PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL -PGD- - Veeduria Distrital · 2019. 2. 22. · PROGRAMA DE GESTIÓN...

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

– PGD-

Código: GD-PL-03

Versión: 03 Página: 1

Vigente desde: 02/10 /2018


-PGD-

Despacho Viceveedor

Proceso Gestión Documental

Bogotá D.C., septiembre de 2018


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Código: GD-PL-03



FORMATO PRELIMINAR AL DOCUMENTO

TÍTULO PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) VEEDURÍA DISTRITAL

Fecha de aprobación 28 de septiembre de 2018

Resumen Este documento contiene los lineamientos y estrategias que promueven la adecuada gestión documental en la Veeduría Distrital, en cumplimiento de la normatividad que lo regula.

Palabras Claves Gestión Documental, organización de archivos

Formato Doc Lenguaje: Español

Código: GD-PL-03 Versión 03

Elaboró: Nohra Patricia Vela Otálora, Profesional Especializada en Sistemas de Información y Gerencia de Documentos, Contrato 111 de 2018.

Revisó: Daniel Andrés García Cañón, Viceveedor Distrital Ana Elizabeth Palencia Ángel, Profesional Especializada, Líder Proceso de Gestión Documental, Viceveeduría

Aprobó Comité Interno de Archivo de la Veeduría Distrital

Acta Comité No.: 04 Fecha: 2 de octubre de 2018

Vigencia del Documento: 2018 - 2020

Fecha de Publicación: Octubre de 2018 CONTROL DE CAMBIOS

Versión

Motivo de la Modificación

Fecha

Responsable

Modificación

DD DD AA 01 Creación del documento 07 12 2015 Luz Smith Forero,

Contrato 138 de 2015

02 Reelaboración del documento en cumplimiento del Manual para la Implementación del PGD publicada por el AGN

06

12

2016

Nohra P. Vela O., Contrato 077 de 2016

03 Actualización y ajustes en el marco de la Estrategia Bogotá 2018: IGA +10 con el acompañamiento de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá – Subdirección del Sistema Distrital de Archivos – Aliado estratégíco (Skaphe Tecnologías SAS.

28

09

2018

Nohra P. Vela O., Contrato 111 2018

CONTROL DISTRIBUCIÓN COPIAS El Programa de Gestión Documental aprobado por el Comité de Archivo, puede ser consultado en la red interna, con las claves de acceso correspondientes y en la página web en el link de Transparencia y Acceso a la información. Los documentos impresos se consideran copias no controladas.


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Contenido 1. ASPECTOS GENERALES ................................................................................................................................................ 5

1.1 INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................................... 5

1.2 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.................................................................................................................... 6

1.3 ALCANCE DEL PGD ..................................................................................................................................................... 6

1.4 PÚBLICO AL CUÁL ESTÁ DIRIGIDO ......................................................................................................................... 8

1.5 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD ......................................................................................... 8

1.5.1 Requerimientos Normativos .................................................................................................................................... 8

1.5.2 Requerimientos Económicos .................................................................................................................................. 8

1.5.3 Requerimientos Administrativos ............................................................................................................................ 9

1.5.4 Requerimientos Tecnológicos .............................................................................................................................. 10

1.5.5 Gestión del Cambio ................................................................................................................................................ 13

2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL ............................................................. 14

2.1 PLANEACIÓN ............................................................................................................................................................. 14

2.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL .................................................................................................................................. 15

2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE ............................................................................................................................................... 16

2.4 ORGANIZACIÓN ........................................................................................................................................................ 18

2.5 TRANSFERENCIAS .................................................................................................................................................... 19

2.6 DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS ................................................................................................................... 20

2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO ........................................................................................................................... 21

2.8 VALORACIÓN ............................................................................................................................................................. 22

3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD ........................................ 23

3.1 FASE DE ELABORACIÓN.......................................................................................................................................... 23

3.2 FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA....................................................................................................... 23

3.3 FASE DE SEGUIMIENTO ........................................................................................................................................... 24

3.4 FASE DE MEJORA ...................................................................................................................................................... 24

4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS ....................................................................................................................................... 26

4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS .............................................. 26

4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES .................................................................................... 27

4.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS .......................................................................... 27

4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS ............................................................................................... 28

4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFÍA ............................................................................................................................... 29

4.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES ...................................................................................................... 30

4.7 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN ................................................................................................ 30

4.8 PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL .............................................................................................................. 30

5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD ...................................................... 32

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................................................. 35


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ILUSTRACIONES

Ilustración 1. Diagrama Red Veeduría Distrital 13

Ilustración 2. Sistema Integrado de Gestión Distrital 32

TABLAS

Tabla 1. Dependencias encargadas de los requerimientos del PGD 8 Tabla 2. Funcionarios y Contratistas de Gestión Documental 9

Tabla 3. Sistemas de Información de la Veeduría Distrital 11 Tabla 4. Sitios Web que administra la Veeduría Distrital 12 Tabla 5. Hardware del Proceso de Gestión Documental 12 Tabla 6. Cronograma Implementación PGD versión 03 25 Tabla 7. Caracterización del Proceso de Gestión Documental 34 Tabla 8. Procedimiento de la Gestión Documental 34 Tabla 9. Guía para la elaboración y actualización de los instrumentos de Gestión de Información pública 34 ANEXOS

Anexo 1. Normograma 38 Anexo 2. Mapa de Procesos 42


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1. ASPECTOS GENERALES

1.1 INTRODUCCIÓN

El Programa de Gestión Documental – PGD-, es el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 1 En este contexto la Veeduría Distrital reconoce la importancia de asegurar la memoria institucional y garantizar el acceso a la información por parte de la ciudadanía, en cumplimiento de su misión para ejercer control preventivo, fortalecer la transparencia y la lucha contra la corrupción, teniendo en cuenta que en los documentos se soportan las actuaciones administrativas de los servidores públicos. Con el fin de articular el sistema de gestión documental con todos los sistemas de gestión de la Entidad y establecer las directrices para los procesos de gestión documental con el fin de asegurar la continuidad de la misión de la Veeduría Distrital, a través de la integridad y disponibilidad de la documentación generada por la Entidad, se formuló el Programa de Gestión Documental (PGD) de la Veeduría Distrital. La primera versión del PGD de la Entidad, se elaboró en 2015 y se actualizó en 2016 para armonizarlo con el Plan institucional de archivos (PINAR), con el Sistema Integrado de Conservación y con el Manual para la elaboración del PGD. La versión 02 para el período 2016-2020, fue aprobada en Comité de Archivo de diciembre de 2016 y su implementación inició en enero de 2017, hasta la fecha. Acorde con el Decreto 2609 de 2012, compilado en el Decreto 1080 de 2015, el proceso de gestión documental ha logrado avances significativos en la implementación del PGD, versión 02 entre los cuales se encuentran la elaboración y actualización de los procedimientos de la gestión documental: Producción, gestión y trámite, organización, transferencia y disposición de documentos. En desarrollo del Proyecto IGA+10 formulado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, con la supervisión por parte de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá, para la actualización del PGD de la Veeduría Distrital, se hizo necesario realizar algunos ajustes, que se incorporan en la versión 03. El PGD de la Veeduría Distrital contiene el alcance, las actividades que ha venido realizando durante la implementación de la versión 02, las metas a corto, mediano y largo

1 Archivo General de la Nación (Colombia). Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD.

Bogotá D.C., 2014. 60 p.


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plazo, el público a quien va dirigido, las actividades específicas para los ocho (8) procesos de gestión documental, así como la armonización a los planes y sistemas de la Entidad.

1.2 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Veeduría Distrital se compromete al fortalecimiento de la función archivística durante todo el ciclo vital de los documentos, a través de la Implementación del Subsistema Integrado de Gestión Documental y Archivos –SIGA; del Programa de Gestión Documental (PGDA); del Plan Institucional de Archivos (PINAR) y del Sistema Integrado de Conservación (SIC), con el fin de asegurar su memoria institucional tanto en soporte físico, como electrónico y garantizar el acceso a la información por parte de la ciudadanía, en el marco de la Ley 594 de 2000, el Decreto 1080 de 2015, la Ley 1712 de 2014, el modelo integrado de planeación y gestión y cualquier otra norma que para tal fin expida el Gobierno Nacional y Distrital. Objetivos de la política de gestión documental: En concordancia con los objetivos institucionales se establecen los siguientes objetivos de la política de gestión documental. Promover la transparencia de la actuación administrativa a través de la adecuada organización de la información institucional. Fortalecer la capacidad institucional para dar respuesta oportuna a los servicios y a las solicitudes de información por parte de los ciudadanos. Articular la gestión documental con todos los subsistemas que componen el Sistema Integrado de Gestión con el fin de cumplir los objetivos institucionales.

1.3 ALCANCE DEL PGD

La documentación de la Veeduría Distrital contiene información vital para el cumplimiento de su misión de promover la transparencia y el acceso a la información pública. El Programa de Gestión Documental –PGD- establece lineamientos para operativizar cada uno de los ocho (8) procesos de la gestión documental (planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición, preservación y valoración) de acuerdo con la normatividad que los regula, a desarrollarse hasta el 2020. De igual forma se articula con el Plan Estratégico institucional, 2016-2020, específicamente en lo relacionado con el objetivo institucional de Fortalecer la capacidad institucional para dar respuesta oportuna a los servicios prestados por la Veeduría Distrital.


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Los planes, proyectos y programas específicos que se formulen para la Gestión Documental de la Veeduría Distrital son contemplados y articulados en el Plan Institucional de Archivos PINAR y serán aprobados por el Comité de Archivo. En desarrollo del Programa de Gestión Documental se establecen las siguientes metas a corto, mediano y largo plazo:

Asegurar la aplicación e implementación de la Tabla de Retención, la cual fue convalidada por el Consejo Distrital de Archivos, según Acuerdo 03 de 2018.

Aplicar la disposición final a la documentación intervenida del Fondo Documental Acumulado, como resultado de la aplicación de la Tabla de Valoración Documental de la Entidad, que fue convalidada por el Consejo Distrital de Archivo de Bogotá, según Acuerdo 03 de 2018.

Implementar los procedimientos de la gestión documental que se encuentran documentados y elaborar los que no están documentados.

Contribuir a la simplificación de trámites y a la racionalización en el consumo de elementos para la producción documental (papel, tóner y otros costos asociados), a través del fortalecimiento en el uso de tecnologías de la información y la correcta

Las actividades a desarrollar en el Programa de Gestión Documental –PGD se incluyen en el Plan de Acción Anual de la Entidad de acuerdo con los lineamientos dados por el Decreto 612 del 4 de abril de 2018 para la integración de los Planes institucionales en todas las Entidades del Estado y a la actualización que se tuvo que realizar a 31 de julio de 2018, en el cual se involucran las acciones a realizar por el proceso de gestión documental en lo relacionado con el Programa Institucional de Archivos (PINAR), el Sistema Integrado de Conservación (SIC) y el Programa de Gestión Documental (PGD), el cual en sus versiones 1 y 2 ha sido publicado en la página web de la Veeduría Distrital, en el enlace de Transparencia y Acceso a la información Pública. De acuerdo con las necesidades de la Entidad, el Presupuesto para las acciones que requiere el proceso de gestión documental se asigna a través de la Viceveeduría, dependencia responsable del proceso de gestión documental y que se incorpora en el Plan Anual de Adquisiciones, que se publica en la página web, enlace Entidad/contratación. Para la vigencia 2018, los recursos asignados a la fecha ascienden a la suma de Trescientos quince millones trescientos treinta y siete mil pesos ($315.337.000). El Programa de Gestión Documental (PGD) se encuentra a cargo de la Viceveeduría y su implementación es liderada por el Proceso de Gestión Documental, en coordinación con todas las dependencias de la Veeduría Distrital.


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A continuación se presentan las dependencias encargadas de efectuar los requerimientos normativos, económicos, administrativos, técnologicos y de gestión del cambio para la elaboración e implementación del PGD:

Dependencia Tipo de requerimientos

Despacho del Viceveedor – Proceso

de Gestión Documental

Técnicos, administrativos,

técnologicos y económicos

Oficina Asesora de Juridica Normativos

Oficina Asesora de Planeación Técnicos, Economicos y

Administrativos

Despacho del Veedor – Control Interno

Técnicos, Administrativos y normativo


de Talento Humano

Gestión del Cambio


de Gestión TIC

Técnicos y Técnologicos

Tabla 1. Dependencias encargadas de los requerimientos del PGD

Fuente: Construcción propia

1.4 PÚBLICO AL CUÁL ESTÁ DIRIGIDO

El público objetivo de este documento lo conforman: el Despacho del Viceveedor, las Veedurías Delegadas, la Viceveeduría, las Oficinas Asesoras y los equipos de trabajo de la Veeduría Distrital, quienes forman parte de la implementación, evaluación y seguimiento a las actividades y metas que se establecen en el Programa de Gestión Documental. De igual forma, involucra a todas las entidades y ciudadanos que requieran acceder a los documentos públicos que en desarrollo de sus funciones produzca la Entidad.

1.5 REQUERIMIENTOS PARA EL DESARROLLO DEL PGD

1.5.1 Requerimientos Normativos

Para el proceso de gestión documental se entregó la última actualización del normograma a julio de 2018, la cual se incluye como Anexo 1 de este documento, teniendo en cuenta que no está publicado en la página web. 1.5.2 Requerimientos Económicos Para la implementación y ejecución de las actividades planteadas a corto, mediano y largo plazo, del Programa de Gestión documental se requiere del financiamiento y apropiación de los recursos, en el presupuesto anual de inversión y funcionamiento, según corresponda.


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Los recursos para la ejecución de las acciones establecidas en el PGD, se entregan a través de la Viceveeduría, con base en la asignación de los recursos por parte de la Secretaría de Hacienda Distrital, para le Entidad. Se reflejan en el Plan anual de adquisiciones y en el Plan anual de inversión, según corresponda. 1.5.3 Requerimientos Administrativos Para la elaboración e implementación del PGD la Veeduría Distrital cuenta con un equipo interdisciplinario conformado por personal profesional de las áreas de Gestión Documental y el proceso de Gestión TIC los cuales dependen del despacho del Viceveedor y de la Oficina Asesora de Planeación.

1.5.3.8 Recurso Humano Para dar cumplimiento a las actividades del proceso de gestión documental, la Veeduría Distrital cuenta con la siguiente estructura:

El despacho del Viceveedor Distrital es la dependencia encargada de liderar la gestión documental en la entidad a través del proceso de gestión documental.

El seguimiento y la actualización del PGD se encuentra a cargo del proceso de Gestión Documental, responsable de la implementación de las actividades establecidas en el PGD, a través de los instrumentos archivísticos definidos por ley.

Comité de Archivo. Máxima instancia asesora de los procesos de gestión documental de la Entidad, a partir del cual se desarrolla y da cumplimiento a las actividades del PGD.

La articulación del PGD a través de procesos, procedimientos y manuales orientados al mejoramiento del control de documentos y control de registros en el Sistema Integrado de Gestión, la realiza la Oficina Asesora de Planeación.

El seguimiento y control al desarrollo del PGD se realiza a través de Control Interno en conjunto con la Oficina Asesora de Planeación.

Las dependencias de la Veeduría Distrital son las encargadas de implementar las actividades del PGD.

El proceso de Gestión Documental cuenta en la actualidad con el siguiente Recurso Humano:


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PERFIL PLANTA ROL CONTRATO

Profesional Especializado 1 Líder del Proceso

Secretaria 1 Apoyo Unidad de Correspondencia

Profesional Especializado Elaboracion instrumentos archivísticos y apoyo implementación PGD/PINAR/SIC

1

Profesionales en Archivística

Implementación TVD y Procedimientos GD aplicativo Orfeo

2

Técnico en Gestión Documental Apoyo Unidad de Correspondencia 1

Auxiliares de Archivo Apoyo Unidad de Correspondencia 1

Auxiliares de Archivo Apoyo intervención Fondo Acumulado 4

Auxilaires de Archivo Apoyo organización archivos de gestión y central

4

Tabla 2. Funcionarios y Contratistas de Gestión Documental

Fuente: Construcción propia

Como metodologías para el aseguramiento de la calidad se cuenta con planes de mejoramiento surgidos a través de los procesos de auditoria efectuados por control interno. La divulgación del PGD se realiza a través del área de comunicaciones institucionales. Asociados a la gestión de documentos e información se identifican las siguientes categorías: Riesgos Institucionales y Riesgos de Corrupción, los cuales son mitigados a través de la puesta en marcha del Plan anticorrupción y la matriz de riesgos institucionales y de corrupción.

1.5.4 Requerimientos Tecnológicos

La documentación de la Veeduría Distrital se puede encontrar en soporte físico y electrónico:2

a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c. Sistemas de Información Corporativos. d. Sistemas de Trabajo Colaborativo. e. Sistemas de Administración de Documentos. f. Sistemas de Mensajería Electrónica. g. Portales, Intranet y Extranet. h. Sistemas de Bases de Datos. i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k. Uso de tecnologías en la nube.

Para el proceso de gestión documental, la Entidad cuenta con el aplicativo para radicación, control y seguimiento de las comunicaciones oficiales, denominado ORFEO.

2 Decreto 2609 de 2012. Artículo 2 Tipos de información


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A continuación se describen los sistemas de información (software), hardware y los sitios web que maneja la Veeduría Distrital.

Tabla 3. Sistemas de Información de la Veeduría Distrital Fuente: Elaboración propia

SISTEMAS DE INFORMACIÓN NOMBRE DE LA APLICACIÓN

ÁREA FUNCIONAL

PROCESO

QUIÉNES LO APLICAN

TIPO APLICACIÓN (WEB, INTRANET)

Viceveeduría Distrital

ORFEO Viceveeduría Distrital Gestión Documental Todos los Procesos WEB / INTRANET

Winisis – Librejo Viceveeduría Distrital Gestión Documental Gestión Documental WEB / INTRANET(OPAC)

Reserva Salones

Viceveeduría Distrital Administración de Bienes y Servicios e Infraestructura

Todos los Procesos

INTRANET

Permisos y Certificaciones de Funcionarios

Viceveeduría Distrital Administración del Talento humano Todos los Procesos WEB / INTRANET

Inventario de Equipos

Viceveeduría Distrital

Gestión TICS

Gestión TICS ACCESO DIRECTO LOCAL

Nómina Viceveeduría Distrital Administración del

Talento humano Administración del Talento humano

ACCESO DIRECTO LOCAL

Atlaspro – Ofimática Viceveeduría Distrital

Administración de Bienes y Servicios e Infraestructura Gestión Financiera Contabilidad)

Administración de Bienes y Servicios e Infraestructura Gestión Financiera Contabilidad)


Visitas Viceveeduría Distrital Administración de Bienes y Servicios e Infraestructura

Administración de Bienes y Servicios e Infraestructura


Delegada de Quejas y Reclamos

SISEP

Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos/Viceveeduría Distrital

Gestión TICS y Atención de Quejas y Reclamos

Gestión TICS y Atención de Quejas y Reclamos

INTRANET

Delegada para la Participación y Programas Especiales Seguimiento al Control Social

Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales

Gestión para la Promoción y Control Social


WEB

Inscripción Premio Control Social

Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales


Gestión para la Promoción y Control Social.

WEB

Oficinas Asesoras

Contratación – SIGCO Oficina Asesora Jurídica

Gestión para la Adquisición de Bienes y Servicios

Todos los procesos

WEB

Sistema Integrado Gestión - Daruma

Oficina Asesora de Planeación

Direccionamiento y Desarrollo Organizacional

Todos los procesos

WEB


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SITIOS WEB

NOMBRE DE LA APLICACIÓN

ÁREA FUNCIONAL PROCESO

QUIÉNES LO APLICAN TIPOAPLICACIÓN (WEB, INTRANET)

Página Web Veeduría Distrital

Despacho Veedor (a) y Viceveeduría Distrital

Comunicación Institucional / Gestión Tic’s

Todos los procesos

WEB

Bogotá te escucha (SDQS- Alcaldía Mayor de Bogotá)

Despacho Viceveedor Distrital (Atención al Ciudadano)

Atención a Ciudadano

Todos los procesos

WEB

Capacitación e- learning

Despacho Veedor (a), Viceveeduría y Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales

Gestión para la Promoción y Control Social.

Todos los procesos

WEB

Viendo por Bogotá

Despacho Veedor (a) Distrital y Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales

Comunicación Institucional

Todos los procesos

WEB

Micrositio Despacho Veedor (a) Distrital Comunicación Institucional, Todos los procesos WEB

Intranet Despacho Veedor (a) y Viceveeduría Distrital

Comunicación Institucional / Gestión Tic’s

Todos los procesos Local

Red de Quejas

Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos

Gestión de Atención de Quejas y Reclamos

Gestión de Atención de Quejas y Reclamos

WEB

Tabla 4. Sitios Web que administra la Veeduría Distrital Fuente: Elaboración propia

El proceso de gestión documental cuenta con el siguiente hardware y repositorios para la gestión de documentos que se generan electrónicamente, que cumplan con los requisitos establecidos por MINTIC y el Archivo General de la Nación.

Tabla 5. Hardware Proceso Gestión Documental

Fuente: Elaboración propia

La red de la Veeduría Distrital está conformada de la forma como se observa en el siguiente Diagrama:

AREA MARCA MAQUINA PERTENECE Tipo Memoria Ram Sistema Operativo

Unidad Correspondencia Acer Veriton X6620G PROPIO Escritorio 4 Gb Windows 7

Unidad Correspondencia HP Compaq 8200 Elite CMT PC PROPIO Escritorio 4 GB Windows 7

Unidad Correspondencia ESCANER KODAK I1150 PROPIO

Unidad Correspondencia ESCANER KODAK I2420 PROPIO

Archivo Gestión G. Doctal HP Compaq dx2300 Microtower PROPIO Escritorio 3 Gb Windows Vista

Archivo Gestión G. Documental ESCANER EPSON GT1500 PROPIO

Archivo Central IntelCore2Duo E7500 PROPIO Escritorio 2 Gb Windows Vista

Archivo Central HP Dx2300 MT PROPIO Escritorio 1.5 G Windows Vista

Archivo Central HP intel® Core i7 - 3.40GHZ ARRIENDO Escritorio 8 Gb Windows 10

Archivo Central Compumax Intel® Core i7 - 3.40GHZ ARRIENDO Escritorio 8 Gb Windows 10

Archivo Central ESCANER EPSON DS530 PROPIO

HARDWARE PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL


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Ilustración 1. Diagrama Red Veeduría Distrital

Fuente: Equipo TIC Veeduría Distrital

La Entidad debe prever la modernización de la infraestructura tecnológica para la implementación del Programa de Gestión Electrónica Documental y su preservación a largo plazo.

1.5.5 Gestión del Cambio

La Viceveeduría Distrital, a través del equipo de Gestión Documental y en conjunto con el equipo de Talento Humano, genera y fortalece la cultura de la gestión documental articulando las estrategias necesarias para sensibilizar y capacitar a los servidores públicos en la gestión de documentos, actividad que se incluye en el Plan Anual de Capacitación (PAC). Adicional a las actividades de capacitación se apoya la gestión del cambio en los procedimientos de gestión documental, a través de otras estrategias tales como:

Formación de líderes del proceso de gestión documental por cada uno de los Centros de Gestión para apoyar la apropiación y el fortalecimiento de los procesos de gestión documental.

Acompañamiento y seguimiento periódico en el puesto de trabajo, para verificar la aplicación de los procedimientos del proceso de gestión documental y la operatividad del aplicativo Orfeo.

A través del Equipo de comunicaciones estratégicas se gestionan campañas de

expectativa y de refuerzo a los procedimientos de gestión documental.


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2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Acorde con el Decreto 2609 de 2012, compilado en el Decreto 1080 de 2015, el proceso de gestión documental ha logrado avances significativos en la implementación del PGD, versión 02 entre los cuales se encuentran la elaboración y actualización de los procedimientos de la gestión documental: Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, y valoración, excepto el de preservación a largo plazo, que se proyectó para el 2020.

2.1 PLANEACIÓN La planeación documental se define como el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.3 Lineamientos

Todos los documentos de la Veeduría Distrital deben ser creados con base en el análisis del contexto, administrativo, legal, normativo y técnico de la entidad, incluyendo metadatos de contexto, estructura y contenido requeridos para asegurar su conservación y disponibilidad en medio físico y electrónico, los cuales deben ser enmarcados sobre la elaboración e implementación del procedimiento de planeación documental.

El proceso de gestión documental cuenta con los siguientes instrumentos archivísticos que lo fundamentan: Programa de Gestión Documental (PGD) , Plan Institucional de Archivos (PINAR), Cuadros de Clasificación Documental (CCD), Tablas de Retención Documental (TRD), Tablas de Valoración Documental (TVD), Inventarios Documentales, Banco Terminológico de series, Tablas de Control de Acceso, Sistema Integrado de Conservación (SIC), Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos, mapa de procesos y flujos documentales, así como con los procedimientos de Producción, Gestión y Trámite, Organización, Transferencias y Disposición, actualizados de acuerdo con la normatividad vigente.

La actualización y publicación del registro de activos de información e índice de

información clasificada y reservada que se encuentran publicados en la página web, se realiza con base en la Guía que establece el procedimiento.


Bogotá D.C., 2014. Pág. 25.


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Todos los documentos que soportan los procedimientos del proceso de gestión documental deben ser creados en el Sistema Integrado de Gestión de la entidad.

Elaborar los procedimientos de Planeación, valoración y preservación a largo plazo.

Actualizar los instrumentos archivísticos: PINAR y Banco Terminológico.

De igual forma se deben documentar los metadatos mínimos de los documentos de archivo (contenido, estructura y contexto) que se han venido utilizando y se utilizarán de acuerdo con los tipos de información.

Documentos asociados GD-PL-01 Plan Institucional de Archivos (PINAR) GD-GU-02 Tablas de Control de Acceso GD-MAN-01 Manual Sistema Integrado de Conservación (SIC) GD-PR-09 Procedimiento de Producción GD-PR-10 Procedimiento de Gestión y Trámite GD-PR-08 Procedimiento de Organización GD-PR-03 Procedimiento de Transferencias GD-PR-07 Procedimiento de Disposición GD-GU-03 Guía para la elaboración y actualización de los instrumentos de Gestión de información pública 13-IN-01V2 Instructivo Elaboración de Documentos del SIG 18-PT-03 Control de Registros del SIG

2.2 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Se define como actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.4 Lineamientos Los lineamientos para la producción de documentos en la Veeduría Distrital están

contenidos en el procedimiento de Producción y en el Instructivo para la Elaboración de Documentos del Sistema Integrado de Gestión.

Los documentos del Sistema Integrado de Gestión cuentan con control de versiones y están asociados a los procesos y procedimientos de la Entidad.




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La producción de documentos físicos y electrónicos de la Veeduría Distrital es realizada en los formatos y plantillas estandarizadas en el Sistema Integrado de Gestión, incluyendo los metadatos necesarios para garantizar su preservación y disponibilidad de conformidad con lo establecido en el procedimiento de producción documental.

Los documentos producidos por la Veeduría Distrital deben contar con materiales de calidad que garanticen la estabilidad y preservación de las caracteristicas fisicas y mecánicas para los documentos en soporte papel de conformidad con lo establecido en el procedimiento de producción documental.

Todos los documentos cumplen los requisitos de la Guía de Uso de la Imagen Institucional de la Veeduría Distrital.

Los documentos oficiales producidos por la entidad son firmados unicamente por los

funcionarios autorizados.

Los documentos en soportes electrónicos se producen y conservan de acuerdo con el procedimiento establecido en el procedimiento de producción.

Los documentos desde que se producen son asignados a una serie y Subserie de

acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental, excepto cuando se trata de documentos de apoyo.

Documentos Asociados 13-IN-01V2 Instructivo Elaboración de Documentos del SIG 18-PT-03 Control de Registros del SIG

GD-PR-09 Procedimiento de Producción CI-CU-02 Guía de Uso de la Imagen Institucional

2.3 GESTIÓN Y TRÁMITE

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.5 Lineamientos

Todos los documentos que ingresan y salen de la Veeduría Distrital, se reciben, radican y distribuyen a través de la Unidad de Correspondencia.




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El registro de las comunicaciones recibidas y producidas se realiza en el aplicativo de

apoyo a la gestión documental ORFEO, donde se lleva el control de los trámites y de los tiempos de respuesta. Para las PQRSD también se hace el control a través del sistema SDQS.

La distribución de los documentos en soporte electrónico se realiza a las dependencias

competentes para el trámite, a través del aplicativo de apoyo a la gestión de documentos ORFEO y físicamente, a las dependencias responsables del trámite, utilizando las planillas de distribución establecidas en el procedimiento de gestión y trámite.

El trámite de Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes y Denuncias es realizado a través de los aplicativos ORFEO y el Sistema SDQS, aplicando las directrices brindadas en el procedimiento de gestión y trámite.

Los parámetros de comunicación entre sistemas de información se aplican de acuerdo

con las directrices para uso de lenguaje común XML definidas desde la adopción de la estrategia de Gobierno en línea.

El acceso a los documentos se controla mediante los metadatos de acceso y aplicando los criterios establecidos en las Tablas de Control de Acceso. Todos los documentos deben tener niveles de acceso asociados a su nivel de confidencialidad. Se garantizará la protección de los datos personales, con base en el Índice de Información Clasificada y Reservada.

Documentos asociados GD-PR-10 Procedimiento de Gestión y Trámite GD-GU-02 Tablas de Control de Acceso GD-GU-03 Guía para la elaboración y actualización de los instrumentos de Gestión de información pública Resolución 166 del 10 de agosto de 2017 mediante la cual se adopta la Política de Seguridad de la Información en la Veeduría Distrital. Resolución 318 del 30 de diciembre de 2016, mediante la cual se adopta la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales de la Veeduría Distrital


– PGD-

Código: GD-PL-03



2.4 ORGANIZACIÓN

Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el Sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.6 Lineamientos Los documentos se clasifican con base en la Tabla de Retención Documental (TRD) o

Tabla de Valoración Documental (TVD) y los cuadros de clasificación documental.

Los expedientes se matriculan y conforman de acuerdo con lo establecido en el procedimiento de Organización, reflejando al interior el trámite y respetando el principio de procedencia y orden original.

La descripción de los archivos de gestión y central se realiza a través de los inventarios documentales actualizados y elaborados en el Formato Único de Inventario Documental -FUID.

La conformación de los expedientes electrónicos se realiza a través del aplicativo de apoyo a la gestión documental ORFEO.

Los archivos electronicos en las unidades de red asignadas a cada uno de los centros de gestión son organizados de acuerdo con la TRD y su denominación responde con lo establecido en el procedimiento de organización documental.

Para el préstamo y consulta a los documentos registrados dentro del aplicativo ORFEO es necesario contar con un usuario y contraseña; aquellos que se encuentran en soporte físico deben ser solicitados por correo electrónico y/o diligenciando el formato establecido para tal fin disponible en el procedimiento de organización de documentos.

Los elementos y materiales para la adecuada conservación de los archivos de la Veeduría Distrital se establecen en el procedimiento de Organización y en el Manual del Sistema Integrado de Conservación.

Documentos asociados GD-MAN-01 Manual Sistema Integrado de Conservación (SIC), GD-PR-08 Procedimiento de Organización GD-FO-07 Formato Único de Inventario Documental – V1 Tablas de Retención Documental (TRD) Cuadro de Clasificación Documental (CCD)




– PGD-

Código: GD-PL-03



2.5 TRANSFERENCIAS Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversion, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos7 Lineamientos

El procedimiento de transferencias se lleva a cabo de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental (TRD), para los documentos que conforman las series y subseries documentales que han finalizado su trámite y cumplido el tiempo de retención en la fase de archivo correspondiente (gestión o central).

Las transferencias primarias y/o secundarias se realizan de acuerdo con el cronograma de transferencias documentales elaborado y divulgado por el Proceso de Gestión Documental y aplicando el procedimiento de Transferencias documentales.

Las transferencias documentales deben ser verificadas por el equipo de trabajo del área

de gestión documental validando el cumplimiento de los requisitos establecidos en el procedimiento.

Cuando se realicen transferencias documentales al archive central, la responsabilidad de la custodia de los documentos estará a cargo de la Viceveeduría – Gestión documental, quienes suministrarán los servicios de consulta y préstamo de la documentación transferida y aplicarán los procedimientos establecidos para la documentación que haya sido clasificada como reservada en concordancia con lo establecido en el índice de información clasificada y reservada.

Elaborar los lineamientos y políticas para determinar los métodos y la frecuencia de migración, refreshing, emulación o conversión, con el fin de prevenir cualquier degradación, pérdida de información y asegurar el mantenimiento de los documentos electrónicos.

Elaborar lineamientos y políticas para la realización de transferencias primarias en soporte electrónico y adoptar los lineamientos que establezca el Archivo de Bogotá para las transferencias secundarias tanto en soporte físico, como electrónico, con el fin de asegurar su integridad, autenticidad, preservación, acceso y consulta a largo plazo.

Documentos asociados

GD-PR-03 Procedimiento de Transferencias GD-MAN-01 Manual Sistema Integrado de Conservación (SIC) 7 Archivo General de la Nación (Colombia). Manual Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD.



– PGD-

Código: GD-PL-03



GD-FO-07 Formato Único de Inventario Documental – V1 Tablas de Retención Documental (TRD)

2.6 DISPOSICIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.8

Lineamientos

La disposición de los documentos (selección, eliminación y/o conservación total) se aplica a las series y subseries documentales establecidas en la TRD y en el caso de la TVD, se aplica a temas, asuntos o series, atendiendo a las disposiciones establecidas en el procedimiento de disposicion documental.

La disposición de los documentos debe estar soportada en inventarios documentales actualizados y en actas de eliminacion debidamente aprobadas por el Comite Interno de Archivo dando cumplimiento al procedimiento de disposición final.

Elaborar el procedimiento que garantice la destrucción segura y adecuada de los documentos electrónicos (registros, dispositivos), teniendo en cuenta técnicas de borrado seguro y los metadatos que evidencien la ejecución del proceso.

Para las series y subseries de conservación Total se adoptará y aplicará el

procedimiento que establezca el Archivo de Bogotá. Documentos asociados GD-PR-07 Procedimiento de Disposición GD-FO-07 Formato Único de Inventario Documental – V1 13-IN-01V2 Instructivo Elaboración de Documentos del SIG 18-PT-03 Control de Registros del SIG Actas de Eliminación Tablas de Retención Documental (TRD)




– PGD-

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2.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.9 Lineamientos

Actualizar, ajustar e implementar el Sistema Integrado de Conservación (SIC) de la Veeduría Distrital.

Elaborar e incluir en el Sistema Integrado de Conservación (SIC) el Plan de

Preservación a Largo Plazo, con el liderazgo de la Viceveeduría-Gestión TIC. Elaborar los lineamientos y políticas para determinar los métodos y la frecuencia de

migración, refreshing, emulación o conversión, de los documentos electrónicos de archivo con el fin de prevenir cualquier degradación o pérdida de información y asegurar el mantenimiento de los documentos electrónicos.

La informacion almacenada en medios electronicos debe contar con los metadatos de

contexto, estructura y contenido definidos para su recuperacion, conservacion y consulta.

Diseñar el procedimiento para adelantar procesos reprográficos que garanticen la conservación permanente de la documentación en soporte papel que sea de conservación total de acuerdo con lo establecido en la TRD y en la TVD.

Adecuar los espacios destinados al almacenamiento de los documentos de archivo en

soporte físico y electrónico según lo establece el Acuerdo 049 de 2000. Documentos asociados GD-MAN-01 Manual Sistema Integrado de Conservación (SIC) 13-IN-01V2 Instructivo Elaboración de Documentos del SIG 18-PT-03 Control de Registros del SIG Resolución 166 del 10 de agosto de 2017 mediante la cual se adopta la Política de Seguridad de la Información en la Veeduría Distrital.


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2.8 VALORACIÓN

Proceso permanente y contínuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).10

Lineamientos

La Disposición de los documentos de la Veeduría Distrital se basa en las Fichas de Valoración que soportan la Tabla de Retención Documental (TRD) y la Tabla de Valoración Documental.

Diseñar el procedimiento de Valoración, con el fin de establecer los valores primarios y

secundarios de los documentos de archivo que formarán parte de las actualizaciones y ajustes a la Tabla de Retención Documental (TRD).

La valoracion documental primaria se realiza con base en el análisis del contexo

administrativo, jurídico, legal, contable y fiscal y la valoración secundaria, con base los valores histórico, patrimonial, científico o investigativo y cultural.

Documentos asociados Fichas de Valoración Tabla de Retención Documental (TRD) Tabla de Valoración Documental (TVD) 13-IN-01V2 Instructivo Elaboración de Documentos del SIG 18-PT-03 Control de Registros del SIG


Bogotá D.C., 2014. Pág. 33


– PGD-

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3. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD

Según lo establece el Manual de Implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD publicado por el Archivo General de la Nación, al igual que el numeral 3 del Anexo del Decreto 2609 de 2012, (compilado en el Decreto 1080 de 2015), la implementación del Programa de Gestión Documental se enmarca en cuatro fases: Elaboración, ejecución y puesta en marcha, seguimiento y mejora.

3.1 FASE DE ELABORACIÓN

En desarrollo del Proyecto IGA+10 formulado por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor, con la supervisión por parte de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá, se actualizó la versión 3 del Programa de Gestión Documental de la Veeduría Distrital, a través de mesas de trabajo con el aliado estratégico designado por la Alcaldía Mayor y con los representantes del Archivo de Bogotá. Por la Veeduría Distrital, el documento fue actualizado por la persona designada por el Viceveedor Distrital. Una vez atendidos los ajustes requeridos, se adelantó la revisión por parte del aliado estratégico y de la Dirección Distrital Archivo de Bogotá, para ser sometido a aprobación del Comité Interno de Archivo de la Veeduría Distrital.

3.2 FASE DE EJECUCIÓN Y PUESTA EN MARCHA

La ejecución y puesta en marcha del Programa de Gestión Documental se realiza a través de su publicación en la página web y la intranet, así como con actividades de capacitación y socialización. Adicional a las actividades de capacitación se apoya la gestión del cambio en los procedimientos de gestión documental, a través de otras estrategias tales como:

Formación de líderes del proceso de gestión documental por cada uno de los Centros de Gestión para apoyar la apropiación y el fortalecimiento de los procesos de gestión documental.

Acompañamiento y seguimiento periódico en el puesto de trabajo, para verificar la aplicación de los procedimientos del proceso de gestión documental y la operatividad del aplicativo Orfeo.

A través del Equipo de comunicaciones estratégicas se gestionan campañas de

expectativa y de refuerzo a los procedimientos de gestión documental.


– PGD-

Código: GD-PL-03



Los responsables de la elaboración ejecución y puesta en marcha son el Viceveedor Distrital y el equipo de Gestión Documental, con el apoyo de Control Interno y la Oficina Asesora de Planeación, con la aprobación del Comité de Archivo.

3.3 FASE DE SEGUIMIENTO

La Viceveeduría Diistrital, a través del equipo de Gestión Documental, realiza la implementación del PGD, en coordinación con la Oficina de Control Interno y la Oficina Asesora de Planeación. Se adelanta el seguimiento a través de visitas de monitoreo y evaluación permanente a la implementación al PGD y se establecerán los Planes de Mejoramiento que se requieran.

3.4 FASE DE MEJORA

Control Interno, la Oficina Asesora de Planeación y el equipo de Gestión Documental, establecen las acciones de mejora que se identifican a través de las visitas de seguimiento y de las auditorías internas, según corresponda, para el cumplimiento del Plan de trabajo del Programa de Gestión Documenta (PGD) de la Veeduría Distrital.


– PGD-

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2020

JUL-SEPT OCT-DIC ENE-JUN JUL-DIC 2020 +

Actualización Programa de Gestión

Documental (V3)

Viceveeduría -

Gestión Documental

Mesas de Trabajo Aliado Estratégico y

Archivo de Bogotá

Aprobación Comité de Archivo

Divulgación y capacitación

Campañas de divulgación Comunicaciones

EstratégicasCapacitación y socialización Viceveeduría-Talento

HumanoElaboración de Procedimientos Viceveeduría -Gestión

Documental

Planeación y Valoración

Preservación a Largo Plazo

Implementación de Procedimientos Viceveeduría -Gestión

Documental

Producción, Gestión y Trámite, Organización,

Disposición, Transferencias, Valoración y

Planeación

Desarrollo de Programas Específicos Viceveeduría -Gestión

Documental

Programa de normalización de formas y

formularios electrónicos

Programa de documentos vitales o esenciales

Programa de Gestión de Documentos

Electrónicos

Programa de archivos descentralizados

Programa de Reprografía

Plan Instiitucional de Capacitación

Programa de Auditoría y Control

Implementación de Programas Específicos Viceveeduría -Gestión

Documental

Actualización del Sistema Integrado de

Conservación (SIC)

Viceveeduría -Gestión

Documental y TIC

Mesas de Trabajo

Aprobacion Comité de Archivo

Actualización Instrumentos archivísticos Viceveeduría -Gestión

Documental

PINAR, Banco Terminológico

Mesas de Trabajo

Aprobación Comité de Archivo

Elaboración otros documentos del PGD Viceveeduría -Gestión

Documental

Gestión electrónica de documentos

Seguimiento Implementación PGD Control InternoRevisión y evaluación permanente de la

gestión documental

Mejoramiento Continuo

Oficina Asesora de

Planeación

Control Interno

Ejecución y cumplimiento de los Planes de

Mejoramiento

2019FASES ACTIVIDADES

CRONOGRAMA

IMPLEMENTACIÓN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) V3

2018

FASE III.

SEGUIMIENTO

FASE IV. MEJORA

FASE I.

ELABORACIÓN

RESPONSABLES

FASE II. EJECUCIÓN

Y PUESTA EN

MARCHA

Tabla 6. Cronograma Implementación PGD V03 Fuente: Elaboración propia


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4. PROGRAMAS ESPECÍFICOS

Con el fin de lograr las metas y objetivos propuestos en el presente Programa de Gestión Documental (PGD) se establecen los programas específicos que se describen a continuación:

4.1 PROGRAMA DE NORMALIZACIÓN FORMAS Y FORMULARIOS ELECTRÓNICOS

Este programa permite establecer las características y atributos de las formas, formatos y formularios que produzca la Entidad para asegurar que cumplan los requisitos de autenticidad, integridad e inalterabilidad y faciliten su identificación, clasificación y descripción. 4.1.1 Objetivo General Normalizar la creación de formas, formatos y formularios mediante un método sistemático para la elaboración, manejo y control de documentos cumpliendo los lineamientos del Sistema Integrado de Gestión. 4.1.2 Objetivos Específicos

Identificar las formas, formatos y formularios que produce o recibe la Entidad y que sea susceptibles de automatización.

Establecer las características de las formas, formatos y formularios articuladamente con el Sistema Integrado de Gestión.

Socializar las directrices para la producción de formas, formatos y formularios con el fin de

racionalizar los trámites y el consumo de papel. 4.1.3 Actividades a realizar

Análisis de la producción documental de la Veeduría Distrital, con el fin de identificar formas, formatos y formularios, que independientemente de su soporte son susceptibles de automatizar o producirse en ambientes electrónicos.

Establecimiento de las directrices para normalizar las formas, formatos y formularios

electrónicos, e incorporarlas al Sistema de Gestión de la Entidad.

Aplicación de las directrices para la elaboración de formas, formatos y formularios.


– PGD-

Código: GD-PL-03



4.2 PROGRAMA DE DOCUMENTOS VITALES O ESENCIALES

Promueve la identificación, evaluación, selección, protección, preservación y recuperación de los documentos de la Veeduría Distrital. 4.2.1 Objetivo General Adelantar acciones que aseguren la custodia y preservación de los documentos vitales o esenciales de la Veeduría Distrital para evitar su pérdida, adulteración, sustracción y/o falsificación y prever un plan de contingencia frente a la información que contiene esta documentación. 4.2.2 Objetivos Específicos

Identificar los documentos vitales para la Veeduría Distrital Clasificar los documentos vitales de la entidad. Elaborar las políticas para asegurar la información de los documentos vitales. 4.2.3 Actividades a realizar

Realizar el levantamiento de información para identificar y clasificar los documentos vitales de conformidad con la Tabla de Retención Documental de la Veeduría Distrital.

Inventariar los documentos vitales de la Veeduría Distrital. Documentar políticas para asegurar la información de los documentos vitales.

4.3 PROGRAMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

Este programa está orientado a diseñar, implementar y hacer seguimiento a las directrices de la gestión de documentos en ambientes electrónicos, en cumplimiento de las políticas de Gobierno en Línea, racionalización de trámites e intercambio de información electrónica en el estado colombiano. 4.3.1 Objetivo General Formular los proyectos que se requieran para implementar la gestión de documentos electrónicos en la Veeduría Distrital. 4.3.2 Objetivos Específicos

Documentar la situación actual de la Veeduría Distrital en relación con la gestión electrónica de documentos.

Implementar el modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos y la tabla de control de accesos de la Veeduría Distrital.

Formular los proyectos que requiera la Veeduría Distrital para implementar la gestión electrónica de documentos.


– PGD-

Código: GD-PL-03



4.3.3 Actividades a realizar

Realizar el levantamiento de información sobre el estado del arte de la Veeduría Distrital en relación con la gestión electrónica de documentos.

Implementar el Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos de la Veeduría Distrital y realizar los ajustes que se requieran.

Implementar la Tabla de Control de Accesos y realizar los ajustes que se requieran.

Conformar un equipo interdisciplinario para el establecimiento de las directrices para la gestión de Documentos Electrónicos que cuente como mínimo con un representante de las siguientes áreas: tecnología, gestión documental, Oficina Asesora de Planeación y líderes de las áreas misionales.

Formular los proyectos a realizar en la gestión de documentos electrónicos en la Veeduría Distrital.

Adquirir e implementar un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo – SGDEA, que permita integrar los sistemas de Gestión de Documentos electrónicos (SGDE) de la entidad.

4.4 PROGRAMA DE ARCHIVOS DESCENTRALIZADOS

Está orientado a definir los mecanismos para la administración de los depósitos destinados para la conservación de archivos de gestión, central e histórico (físicos y/o electrónicos), incluyendo aquellos que han sido dejados bajo custodia de un tercero. 4.4.1 Objetivo General Identificar los depósitos de archivo que aseguren la adecuada conservación de los documentos de archivo durante todo su ciclo vital. 4.4.2 Objetivos Específicos

Diagnosticar las condiciones físico ambientales y de seguridad, de los depósitos de archivo que maneja la Veeduría Distrital para la conservación de los archivos de gestión y central, incluyendo los depósitos que han sido dejados bajo la custodia de un tercero.

Monitorear las condiciones técnicas, costos, idoneidad del proveedor, seguridad entre otros, para garantizar la disponibilidad y salvaguarda de los documentos y asegurar que el Proveedor ofrezca las mejores condiciones del mercado cuando se tengan terceridados los servicios de custodia.

Monitorear las condiciones técnicas, costos, seguridad, entre otros de los depósitos de archivo que maneja la Veeduría Distrital.


– PGD-

Código: GD-PL-03



Establecer los lineamientos y mecanismos para la adecuada administración de los depósitos destinados para la conservación de los archivos de la Veeduría Distrital.

4.4.3 Actividades a realizar Realizar un diagnóstico de las condiciones físico ambientales y de seguridad, de los

depósitos de archivo que maneja la Veeduría Distrital para la conservación de los archivos de gestión y central.

Monitorear las condiciones técnicas, costos, idoneidad del proveedor, seguridad entre

otros, para garantizar la disponibilidad y salvaguarda de los documentos y asegurar que el Proveedor ofrezca las mejores condiciones del mercado.

Establecer los lineamientos y mecanismos que deben cumplir los depósitos de archivo durante todo el ciclo vital de los documentos y los criterios de administración de los depósitos destinados para la conservación de los archivos de la Veeduría Distrital.

4.5 PROGRAMA DE REPROGRAFÍA Establecer los requerimientos para la aplicación de las técnicas reprográficas de fotocopiado, impresión y digitalización, a partir de las necesidades del servicio, tanto para archivos de gestión como central y de acuerdo con la normatividad expedida por el Archivo General de la Nación. 4.5.1 Objetivo General Formular los proyectos para la implementación del Programa de reprografía de la Veeduría Distrital. 4.5.2 Objetivos Específicos Identificar la situación actual de la Veeduría Distrital en la aplicación de las técnicas

reprográficas de fotocopiado, impresión y digitalización de documentos. Formular los proyectos para la implementación del Programa de reprografía 4.5.3 Actividades a realizar Conformar un equipo interdisciplinario para el establecimiento de los requerimientos para

la aplicación de técnicas reprográficas de fotocopiado, impresión y digitalización, el cual debe estar conformado mínimo por un representante de las siguientes áreas: tecnología, gestión documental y de Bienes y Servicios.

Establecer la metodología, recursos y cronograma para la elaboración del Programa.

Diagnosticar las necesidades y beneficios del servicio de reprografía (fotocopiado, impresión y digitalización)


– PGD-

Código: GD-PL-03



Diseñar e implementar el servicio de reprografía para la Veeduría Distrital, de acuerdo con las necesidades del servicio.

4.6 PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES

La Veeduría Distrital no requiere desarrollar este programa porque no maneja documentos en otros soportes tales como: cartográficos, fotográficos, sonoros, audiovisuales.

4.7 PROGRAMA INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN

Fortalecer los conceptos en materia de gestión documental para todos los funcionarios de la Veeduría Distrital con el fin de lograr los objetivos y metas propuestos en el cumplimiento del Programa Institucional de Capacitación.

4.7.1 Objetivo General Brindar capacitación sobre los procedimientos y las herramientas necesarias para asegurar la correcta aplicación de la normatividad que regula el proceso de gestión documental en la Veeduría Distrital.

4.7.2 Objetivos Específicos Participar con temáticas de gestión documental en el Programa de Inducción y

Reinducción. Realizar entrenamiento y capacitación en formación básica y avanzada del proceso de

gestión documental.

4.7.3 Actividades a realizar Formular el Programa de Capacitación de gestión documental de la Veeduría Distrital Incluir el Programa de Capacitación en el Plan de Capacitación Institucional

Establecer los contenidos de gestión documental para el Programa de Capacitación de gestión documental que se tratarán en el Programa de Indusción y Reinducción.

4.8 PROGRAMA DE AUDITORÍA Y CONTROL

Este programa tiene como objetivo controlar la implementación y aplicación de los procedimientos, políticas y servicios del Programa de Gestión Documental y de los programas y planes que lo complementen. Las auditorías se deben realizar por lo menos una vez al año y la responsabilidad en su realización recae en el proceso de gestión documental y de control interno, con el apoyo de la Oficina Asesora de Planeación a través del seguimiento a los Planes de Acción del proceso de gestión documental.


– PGD-

Código: GD-PL-03



4.8.1 Objetivo General Verificar el cumplimiento de las actividades establecidas en el Programa de Gestión Documental de la Veeduría Distrital. 4.8.2 Actividades a desarrollar Establecer el Programa de Auditoría del proceso de gestión documental, con estrategias

diferentes de monitoreo.

Promover estrategias de autoevaluación para la gestión y control de la gestión documental.

Realizar seguimiento a los informes estratégicos del proceso de gestión documental. Retroalimentar el proceso de gestión documental con los resultados de las auditorías.


– PGD-

Código: GD-PL-03



5. ARMONIZACIÓN CON PLANES Y SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA ENTIDAD

El Decreto 612 de 2018 “Por el cual se fijan directrices para la integración de los planes institucionales y estratégicos al Plan de Acción por parte de las entidades del Estado”, establece que de acuerdo con el ámbito de aplicación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, al Plan de Acción del que trata el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, deben integrarse los planes institucionales y estratégios que se relacionan en el Decreto y publicarlo en la respectiva página web, a más tardar el 31 de enero de cada año. Es así como en el Plan de Acción de la Veeduría Distrital se integraron desde el 31 de Julio de 2018, el Plan Institucional de Archivos (PINAR), el Programa de Gestión de Documentos (PGD) y el Sistema Integrado de Conservación (SIC), tal como se observa en el siguiente enlace: http://www.veeduriadistrital.gov.co/transparencia/planeacion/Planes/Plan-Acci%C3%B3n-Veedur%C3%ADa-Distrital-2018-XLS

Así mismo, la gestión documental en el marco de la política de eficiencia administrativa está dirigida a identificar, racionalizar, simplificar y automatizar trámites, así como optimizar el uso de recursos. Se articula con el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Acción Anual, el Plan de Inversión, y forma parte del Sistema Integrado de Gestión (SIG) en el Distrito Capital, como se observa en el siguiente gráfico, en consonancia con el Decreto 176 de 2010, que involucra los siguientes subsistemas:

Ilustración 2. Sistema Integrado de Gestión Distrital Fuente. NTD-SIG 001:2011

http://www.veeduriadistrital.gov.co/transparencia/planeacion/Planes/Plan-Acci%C3%B3n-Veedur%C3%ADa-Distrital-2018-XLS

http://www.veeduriadistrital.gov.co/transparencia/planeacion/Planes/Plan-Acci%C3%B3n-Veedur%C3%ADa-Distrital-2018-XLS


– PGD-

Código: GD-PL-03



Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC) Subsistema de Control Interno (SCI) Subsistema de Gestión Ambiental (SGA) Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO) Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) Subsistema de Responsabilidad Social (SRS) El Sistema integrado de gestión en el Distrito está enmarcado dentro del Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 1998. El Programa de Gestión Documental interactúa con cada uno de estos subsistemas en los siguientes aspectos: Gestión de la Calidad: Planeación de la Gestión Documental; elaboración de procesos,

procedimientos, flujos documentales y control de registros. Gestión de Seguridad de la Información: Preservación a largo plazo tanto de

documentos en soporte físico como digital o electrónico. Gestión Ambiental: Protección del medio ambiente. Aplicación de la Directiva

Presidencial de Cero Papel. Seguridad y Salud Ocupacional: Condiciones físicas y ambientales de los depósitos de

archivo y los elementos de protección personal para el manejo de documentos. Control Interno: Seguimiento a la aplicación de los procesos y procedimientos de

gestión documental y archivo. Responsabilidad Social: Incorporación de consideraciones sociales y ambientales en la

toma de decisiones, que impactan el desarrollo de las actividades, servicios y productos que llegan finalmente a la sociedad en general.

En el Mapa de Procesos de la Veeduría Distrital, se incluye el subproceso de Apoyo denominado Gestión documental, como se observa en el Anexo 2. El objeto del proceso es: ”Administrar, custodiar, conservar y salvaguardar la documentación producida y recibida por la Veeduría Distrital en el cumplimiento de sus funciones, desde su origen hasta su disposición final, garantizando su disponibilidad para la consulta, utilización, conformación y preservación de la memoria institucional en cumplimiento de la normatividad archivística vigente” Forman parte del Subsistema de Gestión de la Calidad los siguientes documentos del proceso de Gestión Documental publicados en http://200.69.106.148:8081/app.php/portal/documents?form_filter%5Btype_id%5D=3&form_filter%5Bprocesses_list%5D%5Btext%5D=Gestion+Documental&form_filter%5B_csrf_token%5D=ca5d6873dae7250a65e089eda9af7eb9:


– PGD-

Código: GD-PL-03



CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

Código documento

Nombre Documento

Versión

13-PR-01 Caracterización Gestión de Documental 3

Tabla 7. Caracterización del Proceso de Gestión Documental Fuente: Elaboración propia

PROCEDIMIENTOS

Tabla 8. Procedimientos Gestión Documental Fuente: Elaboración propia

GUIAS

Código

documento

Nombre Documento

Versión

GD-GU-03 Guía para la Elaboración y actualización de los Instrumentos de gestión de Información Pública

2

Tabla 9. Guía del Proceso de Gestión Documental Fuente: Elaboración propia

El Decreto 2609 de 2012 (Compilado en el Decreto 1080 de 2015), en el artículo 9, establece que la gestión documental debe comprender como mínimo los siguientes procesos: Planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración. Por lo tanto, la Entidad debe ajustar la caracterización del proceso, los procedimientos y guías a lo establecido por el Decreto 2609 de 2012, y de acuerdo con lo que se establece en los lineamientos de los procesos en el PGD.

Código documento

Nombre Documento

Versión

GD-PR-03 Procedimiento Transferencias Documentales 2

GD-PR-07 Procedimiento Disposición Documental 1

GD-PR-08 Procedimiento Organización de Documentos 1

GD-PR-09 Procedimiento Producción de Documentos 1

GD-PR-10 Procedimiento Gestión y Trámite de Documentos 1

GD-GU-03 Guía para la Elaboración y actualización de los Instrumentos

de gestión de Información Pública

2

13-PT-04 Procedimiento Administración de las Publicaciones de la Veeduría Distrital

1


– PGD-

Código: GD-PL-03



BIBLIOGRAFÍA

Colombia. Congreso de la República. Ley General de Archivos 594 de 2000. Por el cual se crea la Ley General de Archivos.

………… Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, se establece la Red Nacional de Archivos, se deroga el Decreto 4124 de 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la administración de los archivos del Estado.

………….Ley estatutaria 1712 de 2014. Ley de transparencia y del derecho del acceso a la información pública nacional. Artículo 15: Programa de Gestión Documental y articulo 17. Sistemas de información.

Colombia. Ministerio de Cultura. Decreto 2609 de 2012. Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 589 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de gestión documental para todas las entidades del Estado.

Colombia. Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. Decreto 2573 de 2014. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de gobierno en línea, reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2019.

………… Manual para la implementación de la estrategia de Gobierno en línea en las entidades del orden nacional de la República de Colombia – 2012-2015. Bogotá D.C.: El Ministerio, 2012.

Colombia. Archivo General de la Nación. Manual: implementación de un Programa de Gestión Documental – PGD. Bogotá: El AGN, 2014. 60 p.

………… Acuerdo 04 de 2013. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental.

…………. Acuerdo 05 de 2013. Criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos. Capítulo IV: Descripción Documental. Artículo 11. Obligatoriedad de la descripción documental.

………… Mini-Manual: Archivamiento web: conceptos básicos, estrategias y mejores prácticas. Bogotá: El AGN, 2014. 36 p.

………… Gestión electrónica de documentos. Bogotá D.C.: El Archivo, 2012. p. 24.

Bogotá, D.C. Veeduría Distrital. Estatuto orgánico de Santa Fé de Bogotá y fundamentos conceptuales y legales de la Veeduría Distrital. 1997. P. 87


– PGD-

Código: GD-PL-03



INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMALIZACIÓN Y CERTIFICACIÓN – ICONTEC. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades y Parte 2: Lineamientos. NTC-ISO 15489-1. Bogotá D.C.: El Instituto, 2010. 25 p. …….. Preservación a largo plazo de la información basada en documentos electrónicos. GTC-ISO-TR 18492. Bogotá D.C.: El Instituto, 2013. 25 p. …….. Principios y requisitos funcionales para los registros en entornos electrónicos de oficina. Parte 1: Información general y declaración de principios. NTC-ISO 16175-1. Bogotá D.C.: El Instituto, 2013. 16 p. …….. Sistemas de gestión de registros: fundamentos y vocabulario.NTC-ISO 30300. Bogotá D.C.: El Instituto, 2013. 19 p. …….. Sistemas de gestión de registros: requisitos. NTC-ISO 30301. Bogotá D.C.: El Instituto, 2013. 30 p. …….. Referencias bibliográficas. Contenido, forma y estructura. NTC-5613. Bogotá D.C.: El Instituto, 2008. 33 p.


– PGD-

Código: GD-PL-03



A N E X O S


– PGD-

Código: GD-PL-03



ANEXO 1. NORMOGRAMA

Nacio

nal

Dis

trit

al

Inte

rna

APOYO

Gestión Documental Ley 80 1989 xCongreso de la

República

Por la cual se crea el Archivo

General de la Nación y se dictan

otras disposiciones

EN SU TOTALIDAD


República

Por medio de la cual se define y

reglamenta el acceso y uso de los

mensajes de datos, del comercio

electrónico y de las firmas

digitales, y se establecen las

entidades de certificación y se

dictan otras disposiciones.

EN SU TOTALIDAD


República

Por medio de la cual se dicta la

Ley General de Archivos y se


EN SU TOTALIDAD

Gestión Documental Ley 734 2002 x

Congreso de la

República de

Colombia

Por la cual se expide el Código

Disciplinario Unico.

Tìtulo IV. Capìtulo II.

Artìculo 34. numeral 5.


República

Por la cual se dictan

disposiciones generales para la

protección de datos personales.

HABEAS DATA

EN SU TOTALIDAD


República

Utilización de medios electrónicos

en el proceso administrativoTítulo III, Capítulo IV,


República

Por medio de la cual se crea la

Ley de Transparencia y del

Derecho de Acceso a la

Información Pública Nacional y se


Artículo 24, 25 y 26


República

Por medio de la cual se regula el

derecho fundamental de petición y

se sustituye un título del Código

de Procedimiento Administrativo y

de lo contencioso administrativo.

EN SU TOTALIDAD

Gestión Documental Decreto 2527 1950 xPresidencia de la

República

Por el cual se autoriza el

procedimiento de microfilm en los

archivos y se conduce valor

probatorio a las copias

fotostáticas de los documentos

microfilmados.

EN SU TOTALIDAD


República

Por el cual se modifica el Derreto

2527 de 1950EN SU TOTALIDAD


República

Por el cual se reglamenta el

Registro Nacional del Derecho de

Autor y se regula el Depósito

Legal.

EN SU TOTALIDAD


República

Por el cual se suprimen y

reforman regulaciones,

procedimientos o trámites

innecesarios existentes en la

Administración Pública.

Artículos 12, 25 y 26

Gestión Documental Decreto 173 2004 xAlcaldía Mayor de

Bogotá D.C.

Por el cual se establecen normas

para la protección de la memoria

institucional, el patrimonio

bibliográfico, hemerográfico y

documental en el Distrito Capital.

EN SU TOTALIDAD

Gestión Documental Decreto 475 2006 xAlcalde Mayor de

Bogotá

Por el cual se crea el Consejo

Distrital de Archivos de Bogotá,

D.C.

EN SU TOTALIDAD

Gestión Documental Decreto 514 2006 xAlcaldía Mayor de

Bogotá D.C.

Por el cual se establece que toda

entidad pública a nivel Distrital

debe tener un Subsistema Interno

de Gestión Documental y

Archivos (SIGA) como parte del

Sistema de Información

Administrativa del Sector Público.

EN SU TOTALIDAD


República

Por el cual se reasigna una

función del Instituto Colombiano

de la Educación - ICFES al

Ministerio de Cultura. ISSN.

EN SU TOTALIDAD


República

Por medio del cual se reglamenta

el Artículo 7º de la ley 527 de

1999, sobre la firma electrónica y

se dictan otras disposiciones

EN SU TOTALIDAD


República

Por medio del cual se expide el

Decreto Reglamentario Único del

Sector Cultura

Parte VIII. Patrimonio

bibliográfico,hemerográfic

o, documental y

archivístico (hoja 101 a

181).

Gestión Documental Decreto 612 2018 X

Departamento

Administrativo de la

Función Pública

Por el cual se fijan directrices

para la integración de los Planes

institucionales y estratégicos al

Plan de Acción por parte de las

Entidades del Estado

Artículo 1

Gestión Documental Acuerdo 7 1994 xArchivo General de

la Nación

Por el cual se adopta y se expide

el Reglamento General de

Archivos.

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Por el cual se establecen criterios

de conservación y organización

de documentos.

EN SU TOTALIDAD

GESTION DOCUMENTAL

Objetivo: Administrar, custodiar, conservar y salvaguardar la documentación producida y recibida por la Veeduria

Distrital en el cumplimiento de sus funciones, desde su origen hasta su disposición final, garantizando su

disponibilidad para la consulta, utilización, conformación y presentación de la memoria institucional en cumplimiento de

la normatividad archívistica vigente.

Proceso Tipo Norma Número Año

Origen de la Norma

Expedida por Título Artículos que aplican


– PGD-

Código: GD-PL-03



Gestión Documental Acuerdo 5 2000 x Concejo de Bogotá

Por el cual se dictan normas para

la ejecución de la vigilancia y

control de la gestión de las

autoridades en lo atinente al

suministro oportuno de

información por parte de las

entidades y se dictan otras

disposiciones.

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Por el cual se desarrolla el artículo

43 del capítulo V "Acceso a los

documentos de archivo", del AGN

del Reglamento general de

archivos sobre "Restricciones por

razones de conservación

EN SU TOTALIDAD


la Nación


61 del capítulo 7º de conservación

de documentos del Reglamento

General de Archivos sobre

"Condiciones de edificios y

locales destinados a archivos".

EN SU TOTALIDAD


la Nación


64 del Título VII de conservación

de documentos, del Reglamento

General de Archivos sobre

"Prevención de deterioro de los

documentos de archivo y

situaciones de riesgo.

EN SU TOTALIDAD


la Nación


45, "Requisitos para la

Consulta"del capitulo V,

"ACCESO A LOS

DOCUMENTOS DE ARCHIVO",

DEL REGLAMENTO GENERAL

DE ARCHIVOS.

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Por la cual se establecen pautas

para la adminsitración de las

comunicaciones oficiales en las

entidades públicas y las privadas

que cumplen funciones publicas.

EN SU TOTALIDAD


la Nación


15 de la Ley General de Archivos

594 de 2000. Responsabilidad de

los servidores publicos sobre los

documentos de archivo.

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Por el cual se establecen los

criterios para la organización de

los archivos de gestión en las

entidades públicas y las privadas

que cumplen funciones públicas,

se regula el Inventario Unico

Documental y se desarrollan los

artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley

General de Archivos 594 de 2000.

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Por el cual se establecen

lineamientos básicos para la

organización de fondos

acumulados.SICE

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Por el cual se modifica el Acuerdo

No. 07 del 29 de junio de

1994.Actualiza el Reglamento

General de Archivo, en su artículo

67 y en lo correspondiente al uso

del glosario.

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Por el cual se establecen los

criterios básicos paro la

clasificación, ordenación y

descripción de los archivos en las

entidades públicas y privadas que

cumplen funciones públicas y se


EN SU TOTALIDAD

Gestión Documental Acuerdo 2 2014 x

Consejo Directivo

del Archivo General

de la Nacón

"Por medio del cual se establecen

los criterios básicos para

creación, conformación,

organización, control y consulta

de los expedientes de archivo y se

dictan otras disposiciones"

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Por medio del cual se desarrolla

los artículos 46, 47 y 48 del Título

XI "Conservación de

Documentos" de la Ley 594 de

2000.

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Por medio del cual se establece

los lineamientos para la

reconstrucción de expedientes y

se dictan otras disposiciones.

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Por el cual se establecen las

especifícaciones técnicas y los

requisitos para la prestación de

los servicos de depósito,

custodia, organización,

reprografía y conservación de

documentos de archivo y demás

procesos de la función

archivística en desarrollo de los

artículops 13 y 14 y sus

parágrafos 1 y 3 de la ley 594 de

2000.

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Por el cual se establecen

linamientos generales para las

entidades del Estado en cuanto a

la gestión de documentos

electrónicos generados como

resultado de medios electrónicos

de conformidad con lo establecido

en el capítulo IV de la ley 1437 de

2011, se reglamenta el artículo de

la la ley 594 de 2000 y el capítulo

IV del Decreto 2609 de 2012.

EN SU TOTALIDAD


– PGD-

Código: GD-PL-03




la Nación

Por el cual se reglamenta la

administración integral, control,

conservación, posesión, custodia

y aseguramiento de los

documentos públicos relativos a

los derechos humanos y el

derecho internacional humanitario

que se conservan en los archivos

de Entidades del Estado.

EN SU TOTALIDAD

Gestión Documental Directiva 34 2007 xSecretaría General

de la Alcaldía Mayor

Cuadro de Clasificación y

valoración de los documentos

producidos por el proceso de

Contratación.

EN SU TOTALIDAD






Gestión Judicial.

EN SU TOTALIDAD






Control Interno Disciplinario.

EN SU TOTALIDAD






Peticiones, Quejas, Reclamos,

Recursos, Solicitudes,

Sugerencias y Soluciones

(PQRS).

EN SU TOTALIDAD

Gestión Documental Directiva 4 2012 xPresidencia de la

República

Eficiencia Administrativa y

Lineamientos de la Política Cero

Papel en la Administración

Pública.

EN SU TOTALIDAD

Gestión Documental Resolución 94 2013 x Veeduría Distrital

Por la cual se modifica la

conformación y funcionamiento

del Comité de Archivo de la

Veeduría Distrital

EN SU TOTALIDAD


Por la cual se adopta la Tabla de

Retención Documental de la

Veeduría Distrital convalidada por

el Consejo Distrital de Archivos de

Bogotá D.C.

EN SU TOTALIDAD


Por medio de la cual se acdtualiza

la codificación de dependencias

de la Veeduría Distrital establecida

en la resolución 058 de 2014

EN SU TOTALIDAD


Por medio de la cual se adoptan

la actualización de las Tablas de

Retención Documental y las

Tablas de Valoración Documental

de la Veeduría Distrital

EN SU TOTALIDAD*

Gestión Documental Circular 2 1997 xArchivo General de

la Nación

Parámetros a tener en cuenta

para la implementación de nuevas

tecnologías en los archivos

públicos.

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Organización y conservación de

los documentos de archivo de las

Entidades de la Rama Ejecutiva

del Orden Nacional.

EN SU TOTALIDAD

Gestión Documental Circular 4 2003 x

Departamento


Función Pública y

Archivo General de

la Nación

Organización de las Historias

Laborales.EN SU TOTALIDAD


Departamento


Función Pública

Archivo general de

la Nación

Orientaciones para el

cumplimiento de la Circular 4 de

2003 (Organización de las

historias laborales)

EN SU TOTALIDAD

Gestión Documental Circular 46 2004 xSecretaría General


Definición de criterios técnicos de

la serie ContratosEN SU TOTALIDAD


la Nación

Prohibición de enviar los

originales de doumentos de

Archivo a otro tipo de Unidades de

Información.

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Adquisición de Herrramientas

Tecnológicas de Gestión

Documental

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Recomendaciones para llevar a

cabo procesos de digitalización y

comunicaciones oficiales

electrónicas en el marco de la

iniciativa "Cero Papel".

EN SU TOTALIDAD


Secretaría General

Alcaldía Mayor de

Bogotá D.C.

Lineamientos para la elaboración

e implementación de las Tablas

de Retención Documental - TRD -

de las entidades del Distrito

Capital.

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Cumplimiento de la Ley 594, el

Decreto 2578 de 2012, el Decreto

2009 de 2012 y el Decreto 1515

de 2013

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Alcance de la expresión

"Cualquier medio técnico que

garantice su reproducción exacta"

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Entrega de archivos, en cualquier

soporte, con ocasión del cambio

de administración de las

entidades territoriales.

EN SU TOTALIDAD


la Nación

Directrices para la elaboración de

Tablas de Retención DocumentalEN SU TOTALIDAD

Gestión Documental Circualr 1 2018 x Archivo de Bogotá

Directrices para la organización

de documentos de archivo

relacionados con

PQRS en las entidades distritales

EN SU TOTALIDAD


– PGD-

Código: GD-PL-03



Gestión Documental NTC 5397 2005 x

Instituto colombiano

de Normas

Técnicas y

certificación

ICONTEC

Materiales para documentos de

archivo con soportes en papel,

características de calidad.

(Establece los parámetros de

calidad que deben cumplir los

diferentes materiales utilizados en

la producción, la manipulación y el

almacenamiento de los

documentos de archivo con

soporte papel, para garantizar su

conservación física y funcional.

Cajas para a conservación).

EN SU TOTALIDAD



de Normas

Técnicas y

certificación

ICONTEC

Medición de archivos. (Especifica

métodos para la medición de

archivos con soporte en papel de

manera fácil y rápida, con un

mínimo margen de error).

EN SU TOTALIDAD



de Normas

Técnicas y

certificación

ICONTEC

Información y documentación.

Requisitos para el

almacenamiento de material

documental. (Determina las

características de los edificios y

depósitos utilizados para el

almacenamiento de los materiales

documental a mediano y largo

plazo. Comprende la ubicación,

la adecuación y la construcción y

la construcción de efificios y

depósitos, la instalación y el

equipamiento que se debe utilizar

para asegurar la conservación de

los materiales documentales).

EN SU TOTALIDAD



de Normas

Técnicas y

certificación

ICONTEC

Norma general para la descripción

archivísticaEN SU TOTALIDAD

Gestión Documental NTC-ISO 15489-1 2010 x


de Normas

Técnicas y

certificación

ICONTEC


Gestión de Documentos. Parte 1.

Generalidades. "Esta norma es

una adopción modificada (MOD),

respecto al documento de

referencia, la norma ISO 15489-

1:2001". (Esta parte de la norma

regula la gestión de

documentos que producen las

organizaciones, ya sean públicas

o privadas, con fines externos e

internos).

EN SU TOTALIDAD

Gestión Documental GTC-ISO-TR 15489-2 2012 x


de Normas

Técnicas y

certificación

ICONTEC


Gestión de documentos. Parte 2.

Guía. Es una Guía para la

implementación de la NTC-ISO

15489-1, para uso por parte de

profesionales en gestión de

documentos y por quienes tienen

a su cargo la gestión de

documentos en las

organizaciones)

EN SU TOTALIDAD

Gestión Documental Guía Técnica Versión 1.1 2018 x

MINTIC

Archivo General de

la Nación

G.INF.07 Guía para la gestión de

documentos y expedientes

electrónicos

EN SU TOTALIDAD


– PGD-

Código: GD-PL-03



ANEXO 2. MAPA DE PROCESOS

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL -PGD- - Veeduria Distrital · 2019. 2. 22. · PROGRAMA DE GESTIÓN...

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