PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO...

SECRETARÍA DE PROTECCIÓN CIVIL

Comité Técnico Interno de

Administración de Documentos

PROGRAMA INSTITUCIONAL DE

DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

2016


Comité Técnico Interno de Administración de Documentos

INDICE

1. Presentación

2. Marco Jurídico

3. Objetivo

4. Líneas de Acción

Línea de Acción I: Proyecto de desarrollo e instrumentación y normatividad

Objetivos / Estrategias / Actividades

Línea de Acción II: Proyecto de capacitación y desarrollo profesional archivístico


Línea de Acción III: Proyecto para la adquisición de los recursos materiales que requieran los

archivos de la Secretaría


Línea de Acción IV: Proyecto para la incorporación ordenada de las tecnologías en la aplicación

de los archivos


•Línea de Acción V: Proyecto de acciones de difusión archivística


•Línea de Acción VI: Proyecto para la conservación y preservación de la información archivística


•Línea de Acción VII: Proyecto preventivo para situaciones de emergencia, riesgo o catástrofes


5. Cronograma de Actividades 2016






1

PRESENTACIÓN



El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA) para el ejercicio

2016, contempla las acciones necesarias en materia de archivo para dar

seguimiento al Sistema Institucional de Archivos (Archivo de Trámite y

Archivo de Concentración) en la Secretaría de Protección Civil, de

conformidad con lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal.

Para ello el Comité Técnico Interno de Administración de Documentos

COTECIAD-SPC, emitirá los procedimientos necesarios que regulen los

archivos, así como prever lo necesario para su correcto funcionamiento.




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MARCO JURÍDICO



MARCO JURÍDICO

• Ley de Archivos del Distrito Federal

• Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos

• Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Distrito Federal

• Ley de Procedimiento Administrativo del Distrito Federal

• Ley de Presupuesto y Gasto Eficiente del Distrito Federal

• Ley de Protección de Datos Personales para el Distrito Federal

• Estatuto de Gobierno del Distrito Federal

• Circular uno 2015, Normatividad en Materia de Administración de Recursos para

las Dependencias, Unidades Administrativas, Unidades Administrativas de Apoyo

Técnico Operativo, Órganos Desconcentrados y Entidades de la Administración

Pública del Distrito Federal




3

OBJETIVO



Lograr que en las Unidades Administrativas que integran la Secretaría de Protección

Civil, tengan debidamente organizada e inventariada la documentación, de

conformidad con lo establecido en la normatividad vigente y conforme lo establecen

los Instrumentos Archivísticos autorizados por el COTECIAD, a fin de contar con un

sistema institucional de archivos que soporte los actos realizados en el ejercicio de

las funciones enfocadas a la salvaguarda de la integridad física de los habitantes de

la Ciudad de México.




4

Líneas de Acción




Línea de Acción I

Proyecto de desarrollo e

instrumentación y normatividad



Objetivo:

Llevar a cabo la correcta aplicación de los Instrumentos Archivísticos, dando estricto

cumplimiento a la normatividad en materia de archivos.

Estrategia:

Implementar acciones de verificación, seguimiento, evaluación y control necesarias

para que las áreas generadoras de documentos cumplan con los procesos

archivísticos.



Actividades de la Línea de Acción I

Proyecto de desarrollo e instrumentación y normatividad

1.- Actualización del Catálogo de Disposición Documental.

2.- Revisar Vigencias Documentales de los Archivos de Trámite.

3.- Realizar Bajas Documentales de toda aquella documentación que ha

cumplido con su plazo de vigencia.

4.- Actualización del Manual Específico de Operación del Comité Técnico

Interno de Administración de Documentos.




Línea de Acción II

Proyecto de capacitación y desarrollo

profesional archivístico



Objetivo:

El personal que labora en la Secretaría de Protección Civil, reconozca la importancia

del manejo de los archivos y lleve a cabo las actividades necesarias para la

organización documental.

Estrategias:

Implementar un Programa de Capacitación Archivística, así como la realización de

mesas de trabajo para llevar a cabo la vigencia y baja documental



Actividades de la Línea de Acción II

Proyecto de capacitación y desarrollo profesional archivístico

1.- Impartir pláticas enfocadas en normatividad en materia archivística al

personal que labora en la Secretaría de Protección Civil.

2.-. Realizar capacitación sobre transferencia primaria y baja documental.

3.- Realizar mesas de trabajo para llevar a cabo la baja documental




Línea de Acción III

Proyecto para la adquisición de los

Recursos Materiales que requieran los

archivos de la Secretaría

Objetivo:

Lograr que las áreas de archivo cuenten con los recursos materiales necesarios para su

integración, conservación y resguardo.

Estrategias:

Aprovechar los espacios para la ubicación de anaqueles y resguardar la documentación

en cajas de polipropileno para evitar la humedad.

Suministrar oportunamente los insumos necesarios para las actividades archivísticas que

se llevan a cabo en la Secretaría de Protección Civil.



Actividades de la Línea de Acción III

Proyecto para la adquisición de los recursos materiales que requieran los

archivos de la secretaría

• 1.- Adquirir anaqueles, cajas de polipropileno, cajas de archivo, todo aquel material

que se utiliza en la conservación del documento.

• 2.-. Adquirir material de uso personal como son: guantes, batas, cubrebocas, etc.,

para evitar algún daño personal.






Línea de Acción IV

Proyecto para la incorporación

ordenada de las tecnologías en la

aplicación de los archivos

Objetivo:

Respaldar la información de las áreas utilizando tecnologías de la información.

Estrategias:

Implementar la digitalización de la documentación que se encuentra en las áreas,

evitando así la explosión documental; así mismo, lograr el mejor aprovechamiento de los

espacios físicos.



Actividades de la Línea de Acción IV

Proyecto para la incorporación ordenada de las tecnologías en la

aplicación de los archivos

• 1.- Realizar la digitalización de la documentación de las distintas áreas.

• 2.-. Garantizar el uso y conservación de la documentación digital.



Línea de Acción V

Proyecto de acciones de difusión

archivística






Objetivo:

Garantizar que tanto las áreas como usuarios en general, conozcan la información

relativa al manejo de los archivos

Estrategias:

Implementar la difusión, de forma periódica, de la información relativa a la

importancia de los archivos y sus procesos.



Actividades de la Línea de Acción V

Proyecto de acciones de difusión archivística

1.- Realizar trípticos que ayude al personal a llevar a cabo de manera correcta

un proceso archivístico.

2.- Difundir mediante el portal de la Secretaría los avances obtenidos.

3.- Difundir la normatividad vigente en materia archivística.

Línea de Acción VI

Proyecto para la conservación y

preservación de la información

archivística






Objetivo:

Conseguir que las áreas de archivo cuenten con el mantenimiento adecuado.

Estrategias:

Realizar mantenimiento constante a las áreas que resguardan la documentación.



Actividades de la Línea de Acción VI

Proyecto para la conservación y preservación de la información

1.- Colocar señalamientos en los archivos.

2.- Fumigación especializada permanente en las áreas de archivo para evitar la

propagación de fauna nociva.

3.-Controlar el acceso en cada una de las áreas de archivo para garantizar la

confidencialidad de la documentación de archivo.

4.- Implementar medidas de conservación de los archivos dirigidas a evitar la

humedad y mantener una limpieza adecuada.

Línea de Acción VII

Proyecto preventivo para situaciones de

emergencia, riesgo o catástrofe






Objetivo:

Asegurar que la documentación que se encuentra en las áreas de archivo cuente

con medidas adecuadas para la conservación de los documentos.

Estrategias:

Colocar detectores de humo y llevar a cabo el mantenimiento constante al archivo y

a las áreas que resguardan la documentación.



Actividades de la Línea de Acción VII

Proyecto preventivo para situaciones de emergencia , riesgo o catástrofe

1.- Realizar la adquisición de un sistema de detección de humo, temperatura y

humedad.

2.- Colocar señalamientos de seguridad, que sean visibles en caso de

emergencia.




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CRONOGRAMA DE

ACTIVIDADES

2016




Periodo en que se llevará a acabo la actividad

Consecutivo

LÍNEA DE ACCIÓN I.- PROYECTO DE DESARROLLO E INSTRUMENTACIÓN Y NORMATIVIDAD

EJERCICIO 2016

Primer TrimestreSegundo

TrimestreTercer

Trimestre Cuarto Trimestre

ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic

1Actualización del Instrumento Archivístico denominado Catálogo de Disposición Documental

2Revisar Vigencias documentales de los Archivos de Trámite

3 Realización de Bajas Documentales

4

Actualización del Manual Específico del Operación Archivística





Consecutivo

LÍNEA DE ACCIÓN II.- PROYECTO DE CAPACITACIÓN Y DESARROLLO PROFESIONAL

ARCHIVÍSTICO

EJERCICIO 2016


TrimestreTercer



1Impartir pláticas enfocadas a los procesos archivísticos al personal que labora en la Secretaría de Protección

2 Realizar capacitación sobre transferencia primaria y baja documental

3Realizar mesas de trabajo para llevar a cabo la baja documental





Consecutivo

LÍNEA DE ACCIÓN III.- PROYECTO PARA LA ADQUISICÓN DE LOS RECURSOS MATERIALES

QUE REQUIERAN LOS ARCHIVOS DE LA SECRETARÍA

EJERCICIO 2016


TrimestreTercer

TrimestreCuarto Trimestre


1

Adquirir anaqueles, cajas de polipropileno, cajas de archivo, todo aquel material que se utiliza en la conservación del documento

2

Adquirir material de uso personal como son: guantes, batas, cubrebocas, etc., para evitar algún daño personal





Consecutivo

LÍNEA DE ACCIÓN IV.- PROYECTO PARA LA INCORPORACIÓN ORDENADA DE LAS

TECNOLOGÍAS EN LA APLICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

EJERCICIO 2016


TrimestreTercer



1Realizar la digitalización de la documentación de las distintas áreas.

2Garantizar el uso y conservación de la documentación digital.





Consecutivo

LÍNEA DE ACCIÓN V.- PROYECTO DE ACCIONES DE DIFUSIÓN ARCHIVÍSTICA

EJERCICIO 2016


TrimestreTercer



1Realizar trípticos que ayude al personal de manera correcta un proceso archivístico.

2Difundir mediante el portal de la Secretaría los avances obtenidos.





Consecutivo

LÍNEA DE ACCIÓN VI.- PROYECTO PARA LA CONSERVACIÓN Y PRESERVACIÓN DE LA

INFORMACIÓN ARCHIVÍSTICA

EJERCICIO 2016


Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre


1 Colocar señalamientos en los archivos.

2Fumigación especializada permanente en las áreas de archivo para evitar la propagación de fauna nociva.

3Controlar el acceso en cada una de las áreas dearchivo para garantizar la confidencialidad de ladocumentación de archivo.

4Implementar medidas de conservación de los archivos dirigidas a evitar la humedad y mantener una limpieza adecuada





Consecutivo

LÍNEA DE ACCIÓN VII.- PROYECTO PREVENTIVO PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA, RIESGO O

CATÁSTROFE

EJERCICIO 2016

Primer Trimestre Segundo Trimestre Tercer Trimestre Cuarto Trimestre


1Realizar la adquisición de un sistema de detección dehumo.

2Colocar señalamientos de seguridad, que sean visibles en caso de emergencia

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