PROGRAMA INSTITUCIONAL DE D A - … · divulgación, enseñanza o práctica de un culto religioso;...

PROGRAMA INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO

1

22

Como Presidenta del Congreso del Estado, es para mí un honor,

poner a disposición de la ciudadanía Chihuahuense, el Programa

Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA), elaborado por la

Dirección de Archivos del Poder Legislativo, que nos permitirá conocer

las acciones a realizarse a corto, mediano y largo plazo, en pro de los

servicios documentales y archivísticos, que nos procurará avanzar en

aspectos tan importantes como son los archivos de trámite,

concentración e histórico.

Nos hemos propuesto, no solo dar cumplimiento puntual a lo dispuesto

en la legislación que nos rige, sino ir más allá. Es por ello, que la

Dirección de Archivos, dirigida por la Maestra Liliana Edith Rascón

Sigala, ha iniciado con el pie derecho sus tareas, elaborando este

Programa, que sin lugar a duda será punta de lanza y hará camino al

andar, en el ámbito archivístico de nuestro estado.

Deseo comentarles también, que el personal que forma parte de esta

importante área está siendo capacitado adecuadamente a fin de que su

actividad sea de excelencia; así mismo se ha gestionado ante instancias

pares material que servirá de apoyo e instrumento para el cumplimiento

de los objetivos trazados.

¡Enhorabuena!

Dip. Diana Karina Velázquez Ramírez

Presidenta del H. Congreso del Estado de Chihuahua


33

ÍNDICE

I. ELEMENTOS DEL PLAN ................................................................ 5

1. MARCO DE REFERENCIA ................................................................ 5

II. MARCO LEGAL ............................................................................... 6

1. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado

de Chihuahua, publicada en 29 de agosto de 2015, P.O.E. No.69,

entra en vigor el 4 de mayo de 2016; última reforma P.O.E

2017.02.22/No.15. ............................................................................... 6

2. Ley de Archivos del Estado de Chihuahua. P.O.E. 26 junio 2013.

Decreto No. 1207/2013 X P.O.E. Última Reforma P.O.E.

2016.10.03 /No.79. .............................................................................. 7

3. La Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos,

Artísticos e Históricos vigente, establece: .......................................... 7

4. Ley de Patrimonio Cultural del Estado de Chihuahua. Decreto 792-

01-V P.O.E., última reforma P.O.E. 2017.02.22/No.15 .................... 8

5. Programa Institucional de Desarrollo Archivístico ............................ 9

III. ANTECEDENTES ......................................................................... 11

IV. JUSTIFICACIÓN ........................................................................... 12

V. OBJETIVOS...................................................................................... 14

General .................................................................................................... 14

Específicos ............................................................................................... 15

VI. PLANEACIÓN ............................................................................... 15

1. REQUISITOS ..................................................................................... 15

2. ALCANCE, ENTREGABLES Y ACTIVIDADES ............................. 16

3. RECURSOS Y COSTOS ................................................................... 18

4

4. TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN. CRONOGRAMA DE

ACTIVIDADES ................................................................................. 18

VII. ADMINISTRACIÓN DEL PLAN ............................................. 18

1. PLANEAR LAS COMUNICACIONES........................................... 18

1.1 REPORTES DE AVANCES.............................................................. 19

2. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS .................................... 19

2.1 IDENTIFICAR RIESGOS ................................................................ 19

2.2 ANÁLISIS CUANTITATIVO DE LOS RIESGOS ......................... 20

2.3 CONTROL DE RIESGOS ............................................................... 20

2.4 GESTIÓN DE RIESGOS ................................................................. 20

2.4.1 MONITOREO Y CONTROL DE RIESGO ................................21

2.4.2 IMPACTO DEL MONITOREO Y

CONTROL DE RIESGO ....................................................................... 21

2.4.3 PRESUPUESTO DEL MONITOREO Y CONTROL

DE RIESGO ............................................................................................22

VIII. NORMATIVIDAD ..................................................................... 22

IX. GLOSARIO DE TÉRMINOS....................................................... 22

FUENTES .............................................................................................. 23


5

I. ELEMENTOS DEL PLAN

1. MARCO DE REFERENCIA

Introducción

El 16 de marzo de 2017 se presenta ante el pleno la iniciativa referente a

la modificación de la Ley Orgánica del Congreso del Estado para la

creación de la Dirección de Archivos como “Órgano Técnico del Congreso

del Estado encargado de operar el sistema archivístico correspondiente.

Asimismo, con un Comité Técnico de Administración de Documentos y

Archivos, responsable de implementar y operar el Sistema Institucional

de Archivos, para su funcionamiento estandarizado y homogéneo”.1

El 23 de mayo de 2017 se aprueba el Decreto No. LXV/RFLEY/0331/

2017 II P.O. reforma de Ley Orgánica para la creación de la Dirección

de Archivos.

El 21 de septiembre se presenta la propuesta de la Junta de

Coordinación Política para ver quién ocupará la titularidad de la

Dirección de Archivos.

Con el Decreto No. LXV/NOMBR/0392/2017 I P.O. y en fecha 21 de

septiembre de 2017, “Se nombra Titular de la Dirección de Archivos del

Honorable Congreso del Estado a la C. Licenciada Liliana Edith Rascón

Sigala, de conformidad con lo dispuesto por los artículos 66, fracción X;

124, fracción VIII; 125, 128, 145 Bis, 204, y 205 de la Ley Orgánica del

Poder Legislativo, y 136 del Reglamento Interior y de Prácticas

Parlamentarias, ambos ordenamientos del Estado de Chihuahua.

El objetivo de esta modificación queda plasmado en el artículo 145

1 Iniciativa que modifica y adiciona diversas disposiciones de la Ley Orgánica del Poder Legislativodel Estado de Chihuahua, con el propósito de crear la Dirección de Archivos como un ÓrganoTécnico del Congreso. Dip. Carmen Rocío González Alonso. 31 de marzo 2017, p. 3.

6

Bis de la Ley Orgánica del Poder Legislativo, que especifica “El Congreso

del Estado contará con una Dirección de Archivos, encargada de vigilar

la custodia y seguridad jurídica y material de los acervos que conforman

la memoria documental del Estado.2

La titular toma protesta el 28 de septiembre de 2017.

A partir de esa fecha la Dirección de Archivos ha trabajado en la

conformación administrativa del área, identificación y diagnóstico que

guarda el Archivo Institucional, capacitación del personal por medio de

conferencias y cursos en línea, búsqueda de espacio físico para la

conformación del Archivo de Concentración e Histórico, la ubicación

del equipo de trabajo que conforma la Dirección, así como dotar de

recursos materiales y tecnológicos el área de trabajo. El fomentar las

relaciones interinstitucionales a nivel local y nacional es prioridad del

área, animar este intercambio de capacidades es ́ fundamental para el

desarrollo del trabajo archivístico.

II. MARCO LEGALEn materia de Archivos, existe un amplio marco legal que establece las

condiciones, características, funciones y obligaciones de las instituciones

para organización, conservación, administración y preservación de los

archivos en posesión de cualquier institución de los tres poderes de nuestra

Nación, entidades federativas y municipios, así como órganos

autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, además

de cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos

públicos o realice actos de autoridad de la federación.

1. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Públicadel Estado de Chihuahua, publicada en 29 de agosto de2015, P.O.E. No.69, entra en vigor el 4 de mayo de 2016;última reforma P.O.E. 2017.02.22/No.15.Tiene como objeto garantizar a los ciudadanos el acceso a la información

2 Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Chihuahua, pp.37.


7

pública y otorga facultades para “participar, en conjunto con el Archivo

General del Estado, en el establecimiento de las políticas de creación,

clasificación, tratamiento, conservación y resguardo de la información

contenida en todos y cada uno de los archivos públicos e históricos” así

como “promover, en las bibliotecas y entidades especializadas en mate-

ria de archivos, la instalación de módulos de información pública, que

faciliten el ejercicio del derecho de acceso a la información y la consulta

de la información derivada de las obligaciones de transparencia a que se

refiere esta Ley”.3

De la Ley de Transparencia se desprenden la Ley de Protección de

Datos Personales y la Ley de Archivos.

2. Ley de Archivos del Estado de Chihuahua. P.O.E. 26 junio2013. Decreto No. 1207/2013 X P.O.E. Última ReformaP.O.E. 2016.10.03/No.79.Es de orden público e interés general. Tiene por objeto regular el

funcionamiento, la integración, manejo, resguardo, conservación y

administración de documentos y los archivos en posesión de la administración

pública estatal y municipal, así como establecer las bases para la

coordinación, organización y funcionamiento de los sistemas de archivos.

Establece las normas y procedimientos de los sujetos obligados para

la gestión documental, organización, clasificación, catalogación y

conservación de los archivos de trámite, de concentración e históricos.

En cuanto a los Archivos Históricos:

3. La Ley Federal Sobre Monumentos y Zonas Arqueo-lógicos, Artísticos e Históricos vigente, establece:Artículo 35. Son monumentos históricos los bienes vinculados con la

historia de la nación, a partir del establecimiento de la cultura hispánica

en el país, en los términos de la declaratoria respectiva o por

determinación de la ley.

Artículo 36. Por determinación de esta ley son monumentos históricos.

I. Los inmuebles construidos en los siglos XVI al XIX, destinados a templos

3 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chihuahua, última reformaP.O.E. 2017.02.22/No.15. Art. 19, incisos l y m.

8

y sus anexos, arzobispados, obispados y casas curales; seminarios,

conventos o cualesquiera otros dedicados a la administración,

divulgación, enseñanza o práctica de un culto religioso; así como a la

educación y a la enseñanza, a fines asistenciales o benéficos; al servicio

y ornato público y al uso de las autoridades civiles y militares. Los

muebles que se encuentren o se hayan encontrado en dichos inmuebles

y las obras civiles relevantes de carácter privado realizadas en los siglos

XVI al XIX inclusive.

II.Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido

a las oficinas y archivos de la Federación, de los Estados o de los

Municipios y casas curales.

III. Los documentos originales manuscritos relacionados con la historia de

México y los libros, folletos y otros impresos en México o en el extranjero,

durante los siglos XVI al XIX que por su rareza e importancia para la

historia mexicana, merezcan ser conservados en el país.

IV. Las colecciones científicas y técnicas podrán elevarse a esta categoría,

mediante la declaratoria correspondiente.

4. Ley de Patrimonio Cultural del Estado de Chihuahua. Decreto792-01-V P.O.E., última reforma P.O.E. 2017.02.22/No.15Establece por disposición de ley que los archivos históricos, aquellos que

tienen 30 años de antigüedad, son patrimonio cultural del estado de

Chihuahua. Esta disposición de ley, inscribe a los archivos bajo un tratamiento

especial en cuanto a proyectos de clasificación organización y difusión.

En su artículo 2° considera:

“Patrimonio cultural del estado de Chihuahua todas las manifestaciones

del quehacer humano y del medio natural, que tenga para los habitantes

del estado por su valor y significado, relevancia arqueológica, histórica,

artística, etnológica, antropológica, paleontológica, tradicional,

arquitectónica, urbana, científica, tecnológica, lingüística e intelectual”


9

En su artículo 77, establece:

“Por disposición de esta ley, se considera patrimonio cultural del

estado:

III. Todo archivo histórico de cualquiera de los tres poderes,

oficinas, municipios o entidades descentralizadas del estado”4

5. Programa Institucional de Desarrollo ArchivísticoEl Programa Institucional de Desarrollo Archivístico (PIDA)5 es un

instrumento de gestión y operación de corto, mediano y largo plazo que

contempla las acciones a emprender a escala institucional para el

mejoramiento y la modernización continua de los servicios documentales

y archivísticos, estableciendo las estructuras normativas técnicas y

metodológicas para la instrumentación de estrategias encaminadas a

mejorar el proceso de organización y conservación documental en los

archivos de trámite, concentración e histórico.

Este PIDA tiene como objeto planificar y conducir los trabajos para

instrumentar las obligaciones a los sujetos obligados, establecidas en la Ley de

Archivos del estado de Chihuahua, así como la verificación de los resultados.

“Artículo 40. Los sujetos obligados deberán integrar anualmente, un

Programa Institucional de Desarrollo Archivístico en el que contemplen

los objetivos, estrategias, proyectos y actividades que se llevarán a

cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la presente Ley y demás

normas en la materia”

4 Ley de Patrimonio Cultural del Estado de Chihuahua, P.O.E. No. 17 del 28 de febrero de 2001,decreto No. 792/01 V P.O.E., última Reforma P.O.E. 2017.02.22/No.155 Ley de Archivos del Estado de Chihuahua, P.O.E.2013.06.26/No.51, última Reforma P.O.E.2016.10.03 /No.79, Art.40.

10

El PIDA contiene un conjunto de estrategias, acciones o actividades

organizadas y planeadas encaminadas a alcanzar los objetivos establecidos

consolidar las operación y funciones del Archivo Institucional en el corto,

mediano y largo plazo, es decir un plan estratégico de acciones para lograr

el mejoramiento y la modernización continua de los servicios documentales

y archivísticos (modelo de gestión documental) y la conservación del

patrimonio histórico documental del Estado.

En atención a que los sujetos obligados deben aplicar la Ley de

Archivos del Estado y las anteriores aquí mencionadas en lo referente a

la planeación, programación y evaluación para el desarrollo de los

Archivos, así como sus Sistemas Institucionales; la Dirección de Archivos

del Congreso del Estado diseña el Programa Institucional de Desarrollo

Archivístico para el año 2018, contemplando varias acciones relacionadas

con la instrumentación de normas y buenas prácticas con el propósito

de garantizar la integridad del patrimonio documental, y la salvaguarda

de la cultura legislativa, atendiendo tres niveles:

• Nivel estructural. Está orientado a consolidar la estructura

orgánica: con la creación de la Dirección de Archivos del Congreso

del Estado y el nombramiento de su responsable así como de los

responsables de las áreas que integran el Sistema Institucional de

Archivos, artículo 236: a) Unidad Central de Correspondencia, b)

Archivo de Trámite, por área o unidad; c) Archivo de Concentración

y d) Archivo Histórico. Iniciar con su capacitación (equipo de

trabajo); la infraestructura (medios técnicos e instalaciones

necesarias para el desarrollo de los servicios archivísticos) y contar

con los recursos materiales y financieros para su adecuado

funcionamiento.

• Nivel documental. Está orientado a planear la elaboración,

actualización y uso de los instrumentos de control y consulta

archivística del Congreso del Estado para consolidar la

organización, descripción, valoración, administración, conservación,

acceso ágil y localización expedita de los documentos que integran

los archivos.

6 Idem


11

• Nivel normativo. Está encaminado al cumplimiento de las

disposiciones emanadas de la normatividad federal y estatal

vigente, en materia de administración de archivos, tendiente a regu-

lar la producción, uso, control y conservación de los documentos,

de conformidad con las atribuciones y funciones establecidas en la

normatividad interna, las cuales están vinculadas a la transparencia,

rendición de cuentas, acceso a la información, clasificación de la

información, protección de datos personales, conservación de

la memoria histórica y difusión del patrimonio documental, con

el fin último de ponerlo al servicio del público en general

Órganos normativos.7 Son las instancias que establecerán las directrices

para administrar los archivos y documentos de archivo.

• Dirección de Archivos del Congreso del Estado.

• Comité Técnico de Administración de Documentos y Archivos

(CTADyA) integrado por los responsables de los archivos de trámite,

concentración e histórico del Congreso del Estado.

Órganos operativos. Son las unidades y responsables de archivo que

administrarán los archivos en el H. Congreso del Estado conforme al

ciclo vital de los documentos.

• Oficialía de partes o Unidad Central de Correspondencia y Archivo.

• Archivo de trámite8.

• Archivo de concentración9.

• Archivo histórico10.

III. ANTECEDENTESEl 16 de marzo de 2017 se presenta la iniciativa ante el pleno referente a

la modificación de la Ley Orgánica del Congreso del Estado para la

creación de la Dirección de Archivos como “órgano encargado de operar

el sistema archivístico correspondiente. Así mismo, con un Comité Técnico

7 Artículos 18 al 22 del Capítulo II. De la organización de los sistemas institucionales de archivos,de la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua 2013.8 Art. 5 de la Ley de Archivos del estado de Chihuahua. P.O.E. 2013.06.26/No.519 Art. 6 Idem.10 Art. 7 Ídem.

12

de Administración de Documentos y Archivos, responsable de

implementar y operar el Sistema Institucional de Archivos, para su

funcionamiento estandarizado y homogéneo”.11

El objetivo de esta modificación queda plasmado en el artículo 145

Bis que especifica “El Congreso del Estado contará con una Dirección

de Archivos, encargada de vigilar la custodia y seguridad jurídica y

material de los acervos que conforman la memoria documental del

Estado, mediante las siguientes atribuciones:

I.- Operar el sistema archivístico.

II.- Aprobar y vigilar la correcta instrumentación del Sistema Institucional

de Archivos.

III.- Aprobar los instrumentos de control necesarios para la regulación

de los procesos archivísticos.

IV.- Emitir las normas y lineamientos generales que aseguren la adecuada

administración y custodia de los documentos bajo su resguardo.

V.-Emplear todos los mecanismos necesarios para la conservación de los

documentos que forman parte del acervo de la Dirección y asegurar

la integridad de los mismos.

VI.- Participar como integrante del Comité Técnico de Administración

de Documentos y Archivos”.12

Actualmente, en el Congreso del Estado de Chihuahua no se cuenta con

un recinto en donde se resguarde el Archivo de Concentración el cual está

diseminado en 8 bodegas de papel dentro de la Torre Legislativa. El espacio

destinado al Archivo Histórico en la Biblioteca “Carlos Montemayor” resulta

ya insuficiente para la conservación y consulta de los documentos que

conforman el patrimonio documental del Congreso del Estado y no garantiza

la preservación de la memoria histórica institucional.

IV. JUSTIFICACIÓNPara poder desarrollar un modelo de gestión documental inserto en el

Sistema Institucional de Archivos (SIA) de conformidad con el artículo

11 Iniciativa que modifica y adiciona diversas disposiciones de la Ley Orgánica del Poder Legislativodel Estado de Chihuahua, con el propósito de crear la Dirección de Archivos como un ÓrganoTécnico del Congreso. Dip. Carmen Rocío González Alonso. 31 de marzo 2017, pp. 3.12 Idem. Pp. 6.


13

18 de la LFA, se tiene la necesidad de implementar estrategias que

aseguren la aplicación y homologación de los procesos técnico-

archivísticos, desde la producción de un documento en un archivo de

trámite, pasando por su conservación precautoria en un archivo de

concentración, hasta su conservación permanente en un archivo histórico,

con lo cual se contribuye el ejercicio del derecho de acceso a la información.

Es así que el PIDA se convierte en la herramienta para dar solución a

la problemática planteada: reforzar la sistematización de los archivos

del Congreso del Estado a través de la determinación de acciones

concretas, con estrategias, subprocesos o actividades que de forma inte-

gral permitan la consecución de los objetivos de este plan y las finalidades

específicas de cada una de las acciones.

El impacto que se espera alcanzar en corto plazo (1 año), solicitar a

las unidades administrativas la designación de los responsables del

Archivo de Trámite, capacitar al personal designado e incentivar la

cultura archivística en el Congreso del Estado, levantar información para

la elaboración de los instrumentos de control archivístico e iniciar con la

actualización de los Archivos de Trámite analizando el flujo documen-

tal; concretar los convenios interinstitucionales a mediano plazo (1 año

y medio), gestionar un espacio para la ubicación y unificación de los

archivos de concentración e histórico este último a la fecha ya con espacio

insuficiente para albergar más acervos; y a largo plazo (2 años) estar en

condiciones para la automatización de la gestión documental.

Contar con un plan para la modernización y mejoramiento continúo

de los servicios documentales y archivísticos en el Congreso del Estado

genera los siguientes beneficios:

• Facilita la gestión administrativa.

• Fomenta la obligación de documentar toda decisión y actividad

gubernamental.

• Permite el control de producción y flujo de los documentos. Evita la

explosión documental.

• Favorece la administración de los documentos generados por cada

área, los cuales registran el ejercicio de las atribuciones y/o funciones

de estas.

14

• Fomenta la obligación de integrar adecuada y continuamente los

documentos de archivo en expedientes (obligación de contar con un

archivo al día: actualizado).

• Se asegura información de calidad (expedientes o asuntos completos

y sustanciales).

• Da sustento (evidencias documentales) a las acciones del Sistema de

control Interno institucional (control interno y administración de riesgos).

• Favorece el cumplimiento al principio de acceso a la información,

auspiciando la transparencia, rendición de cuentas, y las auditorías.

• Coadyuvar en la gestión de los planes y proyectos institucionales con

sustentos documentales.

• Ayuda a reducir los tiempos de respuesta de solicitudes de información,

y coadyuva a disminuir las respuestas por inexistencia de información.

• Controla el acceso restringido a la información reservada y

confidencial.

• Coadyuva a la protección de datos personales.

• Coadyuva a la descripción de los documentos y/o expedientes

generados.

• Favorece el sustentar la información del web institucional

(transparencia focalizada, etc.).

• Facilita localizar información de forma expedita.

• Coadyuva en testimoniar documentalmente en cada momento la

existencia o ausencia de un documento,

• Facilita el control de la permanencia de los documentos hasta su destino

final (ciclo vital de los documentos). Evita la acumulación documen-

tal innecesaria.

• Coadyuva a garantizar la permanencia de documentos dictaminados

como históricos.

• Favorece el proceso de la automatización de la administración documental.

V. OBJETIVOS

GeneralSistematizar los procesos archivísticos, vigilando que los documentos

cumplan con su ciclo vital, a través de un Modelo de gestión documental


15

en apego a la normatividad y estándares en la materia, para contar con

información útil, oportuna y expedita.

Específicos· Cumplir con las disposiciones establecidas en las leyes, reglamentos y

las buenas prácticas relativas a los archivos para garantizar la

homogeneidad de los procesos archivísticos

· Obtener y mantener archivos de Trámite y de Concentración debidamente

organizados y sistematizados, para garantizar la transparencia y la

rendición de cuentas y conformar la memoria documental del Congreso

del Estado, a través del SIA y el ciclo vital de los documentos.

· Asegurar en el corto y mediano plazo, el cumplimiento cabal de la

normatividad vigente en materia de organización documental y

transparencia, así como incorporar las mejores prácticas archivísticas

internacionales para colocar al Sistema a la vanguardia en la materia,

dentro de la Administración Pública Federal.

VI. PLANEACIÓNComo ya se expuso en la introducción y en el marco de referencia, es

primordial que el SIA funcione (en fase activa y semiactiva, sin embargo

es indispensable encaminarlo a la mejora continua, mediante acciones

programadas para que, toda la documentación generada o recibida, fluya

sistemáticamente desde su creación hasta su destino final.

Por lo anterior, es necesario realizar las siguientes acciones y estrategias

que constituirán las actividades planificadas para llevar a cabo los

objetivos planteados:

1. REQUISITOSCon la finalidad de cumplir con los objetivos del PIDA, se definen las

necesidades para el mejoramiento de los archivos y la ejecución de las

actividades contempladas.

16

Actividades planificadas Requerimientos y/o insumos Responsable

1. Conformación de las unidades de archivos de trámite.

Nombramiento de responsables de archivo de trámite Titulares de Área, responsables delarchivo de trámite y Dirección de Archivos.

2. Elaboración del Diagnóstico de archivos del Congreso del Estado.

Contratación del Asesor de la Dirección Presidencia, Secretaría de Adminis-tración y Recursos Humanos

3. Convenios Interinstitucionales Convenio de donación de software de Gestión Documental y capacitación, e Investigación legislativa con el Congreso del Estado de Guanajuato.

Jurídico, Presidencia, Dirección de Archivos.

4. Elaboración y aplicación del Plan de Difusión para la Dirección de Archivos.

Contratación del especialista en Marketing Presidencia, Secretaría de Admi-nistración y Recursos Humanos.

5. Diseñar el Modelo de Gestión Documental. Levantamiento de información Dirección de Archivos

6. Iniciar elaboración de Instrumentos archivísticos

Levantamiento de información Dirección de Archivos

Empresa externa

Enlaces de Unidades Administrativas

Secretaría Administrativa 7. Establecer un programa de capacitación en

materia archivística Sala con las características técnicas adecuadas de iluminación mobiliario, equipo, coffee break y presupuesto para material

Dirección de Archivos

8. Proyectar el espacio para edifico del

Archivo de Concentración e Histórico.

Ubicar un local que cumpla con las características técnicas adecuadas, mobiliario, equipo y seguridad para el resguardo de los acervos de concentración e histórico.

Presidencia, Dirección de Archivos

9. Elaboración de criterios de conservación preventiva de Archivos”

Levantamiento de información Dirección de Archivos

2. ALCANCE, ENTREGABLES Y ACTIVIDADESMATRIZ DE ALCANCE, ENTREGABLES, ACTIVIDADES (PIDA)

ACTIVIDAD PRINCIPAL

Entregables

Alcance

1 Conforma- ción de las unidades de archivo de trámite.

2 Elabora- ción del Diagnós- tico de Archivos

3 Conve-nios inter-institucio-nales.

4 Elabora-ción de plan de difusión

5 Diseñar el modelo de

gestión documen-

tal

6 Iniciar elabora-ción de instrumentos de control archivís-tico.

7 Establecer un programa de capa-citación en materia archivísti-ca.

8 Proyectar un espacio para edificio de archivo de concentración e histórico.

9 Elaboración de criterios de conserva-ción pre-ventiva.

Actividades

PRODUCTO 1.1 Designación y directorio de los enlaces de las unidades administrativas AT.

Levantamiento de información

X

PRODUCTO 1.2 Informes de verificación trimestral en las unidades administrativas de avances

Control y seguimiento a

enlaces.

X

PRODUCTO 2.1 Diagnóstico terminado del Archivo del Congreso del Estado

Levantamiento de información y conformación del documento.

X

Contratación de Asesor para la Dirección de Archivos.

X

PRODUCTO 3.1 Convenio de colaboración con la Dirección de Archivos de Guanajuato que incluya, capacitación, asesoría e investigaciones legislativas.

Concretar líneas de acción del convenio.

X

PRODUCTO 3.2 Donación software de gestión documental para Archivos Legislativos.

Incluirlo en el convenio.

X

PRODUCTO4.1 Plan de difusión de Dirección de Archivos.

Contratar a especia-lista en Marketing.

x

PRODUCTO 5.1 SIA (Sistema Institucional de Archivos)

Diseño de la metodología

x


17

PRODUCTO 5.2

Armonización de la Ley Orgánica del Poder Legislativo, Reglamento Interior y de Prácticas Parlamentarias del Poder Legislativo con la Ley de Archivos del Estado de Chihuahua.

Iniciativa presentada por la Diputada Presidenta.

X

Reuniones de la Mesa Técnica para modificación de la Ley

PRODUCTO 5.3

Aprobación del CTADyA por parte de Dirección de Archivos y Presidencia.

Reunión ordinaria para aprobación de la propuesta.

x

PRODUCTO 5.4

Acta de aprobación del SIA por parte de la Dirección de Archivos y Presidencia.

Reunión ordinaria para a probación de la propuesta

X

PRODUCTO 6.1

Fichas técnicas de series funcionales

Levantamiento de información en las unidades administrativas

X

PRODUCTO 6.2

Contratación de empresa externa para elaboración de Herramientas de Control y Consulta Archivística:

Levantamiento de información

X

Trabajo de gabinete

Elaboración y entrega

Corrección y entrega definitiva

Subproducto 6.2.1.

Cuadro General de Clasificación Archivística.

Se incluye en las anteriores.

X

Subproducto 6.2.2.

Catálogo de disposición documental


X

Subproducto 6.2.3.

Criterios específicos de organización y conservación de archivos


X

PRODUCTO 7.1.

Diseño del Programa de Capacitación archivística

Platicas informativas para los enlaces de las unidades administrativas y responsables de las áreas.

X

Cursos de capacitación presenciales y a distancia para enlaces y personal de la Dirección de Archivos.

X

Conferencias impartidas por especialistas en materia archivística.

X

Capacitación impartida en Intranet.

X

PRODUCTO 8.1.

Edificio de Archivos

Buscar con diferentes instancias un edificio con la infraestructura adecuada para el resguardo del Archivo de Concentración e Histórico

X

PRODUCTO 9.1

Plan de Conservación Preventiva

Elaboración de criterios de conservación preventiva.

X

18

RECURSOS MATERIALES Y TECNOLÓGICOS

Total cantidades

2018

TOTAL

Cantidad

Costo Unitario

IVA

Computadora laptop 1 1 $12,475.00 $1,996.00 $14,471.00 RECURSOS HUMANOS

Total Semanas

2018

TOTAL Semanas

Costo unitario

IVA

Empresa externa 12

12

$248,000.00

$39,680.00

$287,680.00

CAPACITACIÓN

Total

Cantidad

Costo unitario

IVA

TOTAL

Cursos de capacitación en materia archivística.

5

$12,000

$10,345.00

$1,655.00

$60,000.00

DIFUSIÓN

Total

$37,849.00

$31,794.00

$6,055.00

$37,849.00

TOTAL

$400,000.00

3. RECURSOS Y COSTOS

4. TIEMPO DE IMPLEMENTACIÓN. CRONOGRAMADE ACTIVIDADES

PLAN INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO 2018 ACTIVIDAD Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Ags. Sep. Oct. Nov. Dic.

1. Conformación de las unidades de archivos de trámite. 2. Elaboración del Diagnóstico de archivos del Congreso del Estado.

3. Convenios Interinstitucionales


5. Diseñar el Modelo de Gestión Documental. 6. Iniciar elaboración de Instrumentos archivísticos 7. Establecer un programa de capacitación en materia archivística.

8. Proyectar el espacio para edifico del Archivo de Concentración e Histórico.

9. Elaboración de criterios de conservación preventiva de Archivos.

VII. ADMINISTRACIÓN DEL PLANEl PIDA se elabora y presenta ante el Comité Técnico de Administración

de Documentos y Archivos de conformidad con la Ley Federal de

Archivos en su Art. 12 fracción 6, así como la Ley de Archivos del Estado

de Chihuahua Art. 40 “Los sujetos obligados deberán integrar

anualmente, un Programa Institucional de Desarrollo Archivístico en el

que se contemplen los objetivos, estrategia, proyectos y actividades que

se llevarán a cabo para dar cumplimiento a lo previsto en la presente

Ley y demás normas en la materia”.

1. PLANEAR LAS COMUNICACIONESEn el presente esquema representamos la distribución de las

comunicaciones de la Dirección de Archivos para la realización de este

Programa Institucional de Desarrollo Archivístico.


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Información Generada

Intercambia información con: Medio

Periodicidad

Presidencia y CTADyA

Objetivos y políticas institucionales

Director de Archivos * E-mail * Reuniones *Actas

cada trimestre

Dirección de archivos

Comunica objetivos y políticas

Presidencia y CTADyA

* E-mail * Reuniones * Comunicación oficial.

mensual

Dirección de archivos y CTADyA

Planeación, Informes, capacitación, programas y proyectos

Áreas operativas del SIA

* E-mail * Reuniones *lista de asistencia * memorándum

mensual, semanal

Asesor

Documentos tramitados

Dirección de Archivos y CTADyA * E-mail

*Reuniones

permanente

Difusión

Proyectos de difusión interna y externa. Proyectos de Capacitación.

Dirección de Archivos y Comunidad en General.

*E-mail *Difusión en MMC y por medio de TIC’s.

permanente

Responsables de archivo de

trámite

Necesidades de los RATs

Dirección de Archivos, Asesor, y Difusión, enlaces

* E-mail * Reuniones * Comunicación oficial. *Capacitación

Mensual Capacitación y asesoría permanente.

1.1 REPORTES DE AVANCESSe elaborará un informe general al finalizar el año lectivo e informes

que se presentarán ante la Presidencia del H. Congreso del Estado y el

CTADyA en las siguientes fechas establecidas:Número de sesión para el

reporte de avances

Fecha

Primera ordinaria 15 de marzo Segunda ordinaria 15 de junio Tercera ordinaria 15 de septiembre Cuarta ordinaria 15 de diciembre

2. PLANIFICAR LA GESTIÓN DE RIESGOS2.1 IDENTIFICAR RIESGOS

Proyecto Identificación del Riesgo 1. Conformación de las unidades de archivos de trámite.

Falta personal, apatía y personal incompetente.


Desinformación y que no se contrate el personal. 3. Convenios Interinstitucionales Tardanza de trámites y falla en la comunicación.


Que no se contrate al personal, falta de recursos.

5. Diseñar el Modelo de Gestión Documental Papeleo en los trámites administrativos, desinformación, no se apruebe la modificación a la

6. Iniciar elaboración de Instrumentos archivísticos

Que no se contrate a la empresa que los elaborará, no aprobación del recurso.

7. Establecer un programa de capacitación en materia archivística

Falta de recursos, nula colaboración interinstitucional.

8. Proyectar el espacio para edificio del Archivo de Concentración e Histórico.

Papeleo en trámites administrativos, falta de recursos.

9. Elaboración de criterios de conservación preventiva de Archivos”.

Desconocimiento del proceso del ciclo vital del documento, así como de conceptos de conservación.

20

2.2 ANÁLISIS CUANTITATIVO DE LOS RIESGOS Categoría Probabilidad Impacto Nivel de riesgo

1. Conformación de las unidades de archivos de trámite 3 3 9 medio (moderado)


2 3 9 medio (moderado)

3. Convenios Interinstitucionales 2 3 9 medio (moderado)


2 3 6 medio (moderado)

5. Diseñar el Modelo de Gestión Documental. 3 4 12 (alto)

6. Iniciar elaboración de Instrumentos archivísticos 3 3 9 medio (moderado)

7. Establecer un programa de capacitación en materia archivística 3 4 16 (alto)


4 4 16 (alto)


2 4 8 medio (alto)

2.3 CONTROL DE RIESGOSProyecto Identificación del Riesgo Mitigación del riesgo 1. Conformación de las unidades de archivos de trámite

Falta personal y apatía y personal incompetente Capacitación de personal.


Desinformación y que no se contrate el personal

Aplicar la teoría archivística, la normatividad y los estándares, en la materia

3. Convenios Interinstitucionales Tardanza de trámites y falla en la comunicación Impulsar el trabajo institucional con los convenios establecidos determinando cada una de las funciones. 4. Elaboración y aplicación del Plan

de Difusión para la Dirección de Archivos

Que no se contrate al personal, falta de recursos.

Impulsar el cumplimiento de las funciones de los archivos de trámite establecidas por la Ley federal de Archivos y los estándares en la materia, a través de las TIC’s

5. Diseñar el Modelo de Gestión Documental.

Papeleo en los trámites administrativos, desinformación, no se apruebe la modificación de la Ley Orgánica.

Planteando el plan de trabajo para la dirección de archivos, con las modificaciones correspondientes a la Ley orgánica del poder legislativo, reglamento interior con la ley de archivos en tiempo y forma con cronograma de trabajo.

6. Iniciar elaboración de Instrumentos archivísticos.

Que no se contrate a la empresa que los elaborará, no aprobación del recurso.

Que se contrate la empresa, y gestionar el recursos para el levantamiento de información, trabajo de gabinete para la aplicación de teoría archivística y la elaboración y entrega de los instrumentos

7. Establecer un programa de capacitación en materia archivística.

Falta de recursos. Nula colaboración interinstitucional.

Gestionar el recurso para capacitaciones constantes en materia de organización archivística y conservación preventiva del documento. Buscar la colaboración interinstitucional para llevar a cabo


Papeleo en trámites administrativos, falta de recursos, inadecuado resguardo de documentación

Realizando las gestiones administrativas encaminadas a la donación o convenio comodato de un espacio físico, adecuado para el resguardo del acervo documental.


Desconocimiento del proceso del ciclo vital del documento, manejo inadecuado del documento de archivo, así como de desconocimiento de conservación documental.

Capacitación de personal, aplicación de instrumentos de conservación preventiva

2.4 GESTIÓN DE RIESGOSEs el proceso de monitorear y controlar los riesgos aplicando técnicas,

tales como el análisis de variación y de tendencias, que requieren el uso

de información del desempeño generada durante la ejecución del

proyecto.


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Amenaza

Posible actividad impactada Puntos vulnerables a considerar

(Impacto de afectación: Alto, Medio, Bajo) Estrategias

Recursos tecnológicos

a) Convenios Interinstitucionales

b) Elaboración y aplicación del Plan de Difusión para la Dirección de Archivos

c) Iniciar elaboración de Ins-trumentos archivísticos.

d) Establecer un programa de capacitación en materia ar-chivística.

e) Proyectar el espacio para edifico del Archivo de Concentración e Histórico.

f) Elaboración de criterios de conservación preventiva de Archivos.

a) Atraso en trámites y falta de comunicación (alto impacto). b) Falta de recursos, que no facilite la difusión del área (Medio impacto). c) No contratación de la empresa, no aprobar recurso (alto impacto) d)Falta de recursos (alto impacto) e) falta de recursos, inadecuado resguardo de documentos (alto impacto) f) falta de recursos, perdida de documentación (alto impacto)

a) Dar seguimiento b) Establecer un plan de trabajo en materia de difusión del área. c) Realización de instrumentos por dirección de archivos, que se llevaría en más tiempo d) Capacitaciones al personal, gestionar recursos para dar soluciones viables a los tiempos establecidos. e) Realizar gestiones administrativas encaminadas a la donación o conve-nio comodato de un espacio físico, adecuado para el resguardo del acer-vo documental. f) Capacitación de personal con instrumentos de conservación preven-tiva. Gestión de convenios interinstitu-cionales.

2.4.1 MONITOREO Y CONTROL DE RIESGO

2.4.2 IMPACTO DEL MONITOREO Y CONTROL DERIESGO

Amenaza Posible actividad impactada

Puntos vulnerables a considerar (Impacto de afectación: Alto, Medio,

Bajo)

Estrategias

Recursos humanos

a) Conformación de las unidades de archivos de trámite.

b) Convenios Interinstitucionales

c) Diseñar el Modelo de Gestión Docu-mental

d) Elaboración y apli-cación del Plan de Difusión para la Dirección de Archi-vos.

e) Iniciar elaboración de Instrumentos ar-chivísticos.

f) Establecer un pro-grama de capacita-ción en materia ar-chivística

g) Proyectar el espa-cio para edifico del Archivo de Con-centración e Históri-co

h) Elaboración de cri-terios de conser-vación preventiva de Archivos.

a) Falta de responsables de las unidades de archivo (Alto im-pacto).

b) Poco personal capacitado, o capacitación insuficiente.

c) Desinformación y no acepta-ción de cambios en la Ley Orgánica (alto impacto).

d) Falta de recursos humanos y económicos para llevar a cabo esta tarea. (medio moderado)

e) No contratación de la em-presa, no aprobación (alto impacto). Acaparamiento de la información por parte de las unidades administrativas.

f) Falta de recursos, falta de interés. (alto impacto)

g) Escasa respuesta por parte de las autoridades a las que se recurra a solicitar la donación o comodato del in-mueble mencionado. Cabil-deo no favorable. (alto im-pacto)

h) Falta de personal capacitado (alto impacto)

a) contratación o nombramiento del responsable del archivo de tramite

b) instrumentar la teoría archi-vística, gestionar convenios interinstitucionales para capa-citar al personal del H. Con-greso del Estado.

c) Plan de trabajo para la dirección de archivos, con las modificaciones correspondientes a la Ley orgá-nica del poder legislativo, reglamento interior con la ley de archivos en tiempo y forma con cronograma de trabajo.

d) Contratación del personal responsable de esta tarea.

e) Levantamiento de información, trabajo de gabinete para la aplicación de la teoría archi-vística para la elaboración y entrega de los instrumentos archivísticos.

f) Gestionar el recurso para capacitaciones constantes en materia de organización archi-vística y conservación prevén-tiva del documento

g) Realización de gestiones del personal a cargo y/o continui-dad en las gestiones.

h) Capacitaciones al personal de las unidades administrativas.

22

2.4.3 PRESUPUESTO DEL MONITOREO Y CONTROLDE RIESGO

Amenaza

Posible actividad impactada

Puntos vulnerables a considerar (Impacto de afectación: Alto, Medio,

Bajo)

Estrategias

Recursos financieros

a) Convenios Interinstitucionales

b) Elaboración y aplica-ción del Plan de Difu-sión para la Dirección de Archivos

c) Diseñar el Modelo de Gestión Documental

d) Iniciar elaboración de Instrumentos archivís-ticos

e) Establecer un progra-ma de capacitación en materia archivística

f) Proyectar el espacio para edificio del Archi-vo de Concentración e Histórico.

g) Elaboración de criterios de conservación preventiva de Archivos.

a) Que la donación no se generara (alto impacto) b) Designación presupuestaria de estos recursos (alto impac-to) c) Trámites administrativos que retrasarían el trabajo (alto im-pacto) d) Falta de aprobación recur-sos, retraso de tiempo (alto impacto) e) Falta de aprobación de recursos (alto impacto) f)Falta de aprobación de recursos, pérdida de docu-mentación (alto impacto) g) Falta de recursos, pérdida de documentación (alto impac-to)

a) Gestionar recursos. b) Solicitar el presupues-to anticipadamente c) Gestionar recursos anticipadamente d) Gestionar recursos anticipadamente e) Gestionar recursos anticipadamente f) Solicitar el presupues-to y apoyos anticipada-mente g) Gestionar recursos anticipadamente

VIII. NORMATIVIDADEl marco jurídico se cita de manera enunciativa y no limitativa:

1. Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

2. Ley Federal de Archivos.

3. Reglamento de la Ley Federal de Archivos.

Marco jurídico a nivel estatal

1. Ley de Archivos del Estado de Chihuahua

2. Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado

3. Ley de Protección de Datos Personales del Estado de Chihuahua

4. Ley de Patrimonio Cultural del Estado de Chihuahua

5. Ley del Desarrollo Cultural para el Estado de Chihuahua

IX. GLOSARIO DE TÉRMINOSCTADyA: Comité Técnico de Administración de Documentos y Archivo

EATs: Enlaces de Archivo de Trámite

TIC’s: Tecnologías de Información y Comunicación

PIDA: Plan Institucional de Desarrollo Archivístico

SIA: Sistema Institucional de Archivos

LFA: Ley Federal de Archivos


23

FUENTES

Círculo de Actualización Profesional, análisis cualitativo y cuantitativo

de riesgos. Instituto Tecnológico y Estudios Superiores de Monterrey,

Universidad Virtual, México 2010.

Criterios para elaborar el Plan de Desarrollo Archivístico, Archivo Gene-

ral de la Nación, México, 2015.

Gestión de Riesgo en la Seguridad Informática, https://protejete.wordpress.com/

gdr_principal/analisis_riesgo/ consultado en 30/01/2018.

Gutiérrez Quiroga Paul, León Martínez Holman Ricardo, Análisis

Cuantitativo de Riesgos en Proyectos, Universidad EAN, Bogotá, Co-

lombia, 2013.

Iniciativa que modifica y adiciona diversas disposiciones de la Ley Orgánica

del Poder Legislativo del Estado de Chihuahua, con el propósito de crear

la Dirección de Archivos como un Órgano Técnico del Congreso. Dip.

Carmen Rocío González Alonso. 31 de marzo 2017.

Ley de Archivos del Estado de Chihuahua, P.O.E.2013.06.26/No.51, última

Reforma P.O.E. 2016.10.03 /No.79.

Ley Orgánica del Poder Legislativo del Estado de Chihuahua.

Ley de Patrimonio Cultural del Estado de Chihuahua, P.O.E. No. 17 del

28 de febrero de 2001, decreto No. 792/01 V P.E, Última Reforma

P.O.E. 2017.02.22/No.15

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de Chi-

huahua, última reforma P.O.E. 2017.02.22/No.15.

Plan Anual de Desarrollo Archivístico, Archivo General de la Nación,

México, 2015.

24

DIRECTORIO

MBCI Liliana Edith Rascón SigalaDirectora

Colaboradoras

Lic. Gandy Aguayo RodríguezVerónica Aviña Acuña

MAS Lorena Gallegos RenovaMCI Luz Olivia García Jacobo

C.P. Josefina Paura AldamaIng. Anabell Serrano Rascón

Biblioteca LegislativaCarlos Montemayor Aceves

Tel. (614) 412-3200 ext. 25216C. Libertad No. 9, Col. Centro,

Chihuahua, Chih.

PROGRAMA INSTITUCIONAL DE D A - … · divulgación, enseñanza o práctica de un culto religioso;...

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