PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO...

PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO

ARCHIVÍSTICO

Contraloría General

2007-2012

Fase 2009

ENERO 2009

1. Presentación2. Esquema general3. Objetivo general4. Ejes temáticos :


Programa Institucional de Desarrollo Archivístico2007-2012

CONTENIDO

Eje temático 1: Metodología y procedimientos archiv ísticosDiagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades

Eje temático 2: Recursos físicos, materiales y pres upuestalesDiagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades

Eje temático 3: Capacitación y desarrollo de person alDiagnóstico / Objetivos / Estrategias / Actividades

5. Plan de trabajo6. Seguimiento, informes y evaluación



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PRESENTACIÓN



El Programa Institucional de Desarrollo Archivístico ha sido la guía con la cual la Contraloría General del Distrito Federal ha llevado a cabo el cumplimiento de la normatividad en materia de archivos. Este Programa se inició en el segundo semestre del año 2007 y ahora entra a su Fase 2009.

Este período está profundamente marcado, por una parte, por los logros que se han conseguido en materia de archivo y por las actividades aún pendientes de realizar y, por otra parte, todos los en materia de archivo y por las actividades aún pendientes de realizar y, por otra parte, todos los trabajos se deberán reorientar en apego a lo establecido en la Ley de Archivos del Distrito Federal, publicada el día 8 de octubre de 2008 en la Gaceta Oficial del Distrito Federal y vigente a partir del día siguiente.

Conforme a lo anterior, en esta nueva fase se podrán observar las actividades ya concluidas y las actividades por realizar, con el fin de continuar trabajando conjuntamente en establecer la normatividad técnica para la administración de documentos y archivos, así como garantizar los espacios físicos adecuados para los archivos y la capacitación del personal.



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ESQUEMA GENERAL

OBJETIVO GENERAL


Eje temático 1 Eje temático 2 Eje temático 3


Metodología y procedimientos

archivísticos

Recursos físicos, materiales y

presupuestales

Capacitación y desarrollo de

personal

SEGUIMIENTO, INFORMES Y EVALUACIÓN

DIAGNÓSTICO / OBJETIVOS / ESTRATEGIAS / ACTIVIDADES



3

OBJETIVO GENERAL


Lograr que en todas las áreas que integran la Contraloría General se archive


integran la Contraloría General se archive utilizando criterios uniformes, se cuente con espacio de guarda apropiados y se

considere prioritaria la actividad



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EJES TEMÁTICOS

Eje temático 1

Diagnóstico Objetivos



Eje temático 1

Metodología y procesos archivísticos

EstrategiasActividades

Contraloría General Eje temático 1

Metodología y procesos archivísticos


Diagnóstico

Mala integración de los expedientes y falta de controles para identificar, agrupar y describir archivos

Conservación exhaustiva de información y ausencia de criterios y métodos para valoración documental

identificar, agrupar y describir archivos

Organización de la información de manera personalizada o sin código clasificador uniforme

Control patrimonial de los expedientes y archivos

Aplicación desordenada de tecnologías en manejo de archivos



Objetivos

� Establecer órganos normativos y operativos

Eje temático 1 Metodología y procesos archivísticos

� Implementar normas y procedimientos homogéneos

�Diferenciar y consolidar los archivos según las etapas del ciclo vital de los documentos



�Conociendo el marco regulatorio

�Estableciendo los instrumentos de control archivístico


Estrategias

�Elaborando manuales específicos de operación

�Definiendo la estructura y funciones de los archivos



Actividadescumplidas

2007-2008

Análisis de la legislación y normatividad en materia de archivos

Constitución del COTECIAD

Diagnóstico archivístico* Diagnóstico preliminar* Visitas técnicas

Elaboración de documentos normativos


Elaboración de documentos normativos* Manual Específico de Operación del COTECIADCTGL

Elaboración de instrumentos de control archivístico* Cuadro general de clasificación archivística* Tabla de determinantes de oficina* Catálogo de series documentales* Carátulas estandarizadas de expedientes * Calendario de caducidades* Inventario de descripción archivística* Formatos estandarizados de transferencia

Conformación institucional del Archivo de Concentración

Diseño e implantación del Sistema de Archivo Automatizado



Actividades a realizar

2009

1.3. Actualización y modificación del Sistema de Archivo Automatizado

1.2. Elaboración y aprobación del Manual de Operación Archivística

1.1 Elaboración y aprobación del Reglamento de operación del COTECIADCTGL


1.4. Elaboración de instrumentos de control archiví stico1.4.1. Catálogo de disposición documental

1.4.2. Inventarios de Archivos de Trámite y de Concentración

1.4.3. Inventarios de transferencia primaria

1.4.4. Inventario de baja documental

1.4.5. Control de préstamo de expedientes y estadísticas de usuarios

1.4.6. Mapas de ubicación topográfica del Archivo de Concentración

1.4.7. Controles de conservación y restauración de documentos

1.5 Diseño e implementación de una página web de la Unidad Coordinadora de Archivos

Eje temático 2




Eje temático 2

Recursos físicos, materiales y presupuestales




Eje temático 2Recursos físicos, materiales y presupuestales

DiagnósticoAcumulación anárquica en escasos espacios de oficina

Dispersión de documentación

Falta de planes de seguridad y prevención de contingencias

Carencia de mobiliario y equipo apropiado

Malas condiciones ambientales para la conservación de documentos

Falta de limpieza en áreas de archivo




Diagnóstico Distribución de Archivos de Trámite:

* 30, ubicados en las diferentes áreas sustantivas en Av. Juárez * 30, ubicados en las diferentes áreas sustantivas en Av. Juárez 92, Col. Centro, con un acervo de 3500 cajas aproximadamente.

•57, ubicados en las Contralorías Internas de las Dependencias, Delegaciones y Entidades, con un acervo aproximado de 10,900 expedientes.




Diagnóstico Distribución de Archivos de Concentración:

* C. Lago Silverio, con 866 cajas de guarda, 71 de valoración * C. Lago Silverio, con 866 cajas de guarda, 71 de valoración histórica y 460 de baja documental.

* Almacén “N”: 752 cajas de guarda y 110 de baja documental.

* C. Antonio Chavero: 1200 cajas de guarda




Objetivos

� Asegurar que los archivos cuenten con las instalaciones, mobiliario, equipo y planes adecuados para garantizar la integridad física de los recursos humanos, garantizar la integridad física de los recursos humanos, materiales y documentales

� Suministrar oportuna e inteligentemente los materiales necesarios para las funciones archivísticas




�Adquiriendo bienes de consumo, mobiliario y equipo

�Contratando los servicios preventivos y correctivos, generales y especiales de mantenimiento y fumigación

Estrategias

�Diseñando planes de Protección Civil y de seguridad para los inmuebles

�Estableciendo y adecuando espacios físicos




Diagnóstico* Preliminar* Visita técnica

Asignación y adecuación de espacios para archivo en edificio sede y contralorías internas

Instalación y equipamiento del Archivo de Concentración


2007-2008

Dotación de mobiliario y equipo a los diversos archivos

Elaboración de un programa de mantenimiento

Elaboración de un plan de protección civil

Elaboración de un plan de seguridad a inmuebles





2009

2.1. Asignación y adecuación de espacios para archivo en edificio sede y contralorías internas

2.3. Continuación del Plan de limpieza y mantenimiento a archivos

2.2. Dotación de mobiliario y equipo a los diversos archivos

2.4. Inclusión en los planes de seguridad a inmuebles lo correspondiente a archivos

2.5. Inclusión en los planes de protección civil lo correspondiente a archivos

2.6. Actualización del Plan de protección civil para el Archivo de Concentración e instauración de un Comité Mixto de Protección Civil para su implementación

Eje temático 3




Eje temático 3

Capacitación y desarrollo de personal




Diagnóstico

Eje temático 3Capacitación y desarrollo de personal

Prácticas archivísticas empíricas, carentes de interés intelectual

Personal sin reconocimiento institucional y sin perspectivas de desarrollo profesional, carente de una formación archivística

Ausencia de programas permanentes de capacitación en la materia

Uso deficiente de la información archivística

Poca importancia al archivo de documentos

intelectual




Objetivos

�Lograr que los funcionarios de todos los niveles consideren prioritarias la administración de archivos

�Promover el desarrollo y formación profesional en materia de gestión de archivos

�Crear una nueva cultura archivística




�Detectando las necesidades de capacitación

�Capacitando

Estrategias

�Concientizando de la importancia de los archivos

�Difundiendo una nueva cultura archivística




Diagnóstico preliminar

Integración y actualización de un padrón del personal que realiza funciones archivísticas enlas diversas áreas que integran la Contraloría General


2007-2008

Detección de necesidades de capacitación en materia de manejo de archivos

Diseño de planes de capacitación interna




3.1. Actualización de enlaces de los Archivos de Trámite con el Archivo de Concentración

3.2. Actualización del padrón del personal que realiza funciones archivísticas en las diversasáreas que integran la Contraloría General

3.3. Realización del curso: Introducción a la administración de documentos


2009

3.4. Realización del curso: Procesos archivísticos e instrumentos de control archivístico

3.5. Participación en eventos referentes a la administración de documentos y archivística:foros, seminarios, entre otros.

3.6. Realización de campañas de concientización sobre la importancia de los archivos ydifusión de una nueva cultura archivística



5

PLAN DE TRABAJO

2009



EJE TEMÁTICO 1



EJE TEMÁTICO 2



EJE TEMÁTICO 3



6

SEGUIMIENTO, INFORMES Y EVALUACIÓN



Seguimiento

Reportes mensuales de las Reportes mensuales de las actividades en ejecución conforme al

Plan de Trabajo

Comprende* Actividades en proceso* Dificultades en el cumplimiento de una actividad* Actividades por realizar



Informes

Informes escritos de los resultados de Informes escritos de los resultados de las actividades concluidas para

presentar en la evaluación trimestral

Comprende* Resultados obtenidos * Difusión y presentación de resultados* Reforzamiento a medidas de control y ajuste a las

actividades y su calendarización



Evaluación

Evaluaciones parciales trimestrales y Evaluaciones parciales trimestrales y evaluación general anual

Comprende* Informes de actividades concluidas* Dificultades en el cumplimiento de actividades* Evaluación y continuidad del PIDA

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