Programa de Informatización para

el Alto Desempeño (PIAD)

Funcionalidades del Registro Digital de Secundaria y Asignaturas Complementarias 2011

16/01/2010 Asociación para la Innovación Social (ASIS) Laura Monge, Luis Daniel González

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El Registro Digital para Secundaria y Asignaturas Complementarias 2011 fue elaborado a partir de un proceso que

involucró a distintas partes y que garantizan su completitud y apego a las necesidades de los docentes. Es

importante anotar que la necesidad de capturar la información de asistencia y calificaciones de cada docente

resulta fundamental tanto para el desempeño del centro educativo como para la toma de decisiones de los jerarcas

del MEP y sin una herramienta óptima para los docentes no se puede lograr este objetivo.

Antecedentes. El Registro Digital 2010 para Secundaria y Asignaturas Complementarias fue desarrollado para

Excel 2007. Esto provocó problemas de compatibilidad entre la herramienta y el Sistema de Información PIAD, así

como un grado considerable de disconformidad entre los usuarios, pues se veían obligados a comprar una licencia

de Microsoft Office u optar por obtenerla de manera ilegal. Por esta razón, se decidió que para la versión 2011 la

mejor opción era desarrollarla en Access, por sus características de portabilidad, compatibilidad y robustez.

Proceso de Desarrollo. A inicios de octubre de 2010 se tuvo una reunión entre César Pimentel, quien desarrolló

las versiones anteriores del registro en Excel, y personal de ASIS conformado por Luis Daniel González,

Coordinador General y Laura Monge, Coordinadora de Desarrollo. En el transcurso de esta reunión se revisó la

versión 2010 y se extrajeron los principales requerimientos que debe tener una herramienta de este tipo, ante todo

el universo de requerimientos sustentados en el Reglamento de Evaluación de los Aprendizajes. A raíz de esta

reunión se determina que el trabajo necesario para elaborar un nuevo registro es bastante considerable y para

liberar este tiempo se decide contratar los servicios de Roris Pimentel, quien desarrolló un registro en Access para

primaria.

Se hizo una primera reunión con Roris Pimentel y Laura Monge, en la cual se le explicaron los requerimientos

obtenidos en la reunión con César, así como las principales preocupaciones externadas por docentes con respecto

a las versiones anteriores: mayor rapidez, interfaz amigable y uso simple.

Posteriormente se realizaron reuniones semanales con Roris Pimentel, Laura Monge, Luis Daniel González y

Manrique Mora (docente líder del Liceo de Aserrí), en las cuales se revisó el avance de la herramienta. Cada vez

que se contaba con una nueva versión, esta era enviada a Laura Monge y Manrique Mora, quienes se encargaban

de revisarla exhaustivamente y enviar sus comentarios a Roris. Al mismo tiempo Manrique Mora realizó varias

sesiones de pruebas con un grupo piloto de docentes del Liceo de Aserri. En estas sesiones se incluyeron a todo

tipo de usuarios (avanzados, escépticos y principiantes) y se obtuvo información valiosa con respecto a la

funcionalidad y apariencia del registro. Al final de todo el proceso se obtuvo una herramienta completa y funcional

para docentes, que facilita significativamente su labor y mejora su desempeño.

El Registro Digital de Secundaria y Asignaturas Complementarias 2011 una herramienta para uso del docente, que

apoya la labor de calificación de los aprendizajes de los estudiantes. Está dirigido a docentes de secundaria y

asignaturas especiales de primaria, pues permite manejar la información de un solo grupo para una sola

asignatura, sin que esto interfiera con la demás información guardada en el mismo.

Las ventajas generales que ofrece esta herramienta son:

1. La información de todos los grupos que le corresponden al docente se encuentra en un solo archivo. 2. Se minimizan los errores de digitación del usuario. 3. Es mucho más robusta y más segura al estar programada en una base de datos. 4. 100% de compatibilidad con el Sistema de Información PIAD. 5. Es ejecutable con una aplicación gratuita, Access Runtime. 6. Pesa alrededor de 12 MB cuando el archivo está lleno, mientras que un archivo de Excel pesa alrededor

de 100 MB. 7. No requiere digitar las listas de los estudiantes, estas son cargadas desde el sistema de información. 8. El proceso de obtener los promedios es automático una vez que se ingresan los componentes, lo cual

disminuye la carga de trabajo del docente. 9. Satisface los requerimientos que establece el Reglamento de Evaluación de los Aprendizajes para la

educación secundaria.

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FUNCIONALIDADES

Seguidamente se enumeran las principales funcionalidades de la herramienta:

1. Manejo de listas de clase. Las listas de clase se pueden manejar directamente en la herramienta, con solo

los estudiantes que reciben la asignatura. Estas listas se descargan desde el sistema de información

directamente, con base en la matrícula de la institución y los estudiantes que adelantan y repiten en cada

sección. Esto permite la congruencia entre la información que maneja la administración y el docente.

2. Configuración de grupos. Cada grupo se configura de forma individual, tanto en los porcentajes a evaluar en

cada componente, como en la cantidad de evaluaciones de cada uno de estos. Los porcentajes que maneja el

Registro Digital son basados en el Reglamento de Evaluación del MEP.

3. Manejo de adecuaciones curriculares. Las adecuaciones curriculares significativas se pueden configurar

para el estudiante en cada periodo. Se indica el nivel de funcionamiento y la herramienta sugiere los

porcentajes a utilizar. Además se puede variar el puntaje y porcentaje de los componentes solo para el

estudiante que goza de esta condición.

4. Asistencia. La asistencia se guarda de diariamente. Con base en la asistencia, la herramienta calcula el

porcentaje de ausentismo del estudiante en el periodo, para facilitar la calificación de este rubro en el

promedio. Tiene la ventaja de que se puede utilizar directamente en el aula.

5. Evaluación del trabajo cotidiano. Con base en la cantidad de instrumentos de evaluación a aplicar, el

docente puede definir la cantidad de estos a utilizar. Cada instrumento permite la valoración por objetivos o se

puede guardar solo el total de puntos obtenidos.

6. Evaluación del trabajo extraclase. La evaluación de los trabajos extraclase se basa en la lista de cotejo

utilizada, y el puntaje obtenido por cada estudiante en cada rubro. Utiliza escalas predeterminadas, como la

escala Likert y adicionalmente permite que se definan otro tipo de escalas, a gusto y preferencia del docente o

el Comité de Evaluación de la institución. También permite, si el docente lo prefiere, que se guarde solo la

calificación final obtenida por el estudiante en el trabajo extraclase.

7. Evaluación de pruebas. El resultado obtenido en cada una de las pruebas se puede guardar tanto en puntos,

como en calificación.

8. Evaluación de proyectos. Para aquellas asignaturas que incorporan la evaluación de proyectos, la

herramienta permite que se guarde la cantidad de puntos obtenidos.

9. Evaluación del concepto. Se aplica el mismo principio especificado en el Reglamento de Evaluación, en el

cual se promedian las calificaciones de los demás componentes, con excepción de la asistencia. Esta

calificación puede ser modificada, siempre que sea para beneficiar al estudiante.

10. Avance de la evaluación. En todo momento se mantiene informado al docente, con respecto al porcentaje

que resta por evaluar en cada uno de los componentes. Es decir, si ha propuesto dos pruebas y solo ha

evaluado una, la herramienta indica que falta evaluar un 50% del componente de pruebas. Esto permite un

monitoreo más preciso de la secuencia de aplicación de los componentes de la evaluación.

11. Avance de los estudiantes. Al evaluar cualquier componente solo con presionar el botón “Mostrar avance”,

puede observarse el avance individual o grupal.

12. Reportes. El docente puede extraer reportes para su uso personal, realimentación de padres de familia y

estudiantes o para entregar a la administración. Entre los reportes que brinda, se encuentran: lista de

estudiantes, resumen de calificaciones del periodo, resumen anual de calificaciones, reporte de asistencia

general y reporte de asistencia detallado. Todos estos reportes se pueden imprimir o exportar a Excel, Word o

PDF. Todos estos reportes se pueden extraer sin mayor esfuerzo.

13. Integración del registro al Sistema de Información. Al final del periodo, sencillamente se entrega una copia

del archivo del Registro digital a la administración del centro educativo y desde allí se pueden subir las notas al

sistema de información, sin que medie ningún paso adicional.

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INTERFAZ DE USUARIO

A continuación se muestran las interfaces que constituyen el Registro Digital de Secundaria y Asignaturas Complementarias

2011.

ILUSTRACIÓN 1: FORMULARIO DE INICIO

ILUSTRACIÓN 2: DATOS DEL USUARIO

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ILUSTRACIÓN 3: DATOS ADMINISTRATIVOS

ILUSTRACIÓN 4: OPCIONES DE GRUPO

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ILUSTRACIÓN 5: INFORMACIÓN DEL GRUPO

ILUSTRACIÓN 6: PARÁMETROS DEL GRUPO

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ILUSTRACIÓN 7: AGREGAR UN ESTUDIANTE

ILUSTRACIÓN 8: CONTROL DIARIO DE ASISTENCIA

ILUSTRACIÓN 9: OPCIONES EVALUACIÓN

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ILUSTRACIÓN 10: CONFIGURACIÓN DEL TRABAJO COTIDIANO

ILUSTRACIÓN 11: TRABAJO COTIDIANO

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ILUSTRACIÓN 12: EVALUACIÓN DEL TRABAJO COTIDIANO

ILUSTRACIÓN 13: EVALUACIÓN DEL TRABAJO EXTRACLASE

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ILUSTRACIÓN 14: EVALUACIÓN DE PRUEBAS

ILUSTRACIÓN 15: EVALUACIÓN DEL CONCEPTO

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ILUSTRACIÓN 16: OPCIONES DE REPORTES