PROGRAMA DE

GESTIÓN

DOCUMENTAL PGD

MISIÓN

Formar ciudadanos y ciudadanas en los conocimientos,valores y competencias del saber administrativo público,para el desarrollo de la sociedad, el Estado y elfortalecimiento de la capacidad de gestión de lasentidades y organizaciones prestadoras de serviciopúblico; en los diferentes niveles de educación superior,educación para el trabajo y el desarrollo humano, lainvestigación y asistencia técnica en el ámbito territorial,nacional y global.

VISIÓN

La ESAP en el 2019 será una institución de

carácter universitario, de calidad académica

acreditada, líder en la transformación de la

sociedad, las entidades públicas y las

organizaciones sociales y el órgano consultor

del Estado en el saber administrativo público,

difundiendo y generando conocimiento en los

ámbitos nacional territorial y global.

Acuerdo 04 de 2013 “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental

AMBITO DE APLICACIÓN

• Entidades públicas

• La Rama Judicial

• Entidades sin estructura Orgánica definida (Cabildos, Personerías, Notarías, etc.)

Características

• Aplica para documentos físicos como electrónicos.

• Integralidad de los expedientes y sus valores

• Elaborada por Grupo Interdisciplinario

• Estructura Organico-funcional

Criterios para la Elaboración

• Análisis Contextual: (Normativo, Institucional e histórico)

• Idoneidad

• Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)

• Firmas Responsables

Aprobación de las TRD

• Lo hace el Representante legal, previo concepto:– Comité de Institucional de Desarrollo Administrativo

– Comité Interno de Archivo

• La Publicación se hace de manera permanente en la página web, incluyendo instructivos del AGN.

Presentación, Revisión y Ajustes

• Se presenta a los 30 días al ente competente

– Consejo Departamental de Archivos

– Consejo Distrital de Archivos

– Comité Evaluador de Documentos del AGN

• A los 30 días de la Convalidación o Evaluación Técnica, Se solicitará la inscripción en el “Registro Único de Series Documentales” de las TRD - TVD

• En caso de ajustes, se hacen en 30 días

• Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 días.

• Si el Comité Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 días se procederá a su adopción.Se podrán designar evaluadores externos.

• En caso de no haber sido aprobadas aún se tendrán 30 días para su aprobación (Comités Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012).

Cuando Actualizar las TRD

• Cambio de estructura orgánica

• Cambio de Funciones

• Procesos de Supresión, Fusión, Escisión o Liquidación

• Cuando se transformen tipos documentales físicos en electrónicos

• Cuando se generen nuevos tipos o series documentales

• Cuando se cambien criterios de valoración, soportes y procedimientos.

• LAS ACTUALIZACIONES TAMBIÉN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS.

• SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIÓN.

Eliminación Documental• Aprobada por Comité Evaluador o Consejos de Archivo

• En caso de dudas se elevará consulta:– AGN

– Sector Respectivo

• Se deberá publicar 30 días en página web

• En caso de objeciones ciudadanas el Comité o Consejo tiene 60 días para revisión:– Suspender

– Amplíar plazos

• Las Actas de Eliminación firmadas estarán publicadas permanentemente.

• El AGN es instancia final para suspensión de eliminación.

• Se eliminarán series y subseries, no por tipos, salvo copias idénticas.

USO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

• Se deben implementar mecanismostecnológicos que permitan interoperabilidadcon el Registro Único de Series, gracias a lasTRD automatizadas.

• Obligatoriedad para entidades privadas através de las superintendencias y Ministeriosrespectivos

Decreto 2609 del 14 de Diciembre de 2012

'Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otrasdisposiciones en materia de GestiónDocumental para todas las Entidades delEstado".

SE APLICARÁ A INFORMACIÓN QUE SE PRODUZCA O CONSERVEN EN:

a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c. Sistemas de Información Corporativos. d. Sistemas de Trabajo Colaborativo. e. Sistemas de Administración de Documentos. f. Sistemas de Mensajería Electrónica. g. Portales, Intranet y Extranet. h. Sistemas de Bases de Datos. i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k. Uso de tecnologías en la nube.

COMPONENTES DE LA POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• a. Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica.

• b. Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.

• c. Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información.

• d. Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad.

• e. La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información

ETAPAS DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS

• a. Creación: mediante procedimientos planificados.

• b. Mantenimiento: requisitos que permitan mantener la integridadtécnica, estructural y relacional de los documentos en el sistema degestión documental

• c. Difusión: requisitos para el acceso, consulta, recuperación,clasificación de acceso y visualización de los documentos.

• d. Administración: procedimientos que permitan administrar todaslas operaciones relativas a los documentos.

Instrumentos archivísticos para la gestión documental

a. El Cuadro de Clasificación Documental -CCD

b. La Tabla de Retención Documental-TRD

c. El Programa de Gestión Documental-PGD

d. Plan Institucional de Archivos de la Entidad -PINAR

e. El Inventario Documental

f. Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

g. Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales

h. Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad

i. Tablas de Control de Acceso de derechos y restricciones de acceso y seguridad

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

• Planeación. Conjunto de actividades encaminadas a laplaneación, generación y valoración de los documentos dela entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo,legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseñode formas, formularios y documentos, análisis de procesos,análisis diplomático y su registro en el sistema de gestióndocumental.

b. Producción. Actividades destinadas al estudio de losdocumentos en la forma de producción o ingreso, formatoy estructura, finalidad, área competente para el trámite,proceso en que actúa y los resultados esperados.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

c. Gestión y trámite. Conjunto de actuaciones necesariaspara el registro, la' vinculación a un trámite, la distribuciónincluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción(metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso paraconsulta de los documentos, el control y seguimiento a lostrámites que surte el documento hasta la resolución delos asuntos.

d. Organización. Conjunto de operaciones técnicas paradeclarar el documento en el sistema de gestióndocumental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado,ordenarlo y describirlo adecuadamente.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

e. Transferencia. Conjunto de operaciones adoptadas por laentidad para transferir los documentos durante las fasesde archivo, verificando la estructura, la validación delformato de generación, la migración, refreshing, emulaciónoconversión, los metadatos técnicos de formato, losmetadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

f. Disposición de documentos. Selección de los documentosen cualquier etapa del archivo, con miras a su conservacióntemporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo conlo establecido en las tablas de retención documental o enlas tablas de valoración documental.

PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

g. Preservación a largo plazo. Conjunto de acciones yestándares aplicados a los documentos durante sugestión para garantizar su preservación en el tiempo,independientemente de su medio y forma de registro oalmacenamiento.

h. Valoración. Proceso permanente y continuo, que iniciadesde la planificación de los documentos y por medio delcual se determinan sus valores primarios y secundarios, conel fin de establecer su permanencia en las diferentes fasesdel archivo y determinar su destino final (eliminación oconservación temporal o definitiva).

PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• Obligatorio

• Aprobación

• Publicación: 30 días de su aprobación

• Elementos del PGD (Anexo Técnico)

• Plan de Capacitación.

• Armonización con otros sistemas administrativos y de gestión

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• a. Conformidad. Los sistemas de información, incluyendo(SGDE), deben respaldar la gestión de la información a partir de los procesos administrativos de las entidades.

• b. Interoperabilidad

• c. Seguridad.

• d. Metadescripción

• e. Adición de contenidos.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

• f. Diseño y funcionamiento.

• g. Gestión Distribuida. importar y exportar masivamente

• h. Disponibilidad y acceso. Un (SGDE) debe asegurar la autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y comprensión de los documentos

• i. Neutralidad tecnológica.

Preservación de documentos en ambientes electrónicos

• Autenticidad• Integridad• Confidencialidad• conservación a largo plazo• Disponibilidad• legibilidad (visualización) e interpretación

• La preservación podrá estar basadas en procesos como la migración, la emulación o el refreshing.

Criterios para la selección de sistemas de gestión de documentos

• las necesidades de la Entidad

• la estructura organizacional

• el modelo de gestión documental

• la capacidad financiera y tecnológica para su implementación y mantenimiento.

Características del documento electrónico de archivo

• a. Contenido estable. El contenido del documentono cambia en el tiempo: los cambios deben estarautorizados conforme a reglas establecidas,limitadas y controladas.

• b. Forma documental fija. Se define como lacualidad del documento de archivo que aseguraque su contenido permanece completo y sinalteraciones

Características del documento electrónico de archivo

• c. Vinculo archivístico. Los documentos de archivo están vinculados entre sí, por razones de la procedencia, proceso, trámite ó función y por lo tanto este vínculo debe mantenerse a lo largo del tiempo, a través de metadatos

• d. Equivalente Funcional. Cuando se requiera que la información conste por escrito, ese requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos.

Requisitos para la preservación y conservación de los documentos

electrónicos de archivo.

• relacionado con las actividades que desarrolla la organización

• Se pueden conservar simultáneamente en formato análogo y digital

• se extiende a todo el ciclo de vida de los documentos

• mantener la accesibilidad de copias auténticas

• Proteger la información y los datos personales

Requisitos para la preservación y conservación de los documentos

electrónicos de archivo• Asegurar que los componentes existirán durante todo el

tiempo para que las estrategias de preservación entren enaplicación.

• deben considerar y atender los principios de preservaciónen el tiempo, longevidad de los medios dealmacenamiento, valoración, vulnerabilidad ydisponibilidad

• se debe asegurar que cualquier acción que afecte al modoen que se presentan los documentos proteja su integridad

Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

De contenido: • a. Tipo de recurso de información. • b. Tipo documental. • c. Título del documento. • d. Autor o emisor responsable de su contenido, destinatario, responsable

que proyecto el contenido, nombre de la entidad que respalda el contenido, nombre de la persona o sistema desde donde el documento es creado.

• e. Clasificación de acceso (nivel de acceso). • f. Fecha de creación, transmisión y recepción. • g. Folio (físico o electrónico). • h. Tema o asunto administrativo al que se vincula (trámite). • i. Palabras clave.

Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

De estructura: • a. Descripción. • b. Formato. • c. Estado. • d. Proceso administrativo. • e. Unidad Administrativa responsable. • f. Perfil autorizado. • g. Ubicación (en el sistema físico y/o lógico). • h. Serie/sub-serie documental.

Metadatos mínimos de los documentos electrónicos de archivo

De contexto:

• a. jurídico-administrativo.

• b. Documental.

• c. de procedencia.

• d. Procedimental.

• e. Tecnológico.