costo de
oportunidad en el que se incurre, de igual manera si se desea invertir utilidades se
debe evaluar la tasa de interés ya que actúa de acuerdo al comportamiento de la
oferta y la demanda, según el (Banco de la República, 2013) un alza en la tasa de
interés provoca que los demandantes soliciten menos recursos en préstamo mientras
que los oferentes buscan colocar más recursos en cuentas de ahorros, CDT, etc.
TIC, TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA
COMUNICACIÓN: La implementación de TIC en función de las microempresas
es importante ya que permiten el desarrollo de estrategias bien sea para manejar sus
finanzas, administrar sus recursos, fidelizar a sus clientes o mejorar sus procesos
entre otras, que han sido incluidas gracias a la evolución de la tecnología; las TIC
definidas como (“Definición de TIC,” 2012)“Conjunto de tecnologías desarrolladas
para gestionar información y enviarla de un lugar a otro” son pertinentes para
seleccionar herramientas administrativas ya que estas “Incluyen las tecnologías
para almacenar información y recuperarla después, enviar y recibir información de
un sitio a otro, o procesar información para poder calcular resultados y elaborar
informes” lo cual permite la toma de decisiones a corto, mediano o largo plazo.
1.3 Marco Geográfico
El municipio de Soacha cuenta con una extensión de 184.45 Km2, limita al
norte con los municipios de Bojacá y Mosquera, al sur con los municipios de Sibaté
y Pasca, al oriente con Bogotá Distrito Capital y al occidente con los municipios de
Granada y San Antonio del Tequendama; en cuanto al desempleo, en la encuesta
36
SISBEN (Sistema de Identificación de Potenciales Beneficiarios de programas
sociales) cerca del 25% de la población se declara sin empleo debido a la estructura
productiva del municipio y su transición de la vocación productiva de industrial -
años 50 hasta 80- a la de Servicios -en los 90-, la calificación de la mano de obra
(técnica o superior), el bajo consumo interno y la baja competitividad de la
producción local. (Alcaldía Municipal de Soacha, 2012)
1.4 Marco legal
Es de gran importancia tener en cuenta las normas y disposiciones legales
que el Ministerio de Telecomunicaciones estipula para no infringir en la
reglamentación colombiana. Por lo tanto a continuación se relaciona la
normatividad pertinente para enfocarse en el sector de las microempresas.
1.4.1 Ley 1341- CRC
La Comisión de Regulación de Comunicaciones busca promover e
incentivar la competencia en el uso e inversión en el sector de la tecnología, sin
dejar de proteger los derechos de la población y velando por el correcto manejo de
las herramientas tecnológicas.
Esta ley determina en sus artículos el cuidado particular que se debe tener
con la información confidencial que es registrada en los sistemas o herramientas
informáticas ya que en la actualidad el acceso a la tecnología permite la filtración
de ésta para ser manipulada o utilizada de forma ilegal.
1.4.2 Decreto 2706 de 2012
También llamado como el “Marco Técnico Normativo de Información
financiera” el cual busca establecerse como un régimen simplificado de
contabilidad para las microempresas formales o aquellas que quieran formalizarse.
37
1.4.3 Ley 590 de 2000
Es la encargada de promover el desarrollo de las micro, pequeñas y
medianas empresas para que estas sean más competitivas en el mercado. El artículo
26 da a conocer la importancia del desarrollo económico y de los sistemas de
información como instrumento de apoyo de éstas, que a su vez genera la
oportunidad de desarrollo tecnológico de los negocios.
1.4.4 Ley 1314 de 2009
El Estado busca por medio de esta ley la divulgación de información
contable y financiera oportuna que permita al Estado, las empresas y/o propietarios
de negocios tomar decisiones económicas. A su vez, esta ley facilita la inversión,
el acceso a créditos de las pequeñas empresas y microempresas para reducir riesgos
crediticios, permitiéndoles incursionar en los mercados financieros y capitales
internacionales.
38
Capítulo 2.
Tipo de investigación.
Diseño Metodológico
La metodología de investigación y el conjunto de procesos llevados a cabo para el
desarrollo del proyecto se describen en el siguiente gráfico:
Gráfico N° 2 Flujo procesos metodología
Flujograma del método científico.
Pregunta problema
Investigar problematica
Construir hipótesis
Proceso de observación
Analisis datos encuesta linea
de entrada
Capacitacion.Diseño de cartilla
Evaluación de viavilidad
Análisis datos
encuesta linea de salida
Resultados
39
2.1 Tipo de diseño o estudio
El proyecto se desarrollará bajo la metodología de ESTUDIO DE CASO, el
cual va dirigido al cumplimiento del objetivo general desde la situación que se
evidencia en el sector de comercio al por menor, enfocándonos principalmente en
San Mateo-Soacha. Se busca comprender la particularidad del caso con un grupo
de 12 misceláneas que carecen de conocimiento en la administración de recursos de
sus establecimientos comerciales y herramientas TIC, que les permite la
optimización y gestión de su capital; se espera identificar a través del estudio de
caso una serie de necesidades básicas de dichos establecimientos para llegar a una
conclusión razonada en el grupo meta establecido tras haber implementado la
herramienta administrativa de uso libre.
La investigación es de carácter descriptivo pues busca conocer de cerca las
costumbres de gestión administrativa que actualmente usan los comerciantes de las
misceláneas de Soacha por medio de la aplicación de una encuesta de línea de
entrada.
2.2 Sistema de hipótesis y variables
Las capacitaciones orientadas con la cartilla didáctica diseñada para explicar
el paso a paso del uso de la herramienta tecnológica de alcance administrativo,
motivan a los comerciantes de las misceláneas del sector de San Mateo a apropiarla
y usarla permanentemente en la gestión de sus negocios, por ello, al emplearla a
mediano plazo pueden reconocer el impacto positivo que ésta les genera, ya que
están en capacidad de elaborar sus estados financieros, identificar falencias
administrativas, aumentar su utilidad, disminuir sus gastos y controlar sus ventas e
40
inventario, desarrollando destrezas para planear, mejorar la gestión y tomar
decisiones a futuro.
Se opta por una variable cualitativa de orden dicotómico que se mide a
través del uso continuo y apropiación de la herramienta tecnológica para aplicarla
en los negocios seleccionados, partiendo de la pregunta ¿Se puede mejorar la
gestión de recursos a través de la promoción, uso y apropiación de una herramienta
TIC administrativa en misceláneas al por menor del sector de San Mateo?
2.3 Población y muestra:
El presente proyecto está dirigido al sector de comerciantes al por menor de
misceláneas ubicadas en San Mateo-Soacha; se realiza un estudio con 12 negocios
de estrato 2 y 3 seleccionados aleatoriamente teniendo en cuenta su ubicación en
un sector altamente comercial y su actividad económica, en los cuales se capacitará
a los propietarios o trabajadores sobre el uso y apropiación de una herramienta
administrativa tecnológica orientada a la gestión de sus recursos. Las misceláneas
objeto de estudio son:
Nada me faltará, empleado Bryan Perea
Byjoux Rayon, propietaria Angy Valbuena
Papelería y miscelánea Gladis, propietaria Gladis González
Donde Paola, propietaria Diana Paola Flórez
La 34, propietaria Viviana María Cárdenas
Melody Expression, propietaria Aura Urrea
El Sol, empleada Cristina Acosta
Ladino, propietario Juan Ladino
41
Arco iris, propietaria Ligia Leal
Papelería y Miscelánea, propietario Edwin Ordoñez
El Triunfo, propietaria Milena Ortiz
Kids, propietaria Johana Ramírez
2.4 Instrumentos.
E método o técnica para la recolección de datos será a través de una la línea
base de 12 misceláneas para determinar la herramienta seleccionada e identificar
las falencias que tienen los comerciantes de la población objetivo se recopilará
información acerca de los hábitos que afectan el comercio al por menor, con datos
obtenidos a través de la Cámara de Comercio de Bogotá, la Alcaldía de Soacha,
ministerio de Telecomunicaciones, entre otros; se implementarán dos técnicas
fundamentales:
Encuestas. Se realizará una encuesta línea de entrada en la población
objetivo donde se espera determinar los principales factores influyentes
en la administración y gestión de sus establecimientos. Al finalizar el
proceso de capacitación se aplicará una encuesta de línea de salida que
permita comparar las expectativas de la herramienta aplicada y
contextualizar la opinión de los comerciantes acerca de la asignación de
ésta determinando si es viable.
Observación. Con el permiso correspondiente de cada microempresario
participante del proyecto se espera examinar el conocimiento
administrativo, manejo de TIC, las prácticas financieras y gestión que
tienen, registrando lo que se observa específicamente, evitando las
generalidades y las descripciones sin fundamentación para así
42
seleccionar, organizar y relacionar los datos referentes al estudio de
caso.
2.5 Procedimiento
Se identificó un sector poblacional con las características propias para
promover el uso de una herramienta tecnológica administrativa que
contribuya al fortalecimiento de negocios de comercio al por menor, en
este caso de San Mateo por medio de estrategias de gestión.
Se realizó un proceso de indagación en la alcaldía de Soacha para
conocer qué proyectos de capacitación a pequeños empresarios se
habían ejecutado, evidenciando que a la fecha no se han desarrollado
programas de esta índole.
Se visitó a diferentes establecimientos ubicados en San Mateo en su
mayoría misceláneas, se planteó la estrategia de promover el uso y
apropiación de la herramienta administrativa que les permita organizar
y optimizar sus recursos a través de capacitaciones respaldadas por el
programa Redvolución; la iniciativa se planteó en alrededor de 18
negocios de los cuales 12 aceptaron.
Se llevó a cabo la aplicación de una encuesta que nos permitió dar un
diagnóstico inicial de las principales falencias en materia administrativa
y tecnológica.
A partir del análisis de la encuesta, clasificación y tabulación de la
información se establecen las estrategias para la selección de la
herramienta enfocada a atender las necesidades propias de dichos
establecimientos.
43
Posteriormente con el fin de mejorar los hábitos administrativos de los
comerciantes se realiza un proceso de capacitación del grupo de trabajo
a través de la estrategia Redvolución del ministerio TIC para brindar
información adecuada.
Se elaboró material didáctico pertinente para el desarrollo de las
capacitaciones a los comerciantes seleccionados.
Se llevan a cabo capacitaciones a pequeños empresarios acerca del uso
y beneficios de la herramienta Express Accounts.
Con el fin de dar claridad sobre el uso y conceptos básicos empleados
por la herramienta se realiza una retroalimentación.
Para evaluar el uso y apropiación de la herramienta asignada se realiza
una encuesta de línea de salida
Una vez aplicada la encuesta, se realiza respectivo análisis con el fin de
identificar el impacto sobre los negocios de los microempresarios y su
viabilidad para ser aplicada por los comerciantes de la población.
44
Tabla 1. Cronograma de actividades realizadas
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Acercamiento funcionario MinTIC
3 Coordinación estructura trabajo de campo
4 Análisis documental microempresas sector Soacha
5 Selección de la población de estudio (12 misceláneas)
7 Elaboración encuesta de linea de entrada
8 Aplicación encuesta a comerciantes seleccionados
9 Análisis encuestas aplicadas
10 Reunión funcionario MinTIC avance proyecto
11 Estudio viabilidad herramientas TIC
13 Capacitación equipo de trabajo
14 Diseño manual didáctico herramienta Express Accounts
15 Reunión funcionario MinTIC avance proyecto
18 Elaboración encuesta de linea de salida
19 Aplicación encuesta a comerciantes seleccionados
20 Análisis encuestas aplicadas
21 Comparación de resultados
22 Reunión funcionario MinTIC avance proyecto
23 Streaming acerca del proyecto en el MinTIC
24 Consolidado proyecto final
25 Evento cierre de proyecto con microempresarios
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
Actividad presencial
Actividad virtual
Selección herramienta Express Accounts de acuerdo a las necesidades de los
comerciantes12
Agenda de seguimiento periodico proyecto con funcionario MinTIC2
Planteamiento proyecto uso de TIC a comerciantes al por menor 6
Capacitación sobre el uso de la herramienta tecnológica administrativa 16
17 Retroalimentación uso y conceptos básicos de la herramienta
Actividades
Agosto Septiembre Octubre Noviembre
Semana Semana Semana Semana
45
2.6 Consideraciones éticas:
La ejecución del proyecto genera un impacto social en los negocios de
misceláneas del sector de San Mateo - Soacha, pues al capacitar a los comerciantes
en la aplicación de la herramienta tecnológica de alcance administrativo les
permitirá mejorar sus prácticas de funcionamiento, estructura y rendimiento para
que la rentabilidad de los negocios y sus trabajadores sean cada vez más óptimos.
Los resultados obtenidos del proyecto se generan por la observación y
análisis de las actividades propuestas para la solución de los problemas que se
presentan en la administración de los recursos de las misceláneas, por lo anterior,
la investigación es confiable argumentando en los análisis realizados que se
encuentran plasmados en el presente documento.
Los comerciantes de misceláneas que han hecho parte del presente trabajo
de investigación han sido elegidos en primer lugar porque han recibido de forma
amigable las visitas del grupo de investigación de la Unipanamericana y se
mostraron interesados en aprender sobre la herramienta tecnológica de aplicación
administrativa; también se han elegido por su edad -que en su mayoría no sean de
tercera edad, puesto que ellos se caracterizan por ser reacios al cambio-, poco
conocimiento de prácticas de gestión y financieras, además de la apropiación de
máquinas electrónicas -como computadoras y teléfonos inteligentes.
Adicional a los criterios anteriores, es importante aclarar que todos los
comerciantes fueron informados desde el principio sobre el objetivo y actividades
a realizar en la ejecución del proyecto, esto con el fin de generar compromiso y
expectativas claras acerca de lo que se pretende con la investigación.
46
Capítulo 3.
Resultados.
3.1 Encuesta línea de entrada.
Con el objetivo de asignar una herramienta administrativa óptima que
abarque las necesidades de los comerciantes de las misceláneas de San Mateo, se
llevó a cabo el planteamiento y posterior aplicación de una encuesta dirigida a la
identificación de los principales aspectos que se espera cubrir con el uso de la
herramienta, entre ellos TIC, finanzas y administración.
La encuesta se realizó a 12 personas del comercio al por menor, incluidos
propietarios y trabajadores de los establecimientos que mostraron interés en el
alcance del proyecto y decidieron ser parte del mismo.
47
Necesidades e intereses de la persona a inspirar.
Gráfico N° 3. Rango de edades.
Fuente: Encuestas aplicadas.
La participación de personas en el desarrollo del proyecto se encuentra
enfocada en el rango de 19-28 años y 49 años o más representando un 34% y 33%
respectivamente, adicionalmente el 25% tienen entre 29-38 años y un 8% de 39-48
años. Estos porcentajes son óptimos para el proceso de capacitación de los
propietarios o trabajadores de las misceláneas ya que un 34% se encuentra por
debajo de 40 años y están involucrados en el uso de herramientas tecnológicas, el
rango de 49 años en adelante tiene menos afinidad con estas herramientas por lo
cual implementaremos una cartilla para facilitar el uso de la aplicación.
34%
25%
33%
8%
Rango edades
19-28
29-38
49 +
39-48
48
Gráfico No 4. Nivel de escolaridad.
Fuente: Encuestas aplicadas
Se puede determinar que el 50% de los propietarios y/o trabajadores de las
misceláneas tienen como mínimo el título de bachiller, el 25% son técnicos y en la
misma proporción poseen un título profesional, el 66% de la población con mayor
nivel educativo se encuentra en el rango de edad más alto, es decir de 49 años o más
y el restante corresponde a 29-38 años; los técnicos se encuentran en un rango de
edad medio entre 29 y 38, mientras las personas más jóvenes solamente cuentan
con el título de bachiller. Debido al conocimiento adquirido en sus diferentes roles
académicos es apropiado realizar procesos de formación pertinentes en la
administración de sus negocios haciendo énfasis en el uso de herramientas
tecnológicas.
49
Gráfico No 5. Clasificación usos de internet.
Fuente: Encuestas aplicadas
En la gráfica se observa que el uso del internet es generalmente de tipo
académico representado por el 42 por ciento de la línea base, lo que resulta
favorable debido al interés de los encuestados por estar informados en temas
académicos, seguido de aspectos laborales con el 33%; el 17% manifiesta no
realizar ninguna actividad en internet y el 8% lo usa con fines recreativos, por la
tanto es una oportunidad para incentivar el uso de la herramienta tecnológica que
les permita consolidar información de sus negocios fácilmente.
50
Gráfico No 6. Páginas visitadas a través de internet
Fuente: Encuestas aplicadas
El 92% de la población seleccionada realiza sus actividades utilizando
buscadores y el 8% de las personas navegan en redes sociales. La mayoría de la
población al hacer uso del internet puede ampliar los conocimientos que tiene sobre
las herramientas tecnológicas permitiendo un fácil manejo de la herramienta
administrativa seleccionada haciendo uso continuo de esta.
51
Gráfico No 7. Red social
Fuente: Encuestas aplicadas
Como se ve en la gráfica, la red social utilizada con más frecuencia por las
personas es Facebook con un 75%, un 8% utiliza otra red social y la población
restante no hace uso de estas.
El uso de redes sociales es un medio que puede ser utilizado como herramienta
estratégica para optimizar los recursos de sus negocios generando nuevas ideas
cumpliendo expectativas de los clientes, por lo tanto el 75% puede dar a conocer
sus negocios a través de este medio.
52
Gráfico No 8. Uso del computador en actividades laborales.
Fuente: Encuestas aplicadas
Teniendo en cuenta las actividades diarias llevadas a cabo en los
establecimientos el 50% de los encuestados indican que si requieren el computador
o llevar a cabo alguna actividad en internet para el desarrollo de sus labores; por
otra parte el 50% afirman que no es necesario el uso del equipo de cómputo o
navegación web para sus tareas diarias en el negocio. Con la capacitación y/o
socialización de la herramienta administrativa se espera incentivar el uso y
adecuación de un computador para llevar de manera adecuada la información de
sus negocios permitiendo una óptima administración.
53
Recursos que tiene la persona a inspirar
Gráfico No 9. Acceso a internet en el lugar de trabajo
Fuente: Encuestas aplicadas
Del total de la línea base el 75% cuenta con acceso a internet desde los
establecimientos de comercio, lo que les permite investigar sobre el uso de
diferentes herramientas y la administración de sus negocios, el 25% de la población
asegura no tener acceso a internet, por esta razón la herramienta tecnológica a
promover no requiere de su uso, permitiendo a todos los negocios su aplicación.
54
Gráfico No 10. Celular inteligente con acceso a internet
Fuente: Encuestas aplicadas
Las personas de los negocios que tienen un teléfono inteligente con acceso
a internet representan el 58% de la línea base, el 42% restante manifiesta no tener
acceso a internet desde su celular.
La población que cuenta con dispositivos tecnológicos les permite usar
herramientas administrativas o estratégicas, sin embargo es importante que ellos
adquieran un hábito de investigación y actualización sobre las distintas estrategias
con las que pueden optimizar la gestión de sus negocios.
55
Aspectos administrativos a mejorar y conocimientos previos
Gráfico No 11. Rango de ingresos
Fuente: Encuestas aplicadas.
De la línea base de estudio, un 67% recibe ingresos desde $1’200.001 en
adelante, el 25% entre $644.350 hasta $1’200.000 y tan solo el 8% que corresponde
a la miscelánea y papelería Gladis, percibe ingresos por debajo de un salario
mínimo legal vigente. Ésta se encuentra ubicada en un sector de San Mateo menos
caracterizado por ser menos comercial y es de menor tamaño, por lo cual
probablemente el establecimiento recibe un ingreso menor. Los recursos
monetarios que reciben la mayoría de las misceláneas mensualmente son superiores
a un millón de pesos, a través de la herramienta administrativa se espera que los
comerciantes mejoren la administración de sus recursos identificando sus falencias
y utilidades de manera apropiada.
56
Gráfico Nº 12. Dependencia económica
Fuente: Encuestas aplicadas.
El 75% de la población objetivo depende económicamente del negocio
contrario al 25% ya que tienen otro tipo e ingresos, debido a que más de un 50% se
sustenta diariamente de su actividad económica es importante promover el uso de
herramientas que les permita saber la rentabilidad y utilidades de sus negocios.
57
Gráfico Nº 13. Acceso a proveedores.
Fuente: Encuestas aplicadas
Una de las falencias en negocios de pequeños microempresarios se refleja
en el acceso a proveedores, debido a la ubicación geográfica del municipio se puede
observar que tan solo un 29% de los producto a comercializar llegan directamente
a sus establecimientos por medio de distribuidores, un 64% de la mercancía es
adquirida directamente en los grandes distribuidores ubicados en su mayoría en la
ciudad de Bogotá y el 7% lo hace a través de otros medios.
El desplazamiento de un lugar a otro implica dinero en transporte y tiempo
que se sacrifica en sus negocios, por lo tanto se incurre en un gasto adicional, por
ello es importante discriminar los proveedores que lleven la mercancía directamente
a los establecimientos de comercio a precios competitivos y tener una base de datos
de estos.
58
Gráfico Nº 14. Acceso a créditos.
Fuente: Encuestas aplicadas
La financiación de un negocio es un factor muy importante determinado por
el nivel de ingresos y capacidad de endeudamiento de cada uno, en este aspecto se
evidencia que un 64% de los propietarios han accedido a préstamos, y un 36% no
lo ha realizado; del total de personas que accedió a este recursos un 90% tiene
conocimiento acerca del costo que le representa dicha financiación denominado
tasa de interés, el 10% no identifica el costo de ello aunque accedieron a créditos,
por consiguiente se evaluó la necesidad de hacer énfasis debido a la poca
información sobre este tema.
59
Gráfico Nº 15. Uso de cuentas de ahorro o corriente.
Fuente: Encuestas aplicadas
Es de resaltar que el uso de una cuenta de ahorros o corriente es de gran
importancia en los negocios, puesto que permite organizar el flujo de capital que
se tiene en un determinado periodo de tiempo y de esta forma retirar sus fondos
para cumplir sus obligaciones o generar interés de ahorro sobre el mismo evitando
las pérdidas de capital por factores como la inflación; en este análisis se pudo
determinar que un 50% de la población estudiada tiene asignada una cuenta
corriente o de ahorros para su negocio lo que les posibilita un acercamiento a
beneficios bancarios para su desarrollo, por otro lado el 50% restante maneja sus
recursos de manera informal teniendo como tabú que esto le representaría un alto
costo desconociendo el valor del dinero en el tiempo, por medio de la herramienta
administrativa se les permitirá conocer el valor real de sus negocios ya sea en caja
chica o cuentas bancarias.
60
Gráfico Nº 16. Tasa de interés.
Fuente: Encuestas aplicadas
Como se mencionaba con anterioridad la tasa de interés es el precio del
dinero que depende de diferentes comportamientos del mercado para su asignación,
ésta variable influye de manera directa en el sector de los microempresarios, debido
a sus pequeños montos de capital buscan diferentes alternativas de financiación
como los gota a gota, microcréditos, préstamo personal o créditos de consumo,
todos tienen un costo de oportunidad.
Observando la gráfica un 17% ignora el impacto que tienen las tasas de
interés sobre sus utilidades, con respecto a la gráfica 11 este porcentaje hace parte
de las personas que han accedido a préstamos, se instruirá por medio de las
capacitaciones acerca del impacto de estas y como emplearla a través de la
herramienta.
61
Gráfico Nº 17. Pasivos y activos.
Fuente: Encuestas aplicadas
En este punto se refleja que un 100% de la población tiene conocimiento
sobre qué es activo y pasivo, sin embargo los comerciantes no se han apropiado
de este concepto para desarrollarlo en sus negocios, y no se tiene claridad sobre el
papel fundamental en la gestión de recursos y las finanzas para la toma de
decisiones. En el proceso de formación se brindara información adecuada sobre el
uso de estos en las finanzas de sus negocios y cómo aplicarlos en la herramienta
administrativa.
62
Gráfico Nº 18. Estados financieros.
Fuente: Encuestas aplicadas
El 83% de la línea base indica tener conocimiento sobre los estados
financieros y los beneficios en la administración, lo cual es favorable ya que los
propietarios cuentan con conocimientos básicos previo al uso y apropiación de la
herramienta, facilitando el proceso de capacitación. Tan solo el 17% no tiene
conocimiento, para ello se hará énfasis en el proceso de formación permitiéndoles
identificar los beneficios de tener consolidada su información financiera.
63
Gráfico Nº 19. Inventarios.
Fuente: Encuestas aplicadas
Una falencia de los negocios que realizan actividades de comercio al por
menor, es que no tienen un control de sus inventario para la administración de la
mercancía; según la gráfica se puede determinar que el 67% de las personas
encuestados maneja inventarios en sus negocios, esto es favorable ya que a través
de la herramienta administrativa se podrán fortalecer las habilidades que tienen los
propietarios, sin embargo el 33% manifiesta que no maneja inventarios, se pretende
incentivar el registro y control de mercancía de forma sencilla a través de la
herramienta administrativa.
64
Gráfico Nº 20. Almacenamiento inventarios
Fuente: Encuestas aplicadas
Con respecto a la gráfica anterior del total de la población que reitero
manejar inventarios lo realizan en cuaderno, el 33% reflejado en la gráfica
corresponde aquellos que no hacen uso de él, por lo tanto se posibilita el uso de una
herramienta que les permita llevar un control de su mercancía de manera ordenada
incentivando a toda la población a realizarlo.
65
Gráfico Nº 21. Costos y gastos
Fuente: Encuestas aplicadas
De la línea base seleccionada un 50% manifestó tener conocimiento sobre
la diferencia entre costos y gastos, en la misma proporción mencionan ni saberlo;
por ello es óptimo que dicha población utilice una herramienta que les conceda el
beneficio de separar costos gastos para fijar un precio final de manera adecuada.
66
Gráfico Nº 22. Aplicación herramientas
Fuente: Encuestas aplicadas
El 83% de los encuestados indican que le gustaría conocer y aplicar
herramientas tecnológicas en sus negocios y un 17% mencionó no tener interés.
Este resultado es óptimo ya que la mayor población está interesada lo cual permite
llevar a cabo el proyecto de manera adecuada, el porcentaje restante debe ser
incentivado focalizándose en la importancia que tienen las herramientas en los
negocios y su fácil uso.
67
Gráfico Nº 23. Capacitaciones entidades públicas y privadas
Fuente: Encuestas aplicadas
El 100% de la población seleccionada ubicada en San Mateo evidencio
nunca haber recibido capacitación alguna por entidades del gobierno o financieras,
aunque la mayoría estaría dispuesto recibirlas, esto es un punto a favor ya que
facilita el acceso a los microempresarias para realizar la capacitación en el uso de
la herramienta administrativa en convenio con el MinTIC.
68
3.1.1 Conclusiones aplicación de la encuesta línea de entrada
De la tabulación de las preguntas que hacen parte de la encuesta inicial se
destacan resultados como el tamaño del establecimiento, conocimiento de términos
financieros y formas de almacenamiento del inventario. Los resultados de estos
ítems permiten al equipo de trabajo seleccionar una herramienta para
posteriormente realizar procesos de capacitación en su uso.
Adicional a lo anterior, al observar en la encuesta de línea de entrada que
las edades de los comerciantes oscilan entre los 19 y los 62 años con un 33% de
ellos mayores de 49 años, se diseña una cartilla didáctica con gráficos de la interfaz
de la herramienta que permita generar un aprendizaje significativo y hacer las
capacitaciones más dinámicas, además de darles a los trabajadores o propietarios
material de apoyo que permita solucionar dudas sobre el uso de Express Accounts.
Cabe resaltar que de la información analizada un 17% de la población
encuestada, menciono no tener interés en conocer herramientas tecnológicas para
la gestión de sus negocios, por lo tanto se debe incentivarlos partiendo de la
importancia de organizar sus microempresas de manera formal sin incurrir en costos
adicionales a través de herramientas TIC.
69
3.2 Selección herramienta tecnológica administrativa.
Inicialmente se contó con tres opciones de herramientas tecnológicas de uso
libre para la gestión de las empresas, siendo estas Bitrix 24, GnuCash y Express
Accounts; estas herramientas fueron designadas por el MinTIC a través de la
fundación Alberto Merani y la iniciativa de Redvolución.
Al llevar a cabo las encuestas en las misceláneas, y posteriormente analizar
los resultados de las mismas, se evidencian las principales falencias en
conocimientos administrativos y financieros en la gestión de sus negocios.
Se descarta la herramienta Bitrix24 puesto que está diseñada y orientada a
empresas con más de cinco empleados, además de tener más de 25 herramientas
que permiten llevar un mayor control del recurso humano, estudio y análisis de
proyectos, gestión del tiempo y reportes de trabajos de los empleados, chats,
correos, intranet entre otras funciones. Teniendo en cuenta las necesidades de las
misceláneas, concluimos que la herramienta abarca aspectos que no son requeridos
por la población de estudio.
Por otro lado, la herramienta GnuCash es un software libre de contabilidad
financiera personal y de pequeñas empresas, sin embargo, ésta herramienta es más
compleja en su uso diario y el alcance es totalmente contable, no permite la
generación de facturas ni control de productos vendidos, además de los
seguimientos a proveedores y clientes.
Por último, la herramienta que más se ajusta a los procesos y las tareas
diarias llevadas a cabo por las misceláneas-microempresas de comercio al por
menor es Express Accounts, software libre diseñado por NCH Software
70
(desarrolladores de programas para empresas), para pequeñas empresas que
requieren crear informes del flujo de caja, estados de resultados, ingresos y egresos
incluyendo ventas, recibos, pagos y compras.
3.3 Capacitaciones microempresarios.
Una vez seleccionada la herramienta Express Accounts se realiza el
cronograma de capacitación a microempresarios en el uso adecuado de la
herramienta; con la asesoría de la Fundación Alberto Merani se diseñan cartillas
didácticas que contienen la descripción y uso del software permitiendo realizar
procesos de formación por modulación, simulación y práctica.
En el proceso de capacitación se dan indicaciones de instalación de la
herramienta, su contenido, función y estrategias para su uso constante, se concretan
un total de 10 capacitaciones exitosas, las 2 restantes no fueron posibles realizarlas
debido al tiempo que se requería, estas misceláneas son de mayor tamaño y el
tránsito de personas es constante por lo cual sus propietarios no dispusieron del
tiempo necesario, razón por la cual en un principio un 50% de éstas resalto no tener
interés en conocer herramientas para sus negocios.
Finalmente se asigna la herramienta Express Accounts realizando la
respectiva instalación acompañada de una cartilla didáctica para que cada
microempresa haga uso constante de ésta, promoviendo una gestión administrativa
y financiera pertinente para sus negocios.
71
3.4 Encuesta línea de salida
Una vez finalizada las capacitaciones a los microempresarios se realiza encuesta de
línea de salida para dar diagnóstico final acerca de cómo influye promover el uso
de la herramienta administrativa.
Gráfico Nº 24. Uso continuo Express Accounts
Fuente: Encuestas aplicadas
El 100% de la población encuestada afirmó estar dispuesto a utilizar la
herramienta asignada de manera continua teniendo un impacto positivo para el
proyecto ya que da cumplimiento a cabalidad del objetivo principal; por lo tanto los
propietarios y trabajadores se les permite organizar la administración y finanzas de
los negocios.
100%
0%
1 . Esta dispuesto a implementar la herramienta Express Accounts de manera
continua.
Si
No
72
Gráfico Nº 25. Perspectivas herramienta administrativa
Fuente: Encuestas aplicadas
De la población objetivo que usó la herramienta el 100% mencionó que ésta
les ayuda optimizar sus recursos gracias al conocimiento y práctica que obtuvieron.
Si el uso de la herramienta se ejecuta diariamente, los negocios tienen la
posibilidad de crecer, reinvertir sus excedentes de utilidades y de esta forma
posicionar más sus establecimientos de comercio.
73
Gráfico Nº 26. Beneficios de la herramienta
Fuente: Encuestas aplicadas
El uso de la herramienta Express Accounts contiene diferentes beneficios
para las microempresas entre ellos organizar inventario, flujo de caja, ventas del
negocio y estados financieros; un 100% de la población objetivo afirmó que a través
del uso de ésta pueden saber sus utilidades además de las ventajas mencionadas,
procedimiento que anteriormente era llevado por un contador independiente o de
manera informal.
74
Gráfico Nº 27. Apoyo entidades Públicas y privadas
Fuente: Encuestas aplicadas
Inicialmente el total de población manifestó no haber recibido capacitación
alguna por parte de entidades financieras o del estado, de igual manera se constató
que en la Alcaldía del municipio no hay proyectos que involucren a
microempresarios, por lo cual un 90% de las personas encuestados les gustaría
recibir ayuda de la Universidad Panamericana, el MinTIC u otras entidades que
impulsen el desarrollo de sus negocios; el porcentaje restante no está interesado por
motivos de tiempo.
90%
10%
4. Le gustaría recibir otra ayuda por parte de la Universidad Panamericana y el MinTIC acerca de
la administración y finanzas de su negocio.
Si
No
75
Gráfico Nº 28. Tipos de ayuda micro empresarial.
Fuente: Encuestas aplicadas
Los propietarios y/o trabajadores de las misceláneas que desean recibir
ayuda nuevamente lo prefieren en un 60% a través de cartillas didácticas ya que
disponen del tiempo fuera de los establecimientos para obtener conocimientos y
estudiar la información que se brinda, un 30% opta por capacitaciones debido a que
es un método más personalizado y un 10% mencionó que sería útil otro tipo de
ayuda. De acuerdo al análisis anterior se evidencia una oportunidad en las
universidades para promover el emprendimiento, uso de herramientas tecnológicas
y crecimiento de los negocios a través de los conocimientos adquiridos en las
carreras afines.
30%
0%
0%
0%
60%
10%
4.1 Le gustaria recibir ayuda por medio de
Capacitaciones
Seminarios
Curso teorico practicos
Talleres
Cartillas didacticas
otro
76
Gráfico Nº 29. Dificultad Express Accounts
Fuente: Encuestas aplicadas
Un 70% de los microempresarios que tuvieron la oportunidad de poner en
práctica la herramienta indicaron que su uso es fácil, el 20% tuvo un nivel
intermedio debido a la falta de conocimientos administrativos pues deben enfatizar
en ello y finalmente un 10% aludió que era difícil puesto que sus conocimientos
tecnológicos son mínimos por lo cual debía practicar un poco más. Lo anterior
denota un aspecto positivo puesto que la herramienta contiene todos los aspectos
administrativos e información financiera para el funcionamiento de los negocios
por ende su apropiación fue adecuada en la mayoría de la población.
77
Gráfico Nº 30. Obstáculos en la herramienta
Fuente: Encuestas aplicadas
Con respecto a la gráfica anterior un 10% de la población mencionó haber
tenido dificultad con la herramienta Express Accounts debido al manejo del
computador, cabe mencionar que es una persona de aproximadamente 52 años de
edad por lo cual es pertinente reforzar sus conocimientos para el uso adecuado de
la herramienta. Por otro lado un 90% no tuvo dificultad alguna para su aplicación.
78
Gráfico Nº 31. Capacitación herramienta asignada
Fuente: Encuestas aplicadas
El total de los microempresarios afirmaron que fue útil realizar una
capacitación acerca de un software que les permita administrar sus negocios y la
terminología correspondiente a la herramienta, lo cual es positivo ya que la
información brindada fue clara y pertinente para beneficio de cada establecimiento.
79
Gráfico Nº 32. Uso herramienta en microempresas
Fuente: Encuestas aplicadas
El total de las personas encuestadas afirmaron recomendar el uso el software
Express Accounts a otros establecimientos comerciales, lo cual es óptimo ya que la
herramienta puede ser utilizada por cualquier microempresario de manera fácil y
gratuita, contribuyendo a la organización de los negocios para así participar de
manera activa en la economía accediendo a créditos y creando estrategias para
acrecentar sus negocios. Adicionalmente un 100% demostró estar interesado en otro
tipo de herramientas que les permita tener claridad sobre sus negocios.
Tras la aplicación de la encuesta línea de salida se mide la variable
cualitativa de orden dicotómico que determina el nivel de apropiación y uso de la
herramienta, mediante la cual se concluye que el total de las personas encuestadas
continuarán haciendo uso de ésta en la gestión de sus negocios.
80
3.4.1 Comparación datos encuesta línea de entrada y salida
El diagnóstico determinado según análisis de las encuestas pertinentes y
procesos de observación de los hábitos administrativos de los propietarios o
trabajadores de las misceláneas, reflejo al iniciar el proceso de investigación que la
mayoría de los microempresarios administraban sus negocios de manera informal,
no llevaban un control adecuado de sus recursos y desconocían la rentabilidad o
viabilidad de sus negocios según se evidencio en la encuesta de línea de entrada;
por otro lado aunque utilizan medios tecnológicos para investigaciones de carácter
académico, laboral o recreativo, no se aplicaban a sus negocios para mejorar las
prácticas.
Por ello al finalizar proceso de formación se aplica encuesta de línea de
salida que permite identificar que a través del uso de la herramienta Express
Accounts tienen la posibilidad de aumentar sus utilidades disminuyendo sus gastos,
generar estrategias a partir del análisis de estados financieros de un determinado
periodo con respecto al anterior observando la diferencia de utilidades netas y
gastos generados, controlar sus inventarios de manera ordenada y tomar decisiones
de inversión o endeudamiento a futuro de acuerdo a la rentabilidad de sus negocios.
81
Capítulo 4
Conclusiones
La falta de capacitación a microempresarios limita el ejercicio de los
negocios debido a que no cuentan con las habilidades necesarias para administrar
sus recursos de manera adecuada, la información no es almacenada de manera
óptima para generar estados financieros, lo que implica difícil acceso a créditos,
inadecuada fijación de precios, no se disocia entre deudas y utilidad, entre otras
situaciones que podrían llevar a la falta de liquidez o disolución de sus negocios.
Estas limitaciones pueden ser atendidas por medio de la herramienta
administrativa gratuita denominada Express Accounts que permite a los
microempresarios controlar y organizar información, para la optimización de los
recursos de capital e inventarios con el fin de poder tomar futuras decisiones en la
administración de los negocios.
Por medio del uso y apropiación de esta herramienta, los comerciantes de
las misceláneas pueden actuar más eficientemente en el sector económico
realizando inversiones y constituyendo negocios más sólidos para dinamizar las
finanzas. No obstante, entre los factores que pueden afectar la óptima aplicación de
nuevos métodos de administración en microempresas encontramos: la resistencia a
nuevos conocimientos y no tener acceso a herramientas técnicas que mejoran las
condiciones financieras óptimas para el funcionamiento del establecimiento, por
ejemplo el computador, puesto que es importante registrar inmediatamente las
transacciones como ventas y pagos para obtener un resultado verídico, evitando
realizar estos registros hasta llegar a casa.
82
Por otro lado existe una tendencia en el país de implementar procesos de
formación entorno a la inclusión de TIC para el desarrollo de comercio,
emprendimientos e iniciativas laborales, en este caso se evidencia la necesidad de
formación en finanzas y herramientas tecnológicas para microempresarios, además
de la voluntad de las personas por adquirir nuevos conocimientos que les permita
ser más competitivos.
Para el caso de las misceláneas, se ha buscado llegar a los microempresarios
a través de las capacitaciones, que contribuyen a simplificar sus procesos en la
gestión del negocio y generar mayores utilidades siempre y cuando se apropie el
uso de la herramienta de forma permanente.
Es importante resaltar que las microempresas componen gran parte del
sector económico del país en poblaciones como San Mateo, sin embargo se
evidenció no haber obtenido capacitación alguna en temas de TIC y administración
en ocasiones anteriores, por ello es relevante impulsar su crecimiento y ampliar sus
conocimientos a través de formación permanente en materia tecnológica, educación
administrativa y financiera.
Generalmente las MiPyMEs cuentan con un monto mínimo de capital por
lo cual invertir en un software contable o incurrir en gastos para contratar un
contador público no está dentro de sus presupuestos, por esta razón, tras las
capacitaciones los microempresarios están en capacidad de elaborar sus propios
estados financieros entre ellos balance general y estado de resultados; anteriormente
pocos tenían capital para recurrir a un contador el cual consolidaba la información
de facturas, IVA, ventas entre otros, actualmente el uso de la herramienta Express
83
Accounts les permite realizar todo tipo de informes necesarios para rendición de
cuentas o acceso a créditos.
Tras la culminación de las capacitaciones, entrega de cartillas didácticas para la
orientación en el uso y apropiación de la herramienta y el desarrollo de la encuesta
de línea de salida se concluye que de presentarse en mayor proporción proyectos de
alcance social dirigidos a los microempresarios, se podría estimular el uso de las
herramientas administrativas tecnológicas y su beneficio en la gestión empresarial,
además de minimizar significativamente la brecha digital que existe por parte de las
microempresas.
84
Recomendaciones
Los comerciantes tienen herramientas a su disposición que les permite
mejorar los hábitos de administración que manejan actualmente. Mediante la
aplicación de herramientas tecnológicas con fines de gestión empresarial pueden
llevar un mayor control sobre sus clientes, proveedores y rentabilidad del negocio.
Sin embargo, las instituciones educativas y gubernamentales tienen poca
cobertura hacia la difusión de información que impulse la integración de estas
herramientas modernas y sistemas administrativos hacia los microempresarios, por
lo cual es importante generar una cultura de investigación sobre estas, además de la
implementación de proyectos dirigidos a sectores vulnerables o con limitantes,
hacia el mejoramiento y ampliación del conocimiento de estas prácticas.
Por otro lado, en el desarrollo del proyecto, el grupo de investigación de la
Institución Universitaria Panamericana en conjunto con la fundación Alberto
Merani y su proyecto Redvolución, han logrado un avance en la inserción de
comerciantes hacia los servicios y programas de uso libre que se pueden hallar en
la web, que son de gran ayuda para el desarrollo de estrategias y alcance de sus
logros, por lo cual se deja a disposición de los microempresarios y lectores la cartilla
didáctica para ser utilizada por diferentes sectores micro empresariales.
Tras el desarrollo de las actividades propuestas para el cumplimiento de los
objetivos del proyecto, se espera que exista una mejora continua de los hábitos de
administración que los comerciantes de las misceláneas manifestaron aplicar al
inicio de la ejecución del proyecto.
85
Se sugiere que después de realizar las capacitaciones correspondientes al
uso de Express Accounts, los comerciantes continúen aplicando la herramienta en
la administración de los recursos de sus negocios, que indaguen sobre otras
herramientas que brinden un valor agregado orientado al servicio al cliente u otros
aspectos que puedan contribuir a posicionar su negocio y dar una mayor
rentabilidad del mismo.
86
Glosario
Activos: Conjunto de todos los bienes y derechos con valor monetario
que son propiedad de una empresa, institución o individuo, y que se
reflejan en su contabilidad.
Ahorrar: Guardar dinero como previsión para necesidades futuras;
Evitar un gasto o consumo mayor.
Análisis: Distinción y separación de las partes de un todo hasta llegar a
conocer sus principios o elementos; Método estadístico usado para
cuantificar la importancia de cada uno de los factores actuantes en un
fenómeno.
Establecimiento: Lugar donde habitualmente se ejerce una industria o
profesión; Local de comercio.
Estrategia: En un proceso regulable, conjunto de las reglas que aseguran
una decisión óptima en cada momento.
Ingreso: Cantidad de dinero que recibe una persona natural o jurídica
por la venta de sus productos o servicios.
Inventario: Es el registro total de las materias primas, productos en
proceso de producción y bienes terminados a disposición de la compañía
para sus procesos de producción o venta.
Miscelánea: Mixto, vario, compuesto de cosas distintas o de géneros
diferentes; Col., Méx. y Pan. Tienda pequeña de esquina.
Pasivo: Valor monetario total de las deudas y compromisos que gravan
a una empresa, institución o individuo, y que se reflejan en su
contabilidad.
87
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THE COMPETITIVENESS OF SMEs IN DEVELOPING COUNTRIES.
Geneva.
United Nations Conference On Trade and Development. (2010). Information
Economy Report 2010. New York and Geneva.
89
Anexos
Anexo A: Línea de entrada
Objetivo de la encuesta: Esta encuesta se enmarca en el Programa Redvolución, el
cual constituye una estrategia del Ministerio de las Tecnologías de la Información
y las Comunicaciones que busca promover el uso y apropiación de las TIC e
internet en los estratos 1,2 y 3. Esta iniciativa se viene adelantando en
Establecimientos Educativos de todo el país impactando+A4. El reto ahora
consiste en implementar Redvolución en Instituciones de Educación Superior,
razón por la cual se diseñó esta encuesta como insumo para enriquecer la
propuesta de Proyección social en la Universidad. En este sentido es muy
importante para nosotros contar con su valiosa opinión. Gracias por su aporte.
CARACTERIZACIÓN DE LA PERSONA A INSPIRAR
NOMBRE _______________________________________________
CÉDULA _______________________________________________
ACTIVIDAD ECONÓMICA ________________________________________
GÉNERO __________________________________________________
¿Cuál es su nivel de escolaridad?
¿Cuál es su edad?
¿De qué tipo es la vivienda donde habita?
¿Tiene acceso a Seguridad Social?
90
NECESIDADES E INTERESES DE LA PERSONA A INSPIRAR
1. ¿Cuándo utiliza internet, lo hace básicamente para actividades de qué tipo?
a. Académico
b. Recreativo
c. Laboral
d. Ninguno
2. ¿Para desarrollar sus actividades en internet, cuál es la página que más
visita?
a. Buscadores
b. Correo electrónico
c. Redes sociales
d. Trámites y gobierno en línea
3. ¿Cuál es la red social que más utiliza?
a. Facebook
b. Twitter
c. Instagram
d. Otra
e. Ninguna
4. ¿En sus actividades laborales cotidianas requiere el uso de computador y
desarrollar actividades en internet?
a. Si
b. No
RECURSOS QUE TIENE LA PERSONA A INSPIRAR
5. ¿Tiene acceso a internet en su hogar o lugar de trabajo?
a. Si
b. No
6. ¿Cuenta con un celular inteligente para el acceso a internet?
a. Si
b. No
ASPECTOS ADMINISTRATIVOS A MEJORAR Y CONOCIMIENTOS
PREVIOS
7. ¿En qué rango se encuentran los ingresos mensuales de su negocio?
a. Menos de un salario mínimo
b. Desde $ 644.350 hasta $1200.000
c. Desde $1.200.001 en adelante
8. Depende económicamente de este negocio
a. Si b. No
91
9. ¿Cómo accede usted a los proveedores de los productos que comercializa?
a. Llegan a su negocio
b. Recomendados
c. Base de datos
d. Compra en grandes distribuidora
e. Otro
f. ¿Cuál?
______________________________________________________
_____________________
10. ¿Ha accedido a créditos para financiar su negocio?
a. Si
b. No
11. ¿Usa para su negocio una cuenta de ahorros o corriente?
a. Si
b. No
12. ¿Sabe que es una tasa de interés y como le impacta en las utilidades del
negocio?
a. Si
b. No
13. ¿Sabe usted que son pasivos y activos?
a. Si
b. No
14. ¿sabe que son los estados financieros y sus beneficios en la
administración?
a. Si
b. No
15. ¿Maneja algún registro de la mercancía de su negocio?
a. Si
b. No
16. En caso de responder Si, lo hace en
a. Cuaderno
b. Papeles sueltos
c. Computador
d. Otros
En caso de responder No Porque
____________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________
92
17. Diferencia entre costo y gasto
a. Si
b. No
18. ¿Le gustaría conocer y aplicar herramientas tecnológicas para optimizar
los recursos de su negocio?
a. Si
b. No
19. Ha obtenido alguna capacitación por entidades del gobierno o bancarias
a. Si
b. No
20. ¿qué aspectos le gustaría conocer en términos tecnológicos y financieros
que considera sería útil en su negocio?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
____________________________________________________________
93
Anexo B. Línea de salida.
Encuesta final
Nombre miscelánea: __________________________________________
1. Está dispuesto a implementar la herramienta Express Accounts de manera
continua.
a. Si
b. No
2. Cree que la herramienta le ayuda a optimizar los recursos de sus negocios.
a. Si
b. No
3. La herramienta Express Accounts le ayuda a organizar el inventario, flujo de caja
y ventas de su negocio permitiéndole saber sus utilidades netas.
a. Si
b. No
4. Le gustaría recibir otra ayuda por parte de la Universidad Panamericana y el
ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones acerca de la
administración y finanzas de su negocio.
a. Si
b. No
Si su respuesta es SI, le gustaría recibirla por medio de
a. Capacitaciones
b. Seminarios
c. Cursos teórico prácticos
d. Talleres
e. Cartillas didácticas
f. Otro __________________________
5. El uso de la herramienta administrativa le parece
a. Fácil
b. Nivel Intermedio
c. Difícil
d. Muy difícil
94
6. Considera que fue útil la capacitación a cerca de un software que le permite
administrar su negocio
a. Si
b. No
¿Porque?____________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
______________________________________________________
7. Recomendaría el uso de la herramienta Express Accounts a otros negocios
a. Si
b. No
8. Tuvo algún tipo de dificultades con la herramienta administrativa
a. Si
b. No
Cual______________________________________________________________
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__________________________________________________________________
___________________________________________________________
9. Le interesaría conocer nuevas aplicaciones que le sea útil para su negocio
a. Si
b. No
95
Anexo C. Cartilla de capacitaciones
96
Express Accounts es un programa profesional perfecto para pequeñas empresas que necesitan documentar asientos contables y crear
informes del flujo de caja, ingresos y egresos incluyendo ventas, recibos, pagos y compras.
Ventajas:
Fácil seguimiento de las transacciones de pagos y depósitos.
Generación de balances e informes contables para ver cómo va el negocio.
Envío de informes (reportes) por correo electrónico o fax.
97
Para la descarga de la herramienta ingresa al link: http://www.nchsoftware.com/accounting/es/
Pulsa la opción
Descargar ahora
98
Paso 1. Mensaje de bienvenida a la herramienta.
Ingresa el
nombre de tu
negocio
Registra la
Dirección Ingresa el teléfono
y correo de tu
establecimiento
99
Paso 2. Plan de cuentas
Inicia con las
cuentas básicas
para la
administración de
tu negocio
Si tienes cuentas
bancarias, ingresa los
saldos de cada una de
ellas Si ya manejas
cuentas,
ingrésalas
manualmente
100
Paso 3. Conocimiento visual de la herramienta
Cuentas de
ingreso de dinero
(activos)
Cuentas de salida
de dinero (pagos
y pasivos)
Estados financieros
(informes de la
situación económica
de tu negocio)
¡Ten los saldos de
tus cuentas a la
mano!
Cruza los valores
de las cuentas de
tu herramienta
con los saldos en
el banco
101
Paso 4. Ventas
Puedes generar una
factura sin entregar
una factura de
venta.
O también puedes
vender sin generar la
factura, pero haces el
registro.
102
Venta sin factura
Ingresa la
descripción del
producto de venta
Añade la cantidad
de artículos que
quieras
Elige donde se
consigna el valor
de la venta
Registra la venta.
(Efectivo, crédito, cheque)
103
Venta con factura
Ingresa los datos del
cliente, recuerda que
tiene un código de
registro en base de
datos.
Ingresa las
condiciones de
pago y entrega
Añade la cantidad
de artículos que
quieras
Registra la venta.
(Efectivo, crédito, cheque)
104
Facturas
Revisa el historial
y estado de las
facturas.
Puedes agregar, eliminar y
editar tus facturas.
Filtra la
búsqueda de
facturas según
la necesidad
105
Clientes
Consulta los
saldos y pedidos
de tus clientes
Puedes añadir, eliminar y
editar tus clientes.
También puedes
agregar cotizaciones,
pedidos, facturas y
pagos a cada cliente.
Conoce el resumen de
saldos y facturas de
cada uno de los
clientes
106
Aplicar pagos
Registra los
pagos realizados
por los clientes
Ingresa los datos del
pago como fecha,
cliente, valor, medio
de pago destino de
fondos.
107
Paso 5: Compras
Ingresa por la
opción compras,
luego compra o
pago de inmediato.
Elige la cuenta
donde tienes
el efectivo
para pagar.
De tu lista de
proveedores, señala
a quien vas a hacer
el pago o añade uno
nuevo.
Elige por qué
concepto
realizas el pago Registra tu pago
exitosamente.
108
Registra los pagos que deberás realizar más adelante.
Elige la cuenta
donde
registraras la
deuda.
Registra tu
cuenta por
pagar.
Asigna la
cuenta por
pagar.
Elige un
proveedor de
tu lista o añade
uno nuevo
109
Añade nuevos proveedores a tu base de datos.
Añade, elimina o edita los
datos de tus proveedores
Ingresa los
datos que
consideras
necesarios
para conocer
tu proveedor. Recuerda que en la
opción “proveedores”,
podrás conocer los
saldos para cada uno de
ellos.
110
Registrar pagos pendientes.
Registra los pagos
de tus cuentas por
pagar
Elige la factura que vas a
pagar
¿A quién vas a
pagar?
¿Cómo pagaras tu
factura?: en efectivo,
cheque, tarjeta
crédito, deposito a
cuenta.
Registra tu pago
111
Estados financieros:
Por la opción “estado
de resultados” puedes
ver informes por
periodos específicos de
tus ingresos, gastos y
ganancias.
112
Libro diario:
En el libro diario podrás ver las transacciones de ventas,
pagos y compras que has realizado en periodos de tiempo
que requieras.
En este campo aparece el
resumen de la transacción,
el concepto, saldo, etc.
Puedes filtrar tu búsqueda
con estas opciones.
113
Estado de resultados:
En el balance general
podremos ver como se
encuentran los saldos de
nuestras cuentas, y así
poder definir acciones de
mejora.
114
Informes
Además de todo lo visto, puedes ver
resúmenes a través de informes de
acuerdo a lo que necesites.
115
Ilustraciones
Ilustración 1: Registro fotográfico miscelánea Nada me faltara.
Ilustración 2: Registro fotográfico Papelería y Miscelánea donde Paola
116
Ilustración 3: Registro fotográfico Papelería y Miscelánea el Sol
Ilustración 4: Registro fotográfico de capacitación N°1
117
Ilustración 5: Registro fotográfico de capacitación N°2
Ilustración 6: Registro fotográfico de capacitación N°3
118
Ilustración 7: Registro fotográfico de capacitación N°4
Ilustración 8: Registro fotográfico capacitación N°5
